Managertool #11. Smart Meetings: Wie erfolgreiche Manager Leben in langweilige Meetings bringen.

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1 Smart Meetings: Wie erfolgreiche Manager Leben in langweilige Meetings bringen. Managertool #11 Die Reihe Managertools richtet sich an Führungskräfte, die sich schnell und direkt informieren wollen, wie sie typische Leadership-Herausforderungen konkret lösen können. Für Fragen und Erläuterungen kontaktieren Sie Caspar Fröhlich unter Die praxisorientierten 'Managertools' stehen Ihnen auf meiner Website zum kostenlosen Download zu Verfügung.

2 Smart Meetings: Wie Sie Leben in langweilige Meetings bringen. Kontext Grundsätzliches Vorgehen Heute ist ein normaler Arbeitstag von unzähligen Meetings geprägt. Acht, zwölf Meetings oder mehr pro Tag sind keine Seltenheit. Sie sind gefürchtet, weil sie oft unproduktiv und langweilig sind. Oft fragt man sich auch, weshalb man eigentlich teilnehmen soll. Doch wie kann man langweilige Meetings mit Leben und Energie versorgen? Die folgenden, unkonventionellen Betrachtungsweise gehen das Thema aus einer überraschenden Perspektive an. Dabei erhalten Sie konkrete Ideen und Hinweise, wie Sie einen Turnaround Ihrer Meetings hinkriegen. Oft wird gesagt, die Vorbereitung und eine gute Traktandenliste machen den Unterschied. Doch auch wenn diese beiden Aspekte genügend Sorge getragen wir, ist die Luft oft draussen. Die ist meines Erachtens deshalb, weil 3 Kernelementen zuwenig Beachtung geschenkt wird: 1. Hot Spots: werden tatsächlich die die Teilnehmenden stark energetisierenden Themen behandelt? 2. Rollenbewusstheit: agiere ich aus der Leitungs- oder Teilnehmer-Rolle? 3. Zweck des Meetings: welches Endprodukt soll erarbeitet werden? 1. Hot Spot & Themenwahl: grundsätzlich kann jedes Meeting spannend ablaufen, wenn die Gruppe diejenigen Themen bespricht, die im Moment am meisten Energie tragen. Wenn man Traktanden-Themen bespricht und gleichzeitig etwas anderes am Brodeln ist, so führt dies meist zu seichten Atmosphären und entsprechender Langeweile. 2. Rollenbewusstheit: Es kommt drauf an, aus welcher Rolle man agiert. In einem Meeting gibt es eine Person, welche für den Gesamtrahmen (Zeit, Inhalt, Einladung) zuständig ist. Hier Leitungs-Rolle genannt. Dann gibt es die Teilnehmer-Rolle. Diejenige in der Leitungs-Rolle muss bei allen Agendapunkten immer wieder klarmachen, was sie/er von den Leuten in der Teilnehmer-Rolle erwartet. 3. Zweck des Meetings: Ein wesentlicher Aspekt ist die Benennung des Zweckes der Besprechung oder einfach auch beim jeweiligen Thema. Geht es um 1. eine gemeinsame Entscheidung, oder 2. eine Ideensammlung oder geht 3. um eine simple Einholung von Meinungen oder geht es 4. um eine Konsensbildung oder 5. um die gemeinsame Arbeit im Sinne einer Arbeitsgruppe? Jeder dieser Zwecke erfordert eine etwas andere Form von Leadership (Leitungs-Rolle) und Followership (Teilnehmer-Rolle) des Meetings. Je nach Rolle die man/frau einnimmt, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Lebendigkeit in ein Meeting zu bringen. Aus der Leitungs-Rolle geht es grundsätzlich darum, den Rahmen oder Container des Meetings mit einer spezifischen Energie zu versorgen und diese zu halten. Das heisst für Einladung, Anfang und Ende und die Befindlichkeit der Teilnehmenden zu sorgen, Störungen anzusprechen, und die beabsichtigten Endprodukte im Fokus zu haben. Und Sie Lebendigkeit in das Meeting bringen wollen,

3 entsprechende beobachtbare Verhaltensweisen zeigen. Also mit klarer Stimme kurz von sich erzählen, vielleicht von einem Highlight des Tages, dann Ihre Erwartungen kurz und authentisch darlegen, allfällige Schwierigkeiten benennen und dabei die einzelnen Personen im Raum direkt in die Augen schauen und einen Augenblick verweilen. In der Teilnehmer-Rolle geht es darum, Rückmeldungen zu geben und Fragen zu stellen, die sich aus Sicht des eigenen Aufgabenfeldes ergeben. Und die Person in der Leitungs-Rolle in ihrer Rolle zu unterstützen. Hinweise & Ideen Aus Sicht der Leitungs-Rolle hier 10 Ideen für mehr Lebendigkeit durch Klarheit. Sie sind als Hinweise gedacht und bedürfen der individuellen Anpassung auf Ihren Leadership-Stil. 1. Teilnehmende freundlich willkommen heissen. Sagen was aus der eigenen Sicht heute wichtig ist. 2. Warm up durchführen: Fragen Sie alle Teilnehmenden, was Ihnen aus Ihrer Sicht für das heutige Meeting besonders wichtig ist. Sie sollen das in maximal 2-3 Sätzen zum Ausdruck bringen (vielleicht schreiben Sie die Punkte auf einen Flip). Dies ist wichtig, auch wenn eine offizielle Agenda besteht! 3. Fassen Sie kurz zusammen, was die Tendenz aus den Rückmeldungen ist. Zum Beispiel: ich stelle fest, es gibt noch andere Themen, die Euch wichtig sind. Ich mache den Vorschlag, eines der Themen bei Traktandum x zu besprechen und das grundsätzliche Thema z im Rahmen eines separaten Meetings nächsten Monat zu besprechen. 4. Bei jedem Agendapunkt vorweg vorgeben, was aus der Leitungs-Sicht der Output der Interaktion sein soll (siehe oben, Zweck des Meetings). Wenn es eine Sammlung von Ideen ist, dann muss der/diejenige in der Leitungs-Rolle darauf bedacht sein, dass jeder ein, zwei Ideen einbringt, dann wird die Runde geschlossen. Das heisst es gibt keine Diskussionen in dieser Sache, was die Zeitnutzung viel effizienter macht und Tempo in das Meeting bringt. 5. Manchmal gibt es Themen, bei denen der Meeting-Leiter nicht zuständig ist. Dann übergibt es/sie das Thema dem Zuständigen, der das Thema in der Leitungs-Rolle übernimmt. Und gemäss den Prinzipien Leitungs-Rolle agiert. 6. Die Person in der Leitungs-Rolle übernimmt typischerweise die die Sicherstellung des Rahmens: formelle Einladung, Anfang und Ende (zur Zeit keine Überziehung) 7. Wichtig ist das ein Meeting Konsequenzen hat. Dies wird am einfachsten über einfache Aktionspläne (wer macht was bis wann?) schriftlich festgehalten und an die Verantwortlichen versandt. 8. Die Person in der Leitungs-Rolle benennt Hot Spots, also Felder und Themen, welche gewisse Spannungen in der Gruppe auslösen. Er/sie macht Vorschläge, wann und wo diese Themen weiter bearbeitet werden. Zum Beispiel: Ich merke, dass wir bei Thema x grosse Differenzen im Team haben und manchmal Unstimmigkeiten auf der persönlichen Ebene. Ich finde es wichtig, dass wir hier einmal tiefer gehen und schauen, was sich hier eigentlich abspielt. Aber nicht heute, sondern ein andermal ich werde für einen Termin sorgen.

4 9. Überprüfen Sie Ihren eigenen Grad an Lebendigkeit die Sie ins Meeting bringen. Falls Sie selbst schon gelangweilt sind, müssen Sie zuerst die eigene innere Atmosphäre verändern. 10. Machen Sie die Teilnahme am Meeting freiwillig. Das führt dazu, dass nur diejenigen dabei sind, welche denken, einen Nutzen aus dem Meeting ziehen und/oder wirklich einen Beitrag zur Lösung leisten möchten. Aus Sicht der Teilnehmer-Rolle hier 10 Ideen für mehr Lebendigkeit durch Klarheit. Sie sind als Hinweise gedacht und bedürfen der individuellen Anpassung auf Ihren Follower-Stil. 1. Nehmen Sie Stellung aus Ihrer Sicht, oft und kurz. Teilen Sie Ihre Ideen mit den anderen, aber bestehen Sie nicht darauf, dass diese auch direkt umgesetzt werden. 2. Wenn Sie nichts (mehr) zur Diskussion beifügen können, weil zum Beispiel schon alles gesagt ist, dann sagen sie einfach Jetzt haben wir gemäss meines Erachtens alle Argumente auf dem Tisch, ich habe nichts mehr anzufügen, wie geht es den anderen?. 3. Teilen Sie Beobachtungen zum Ablauf, zur Stimmung, zur Interaktionsqualität und zur Atmosphäre. Zum Beispiel: Ich finde es toll, dass trotz so unterschiedlicher Meinungen der Spass-Faktor auch vorhanden ist. Oder wenn das eben nicht der Fall ist: Ich weiss gar nicht, wie wir mit diesem Thema umgehen sollen, weil wir meistens in eine konfliktartige Situation geraten. Das finde ich ziemlich unangenehm. 4. Nehmen Sie Bezug auf die Äusserungen von anderen Teilnehmenden. Zum Beispiel: Andrea hat schon die Idee eingebracht, welche ich auch am besten finde, nämlich dass wir jetzt Ideen nur sammeln und später eine Priorisierung vornehmen. 5. Sagen Sie zu Beginn eines Meetings was Sie besonders wichtig finden aus Ihrer Sicht. Zum Beispiel: Ich weiss, wir haben eine Traktandenliste, gleichzeitig ist mir klar geworden, dass ich über ein Thema sprechen möchte, das nicht auf der Liste ist, es handelt sich um die Parkplatzvergabe in der Garage. Mögliche Schwierigkeiten Obwohl die Tipps und Ideen methodisch leicht umzusetzen sind, sollten Sie bei der Durchführung auf potenzielle Fallstricke achten: Eine rollenbewusste Verhaltensweise wie oben beschrieben ist in der Hektik eines Meetings, wo auch Emotionen Platz haben sollen, gar nicht so einfach, wie das im ersten Augenblick aussieht. Die Person in der Leitungs-Rolle hat oft eine Doppelrolle: Vorgesetzten-Rolle und Moderator-Rolle. Konkret heisst das, dass Sie in der Vorgesetzten-Rolle Entscheidungen fällen können und müssen und parallel dazu alle Meinungen der Teilnehmenden moderieren müssen. Das ist anspruchsvoll und erfordert eine grosse Wachheit und Ausdruckfähigkeit, dass Sie sagen können, welchen Hut Sie gerade aufhaben Wenn man selbst nicht glasklar ist, welchem der obengenannten 5 Zwecke ein Meeting dient, ist der allgemeinen Verwirrung Tür und Tor geöffnet. Es entsteht dann eine latente Unzufriedenheit

5 im Raum. Entscheiden Sie in der Leitungs-Rolle deshalb im Voraus, was oder wie das Endprodukt am Ende aussehen soll und davon leiten Sie ab, was Sie von den Teilnehmenden wollen. Sagen Sie dies klar und deutlich zu Beginn. Nächste Schritte Erstens: Erstellen Sie eine Liste von 5 regelmässigen Meetings und sortieren Sie diese nach Grad der Langweiligkeit. Fokussieren Sie nun auf ein Meeting, das Sie definitiv verändern möchten. Identifizieren Sie Ihre Rolle und gehen Sie die obengenannten konkreten Tipps durch. Notieren Sie sich 3 Verhaltensweisen, was Sie das nächste Mal in diesem Meeting machen oder sagen werden. Beobachten Sie die Auswirkungen auf die Lebendigkeit im Raum und die Atmosphäre. Wenn das klappt, hat feiern Sie. Zweitens: Machen Sie dasselbe mit dem nächsten Meeting auf der Liste. Schicken Sie dieses PDF an einen guten Freund, der sich über langeweilige Meetings beklagt. Berichten Sie mir in einer , was geklappt hat. Weiterführende Informationen Arnold Mindell: The Leader as Martial Artist, New York, 1992 Eugen W. Schmid, Stefan Fritz : Meeting for Success, Zürich, 2010

6 Kostenlose Downloads Die praxisorientierten 'Managertools' stehen Ihnen auf der Website zum kostenlosen Download zu Verfügung: Managertool #1: Umgang mit Low Performern Managertool #2: Performance des eigenen Teams verbessern Managertool #3: On-the-job Führungskompetenz verbessern: Frag dein Umfeld Managertool #4: 10 Tools zur Erhöhung der eigenen Führungskompetenz Managertool #5: Aligning Expectations 5 Konversationsfelder mit Ihrem Boss, damit das nächste Jahr ein Erfolg wird Managertool #6: Q&A-Kompetenz Wie Sie Ihre Question & Answer - Sessions interessant gestalten. Managertool #7: Emotionale Kompetenz - 10 Hinweise, wie Sie als Boss persönlicher und menschlicher ru berkommen. Managertool #8: Culture Change - Wie es funktioniert. Managertool #9: Mentoren-System - Wie Sie ein Mentoren-System aufbauen, das Ihnen nützt. Managertool #10: Smart Sabbaticals - Wie Sie Ihren Sabbatical clever gestalten. Managertool #11: Smart Meetings - Wie Sie Leben in langweilige Meetings bringen. Caspar Fröhlich arbeitet als Executive Coach und Unternehmensberater für Führungskräfte und Geschäftsleitungen von international tätigen Unternehmen. Er ist Co- Redakteur der Zeitschrift OrganisationsEntwicklung, Research Associate für Coaching-Forschungsprojekte bei verschiedenen Universitäten und Mitglied bei den Berufsverbänden ASCO, EMCC und ICF. Auf der Website finden Sie weitere, frei erhältliche Beiträge und Videos zu Leadership- Themen. Publikationen: Werkzeuge des Wandels die 30 wirksamsten Tools des Change Managements (Schäffer-Poeschel, 2012; Caspar Fröhlich, Heiko Roehl, Brigitte Winkler, Martin Eppler) Kontakt: caspar.froehlich@froehlich-coaching.ch Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung darf nur mit Zustimmung von Caspar Fröhlich Executive Coaching erfolgen. 2013, Froehlich Executive Coaching