Optimale Versorgung und zufriedene Bewohner Zeit gewinnen für Zuwendung und Aktivierung Wirtschaftlichkeit Bestehen von Qualitätsprüfungen

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1 Elektronisches Qualitätsmanagement in der Pflege Manuela Raiß, Sabine Stroinski Raiß Manuela Pflegemanagement (Dipl.FH) Mainzer Str. 52A D Ingelheim Tel.: Die Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Pflege sind gestiegen. Die Einrichtungen müssen hohen fachlichen Ansprüchen gerecht werden. Daneben werden in wachsendem Umfang Dokumentationen verlangt und den Prüfern muss die Einhaltung von Qualitätsstandards nachgewiesen werden. Damit steigen auch die administrativen Anforderungen und der für das QM erforderliche Aufwand. Diesen Aufwand zu reduzieren, führt sowohl zu gesteigerter Pflegequalität, wie auch zu betriebswirtschaftlich effizientem Arbeiten von Leistungsanbietern im Gesundheitswesen. Am Beispiel eines elektronischen Qualitätsmanagement Konzeptes wird den Kongressteilnehmern präsentiert, wie dieses auf einer gemeinsamen Basis aussehen kann, die Vor- und Nachteile werden im Anschluss zur Diskussion gestellt Einleitung Ein elektronisches Qualitätsmanagement sollte nicht nur eine 1 zu 1 Umsetzung von papiernen Qualitätsmanagement-Handbüchern sein. Dies allein macht genauso wenig Sinn wie das Erwerben eines solchen Standart QM-Handbuches mit dem Ziel, lediglich dessen Nachweis vorzuhalten. Qualitätsmanagement in der Pflege muss gelebte Qualität sein. Am PC wird das gesamte QS-System dokumentiert und die Prozesse der Pflege und des Managements werden hierin beschrieben. In einem elektronischen Informationssystem sind weiterhin alle Handlungshilfen, Checklisten, Anweisungen und Vorgehensmodelle für die Sicherung der Qualität in der Pflege vorzuhalten. Diese fügen sich zusammen zu einem einzigen QS- System, das der Träger zentral aktualisiert und weiterentwickelt. Ziele sind, sowohl bei der papiernen, wie auch bei der elektronischen Version: Optimale Versorgung und zufriedene Bewohner Zeit gewinnen für Zuwendung und Aktivierung Wirtschaftlichkeit Bestehen von Qualitätsprüfungen Die Anforderungen an QM-System sind derzeit und in Zukunft: Schlüsselwörter Qualitätsmanagement Organisationsentwicklung Wirksame Prozessunterstützung Sicherung der Wirtschaftlichkeit Akzeptanz von Mitarbeitern aufgrund einer praktischen und sofort verfügbaren Unterstützung am Arbeitsplatz Einfache Umsetzbarkeit, bedingt durch einen handlungsorientiert verwendbares QM-System Gewährleistung von Rechts- und Prüfungssicherheit Sicherstellung der Aktualität im täglichen Wissenstransfer von Theorie zur Praxis PFLEGEINFORMATIK 75 PR-INTERNET 11/03

2 Abstract Electronic Quality Management in Nursing In this article the authors describe a electronic quality management concept wiht its advantages and disadvantages. Hauptteil Beginnend mit einer umfangreichen Analyse der Ist-Situation und der Definition der Soll- Situation, müssen die Einrichtungen zunächst ihre Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe kritisch hinterfragen. Dieser Ablauf gilt sowohl für die herkömmliche papierne Variante, wie auch für innovative elektronische Lösungen. Nachteile herkömmlicher QM-Systeme: Papiergestützte Systeme haben nur eingeschränkte Wirkung im Pflegealltag Unzureichende Informationen zur wirtschaftlichen Gestaltung Begrenzte Wahrnehmung durch die Mitarbeiter Hoher Aktualisierungsaufwand Meist nur eingeschränkt prüfungssicher Vorteile einer elektronischen Lösung zur Bewältigung der immensen Informationsflut: Abb. 1 Leistungsfähige Software für Analyse, Simulation und Design Integrierte Dokumentation von Strukturen und Prozessen e-qm-handbuch Informationssystem für alle Regeln, Instrumente und Dokumente Regelmäßige Aktualisierung Sich daraus ergebende Möglichkeiten zu Simulation möglicher Varianten führen letztlich zu konkreten Standards. Diese können im operativen Geschäft zu konkreten Prüfungsdokumente für die Mitarbeiter entwickelt werden und unterstützen das umsetzen potentieller Entwicklungsschritte. Ist-Aufnahme und Analyse von: QM-System Organisationsstrukturen qualitätskritische Prozesse Ergebnis aufgedeckte Schwachstellen sichtbar gemachte Unterschiede zwischen Soll und Ist herausgearbeitete Potentiale für weitere Verbesserungen Aktualisierung und Ergänzung können zeitnah allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden: Internes Qualitätsmanagement Qualitätszirkel Selbstbewertung PFLEGEINFORMATIK 76 PR-INTERNET 11/03

3 Vorschlagswesen QM-Beauftragten Externe Unterstützung Regelmäßige Reviews Aktualisierungsservice Beratung Organisation, Prozesse, Personal, IT Praktische Instrumente helfen bei der Umsetzung der dokumentierten Maßnahmen. Jede Einrichtung verfügt im nächsten Schritt über ihr e-qm Handbuch mit allen erforderlichen Besonderheiten Hinzukommt, dass all diese Elemente des Qualitätsmanagements auf einer Basis (eingedenk der zu erwartenden Veränderungen) abzudecken sein müssen, die der Einrichtung eine höchst mögliche Rechts- und Prüfungssicherheit ermöglicht.im Prototyp des elektronischen Qualitätsmanagement-Handbuchs lassen sich derzeit somit: Abb. 2 Abb. 3 PFLEGEINFORMATIK 77 PR-INTERNET 11/03

4 Abb. 4 Abb. 5 QS-Instrumente und Arbeitshilfen bereitstellen Arbeitsgrundlagen und Richtlinien dokumentieren Prozesse und Organisationsstrrukturen darstellen Dies alles geschieht auf einer anwenderfreundlichen Browser Oberfläche, die es auch ungeübteren Anwendern ermöglicht sich komfortabel zurechtzufinden. Schlussfolgerung Am konkreten Beispiel eines dezentralen Trägers von Pflegeeinrichtungen wird deutlich, in welchem Umfang konsequent umgesetztes Qualitätsmanagement mittels der Unterstützung elektronischer Medien, ein Höchstmaß an Transparenz in die tägliche Arbeit bringt. PFLEGEINFORMATIK 78 PR-INTERNET 11/03

5 Literatur Hannah, Kathryn J.; Ball, Marion J.; Edwards, Margaret J.A.: Pflegeinformatik. 1. Auflage Springer Verlag Berlin; Heidelberg; New York 2002: ISBN BALK/Eisenreich, Th. (Hrsg.); Handbuch Pflegemanagement. 2.Auflage Luchterhand Verlag; Köln; München 2003: ISBN agens GmbH; eqm Handbuch, Version 1.0. Singen 2003 Abb. 6 Mittels dieser Transparenz kann die Einrichtung überaus flexibel auf zu erwartende Veränderungen seitens des Gesetzgebers reagieren. Die Mitarbeiter werden somit von zuviel administrativen Tätigkeiten entlastet und Ressourcen werden freigesetzt für pflegenahe Tätigkeiten. Frei nach dem Motto: Das einzig beständige im Leben ist der Wandel, lässt auch die Entwicklung eines Qualitätsmanagement-Handbuchs auf Grundlage neuer Technologien noch diverse Entwicklungschritte und Entwicklungsrichtungen offen. Der Einsatz bei Praktikern in der stationären und ambulanten Altenhilfe zeigt zum einen eine gesteigerte Nachfrage hierzu, zum anderen ermöglicht er basisnahe Weiterentwicklung. Die mit den Kongressteilnehmern diskutierten Thesen geben zu diesen Thesen einen Überblick. 1. Die Forderungen nach professionellem Qualitätsmanagement können nur noch elektronisch bewältigt werden!? 2. Die web-basierte Applikation ermöglicht auch ungeübten Mitarbeitern die Nutzung eines e-qm!? 3. Betriebswirtschaftliche Ressourcen können gewonnen werden!? 4. Die Grenze zwischen Qualitätsmanagement & Pflegedokumentation verläuft fließend?! PFLEGEINFORMATIK 79 PR-INTERNET 11/03