AE&E Lentjes verbessert mit Primavera die Termin- und strategische Ressourcenplanung

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1 AE&E Lentjes verbessert mit Primavera die Termin- und strategische Ressourcenplanung AE&E Lentjes GmbH Ratingen, Deutschland Branche: Anlagenbau Umsatz: 1,622 Mrd. Euro (Konzern 2008) Mitarbeiter: (Konzern 2008) Oracle Produkte & Services: Oracle Primavera P6 Oracle WebLogic Server Oracle Support Oracle Partner: proadvise GmbH "Wir haben mit Primavera eine Lösung gefunden, die die Terminplanung und das Ressourcenmanagement in einem einzigen Produkt abdeckt. Die Einführung hat uns nicht nur im Berichtswesen erhebliche Vorteile gebracht, sondern auch eine überzeugende Performance." André Jurack, Leiter IT, AE&E Lentjes GmbH AE&E Lentjes GmbH ist ein führendes, weltweit tätiges Unternehmen für Verfahrenstechnik und Anlagenbau und Teil der internationalen AE&E Gruppe. Die Gesellschaft plant, liefert und baut Anlagen basierend auf Verfahren, Technologien und Komponenten zur industriellen Nutzung von Energie aus fossilen Brennstoffen. Neben Anlagen zur Energieerzeugung werden auch Anlagen zur Rauchgasreinigung für Kraftwerke geliefert. Lentjes leistet damit einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Gerade im Bau von Großanlagen bedarf es einer optimalen Termin- und Ressourcenplanung. Bei Lentjes waren in unterschiedlichen Fachbereichen unterschiedliche Insellösungen (z. B. MS Project, Primavera Stand-alone Lösung, etc.) im Einsatz, was Datenaustausch und Reportings erschwerte. So überlegte Lentjes, die Planungen zu standardisieren und unternehmensweit ein Projektmanagement-Tool einzuführen. Die Wahl fiel auf Primavera von Oracle, das bereits bei der Lentjes GmbH, damals noch nicht dem AE&E-Konzern angehörend, im Einsatz war. Mit Primavera sollte die Ressourcenplanung standardisiert und mit der Projektterminplanung gekoppelt werden. Darüber hinaus sollte es künftig eine strategische Kapazitätsplanung geben, die nicht nur aktuelle Projekte umfasst, sondern auch Aufträge in der Zukunft mit abdecken kann, da Lentjes immer für drei Jahre plant: das aktuelle Fiskaljahr mit den bereits beauftragten Bauprojekten plus die kommenden zwei Jahre mit den zu erwartenden Aufträgen. Mit einer Standardisierung in der Terminplanung sollte vor allem ein einheitliches Reporting ermöglicht werden. Natürlich zählen Aspekte wie Risikomanagement, Fehlervermeidung, Performance- und Effizienzsteigerung sowie Kostenersparnis auch zu den Zielen der Primavera-Einführung.

2 Vorteile: Standardisierte Terminplanung für alle Abteilungen; weg von Insellösungen im Projektmanagement Strategische Ressourcen- und Kapazitätsplanung für aktuelle und zukünftige Projekte sichert optimale Auslastung Terminsicherheit garantiert durch Kombination von Terminund Ressourcenmanagement Einheitliches Reporting durch Standardisierung und unternehmensübergreifende Lösung Effizienzsteigerung durch höhere Planungsgenauigkeit Die Kompatibilität in den Terminplanungssystemen bei Kunden und Dienstleistern (auch wenn dort nicht Primavera im Einsatz ist) sowie der einfache Export wie Import von Projektdaten nach MS Project waren ebenfalls Gründe für die Wahl der Oracle Lösung. Neue Projektplanung mit Standard-Terminplan Wenn verschiedene Planungs-Tools in Einsatz sind, ist es fast unmöglich, eine stets aktuelle Terminplanung zu bekommen. Daher entschied sich Lentjes dafür, einen Standard-Terminplan einzuführen und suchte dafür das passende Tool sowie den besten Implementierungspartner. In einer ersten Auswahl fiel die Entscheidung auf den Oracle Partner proadvise GmbH, der sich auf die Projektplanungs-Software Primavera spezialisiert hat. Mit proadvise evaluierte Lentjes, ob Primavera P6.1 alle Anforderungen für eine standardisierte Termin- und Ressourcenplanung erfüllen könne. Primavera konnte sich augrund der Funktionalitäten und Standardisierung gegenüber MS Projects durchsetzen und wurde als unternehmensweiter Planungs-Standard 2008 bei Lentjes eingeführt. In Leistungskatalogen wurden die einzelnen Anforderungen von Lentjes und proadvise definiert und die Projektterminplanung konfiguriert. Mit den sogenannten Leistungs-Codes werden die einzelnen Rollen zugeteilt. Jedem Vorgang wird eine entsprechende Leistung zugeordnet, für die später Reportings erstellt werden können. Diese Reportings bilden dann genau ab, welche Leistungen innerhalb des Projektes angefallen sind und in welchem Umfang. Gleichzeitig entwickelten proadvise und die Terminplaner von Lentjes einen Standard-Terminplan, auf dem später die Projekte generiert werden sollten. Mit standardisierten Templates und festen Eingabemasken soll die Terminplanung für den Anwender noch vereinfacht werden. Neben der tatsächlichen Projektterminplanung sollte auch eine strategische Ressourcen- und Kapazitätsplanung für die Bedarfsermittlung von Zukunftsprojekten entwickelt werden. Im ersten Schritt wurden im Rahmen des Role and Resource Concepts im Unternehmen verschiedene Rollen definiert. Diese wurden im Terminplan hinterlegt und später den jeweiligen Ressourcen zugeordnet.

3 Die Zuteilung der Ressourcen erfolgt nach Bedarfsanfrage durch die Abteilungsleiter in der Projektplanung, den sogenannten Ressourcenmanagern in Primavera, und nicht durch die Terminplaner. So kann der Abteilungsleiter für eine optimale Auslastung seiner Mitarbeiter (also der Ressourcen) sorgen. Und das nicht nur in den aktuellen Projekten im Jetzt- und Ist-Status, sondern auch für zukünftige Projekte kann die Kapazitätenauslastung im Vorfeld geplant werden. Lentjes kann in der Projektplanung auch erwartete Auftragseingänge mit den Templates auf Rollenbasis erfassen, um Auslastungskurven für den geplanten Projektzeitraum zu generieren. Diese künftigen Aufträge werden mit gewissen Wertigkeiten versehen, damit auch außerhalb von Primavera Ressourcenkurven erstellt und mögliche Kapazitäten (wie z. B.: Benötigt der Auftrag 75% oder nur 30% der verfügbaren Ressourcen?) durchgeplant werden können. Mit Primavera hatte Lentjes heute eine gute Kombination aus tatsächlicher Projektterminplanung und strategischer Bedarfsermittlung für künftige Projekte. Der IT-Leiter André Jurack sagt: Nach fast einem Jahr Produktivbetrieb sind die Projektleiter mit der Anwendung sehr zufrieden, vor allem was das Kernthema Termin- und Ressourcenplanung angeht. Abbildung aller geleisteten Stunden in Primavera Um die Bedarfsplanung zu gewährleisten, werden in Primavera nicht nur die angefallenen Projektstunden erfasst und abgebildet, sondern auch die Stunden, die intern z. B. für die Projektadministration anfallen. Hierzu werden alle Arbeitsstunden als interne Aufträge für die jeweiligen Kostenstellen in Primavera erfasst. So wurde auch die Einführung von Primavera selbst als internes Projekt betrachtet, in dem alle Ressourcen geplant und die eingesetzten Stunden zurück gemeldet wurden. Diese Projekte bringen Lentjes zwar kein Geld ein, aber dennoch sind die geleisteten Arbeitsstunden angefallen bzw. standen als Kapazität in einem gewissen Zeitraum nicht für ein Kundenprojekt zur Verfügung. Deshalb werden die internen Projekte in die Kapazitätsplanung einbezogen, allerdings auf einem niedrigeren Level und nicht so detailliert wie in der Kunden-Projektplanung. Die komplette Abbildung der angefallenen Arbeitsstunden erfolgt in Primavera über die Stunden-Rückmeldung von 400 Progress- Reportern (mit Primavera Timesheet), 5 festen Projektplanern

4 (über Primavera Project Manager) und 35 Abteilungsleitern bzw. Ressourcenmanager (über Primavera P6 Web Access mit eigenen Dashboards). Die Ressourcenmanager planen sowohl die Kundenprojekte als auch die internen Lentjes-Projekte. In Primavera sind aktuell ca. 600 Ressourcen abgebildet, die nach einer Lentjes-spezifischen Struktur angelegt sind. Diese Struktur weist sowohl interne wie externe Mitarbeiter getrennt aus und macht auch die Stunden von Subunternehmern auswertbar. Im Moment sind 400 User aktiv an die Stundenerfassung mit Primavera angegliedert, wenn auch nicht alle Subunternehmer abgedeckt werden. Schnittstellen zwischen Primavera und SAP Die Primavera-Lösung bei Lentjes ist an vier SAP-Schnittstellen angebunden, was durch entsprechende Konfiguration von Seiten Lentjes und proadvise ermöglicht wurde: Die erste Schnittstelle deckt die Ressourcen ab, ist also mit dem HR-System verbunden und bekommt aus diesem alle Stammdaten des jeweiligen Arbeitnehmers (wie lange im Unternehmen tätig, welche Abteilung, welche Rolle, Verfügbarkeiten, etc.). Die zweite Schnittstelle betrifft die Projekt-Stammdaten. Wenn ein Auftrag bei Lentjes eingeht wird dieser im SAP-System erfasst und automatisch an Primavera übermittelt. Als drittes werden die Planzahlen also die Planstunden aus der Kapazitätsplanung (für aktuelle und zukünftige Projekte) von Primavera ins SAP-System geliefert. Und viertens werden die in Primavera erfassten, echten Ist- Stunden wieder zurück ins SAP-Abrechnungssystem übertragen. Geplant ist eine fünfte Schnittstelle zu einem speziellen Finanztool für die Angebots-Kalkulation. Warum Oracle? In der Evaluierung 2007 waren Primavera von Oracle und MS Project als Projektmanagement-Lösungen in der engeren Auswahl bei Lentjes. Durch den zu Rate gezogenen Implementierungspartner proadvise fiel die Entscheidung aus mehreren Gründen auf Primavera: Einerseits, weil Primavera bereits als Einzelplatz- Versionen bei Lentjes im Einsatz war und man die Anwendung bereits kannte. Zum anderen, weil Primavera P6 genau die Anforderungen an das neue Planungstool abdeckte, die Lentjes im Pflichtenheft definiert hatte. Ingo Betz von proadvise sagt hierzu: Viele geforderte Funktionen sind bei Primavera einfach Standard, so dass es keinen großen Aufwand bedeutete, die Lösung zu customizen, also für Lentjes anzupassen.

5 Was wiederum Kosten spart, wenn standardisierte Tools im Implementierungsprozess einfach übernommen werden können. Des Weiteren ist Primavera im Anlagenbau sehr häufig vertreten. André Jurack meint: Wir haben einfach geprüft, wer ist länger am Markt und hat die größere Erfahrung bei komplexen Großprojekten. Deshalb haben wir uns für Primavera entschieden. Die Lösung konnte auch die Anforderungen von Lentjes nach einer deterministischen Arbeitsweise bei der Kombination von Termin- und Ressourcenmanagement besser abdecken als MS Project. Primavera ist für die Terminplanung einfach das bessere System, meint Ingo Betz und André Jurack ergänzt: Ich bin sehr zufrieden mit Primavera, von der Durchgängigkeit bis hin zum Berichtswesen sind wir sehr flexibel. Warum der Partner? Professionelles Projektmanagement mit führungsfokussierten Projektmanagern, Projektleitern und Terminplanern ist das Kerngeschäftsfeld der proadvise GmbH. Aus einer Primavera- Implementierung im Jahr 2002 entstanden, bietet das Consultingunternehmen heute spezialisierten Support und tiefergehendes Fachwissen für die Primavera-Anwendungen an wurde die proadvise GmbH von AE&E Lentjes eingeladen, den Kunden bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software zu unterstützen. Nach Workshops wurden sowohl die Entscheidung für proadvise als Beratungs- und Implementierungspartner als auch für Primavera als Planungs-Tool gefällt. Mit den Dienstleistungen von proadvise waren wir sehr zufrieden. Das ist eine super Company, die uns sehr unterstützt hat auch über den normalen Einsatz hinaus, resümiert André Jurack. AE&E Lentjes GmbH ist ein, weltweit tätiges Unternehmen für Verfahrenstechnik und Anlagenbau und Teil der AE&E Gruppe, einer der führenden internationalen Anlagenbauer im Bereich thermische Energieerzeugung und Umwelttechnik. Die Gesellschaft plant, liefert und baut Anlagen basierend auf Verfahren, Technologien und Komponenten zur industriellen Nutzung von Energie aus fossilen Brennstoffen. Neben Anlagen zur Energieerzeugung werden auch Anlagen zur Rauchgasreinigung für Kraftwerke geliefert. AE&E Lentjes leistet damit einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Lentjes wurde 1927 von Ferdinand Lentjes als Rheinische Rohrleitungsbau GmbH gegründet und 2008 in die AE&E Gruppe eingegliedert.