Heizkostenabrechnungssystem mit moderner ERP-Software

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1 Heizkostenabrechnungssystem mit moderner ERP-Software Eine Revolution in der Geschichte der Heizkostenabrechnung Harald Gebauer SEG Software GmbH, Philippsthal In Zusammenarbeit mit der Firma EXTERN Haustechnik in Mannheim und der SEG Software GmbH aus Philippsthal wird derzeit ein Heizkostenabrechnungssystem (HKA) erstellt. Dieses HKA - im Verbund mit einem modernen ERP-System wird eine angemessene Reaktion auf gestiegene Ansprüche der Branche sein, da auf der einen Seite das KnowHow und die jahrelange Erfahrung der Firma EXTERN Haustechnik und auf der anderen Seite das moderne und leicht anpassbare ERP-System globemanager plus steht. Wir können Ihnen dieses moderne HKA-System angefangen von einer kleineren Abrechnungsfirma, bis hin zu einem mittelständischen Unternehmen anbieten. Es wird also günstige Kostenmodelle geben, die sich beliebig skalieren lassen. Weiterhin entwickelt die SEG Software GmbH für Elektronische Heizkostenverteiler (EHKV) PDA- und PC-Lösungen, die Funksignale von Datensammler auslesen und in die HKA überführen, um dort ausgewertet zu werden. Trotz dieser Fülle und Präsenz an neuer Software wird es schon bereits Ende März/Anfang April eine Vorab-Version geben.

2 Heizkosten- Abrechnungs- System mit moderner ERP-Software Mithersteller eines modernen ERP-Systems ist und die Firma EXTERN ihr gesamtes KnowHow für Heizkostenabrechnungssysteme mit einbringt. Abbildung 1: Herr Albrecht Dern, Inhaber der Firma EXTERN Eine Revolution in der Geschichte der Heizkostenabrechnung Seit der Verabschiedung und in Kraft treten der neuen Heizkostenverordnung vom gibt es einen großen Bedarf an einem Heizkostenabrechnungssystem, dass all diesen Anforderungen gerecht wird. Neue Heizkostenverordnung Wie können aber ältere - über die Jahre hin gewachsene Systeme - schnell an diese gesetzlichen Anforderungen angepasst werden und gleichzeitig dem neuen Standard moderner Softwareentwicklung genügen? Neuer Standard in der Softwareentwicklung Demnach sind nicht nur Anpassungen in der HKA- Software, sondern auch der weiteren Bearbeitungs- Software die an die HKA angrenzen nötig. Also Software, wie - Terminplanung - Auftragsbearbeitung/Faktura - Bestellwesen/Einkauf - Finanzbuchhaltung usw. Unsere unschlagbare Synergie Unsere unschlagbare Synergie verbindet auf der einen Seite das KnowHow der SEG SoftwareGmbH, die jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen hat. Auf der anderen Seite das jahrzehntelange KnowHow der Firma EXTERN Albrecht Dern in der Erstellung einer eigenen Abrechnungssoftware, welche bereits einen praxisbewährten Reifegrad erreicht hat. Durch diese Synergie erreichen wir nun einen ganz besonderen Mehrwert, den wir all unseren Kunden zu Gute kommen lassen werden. Abbildung 2: Herr Harald Gebauer, Geschäftsführer der SEG Software GmbH Der Quantensprung Hier ist ein Quantensprung gefragt, der all diesen Forderungen gerecht wird. Genau diesen Quantensprung kann die Synergie aus SEG und EXTERN leisten, da die Firma SEG Seite 2

3 Leistungsmodelle Das Preis-/Leistungsverhältnis ist die generelle Bestrebung unserer Softwareentwicklung. Dadurch lassen wir Sie profitieren. Es wird daher drei unterschiedliche Leistungsmodelle, für - kleinere Abrechnungsunternehmen bis hin zu - mittelständigen Unternehmungen geben. Flexibilität Durch eine - große und eine - kleine Lösung auf der einen Seite und durch die - hohe Anpassungsfähigkeit an Ihre Organisation, - das Zusammenstellen von Modulen (wie ERP- Module, Hausmanager, HKA-Kern usw.) besitzt unsere Software einen sehr hohen Grad an Flexibilität. Unter einer kleinen Lösung verstehen wir den kostengünstigen Einstieg für kleinere Unternehmen z.b. mit den Modulen: - Hausverwaltung, - Vertragsverwaltung, - Auftragsbearbeitung/Faktura, - Finanzbuchhaltung (oder E-/A-Rechnung), - Heizkostenabrechnungs-Kern, - Organizer. Unter einer großen Lösung verstehen wir eine komplette ERP-Software incl. der obigen Module (Module der ERP-Software siehe weiter unten) und einer leistungs-fähigen SQL-Datenbank. Kaufen, mieten, hosten Am Anfang einer Investition steht immer die Frage - kaufen oder - mieten. Neben dem Kauf von Software-Lizenzen werden wir Ihnen auch günstige Miet-Konditionen anbieten können. Möchten Sie sich aber weder um die Software, das Update der Software oder um PC und Server kümmern müssen, so werden wir Ihnen auch die Möglichkeit des Hostings bieten, indem Sie leicht z.b. über VPN unsere Server erreichen können. Auch eine Datenerfassung über das Internet wird Ihnen schon bald eine komplette Heizkostenabrechnung liefern können. globesystems Business Software GmbH Abbildung 3: Firmengebäude der globesystems Business Software GmbH in Tumeltsham (Österreich) Die Firma globesystems Business Software GmbH mit Sitz in Tumeltsham (Österreich, unter Passau) ist Hersteller des sensationellen ERP-Systems globemanager plus, dessen System-Partner die SEG Software GmbH in Philippsthal ist. Die Firma globesystems setzt neue Standards in der Entwicklung von ERP-Software. Der große Quantensprung ist die flexible Anpassungsfähigkeit an eine beliebige Organisationsstruktur. Im laufenden Betrieb können mit dem globestudio - welcher Bestandteil bei der Auslieferung ist - leicht neue Datenbankfelder, neue Erfassungsmasken und Reports erstellt werden. Dazu kommt noch die Möglichkeit Workflow- Prozesse zu erstellen, die ganze Programme darstellen. Dieses und noch viel mehr können Sie direkt im globestudio ohne Programmierkenntnisse durchführen. Weiterhin sind auch immer wieder in der Praxis vorkommende Anforderungen, wie - das Importieren von beliebigen Daten, - das Sortieren von Daten (Adressen usw.), - das Filtern von Daten, Seite 3

4 - die Neugestaltung von Druckvorlagen, - die Neugestaltung von Erfassungsmasken, - das Zuweisen von Berechtigungen uvm. leicht in der täglichen Anwendung mit dem globemanager plus umzusetzen.weiterführende Videos hierzu finden Sie auf unserer Web-Seite unter: Der globemanager plus Abbildung 4: Module des globemanager plus globesales Verkaufs-Modul beinhaltet das Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen sowie Gutschriften. globepos Schnelle Erfassung von Barverkäufen, Führung eines Kassenbuches, Anbindung an Bankomatkassen. globepurchase Einkaufs-Modul beinhaltet die Verwaltung von Bestellungen, Lieferanten, Eingangs-Lieferscheinen, Rechnungen sowie Gutschriften. globestock Komplette Lagerverwaltung mit Mehrlagerfähigkeit, Seriennummernverwaltung, Variantenverwaltung (Chargenverwaltung), Warenbuchungsschablonen und Bestellvorschläge. globefinance Finanzbuchhaltung Der GM+ ist unsere Komplett-Lösung für den Mittelstand. Der globemanager plus bietet zur Zeit folgende Module: globemanager plus - Grundmodul Das Grundmodul enthält sämtliche Basics des Programms wie die Verwaltung von Kontakten, Ansprechspartnern, Orten, Ländern, Mandanten, Währungen, Einheiten, Protokolle, Formulare, Listen, Designs uvm. Zentrales Herzstück ist das globestudio, mit welchem die neue Technologie RACD (Rapid Application Customizing & Developing) vollständig implementiert wurde. Mit dem globestudio können Sie also neue Datenbankfelder, Datenbankfelderverknüpfungen und Workflows (Programmierung ohne Programmierkenntnisse) erstellen. globeoffice Erstellen von Serienbriefen, hinterlegen von beliebigen Dokumenten, Dokumenten- Management-System, Journale, Notizen, Termine, Nachrichten, Aufgaben, Abgleich mit Outlook globecost Kostenrechnung globecontract Vertragsverwaltung globephone Anbindung über die TAPI-Schnittstelle an eine Telefonanlage globetime (Administrator) Personalverwaltung mit freien Definitionsmöglichkeiten von Arbeitszeitmodellen, Stundenarten, der Stundenaufteilung und von Tätigkeiten. globetime (Eingabe) Mitarbeiterzeiten über eine eigene Applikation in der Taskleiste erfassen. globetime (Terminal) Zeiterfassung am Terminal globelanguage Mehrsprachenfähigkeit der Benutzeroberfläche, z.zt. in Deutsch und in Englisch. Seite 4

5 globebackup Datenbankmanager zum automatischen Sichern der Microsoft SQL-Datenbank. Intrastat, ARA, ERA Automatisierte Zusammenstellung der Daten für die Außenhandelsstatistik. Datanorm Schnittstelle zum Importieren von Datanorm- Dateien. Telebanking Diese Schnittstelle beinhaltet das Erstellen von Einziehungsaufträgen über EDIFACT - PAYMUL, das Senden von Zahlungen über SEPA und das Einlesen eines Retourdatenträgers mit der automatischen Zuordnung zu den offenen Posten. Ausschreibungen Leistungsbeschreibungen in den globemanager importieren. Im Anschluss kann die Ausschreibung automatisch ausgepreist und wieder exportiert werden. Nach der Auftragserteilung kann diese direkt in die Auftragsbearbeitung übernommen werden. Haus-Manager Auch der Haus-Manager wird als Modul im globemanager plus angeboten. Die einzelne Beschreibung zu Haus-Manager finden Sie weiter unten. Das globestudio Wie weiter oben bereits beschrieben, ist das globestudio die Entwicklungsumgebung für Ihre Programmanpassungen (Customizing). Das globestudio enthält: Ereignisse (z.b. neuer Termineintrag) - Anlegen von Master-Detailbeziehungen (z.b. automatische Belegerstellung aufgrund kundenspezifischer Anforderungen wie Monatsrechnung, Serviceaufträge, eshoporder, Außendienst Datenimport, usw.) - Kalkulation beliebiger Elemente (Preis, Text, technische Daten usw. nach firmen- oder artikelspezifischen Anforderungen) - Verschachtelung von Workflows - Durchlaufen von Datenmengen mit anschließenden Workflows (z.b. Neuberechnung einer Preisliste durch laufende Änderungen der Preisbasis oder automatischer -versand) Workflow-Typen - Daten erstellen/ändern/löschen/prüfen - Master-/Detailbeziehungen erstellen - Senden von s - Ermitteln von Datenmengen - Werte neu kalkulieren bei Änderung eines Feldwertes - Bedingtes Anzeigen von Feldern und Listen - Berechnete Standardwerte bei Hinzufügen eines neuen Datensatzes setzen - Ausführen von externen Anwendungen (mit kalkulierbaren Parametern) - Ausführen von Druckdesigns - Sperren der Anwendung - Zeitgesteuerter Aufruf eines Workflows Einige Bildschirmmasken zum globestudio: Abbildung 5: Datenbankdesigner Datenbankdesigner - Zusätzliche Felder anlegen (Text, Datum, Ja/Nein, Verknüpfungen, Bilder, SQL) Workflowgenerator - Anlegen, Ändern und Löschen von Datensätzen aufgrund bestimmter Seite 5

6 Abbildung 6: Formulardesigner Abbildung 10: Workflow Element 2 Abbildung 7: Ausdrucksdeigner Abbildung 11: Workflow Element 3 Abbildung 8: Workflow-Kalkulation Abbildung 12: Workflow Element 4 Abbildung 9: Workflow Element 1 Abbildung 13: Workflow Element 5 Seite 6

7 Der Haus-Manager Abbildung 14:Haus-Manager Einige Bildschirme zum Haus-Manager: Abbildung 15: Jahresabrechnung - Bestandnehmer Der HM ist unsere Komplett-Lösung für kleinere Betriebe. Er beinhaltet ebenfalls den Heizkostenabrechnungskern und kann noch mit folgenden Modulen bestückt werden: Hausverwaltung - Verwalten von Mietern bzw. Wohnungseigentümern - Verschiedene Auswertungen -- Betriebskosten, -- Heizkosten, -- Rücklagen, -- Geleistete Zahlungen, -- Offene Posten, -- Betriebskostenvorschau, -- Rücklagenaufstellung - Flexible Verwaltung von Aufteilungsschlüsseln - Import von Abrechnungsdaten Abbildung 16: Jahresabrechnung - Objekte Abbildung 17: Eigentümerrechnung Einnahmen-Überschuss-Rechnung Finanzbuchhaltung Auftragsbearbeitung/Faktura Telebanking Dokumentenverwaltung Vertragsverwaltung Organizer/Terminverwaltung Seite 7

8 Abbildung 18: Hauptzinsmietabrechnung Die Heizkörpererkennungs-Software Das Heizkörpererkennungs- und Heizkörperbewertungssystem der Firma Thermosoft2000 wird ebenfalls in den Heizkostenabrechnungskern der Firma EXTERN mit eingebracht. Somit wird Ihre Heizkostenabrechnung noch sicherer. PDA-Software für EHKV Abbildung 5: Anzeige von funkenden EHKV auf einem PDA (Pocket Computer) Abbildung 19: Zinsliste Das Heizkostenabrechnungssystem Das Heizkostenabrechnungssystem der Firma EXTERN ist ein über 10 Jahre gewachsenes Erfolgsprodukt, welches sich über diesen Zeitraum immer wieder in der Praxis bewährt hat. Hier handelt es sich nicht nur um eine Software, sondern um ein jahrelang zusammengetragenes Spezialwissen, dass immer wieder in ein harmonierendes System von Software gegossen wurde. Dieses Heizkostenabrechnungssystem wird nun in unserem gemeinsamen Projekt ANATEUS auf eine neue und moderne Entwicklungsplattform gebracht und in das ERP-System globemanager plus integriert. Vermehrt werden jetzt vom Messdienst Elektronische Heizkostenverteiler eingebaut. Der Vorteil dieser modernen Technik kann aber nur dann optimal genutzt werden, wenn auf der anderen Seite auch die Möglichkeit besteht, diese Funk-Daten effizient auslesen zu können. Für diesen Zweck entwickelte die SEG Software GmbH eine PC- und PDA-Software, welche die Daten eines Funk-Datensammlers ausliest und diese an unseres HKA zur Auswertung weitergibt. In der Zukunft ist geplant, dass diese Funk-Daten direkt über ein Leitungssystem an unser HKA übermittelt werden können. Das Projekt ANATEUS Abbildung 5: Logo für das Projekt ANATEUS ANATEUS ist der Name des gemeinsamen Projektes zwischen EXTERN-Abrecht Dern und der SEG Software GmbH. Wenn Sie bei uns nach diesem Projekt ANATEUS nachfragen, dann übersenden wir Ihnen alle Informationen zum Stand dieses Projektes. Seite 8

9 Unsere Philosophie Wir sind Mittelständler und bieten Dienstleistungen für Mittelständler und Kleinbetriebe. Unsere Philosophie besagt, dass unsere Leistungen, die wir egal für welchen Bereich erbringen werden, einem Preis-/Leistungsverhältnis zugrunde legen, welches für jeden erschwinglich sein wird. Ebenfalls bieten wir auch für die Zukunft eine verlässliche Zusammenarbeit an. Alles aus einer Hand Durch die Infrastruktur unserer Unternehmen ist es uns möglich, alle Leistungen im Bereich - Software, - Dienstleistungen, - Schulung, - Support- und Updatedienst, - Hardware (z.b. Server, PCs, PDAs, Switche usw.), - Vernetzung und Systemintegration, - Hosting, - Outsourcing zu erbringen, damit Sie EINEN Ansprechpartner für alle Fragen haben. Business Intelligence Eine moderne EDV ist ein sehr komplexes Gebilde von Hardware, Software und Daten. Es ist auch leicht möglich, z.b. Rechnungen, Lieferscheine, Abrechnungen in dieser EDV zu finden. Wie verhält es sich aber, wenn ich aussagefähige Informationen aus diesem EDV-Gebilde ziehen möchte? Dann erinnert man sich sehr schnell an den Leitspruch ich ertrinke in Daten und mich dürstet nach Wissen. Genau hier setzt Business Intelligence (BI) an. Mithilfe unseres BI-Moduls ist es möglich, ein Reporting- und Analysemechanismus zu erstellen, der Ihnen Aufschluss über Ihre gewünschten Informationen (z.b. wie viel Umsatz habe ich in Hamburg, mit welchen Personengruppen in welcher Zeit erbracht? Warum ist der Umsatz in dieser Region bei der Personengruppe Männer zurückgegangen?) Unsere BI-Analyse geht dann sogar noch einen Schritt weiter (z.b. und was kann ich in Zukunft tun, um meinen Umsatz für die Personengruppe Männer in der Region Hamburg wieder zu optimieren?). Dokumenten-Management-System In unserem ERP-Modul globeoffice bieten wir Ihnen bereits ein Dokumenten-Management-System an. Dieses DMS kann aber noch weiter ausgebaut werden, indem noch ein professionelleres DMS mit angeboten wird, welches sich auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten konzentriert. Schulungen und Dienstleistungen Rund um unsere Software - Heizkostenabrechnungssystem - ERP-System - Haus-Manager bieten wir Ihnen natürlich auch Schulungen und Dienstleistungen an, die derzeit in Philippsthal (also mitten in Deutschland) und in Mannheim stattfinden werden. Selbstverständlich können wir Ihnen auch Inhouse- Schulungen (also in Ihrem Unternehmen vor Ort) anbieten. Support und Update In regelmäßigen Abständen werden neue Software- Updates von uns geliefert, die Ihre Investition in unsere Software sichern. Voraussetzung hierfür ist der Abschluss eines Support- und Wartungsvertrages. Wenn Sie unser Modell Hosting gewählt haben, dann werden wir Ihnen diese Updates natürlich installieren. Der Support wird gewöhnlich über Telefonleitung und NetViewer (Hinzuschaltung des Supportlers über das Internet direkt auf Ihre Anwendung) durchgeführt. Ebenso können auf diese Weise auch Updates installiert werden. Seite 9

10 D-A-CH-I Der erste Meilenstein der Projektes ANATEUS wird einen Abrechnungskern ausschließlich für Deutschland beinhalten. Die weiteren Meilensteine des Projektes ANATEUS sehen aber vor, dass es auch schon bald Abrechnungskerne für die Länder: geben wird. Österreich, Schweiz und Italien Bei Interesse Bei Interesse unserer Software und Leistungen wenden Sie sich bitte an: SEG Software GmbH Herr Harald Gebauer Am Zollhaus 35 DE Philippsthal Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: oder an: Veranstaltungen Da bereits zum jetzigen Zeitpunkt eine sehr große Nachfrage besteht, werden wir Veranstaltungen anbieten, um Sie hinreichend und ausführlich zu informieren. Natürlich stehen wir Ihnen auch jederzeit persönlich für Ihre Fragen mit Rat und Tat zur Verfügung. EXTERN Haustechnik-Albrecht Dern Herr Kevin Bui Gaußstr. 12 DE Mannheim Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: Was können wir für Sie tun? () Bitte senden Sie mir weiterführende Unterlagen () Ich möchte zu Ihrer Veranstaltung kommen () Ich bitte um eine Online-Präsentation () Ich bitte um einen Anruf () Ich habe Interesse an einer Demo-Version () Vorführung des HKA in meinem Hause () Ich benötige Schulungsunterlagen/-termine () Ich benötige Preise über Ihre Dienstleistungen () Sonstiges: Seite 10