MS Office Communications Server

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1 MS Office Communications Server Audio-/Video-/Webkonferenzen Internet-Telefonie Instant Messaging Mobile Kommunikation Flexibilität: Schneller und effektiver kommunizieren durch Sofortnachrichten, Gruppenchat und multimedialen Konferenzfunktionen C Mobilität: Standortunabhängig arbeiten und immer erreichbar sein mit Office Communicator Mobile und Web Access. Konferenzen: Audio-, Video- und Webkonferenzen mit Desktopfreigabe für internationale Meetings ohne Organisations- und Reiseaufwand. Enterprise VoIP: Internet-Telefonie kombinieren mit Präsenzinformationen, s, Instant Messaging, Konferenzfunktionen u.v.m. Kosteneinsparung: Weniger Ausgaben für Reisen, Telefongespräche, Mitarbeiterschulungen und IT-Verwaltung. Produktivität: Erfolgreicher zusammenarbeiten, Produkte schneller auf den Markt bringen, Außendienste unterstützen und Kundenservices optimieren. Investitionssicherheit: MS Office Communications Server 2007 R2 kann optional um weitere Kommunikationsprozesse ausgebaut werden. Zertifizierung: SWITCH-EDV entwickelt und realisiert seit über 10 Jahren weltweite IT-Lösungen für die SWITCH-EDV. Wir sind zertifizierter Partner für Microsoft-Technologien. Diagnostiklabore Blut- & Gewebebanken Arztpraxen Kliniken Reinräume Gesundheitszentren Warenlager Archive Klein- und mittelständische Unternehmen International agierende Konzerne SWITCH-EDV IT Lösungen Software Hardware

2 Echtzeit-Kommunikation für Büro und Außendienst Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS) ist eine leistungsstarke Plattform für die moderne Unternehmenskommunikation mittels Präsenzinformationen, Instant Messaging, Konferenzen und Enterprise-VoIP. Sie erleichtert die tägliche Zusammenarbeit durch den schnellen, unkomplizierten Kommunikationsaufbau für Gespräche/Rückfragen, Konferenzen oder Kurzmitteilungen in Echtzeit unabhängig von den Standorten der Teilnehmer, im Büro oder unterwegs. Effektivere Kommunikation: OCS optimiert die Art und Weise, in der Mitarbeiter miteinander kommunizieren, Informationen austauschen und Vorlagen, Dokumente oder ähnliches besprechen können. Auch sind Benutzer stets darüber im Bilde, ob und wie Kollegen erreichbar sind. Mit Webkonferenzfunktion per Mausklick Medien in Echtzeit nutzen. Flexibleres Zusammenarbeiten: Flexibilität im Arbeitalltag ist das prägnanteste Merkmal von OCS. Mit Webkonferenzfunktion ist es z.b. möglich, per Mausklick Dokumente, Anwendungen und Medien in Echtzeit so zu nutzen, als würden die Konferenzteilnehmer am selben Tisch sitzen. Audiokonferenzen können z.b. per Mobiltelefon gestartet und auf einen PC verschoben werden, u.v.m. Kommunikationsfunktion in bestehende Geschäftsbereichs-Anwendungen einbetten Sichere Datenkontrolle: Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften können mit OCS effektiv realisiert werden, indem sie Benutzern verschlüsselte Kommunikationswege und Sicherheitsfunktionen bereitstellt. Effiziente Strukturen: OCS erlaubt es, Kommunikationsfunktionen in bestehende Geschäftsbereichsanwendungen einzubetten, Unternehmensprozesse mit Workflow-Funktionen zu automatisieren sowie Außendienstmitarbeiter jederzeit medial und flexibel zu unterstützen. OCS harmoniert mit vorhandenen Messaging- und Telefonie-Infrastrukturen. Erweiterbare Plattform: OCS harmoniert mit vorhandenen Messaging- und Telefonie-Infrastrukturen und steigert die Flexibilität beim Verwalten der Kommunikations- und IT-Infrastrukturen. Die Plattform kann optional erweitert werden, um sie neuen Unternehmensanforderungen anzupassen.

3 SWITCH EDV Weniger Kosten, mehr Produktivität, stärkere Präsenz: Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick Geringere Reisekosten für Besprechungen, Schulungen oder vertriebsvorbereitende Arbeiten durch die Nutzung von Web- und Videokonferenzen. Größere Reichweite und Präsenz in aller Welt ohne zusätzliche Bürokosten vor Ort durch standortunabhängige Kommunikationsmittel. Weniger Kosten für Ferngespräche, weil Anrufer die Verfügbarkeit der gewünschten Empfänger sehen. Weniger Gebühren für Telefonkonferenzdienste der Telefongesellschaften durch die Nutzung von VoIP-Funktionen. Geringere Kosten für IT-Infrastruktur und -Verwaltung, insbesondere für Unternehmen mit Filialen/Niederlassungen. Gesteigerte Produktivität durch flexiblere Kommunikation und optimierte Zusammenarbeit Effizientere Teamarbeit durch die Möglichkeit, externe Fachleute/Experten ad hoc zu konsultieren bzw. einzubinden. Schnellere Markterfolge und erhöhte Wettbewerbsstärke durch verkürzte Produktentwicklungszeiten, durch verbesserte Kommunikation. Optimierter Vertrieb und Kundenservice durch schnelleres Angebotswesen und mediale Unterstützung des Außen-/Kundendienstes.

4 SWITCH EDV Benutzeroberflächen & Kernfunktionen Office Communicator Präsenzinformationen (Anwesenheit/Erreichbarkeit) Instant Messaging im Unternehmensnetzwerk oder in Verbindung mit öffentlichen Instant-Messaging-Diensten Gruppenchat Audio-/Videokonferenzen VoIP-Funktionen Desktopfreigabe Office Communicator Mobile Eine Rufnummer für Bürotelefon, Handy, PC/Laptop Präsenzinformationen Suchfunktionen Anruf- und Verteilerlisten Präsenzinformationen Office Communicator Web Access Präsenzinformationen Instant Messaging Anrufverwaltung, Audiowahlverfahren Desktopfreigabe Audio-/Videokonferenz Kernfunktion Audio-/Video-/Webkonferenzen Automatische Authentifizierung Text,- Video- und Sprachkombinationen Kernfunktion Enterprise VoIP Internet-Telefonie Klassische Anruffunktionen Teamanrufe, Anrufdelegation, Telefonzentrale, Antwortgruppen Instant Messaging Audio-, Video- und Webkonferenzen s, Kalender s, Kalender Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Kompatibel mit vorhandenen Telefonie-/Kommunikationsstrukturen, erweiterbare Plattform Datensicherheit und Netzwerkschutz

5 Architektur der Kommunikations- und IT-Infrastruktur Abbildung: Architektur Office Communication Server 2007 R2

6 Flexibler kommunizieren mit Office Communicator Mit dem OCS Office Communicator können Sie von jedem Standort aus mittels Internetverbindung schnell kommunizieren und effektiv zusammenarbeiten. Ob Sie Sofortnachrichten, s, Audio- oder Videofunktionen bevorzugen, im OCS Office Communicator finden Sie alles in einer Anwendung. Flexibel kommunizieren: Beginnen Sie z.b. eine Instant- Messaging-Unterhaltung mit einem Kollegen und laden Sie weitere Personen zu der Unterhaltung ein, wenn das Thema umfangreicher wird. Schalten Sie jederzeit auf Sprachkommunikation um oder richten Sie Videokonferenzen ein alles mit einfachen Aktionen per Mausklick. Anwesenheitsinformation: Kontaktlisten zeigen Benutzern mittels Präsenzstatus sofort die Verfügbarkeit jeder Person an. Schon vor der Kontaktaufnahme sehen Sie auf einen Blick, ob die Person an einem mobilen Gerät oder Bürotelefon erreichbar, beschäftigt oder abwesend ist. Videokonferenz einrichten mit einfacher Aktion per Mausklick. Softwarebasierte VoIP-Funktionen: Mit dieser Funktion können Sie Anrufe an Ihr Team weiterleiten, so dass Kollegen Ihre Gespräche übernehmen, wenn Sie unterwegs sind. Teammitglieder sehen in der Eingangsaufforderung, wenn ein Anruf in Ihrem Auftrag übermittelt wird. Außerdem werden Sie per über alle Anrufe benachrichtigt, die von einem Teammitglied angenommen werden. Sie können auch Stellvertreter festlegen, die Anrufe in Ihrem Auftrag durchführen und empfangen. Desktopfreigabefunktion: Über diese Funktion können Sie mit Kollegen und Partnern zusammenarbeiten, ohne Besprechungen organisieren zu müssen. Jeder sieht dieselben Informationen. Für eine aktivere Zusammenarbeit können Sie Ihren Desktop freigeben, so dass sich Präsentationen und Arbeitsblätter gemeinsam bearbeiten lassen als würden alle am selben Schreibtisch sitzen. Office Communicator: Die Kontaktliste mit Präsenzinformationen zeigt auf einen Blick, wer wie erreichbar ist.

7 Immer erreichbar sein mit Communicator Mobile OCS Communicator Mobile überträgt Ihre Präsenzinformationen auf mobile Geräte, so dass Sie auch außerhalb des Büros auf die erforderlichen Funktionen für eine Echtzeitkommunikation zugreifen können. Eine Telefonnummer für alle Geräte: Sie können eine einzige Telefonnummer für Bürotelefon, PC und Mobiltelefon verwenden, so dass Sie unabhängig von Ihrem Standort immer erreichbar sind. Für ausgehende Anrufe wird ebenfalls dieselbe Anruferidentität angezeigt, unabhängig davon, ob Sie mit Ihrem Bürotelefon oder einem Mobiltelefon anrufen. Communicator Mobile unterstützt Symbion-Telefone mit Java der Nokia S40-Serie und Motorola RAZR (v3xx)-geräte. Unabhängig von Ihrem Standort immer erreichbar Aktuelle Präsenzinformationen: Communicator Mobile-Benutzer können ihre Kontaktpersonen mit dem Präsenzstatus Mobil darauf hinweisen, dass sie zurzeit per Mobiltelefon erreichbar sind und außerdem, ob sie erreichbar, beschäftigt, in einer Besprechung oder am Telefon sind. Komfortable Handhabung: Vollwertige Suchfunktionen, der Zugriff auf zuletzt verwendete Kontakte, die Übertragung von Verteilerlisten aufs Windows Mobile-Gerät und die Navigation zwischen mehreren Instant-Messaging-Unterhaltungen sind möglich. Vollwertige Suchfunktionen Integrierte Sicherheit: Durch die Verschlüsselung des Kommunikationskanals, die Unterstützung für Transport Layer Security (TLS) und den Schutz für das Umkreis- und interne Netzwerk werden Gespräche und Informationen stets abgesichert übermittelt, unabhängig vom Standort und Netzwerk. Integrierte Sicherheit unabhängig vom Standort und Netzwerk

8 Größere Reichweite mit Communicator Web Access Mit OCS Communicator Web Access vergrößern Sie Ihre Reichweite und Flexibilität bei der Auswahl von Geräten, Plattformen und Standorten zur Kommunikation. Erforderlich sind lediglich eine Internetverbindung und ein Webbrowser. Standortunabhängige Verbindung: Communicator Web Access optimiert die Kommunikation für Geschäftsreisende und Telearbeitskräfte oder Mitarbeiter in Niederlassungen und sorgt so für einen effektiven Abbau geografischer Hürden, die sich möglicherweise negativ auf die Produktivität auswirken. Zahlreiche Funktionen: Communicator Web Access bietet Mitarbeitern, die sich nicht am normalen Arbeitsplatz befinden, umfangreiche Funktionen für Instant Messaging, Präsenzinformationen, Audiowahlverfahren, Anrufverwaltung, Desktopfreigabe und Dial-out, um die Nutzbarkeit über möglichst viele Plattformen und Browser zu gewährleisten. Benutzer können Tools zur Unternehmensverzeichnisintegration, Unterstützung von Verteilergruppen und Verwaltung von Kontaktlisten nutzen. Umfangreiche Funktionen Leichte Handhabung: Das Erlernen von Communicator Web Access ist dank der vertrauten grafischen Benutzeroberflächen einfach und intuitiv. Desktopfreigabesitzung: Mit der Desktopfreigabefunktion können Benutzer ihren Desktop auf einem Windows-basierten PC freigeben. Anzeige und Steuerung des Desktops kann an einen beliebigen Teilnehmer der Desktopfreigabesitzung übergeben werden, sodass eine flexible Teamzusammenarbeit jederzeit auch über große Entfernungen hinweg möglich ist. Inklusive Steuerelementen zur Größenanpassung/Verschiebung und Hinzufügen von Audiodialogen. Vertraute, grafische Benutzeroberfläche Desktopfreigabefunktion

9 Audio-/Video-/Webkonferenzen in Echtzeit Office Communications Server 2007 R2 bietet Mitarbeitern webbasierte Konferenzen mit integrierten Audio- und Videofunktionen, die eine umfassende und sofortige Zusammenarbeit und Besprechung ermöglichen. Benutzer können auch dann Audio- und/oder Videokonferenzen in Echtzeit durchführen, wenn auf ihren Computern kein Office Communicator-Client installiert ist. Ohne den Zeit- und Kostenaufwand, alle Teilnehmer an einem Ort zu versammeln. Ohne zusätzliche Kosten durch Konferenzdienstanbieter. Mehr Handlungsfreiheit: Benutzer können Besprechungen mit beliebigen Personen in Microsoft Outlook und Office Communicator initiieren. Audiokonferenzen können sogar per Mobiltelefon gestartet und dann auf einen PC verschoben werden, sobald der Benutzer im Büro eintrifft. Außerdem stehen verschiedene Text-, Video- und Sprachkombinationen zur Verfügung. Einheitliche Benutzeroberfläche Einfaches Zusammenkommen : Die OCS-Konferenzfunktionen sorgen dafür, dass Sie über eine vertraute, einheitliche Benutzeroberfläche mit Kollegen/Kunden in Verbindung bleiben und allen Benutzern des Übergang in eine Besprechung vereinfacht wird. Die automatische Authentifizierung vereinfacht das Anmelden bei einer Konferenzsitzung. Webkonferenzen mit Desktopfreigabe: Die Webkonferenzfunktion ermöglicht eine Desktopfreigabe per Mausklick im Office Communicator. Damit können Konferenzteilnehmer Dokumente, Anwendungen und Medien mit integrierten Sprach- und Audioinhalten in Echtzeit freigeben und so nutzen, als würden sie sich im selben Raum befinden. Automatische Authentifizierung Sehr gute Bildqualität: Der Videokonferenzfunktion wurde ein hoch auflösendes Videoformat für bestmögliche Videoqualität und visuell ansprechende Konferenzen hinzugefügt. Viele Verbindungsoptionen: An OCS-Konferenzen teilnehmen kann man über Office Communicator, Office Communicator Phone Edition, private Telefonanlagen, öffentliche Telefonfestnetze oder Internetverbindungen. Hochauflösendes Videoformat für Videokonferenzen

10 Internet-Telefonie mit Enterprise-VoIP Enterprise-VoIP ist die softwarebasierte Voice over Internet Protocol (VoIP)-Komponente von OCS. Sie optimiert die Kommunikation für Benutzer so, dass diese eine Sprachkommunikation in Anwendungen wie Microsoft Office Outlook initiieren und auf einfache Weise - und Instant Messaging-Nachrichten in Sprach-, Video- und Konferenzkommunikation ausweiten können. Typische Anruffunktionen: Anruf per Mausklick Weiterleiten Übertragen und Umleiten an Voic Halten Auflegen Instant Messaging Audio-, Video- und Webkonferenzen Identitäts- und Präsenzinformationen Anrufweiterleitung (Festnetz- und Mobiltelefonnummern, Stellvertreter, Durchwahlnummern von Teammitgliedern, Voic u.a.). Anruf per Mausklick Ortsunabhängiger Zugriff: OCS sorgt dafür, dass die Anruffunktionen von beliebigen Standorten mit einer Internetverbindung genutzt werden können, und ermöglicht Benutzern die Zusammenarbeit in Echtzeit, sowohl im Büro als auch unterwegs. Erreichbarkeit unter einer Nummer: Mobiltelefonie mit OCS bietet nahezu denselben Grad an Konnektivität und Steuermöglichkeiten wie Office Communicator. Zu den Funktionen gehören Einzelnummernanrufe, Anrufe per Mausklick und die kostengünstigste Weiterleitung übers IP-Netzwerk des Unternehmens. Nicht angenommene Anrufe werden ans Voic repository des Benutzers weitergeleitet. Übertragen und Umleiten an Voic Teamanrufe: Mit der Teamanruffunktion kann ein Benutzer veranlassen, dass bei eingehenden Anrufen an seine Rufnummer gleichzeitig die Telefone der Teammitglieder läuten. Alle Teammitglieder sehen den Namen des angerufenen Mitarbeiters sowie, bei Verfügbarkeit, auch den Namen des Anrufers. Diese Funktion ist für Gruppen von Mitarbeitern nützlich, die die Verantwortung für einen bestimmten Bereich teilen und eingehende Anrufe für die jeweils anderen Teammitglieder annehmen dürfen. Teamanruffunktion

11 Telefonzentrale: Die OCS-Telefonzentrale wurde für Mitarbeiter optimiert, die viele Anrufe entgegennehmen. Sie ermöglicht das Empfangen und Übertragen von Anrufen für und an jede Person innerhalb des Unternehmens auf der Basis umfangreicher Anwesenheitsinformationen. Eine Vollbildanzeige der Benutzeroberfläche sorgt für eine effiziente Anrufbearbeitung. Der Unterhaltungsbereich, in dem eingehende, aktive und ausstehende Anrufe automatisch in eine Warteschlange gestellt werden, ermöglicht die Verwaltung mehrerer Gespräche. Antwortgruppen: Mit diesem Dienst von OCS können Administratoren eine oder mehrere kleine Antwortgruppen erstellen und konfigurieren, um eingehende Anrufe an festgelegte Agents weiterzuleiten und in die Warteschlange einzureihen. Typische Nutzungsszenarien sind z.b. ein interner Helpdesk, der Kundendienst oder die generelle Verarbeitung externer Anrufe. Der Antwortgruppendienst beinhaltet eine Anrufwarteschlange, das Abspielen von Musik beim Halten, eine interaktive Sprachantwort mit automatischer Spracherkennung und eine Textzu-Sprache-Funktion. Administratoren können zulassen, dass Unternehmensleiter ihre Antwortgruppen selbst konfigurieren und verwalten, sowie die Geschäftszeiten und Musik bestimmen, die beim Halten eines Anrufs abgespielt werden. OCS-Telefonzentrale Eingehende Anrufe können an festgelegte Agents weitergeleitet oder in eine Warteschlange eingereiht werden. Vereinfachte Verwaltung: Die Enterprise-VoIP-Funktionen in OCS bieten eine zentralisierte Verwaltung über vertraute Verwaltungssoftware wie Microsoft System Center Operations Manager 2007 und Microsoft Management Console. Benutzer werden über Active Directory vermittelt, so dass kein separates Verzeichnis für Telefonbenutzer erstellt/verwaltet werden muss. Zudem bietet OCS sofort einsetzbare Qualitätsüberwachungsund Berichterstellungsfunktionen für Sprach- und andere Kommunikationsmethoden, darunter Kommunikationsdatensätze (KDS) und Quality of Experience (QoE)-Messungen für die Audioqualität sowie Festnetz- und Netzwerkverbindungen. Problemlose Integration: OCS verwendet Standards und veröffentlichte Schnittstellen, die sich in die vorhandene Telefoninfrastruktur integrieren und mit dieser betreiben lassen. So können Sie softwarebasierte VoIP-Funktionen für die Benutzer anbieten, die diese am meisten benötigen. Mehr als ein Telefon: Kontaktlisten, Mitteilungen, Kalender und Statusanzeigen darüber, welche Kollegen anwesend und erreichbar sind.

12 Support & Service Online-Support Supportpakete für Unternehmen Support per oder Telefon Handbuch Microsoft Office Communications Server 2007 R2 bietet vielfältige, moderne Anwendungsmöglichkeiten in der Kommunikation, Information und Präsentation. Sie kann dazu beitragen, IT-Verwaltungs- und Verbindungskosten zu senken und gleichzeitig die Effektivität und Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Ob in der Forschung, Wissenschaft, Gesundheitswirtschaft oder Industrie: Die leistungsstarke Serverplattform empfiehlt sich als effizientes Allroundsystem für kleine und mittelständische Unternehmen, Filialisten, international agierende Konzerne und viele mehr. Kommunikation und Informationsaustausch mit Microsoft Office Communications Server 2007 R2 erfolgt über verschlüsselte bzw. geschützte Kommunikationskanäle und Netzwerke. Die Datensicherheit entspricht den gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien. SWITCH GmbH Daimlerstr Stockelsdorf Tel.: / Mobil: / info@switch-edv.de