Risiken reduzieren. Kosten verringern. Leistung steigern.

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1 Risiken reduzieren. Kosten verringern. Leistung steigern. Services for professional procurement. Be better informed, make better decisions. Komplettlösung zur Verwaltung und Präqualifizierung Ihres gesamten Lieferantenstammes / Enterprise Supplier Management Service (ESMS)

2 Risikomanagement für Ihren gesamten Lieferantenstamm Mitarbeiter im Einkaufs-, Lieferketten- und Lieferantenmanagement sehen sich im Bereich der Datenverwaltung und dem Risikomanagement immer anspruchsvolleren Herausforderungen ausgesetzt. Unser Enterpris Supplier Management Service (ESMS) hilft Ihrem Unternehmen, Kosten, Aufwand und Risiken, die mit der Beschaffung und der Verwaltung wichtiger Lieferanten verbunden sind, signifikant zu verringern. Risikomanagement des gesamten Lieferantenstammes ESMS von Achilles basiert auf den Basislösungen, die wir zur Verwaltung von Lieferanten (CSMS) anbieten, und bietet Ihnen über unsere nutzerfreundliche Online-Plattform den sicheren Zugang zu geprüften Informationen über all Ihre Lieferanten. Diese Erweiterungslösung umfasst ein Risiko- und Richtlinienmodell, welches genau auf die Erfordernisse Ihres Unternehmens abgestimmt und entsprechend erweitert wurde, sodass es jetzt Ihren gesamten Lieferantenstamm abdeckt. Das Risikomodell beurteilt Lieferanten auf Basis bestimmter von Ihnen vorab definierter Schlüsselkriterien und gibt den entsprechenden Präqualifizierungsprozess vor, den diese aufgrund Ihrer Vorgaben durchlaufen müssen. Beispielhafte Darstellung der Daten, die zur Erstellung Ihres Risikomodells genutzt werden Angebotene Produkte und Dienstleistungen Geschätzter Vertragswert oder Umsatz Zudem haben wir Ihre Richtlinien und Standards in unseren Prozess zur Lieferantenpräqualifizierung eingebunden denn nur so ist sichergestellt, dass alle Richtlinien, die in Ihrem Beschaffungsprozess gefordert werden, auch konsistent eingehalten werden. Erfassung, Bewertung und Pflege von Lieferantendaten Systematische Risikoverwaltung und Einhaltung von Richtlinien Kundenspezifische Risikomodelle zur individuellen Qualifizierung Standort des Lieferanten Anzahl der Mitarbeiter Zusammenführung aller Lieferanten auf einer Plattform Sichere Schnittstelle und erweiterte Such- und Filterfunktionen Schnittstelle mit Ihren firmeneigenen Verwaltungs- und Beschaffungssystemen (z.b. ERP) Umfassende Präqualifizierung Der zentrale Punkt unserer Lösungen ist ein systematisches Präqualifizierungsprogramm für Lieferanten. Deren Daten werden über Online-Fragebögen erfasst und durch unser Beurteilungsteam und qualifizierten Prüfer streng bewertet. Grundsätzlich werden die folgenden Lieferanteninformationen erfasst und validiert: Allgemeine Unternehmensdaten Produkte und Dienstleistungen Finanzen Umwelt Qualität Nachhaltigkeit / CSR Optional können weitere Präqualifizierungsmodule hinzugefügt werden, um die Lieferanteninformationen speziell in den Bereichen detaillierter zu gestalten, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind: Finanzanalysen Nachhaltigkeit / CSR CO2- Reduzierung Kunden können auch Audits als Teil ihres eigenen Prozesses zur Lieferantenpräqualifizierung integrieren. Zusammen mit den Informationen des Präqualifizierungsfragebogens garantieren die Auditprogramme eine sichere Validierung der Daten, die darüber hinaus noch einmal direkt vor Ort im Unternehmen geprüft werden. Beispielhafte Darstellung der Bereiche, für die Achilles Audits anbietet Den richtigen Lieferanten schneller finden Versicherungen und Recht Gesundheit und Arbeitsschutz Darstellung der Lieferkette Qualität Gesundheit Arbeitsschutz Umwelt Nachhaltigkeit / CSR CO2-Reduzierung Nach Validierung der Lieferanten können Ihre Einkäufer über unsere sichere cloud-basierte Plattform nach deren Produkten und Dienstleistungen suchen und sich die entsprechenden Informationen zur Risikobeurteilung und Einhaltung von Richtlinien anzeigen lassen. Es stehen Ihnen zahlreiche webbasierte Standardfunktionen einschließlich umfassender Zusatzoptionen zur Verfügung, die Ihnen die Ausführung Ihrer Beschaffungsprozesse deutlich vereinfachen. 01

3 Präqualifizierung auf Basis Ihres Risikomodells Lieferanten sind nicht alle gleich. Unsere konfigurierbaren Lösungen zum systematischen Risikomanagement basieren genau auf den Anforderungen, die Ihr Unternehmen zur Lieferantenpräqualifizierung aufgestellt hat. Die Präqualifizierungsanforderungen für Ihre Lieferanten können in Abhängigkeit der Bedeutung für Ihr Unternehmen kategorisiert und eingestuft werden. Unser Lieferantenpräqualifizierungsprogramm für Ihren gesamten Lieferantenstamm beinhaltet eine Reihe vorbereitender Fragen, die all Ihre Lieferanten beantworten müssen. Dieser Schritt stellt die Basis-Lieferantenregistrierung (ausreichend für risikoarme Lieferanten) dar und ist zudem Basis des Risikomodells. Weiterhin identifiziert das Modell diejenigen Lieferanten, die zusätzliche Präqualifizierungsstufen durchlaufen müssen, um Ihre Konformitätsrichtlinien zu erfüllen. Alle Lieferanten Das Modell nutzt eine Reihe von Kriterien (z. B. angebotene Produkte und Dienstleistungen, Vertragswert, Lieferantenstandort), mittels welcher die Lieferanten auf Basis ihrer Bedeutung für Ihr Unternehmen durch den entsprechenden Prozess zur Lieferantenpräqualifizierung geleitet werden. Die von Achilles im Zuge dieses Prozesses erfassten Daten können dann in Ihr Risikomodell eingespielt werden, sodass diese dann als zusätzliche Präqualifizierungsanforderungen für die entsprechenden Lieferanten genutzt werden können. Beispielhafte Darstellung des Prozesses zur klassifizierten Präqualifizierung Dargestellt sind alle zur Verfügung stehenden Module Die Stufen der Präqualifizierung symbolisieren die unterschiedlichen Risikoprofile der Lieferanten Geringes Risikoprofil: Präqualifizierung nach Stufe 1 abgeschlossen Mittleres Risikoprofil: Präqualifizierung nach Stufe 2 abgeschlossen 3. Abbildung der Lieferkette Richtlinien des Risikomodells der einkaufenden Unternehmen 3. Finanzanalyse 1. Lieferanten- Registrierung 2. Fragebogen zur Lieferanten- Qualifizierung 4. Audit 3. CSR / Nachhaltigkeit 3. Reduzierung CO2-Ausstoß LEGENDE: 1. Registrierung aller Lieferanten Abschluss der Präqualifizierung für Lieferanten mit geringem Risiko Führt zur weiterführenden Präqualifizierung anderer Lieferanten 2. Basis- Präqualifizierungsfragebogen Optionale Spezialmodule Hohes Risikoprofil: Präqualifizierung nach Komponenten der Stufen 3 und/oder 4 abgeschlossen Qualification Ende des Process Präqualifizierungsprozesses Completed 4. Optionaler Auditprozess 02

4 Teil Ihres Beschaffungssystems Der Austausch von Daten zwischen den Lösungen zur lieferantenbasierten Risikoverwaltung von Achilles und Ihren firmeneigenen e-purchasing- oder Backoffice-Systemen ermöglicht es Ihnen, unsere Informationen in Ihrem gesamten Unternehmen wie auch über alle Prozesse hinweg einzusetzen, kontinuierlich zu warten und sogar weiterzuentwickeln. Qualität, Konsistenz und Richtigkeit der Lieferantendaten Bei der Zusammenführung der Daten mit Ihren Prozessen und Systemen arbeiten wir sehr eng mit Ihnen zusammen, um unsere Daten so barrierefrei wie möglich zu gestalten. Der aktive Datenaustausch zwischen Achilles und anderen Bereichen Ihres Beschaffungssystems hilft bei der einheitlichen und konsistenten Verwendung der genutzten Informationen und bietet zahlreiche Vorteile: Ermöglicht die Darstellung der von Achilles zum Risikomanagement bereitgestellten Informationen über den gesamten Lebenszyklus des Lieferanten. Garantiert, dass die Lieferanteneinträge kontinuierlich aktualisiert und gepflegt werden. Sichert die Genauigkeit der Lieferantenstammdatei und vermeidet unbrauchbare oder fehlende Daten ( -Adressen, Adressen, Ust.-Id.Nr. etc.). Kann Implementierungen firmeneigener Datenerfassungs- und e-purchasing-systeme unterstützen, da sichergestellt ist, dass nur korrekte Daten im System verarbeitet und diese dort konsistent gewartet werden. Lösungen und Optionen zum Datenaustausch 1. Achilles ESMS beinhaltet eine Standardfunktion zum Datenaustausch, durch die die regelmäßige Aktualisierung der in Ihrem ESMS enthaltenen Lieferanteninformationen möglich ist. Wir realisieren dies über einen regelmäßig erstellten CSV- Bericht, den Sie einfach in Ihre firmeneigenen Beschaffungs-, Backoffice- oder Managementsysteme importieren oder zu Analysezwecken einfach in Excel öffnen können. 2. Für umfangreichere Einkaufsprozesse mit anspruchsvolleren Anforderungen (z. B. tägliche Datenaktualisierungen zu bestimmten Zeiten) bieten wir über entsprechende Web-Dienste einen individuell konfigurierbaren Datenaustausch an, der dann direkt zwischen den entsprechenden Systemen stattfindet. 3. Die technischen Anforderungen zu unseren eigenen Web-Diensten stellen wir unseren Kunden kostenfrei zur Verfügung. Auf Nachfrage führen wir auch entsprechende Machbarkeitsuntersuchungen durch und stellen individuelle Schnittstellen bereit, die genau auf Ihr Anforderungsprofil zugeschnitten sind. Zentralisierung, Anpassung und Koordination von Daten Alle Datensätze erhalten von Achilles eine eigene, unverwechselbare Lieferanten-Identifikationsnummer, sodass alle von Achilles bereitgestellten Daten problemlos in Ihr Stammdatensystem integriert und dort verwaltet werden können. Die Daten der von Achilles bereitgestellten Lösung zum lieferantenbasierten Risikomanagement werden mit Ihren eigenen Systemen synchronisiert, sodass Ihnen nur korrekte und aktualisierte Daten in Ihr firmeneigenes System eingespielt werden. Darüber hinaus bieten wir einen automatisierten Querabgleich zwischen den standardisierten branchenspezifischen Produkt- und Dienstleistungscodes (die in unseren Lösungen verwendet werden) und den Codes, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Kompatibilität mit anderen Systemen und Prozessen Unsere Datenaustauschlösungen ermöglichen den Zugriff auf stets korrekt gepflegte und aktualisierte Daten durch alle Prozesse/ Systeme, die von Achilles entsprechend konfiguriert sind: Beschaffung neuer Lieferanten Vertragsmanagement über gesamten Lebenszyklus Ausgabenanalyse Finanzberichte Einhaltung der Regularien zu Gesundheit und Arbeitsschutz Nachhaltigkeit und CSR (Unternehmerische Sozialverantwortung) Die Lösungen, die Achilles zum Datenaustausch bereitstellt, sind mit allen gängigen Datenverwaltungs- und Beschaffungssystemen (z. B. Emptoris, SAP und CMA Contiki) kompatibel. 03

5 Risiken reduzieren. Kosten verringern. Leistung steigern. Unsere Lösungen zum Lieferanten- und Risikomanagement reduzieren Kosten und Aufwand und ermöglichen es den Beschaffungsteams, sich auf strategisch wichtige Einkaufstätigkeiten zu konzentrieren. Weniger Aufwand bei der Bewertung von Lieferantendaten 1 Vollzeit-Beschäftigte, die an der Bewertung beteiligt sind Elektrizitätswerk UK Intern 1 Quelle; Kundengespräche % 1 Mit Achilles Weniger Aufwand bei der Verwaltung der Datenbank 1 Vollzeit-Beschäftigte, die an der Erstellung von Lieferantendatenbanken beteiligt sind Große globale Mineralölgesellschaft 10 Intern 100% Mit Achilles Unterstützung Ihrer Lieferanten beim Präqualifizierungsprozess Wir unterstützen Ihre Lieferanten auch während des Präqualifizierungsprozesses. Hierzu nutzen wir ein bewährtes Modell, mit dem wir weltweit schon über Lieferanten qualifiziert haben. Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um genau die Lieferanten zu identifizieren, deren Teilnahme Sie wünschen. Hiernach beginnt unsere automatisch verwaltete Kampagne im Namen Ihres Unternehmens ( s und Supportteams), um genau diese Lieferanten an Bord zu holen. Registrierung, Validierung und Veröffentlichung von Lieferanten Prozess Lieferanten Achilles Einkäufer Anmeldung Anmeldung über das Webseiten- Portal des Einkäufers Das Risikomodell bestimmt den Registrierungsprozess. Risikoarme Lieferanten: Keine weiteren Maßnahmen. Kritische Lieferanten: Fortfahren mit nächster Stufe Veröffentlichung der Informationen von Lieferanten mit geringem Risiko Stufen der Lieferantenqualifizierung Prozess Lieferanten Achilles Einkäufer Datenübertragung Zahlung des Jahresbeitrags und Vervollständigung des Online- Fragebogens Das Risikomodell bestimmt den Anforderungsumfang des Fragebogens (und Audits) Validierung Validierung der Daten des Fragebogens einschließlich Gegenkontrolle mit Daten Dritter Veröffentlichung Erfolgreiche Präqualifizierung Validierung beendet Veröffentlichung der Lieferanteninformationen Suche Lieferantendaten sind verfügbar Bestimmte Prozesse können in Abhängigkeit der branchen- und kundenspezifischen Anforderungen variieren. 04

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