Herzlich Willkommen!

Transkript

1 Kaufmännisches Berufs- und Weiterbildungszentrum St. Gallen Herzlich Willkommen! IKA Bürokommunikation Roger Köppel

2 Ablauf Arbeitsplatzgestaltung und organisation Ergonomie (Büromöbel, techn. Hilfsmittel, Software, Lichtverhältnisse) Büro-Ökonomie und Ökologie (Belastungsquellen, Umweltschutzmassnahmen und Nutzen) Arbeits- und Betriebsklima (Emotionale Aspekte, Work- Life-Balance) Checklisten (Kategorien, CL erstellen) Seite 2

3 Ergonomie Definition Wissenschaft, die Arbeitsbedingungen erforscht und sich mit deren Anpassung an Menschen befasst. Seite 3

4 Aus Sicht Arbeitnehmer Senkung der Arbeitsbelastung Bessere Übersicht über Arbeiten Gesundheitsvorsorge (Haltungsschäden etc.) Wohlgefühl am Arbeitsplatz Freude an der Arbeit Seite 4

5 Aus Sicht Arbeitgeber Hohe Leistung (tiefe Kosten) Verhinderung von Berufskrankheiten Attraktivität der Arbeitsplätze für Mitarbeitende Positives Image Seite 5

6 Büromöbel Dynamisches Sitzen Sitzhöhe verstellbar Sitzfläche genügend gross Rückenlehnen genügend hoch Roll-Dreh-Stuhl mit 5 Rollen Evtl. Armlehnen Seite 6

7 Büromöbel Arbeitstisch Tischfläche (mind. 160 x 90 cm) Tischhöhe verstellbar (72 78 cm) Sitz-/Stehpult bis 120 cm hoch Kabelkanal Seite 7

8 Büromöbel AP optimal eingerichtet, wenn Bürostuhl und tisch aufeinander abgestimmt sind Füsse am Boden stehen Ober- und Unterschenkel im rechten Winkel Ober- und Unterarme mind. rechten Winkel bilden Arme und Handgelenke entspannt auf dem Tisch liegen Schultern nicht hochgezogen sind Seite 8

9 Techn. Hilfsmittel Bildschirm Mind. 17, Flachbildschirm, Helligkeit, Auflösung, Blickrichtung, Sehdistanz (60 90 cm) Tastatur Maus Seite 9

10 Lichtverhältnisse Tageslicht/Beleuchtung So hell, dass Unterlagen problemlos gelesen werden können Nicht zu hell Hauptblickrichtung (auf den Bildschirm), parallel zur Fensterfront Keine Spiegelungen vom Fenster Bildschirmarbeitsplatz am besten in fensterfreien Zone Vor und hinter Bildschirm kein Fenster Bei Sonnenschein Fenster abdunkeln (Lamellenstoren) Seite 10

11 Büro-Ökonomie und Ökologie ÖKOLOGIE Wissenschaft vom Naturhaushalt ÖKONOMIE Wirtschaftlichkeit RECYCLING Wiederverwertung von Abfallstoffen, Rückführung von Abfallstoffen in den Produktionsprozess Seite 11

12 Belastungsquellen Materialverbrauch Energieverbrauch Schadstoffbelastung Lärm Seite 12

13 Umweltschutzmassnahmen Umweltschonende Produktionsverfahren => Energie sparen, Wasser sparen Recycling: Wertvolle Materialien wieder in Produktion einfliessen lassen Umweltfreundliche Materialien verwenden PC-Energiesparmassnahmen Seite 13

14 Arbeits- und Betriebsklima Hat Einfluss auf die Motivation und Leistungsfähigkeit von MA Arbeitszeit Bezahlung Förderung Zusammenarbeit Zufriedenheit mit gestellten Aufgaben Soziale Rahmenbedingungen Seite 14

15 Work-Life-Balance Definition: Verhältnis zw. Arbeit und Privatleben s Erreichbarkeit Arbeiten gleichzeitig erledigen? Pausen Ja und nicht Nein sagen Bewegung/Sport Essen Seite 15

16 Bürokommunikation Projekte Was ist ein Projekt Seite 16

17 Projekt Merkmale eines Projekts Klar definiertes Ziel Anfangs- und Endtermin Einmaligkeit Realistisch, durchführbar Seite 17

18 Projekt - Projektphasen Analyse Ist-Zustand Soll-Zustand Zielformulierung Evaluation Design Umsetzung/Ausführung Test und Dokumentation Einführung Konsolidierung Seite 18

19 Post- und Botendienst Posteingang Arbeiten Grobes Vorsortieren Öffnen und auspacken Kontrolle Stempel Feinsortierung Seite 19

20 Posteingang Übung 11 S. 28 Welche Post darf ich öffnen Welche Post darf ich nicht öffnen Wieso wird eingehende Post gestempelt? Seite 20

21 Postausgang Beilagen anfügen Kontrollieren Falzen und verpacken Sortieren Schliessen Frankieren Registrieren Seite 21

22 Aufbewahrung von Daten Was bedeutet für Sie Datensicherheit? Verhinderung von Datenverlust Verhinderung von Datenverfälschung Korrektheit jederzeit gewährleistet Daten einer Person oder einer Unternehmung vor Zerstörung, unerlaubtem Zugriff, Verfälschung und Diebstahl schützen Seite 22

23 Datensicherheit Wie können wir Daten schützen? Passwort Verschlüsselung Sicheres Aufbewahren Datensicherungsmassnahmen (externes Speichern und Lagern) Seite 23

24 Archivierung - Aktenwert Akten ohne Wert Tages- und Augenblickwert Prüfwert Gesetzeswert Archiv-, Dauerwert Seite 24

25 Aktenbedeutung Lebende Akten AE-Arbeit Ruhende Akten Lehrvertrag, Handy-Vertrag Tote Akten Familienbüchlein, Geburtsschein, Heimatschein Seite 25

26 Ordnungsarten Bezugspunkte Adressen Datum Rechnungsnummern Fach Ort Jahr Seite 26

27 Wie ordne ich meine Daten? Alphabethische Ablage Numerisch Strichcode Numerische Blöcke Zehnereinteilung Code Nummern Seite 27

28 Chronologisch alphanumerisch Geographisch Sachlogisch Farben Symbole Seite 28

29 Ablagesysteme Seite 29

30 Standorte Dezentral Rascher Zugriff Weniger Fehlablagen Transportwege kürzer Geheimhaltung besser gewährleistet Zentral Mehrere Abteilungen können zugreifen Seite 30