IMMER STRESS MIT DER ARBEITSZEIT SIND TAGDIENSTE PLUS VERLÄNGERTE DIENSTE IM SPITAL NOCH ZEITGEMÄSS?

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1 XIMES GmbH Hllandstr. 12/12, 1020 Wien IMMER STRESS MIT DER ARBEITSZEIT SIND TAGDIENSTE PLUS VERLÄNGERTE DIENSTE IM SPITAL NOCH ZEITGEMÄSS? Univ. Dz. Dr. Jhannes Gärtner Wien, 18. Juni 2009

2 Persnalbedarf - zentrale Stellgröße im Arbeizszeit-/Management WAS? Definitin Persnalbedarf: Wann ist wie viel Persnal erfrderlich (nett)? WARUM? WARUM IST DIE FESTLEGUNG DER BEDARF SO WICHTIG? Der Grßteil der Ksten wird festgelegt. Die Kapazitäten werden festgelegt und damit wesentlich der Prdukterflg Die Arbeitsbedingungen der MitarbeiterInnen werden zentral beeinflusst XIMES - 2

3 Bedarfserhebung - Eine kleine Sammlung beliebter Fehler Die Suche nach einer Lösung, die für alle Bereiche gilt Die Suche nach einer Lösung, welche für ewig gilt Denken in Diensten statt Bedarf/Arbeitszeit Die Arbeitsrganisatin wird nicht hinterfragt Wünsche der Mitarbeiter werden 1:1 übernmmen hne Alternativen zu bewerten Ausschließliche Ausrichtung an finanziellen Regeln Scheingefechte ( Es geht nicht um Betriebszeit sndern um die Überstunden) Zu starke Ausrichtung an Einzelereignissen Übertrieben genaue Planung basierend auf prblematischem Datenmaterial Fehlende Datenqualitätskntrlle, falsche Aggregierungen (Tagtypen, rechnen in Mnaten ) XIMES - 3

4 Unsere Erfahrungen zur Persnalbedarfsbestimmung Diagnse mit mehreren Verfahren Dppelt hält besser! Muster und Entwicklungen aufdecken Der Durchschnitt ist immer falsch Vn verschiedenen Blickwinkeln wird mehr sichtbar. Durchschnitte reagieren sensibel auf einzelne Extremwerte. Welches Verfahren wie viel beitragen kann, hängt vn der Situatin ab. Analysen mit [TIS] lassen Muster sichtbar werden. - Regelmäßigkeit in der Unregelmäßigkeit finden. Die Balance muss stimmen Nur tragfähige Lösungen sind gute Lösungen. Cntrllingschleifen erlauben zu lernen Servicechecks nicht vergessen. Arbeitszeiten der Mitarbeiter sind nicht beliebig. Recht ist zu berücksichtigen. Qualität und Sicherheit müssen berücksichtigt werden: Vrhalteleistungen, Mindestniveaus, Qualifikatinen Regelmäßige Prüfung: Was hat sich an Anfrderungen, Abläufen... geändert? Was sllte anders gemacht werden? XIMES - 4

5 Den Persnalbedarf in vier Schritten bestimmen Schritt I: Persnalbedarfs-Basis ermitteln Schritt II: Mindestbesetzung nach Qualifikatin, Vrhalteleistungen... Schritt III: Persnalbedarf glätten und verschieben Schritt IV: Persnalbedarf ptimal ZIEL: Klärung vn Gesamtumfang zu erbringender Leistungen und zeitlicher Lage (sweit zurdenbar). Oft sind Differenzierungen sinnvll (zb nach Saisn). [TIS] hilft Muster zu erkennen und Fehler zu vermeiden. ZIEL: Prüfung wann Mindestbesetzungen / Vrhalteleistungen je Qualifikatin erfrderlich sind. Oft ist Frage nach Ksten und Nutzen der Spezialisierung zu stellen. ZIEL: Verschieben, um Täler/Spitzen/Ränder zu glätten. Verteilung vn zeitlich nicht zugerdneten Leistungen. Mtt: Kritische Prüfung vn Naturgesetzen des Unveränderlichen. ZIEL: Festlegung Schicht-zeiten (Beginn/Ende) und Besetzungsstärken als Basis für Persnaleinsatz-planung. Die Sftware [OPA] unter-stützt dabei. Abweichung zum tatsächlichen Persnalbedarf ist möglich. Planung! XIMES - 5

6 Den Persnalbedarf in vier Schritten bestimmen - Beispiel Schritt I: Persnalbedarfs-Basis ermitteln Schritt II: Mindest- /Maximalbesetzung nach Qualifikatin, Vrhalteleistungen... Schritt III: Persnalbedarf glätten und verschieben Schritt IV: Persnalbedarf ptimal Lage der zeitpunktbezgenen Arbeit Zus. Vrhaltung (Sicherheit) Zus. snst. Arbeit Gesamtstunden pr Tag 8 MA 7 MA 6 MA 5 MA 4 MA 3 MA 2 MA 1 MA 0 MA Gesamtleistung pr pr Tag :00 08:00 10:00 Leistung 12:00 14:00 Gesamtstunden für Leistung pr Tag 100 h 80 h 60 h 40 h 20 h - 16:00 18:00 20:00 Stunden 22:00 Gesamtstunden für Leistung pr Tag 8 MA 7 MA 6 MA 5 MA 4 MA 3 MA 2 MA 1 MA 0 MA 90 h 80 h 70 h 60 h 50 h 40 h 30 h 20 h 10 h 06:00 08:00 10:00 12:00 14:00 16:00 18:00 20:00 Legende 22:00 Unterdeckung Überdeckung 8 MA 7 MA 6 MA 5 MA 4 MA 3 MA 2 MA 1 MA 0 MA 06:00 08:00 Vrhalteleistung, Abläufe snstige Arbeiten zeitpunktbezgen 10:00 12:00 14:00 16:00 18:00 20:00 22:00 Gesamtstunden pr Tag 90 h 80 h 70 h 60 h 50 h 40 h 30 h 20 h 10 h - Stunden XIMES h 80 h 70 h 60 h 50 h 40 h 30 h 20 h 10 h - Unterdeckung Überdeckung Vrhalteleistung, Abläufe snstige Arbeiten zeitpunktbezgen Gesamtstunden pr Ta Stunden U Ü V A s z

7 Die ptimalen Verfahren für Schritte I-IV sind je nach Situatin auszuwählen. Verfahren Kernansatz des Verfahrens Liefert Stunden Anzahl Liefert Lage des Bedarfs Beispiele Werkzeuge Benchmarkin g Arbeitszeit IST-Daten Aufgabenrientiert Budgetrientiert Bedarfsindikatren Simulatin Knkrete Arbeiten Wie liegt eine Organisatinseinheit im Vergleich insgesamt? Indikatren für regelmäßige Muster, Zusammenhänge im Bedarf finden Wie wird die Arbeitszeit zurzeit tatsächlich genutzt? Wie ein vrgegebene Persnenzahl ptimal einsetzen? Für welche (wiederkehrenden) Aufgaben sind wann wie viele Persnen gebunden? Wie wirken sich Festlegungen im Zusammenspiel aus? Durchspielen mit Zufallsgrößen Knkrete Arbeitsaufgaben die z.t. kurzfristig kmmen, müssen spezifisch geplant werden. Extern: Einzugsgebiet - Ärzte Unfallstatin Intern: Handelsutlets Plizeieinsätze Call-Center laufende Arbeit Anzahl und zeitliche Verteilung der Überstunden wie die 7 vrhandenen Mitarbeiter planen Prtier Kundenprzesse, Warteschlangen an Kassa Reparaturen, Aufträge Prjekte, knkretes Gewinnspiel Call-Center Datenban k [TIS] [TIS] ( ) [TIS]?? [OPA] [OPA] Simulati n [TIS] XIMES - 7

8 Budgetrentiert: Pst It Methde / Leg Methde Die Gesamtzahl der Pst-Its muß dem Stundenbudget nett entsprechen 1h 1h 1h 10 MA mit 40h, 20% Abwesenheit 320h verfügbar. Samstag/Snntag sei 50% des nrmalen Bedarfs 320 / (5 + 2*1/2) = 320/6 = 53, h pr Tag M-Fr Am Wchenende ca. 27h durch Sa/S Falls es sich mit Zeit nicht ausgeht, welche Stunde als erstes streichen: Punktevergabe durch Teilnehmer Variante Leg: Steht fest in Abteilung und wird immer wieder angepasst. Verschiedene Farben für verschiedene Qualifikatinen 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h XIMES - 8

9 Aufgabenrientiert: Erhebungsbeispiel Aufgabenerfassung mit [OPA] 1) -Tätigkeiten 1) Operating Hurs Assistant Spezialsftwaretl entwickelt vn XIMES XIMES - 9

10 Mit [TIS] 1) systematisch aus Rhdaten Persnalbedarfe berechnen Rhdatenaufbereitung Datennrmalisierung Datenanalyse Nutzung vrhandener Transaktinsdaten, Statistiken, Arbeitszeitdaten Betrachtung langer Zeiträume Bereinigung um bekannte Sndereffekte Differenzierung nach Tagestypen (zb nrmal, Feiertag, Ferien) In Bezug setzen der Datenbestände (zb Arbeitszeit zu Bedarf) XIMES -Spezialanalysen angepasst an Sachlage (zb Anwesende nach Uhrzeit und Wchentag, Schwankung) Interpretatin und Diskussin der Ergebnisse Herausarbeiten vn Optimierungsptinen 1) Time Intelligence Slutins Spezialsftwaretl entwickelt vn XIMES zur zeitbezgenen Massendatenanalyse XIMES - 10

11 Landkarte der Ntfallaufnahmen gesamt G305a Verteilung der Anzahl vn Aufnahmen pr 15 min über 1,25 Jahre. Vrmittagsspitzen, M-Fr stärker ausgeprägt Regelbetrieb bis Mitternacht Wenige Spitzen nachts, Fr- und Sa- Nacht höher Sa und S tagsüber etwas weniger G305aLegend XIMES - 11

12 Verteilung der Ntfallaufnahmen gesamt auf Wchentage und Uhrzeit G015a Durchschnitt Die Gesamtsummen wurden geprüft, um zu sehen, wie viele Ärzte in Summe pr Tageszeit geplant werden sllten. Die durchschnittliche Verteilung der Aufnahmen pr 15min- Intervall zeigt eine Mrgenspitze, einen gleichmäßigen Abfall bis Mitternacht und relativ geringe Werte in der Nacht. Swhl der durchschnittliche Verlauf als auch die geglätteten 90%- und 75%-Perzentilen zeigen mrgens Unterschiede zwischen dem Schnitt über alle Tage und den spezifischen Verläufen: M und Di Früh etwas höher als Mi-Fr Sa und S späterer Anstieg. 90%-Perzentile 75%-Perzentile G015h G015i G015aLegend XIMES - 12

13 Bedarfsabschätzung NFA G012b Durchschnitt Jede Aufnahme und jede Hausambulanz wurde mit 55 min Dauer hinterlegt (lt Berechnung der Abteilung 45 min im Schnitt + 10 min für gewichtete spez. Untersuchungen). Der durchschnittlich erfrderliche Arbeitszeitbedarf und die geglätteten 90%- und 75%- Perzentilen zeigen Mrgenspitzen. Die Kurven fallen bis spät nach Mitternacht gleichmäßig ab und sind nur in den sehr frühen Mrgenstunden sehr gering. Es gibt keine drastischen Unterschiede zwischen dem Schnitt über alle Tage und den spezifischen Verläufen am Sa und S (Sa und S Früh etwas späterer Anstieg). 90%-Perzentile 75%-Perzentile G012c G012f G012bLegend XIMES - 13

14 Vrschlag rein an Struktur- und Leistungsbild rientiert M Di Mi D Fr Sa S Summe geplanter Ärzte nett Geglättete 90%-Perzentile der Aufnahmen pr 15 min-intervall Übersicht Dienstzeiten M-Fr (hne Darstellung der Übergaben) XIMES - 14

15 Risiken und Nebenwirkungen Verfahren Kritisch für erflgreiche Durchführung Schwächen Benchmarkin g Arbeitszeit IST-Daten Aufgabenrientiert Budgetrientiert Bedarfsindikatren Saubere Abgrenzung Arbeitsfelder/Tätigkeiten Ähnliche Intensität Einheitlichkeit des Indikatrs Abgrenzung gegen abteilungsübergreifende Verschiebung und Veränderungen Basiszahl stimmt (in Bezug auf Vrhalteleistung) Vermeidung vn Mehrfachnennungen Wir sind anders Da fehlt aber Führungsaufgaben werden nicht berechnet. Ja de, der ist ja... Unfairness zwischen Bereichen Relativ stabile Umgebung erfrderlich. Relativ statisch Simulatin Kmplexität spiegelt sich wieder Kann unüberschaubar werden Knkrete Arbeiten Geschlssene Feedbackschleife zu Schätzverfahren Schwarz- und Rsaplanung XIMES - 15

16 Und erst jetzt geht s zur Arbeitszeitplanung Schritt V: Langfristige Rahmenplan der Planungsregeln Schritt VI mittelfristige Tagesplanung Schritt VII: Intraday Planung Schritt VIII: Dkumentatin & Abrechnung, Auswertung ZB Rahmenpläne Umgang mit Urlauben.. Kurzfristige Bedarfsänderung Gesamtstunden pr Tag URLAUB KRANK Persnalbedarf nach Uhrzeit und Wchentag laut PLAN ZB Spielregeln Umgang mit Spitzen/Tälern.. Kurzfristige Ausfälle x Dienste pr 4 Wchen Max... Länge Nach N mindestens frei Z Wchen vrher SOLL Überdeckung Unterdeckung IST XIMES - 16

17 Mehr Persnal untertags reduziert nicht die Überstunden Durchschn. Überstunden M-Fr nach untertags anwesenden Ärzten (11, 12 ) Überstunden im Schnitt pr Tag (M-Fr) Ärzte im Dienst Daten LINKS Zusatztests Ergebnis Resümee Überstunden (ÜH) aus Zeitraum 2 ¾ Jahre Exkl. Extremfälle (zb Besetzung 9, 10, 18/19) Mittelwert der ÜH pr Tag (ab 16:15) Jeweils für eine bestimmte Besetzungsstärke Kein Einfluss individueller Unterschiede Zweites Verfahren über geschätzte Zeiten pr Patient /Aktivitäten ergab das gleiche Ergebnis. 1. Relativ knstante Gesamtzahl. Weitgehend unabhängig vn der Besetzungsstärke. 2. Damit sinkende Zahl an ÜH pr Kpf bei höherer Besetzungsstärke. Am Nachmittag gibt es täglich einen festen Zusatzbedarf nach 16:15! XIMES - 17

18 Bedarfsrientierung Effizienz bringt Spielräume Vrher ZT geringe Nutzung Erhöhter Bedarf Jetzt Überstunden Schwankung in Anwesenheit zt viele zt wenige Die starke Schwankung in der Zahl der Anwesenden ist belastend: - kann in den Tälern die Qualität gefährden - ist in der Spitze unnötig teuer Nacher ZT geringe Nutzung Wenn bis 22:00 viel zu tun ist, braucht es nicht rund um die Uhr mehr Persnen! Wenn am Nachmittag immer gearbeitet wird, kmmt es nicht überraschend. In Plan zu berücksichtigen. Frei mit Planung Damit weniger Spitzenbelastung & Einsparung ausgedünnt Länger (RB, Bereiche sweit erfrderlich, zusammen ), bzw. w schn jetzt w dünnere immer gearbeitet wirdbesetzung reicht XIMES - 18

19 XIMES: Bewertungsdimensinen vn Arbeitszeitmdellen Anhang DIMENSION Beispiele für Bewertungsfragen Bewertung für Organisatin X Anmerkung Wirtschaftlichke it Kundennutzen Planungsqualitä t Recht Einkmmen der MitarbeiterInne n Präferenzen MitarbeiterInne n Gesundheit Sind die Mittel ptimal eingesetzt? Werden ptimale Leistungen/Erlöse erzielt? Sind Leistungen aus Kundensicht ptimal/attraktiv? Ist der Zugang zu Leistungen einfach? Gute Lösungen bei Änderungen, Überraschungen Effiziente, friktinsarme Planung, Werkzeuge Prüfung bezüglich Betriebsvereinbarung, Kllektiv- / Tarifvertrag, Gesetz, EU-Richtlinie Höhe insgesamt Höhe in Bezug zu Belastungen & Zeit Übereinstimmung mit persönlichen Präferenzen Platz für kurzfristige Anpassung Belastungen (Lage, Dauer, Spitzen) Ausgleichsmöglichkeiten Unfall- und Fehlerrisik Lage und Längen, Erhlungsmöglichkeiten, Pausen Clness im Umgang Gute Zusammenarbeit bei Weiterentwicklung Unkmplizierte Diskussin Cntrlling Prfessinelle Berichte und Analysen Verbesserungsrientierte Diskussinen 0% Dimensin erfüllt zu % XIMES - 19

20 Key Perfrmance Indicatrs f Emplyee Lgistics Frum (ELF KPI) Anhang Finanzen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen - MA Kunden Ksten pr Leistungsstunde %-Ksten über Basisgehalt/Lhn Überstunden/pr MA Zusatzentgelte/pr MA Zusatzksten durch Schichttausch/MA (Leistungsstunden ( + Stand by ))/ Gesamtstunden Abwesenheitsquten Krankheit/Training/snst Kntstände Zeitknten/Urlaubsknt Ptentiale / Lernen und Wachstum Orientierung der Beteiligten auf aushandlungsrientierte, flexible Balance privat / Unternehmensinteressen. MA reagieren entspannt auf Vrschläge zur Veränderung der Arbeitszeit Fühlen sich MA verantwrtlich (Sauberkeit, Pünktlichkeit,...) Flexibilitätsptentiale des AZ-Mdells Puffer für Aufbau & Abbau vn Zeiten in Abhängigkeit vn Ankündigungsfrist und Zeitpunkt der Leistungserbringung. z.b. 20% Steigerung bis Freitag. Was ist kurz-langfristig an Veränderung möglich? Umfang der Zeitknten nach +/- relativ zum jetzigen Kntstand. Kunden haben starken Einfluss auf Planungsprzesse Abläufe und Planung können an andere Persnenzahlen angepasst werden (Scaling) Szial: #-Verletzungen, #ps. Eigenschaften Gesundheit: #-Verletzungen, #ps. Eigenschaften Stundenlhn, Gesamtgehalt/Lhn, Schwanken des Gehalts Bandbreite für gleichartige Psitinen Schwankung des Gehalts (min-max) über die Zeit Qualifikatinsmix pr Persn/nach Teamstrukturen Anteil; Fluktuatin, nach - Verhältnis Männer/Frauen; Jung/Älter; Teilzeit/Vllzeit; Leiharbeit/Stamm; Beamte/... Przesse % pünktlich/verspätungen nach Gruppen Wartezeit nach Ursachen Servicequalität (Erreichbarkeit, Service Level, Erfüllungsgrad...) Kundenstruktur mix Kunde zahlt wenig überflüssige Zeiten, es gibt effiziente Abarbeitung Zahl der Rechtsverletzungen pr... Arbeitstage (Arbeitszeit und andere planungsrelevante Rechtsverletzungen. Erfrderliche Zeit für Anpassung vn AZ-Mdellen an neue Bedarfe Geplante Persnen / Planendem (Basisplanung + Umplanungen...) Wissen MA in angemessenem Umfang über Ziele, Pläne, Abläufe, Ntfallsregeln... Bescheid Wie viel MA-Wünsche gibt es, % werden erfüllt. Risik des Arbeitszeitmdells nach Risikabschätzung. Unfälle im letzten Jahr. Indikatren für die Planungskmplexität: Dimensinen, Trainingszeit für Planer, Erfrderliche Persnenzahl für verschiedene Entscheidungen Stabilität: %-der Tage... Slange im vraus geplant; %-bleibt unverändert. % Verändert durch MA, % verändert durch Organisatin Zeitknten: Puffer +/- h werden genutzt Nutzungsverständnis: = Organisatinen sllten diese Indikatren nutzen. Es kann aber sein, dass bestimmte Kennzahlen fehlen der nicht anwendbar sind XIMES - 20