Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014

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1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014 Einreichender ECM-Lösungsanbieter Name ECM-Lösungsanbieter ELO Digital Office GmbH Tübinger Straße Stuttgart Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM-Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. ECM-Meilenstein: Neues Social Collaboration-Tool für den Mittelstand - am Beispiel des Web Client von ELO 9 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Juni 2013 bis August 2014

2 3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Matthias Thiele, Geschäftsführer und Leiter Entwicklung Stefan Nesbigall, Leitender Entwickler Nils Mosbach, Entwickler 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen). ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Das Unternehmen wurde 1998 mit Sitz in Stuttgart als eigenständige Einheit aus der Unternehmensgruppe Louis Leitz ausgegliedert und ist mittlerweile mit Niederlassungen in Europa, Südamerika, Asien und Australien international aufgestellt. Über das dichte Netzwerk von Systempartnern werden weltweit mehr als Arbeitsplätze betreut. Zudem pflegt ELO zahlreiche Technologie- Partnerschaften mit Soft- und Hardwareherstellern wie Fujitsu, Hewlett-Packard, IBM, Kodak, Kyocera, Microsoft sowie SAP. Die ELO-Produkte finden aufgrund ihrer Flexibilität und des hohen Leistungspotenzials Einsatz in Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größe. Namhafte Kunden wie z.b. Airbus, EADS, EnBW, HSG Zander, Lufthansa, MAN, Zentis sowie diverse Landes- und Bundesbehörden setzen auf die hohe Qualität der innovativen ELO-Produkte. Dabei beachtet ELO auch zunehmende Veränderungen in der Arbeitswelt und in der Tätigkeit der Anwender. Genügten bis vor kurzer Zeit in einem ECM alle Module und Funktionen, die für ein sicheres Verwahren und zuverlässiges Zur-Verfügung-Stellen über den Lebenszyklus eines Dokumentes benötigt wurden, werden zunehmend Funktionen nachgefragt, die eine Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützen. Dazu kommt, dass sich Formen des gemeinsamen Erarbeitens und Teilens von Wissen wie Wikis, Diskussionsforen usw. etabliert haben. In der Welt der Anwender haben soziale Medien wie Twitter oder Facebook einen festen Platz. Diese Möglichkeiten werden zunehmend auch von ECM-Lösungen gefordert. Deshalb entschied die Geschäftsleitung der ELO Digital Office GmbH mit der im Juni 2014 präsentierten neu erarbeiteten Produktreihe ELO ECM Suite 9 solche Funktionen zunächst im neuen Webclient, dann aber auch in allen anderen Rich-Clients anzubieten. Wenig später wurden diese Funktionalitäten auch in die mobilen Lösungen unter ios und Android implementiert. Diese Social Collaboration-Funktionen werden allen bestehenden ELO-Anwendern mit dem nächsten Update zur Verfügung gestellt. Sie ergänzen die bewährten ELO Funktionalitäten. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/11

3 5. Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Die Anwender sind seit vielen Jahren den Zugriff auf im ELO verwaltete Dokumente über die ELO Rich Clients (Vollclients) gewohnt. Alternativen dazu bietet der ELO Web Client. Dieser gestattet einen Zugriff auf ELO über eine Website mittels eines Browsers. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass auf Seiten des Anwenders keinerlei Installationen erforderlich sind. Der eingesetzte Browser ist nahezu beliebig, im Beispiel wurden drei weit verbreitete Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) eingesetzt. Mit ELO 9 erhielt die Bedienoberfläche des Web Client ein völlig neues Design. Es wurden zahlreiche neue Features implementiert, darunter die komplett neu entwickelten Funktionalitäten für Social Collaboration. Damit gelang es, den Benutzer noch mehr in den Fokus zu rücken. Beispiel: Ganz normaler Büroalltag Der Mitarbeiter Jan Eichner sucht ein Dokument. Mit der neu entwickelten Facettensuche kann er sich durch die Suchkriterien navigieren, bevor er die Suche selbst gestartet hat. Damit gelangt man schnell und effizient zu Treffern, obwohl zu Beginn der Suche das Suchziel eigentlich noch gar nicht feststand. Es gab Rückfragen zu einer Rechnung, die er über die PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/11

4 Wissenslandkarte findet. Nachdem er das gesuchte Dokument gefunden hat, stellt er fest, dass es zu diesem gerade eine rege Diskussion gibt. Über den Dokumentenfeed kann er diese in Echtzeit verfolgen. In diesem Dokumentenfeed ist es dem Anwender möglich, mit Namen, Datum und Uhrzeit der Erstellung sowie auf Wunsch mit einem Bild des Anwenders versehene Beiträge zu erstellen. Diese Beiträge können von weiteren Anwendern kommentiert werden. Damit wird im ELO ECM nicht nur das Dokument verwaltet, es kann auch eine unmittelbare Kommunikation zu diesem Dokument oder diese ELO Struktur erfolgen. Selbstverständlich sind diese Möglichkeiten an die Leserechte auf das Dokument oder das ELO- Strukturelement geknüpft. Wer einen Eintrag nicht sehen kann/darf sieht auch den Feed nicht. Dieser Dokumentenfeed ist durch den jeweiligen Ersteller des Beitrags editierbar. Er ist durchsuchbar. Über die Suche im Feed gelingt es das Problem einzugrenzen. Da die Diskussion um die Rechnung kein Ende findet entschließt Jan Eichner sich einen Ad-hoc-Workflow mit allen Diskussionsteilnehmern dazu zu starten. Dieser soll eine erneute Rechnungsprüfung veranlassen. Damit stellt er sicher, dass die Prüfung der Rechnung auch dokumentiert wird. Die PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/11

5 Regeln der Compliance werden eingehalten. Klar wird dargestellt, welche Möglichkeiten des Ad-hoc-Workflows angeboten werden. Die Teilnehmer des Ad-hoc-Workflow werden zusammengestellt. Neben der allgemeinen Arbeitsanweisung, Rechnung prüfen, kann er jedem einzelnen Teilnehmer des Workflows individuelle Informationen mitgeben. Der Workflow wird gestartet. In der nächsten Station wird per Zonen-OCR direkt aus dem Dokument die Rechnungsnummer gezogen und als Suche abgesetzt. Das Ergebnis der Suche grenzt das Problem ein. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/11

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8 Die Rechnung wurde versehentlich doppelt abgelegt! Das wird im Dokumentenfeed vermerkt. Der Ad-hoc-Workflow wird ohne Freigabe beendet und an die Stelle zurückgeleitet, die den Workflow gestartet hat. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 8/11

9 Über die Zwischenablage wird die URL der Suche kopiert und weitergeleitet. Damit kann die entsprechende Suche jederzeit durch andere Benutzer reproduziert werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 9/11

10 6. Warum sollte Ihr ECM-Lösung den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihr ECM-Lösung einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Was sind die Alleinstellungsmerkmale? Von ECM wurde bisher erwartet, dass sie über den Lebenszyklus des Dokuments dieses sichern, verwalten, zur Verfügung stellen. Das Thema Social Collaboration greift allerdings auch dort ein. Die Anwender erwarten inzwischen auch im ECM Lösungen, wie sie sie als dem Alltag mit Facebook, Twitter oder WhatsApp kennen und das in Echtzeit! Jedes Dokument und jeder Ordner erhält hierbei einen eigenen Feed, der seinen Lebenszyklus begleitet. Anwender können damit in Workflows sowie mittels Social Collaboration diskutieren und Lösungsschritte gemeinsam erarbeiten. Die ELO Funktionalität für Social Collaboration erschließt sich nicht nur im Web Client, sondern auch über die Rich Clients (Vollclients). Natürlich können auch die mobilen Clients unter den Plattformen ios, Android und BlackBerry an den Dokumentenfeeds und den Workflows teilnehmen. Damit wurden für ECM-Systeme für den Mittelstand völlig neue Möglichkeiten eröffnet. In dem Maße wie diese von den Anwendern genutzt werden und welche Anforderungen sich dort stellen, werden diese von der ELO Digital Office GmbH kontinuierlich weiterentwickelt und ergänzt. Wie stark dieses Konzept den Arbeitsalltag revolutioniert zeigt sich beispielhaft am Einsatz eines Ticketsystems. Hier konnte der interne -Verkehr für alle Mitarbeiter vermieden werden. Lösungsschritte sind für alle beteiligten sichtbar. Es kann in Echtzeit diskutiert werden. Das führt bei Kundenanfragen zu verkürzten Responsezeiten, die gerne gesehen werden! Damit wird der Servicegedanke in den Mittelpunkt gestellt. Gleichzeitig steht der Anwender im Fokus, denn seine Aktivitäten und Interaktionen werden am Objekt für alle Berechtigten sichtbar dargestellt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 10/11

11 Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zur eingereichten ECM-Lösung Hohe Anforderungen an Fähigkeiten in Bezug auf Social Collaboration werden zunehmend an jedes am Markt befindliche erfolgreiche ECM gestellt werden. Die ELO Digital Office GmbH erweist sich auch hier wieder als Vorreiter und Trendsetter der ECM Branche. Der Dokumentenfeed ist ein erster, wichtiger Schritt in diese Richtung. Mit dem Tool wird das Feld der besseren Zusammenarbeit in Unternehmen eröffnet. Mitarbeiter ersparen sich lange Suchen, weite Wege und können direkt am Dokument arbeiten. Unvermittelt, transparent und schnell sind die Schlagworte, die für mehr Effizienz stehen und durch unsere Social Collaboration-Komponente erzeugt werden. Der Spaß an der Benutzung ist wie immer bei ELO ebenfalls im Fokus. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 11/11