E-Repair Informationssystem für XXX

Transkript

1 E-Repair Informationssystem für XXX

2 INHALT 1 Allgemeine Information Daten Beschreibung Die Login Prozedur Suchbaum und Suchergebnisse Die Einsatz Order Nummer EON Der Service Report Artikel /Ersatzteile Kaländer und Einsatzplanung Logout Ansprechpartner bei PEAK... 16

3 1 Allgemeine Information 1.1 Daten Das vorliegende Handbuch soll dem interessierten Nutzer als erster Leitfaden und Hilfe bei der Benutzung des PEAK-Service GmbH Informationssystems E-Repair dienen. Letzte Änderung : Druckdatum : Gedruckt von : Stefan Baumung Gesamtzuständigkeit : Stefan Baumung 1.2 Beschreibung Das E-Repair System stellt eine für das Internet angepasste, kundenspezifische Abbildung der bei der Fa. PEAK-Service GmbH stehenden und verwalteten Datenbank dar. Diese Tatsache garantiert höchste Aktualität der Daten, da die ASP - Applikation direkt auf die aktuellen Service-Daten zugreift und dem Nutzer die gleiche Sicht und den gleichen Informationsinhalt zur Verfügung stellt. Das bedeutet, dass alle servicerelevanten Daten ( komplette Service- Reports, alle Ersatzteile mit Lagerorten, gesamte Historie aber auch der aktuelle Status der Reparatur) abgerufen werden können. In diesem Handbuch wird die Struktur und die Nutzung des Informationssystems E-Repair beschrieben, wobei folgende Punkten behandelt werden: - Login Prozedur - Suchbaum und Suchergebnise - EON (Einsatzorder Nummer) - Geräte - Standorte - Artikel - Kalender und die Planung der Einsätze - Logout Seite 2 von 18

4 2 Die Login Prozedur Das E-Repair Informationssystem wird von der PEAK-Service GmbH Homepage gestartet. Seite 3 von 18

5 Auf der Startseite der Homepage wird der Menüpunkt erepair aufgerufen. Seite 4 von 18

6 Bitte nun den Menüpunkt Access to erepair aufrufen. Danach kann zwischen drei Sprachen gewählt werden : Deutsch Englisch Französisch Seite 5 von 18

7 Nun muss der bereits von der Fa PEAK-Service GmbH vergebene BENUTZERNAME und das PASSWORT eingegeben werden. Achtung: bitte die Groß und Kleinschreibung beachten! kdxxx Bitte beachten Sie, dass das Passwort in unregelmäßigen Abständen seitens PEAK-Service GmbH geändert wird, um eine höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Seite 6 von 18

8 3 Suchbaum und Suchergebnisse Das Suchfenster ist in drei Bereiche geteilt: - Suchkriterien (oben links) - Suchergebnis (oben rechts) - Detailinformationen zum Suchergebnis ( unten) Seite 7 von 18

9 4 Die Einsatz Order Nummer EON Jeder service-technische Vorgang wird durch eindeutige Vorgangsidentifizierugsnummern, die so genannte Einsatz-Order-Nummer EON, identifiziert. Diese EON stellt eine Bezugsnummer dar, die auf allen Formularen, Lieferscheinen und sonstigen Schritstücken ausgedruckt wird und die dem Servicevorfall zugeordnet ist. Als Servicevorfall ist nicht nur eine Reparatur / Einsatz vor Ort sondern auch jede Werkstattreparatur, aber auch ein Ersatzteilversand usw. definiert. Seite 8 von 18

10 5 Der Service Report Jeder Servicevorfall (jede EON) wird in Form eines Service-Reports dokumentiert, wobei folgende Informationen bereitgestellt werden: - Berichtskopf mit Standortadresse und Kundendetailinformationen - Geräte mit Seriennummer und Fehlerbeschreibung / Fehlerbehebung - Positionen (d.h. eingebaute Ersatzteile, Arbeitszeit, Fahrzeit und sonstige Kosten) - Zusatz mit internen Kommentaren und weiteren einsatzbezogenen Informationen Der Berichtskopf beinhaltet alle Informationen zu dem jeweiligen Kunden, Einsatzstandort inklusive Ansprechpartner und Telefonnummer, aber auch den durchführenden Techniker, den Reparaturzeitpunkt, das Kommentarfeld und weitere für die Auftragsabrechnung relevanten Daten. Seite 9 von 18

11 Das Feld Geräte beinhaltet die Detailinformationen zu dem Gerät, wobei neben der Seriennummer auch die Fehlerbeschreibung und die Fehlerbehebung aufgeführt werden. Bei Aufträgen mit mehreren Geräte werden diese in der Maske untereinander mit den Detailinformationen dargestellt. Als zusätzliche Identifizierungsmerkmal für die Reparatur Überbrückungs Geräte (REPÜ) wurde hinter der Seriennummer des RepÜ -Gerätes die Abkürzung REPÜ angebracht. Seite 10 von 18

12 Die Maske Positionen beinhaltet alle für den Einsatz aufgewendeten Artikel, wobei auch die Arbeitszeiten, Fahrzeiten, Kilometer und sonstige Kosten (z.b. Versandkosten) hier mit aufgeführt werden. Des Weiteren ist für jede Position ein Berechnungsstatus, die Lagerkennung (wenn es sich um einen lagergeführten Artikel handelt), die verbrauchte Menge, der Einzelpreis und das Währungskennzeichen aufgeführt, um die Servicekosten so transparent wie möglich zu gestalten. Seite 11 von 18

13 Im Menüpunkt Zusatz werden weitere systeminterne Nummern aufgeführt, die bei der späteren Identifizierung des Servicevorganges behilflich sein können. Bei der Fremdsystemnummer handelt es sich um die EON aus dem System des beauftragenden Kunden (hier XXX), wenn PEAK und XXX eine elektronische Anbindung der Datenbanksysteme realisiert hätten. Das Feld Externe Bemerkungen stellt weitere Informationen zu dem jeweiligen Auftrag dar, die auch auf auf dem Service-Reports ausgedruckt werden. Seite 12 von 18

14 6 Artikel /Ersatzteile Im Suchbaum Artikelstamm hat man die Möglichkeit eine Artikelsuche zu starten, wobei hier nicht nur die Artikel, sondern auch deren Mengen und die aktuellen Lagerorte aufgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass PEAK-Service GmbH immer bestrebt ist, die Orginalartikelnummer zu verwenden, d.h., die im E-Repair aufgeführten Artikelnummer entsprechen weitestgehend den Artikeln der Fa. XXX. Seite 13 von 18

15 7 Kalender und Einsatzplanung Im Menüpunkt Kalender hat man die Möglichkeit sich alle Serviceeinsätze (EON s) in einem Monatskalender anzuschauen, wobei nicht nur die erledigten Einsätze (Vergangenheit) dargestellt werden, sondern auch die für die Zukunft geplanten Einsätze sichtbar sind. Wird im Kalender ein bestimmter Eintrag angewählt, öffnet sich ein Zusatzfenster, in dem die Kurz-Informationen aufgeführt werden, wobei durch das erneute Anklicken der EON der Service Report mit allen Detailinformationen sichtbar wird. Seite 14 von 18

16 8 Logout Bitte beachten Sie, dass beim Verlassen des E-Repair Informationssystems nicht nur einfach der Internet Explorer geschlossen wird, sondern im Suchbaum der Menüpunkt Logout angewählt wird, da sonst kein ordnungsmässiges Abmelden aus dem Programm erfolgt. Dies kann ggf. zu Problemen bei einem erneuten Anmelden führen. Wurde der Logout ordnungsgemäß ausgeführt, erscheint kurz eine Bestätigungsmeldung. Jetzt ist die Sitzung ordnungsgemäß geschlossen und der Internet Explorer wie gewohnt verlassen werden kann. Seite 15 von 18

17 9 Ansprechpartner bei PEAK Hier finden Sie die wichtigsten Ansprechpartner bei der Fa. PEAK-Service GmbH: Adresse: PEAK-Service GmbH Im Tiefen See 62 D Darmstadt Tel.: Fax.: Service Manager Hr. S. Baumung Service Manager s.baumung@peak-service.com Hotline Gruppen- dispacher.de@peak-service.com Fr. S. von Au-Grabarz Dispatching Dispatcher@peak-service.com Hr. D. von Kostelac Dispatching Dispatcher@peak-service.com Hr. M. Ott Dispatching Dispatcher@peak-service.com Hr. K. Stenke Dispatching Dispatcher@peak-service.com Seite 16 von 18

18 Auftragsbearbeitung Gruppen- Fr. A. Mildner Administration Fr. Y. Helfert Administration Fr. D. Snietka Administration Lager/ Logistic Gruppen- Hr. G.Wolf Lager/Logistic Seite 17 von 18

19 Seite 18 von 18