LEITFADEN FÜR PROZESSBERATER/INNEN. Stand: November 2015

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1 LEITFADEN FÜR PROZESSBERATER/INNEN Stand: November 2015

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 1 1. Förderung von kleinen und mittelständischen Unternehmen Das Programm unternehmenswert:mensch Ziele Was soll erreicht werden? Förderkonditionen für KMU 4 2. Akteure im Programm unternehmenswert:mensch Die Akteure im Überblick Die Programmkoordinierungsstelle Das Bundesverwaltungsamt Die regionalen Erstberatungsstellen Die Prozessberater/innen Der Beratungsprozess im Programm unternehmenswert:mensch Das Erstberatungsgespräch Die Prozessberatung Antrag auf Förderung und Erstattung und Feedback zur Erst- und 22 Prozessberatung 3.4. Ergebnisgespräch - Bilanzierung der Ergebnisse der Prozess- 23 beratung

3 Einleitung Zum Hintergrund dieses Leitfadens Vor Ihnen liegt der Leitfaden für Prozessberater/innen, den Sie für das Förderprogramm unternehmenswert:mensch als von uns autorisierte/re-autorisierte Prozessberater/innen nutzen können. Er bündelt alle relevanten Hintergrundinformationen zum Programm und soll Ihnen Anregungen geben, wie Sie das Programm umsetzen können. Der Leitfaden ist eine Hilfestellung aus der Praxis für die Praxis und greift die Erfahrungen aus der Modellphase des Programms auf. Der Leitfaden besteht aus folgenden Bausteinen: In Kapitel 1 Förderung von kleinen und mittelständischen Unternehmen erfahren Sie, was die Ziele des Programms unternehmenswert:mensch sind, wie es sich inhaltlich mit der Initiative Neue Qualität der Arbeit verzahnt und welche Fördervoraussetzungen für Unternehmen bestehen. In Kapitel 2 Akteure im Programm unternehmenswert:mensch stellen wir Ihnen die Ansprechpartner/innen in der Programmkoordinierungsstelle des BMAS und im Bundesverwaltungsamt vor. Die Adressen Ihrer Ansprechpartner/innen in den regionalen Erstberatungsstellen finden Sie auf der Webseite des Programms unternehmenswert:mensch. Das Kapitel 3 Der Beratungsprozess im Programm unternehmenswert:mensch führt Sie Schritt für Schritt durch die Phasen der Beratungs- und Unterstützungsprozesse und erläutert Ihnen die wichtigsten Aspekte der Erstberatung, der Prozessberatung sowie des Ergebnisgesprächs. Zudem werden die wichtigsten Formulare dargestellt, die Sie im Rahmen der Prozessberatung ausfüllen müssen. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden und die darin zur Verfügung gestellten Informationen und Materialien Sie bestmöglich bei der Durchführung der Prozessberatung unterstützen und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Initiierung und Umsetzung von Veränderungsprozessen in den von Ihnen beratenden Unternehmen. Ihre Programmkoordinierungsstelle Dr. Gabriele Feulner, Anne-Luise Kitzerow-Manthey, Doreen Molnár 1

4 1. Förderung von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) 1.1. Das Programm unternehmenswert:mensch Zur Sicherung ihrer Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit stehen Unternehmen zunehmend im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter/innen. Durch den demografischen Wandel verschärft sich dieser Wettbewerb weiter. Dabei stehen die Unternehmen nicht nur vor der Herausforderung, Bewerber/innen auf das Unternehmen aufmerksam zu machen und für das Unternehmen zu gewinnen. Ebenso bedeutsam ist es, die Fluktuation qualifizierter Mitarbeiter/innen gering zu halten sowie ihre Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit zu erhalten und zu verbessern. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen dabei vor besonderen Herausforderungen. Vor dem Hintergrund der bedeutsamen Rolle, die KMU in der deutschen Volkswirtschaft einnehmen, wurden auf Bundes- wie auch auf Landesebene verschiedene Förderstrukturen geschaffen, die KMU dabei unterstützen sollen, auf die aktuellen Veränderungen in der Arbeitswelt aktiv zu reagieren und diese zu gestalten. Ein wichtiges Instrumentarium der KMU-Förderung ist die Beratungsförderung. Verschiedene Förderprogramme zielen darauf ab, mittels eines Zuschusses zu den Beratungskosten einen Anreiz für Unternehmen zu schaffen, externe Beratung in Anspruch zu nehmen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) initiierte 2012 im Rahmen der Fachkräfte-Offensive das ESF-Modellprogramm unternehmenswert:mensch (uwm). Durch das Programm sollen KMU mittels professioneller Beratung auf das Thema der Fachkräftesicherung aufmerksam gemacht, Handlungsbedarfe geprüft und Interventionsmöglichkeiten aufgezeigt werden. In der Modellphase des Programms wurden zwischen Oktober 2012 und März 2015 bundesweit bereits knapp KMU mit insgesamt ca Beschäftigten erreicht darunter viele Kleinstunternehmen. Auf unserer Webseite zum Programm können Sie sich über Erfahrungen aus der Modellphase sowie über konkrete Praxisbeispiele informieren. Nach erfolgreicher Modellprojektphase wird das Programm unternehmens- Wert:Mensch von August 2015 bis Juli 2018 bundesweit fortgeführt. Der Förderzeitraum ist zunächst auf 3 Jahre befristet. Mit der Neuauflage unterstützt das bundesweite Förderprogramm als Ergänzung zu bestehenden Landesinitiativen Unternehmen und ihre Beschäftigten bei der Gestaltung einer mitarbeiterorientierten, alternsgerechten und zukunftsfähigen Personalpolitik. Das Förderprogramm unternehmenswert:mensch wird finanziert aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). 2

5 Die Initiative Neue Qualität der Arbeit als inhaltlicher Anker für unternehmenswert:mensch Inhaltliche Basis des Programms unternehmenswert:mensch ist ein im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit entwickelter Handlungsansatz, der in vier zentralen, für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen bedeutsamen personalpolitischen Handlungsfeldern nachhaltige Veränderungsprozesse der Personal- und Organisationsentwicklung anstößt: eine moderne Personalführung, die Gewährleistung von Chancengleichheit und Vielfalt in der Belegschaft, die Förderung der psychischen und physischen Gesundheit der Beschäftigten sowie den kontinuierlichen Aufbau und Transfer von Wissen und Kompetenz im Unternehmen. Abb.: Handlungsfelder im Programm unternehmenswert:mensch In diesen vier Handlungsfeldern unterstützt auch das Programm unternehmens- Wert:Mensch KMU dabei, eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur mit attraktiven Arbeitsbedingungen zu schaffen. Weitere Informationen zur Initiative Neue Qualität der Arbeit und zu den Unterstützungsangeboten finden Sie unter Ziele Was soll erreicht werden? Das Programm unternehmenswert:mensch hat zum Ziel, insbesondere KMU bei der Gestaltung einer mitarbeiterorientierten und zukunftsgerechten Personalpolitik unter Einbeziehung ihrer Beschäftigten zu unterstützen. Damit soll eine Unternehmenskultur etabliert werden, die zur motivierenden, leistungsförderlichen und alternsgerechten Gestaltung der Arbeits- und Produktionsbedingungen wie auch zur Fachkräftesicherung beiträgt. unternehmenswert:mensch ist als beteiligungsorientierter Beratungsprozess angelegt, der den Menschen als Ausgangspunkt für nachhaltige betriebliche Veränderungsprozesse in den Mittelpunkt stellt. In die Beratungsprozesse sind deshalb explizit sowohl die Unternehmensleitungen und Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden einzubeziehen. Hierdurch wird eine höhere Akzeptanz in der Belegschaft gefördert und damit eine nachhaltigere Wirkung der Maßnahmen sichergestellt. 3

6 Konkret soll das Programm:! Unternehmen dabei unterstützen, den personalpolitischen Handlungsbedarf zusammen mit ihren Beschäftigten aufzudecken und betriebliche Veränderungsprozesse anzustoßen,! Unternehmen mithilfe der Erst- und Prozessberatung dazu befähigen, Ziele und Maßnahmen festzulegen sowie maßgeschneiderte Lösungen und Konzepte zur Sicherung der Umsetzung und Nachhaltigkeit zu entwickeln,! den Blick in den Betrieben für den nachhaltigen Ansatz einer mitarbeiterorientierten Personalpolitik weiten, der die Beschäftigten konsequent mit einbezieht, und damit! Unternehmen dazu befähigen, zukünftig auf die vielfältigen betrieblichen Herausforderungen, die die Veränderungen der Arbeits- und Produktionswelt sowie der demografische Wandel mit sich bringen, auch eigenständig angemessen zu reagieren Förderkonditionen für kleine und mittelständische Unternehmen Wer wird gefördert? Um als Unternehmen im Rahmen des Programms unternehmenswert:mensch eine Förderung zu erhalten, müssen eine Reihe von Fördervoraussetzungen erfüllt sein, die im Rahmen des Erstberatungsgesprächs geprüft werden. Antragsberechtigt sind generell rechtlich selbständige Unternehmen, Angehörige der Freien Berufe und gemeinnützige Unternehmen. Die konkreten Fördervoraussetzungen können Sie der Förderrichtlinie unternehmenswert:mensch entnehmen, die Sie auf der uwm-webseite unter finden. Was wird gefördert? Das Programm unternehmenswert:mensch sieht einen dreistufigen, beteiligungsorientierten Beratungsprozess vor: Erstberatung, Prozessberatung, Ergebnisgespräch. Dieser Beratungsprozess orientiert sich gezielt am Bedarf der teilnehmenden Betriebe. 1. Erstberatung Alle Unternehmen können eine kostenlose Erstberatung in Anspruch nehmen. Im Rahmen dieser neutralen und bundesweit einheitlichen Erstberatung wird die Förderfähigkeit der Unternehmen anhand der Förderkriterien geklärt und der konkrete betriebliche Veränderungsbedarf entlang der vier personalpolitischen Handlungsfelder des Programms festgestellt. Je nach Bedarf kann die EBS entweder einen Beratungsscheck für die Prozessberatung im Rahmen des Programms unternehmenswert:mensch ausstellen oder auf andere regionale Angebote verweisen. 4

7 2. Prozessberatung Um eine geförderte Prozessberatung in Anspruch nehmen zu können, benötigen die Unternehmen einen Beratungsscheck, den sie nach einer Erstberatung in ihrer regionalen Erstberatungsstelle erhalten. Voraussetzung hierfür: Die Unternehmen erfüllen die Fördervoraussetzungen und die Erstberatungsstelle ermittelt einen förderfähigen Handlungsbedarf, der sich im Rahmen des Programms unternehmenswert:mensch realisieren lässt. Gefördert wird eine beteiligungs- und prozessorientierte Beratung. Die Prozessberatung erfolgt direkt vor Ort im Betrieb durch für das Programm autorisierte bzw. re-autorisierte Prozessberater/innen sowie unter Beteiligung der betrieblichen Interessenvertretung (falls vorhanden) und der Beschäftigten. Sie orientiert sich an dem in der Erstberatung identifizierten Veränderungsbedarf und den Handlungsempfehlungen in einem oder mehreren Handlungsfeldern des Programms. Für einen Beratungstag wird entsprechend der Förderrichtlinie ein Höchstsatz in Form einer Pauschale in Höhe von Euro netto festgelegt. Mit dieser Pauschale sind alle Beratungsleistungen (auch Vor- und Nachbereitungs- sowie Fahrzeiten, telefonische Beratungen) abgedeckt. Alle Nebenkosten (Fahrtkosten, Übernachtung, Verbrauchsmaterial etc.) sind nicht zuwendungsfähig. Werden von Ihnen weitere Kosten, die über diese Beraterpauschale von Euro netto hinausgehen, dem Unternehmen in Rechnung gestellt, so handeln Sie nicht im Sinne des Programms. Dieses Vorgehen ist von uns nicht erwünscht. Eine förderfähige Prozessberatung beinhaltet folgende Schritte:! Analyse der Stärken und Schwächen des Unternehmens hinsichtlich der im Rahmen der Erstberatung identifizierten Handlungsfelder,! Entwicklung von Handlungszielen und Maßnahmen mit dem Ergebnis eines verbindlichen betrieblichen Handlungsplans, der die Verankerung einer nachhaltigen Personalstrategie im Unternehmen unterstützt,! Initiierung des Veränderungsprozesses und Entwicklung eines Konzepts zur Begleitung und Nachhaltung dieser Maßnahmen mit dem Ziel, entsprechende betriebliche Routinen zu erarbeiten und ggf. die Akteure in den ersten Umsetzungsschritten zu begleiten. Eine Beratung, die nur Einzelmaßnahmen wie Führungskräftetraining, Weiterbildung oder Coaching beinhaltet, ohne in die Prozessberatung eingebettet zu sein, ist nicht förderfähig. Einzelmaßnahmen dürfen einen Anteil von 40 % nicht übersteigen. Nicht förderfähig sind zudem Beratungen, die auf einen Personalabbau hinzielen, die Konkursabwehr- und Beschäftigtentransferberatung beinhalten, die ausschließlich Zertifizierungs- oder QM-Maßnahmen (z. B. nach ISO 9000 ff.) beinhalten, deren Zweck auf den Vertrieb von bestimmten Waren, Dienstleistungen oder weiteren Beratungen gerichtet ist, die überwiegend Rechts- und Versicherungsfragen, steuerberatende Tätigkeiten, gutachterliche Stellungnahmen oder sonstige Umsatz steigernde Maßnahmen einschließlich des entsprechenden Mar- 5

8 ketings zum Inhalt haben. Weitere Hinweise, welche konkreten Beratungsleistungen gefördert werden und welche nicht förderfähig sind, finden Sie in der oben benannten Förderrichtlinie unternehmenswert:mensch unter 4.1. Die Prozessberatung ist nur dann förderfähig, wenn der/die Prozessberater/in auch in dem zu beratenden Handlungsfeld autorisiert ist. Die Prozessberatung darf nicht durch Unternehmensangehörige oder durch ein mit dem Unternehmen mehrheitlich unmittelbar oder mittelbar verbundenes Beratungsunternehmen durchgeführt werden. 3. Ergebnisgespräch Das Ergebnisgespräch ist ein Angebot der Erstberatungsstellen, gemeinsam mit dem Unternehmen die umgesetzten Maßnahmen und Ergebnisse der Prozessberatung zu bilanzieren und im Falle des Bedarfs an weiterer Beratung und Unterstützung geeignete Handlungsoptionen aufzuzeigen. Sonderregelungen Im Programm unternehmenswert:mensch muss generell ein regionaler Bezug zwischen den Erstberatungsstellen und den Unternehmen bestehen. Das bedeutet, EBS und Unternehmen müssen im gleichen Bundesland liegen, da nach den Vorgaben der EU in den Bundesländern unterschiedliche Fördersätze bestehen. Eine bundeslandübergreifende Beratung ist leider nicht möglich. Zu beachten ist die Ausnahme für die Regionen Leipzig und Lüneburg, dort dürfen die EBS nur Unternehmen aus derselben Region beraten. Zudem gilt für die Erstberatungsstelle der Metropolregion Rhein-Neckar GmbH: Sitz und Arbeitsstätte des Unternehmens befinden sich in Deutschland und liegen in Baden-Württemberg oder in der Metropolregion Rhein-Neckar. Eine weitere Sonderreglung: In Brandenburg, Baden-Württemberg, Nordrhein- Westfalen und Sachsen-Anhalt werden nur Unternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten über das Programm uwm gefördert, Unternehmen mit 10 und mehr Beschäftigten können entsprechende Landesprogramme nutzen. Förderumfang Bis zu welcher Höhe wird gefördert? Gefördert wird eine Prozessberatung zwischen 1 und maximal 10 Beratungstagen, abhängig davon, was im Beratungsscheck festgesetzt ist. Sie kann bis zu EUR netto pro Tag kosten. Die Förderquote beträgt für Unternehmen mit 10 bis 249 Beschäftigten 50 %, für Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten 80 %, sofern Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme nicht höher sind als 2 Mio. Euro. 6

9 Hinweise: Bei der Berechnung der Anzahl der Beschäftigten bleiben Auszubildende und geringfügig Beschäftigte, sogenannte Minijobber, unberücksichtigt, Teilzeitkräfte sind anteilig hinzuzurechnen. Zum Stichtag: Für den Nachweis der Anzahl der Beschäftigten ist hier gemäß Programmrichtlinie das letzte Geschäftsjahr vor Beginn der Erstberatung anzusetzen. Als Geschäftsjahr gilt der Endpunkt des letzten Geschäftsjahres vor der Erstberatung (bei Erstberatung in 2015 = , falls Geschäftsjahr = Kalenderjahr). Vom Unternehmen sind als Eigenanteil 50 % bzw. 20 % der Honorarpauschale aufzubringen. Haben Unternehmen bereits eine Beratung im Rahmen des Programms Unternehmerisches Know-How des BMWi in den letzten zwei Jahren in Anspruch genommen, werden diese bei unternehmenswert:mensch angerechnet, sodass beispielsweise bei einer maximal fünftägigen Basisberatung nur noch maximal 5 Tage über unternehmenswert:mensch in Anspruch genommen werden könnten. Ein Beratungstag umfasst acht Stunden. Die Aufteilung eines Beratungstages ist zulässig, abrechnungsfähig sind jedoch nur ganze Beratungstage. Beratungen, die von mehreren Beratern zeitgleich mit gleichem Personenkreis durchgeführt werden, zählen als eine Beratung. Förderfristen Welche Stichtage sind zu berücksichtigen? Von der Erstberatung (Beginn mit Übergabe des Beratungsschecks) bis zur abgeschlossenen Prozessberatung können bis zu neun Monate vergehen. Innerhalb dieser neun Monate müssen alle mit der EBS vereinbarten (im Beratungsscheck ausgewiesenen) Beratungstage in Anspruch genommen und tatsächlich auch durchgeführt worden sein. Die Unternehmen sind aufgefordert, die regionale EBS zu informieren, sobald mit der Prozessberatung begonnen wurde. Der EBS ist dazu ein Tagesprotokoll für den ersten Beratungstag, das von allen Beteiligten an diesem Tag unterschrieben wird, zuzusenden. Nachfolgend sind der EBS auch alle weiteren Tagesprotokolle zuzusenden (per oder Post). Nach Abschluss der Prozessberatung müssen der EBS alle Tagesprotokolle vorliegen - von den jeweiligen Beteiligten unterschrieben. Zudem ist innerhalb eines Monats nach Abschluss der Prozessberatung von den Unternehmen ein Antrag auf Förderung zu stellen und gleichzeitig der Verwendungsnachweis beim BVA einzureichen, mit dem sie die entstandenen Kosten und das Ergebnis der Prozessberatung nachweisen. Der Zeitraum für die Antragstellung ist auf einen Monat begrenzt, sofern die neun Monate für die Prozessberatung ausgeschöpft wurden. Wenn die Prozessberatung früher abgeschlossen wurde, können Antrag und Verwendungsnachweis auch früher eingereicht werden, damit verlängert sich auch der Bearbeitungszeitraum für die Antragstellung. 7

10 Ca. drei bis sechs Monate nach Abschluss der Prozessberatung können die Unternehmen gemeinsam mit ihrer Erstberatungsstelle ein Ergebnisgespräch zur Bilanzierung der umgesetzten Maßnahmen und Ergebnisse der Prozessberatung durchführen:! Wurden bis zu vier Beratungstage im Beratungsscheck festgesetzt, kann das Ergebnisgespräch bereits drei Monate nach Ende der Prozessberatung erfolgen.! Wurden fünf und mehr Beratungstage im Beratungsscheck festgesetzt, wird das Ergebnisgespräch frühestens sechs Monate nach Ende der Prozessberatung geführt. 2. Akteure im Programm unternehmenswert:mensch 2.1. Die Akteure im Überblick Eine Übersicht über die Akteure und ihre Aufgaben zeigt die folgende Abbildung (Quelle: Darstellung Rambøll Management Consulting): 2.2. Die Programmkoordinierungsstelle Das Referat Ic1 Zukunftsgerechte Gestaltung der Arbeitswelt und Arbeitskräftesicherung im Bundesministerium für Arbeit und Soziales fungiert als Programmkoordinierungsstelle (PKS) des Programms unternehmenswert:mensch und begleitet in dieser Funktion die Umsetzung des Programms. In ihrer steuernden Funktion übernimmt die PKS die Verantwortung, einheitliche Qualitätsstandards bei der Erst- sowie Prozessberatung sicherzustellen. Dazu ist sie für den Aufbau, die Pflege und Qualifikation der Erstberater/innen zuständig und begleitet die regionalen Erstberatungsstellen in fachlichen Fragen. Ebenso unterstützt sie koordinierend beim Aufbau und der Pflege des Prozessberaterpools. 8

11 Ansprechpartnerinnen in der PKS sind: Dr. Gabriele Feulner Tel Doreen Molnár Tel Anne-Luise Kitzerow-Manthey Tel Das Bundesverwaltungsamt Mit der finanzadministrativen Umsetzung des Programms unternehmens- Wert:Mensch hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales das Bundesverwaltungsamt (BVA) beauftragt. Im Rahmen dieser Tätigkeit ist das BVA für die fördertechnische Umsetzung des Programms verantwortlich, d. h. für die Bewilligung und Auszahlung der Förderung sowie Verwaltung der Fördergelder. Dabei unterstützt das BVA alle Antragsteller bei allen Fragen rund um Zuwendung und Fördermittelabrechnung, d. h. sowohl die regionalen Erstberatungsstellen als auch die Unternehmen, die eine Prozessberatung in Anspruch nehmen. Hinweis: Für die Bereitstellung der Mittel ist das BMAS verantwortlich. Direkte Ansprechpartner/innen sind: Simon Kandziora Tel Simon.Kandziora.@bva.bund.de Christoph Cramer Tel Christoph.Cramer@bva.bund.de 2.4. Die regionalen Erstberatungsstellen (EBS) Dreh- und Angelpunkt der Programmumsetzung sind die regionalen EBS. In insgesamt 102 regionalen EBS finden Unternehmen fachlich kompetente Lotsen, die sie im gesamten Beratungsprozess begleiten. Sie helfen den Unternehmen nicht nur, den Blick für den eigenen Beratungsbedarf zu schärfen, sie sind zentralen Ansprechpartner für die Unternehmen: sie beantworten alle Fragen rund um die Förderung und unterstützen sie von der Antragstellung bis hin zur fördertechnischen Abwicklung. Die für Unternehmen passende Erstberatungsstelle und die Kontaktdaten sind auf der Webseite des Programms unternehmenswert:mensch: zu finden. 9

12 2.5. Die Prozessberater/innen Für die inhaltliche Umsetzung des Programms sind Sie als für das Programm unternehmenswert:mensch autorisierte bzw. re-autorisierte Prozessberater/innen zuständig. Wichtig ist, dass Sie nur in den Handlungsfeldern eine Prozessberatung durchführen können, für die Sie autorisiert sind. Eine Erweiterung der Autorisierung um ein zusätzliches Handlungsfeld ist nach dem Autorisierungsverfahren für die gesamte Laufzeit des Programms nicht möglich. Die Unternehmen können aus einem Beraterpool auf der Webseite des Programms je nach Region und Handlungsfeld einen geeigneten Prozessberater/in auswählen: Die EBS dürfen keine Prozessberater/innen empfehlen oder vermitteln, auch nicht auf eine dritte Instanz verweisen, die die Vermittlung/Auswahl von Prozessberatern/innen übernimmt. Sie als Prozessberater/in können auch außerhalb der im Bewerbungsverfahren angegebenen Bundesländer tätig sein. Die regionale Zuordnung im Beraterpool dient lediglich als Orientierung für Unternehmen, die eine/n geeignete/n Berater/in suchen. Erhalt der Autorisierung/Re-Autorisierung Die Teilnahme an einer Informationsveranstaltung ist Voraussetzung für die Autorisierung der Prozessberater/innen und damit für die Beratungstätigkeit im Programm. Nach Teilnahme an einer Informationsveranstaltung zum Programm ist die Autorisierung bis Ende 2016 gültig. Re-autorisierte Prozessberater/innen brauchen an der Informationsveranstaltung nicht teilnehmen. Die Autorisierung/Re-Autorisierung ist nicht übertragbar und gilt immer für Einzelpersonen, nicht für Unternehmen. Das BVA behält sich vor, die eingereichten Nachweise und die Selbsterklärungen stichprobenartig zu prüfen. Zum Erhalt der Autorisierung/Re-Autorisierung ist ab 2016 die jährliche Teilnahme an zwei Veranstaltungen - Erfahrungsaustausch zwischen Prozessberatern/innen sowie einer Veranstaltung der Initiative Neue Qualität der Arbeit - notwendig: Der Erfahrungsaustausch zwischen Prozessberatern/innen wird im Rahmen des Programms jeweils regional durch die regionale EBS angeboten und durchgeführt. Sie werden über Ihre EBS über diese Veranstaltungen rechtzeitig informiert und eingeladen. Veranstaltungen der Initiative Neue Qualität der Arbeit werden über die Initiative, ggf. in Kooperation mit den offiziellen Netzwerken oder Partnern der Initiative angeboten. In einer Terminübersicht 10

13 ( finden Sie Veranstaltungen in Ihrer Nähe und im übrigen Bundesgebiet. Als Filter stehen Ihnen eine Umkreissuche, eine Themenauswahl und eine Zeitraumangabe zur Verfügung. Ausgewählte Veranstaltungen werden auch über den Newsletter der Initiative bekanntgegeben. Hier sind Sie gefordert, ein für Sie passendes Angebot auszuwählen, sich entsprechend anzumelden und auch für eine Teilnahmebescheinigung zu sorgen. Diese schicken Sie dann an Ihre zuständige EBS. Die entsprechenden Nachweise (Teilnahmebestätigung) sind ab 2016 der zuständigen EBS zuzusenden. Erfolgt dies nicht, wird die Autorisierung ab 2017 entzogen, d.h. dann dürfen keine Prozessberatungen mehr durchgeführt werden. Werden die fehlenden Nachweise nachträglich erbracht, wird die Autorisierung wieder aktiviert. Dies gilt analog für die folgenden Jahre. 3. Der Beratungsprozess im Programm unternehmens- Wert:Mensch Das Programm unternehmenswert:mensch sieht einen dreistufigen, beteiligungsorientierten Beratungsprozess vor, der sich gezielt an Ihrem Bedarf orientiert: Abb.: Der Beratungsprozess im Überblick Erstberatung Prozessberatung Ergebnisgespräch Zentrale Anlaufstelle für die Unternehmen sind die Erstberatungsstellen (EBS). Sie führen mit den Unternehmen die Erstberatung und das Ergebnisgespräch durch, begleiten sie bei der Antragstellung und Abrechnung und fungieren als Lotsen für andere regionale Angebote, die für KMU interessant sein könnten Das Erstberatungsgespräch Das Erstberatungsgespräch ist ein Kernelement des Programms unternehmens- Wert:Mensch. Hier wird überprüft, ob die Fördervoraussetzungen erfüllt sind, ob Handlungsbedarf in einem oder mehreren der vier Handlungsfelder des Programms besteht und ob die Prozessberatung im Rahmen des Programms das richtige Instrument zur Lösung der betrieblichen Herausforderungen darstellt. Die EBS empfiehlt den Unternehmen die bestmögliche Unterstützung für ihre jeweilige Situation. Dabei können explizit auch andere Unterstützungsmöglichkeiten empfohlen werden, wie beispielsweise landesspezifische Förderprogramme, Unterstützungsleistungen der Kranken- und Unfallkassen oder auch regionalspezifische Unterstützungsangebote. 11

14 Die Klärung der Fördervoraussetzungen erfolgt gemeinsam mit den Unternehmen im Rahmen des Erstberatungsgesprächs entlang der Kriterien der Förderrichtlinie unternehmenswert:mensch ( Um den konkreten Handlungsbedarf im Unternehmen in Bezug auf die vier Handlungsfelder des Programms systematisch zu erfassen, wird gemeinsam mit dem Unternehmen im Rahmen einer Analyse ein sogenanntes individuelles uwm- Handlungsradar erstellt. Es gibt Auskunft, wie hoch der Veränderungsbedarf in den einzelnen Handlungsfeldern einzustufen ist und Hinweise auf erste Handlungsschritte. Abb.: Das uwm-handlungsradar: Die Erstberater/in prüft mit dem Unternehmen gemeinsam, wie gut es in allen vier Handlungsfeldern des Programms aufgestellt ist. Die Analyse mündet darin, eine Handlungsempfehlung zu erstellen, die die Themenfelder, in denen eine Prozessberatung zunächst ansetzen soll, aufzeigt, ebenso Vorgehensweise und Ziele. Die Handlungsempfehlung ist somit Richtschnur für die nachfolgende Prozessberatung und benennt bereits die wichtigsten Handlungsfelder und Ziele, die das Unternehmen mit ihrem/r Prozessberater/in bearbeiten bzw. erreichen sollte. Wird in der Prozessberatung davon abgewichen, muss das nachvollziehbar im Tagesprotokoll begründet werden. Schließlich ist anhand des konkreten Handlungsbedarfs die Anzahl der voraussichtlich benötigten Beratungstage festzulegen. Da das Unternehmen die Kosten der Prozessberatung zunächst komplett aus Eigenmitteln begleichen muss, werden bei der Festlegung der Beratungstage die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens berücksichtigt. Sind die Fördervoraussetzungen gegeben und wird ein Handlungsbedarf festgestellt, für den sich das Programm unternehmenswert:mensch im Vergleich mit 12

15 allen anderen Alternativen am besten eignet, stellt der/die Erstberater/in dem Unternehmen einen Beratungsscheck für das Programm aus. Damit kann die Prozessberatung sofort beginnen (vorzeitiger Maßnahmenbeginn). Obgleich der Beratungscheck als vorzeitiger Maßnahmenbeginn (VZM) gilt, begründet die Zulassung weder dem Grunde noch der Höhe nach einen Rechtsanspruch auf eine Gewährung der Förderung. Der Beratungsscheck stellt somit keine verbindliche Förderzusage dar, wird aber auch nur dann von den EBS vergeben, wenn die Unternehmen im Rahmen des Erstberatungsgesprächs die Checklisten zur Prüfung der Fördervoraussetzungen und der Ausschlussgründe entsprechend ausgefüllt und unterschrieben haben. Von einer Erstattung ist auszugehen, sofern die Förderfähigkeit gegeben ist, die Prozessberatung ordnungsgemäß durchgeführt wurde und dem BVA alle erforderlichen Nachweise bei Antragstellung auf Förderung vorliegen. Das BVA ist für die Bewilligung der Förderung zuständig, prüft die eingereichten Unterlagen und veranlasst die Auszahlung. Das Ergebnis eines jeden Erstberatungsgesprächs wird von dem/der Erstberater/in in einem elektronischen Beratungsprotokoll dokumentiert. Darin wird auch vermerkt, ob ein Beratungsscheck ausgegeben wurde und wie hoch die Zahl der empfohlenen Beratungstage sowie die maximale Förderhöhe (= empfohlene Beratungstage x Euro Netto maximaler Tagessatz) ist. Die Unternehmen erhalten zum Ende des Erstberatungsgesprächs folgende Unterlagen für die Prozessberatung: Ausdruck des Beratungsprotokolls, Ausdruck der Handlungsempfehlung inklusive des uwm-handlungsradars, Beratungsscheck. Der/die Erstberater/in weist die Unternehmen noch auf die notwendigen Schritte der Antragstellung auf Förderung und Erstattung nach Abschluss der Prozessberatung hin. Denn: Ein Beratungsscheck stellt noch keine Bewilligung der Förderung dar. Er ist aber ein zwingender Bestandteil jedes Fördermittelantrags, den die Unternehmen zur Förderung der Prozessberatung an das Bundesverwaltungsamt stellen. Damit die Unternehmen mit der Prozessberatung beginnen können, werden sie von ihrem/r Erstberater/in noch auf den Prozessberaterpool hingewiesen. Wichtig ist, dass die Erstberatungsstelle keine Prozessberater/innen direkt empfehlen oder vermitteln und auch auf keine Zwischeninstanz verweisen darf, die dann eine Auswahl oder Vermittlung der Prozessberater/innen vornimmt. Stellt sich im Erstberatungsgespräch heraus, dass das Unternehmen die Fördervoraussetzungen nicht erfüllt, ist gemeinsam mit dem Unternehmen zu klären, welche anderen Förderprogramme auf Bundes- oder Landesebene in Anspruch genommen werden können. Gleichzeitig werden Informationen über niedrigschwellige Handlungshilfen gegeben, die über die Initiative Neue Qualität der Arbeit angeboten werden, wie beispielsweise der INQA-Unternehmenscheck Guter Mittelstand. 13

16 3.2. Die Prozessberatung Nach der Erstberatung haben die Unternehmen für die Prozessberatung neun Monate Zeit. Dafür stehen ihnen die von uns autorisierten/re-autorisierten Prozessberater/innen als kompetente und erfahrene Experten/innen zur Seite. Die Gesamtzahl der Beratungstage, die im Beratungsscheck festgelegt ist, kann dem Beratungsbedarf angepasst und flexibel an die Beratungsinhalte und betrieblichen Rahmenbedingungen über einen längeren Zeitraum aufgeteilt werden, um den besonderen Bedürfnissen der kleinen und mittleren Unternehmen zu entsprechen. Ein Beratungstag umfasst acht Stunden. Die Aufteilung eines Beratungstages ist zulässig, abrechnungsfähig sind jedoch nur ganze Beratungstage. Beratungen, die von mehreren Beratern zeitgleich mit gleichem Personenkreis durchgeführt werden, zählen als eine Beratung. Prozessberaterpool Der Prozessberaterpool von unternehmenswert:mensch führt alle autorisierten/re-autorisierten Prozessberater/innen mit den Kontaktdaten. Auf unserer Webseite können Unternehmen gezielt nach passenden Beratern/innen in ihrer Region oder zu ihren Themen suchen. Zur Öffentlichkeitsarbeit Für Ihren Auftritt in der Öffentlichkeit stehen Ihnen Ihr Zertifikat und das Logo autorisierte/r Prozessberater/in, der Flyer zum Programm unternehmens- Wert:Mensch sowie ein Foliensatz für KMU zur Verfügung. Weitere Logos (EU, ESF, BMAS, unternehmenswert:mensch, INQA etc) sowie Fotos aus dem Flyer oder der uwm-webseite dürfen Ihrerseits nicht verwendet werden. Zudem ist es nicht zulässig, die Flyer oder den Foliensatz zu verändern und mit eigenen Inhalten zu ergänzen. Wann ist die Prozessberatung förderfähig? Gefördert wird eine beteiligungs- und prozessorientierte Beratung. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Kapitel 1.3. sowie in der Förderrichtlinie unternehmens- Wert:Mensch unter 4.1., die auf der uwm-webseite unter eingestellt ist. Exkurs: Was heißt Beteiligungsorientierung? Folgende Aspekte sind für die Einbindung der Beschäftigten im Rahmen der Prozessberatung von Bedeutung: Breit aufgestellte Analyse: Die Analysen der Situation im Unternehmen werden nicht allein mit Führungskräften durchgeführt, sondern unter Beteiligung der relevanten Beschäftigtengruppen. Die Erfahrungen und 14

17 Kenntnisse der Mitarbeiter/innen liefern praxisrelevante und betriebsbezogene Informationen zu Prozessen, Strukturen und Arbeitsbedingungen. Aktiver Part: Die Einbindung der Beschäftigten sollte über die Rolle als Inputgeber in der Analysephase hinausgehen. Sie sollen sich aktiv mit ihren Kompetenzen in die Erarbeitung von konkreten Lösungen einbringen können. Eine gestaltende Rolle der Beschäftigten erhöht die Akzeptanz der Lösungen und verbessert die Wirksamkeit.! Instrumente: Kick-off-Workshops, Betriebsversammlungen zu Beginn oder Gruppengespräche und Qualitätszirkel mit den Beschäftigten im Rahmen des Veränderungsprozesses. Was ist zu dokumentieren? Sie als Prozessberater/innen unterstützen die Unternehmen darin, die geplanten Maßnahmen umzusetzen. Sie sind auch für die Dokumentation der Beratungen verantwortlich, die über folgende Dokumente erfolgt: Übersichtsliste der Beratungstage, Tagesprotokolle der Prozessberatung und Anlage (von allen Beteiligten unterschriebene Teilnehmerlisten), Betrieblicher Handlungsplan. Sie als Prozessberater/in füllen für jeden Beratungstag das Tagesprotokoll auf einem separaten Blatt aus und legen es dem Unternehmen innerhalb einer Woche vor. Das Tagesprotokoll wird von allen am Beratungstag Beteiligten unterschrieben. Die Unternehmen sind aufgefordert, die regionale EBS zu informieren, sobald mit der Prozessberatung begonnen wurde. Der EBS ist dazu das Tagesprotokoll für den ersten Beratungstag aber auch alle weiteren Tagesprotokolle zuzusenden (per E- Mail oder Post). Der verbindliche betriebliche Handlungsplan als Ergebnisdokumentation der Prozessberatung legt Maßnahmen fest, ebenso die nächsten Schritte über die Beratungsphase hinaus, um den Unternehmen eine eigenständige Weiterverfolgung des Veränderungsprozesses zu ermöglichen. Idealerweise sind neben Zielen und Aufgaben auch Zuständigkeiten, Zeitangaben und erreichte oder angestrebte Ergebnisse enthalten. Der betriebliche Handlungsplan wird von Ihnen sowie vom Unternehmen unterschrieben. Für die Tagesprotokolle, die Übersichtsliste der Beratertage sowie auch für den betrieblichen Handlungsplan stehen Vorlagen als überschreibbare PDF-Dateien zur Verfügung, die Sie am Ende des Kapitels finden und auf der uwm-webseite unter dem Register Für Prozessberater/innen herunterladen können. Die Vorlagen erhalten die Unternehmen über ihre zuständigen EBS. 15

18 Erfolgsfaktoren einer guten Prozessberatung Erfahrungen aus der Modellphase Aus den Befragungen und Interviews mit den Unternehmen sowie den Beratern/innen im Rahmen der Evaluation der Modellphase des Programms lassen sich die folgenden Erfolgsfaktoren für eine gute Prozessberatung ableiten: Ein guter Prozessberatungsprozess erfordert, dass sich die Geschäftsleitung, aber auch Führungskräfte sowie die Mitarbeiter/innen der Unternehmen ausreichend Zeit für den Beratungsprozess nehmen (z. B. Begleitung des Beratungsprozesses durch eine Betriebsinterne Umsetzungsgruppe, Projektgruppe oder bei kleineren Unternehmen eine Person mit Koordinationsfunktion). Es muss eine gemeinsame Ziel- und Rollenklärung (und bei längeren Beratungsprozessen eine regelmäßige Ziel- und Rollenüberprüfung) zwischen dem Unternehmen und dem/der Prozessberater/in stattfinden. Ein guter Verlauf der Prozessberatung ist häufig davon abhängig, ob sich die Prozessberater/innen flexibel auf die zeitlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des beratenen Unternehmens einlassen. Dies hat insbesondere bei kleineren Unternehmen großen Einfluss auf den Erfolg des Beratungsprozesses. Die Mitarbeitereinbindung darf nicht zum Selbstzweck werden: Eine Mitarbeitereinbindung wird insbesondere bei der Bestandsaufnahme und bei der abschließenden Entscheidung für Handlungsansätze sowie bei der Umsetzung nach dem Ende des Beratungsprozesses als sinnvoll angesehen. Vor einer Einbindung der Mitarbeiter/innen müssen strategische Vorentscheidungen durch die Geschäftsleitung getroffen und kommuniziert werden und ggf. Arbeit mit der Führungsebene geleistet werden, damit diese bereit ist, ihre Mitarbeiter/innen auch einzubinden. Die Beratung muss ergebnisoffen durchgeführt werden. Also: Prozessberatung statt Verkauf der Lieblingslösung des/r Beraters/in. Wichtig ist außerdem ein konstruktiver Umgang der Prozessberater/innen mit den Befindlichkeiten und Eigenheiten der Ansprechpersonen. 16

19 Vorlage Übersichtsliste der Prozessberatungstage 17

20 Vorlage Tagesprotokoll der Prozessberatung 18

21 Anlage zum Tagesprotokoll der Prozessberatung 19

22 Vorlage Betrieblicher Handlungsplan 20

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24 3.3. Antrag auf Förderung und Erstattung und Feedback zur Erst- und Prozessberatung Nach der Prozessberatung können die Unternehmen mit Hilfe ihrer EBS einen Antrag auf Förderung und Erstattung der Prozessberatung über das System Zuwendungsmanagement des Europäischen Sozialfonds (ZUWES) stellen. Der Antrag muss beim BVA innerhalb eines Zeitraums von einem Monat nach Beendigung der Prozessberatung eingehen, sofern die neun Monate für die Prozessberatung ausgeschöpft wurden. Wenn Unternehmen die Prozessberatung früher abgeschlossen haben, können Antrag und Verwendungsnachweis auch früher eingereicht werden, damit verlängert sich auch der Bearbeitungszeitraum für die Antragstellung. Wie wird der Antrag auf Förderung und Erstattung gestellt? Die für die Unternehmen zuständigen EBS begleiten die Unternehmen sofern gewünscht bei der Antragstellung auf Förderung und Erstattung. Dazu gehört: sich im elektronischen Antragssystem in ZUWES zu registrieren (vom BVA gibt es dazu Hinweise, wie Registrierung erfolgt), um zur Antragstellung zu gelangen, sowie den Antrag auf Förderung und Erstattung zu bearbeiten (Fragen entsprechend zu beantworten), den Antrag via ZUWES an das BVA zu übermitteln, den Antrag auszudrucken, zu unterschreiben und mit den Nachweisen zum Antrag (Erstberatungsprotokoll inklusive Handlungsempfehlungen der EBS, Beratungsscheck) sowie weiteren Nachweisen (u. a. Bankbestätigung, Nachweis des zweijährigen Bestehens (z. B. Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Satzungen o. ä.), Erklärung über Nachweis der Beschäftigtenzahlen) an das BVA zu senden. Dem BVA sind zudem als Verwendungsnachweis folgende Unterlagen zur Verfügung zu stellen: die Übersichtsliste der Prozessberatungstage, alle Tagesprotokolle, der betriebliche Handlungsplan sowie die Rechnung(en) des/r Prozessberaters/in (Original), die Zahlungsnachweise (z. B. Original Kontoauszug). Wie bereits erläutert, dokumentiert der Beratungsscheck, dass eine Erstberatung stattgefunden hat, alle Fördervoraussetzungen von der Erstberatungsstelle geprüft und die Prozessberatung durch die Erstberater/innen als förderungswürdig eingestuft wurde. Die abschließende Prüfung behält sich das BVA als zuständige Bewilligungsbehörde vor. Das BVA prüft alle eingereichten Unterlagen und veranlasst die Auszahlung. Ein Merkblatt zur Antragstellung auf Förderung und Erstattung der Prozessberatung wird das BVA den EBS und den Unternehmen zur Verfügung stellen. 22

25 Hinweise zur Erstattung Die Förderung der Beratungsleistung folgt dem Erstattungsprinzip. Das bedeutet, die Unternehmen gehen in Vorleistung und müssen die Kosten der Prozessberatung zunächst komplett aus Eigenmitteln begleichen. Der Beratungsscheck an sich stellt, wie bereits ausgeführt, keine verbindliche Förderzusage dar, wird aber auch nur dann vergeben, wenn die Unternehmen im Rahmen des Erstberatungsgesprächs die Checklisten zur Prüfung der Fördervoraussetzungen und der Ausschlussgründe entsprechend ausgefüllt und unterschrieben haben. Nach Abschluss der Prozessberatung haben die Unternehmen innerhalb eines Monats den Antrag auf Förderung inklusive Anlagen und gleichzeitig den Verwendungsnachweis beim BVA einzureichen, mit dem sie die entstandenen Kosten und das Ergebnis der Prozessberatung nachweisen. Das BVA prüft die eingereichten Unterlagen und veranlasst die Auszahlung. Von einer Erstattung ist auszugehen, sofern die Förderfähigkeit gegeben ist, die Prozessberatung ordnungsgemäß durchgeführt wurde und alle erforderlichen Nachweise vorliegen. Die Unternehmen sind Antragsteller und Zuwendungsempfänger. Die Möglichkeit einer Abtretungserklärung besteht nicht. Bitte für 2015 beachten: Aufgrund des Übergangs des elektronischen Antragssystems von ZUWES I nach ZUWES II wird für 2015 frühestens ab dem 4. Quartal eine Abrechnung der Mittel möglich sein. Die Erstattung der Mittel wird voraussichtlich erst ab April 2016 erfolgen. Feedback zur Erst- und Prozessberatung Zur Sicherstellung der Beratungsqualität und der Effektivität der Beratung wird das Programm kontinuierlich evaluiert. So werden die Unternehmen nach Abschluss der Prozessberatung und Antragstellung auf Förderung und Erstattung gebeten, mithilfe eines Fragebogens ein kurzes Feedback zu geben: zur Zufriedenheit mit der Erstberatung, der/dem Prozessberater/in, dem Prozess und dem Programm insgesamt. Ergebnisgespräch 3.4. Ergebnisgespräch - Bilanzierung der Ergebnisse der Prozessberatung Das Ergebnisgespräch ist ein Angebot der Erstberatungsstellen, gemeinsam mit dem Unternehmen die umgesetzten Maßnahmen und Ergebnisse der Prozessberatung zu bilanzieren und im Falle des Bedarfs an weiterer Beratung und Unterstützung geeignete Handlungsoptionen aufzuzeigen. Das Ergebnisgespräch wird ca. drei bis sechs Monate nach Abschluss der Prozessberatung durchgeführt. Die Zeit zwischen Ende der Prozessberatung und Ergebnisgespräch ist dabei abhängig von den in Anspruch genommenen Beratungstagen: Wurden bis zu vier Beratungstage im Beratungsscheck festgesetzt, kann das Ergebnisgespräch bereits drei Monate nach Ende der Prozessberatung erfolgen. 23

26 Wurden fünf und mehr Beratungstage im Beratungsscheck festgesetzt, wird das Ergebnisgespräch frühestens sechs Monate nach Ende der Prozessberatung geführt. Ziel des Ergebnisgesprächs ist es zu reflektieren, wie die Handlungsempfehlung umgesetzt und ob die damit verbundenen Zielsetzungen erreicht wurden. Das Ergebnisgespräch kann in eine gemeinsame Abstimmung münden, ob ggf. noch Korrekturen vorgenommen werden müssen, d. h. ob bestimmte Maßnahmen zu Nachjustierungen notwendig sind. Damit werden die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen und der Stand der Veränderungen im Unternehmen nachgehalten. Information über weitere Handlungsmöglichkeiten Das Ergebnisgespräch dient auch dazu, im Falle des Bedarfs an weiterer Beratung und Unterstützung geeignete Handlungsoptionen aufzuzeigen. Das können in Frage kommende regionale, lokale oder ggf. landesweite Angebote für KMU sein, z. B. von Land, Kammern, Krankenkassen oder der Bundesagentur für Arbeit. Gleichzeitig wird auch über niedrigschwellige Handlungshilfen informiert, die über die Initiative Neue Qualität der Arbeit angeboten werden, wie beispielsweise der IN- QA-Unternehmenscheck Guter Mittelstand. Diese Angebote sind auch in einer separaten Handreichung Unterstützungsangebote für KMU für die betriebliche Praxis auf der Webseite des Programms unternehmenswert:mensch zu finden. Zudem kann bei Bedarf ein zweiter Beratungsscheck ausgestellt werden, sofern der Umfang an maximalen Beratungstagen und die zur Verfügung stehenden Fördermittel noch nicht ausgeschöpft sind und die Dauer des gesamten Folgeprozesses (Prozessberatung und Ergebnisgespräch) nicht die Laufzeit des Programms (Juli 2018) überschreitet. 24

27 Impressum Herausgeber Programmkoordinierungsstelle unternehmenswert:mensch im Bundesministerium für Arbeit und Soziales Referat Ic1 Zukunftsgerechte Gestaltung der Arbeitswelt und Arbeitskräftesicherung, Berlin Kontakt: Internet: Text Doreen Molnár, uwm-programmkoordinierungsstelle, Bundesministerium für Arbeit und Soziales Redaktion/ Illustrationen ressourcenmangel Berlin GmbH 25