Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung

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1 Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung Die Telearbeit ist in der niedersächsischen Landesverwaltung zu einem festen Bestandteil der geworden. Dabei haben sich im Laufe der mittlerweile über zehnjährigen Erfahrung Aspekte ergeben, die neue Wege für die Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung aufzeigen. Die ursprüngliche Intention, durch Telearbeit Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren zu können, hat sich weiter entwickelt. Es ist deutlich geworden, dass der Aspekt der Wirtschaftlichkeit sich in der derzeitigen Haushaltssituation des Landes zu einem wichtigen Element beim weiteren Ausbau der Telearbeit entwickeln muss. Die Telearbeit verfolgt jetzt erweiterte Zielsetzungen: Die Vereinbarkeit von Beruf, Familie, anderen persönlichen Lebenslagen und die Wirtschaftlichkeit wurde das Pilotprojekt alternierende Telearbeit mit 24 Teilnehmern/innen aus 20 unterschiedlichen Dienststellen der Landesverwaltung gestartet. Der Erfolg dieses Pilotprojekts im Jahr 2000 führte zur landesweiten Einführung von alternierender Telearbeit in Niedersachsen durch Beschluss der Landesregierung vom Gleichzeitig wurde eine entsprechende Vereinbarung nach 81 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) mit den Sozialpartnern abgeschlossen. Das Ministerium - Stabsstelle wurde beauftragt, die ressortübergreifende Koordinierung und Unterstützung bei der Einführung der Telearbeit zu leisten. In den Jahren 2001 bis 2004 wurden 190 Telearbeitsplätze erfolgreich eingerichtet. Eine Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes zur Querschnittsprüfung Telearbeit in der niedersächsischen Verwaltung hat die bislang positiven Erfahrungen bestätigt. Gleichzeitig hat die Universität Hannover, Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft, mit einem Gutachten den weiteren Ausbau der Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung empfohlen. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse wurde die Vereinbarung nach 81 NPersVG mit den Sozialpartnern weiterentwickelt und nach dem Beschluss der Landesregierung vom unterzeichnet. Das Niedersächsische Ministerium - Stabsstelle - hat den Auftrag, den weiteren Ausbau der Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung vor Allem unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu gestalten. Zu der bereits bewährten alternierenden Telearbeit, sind zwei neue Formen hinzugekommen: die mobile Telearbeit - für Tätigkeiten im Außendienst - und die Telearbeit in Satellitenbüros - für Tätigkeiten in Außenstellen -. Diese Erweiterung ermöglicht und erleichtert den Einsatz des Personals insbesondere bei strukturellen Veränderungen - beispielsweise bei der Zusammenlegung von Behördenstandorten - in einem Flächenland wie Niedersachsen.

2 2 Um die Wirtschaftlichkeit stärker in den Vordergrund treten zu lassen, musste auf die Zahlung der monatlichen pauschalen Aufwandsentschädigung verzichtet werden. Darüber hinaus kann nun der häusliche Arbeitsplatz mit eigenen Möbeln ausgestattet werden. In den jeweiligen Dienststellen können Einspareffekte durch eine Mehrfachnutzung des dienstlichen Arbeitszimmers ( desk-sharing ) und dadurch geringere Betriebs- und Sachmittelkosten erreicht werden. Ein weiterer wirtschaftlicher Vorteil der Telearbeit besteht in der Reduzierung von Ausfallzeiten und -kosten. Durch Telearbeit lassen sich Personen arbeitsorganisatorisch einbinden, die sich beispielsweise in Elternzeit befinden und anderenfalls gar nicht zur Verfügung stehen würden. Andere Beschäftigte werden durch Telearbeit in die Lage versetzt, ihren Arbeitszeitanteil zu erhöhen. Mittelfristig wird auch ein einheitlicher technischer Standard für die Ausstattung der Telearbeitsplätze zu einer Kostenminimierung führen. Um die Wirtschaftlichkeit der Telearbeit nachzuweisen und entsprechende Kennzahlen zu entwickeln, gibt es derzeit zwei Modellbehörden in Niedersachsen, die Telearbeit auf einer Vielzahl von Arbeitsplätzen unter verschiedenen Rahmenbedingungen erproben. Das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport begleitet diesen Prozess und unterstützt die Behörden bei der Einführung der Telearbeit. Eine Modellbehörde für Telearbeit ist die Niedersächsische Schulinspektion mit zentralem Sitz in Bad Iburg. Dort werden die Schulinspektoren und Schulinspektorinnen landesweit in mobiler Telearbeit tätig. Ein Schwerpunkt bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird dabei die Einsparung von Reisekosten sein. Die Behörde für Geoinformation, Landentwicklung und Liegenschaften in Hannover (GLL) wird als zweite Modellbehörde die alternierende Telearbeit konzentriert in einem Aufgabengebiet - einführen, um schwerpunktmäßig bestehende räumliche Probleme zu lösen. Das Ministerium - Stabsstelle - ist weiterhin verantwortlich für die ressortübergreifende Koordinierung und Unterstützung bei Telearbeit. Neben der Unterstützung der Behörden bei fachlichen, technischen und organisatorischen Fragen im Zuge der Einführung von Telearbeit, gibt es den heißen Draht als zentrale Ansprechstelle für die Telearbeitenden. Zur schnelleren Bereitstellung von Informationen und zur Vernetzung der Telearbeitenden ist derzeit ein Internetauftritt in Vorbereitung. Dabei ist vorgesehen, für die Telearbeitenden ein gesondertes Forum einzurichten. Dieses virtuelle Netzwerk soll zum Erfahrungsaustausch und zur gegenseitigen Unterstützung der Telearbeitenden beitragen.

3 Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung Ziele: Vereinbarkeit von Beruf, Familie, persönlichen Lebenslagen Wirtschaftlichkeit von Telearbeit

4 Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung Rechtliche Grundlagen: Kabinettsbeschluss vom Vereinbarung gem. 81 NPersVG mit den Gewerkschaften Rolle des Niedersächsischen Ministeriums - ressortübergreifende Koordinierung und Unterstützung des weiteren Ausbaus der Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung durch die Stabsstelle 2

5 Entwicklung I 1995 Erste Diskussionen über Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung bis 1997 Entwickeln der Projektziele und des Projektauftrages 1998 Start des Pilotprojekts alternierende Telearbeit mit 24 Teilnehmern/innen aus 20 verschiedenen Landesdienststellen 2000 Schlussbericht des Pilotprojekts Flexiblere Arbeitszeit durch Telearbeit danach Landesweites Einführen von alternierender Telearbeit durch Kabinettsbeschluss vom

6 Entwicklung II 2001 Einrichten von 190 Telearbeitsplätzen bis Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes zur Querschnittsprüfung Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung Dialog mit den Sozialpartnern zum Abschluss einer neuen Vereinbarung gem. 81 NPersVG 2004 Gutachten der Universität Hannover, Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Empfehlungen zum Ausbau der Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung 4

7 Entwicklung III 2004 Kabinettsbeschluss vom und Abschluss der 81er Vereinbarung - alternierende Telearbeit - mobile Telearbeit - Telearbeit in Satellitenbüros - Wegfall der Aufwandsentschädigung - Absenken bürokratischer Hürden 2005 Ausbau der Telearbeit mit den Zielen - Vereinbarkeit von Beruf, Familie, persönlichen Lebenslagen - Wirtschaftlichkeit 5

8 Wirtschaftlichkeit der Telearbeit Kabinettsbeschluss vom Wegfall der monatlichen pauschalen Aufwandsentschädigung Einsparen von Büroräumen durch desk-sharing der Telearbeitenden und Teilzeitkräfte geringere Betriebs- und Sachmittelkosten Reduzieren von Ausfallzeiten geringere Fluktuation 6

9 Wirtschaftlichkeit der Telearbeit Weitere positive Auswirkungen Steigern der Effizienz (Qualität der Arbeit) Steigern der Effektivität (Richtiger Aufgabenzeitpunkt) Steigern der Motivation (Arbeitszufriedenheit) Ergebnisorientiertes Führungsverhalten Reduzieren des Berufsverkehrs 7

10 Ausblick Vereinbarkeit von Beruf, Wirtschaftlichkeit von Familie und pers. Lebenslagen Telearbeit Verstärktes Einführen der Telearbeit als Linienarbeit unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit Darstellen der Wirtschaftlichkeit am Beispiel der Modellbehörden Durchsetzen des erarbeiteten einheitlichen technischen Standards Vernetzung der Telearbeitenden über ein Internetforum erfolgreiche Arbeitsform, die einer weiteren ressortübergreifenden Koordinierung und Unterstützung bedarf 8

11 Modellbehörde für mobile Telearbeit Niedersächsische Schulinspektion Reduzieren von Reisekosten Einsparen von Räumlichkeiten Optimieren der Arbeitszeiten konzentrierte Inspektionsauswertung 9

12 Modellbehörde für alternierende Telearbeit Behörde für Geoinformation, Landentwicklung und Liegenschaften (GLL) Servicezentrum Landentwicklung und Agrarförderung (SLA) Fördern der Teamarbeit Optimieren der Einzel- und Teamarbeitszeiten Einsparen von Räumlichkeiten Ergebnisorientiertes Führungsverhalten 10