Einsteigen. JOBSerie. Umsteigen (Heft 12 / 07) Aussteigen (Heft 1/ 08) 76 November 2007

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1 JOBSerie Einsteigen 1 Umsteigen (Heft 12 / 07) Aussteigen (Heft 1/ 08) 2 3 Fotos: matthieu spohn / getty images; illustration: till winkler 76 November 2007

2 Die ersten 100 Tage erfolgreich überstehen Stellensuche und Vorstellungsgespräch haben Sie bereits gemeistert. Die nächste Herausforderung ist jetzt Ihre Probezeit. Damit der Start in den neuen Job gelingt, gibt Businesscoach Dr. Isabel Thielen Antworten auf die wichtigsten Fragen von Einsteigern Text: Dr. Isabel Thielen Glückwunsch! Den Arbeitsvertrag für den neuen Job haben Sie unterschrieben in der Tasche. Jetzt geht es darum, den Einstieg in Ihr neues Arbeitsumfeld professionell zu gestalten. Voller Tatendrang und Enthusiasmus freuen Sie sich auf Ihren ersten Arbeitstag. Bei dem Gedanken daran stellen sich Ihnen aber auch tausend Fragen. Sie überlegen, worauf Sie achten müssen, was Sie vielleicht falsch machen können und wie Sie schwierige Situationen meistern werden. Möglicherweise beschert Ihnen die Aufregung vor der neuen Herausforderung sogar die ein oder andere schlaflose Nacht. Keine Angst: Solche Gedanken und Sorgen sind ganz normal. Ebenso die Aufregung, die Sie in dieser Phase spüren. Dabei ist es egal, ob Sie nach der Ausbildung Ihren ersten Job antreten oder schon ein alter Hase mit viel Berufserfahrung sind, der ein neues Tätigkeitsfeld erobern möchte oder einen Karrieresprung bei einem anderen Arbeitgeber in Angriff nimmt. Psychologisch gesehen ist es sogar sehr wichtig, sich mit der neuen Situation im Vorfeld auseinanderzusetzen. Auf diese Weise stimmen Sie sich optimal darauf ein und bereiten sich innerlich vor. Da in den meisten Arbeitsverträgen eine Probezeit vorgesehen ist, kommt es umso mehr darauf an, von Anfang an eine gute Balance zu finden: zwischen dem Sammeln von Erfahrung und dem Wunsch, einen guten und kompetenten Eindruck zu machen. Um Sie hierbei zu unterstützen, habe ich einige typische Fragen und Situationen aus der Praxis gesammelt, die Ihnen in der ersten Zeit in Ihrem neuen Job begegnen können, und geben Ihnen dazu Antworten beziehungsweise entsprechende Handlungsvorschläge. Ich habe Angst, Anfängerfragen zu stellen Viele Vorgänge an meinem neuen Arbeitsplatz habe ich noch nicht bis ins Detail verstanden. Ich möchte mir aber nicht durch Anfängerfragen vor den Kollegen eine Blöße geben. Zudem habe ich das Gefühl, dass die anderen ohnehin so mit Arbeit eingedeckt sind, dass sie gar keine Zeit haben, meine Fragen zu beantworten. Stellen Sie Fragen, Fragen, Fragen heißt es oft am ersten Arbeitstag. Folgt man dieser Aufforderung dann, hat man häufig das Gefühl, die Kollegen bei deren Arbeit zu stören keine besonders angenehme Situation. Tatsache ist jedoch, dass die Einarbeitung eines neuen Kollegen für die anderen Mitglieder einer Abteilung erst einmal mehr Arbeit bedeutet. Die Reaktionen darauf fallen unterschiedlich aus: Sie finden die ganze Bandbreite von hilfsbereit bis genervt. Um das Dilemma zwischen Fragen-sollen und Nicht-nerven-Wollen zu lösen, gebe ich Ihnen den Tipp, mit den Kollegen, die Sie einarbeiten, regelmäßige Termine zu festen Zeiten zu vereinbaren, auf die sich jeder vorbereiten kann. So können Sie Ihre Fragen so erst einmal sammeln und der Kollege kann die Zeit mit Ihnen in seinen Ablauf einplanen. qq November

3 JobSerie Einsteigen Wie schaffe ich es, dass meine Vorschläge gehört werden? Als ich mich für meinen neuen Job entschieden habe, bin ich davon ausgegangen, dass ich mein Können unter Beweis stellen und auch einmal neue Vorschläge im Hinblick auf die Arbeitsabläufe in der Abteilung machen darf. Im Vorstellungsgespräch hieß es ausdrücklich, man sei offen für Neues und freue sich über Eigeninitiative der Mitarbeiter. Nun habe ich jedoch schon mehrfach die Erfahrung gemacht, dass Vorschläge meinerseits sofort abgelehnt werden, und ich hatte zudem den Eindruck, dass sie ganz allgemein nicht gern gehört werden. Über diese unerwartete Entwicklung bin ich sehr enttäuscht. Ich frage mich, ob ich mich für den richtigen Job entschieden habe. Ihre Enttäuschung kann ich gut verstehen. Nach meiner Erfahrung sind die ablehnenden Reaktionen der Kollegen, manchmal sogar der Vorgesetzten, jedoch häufig Ausdruck eigener Verletztheit, manchmal steckt auch die Angst vor Neuem dahinter. Indem Sie vorschlagen, Abläufe oder bestimmte Dinge anders anzugehen, bringen Sie zum Ausdruck, dass die Art und Weise, wie die Kollegen vorher gearbeitet haben, Ihrer Meinung nach nicht wirklich gut war. Das hört niemand gern, schon gar nicht von der Neuen. Versuchen Sie, sich in die Situation Ihrer Kollegen hineinzudenken, und bringen Sie ein wenig Geduld auf. Fragen Sie auch nach deren Vorschlägen und geben Sie sich und den anderen Mitarbeitern die Möglichkeit, Ideen gemeinsam zu entwickeln. Lösungen, die auf diesem Weg zustande kommen, werden viel eher von allen Beteiligten getragen und haben eine gute Chance, umgesetzt zu werden. Ich möchte wissen, wie der Chef meine Leistung beurteilt darauf sollten sie achten! Nutzen Sie die ersten Monate, um Chancen für sich in dem neuen Umfeld zu entdecken und zu gestalten. Und vergessen Sie nicht, dass alle anderen auch nur mit Wasser kochen. Auch wenn es mal einen Konflikt gibt, der sich nicht auf Anhieb lösen lässt, ist das kein Grund, an sich selbst zu zweifeln: Sie können daraus lernen und daran wachsen. Und wenn Sie einmal gar nicht weiterkommen, gönnen Sie sich ein jobbezogenes Coaching. Je nach Thema kann hier schon eine einzelne Sitzung Lösungsansätze und Perspektiven vermitteln. Nun bin ich schon drei Monate an meinem neuen Arbeitsplatz. Ich weiß aber nicht, wie meine bisherige Leistung beurteilt wird. Wie kann ich am besten herausfinden, wie zufrieden mein Vorgesetzter mit mir ist? Für mich ist es wichtig, bereits jetzt Rückmeldung zu bekommen und nicht auf das Ende der Probezeit warten zu müssen, bei dem es dann offiziell zu einem Beurteilungsgespräch kommen wird. Ich halte es sogar für sinnvoll, mit dem ersten Feedback nicht so lange zu warten. Gerade in neuen Arbeitskonstellationen dienen regelmäßige Gespräche mit dem Vorgesetzten (und übrigens auch mit den Kollegen) dazu, die gegenseitigen Erwartungen abzugleichen und sich aufeinander einzustellen, sich besser kennenzulernen. Wenn nun Ihr Chef nicht den ersten Schritt zu einem solchen Gespräch macht, ist es durchaus legitim, wenn Sie von sich aus auf ihn zugehen. Meine Empfehlung für Sie ist, eine geeignete Situation abzupassen, am besten mit ein bis zwei Tagen zeitlichem Vorlauf (die wenigsten Vorgesetzten lieben es, zu Spontanfeedbacks genötigt zu werden), und dann im Gespräch ganz offen um seine Meinung zu bitten. Wenn Sie hinter diesem Wunsch Ihre gute Absicht offenlegen dass Sie sich selbst einschätzen möchten, dass Sie ein Gefühl für Ihre Leistung bekommen wollen und auch offen sind für Verbesserungsvorschläge dann ist die Chance sehr groß, hilfreiche Rückmeldung von Ihrem Chef zu bekommen und darüber hinaus auch eine gute Grundlage für eine offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu schaffen. 78 November 2007

4 Zu viele Überstunden Schon jetzt, nach nur einem Monat in der neuen Firma, stellt sich heraus, dass in meiner Abteilung sehr viel zu tun ist. Mein Job wurde geschaffen, um die anderen Kollegen zu entlasten. Auf meinem Tisch häufen sich inzwischen so viele Aufgaben, dass ich fast jeden Abend Überstunden machen muss und erst sehr spät aus dem Büro komme. Eine Zeitlang ist das natürlich okay, aber ich kann das Ende nicht absehen und möchte auf Dauer auch mein Privatleben wieder besser pflegen können. Foto: julian baumann Sie sagen es selbst: Eine gewisse Zeit ist es in Ordnung, Überstunden zu machen, gerade am Anfang, wenn bei vielen Dingen noch die Routine fehlt, die Abläufe mehr Zeit in Anspruch nehmen und so weiter. Außerdem macht Einsatzbereitschaft ja auch einen professionellen Eindruck, und gerade auf den kommt es am Anfang an So lautet zumindest die weitverbreitete Meinung, die auch viele richtige und wichtige Aspekte beinhaltet. Wie aber kommt man aus dieser Falle wieder heraus (und die Erfahrung zeigt, dass die Aufgabenfülle im Laufe der Zeit eher zu- als abnimmt)? Konkrete Handlungsempfehlungen für solch einen Fall: Setzen Sie Prioritäten und machen Sie Vorschläge zur Vereinfachung komplexer Abläufe. Darüber hinaus können Sie ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten führen, in dem Sie Absprachen treffen, die Ihnen dabei helfen, die Balance zwischen Arbeitsbelastung und Privatleben in den Griff zu bekommen (wobei ich Ihnen dies erst nach einer längeren Einarbeitungszeit empfehle). Zum Beispiel könnten Sie vereinbaren, dass Sie jeden zweiten Tag pünktlich nach Hause gehen. So setzen Sie einerseits Grenzen und kommen wieder zu Ihrem Privatleben, zeigen sich andererseits aber trotzdem flexibel und einsatzbereit, indem Sie signalisieren, einen hohen Arbeitseinsatz nicht grundsätzlich zu verweigern. Unsere Expertin DR. ISABEL THIELEN BUSINESSCOACH AUS MÜNCHEN Nach dem Abschluss ihres Doppelstudiums in Jura und Psychologie promovierte Isabel Thielen im Bereich Motivations- und Arbeitspsychologie. Heute arbeitet sie als Personalleiterin in der Verlagsgruppe Random House und ist darüber hinaus selbstständig als Businesscoach tätig. EIN TIPP VOM PROFI: So schlicht und altmodisch es klingen mag: Freundlichkeit ist auch heute noch ein exzellenter Türöffner in beruflichen Situationen. Wenn Sie offen und authentisch auf Ihre neuen Kollegen zugehen, dann schaffen Sie damit eine positive Grundatmosphäre, die Ihnen den Einstieg leichtmacht. qq November

5 JobSerie Einsteigen Meine Kollegin verdient mehr als ich NIEMAND ARBEITET MICH EIN Unter dem Siegel der Verschwiegenheit hat mir eine Kollegin, mit der ich mich von Anfang an gut verstanden habe, von ihren vertraglichen Rahmenbedingungen erzählt. So habe ich herausgefunden, dass sie bei ganz ähnlichen Voraussetzungen (vergleichbare Ausbildung, gleiches Alter, fast identische Berufserfahrung, ähnliche Aufgaben) ganz andere Vertragsmodalitäten zu haben scheint. Um es offen zu sagen: Sie verdient deutlich mehr als ich. Das irritiert mich sehr. Ich empfinde die Situation als überaus ungerecht und frage mich, wie ich damit umgehen soll. Das ist ohne Zweifel eine heikle Situation. Häufig sind in Arbeitsverträgen Verschwiegenheitsklauseln formuliert, die die Vertragspartner zu Diskretion über Vertragsinhalte verpflichten. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, sollte man Kenntnisse dieser Art (aus welchen Quellen auch immer sie stammen) niemals offiziell verwenden. Jenseits der rechtlichen Situation ist es außerdem in Gehaltsverhandlungen ein ungeschriebenes Gesetz, die eigene finanzielle Situation nicht mit der des Kollegen zu vergleichen (ebenso wenig wie private Gründe als Argument für eine Gehaltserhöhung herhalten können, nach dem Motto: Ich habe eine Wohnung gekauft, brauche also mehr Geld, um die Kredite zu bedienen ). Indem Sie sich auf das Gehalt der Kollegin beziehen, die mehr verdient als sie, bringen Sie auch Ihren Vorgesetzten oder den Personalchef in eine schwierige Situation; beide dürfen mit Ihnen nicht über die Verträge anderer Mitarbeiter sprechen. Aber nun zu der inhaltlichen Frage: Grundsätzlich gilt, dass Gehaltsunterschiede bis zu einem gewissen Grad selbst bei gleichen Positionen durchaus gerechtfertigt sein können. Hierfür kommen vielfältige Hintergründe und Ursachen in Betracht. Häufig gibt es Punkte, die nach außen hin auf den ersten Blick nicht erkennbar sind, für Vorgesetzte aber eben doch einen Unterschied in den Biografien zweier Mitarbeiter darstellen. Manchmal hat aber einer auch schlicht härter verhandelt und so gleich zu Beginn etwas mehr rausgeholt. Für Ihre eigene Gehaltsverhandlung sollten Sie sich daher auf Ihre Biografie, auf Ihre Stärken und Leistungen konzentrieren, um Argumente für eine Erhöhung zu sammeln. wie führe ich mitarbeiter? Es freut mich sehr, dass ich mit nur drei Jahren Berufserfahrung eine Teamleiterposition bekommen habe. Um gut vorbereitet zu sein, habe ich mir einige Bücher zugelegt, die ich schon durchgearbeitet habe. Für mich ist es sehr wichtig, mit fundiertem Wissen an die neue Herausforderung heranzugehen. Was kann ich noch tun, um den Job möglichst von Anfang an auszufüllen und zu den Mitgliedern meines Teams sofort eine gute Beziehung herzustellen? Bei meinem Vorstellungsgespräch war von einem Einarbeitungsplan die Rede. Nach sechs Wochen Arbeit stelle ich jedoch fest, dass es so etwas nicht gibt. Im Gegenteil: Es fällt mir schwer, einen strukturierten Überblick über meinen Aufgabenbereich zu bekommen. Wie verhalte ich mich am besten, um die notwendigen Kenntnisse zu erlangen, ohne dabei zu fordernd zu wirken? Um Ihren Job gut zu machen, brauchen Sie fundiertes Know-how. In der Praxis herrscht bei dem Thema Einarbeitung häufig guter Wille der Unternehmen, oft bleibt es aber leider auch dabei. Mit anderen Worten: Ihre Eigeninitiative ist gefragt. Wenn Sie feststellen, dass es keinen strukturierten Einarbeitungsplan gibt, ist es wichtig, dass Sie selbst damit beginnen, sich einen roten Faden zu erarbeiten. Stellen Sie Ihren Kollegen Fragen! Sammeln Sie so (und auf allen anderen möglichen Wegen) nützliche Informationen und fügen Sie sie zu einem Gesamtbild zusammen: Schreiben Sie alles auf und strukturieren Sie dann Ihr gesammeltes Wissen. Hilfreich ist es, diese Notizen auch einmal mit Kollegen durchzusprechen. Dabei erfahren Sie wahrscheinlich noch mehr Details und stellen außerdem sicher, dass Sie bisher alles richtig verstanden haben. Nach und nach werden Sie so Ihren eigenen Plan entwickeln, der vielleicht sogar für zukünftige neue Mitarbeiter als Einarbeitungsplan genutzt werden kann. Eine gute Beziehung zu den anderen werden Sie nicht von Anfang an haben, die müssen Sie aufbauen. Gerade bei einem neuen Vorgesetzten verhalten sich die Mitarbeiter erst einmal abwartend und zurückhaltend. Den besten Einstieg finden Sie, wenn Sie viel mit Ihren Mitarbeitern reden, sie kennenlernen, ein Gefühl für ihre Bedürfnisse, vielleicht auch für ihre Ängste entwickeln, um dann entsprechend damit umgehen zu können. Was Sie als Vorgesetzter lernen müssen, ist, mit Ihrem eigenen Bezie 80 November 2007

6 Ich habe in meinem Lebenslauf übertrieben Erfahrung im Projektmanagement und in der Moderation: So habe ich es in meinem Lebenslauf angegeben. In Wahrheit habe ich zwar zu beiden Themen jeweils einen praxisbezogenen Workshop besucht, aber ich habe noch nie ein größeres Projekt selbst geleitet oder moderiert. Obwohl die Aufgaben an meinem neuen Arbeitsplatz eigentlich ganz anderer Natur sind, fragte mich mein Vorgesetzter jetzt, ob ich ein abteilungsübergreifendes Projekt leiten möchte. Dabei nahm er Bezug auf meinen Lebenslauf, in dem ich ja Erfahrungen in diesem Bereich angegeben habe. Nun stecke ich ziemlich in der Klemme und habe keine Ahnung, was ich tun soll. Die Fragen, die Sie sich sehr offen stellen sollten, sind: Wie hoch ist mein Improvisationstalent? Und: Wie hoch ist meine Risikobereitschaft? Grundsätzlich sind sowohl Projektmanagement als auch Moderation erlernbar. Beides ist kein Hexenwerk. Allerdings erfordern beide Kompetenzen ein gewisses Handwerkszeug; auch Erfahrung im Umgang damit schadet sicher nicht. Sie müssen also abwägen zwischen dem Risiko, das Sie eingehen, wenn Sie, ohne Erfahrung in diesem Bereich, das Angebot für eine Projektleitung annehmen, und der Chance, die damit verbunden ist. Aber auch die Antwort auf die Frage, wie Ihr Chef reagieren und welchen Eindruck er bekommen wird, wenn Sie das Projekt ablehnen, sollten Sie in Ihre Überlegungen einbeziehen. Hier noch ein paar konkrete Tipps, falls Sie sich dafür entscheiden sollten, das Angebot anzunehmen: Lesen Sie ein praxisorientiertes Buch, machen Sie vorab oder projektbegleitend noch einmal einen Workshop, fragen Sie Freunde, die sich mit den Themen auskennen und Ihnen bei der Vorbereitung helfen können, und bitten Sie Ihren Chef, gemeinsam mit Ihnen einen Projektplan zu entwickeln. hungsbedürfnis innerhalb des Teams klarzukommen. Als Chef haben Sie eine herausgestellte Position, in der Sie eine gute Balance finden müssen zwischen Nähe und Autorität. Gerade zu Anfang stellt das häufig eine große Herausforderung dar. Hilfreich für den Einstieg in eine Führungsverantwortung ist die Unterstützung durch einen Mentor. Suchen Sie sich einen erfahrenen Kollegen aus dem Unternehmen oder Ihrem Bekanntenkreis, der Sie auf Ihrem Weg begleitet und Ihnen Tipps geben kann. Man traut mir zu wenig zu 100tage.html Das Berufszentrum bietet deutschen und internationalen Bewerbern umfangreiche Informationen rund um das Thema Bewerbung und Karriere an. Unter anderem gibt es eine spezielle Rubrik zum Thema Probezeit und die ersten 100 Tage im Job, die als eine Art Checkliste kurz und informativ wichtige Tipps vermittelt. Oft habe ich den Eindruck, dass man mir zu wenig zutraut. Bisher durfte ich nur einfache Aufgaben übernehmen, obwohl es in der Abteilung genug Arbeit gibt und auch das Profil meiner Stelle anspruchsvoller ist. Dazu kommt noch, dass selbst diese einfachen Aufgaben dann noch einmal von einem Kollegen oder meinem Chef kontrolliert werden. Ich traue mir aber deutlich mehr zu und fühle mich unterfordert. Mal ehrlich: Würden Sie jemandem, den Sie kaum kennen, vom ersten Augenblick an wichtige Aufgaben anvertrauen? Und das Ergebnis dann an Kunden weitergeben lassen, ohne selbst noch einmal einen Blick darauf zu werfen? Ohne sich zu vergewissern, dass alles in Ordnung ist? Ich nicht. Und auch kein anderer Vorgesetzter, der seinen Job und seinen neuen Mitarbeiter ernst nimmt. Um Ihnen verantwortungsvolle Aufgaben zu übertragen, müssen sich Ihr Chef und Ihre Kollegen erst einmal ein Bild davon machen, auf welchem Wissensstand Sie sind und wie Sie an Aufgaben herangehen. Dass man dabei mit einfachen Dingen anfängt, bei denen nicht so viel kaputtgehen kann, ist relativ einleuchtend. Wohin aber mit Ihrem Tatendrang? Versuchen Sie, ihn ein bisschen zu kanalisieren: Nehmen Sie mit offenen Augen und Ohren alles wahr, was um Sie herum passiert, zeigen Sie Interesse an Abläufen, die Sie beobachten, stellen Sie Fragen und bieten Sie Unterstützung an. Halten Sie das ein paar Wochen durch und versuchen Sie, auch die einfachen Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Sie werden sehen: Nach und nach wird man Ihnen mehr und Anspruchsvolleres übertragen. qq November

7 JobSerie Einsteigen meine kollegin engt mich ein Eine Kollegin aus meiner Abteilung hat sich von Anfang an sehr um mich gekümmert. Sie hat mich gerade in den ersten Tagen toll unterstützt und mich mit vielen wertvollen Informationen versorgt; auch zu Fragen, wie die Abteilung oder der Chef so ticken. Das hat mir bei meinem Einstieg sehr geholfen. Nachdem die ersten Wochen nun gut über die Bühne gegangen sind, habe ich den Eindruck, dass die Kollegin sich für mich verantwortlich fühlt; gleichzeitig engt mich ihr Verhalten zunehmend ein. Vor allem fällt es mir schwer, auch andere Kollegen näher kennenzulernen, weil sie ständig um mich herum ist. Wie kann ich mich von dieser Kollegin, die mir ja sehr geholfen hat, ein wenig emanzipieren / befreien, ohne sie zu verletzen? rd/38967.htm Eine Art Mutmacherseite für Studierende beziehungsweise Absolventen, die dazu beiträgt, die Aufregung vor sowie in der Probezeit in den Griff zu bekommen und dabei die wichtigsten Regeln für diese Monate zu beachten. karrieretipps/erste_zeit/ erste100tage.html Beobachten und Nachfragen heißt die Grundregel, die hier vermittelt wird. Ein Motto, mit dem man in der neuen Umgebung von Anfang an gut fährt. Hier geht es um eine klassische Situation, in der der Beziehungsaspekt zwischen Kollegen im Vordergrund steht und nicht sachliche Probleme, die ebenso sachlich gelöst werden könnten. Vielmehr spüren Sie einen sich anbahnenden Konflikt, den Sie nun emotional intelligent lösen wollen. Die Herausforderung dabei beschreiben Sie ja sehr genau: Es geht um Bedürfnisse (Ihre und die der Kollegin) und es geht um Gefühle, möglicherweise spielt sogar das Thema Macht zusätzlich eine Rolle. Charakteristisch für solche Situationen ist, dass sie sehr individuell sind und vor allem stark von den handelnden Personen und ihren Reaktionen abhängen; insofern ist es schwierig, fast unseriös, hier eine allgemeingültige Handlungsempfehlung auszusprechen, ohne die näheren Umstände zu kennen und konkret darauf eingehen zu können. Dennoch gebe ich Ihnen einen Tipp für solch emotionsgeladene Situationen: Wenn Sie Ihrer Kollegin mit authentischer Wertschätzung begegnen, zum Beispiel indem Sie ihr ausdrücklich für ihre Hilfe danken, dann haben Sie eine gute Grundlage geschaffen, auch offen Ihr Bedürfnis nach Kontakt zu anderen zu äußern. Je mehr sie sich von Ihnen gewürdigt fühlt, desto leichter wird sie mit den von Ihnen gesetzten Grenzen umgehen können. In der nächsten Ausgabe von emotion lesen Sie den zweiten Teil unserer Jobserie: Umsteigen. Die Psychologin Dr. Karin von Schumann beantwortet darin Fragen zum Thema Jobwechsel. Sie haben Fragen zum Thema berufliche Veränderungen? Dann schicken Sie uns doch eine an info@emotion.de Buchtipps finden Sie auf Seite November 2007