Neuerungen in Version 4.3 der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence Can Do GmbH Implerstraße München

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1 Neuerungen in Version 4.3 der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence Implerstraße München Tel Fax:

2 Vorbemerkung Dieses Dokument gibt einen Überblick über die neuen Funktionen der Version 4.3 der Projektmanagement-Software Can Do project intelligence gegenüber Version 4.2. Die Änderungen im Überblick: Ressourcenmanagement & Zeiterfassung o Paket-Splitt o Projektbezogene Autokorrektur o Objektbezogene Rückmeldesperre o Summenzeilen im Web-Feedback o Lastpakete im Web-Feedback Projektkommunikation o Projektbezogenen Kalender-Eintrag erstellen o Projektbezogene versenden Weitere Funktionen o Basisplan löschen o Fortschritt durch erledigte Tätigkeiten o Super-Copy: Aufwand konstant halten o Dokumentenmanagement: Bessere Übersichtlichkeit o Projekt-Status und Rückmeldungen o Projektberichte: Status-Anzeige D München Seite 2

3 Ressourcenmanagement & Zeiterfassung Paket-Splitt Neue Features in Version 4.3 Ein mindestens zweitägiges Arbeitspaket kann mit einem Rechtsklick zu einem frei wählbaren Termin (im Rahmen der Laufzeit des Pakets) in zwei Pakete aufgeteilt werden, wenn z.b. Arbeiten ungeplant unterbrochen werden müssen. Die Aufwände werden proportional zum Zeitpunkt des Paket-Splitts aufgeteilt. Hat zum Beispiel ein Paket eine Dauer Nach dem Splitt sind die beiden Teilen miteinandern verbunden anschließend neu terminiert werden. Ein Arbeitspaket per Mausklick in zwei Pakete teilen von 5 Tagen und einen Aufwand von 20 Stunden (4 Stunden pro Tag) und das Paket wird nach dem dritten Tag gesplittet, so sind im alten Paket 12 Stunden (3 Tage à 4 Stunden) hinterlegt, im neuen Paket 8 Stunden. Dabei werden zurückgemeldete Arbeitszeiten und erledigte Tätigkeiten dem alten Paket zugeordnet, offene Tätigkeiten werden in das neue Paket übernommen. Beide Pakete werden nach dem Splitt miteinander verkettet. Das alte Paket erbt den hinterlegten Fertigstellungsgrad. Das neue Paket kann Projektbezogene Autokorrektur Die automatische Korrektur des Plan- Aufwands kann entweder systemweit am Server (für alle Projekte) oder projektweise manuell im Infopanel aktiviert werden. Wenn die Autokorrektur systemweit (durch den Administrator am Server) nicht aktiviert wurde und in einem bestimmten Projekt diese verwendet werden soll, muss bei der Autokorrektur (siehe Abbildung) zunächst die Servereinstellung deaktiviert (den Haken bei Standard entfernen) und dann die Einstellung Autokorrektur Ein gewählt werden. Ist diese Einstellung gewählt, werden in diesem Projekt die Plan-Werte anhand der Ist-Werte korrigiert: Liegt bspw. der Ist-Aufwand einer Ressource (d.h. die rückgemeldeten Stunden) in einem bestimmten Objekt über oder unter dem geplanten Aufwand, wird der Planaufwand entsprechend angepasst. Wird der Planwert für eine Ressource so stark verringert (z.b. durch Verkürzen des Objekts, Ändern D München Seite 3

4 der Zuweisung etc.), dass er niedriger als die bereits gemeldeten Zeiten wird, so wird der Wert automatisch auf die gemeldeten Zeiten angepasst. Eine Meldung im grafischen Client weist auf die erfolgte Korrektur hin. Objektbezogene Rückmeldesperre Ab Can Do project intelligence Version 4.3 kann der Anwender eine Buchungstoleranz bzgl. des Umfangs der Aufwand-Rückmeldungen pro Objekt zu bestimmen. Bisher konnte dies nur auf Projektebene modifiziert werden. In der Maske mit den Objektinformationen in der Drop-Down-Liste Rückmeldungen einschränken kann der User festlegen, in welchem Verhältnis die Ist-Zeiterfassung zu dem geplanten Aufwand stehen soll. Wurde eine Einschränkung der Rückmeldungen auf 50% gesetzt, bedeutet das, dass die zu dem ausgewählten Objekt zugewiesenen Ressourcen nicht mehr als 50% des geplanten Aufwands als Ist-Zeiten erfassen können. Wurde z.b. ein Mitarbeiter mit 8 Stunden einem Objekt zugewiesen, kann er hier nicht mehr als 4 Stunden an Arbeitszeit rückmelden. Rückmeldesperre pro Objekt Summenzeilen im Web-Feedback In der Zeiterfassung über das Web-Feedback sind die Summe der bisher gemeldeten Zeiten und die grafische Anzeige nun auch in den verschiedenen Genehmigungs-Ansichten enthalten. Sie werde zusätzlich als erste oder als letzte Zeile der Tabelle (oder beides) angezeigt. Optional kann eine Summen-Spalte eingeblendet werden, um z.b. Wochen- oder Monatstunden auf einen Blick zu erfassen. Lastpakete im Web-Feedback Optional können Lastpakete (z.b. für Urlaubstage) im Web-Feedback angezeigt werden. Ist diese Funktion aktiviert, wird die Stundenzahl automatisch eingetragen und kann nicht verändert werden (in der Abbildung ist eine 40-Stunden-Woche mit einem 8- Stunden-Tag vorausgesetzt). Lastpakete sind in der Zeiterfassung farblich (hier schwarz) abgehoben, damit keine Verwechslung mit normalen Paketen auftritt. Summenzeilen (grün) und Lastpakete (schwarz) in der Zeiterfassung D München Seite 4

5 Projektkommunikation Kalender-Eintrag erzeugen Über ein Kontextmenü eines Projektelements lässt sich ein automatischer Termineintrag erzeugen (z.b. im Outlook-Kalender). Die Feinabstimmung, zu welcher Uhrzeit der Termin stattfinden soll, erfolgt über das jeweilige Kalender-Programm. Standardmäßig sind alle dem Element zugewiesenen Ressourcen automatisch in der Verteilerliste des generierten Termins eingetragen. versenden Über ein Kontextmenü eines Objekts kann automatisch eine erzeugt und versendet werden (z.b. an alle Ressourcen eines Pakets). Dabei sind mehrere Vorlagen für die s auswählbar, die auch abgefragte PDC-Felder beinhalten können. D München Seite 5

6 Weitere Funktionen Basisplan löschen Erstellte Basispläne (Eintrag im Standard-Reiter Basispläne ) können ab Version 4.3 über den grafischen Client per Rechtsklick gelöscht werden. Voraussetzung ist eine Projektmanager- oder Portfoliomanager-Lizenz sowie ein Projektmanager- Recht auf das jeweilige Projekt. Es erfolgt ein entsprechender Eintrag in die Historie. Fortschritt durch erledigte Tätigkeiten Eine neue Funktionalität ermöglicht das Errechnen des Fortschritts in einem Arbeitspaket anhand der hinterlegten Tätigkeiten. Bei jeder einzelnen Tätigkeit kann definiert werden, wie viel Prozent das Erledigen dieser Tätigkeit an der Gesamtarbeit des Pakets ausmacht. Im abgebildeten Beispiel besteht das Paket Buch schreiben aus 4 Tätigkeiten (Kapitel 1, Kapitel 2, Kapitel 3 und Kapitel 4). Jede Tätigkeit wirkt sich auf den Gesamtfortschritts des Pakets mit 25% aus, wenn z.b. 2 der Tätigkeiten erledigt wurden (2 Kapitel geschrieben wurden), beträgt der Gesamtfortschritt des Pakets 50%. Super-Copy: Aufwand konstant halten Bei der Funktion Super Copy, wodurch mehrere Objekte einer Art auf ein Mal erstellt werden, kann die Höhe des Aufwands der Objekte auf Wunsch konstant gehalten werden, selbst wenn sich die Dauer bspw. aufgrund von Feiertagen verändert. Bisher wurde in dieser Funktion der Aufwand entsprechend angepasst. D München Seite 6

7 Dokumentenmanagement: Verbesserte Anzeige Dokumente und Links, die einem Projektobjekt beigefügt wurden, werden nun auch im aufziehbaren Slider des Infopanels angezeigt. Dort kann auch eine Beschreibung des Dokuments bzw. des Links eingetragen werden. Projekt-Status und Rückmeldungen Serverweit kann nun durch den Administrator eingestellt werden, welche Auswirkungen die Rückmeldungen auf den Status des entsprechenden Pakets haben soll: a) Es sind keine Rückmeldungen erlaubt, solange der Status nicht mindestens auf begonnen gesetzt wurde. b) Die erste Rückmeldung setzt den Paket-Status automatisch auf begonnen. c) Es gibt keine automatische Wechselwirkung zwischen Rückmeldungen und Status (wie bisher). Projektbericht: Status-Anzeige Beim Starten eines Berichts aus dem grafischen Client wird in einer neuen Ansicht der Status der Bericht-Erstellung und ggf. Fehlermeldungen dargestellt. D München Seite 7