Warum Softwareauswahl keine Bauchentscheidung ist!

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1 Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen Warum Softwareauswahl keine Bauchentscheidung ist! Volker Dürrbeck Begleitprojekt ERP Ansbach

2 Begleitprojekt Betriebswirtschaftliche Software Grundlageninformationen Informationsveranstaltungen Checklisten und Kriterienkatalog Handlungsanweisungen für Softwareauswahl Untersuchung von OpenSource-ERP-Systemen Kostenlose Einstiegsberatung vor Ort Vertiefende Beratungsleistungen

3 Hunderte von Systemen werden angeboten!

4 Marktstudie ERP kostenlos als Download oder Printversion (hier in der Veranstaltung) verfügbar

5 Der Markt ist unübersichtlich Viele Systeme und Anbieter bzw. Implementierungspartner Viele Begriffe und Buzz-Words (wie SaaS, ERP, ERPII, Cloud) Unterschiedliche Preismodelle und Leistungsumfänge

6 Die Entscheidung fällt schwer Vorgehensweise oftmals unklar Anforderungen an die Software und den Anbieter sind schwer zu formulieren Viele Beteiligte mit unterschiedlichen Vorstellungen

7 Es geht um was Hohe Investitionen und laufende Kosten (2-3% des Umsatzes) Unklarer Nutzen (schwer quantifizierbar) Großer Einfluss auf die betrieblichen Abläufe

8 Geschäftsführung - Geld IT - Aufwand Fachabteilung - Tagesgeschäft

9 Erfolgreiche IT-Projekte?!? Warum scheitern so viele Projekte? Unklare bzw. unvollständige Anforderungsdefinition Wechselnde Anforderungen Unrealistische Erwartungen Unklare Ziele Falsche Projektstruktur Unrealistischer Zeitplan Fehlende Mitarbeiter-Qualifikation Ressourcen-Mangel Fehlende Einbeziehung der Beteiligten

10 Hauptprobleme Einführung Betrieb Datenaufbereitung und -migration 44% Einhaltung Terminplan 31% Umfang der Systemanpassungen 23% Abbildung der Geschäftsprozesse 18% Quelle: Trovarit AG /www.erp-z.de

11 Erfolgsfaktoren Klare Zielsetzung & Anforderungsdefinition (Organisatorisch/Prozesse Technisch Strategisch) Kosten-/ Nutzen-Bewertung Kosten realistisch planen (kein falsches Sparen) Klare Einführungsstrategie entwickeln Kopplung mit Prozessverbesserung Anwender einbeziehen und intensiv schulen

12 Externe Beratung? Was trauen Sie sich selbst zu? Pro Contra Im Zweifel: Lassen Sie sich Beraten! Wer bei der Systemauswahl spart kann später teuer dafür bezahlen!

13 Anforderungsdefinition Wer ein neues ERP-System sucht, muss zuerst einmal wissen, was er will. Organisationsanalyse Anforderungsanalyse (ggf. Reorganisation) 4Aufnahme der Ist-Situation -Organisation / Dokumentation der Kernprozesse 4Ermittlung der Schwachstellen 4Ermittlung der Schwachstellen in bisherigen Abläufen 4Definition des Sollkonzeptes 4Anpassung Ableiten von der Kernanforderungen Organisation das (K.O.-Kriterien, Soll -Konzept wichtige Funktionalitäten, Nice-To-Have) Aufgabenbeschreibung bzw. Anforderungsliste mit K.O.-Kriterien

14 Marktanalyse Systemanforderungen Der eigentliche Auswahlprozess Marktrecherche > 250 Abgleich Grobauswahl 4-7 Anforderungsliste mit wichtigen Kriterien Richtangebote Abgleich Feinauswahl 2-3 Musterprozesse mit Echtdaten weiteres Angebot Abgleich Endauswahl 1 Lastenheft Pflichtenheft Abgleich

15 ERP-Projekte Organisationsanalyse als Chance (ggf. erkennen Reorganisation) 4Aufnahme der Ist -Organisation 4Ermittlung der Schwachstellen 4Definition des Sollkonzeptes 44Anpassung der Organisation an das Soll 4 4 Der Erfolg einer Softwareauswahl und -einführung liegt zu 25 % in der richtigen Auswahl des richtigen Systems -Konzept 25 % in der richtigen Einführung (v.a. in Bezug auf die Mitarbeiter (Überzeugung, Schulung,...)!) und zu 50 Je % nach in dem, Projektgröße: was die Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus dem System Anforderungsliste machen mit KO-Kriterien Ausführliches Lastenheft Die Software schafft die Basis, der Mensch jedoch den Erfolg!

16 Gerüstet für Krisen / Versteckte Anforderungen an das ERP Skalierbarkeit (JIT -> JIS / Bänder halb so schnell) Modularität (Funktionen an- oder abhängen) Verfügbarkeit Interoperabilität (Standardprotokolle / SaaS) Selbstorganisation (z.b. MwSt-Satz ändern) Selbstähnlichkeit (Konsequenz in der Bedienstruktur)

17 Architekturen und deren Eigenheiten Client-Server Alle Rechner stehen in Ihrem Unternehmen (Datenbank/Applikation/C lients) Daten liegen bei Ihnen (Datenmissbrauch) Software as a service Server mit Daten bei Dienstanbieter Clients benötigen oft nur noch Webbrowser Geringer Wartungsaufwand Eigenverantwortung für Daten. Sicherung! Patches! Update! Daten liegen beim Diensteanbieter Internetanbindung nötig

18 Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein ERP-Software-Projekt? In der Krise Zeit und Personal vorhanden Geld und Investitionssicherheit fehlen Nach der Krise Geld und Investitionssicherheit vorhanden Zeit und Personal fehlen

19 Unsere Informationsseiten / Ankündigung von MECK-VA und

20 Veranstaltungsplan ERP 2009 Best Practice Einführungsbegleitung einer ERP-Software durch das Begleitprojekt und Präsentation der Ergebnisse in einem Vortrag und/oder auf den Webseiten des NEG. Stammtisch Einmaliges bis regelmäßiges Treffen in kommunikativer Runde zum Erfahrungsaustausch

21 Noch Fragen? Volker Dürrbeck Meck Würzburg c/o Universität Würzburg Josef-Stangl-Platz Würzburg Tel.: 0931/

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