HRworks: Mitarbeiterportal in der Cloud.

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1 HRworks: Mitarbeiterportal in der Cloud.

2 HRworks ist ein einzigartiges und branchenunabhängiges Mitarbeiterportal. 4

3 Sie wollen Kosten senken? Sie wollen Prozesse optimieren? Sie wollen Arbeitszeit effizient nutzen? Dann ist HRworks genau das Richtige für Sie! HRworks ist eine marktführende und innovative Lösung zur Optimierung Ihrer Personalprozesse und verfügt über die folgenden, integrierten Funktionen: Reisekostenabrechnung Abwesenheitsverwaltung Arbeitsmittelverwaltung Elektronische Personalakte Mit HRworks sparen Sie bares Geld. Über 50 % an Zeit und Kosten für die Administration und Abwicklung von Personalprozessen können durch den Einsatz der Cloud Software eingespart werden. HRworks bietet: mehr Eigenverantwortung für Mitarbeiter mehr Übersicht für Führungskräfte mehr Zeit für Personalabteilung und Buchhaltung Sie erhalten eine webbasierte Software, die immer auf dem neusten Stand ist. HRworks garantiert Ihnen Aktualität und ein sicheres Management Ihrer Informationen. Bereits seit 1998 ist das Mitarbeiterportal online. Profitieren auch Sie von dieser langjährigen Erfahrung! Die Leistungen von HRworks erhalten Sie zu einem günstigen Preis und ohne Vertragsbindung. Mehr als Kunden mit über Anwendern vertrauen bereits auf HRworks, die mehrfach ausgezeichnete Software der HRworks GmbH. Wir sind ein stark expandierendes Unternehmen mit einer ständig wachsenden Anzahl an Mitarbeitern. Für die Verwaltung des damit verbundenen stetig steigenden Aufkommens an Reisekosten ist HRworks für uns die ideale Lösung. Insbesondere der minimale Verwaltungsaufwand, die globale Verfügbarkeit und die gute Anbindung an unsere Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung waren ausschlaggebend bei der Entscheidung für HRworks. Tammo Schwebke, Controller bei Tom Tailor 1

4 Diese Vorteile bietet Ihnen HRworks: Browsertechnologie statt Installationsroutinen HRworks wurde für das Internet konzipiert. Der Benutzer benötigt außer einem Internetbrowser keine Software auf seinem Computer. Aufwendige Updates und dezentrale, unterschiedliche Programmversionen gehören mit HRworks der Vergangenheit an. Selbstbedienung statt Öffnungszeiten Selbst ist der Mitarbeiter. Er gibt seine Reisekosten und Abwesenheiten im System ein und führt Adress- und Kontoänderungen in HRworks selbst durch. Zu jeder Zeit, an jedem Ort, unabhängig von den Öffnungszeiten der Personalabteilung und der Buchhaltung. Workflow statt Bürokratie Hat ein Mitarbeiter einen Arbeitsschritt abgeschlossen, werden alle beteiligten Kollegen informiert und einbezogen. Information nimmt dabei in Echtzeit den Weg durch das Unternehmen. Die integrierten Workflows basieren auf hinterlegten Strukturen und sind firmenspezifisch anpassbar. Das Unternehmen profitiert von individuellen, transparenten und optimierten Geschäftsprozessen ohne Redundanzen. Integration statt Insellösung HRworks gliedert sich nahtlos in vorhandene Systemlandschaften ein. Zahlreiche Schnittstellen zu Finanz- und Lohnbuchhaltungssystemen ermöglichen die problemlose Anbindung. Auch die Belege von Kreditkarten können schnell und einfach importiert werden. Abwesenheiten lassen sich zudem zu Outlook- und Googlekalendern sowie zu Personal- und Zeiterfassungssystemen exportieren. 2

5 Miete statt Investitionsrisiko HRworks ist eine bewährte Lösung, die Zehntausende täglich nutzen. Mit dem Mietmodell sparen die Kunden von HRworks direkte IT-Kosten und bleiben flexibel. Sie bezahlen nur die im System angelegten Mitarbeiter. Fixkosten verwandeln sich damit in variable Kosten. Kundenfreundlich sind auch die Verträge: Die Miete ist zum Monatsende kündbar ohne Mindestvertragslaufzeit. Schnelle Einführung statt Großprojekt Die kostengünstige Einführung von HRworks dauert maximal 1,5 Tage. Dank systematisierter Abläufe bereiten erfahrene Consultants die Einführung vor und sorgen für eine schnelle und erfolgreiche Umsetzung. Global statt lokal HRworks ist eine bewährte Lösung, die Zehntausende täglich nutzen. HRworks spricht mit allen Mitarbeitern, denn neben der deutschen Version steht die Oberfläche auch in Englisch zur Verfügung. So finden Mitarbeiter aus aller Welt schnell und leicht durch die Anwendung. Erfahrung statt Experimente Die HRworks GmbH wurde 1996 gegründet, HRworks ist seit 1998 online. Über 15 Jahre Erfahrung stecken in der Software für eine optimale Abbildung von Geschäftsprozessen im Personalbereich. HRworks ist damit die erste betriebswirtschaftliche Software in Deutschland, die komplett auf Browsertechnologie basiert. Als Kunde der HRworks GmbH profitieren Sie von dieser Erfahrung. Wir haben uns für HRworks entschieden und sind nach einem 2-tägigen Starterpaket sofort online gegangen. Alle Mitarbeiter greifen über das Internet auf HRworks zu. Probleme mit der Verteilung der Daten und Updates für unsere Standorte, wie sie bei unserem alten System auftraten, sind mit HRworks kein Thema mehr. Besonders gut gefällt uns, dass die Daten direkt in SAP übertragen werden können. Damit sparen wir richtig viel Zeit. Willi Reitenbach, Finance Department, NEC Die Einführung von HRworks hat die Transparenz des Reisebeantragungs- und Reisekostenabrechnungsprozesses erhöht. Die Durchlaufzeiten haben sich verkürzt, insbesondere durch den einfachen Online-Export der Daten in die Lohn- und Finanzbuchhaltung mit automatischer Kontierung und Kostenrechnungsfunktionalität. Die Ortsungebundenheit bei der Eingabe der Belege sowie der entsprechenden Genehmigungen wird im Hause ebenfalls als großer Vorteil empfunden. Michael Wintermeier, Entgeltabrechnung, Koelnmesse GmbH 3

6 Reisekostenabrechnung HRworks integriert die Beantragung, Genehmigung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen. Der gesamte Geschäftsreiseprozess ist online abgebildet. HRworks kann schnell, einfach und individualisiert an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. HRworks kennt immer alle aktuellen steuerlichen und gesetzlichen Regelungen und Pauschalen. Das System enthält alle gängigen Währungen und wichtigen Umrechnungskurse tagesaktuell. Die aufwendige Recherche nach Kursen und Spesensätzen sowie zeitintensives und fehleranfälliges Umrechnen entfallen. HRworks ist immer up to date. Der Einsatz von Kreditkarten optimiert die Reisekostenabrechnung bezüglich Handhabung und Wirtschaftlichkeit zusätzlich. Zudem werden Barvorschüsse/Vorfinanzierungen überflüssig. HRworks integriert per Knopfdruck die mit Kreditkarten bezahlten Belege und ordnet sie dem entsprechenden Mitarbeiter zu. Dieser kann die Belege einfach und komfortabel per drag and drop in die richtige Reise verschieben. HRworks führt alle Beteiligten durch einen übersichtlichen Prozess: Mitarbeiter: Er bestellt und plant seine Reise eigenständig in einer einfachen Anwendung. Die Reisestelle, beziehungsweise das Reisebüro, vollzieht die Buchung entsprechend der in HRworks hinterlegten Reiserichtlinien. Nach der Reise gibt der Mitarbeiter weitere Informationen wie Belege oder Fahrten ein. Vorgesetzter: Sobald der Mitarbeiter die Erfassung abgeschlossen hat, erhält sein Vorgesetzter eine , die ihn über die Reise informiert. Er kann sie nun online genehmigen. Buchhaltung/Personal: Für die Abrechnung der Reise holt sich die Buchhaltung alle relevanten Daten aus dem System und erzeugt Berichte und Exportdateien, die automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Eine manuelle Verbuchung ist nicht mehr notwendig. Mit HRworks können alle Beteiligten jederzeit die detaillierten Reisekostenabrechnungen im System einsehen. Beispiele für Funktionen: Gesetzliche Pauschalen aller Länder aktuell und rückwirkend Umsetzung und Einhaltung des steuerlichen Reisekostenrechts Kurse für Fremdwährungen tagesaktuell und rückwirkend Integrierte Reisemittelbeschaffung entsprechend Reiserichtlinie mit Ausnahmen und Übertretungen Firmenspezifische Spesensätze, Belegarten, Zahlungsarten Automatische Kontierung Einfacher Import von Kreditkartenumsätzen Umfangreiche Auswertungen, Controlling und Weiterfakturierung Schnittstellen zu zahlreichen Finanzbuchhaltungssystemen wie z. B. SAP oder Datev Lohnsteuerschnittstelle für Pauschalen und Anlage M Individualisierbarer, gestützter Workflow Elektronische Belegarchivierung 4

7 HRworks ist die passende Lösung für unsere Reisekostenabrechnung. Mit HRworks ist kein großes Nachschlagen von Wechselkursen oder Pauschalen wie früher nötig. Die Abrechnung geht insgesamt sehr schnell von der Hand. Besonders gut gefällt uns, dass sich jeder schnell in HRworks einarbeiten kann und sich gut zu Recht findet. Gisela Uphoff, Assistentin der Geschäftsleitung EMPAC GmbH 5

8 Abwesenheitsverwaltung HRworks ermöglicht die strukturierte Planung von Urlaub und Abwesenheiten in einem integrierten Prozess. Sämtliche Abwesenheiten werden online erfasst, dokumentiert und angezeigt. Der Urlaubsanspruch nach Bundesurlaubsgesetz wird auf Basis von Eintrittsdatum und Arbeitsplan für Voll- und Teilzeitkräfte automatisch berechnet. Der Mitarbeiter beantragt seinen Urlaub elektronisch im System. Eine informiert seinen Vorgesetzten. Dieser kann den Antrag sofort online genehmigen oder ablehnen. In Anspruch genommener Urlaub wird anhand des Arbeitsplanes und unter Berücksichtigung der für den Mitarbeiter relevanten Feiertage vom Urlaubskonto abgezogen. Der Mitarbeiter kann jederzeit Urlaubsanträge online stellen, sein persönliches Urlaubskonto einsehen oder Korrekturen des Urlaubskontos beantragen. Administratoren können Änderungen am Urlaubskonto des Mitarbeiters vornehmen. Jede Bewegung wird dabei protokolliert. In grafischen Abwesenheitsübersichten können Vorgesetzte und Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen zu den Abwesenheiten ihrer Kollegen abrufen. Neben nach Vorgesetzten- und Organisationseinheiten sortierten Abwesenheitskalendern, steht jedem Mitarbeiter eine persönliche Jahresübersicht zur Verfügung. Die praktische Wochenübersicht erleichtert auch Mitarbeitern am Empfang oder in der Telefonzentrale die alltägliche Arbeit. Auch Geschäftsreisen sind im Abwesenheitskalender dokumentiert: sowohl im Stadium der Reiseplanung als auch, wenn der Mitarbeiter bereits unterwegs ist. HRworks stellt somit sämtliche Abwesenheiten vollständig und übersichtlich dar. Beispiele für Funktionen: Einfache Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten und Urlaub Automatische Urlaubsanspruchsberechnung Feiertage für Deutschland und weitere Länder Firmenindividuelle Urlaubsarten und Feiertage Historisierte Arbeitspläne Hinterlegen von Stellvertretern für Abwesenheiten Korrektur von Urlaubsansprüchen Urlaubsrückstellungen Exporte in Personal- und Zeiterfassungssysteme Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Frei konfigurierbare Abwesenheitsarten Kalenderintegration in Google- und Outlookkalender Grafische Abwesenheitsübersichten für Vorgesetzte, Mitarbeiter und Telefonzentrale Besonders gut an HRworks gefällt uns, dass uns mit nur einer Software so viele Funktionen zur Verfügung stehen. Wir nutzen die Reisekostenabrechnung mit elektronischer Belegarchivierung, die Reiserichtlinien und die Abwesenheitsverwaltung. Zudem können auch unsere Arbeitsmittel mit HRworks verwaltet werden. Unsere internen Abläufe konnten dank HRworks enorm verbessert werden. Silvie Gerold, Human Resources Manager, Helly Hansen Deutschland GmbH 6

9 Arbeitsmittelverwaltung HRworks verwaltet sämtliche Leihgaben, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für die Erledigung ihrer beruflichen Tätigkeit im Zeitverlauf zur Verfügung stellt. Arbeitsmittel können materielle Güter wie PC, Laptops, Handys, Bücher, Schlüssel, Beamer, Arbeitskleidung, Werkzeuge, Warenmuster oder immaterielle Güter wie Softwarelizenzen, Verträge, Vollmachten oder Richtlinien sein. HRworks stellt mehrere, typische Arbeitsmittelarten vordefiniert zur Verfügung. Beliebig viele weitere Arbeitsmittelarten können per Knopfdruck hinzugefügt und konfiguriert werden. Die Arbeitsmittelverwaltung lässt sich so individuell an das einzelne Unternehmen anpassen. Wie alle Funktionen von HRworks verfügt die Arbeitsmittelverwaltung über einen konfigurierbaren Workflow, der den minutengenauen Ablauf einer Leihgabe, vom Antrag bis zur Rückgabe inkl. Quittierung, ermöglicht. Komfortable Such- und Reporting-Tools ermöglichen zudem ein modernes Arbeitsmittel-Management. Beispiele für Funktionen: Verwaltung von Arbeitsmitteln mit konfigurierbarem Workflow Definition individueller Arbeitsmittelarten Abbildung der Arbeitsmittelzuordnung im Zeitverlauf (Historisierung) Umfangreiche firmenindividuelle Konfigurationsmöglichkeiten Freie Felder zur individuellen Anpassung Quittierung von Erhalt und Rückgabe Erinnerungsmails Such- und Reporting-Tools 7

10 Elektronische Personalakte HRworks bietet mit der elektronischen Personalakte ein weiteres Feature im HR-Bereich an, mit dem sämtliche Personalinformationen schnell und einfach, zu jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Mit der praktischen Lösung werden personenbezogene Dokumente gesammelt, mit Notizen versehen und, wie in einem Aktenordner, in individuell definierbaren Kategorien abgelegt. Mit der elektronischen Personalakte von HRworks sind alle Informationen in einem System vorhanden und jederzeit abrufbar. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsdaten, Zertifikate, Führerscheine, Angaben zur Sozialversicherung und vieles mehr kann in der elektronischen Personalakte archiviert werden. Durch eine integrierte Suchfunktion sind benötigte Informationen schnell auffindbar. Zudem erinnern Wiedervorlagen an offene Aufgaben wie ausstehende Mitarbeitergespräche oder die Überprüfung von Führerscheinen. Das bewährte rollenbasierte Berechtigungskonzept in Kombination mit modernster Verschlüsselungstechnik schützt personenbezogene Daten vor unbefugten Zugriffen. Eine papiergebundene Personalakte ist mit HRworks nicht mehr notwendig. Beispiele für Funktionen: Sichere Archivierung von Personaldokumenten Schneller Zugriff, einfach und ortsunabhängig Anlegen von Wiedervorlagen Komfortable Suchfunktion Elektronische Notizen Ausdrucken erforderlicher Akteneinträge 8

11 Komfortable Oberfläche Alle Eingaben erfolgen über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die so komfortabel ist wie eine Desktopanwendung. Innerhalb der Oberfläche können Daten verändert werden, ohne dass die komplette Seite neu geladen werden muss. Auf die Eingaben des Benutzers wird so schneller reagiert, da nur die Änderungen übertragen werden. Nutzer profitieren durch eine einfach zu bedienende Oberfläche und kurze Ladezeiten. Video-Lerncenter Das Lerncenter hält für jeden Mitarbeiter gemäß seiner Rolle bei HRworks Videos bereit. In wenigen Minuten erklären diese bestimmte Arbeitsschritte wie z. B. die Reiseerfassung, die Zuordnung von Kreditkartenbelegen oder die Genehmigung von Reisen durch den Vorgesetzten. Spezielle Mitarbeiterschulungen werden hierdurch überflüssig. Unterstützende Assistenten Die Assistenten unterstützen die Mitarbeiter bei den ersten Schritten in HRworks. Sie führen die Mitarbeiter z. B. durch die Reiseerfassung oder helfen bei der Eingabe von Sammelreisen. So werden auch Benutzer, die selten mit HRworks arbeiten, optimal unterstützt. Kontextbezogene Hilfe Die Online-Hilfe von HRworks enthält Informationen zu den jeweiligen Masken. 9

12 Detailinformationen zu Feldern Jedes Eingabefeld und jeder Button verfügt über einen Hover, der Detailinformationen enthält. Bleibt man mit der Maus über einem Feld stehen, öffnet sich der Hover nach wenigen Sekunden. Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben Gemäß dem Motto Die Arbeit findet den Mitarbeiter sieht jeder Mitarbeiter seine rollenspezifischen Aufgaben in einer automatisch generierten Zu erledigen -Liste. So vergisst kein Mitarbeiter, was er innerhalb seiner Rolle noch zu erledigen hat. Fehlermeldungen zu Feldern HRworks unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfassung von Daten. Werden bei der Eingabe wichtige Informationen vergessen, markiert HRworks die entsprechenden Felder und weist mit Fehlermeldungen auf die korrekten Eingaben hin. So ist sichergestellt, dass nur plausible Daten eingegeben werden. Autovervollständigen in Auswahllisten HRworks erleichtert die Eingabe in Auswahllisten durch eine komfortable Autovervollständigen-Funktion. Bereits bei der Eingabe des ersten Buchstabens werden Begriffe zur Übernahme vorgeschlagen. Drag and drop von Objekten Durch drag and drop lassen sich z. B. Belegdaten in HRworks mühelos verschieben. Die Belege können so direkt der passenden Reise zugeordnet werden. Anpassen von Tabellen In HRworks können die wichtigsten Tabellen variabel angeordnet werden, die Spaltenbreiten bzw. -sortierungen sind jederzeit änderbar. Die individuelle Anordnung einer Tabelle wird automatisch gespeichert und ist bei der nächsten Anmeldung entsprechend verfügbar. 10

13 Direktes Editieren in Tabellen Mehrere Datensätze können innerhalb einer Tabelle schnell und unkompliziert bearbeitet werden. So ist es beispielsweise möglich, Reisen in einem Arbeitsschritt zu erstellen und zu editieren. HRworks ist eine große Erleichterung unseres täglichen Arbeitsalltages. Es erspart uns viele Arbeitsschritte und somit auch kostbare Zeit. Ohne HRworks und seine benutzerfreundliche sowie unkomplizierte Oberfläche wäre unser Unternehmen heute nicht so fortschrittlich in puncto Travel Management. Pia Klüter, Assistant Travelmanagement & Payroll 11

14 Video-Case-Studies Zufriedene HRworks Kunden berichten Betty Barclay Spesenabrechnung im neuesten Look Die Unternehmensgruppe Betty Barclay gestaltet ihren Reisekostenabrechnungsprozess mit der Software as a Service-Lösung HRworks. Vor allem die Sorgenfreiheit bei Pauschalen, Währungen und gesetzlichen Bestimmungen überzeugt das Modeunternehmen aus dem badischen Nußloch. Dethleffs Schnelle Fahrt bei den Reisekosten Dethleffs setzt HRworks zur Reisekostenabrechnung ein. Diese werden nun schneller und effizienter erledigt, dadurch spart Dethleffs 300 Stunden in allen Abteilungen und Ebenen im Jahr ein. Kanebo Cosmetics Deutschland GmbH Luxus für Abwesenheiten Kanebo Cosmetics Deutschland hat mit HRworks eine transparentere und effizientere Verwaltung der Abwesenheiten verwirklicht. Kanebo Cosmetics ersetzte 2007 unübersichtliche Formulare und Urlaubsanträge durch die workflowbasierte SaaS-Lösung HRworks. IBS Filtran Keine Mühen mit Pauschalen IBS Filtran hat seinen Reisekostenprozess mit HRworks modernisiert. Der Automobilzulieferer führte einen Genehmigungsworkflow und die Online-Abrechnung von Geschäftsreisen ein. Vorteile: Der neue Prozess läuft schneller, kostengünstiger und fehlerfrei. 12

15 news aktuell Reisekostenabrechnung stets aktuell Die Hamburger dpa-tochtergesellschaft news aktuell rechnet seit dem Jahr 2000 alle Geschäftsreisen mit HRworks ab. Vorteile: Mitarbeiter erledigen die Abrechnungen zeitnah, Außenbüros können einfach eingebunden werden und die Korrektheit der Abrechnungen ist garantiert. PRO-DUO Optimale Transparenz bei den Abwesenheiten Der Friseurbedarfsspezialist PRO-DUO verlässt sich bei der Abwesenheitsverwaltung auf HRworks. Vorteile: Die Urlaubsverwaltung wird dezentral über das Internet dargestellt und Urlaubsrückstellungen werden vereinfacht. Innerhalb kürzester Zeit nach der Einführung wurden 50 Prozent der Prozesskosten eingespart und nach 3 Monaten war PRO-DUO beim Return on Investment. 13

16 Dienstleistungen Zielgerichtete Administrator-Schulung in Deutschlands attraktiven Metropolen In nur zwei Tagen werden die HRworks-Admininistratoren Ihres Unternehmens intensiv geschult und auf die souveräne Arbeit mit HRworks vorbereitet. In regelmäßigen Abständen finden die offenen Schulungen in den Städten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart statt. Jedem Teilnehmer stehen hier ein eigener PC und alle Schulungsunterlagen inklusive Übungsblätter und Musterlösungen zur Verfügung. Die von HRworks geschulten Administratoren sind danach in der Lage, alle Einstellungen selbst vorzunehmen und dienen als kompetente Ansprechpartner für alle Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit mit HRworks. Aktuelle Schulungstermine finden Sie unter: Schnelle Einrichtung mit dem Starterpaket Beim Starterpaket konfiguriert ein erfahrener Consultant HRworks in maximal 1,5 Tagen nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. HRworks ist schnell und ökonomisch eingeführt mit minimalem Projektaufwand. Im Vorfeld müssen lediglich die standardisierten Starterunterlagen ausgefüllt werden, den Rest übernimmt HRworks. Durchschnittlich benötigt ein Unternehmen 0,5 Tage Vorbereitungszeit. Alle notwendigen Daten und Schnittstellen werden dann beim Starter eingerichtet. HRworks ist danach sofort einsatzbereit. 14

17 Hamburg Berlin Düsseldorf Frankfurt Stuttgart München Mit HRworks konnten wir die Reisekostenabrechnung wesentlich effektiver gestalten. Hervorragend auch die Schulung und Einrichtung der Software. Einfacher geht es nicht! Danke an das gesamte HRworks-Team! UIrich Wiegmann, Leitung Finanz - und Kreditorenbuchhaltung/Cash Management, eterna Mode GmbH Die Einführung von HRworks bietet viele Vorteile: Minimaler Verwaltungsaufwand, globale Verfügbarkeit durch den Webzugang, Transparenz und Effizienz in der Abwicklung. Die anschauliche und logische Bedieneroberfläche vereinfachte die Einarbeitung der Mitarbeiter. Hans Dippong, Leiter Hauptbuchhaltung, Schiesser AG 15

18 Preise Alle Funktionen zu einem Preis Pro Benutzer Miete/Monat ,00 z ,70 z ,60 z ,20 z ,70 z ,20 z > ,90 z Mindestmenge 10 Grundgebühr/Unternehmen 10,00 z Die monatliche Miete schließt alle Funktionen der Softwarelösung ein. Der Monat der Einrichtung entspricht dem ersten Abrechnungsmonat. Für die monatliche Abrechnung ist eine Einzugsermächtigung erforderlich. Ausgeschiedene Mitarbeiter verursachen keine Mietkosten und können sich nicht mehr in HRworks anmelden. Die Miete ist zum Monatsende kündbar keine Mindestvertragslaufzeit! Starterpaket zur Einführung z/tag zzgl. 520 z Vorbereitung 2-tägige Administrator-Schulung 690 z Wahlweise in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München, Stuttgart Alle Preise in Euro netto, zzgl. der gültigen Mehrwertsteuer. Änderungen und Irrtum vorbehalten. Es gelten die AGB der HRworks GmbH. Siehe Für den Einsatz im Internet benötigen Sie lediglich einen aktuellen Browser. HRworks wird auf Basis des Sicherheitsprotokolls Secure Sockets Layer (SSL) verwendet. Wählen Sie zwischen 2 HRworks-Supportkanälen: Support-Forum Im Preis eingeschlossen ist der Online-Support. Sie erhalten am gleichen Tag eine Antwort. Support-Hotline Alternativ erhalten Sie über die gebührenpflichtige Support-Hotline ( ) sofortige Hilfe. (2,38 z/minute aus dem dt. Festnetz) 16

19 Mietbeispiel Beispiel für ein Unternehmen mit 160 in HRworks angelegten Mitarbeitern. Für jeden Mitarbeiter, der in HRworks angelegt ist, entstehen Kosten von maximal 4 z je Monat. Sind im Zeitablauf mehr oder weniger Mitarbeiter in HRworks angelegt, berechnen sich die Mietkosten variabel jeden Monat neu. Beschreibung Anzahl Einzelpreis Gesamtpreis Monatliche Kosten Lizenzen für 10 bis 100 Benutzer 100 4,00 z 400,00 z Lizenzen für 101 bis 250 Benutzer 60 3,70 z 222,00 z Grundgebühr 1 10,00 z 10,00 z Gesamtkosten (monatlich) 632,00 z Weiterhin entsteht ein einmaliger Aufwand für die Einrichtung von HRworks und für die Schulung unternehmensinterner Administratoren (Vorbereitung, Starter, Schulung). Einführungskosten (einmalig) Tage Vorbereitung 0, ,00 z 520,00 z Starterpaket: Einrichtung der Anwendung ,00 z 1.040,00 z Schulung: 2-tägiger Adminkurs für zwei 2 690,00 z 1.380,00 z Administratoren. Gesamtkosten (einmalig) 2.940,00 z 17

20 Quickfacts HRworks ist ein Mitarbeiterportal für Reisekostenabrechnung, Abwesenheits - und Arbeitsmittelverwaltung und verfügt zudem über eine elektronische Personalakte. Ihre Vorteile auf einen Blick Elektronische Eingabe Papierlose Bearbeitung, manueller Aufwand mit Formularen entfällt. Betrieb im Internet Hohe Verfügbarkeit. HRworks ist immer und überall aktuell ohne aufwendige Installationen oder Updates. Employee Self Service Mehr Eigenverantwortung und hohe Transparenz für Ihre Mitarbeiter. Arbeiten mit Workflows Informationen werden in Echtzeit weitergegeben, Durchlaufzeiten stark verkürzt. Anbindung zu anderen Systemen Schnittstellen zu Lohn- und Finanzbuchhaltung, Kreditkarten, Outlook- und Googlekalender sowie Personal- und Zeiterfassungssystemen. Monatliche Miete Dank günstiger Mietkonditionen entsteht keine Kapitalbindung und die Mietkosten sind variabel. Kürzeste Einrichtungszeit In maximal 1,5 Tagen ist HRworks eingerichtet, dadurch Schonung Ihrer Ressourcen. Einfacher Umgang für die Mitarbeiter Intuitive Bedienbarkeit. Integrierte Lernvideos. Keine Schulungen notwendig, Ihre Mitarbeiter können sofort starten. Hervorragendes Preis/Leistungsverhältnis Max. z 4,-- pro Benutzer und Monat. Keine Vertragsbindung HRworks ist monatlich kündbar. Sie bleiben flexibel und unabhängig. Mehr als 15 Jahre Erfahrung Mehr als Kunden mit über Anwendern vertrauen HRworks. Ihre Mitarbeiter erhalten ihr Geld schneller Ihre Vorgesetzten haben eine bessere Übersicht Ihre Personalabteilung und Buchhaltung wird von Routineaufgaben entlastet

21 Quickfacts Highlights Reisekostenabrechnung Bestellung, Beantragung und Abrechnung Ihrer Reisekosten. Automatische Aktualisierung von Pauschalen und Kursen Recherchen nach gesetzlichen Regelungen entfallen. Schnittstellen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung Aufwendige manuelle Buchungen entfallen. Schnittstellen zu Kreditkarten Kein Barvorschuss mehr. Bezahlte Belege werden per Knopfdruck in HRworks eingespielt. Elektronische Belegarchivierung Belege können elektronisch verarbeitet, archiviert und im Workflow eingebunden werden. Highlights Abwesenheitsverwaltung Automatische Beantragung und Berechnung Ihres Urlaubsanspruchs und anderer Abwesenheiten. Bundeslandspezifische Feiertage für Deutschland sind hinterlegt Recherche nach Feiertagen und manuelle Berechnung von Urlaubstagen entfallen. Firmenindividuelle Abwesenheitsarten Jede Abwesenheitsart kann hinterlegt werden. Übersichtliche Kalender für Vorgesetzte und Team. Hinterlegung von Arbeitsplänen Urlaubsberechnung für Teilzeitkräfte erfolgt automatisch. Highlights Arbeitsmittelverwaltung Verwaltung aller Leihgaben, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern im Zeitverlauf zur Verfügung stellt. Zeitliche Abbildung der Arbeitsmittelzuordnung Jederzeit erkennbar, wer wie lange ein Arbeitsmittel im Einsatz bzw. Besitz hat. Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten Alle Arbeitsmittel von Arbeitskleidung bis Zeitschriftenabonnements in einem System verwalten. Komfortable Such- und Reportingtools Verlust von Arbeitsmitteln und versäumte Rückgabetermine werden reduziert. Highlights Personalakte Elektronische Archivierung, Bereitstellung und Wiedervorlage von personenbezogenen Dokumenten. Schnell verfügbare Personaldaten Einfache und übersichtliche Kategorisierung und integrierte Suchfunktion Sichere Archivierung Zugriffsberechtigungen und Verschlüsselung schützen vor unbefugten Zugriffen Alle Informationen in einem System Sämtliche Dokumente (z. B. Arbeitsverträge, Zertifikate, Sozialversicherungsdaten) inklusive Notizen

22 HRworks GmbH Konrad-Goldmann-Str. 5b D Freiburg Tel: Fax: HRworks GmbH 2015 Gestaltung: Alle genannten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller bzw. Herausgeber.