Auswertung Bereitschaftsdienste mit Time-Intelligence Solutions

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1 Auswertung Bereitschaftsdienste mit Time-Intelligence Solutions - Seite 1

2 Hintergrund und Ergebnisse Thema Ziel Ergebnisse Weitere Möglichkeiten Beschreibung Es sollen Bereitschaftsdienste ausgewertet werden. Die Rohdaten liegen in EXCEL vor. Auswertung 1: Es wird die Stundenvolumnia der Einsätze klar sichtbar. Einzelne Tage stechen klar hervor. Hier wäre zu prüfen, ob dies vermeidbare Ursachen hat oder zumindest in der Planung berücksichtigt werden kann. Auswertung 2a: Es wird die Verteilung sichtbar Am Nachmittag und am Wochenende untertags ist ein Regeldienst eher angebracht als ein Bereitschaftsdienst, weil mindestens 1 Arzt praktisch immer im Einsatz ist. Auswertung 2b: Wie oft kommt es vor, dass 3 Ärzte im Einsatz sind? Am Nachmittag und am Wochenende untertags ist dies in erheblichem Umfang der Fall. Ab ca. 23:30 wird es selten. Auswertung 2c: Ist es oft kurz oder fallweise sehr stark erforderlich, dass 3 Ärzte gleichzeitig im Einsatz sind? Einzelne Tage stechen klar hervor. Hier wäre zu prüfen, ob dies vermeidbare Ursachen hat oder zumindest in der Planung berücksichtigt werden kann bzw. ob mit Rufbereitschaften auf diese punktuellen Spitzen reagiert werden kann. Auswertung 3a: Kommt es vor, dass 2 Oberärzte (OA) gleichzeitig im Einsatz sind? Es kommt nur selten vor. Möglicherweise müssten die Daten darauf hin nochmals bereinigt werden, da hier Ausnahmesituationen vorliegen, die das Bild nach oben verzerren. Auswertung 3a: Kommt es vor, dass 3 oder mehr Assistenzärzte (OA) gleichzeitig im Einsatz sind? Es kommt nur selten vor dass 4 Assistenzärzte gleichzeitig im Einsatz sind aber sehr häufig, dass 3 gleichzeitig im Einsatz sind. Möglicherweise müssten die Daten darauf hin nochmals bereinigt werden, da hier Ausnahmesituationen vorliegen, die das Bild nach oben verzerren. Durch Verbindung mit anderen Datenquellen, zb Operationen, Aufnahmen, Arbeitszeiten wäre weitere Rückschlüsse auf mögliche Optimierungspotentiale möglich. - Seite 2

3 Einrichten des TIS-Projektes Thema Allgemein Informationen zu TIS Vorbereitung Hinweise ACHTUNG Tipp für Berichte Beschreibung Hinweise unter: Einspielen des Projektes. Das Vorgehen dazu wird unter beschrieben. Es ist immer gut mittels EXPORT von Zeit zu Zeit eine Sicherungskopie der TIS-Projekte zu machen. Auch die auf den Server hochgespielten Dateien, solltennzusätzlich gesichert werden. Vor Wechsel der TIS-Version (neue VM-Kopie) bitte nicht vergessen, die Projekte zu sichern. Siehe und Es ist meist praktisch mit einem kleinen Hilfsprogramm für Screenshots zu arbeiten siehe: Und formatierte Powerpointvorlagen wie zb unter Daneben können aber immer auch Daten in EXCEL für die Weiterverarbeitung exportiert werden: - Seite 3

4 Arbeiten mit neuen Daten Thema Rohdaten Beschreibung Es werden Daten in der Struktur wie unten erwartet. Dazu ist erforderlich: 1. Ergänzen der Informationen 2. Ausblenden überflüssiger Spalten 3. Kopieren der Daten in eine *.txt. Datei 4. Übertragen auf Server siehe Hinweise: Der Import aus EXCEL geht nicht, weil Zeiten mit mehr als 24:00 angegeben sind. Sonst wäre das eine Alternative Art des Einlesens. Wenn andere Spalten eingelesen werden sollen, wäre ein Zwischenschritt erforderlich, bei dem die Daten entsprechend umgebaut werden. Einlesen weiterer Daten Vorbereitung: Datei auf Server Hochladen: Dann entweder A00 Rohdaten kopieren und im neuen Knoten 1. Sperrung öffnen und neuen Namen vergeben 2. Im Import-Operator den Bezug auf gewünschte Datei umsetzen 3. Im ersten Rechenknoten in Aufbereitung (B00 Bezug zu Rohdaten hier umstellen) den Bezug ändern 4. Auf Ergebnisknoten in C gehen oder Neuen Knoten den Import ganz gleich wie in A00 anlegen. oder im Import-Operator von A00 die Formate und Einstellungen als Vorlage speichern und im neuen Knoten diese Vorlage verwenden. - Seite 4

5 Zusatztipps Thema Grafik Beschreibung Durch Klick auf Datenpunkte der werden die konkreten Werte angezeigt. (siehe Bild unten) - Seite 5

6 Beispielauswertung 1 Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C00 alle 2006/06 Summe der Stunden Es wird die Summe der Stunden von 8:00 an gerechnet. DISKUSSION: Überraschend sind die extremen Schwankungen. - Seite 6

7 Beispielauswertung 2a Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C10 alle 2006/06-08 Personen (OA+AA) im Einsatz Wie viele Personen waren in Summe an welchem Wochentag im Einsatz. - Seite 7

8 Beispielauswertung 2b Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C11 alle 2006/ Ärzte (OA+AA) im Einsatz Wie viele wahrscheinlich ist es, dass 3 Ärzte zugleich im Einsatz sind? DISKUSSION: Der Abend und das Wochenende untertags bringen häufig Situationen, in denen zumindest 3 Ärzte gleichzeitig im Einsatz sind. Nach ca. 23:30 wird dies sehr selten. - Seite 8

9 Beispielauswertung 2c Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C12 alle 2006/ Ärzte (OA+AA) im Einsatz Wie viele Stunden pro Nacht (zwischen 00:00 und 6:00 waren 3 oder mehr Ärzte gleichzeitig im Einsatz? Die Analyse ist genau. Es werden bereits Zeiten ab 2,5 Minuten gezählt. ERGEBNIS: Es sind wenige Nächte mit relevanter Stundenzahl und viele praktisch ohne derartige Zeiten. MÖGLICHE URSACHEN: Besonders viele/schwierige Fälle. Junge Assistenzärzte, die Unterstützung brauchen. Aufzeichnungspraxis einzelner Ärzte. - Seite 9

10 Beispielauswertung 3a Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C20 2 oder mehr OA alle 2006/06-08 Gleichzeitig aktiv Wann waren 2 oder mehr OA gleichzeitig im Einsatz? Hintergrund können sein: Überlappungen von Bereitschaftsdiensten Viele Bereitschaftsdienste gleichzeitig Fehlbuchung - Seite 10

11 Beispielauswertung 3b Bereich Daten Knoten Tagestyp Zeitraum Kennzahl BD Ärzte Einsätze C20 alle 2006/06-08 Gleichzeitig aktiv Wann waren 3 oder mehr Ärzte (OA oder AA) gleichzeitig im Einsatz? Hintergrund können sein: Überlappungen von Bereitschaftsdiensten Viele Bereitschaftsdienste gleichzeitig Fehlbuchung - Seite 11

12 Erläuterungen zu Methoden und Verfahren - Seite 12

13 Trouble-Shooting und Zusatzinfos Thema Import geht nicht Beschreibung Bitte prüfen Sie: 1. Sind die Spalten in den Rohdaten OK? 2. Sind unzulässige Werte in den Rohdaten (zb Suche in EXCEL mit Autofilter)? Zusatzhinweis: Berechnung geht nicht Bitte prüfen Sie: 1. Sind die Bezüge zwischen Knoten OK? 2. Sind Fehler in den Rohdaten? Kürzel: OA Oberarzt AA Assistenzarzt - Seite 13

14 Aufbau der Berechnungen BD Auswertg.xls Rohdaten Rohdaten ## RECHENKNOTEN ## Setting & Describtion Hier Anmerkungen ## INPUT Inhhalte. ERGEBNISSE. Struktur LEGENDE Fixe Verbindung, Update Auswahl der Verbindung Knoten danach eingefroren Verbindung manuell Update BD Auswertg.txt Speichern der relevanten Spalten als Textdatei Hochladen auf Server, dann Import in TIS-Projekt A10 Rohdaten B00 B10 B20 Bezug zu Rohdaten Hier Rohdaten auswählen Hilfsrechnung zu Zeit Aufbereitete Zeit Von und Bis sauber B30 B20 Aufbereitete Zeit BD Nur Tätigk. Bereitschaftsd. BD nach Azrtgruppe Ohne Infos zu Stat/Amb C00 C10 C11 C12 Summe h pro Tag Nach Diensten Pivot Uhrzeit/Tag Einsätze Pivot Uhrzeit/Tag 3 Ärzte im Einsatz Stunden pro Tag 3 Ärzte im Einsatz C20 C20 2 oder mehr OA Wann im Einsatz 3 oder mehr AA Wann im Einsatz - Seite 14

15 Erläuterungen der Kennzahlen Kennzahl Minimum Maximum Durchschnitt Median 1. Quartil 3. Quartil Standardabweichung / Varianz Umrechnung von Zeiten in Intervalle/Ras ter Mind. 1 Person anwesend Erläuterung Geringster/Höchster Wert im gesamten betrachten Zeitraum. Z.B. Wenn der Wert 1 ist, dann ist an allen Tagen dieses Wochentags in allen Wochen nie ein Fall vorgekommen, der kleiner/höher ist. Es wird der normale Durchschnitt berechnet. ACHTUNG: Das kann verzerren. Der Durchschnitt von ist = 3,6, obwohl nur ein Fall über 3 liegt. Bei der Berechnung des Medians werden die Werte sortiert und der mittlere Wert genommen. Bei ist es Quartil: ¼ der Werte ist kleiner gleich diesem Wert Quartil: ¾ sind größer. 1. Quartil ¾ der Werte sind größer gleich diesem Wert Quartil: ¼ der Werte sind kleiner Der Vorteil dieser Auswertungen liegt darin, dass einzelne Extremwerte das Ergebnis meist nicht sehr stark beeinflussen. Zwei statistische Maße, die zeigen wie sehr die Werte sich unterscheiden. Wenn die Standardabweichung 0 oder nahe 0 ist, dann sind fast alle Werte gleich. Die Varianz = Standardabweichung ^2. Wenn die Verteilung normalverteilt ist (Gaußsche Glockenkurve), sind rund 2/3 der werte im Bereich Durchschnitt +/- Standardabweichung. Eine Tätigkeit z.b. von 10:43 11:02 führt bei Anwendung der 50% Überlappungsregel mit 5 Intervallen zu Einträgen in den Intervallen 10:45 10:50; 10:50 10:55; 10:55 11:00, 11:00 11:05 geführt. Es werden oft sehr feiner Auswertungsintervall von 5 Minuten gewählt, um die Grafiken besser sichtbar zu machen. (entsprechend für 2 oder 3 Personen) Wahrscheinlichkeit, dass zumindest 1 (bzw. 2 oder 3) Person(en) anwesend/aktiv war(en). Wenn z.b. an verschiedenen Montagen in 5 Wochen zwischen 9:00 und 9:05 folgende Personenzahlen anwesend waren: 1 in der 1. Woche, 2 in der 2. Woche, dann 3, 3, 9. Dann würde die Auswertung ergeben: Mind. 1 Person anwesend = 100%? Mind. 2 Personen anwesend = 80%? Mind. 3 Personen anwesend = 60% - Seite 15