BENUTZERDOKUMENTATION. ALEPH Web-Selbstverbuchung

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1 BENUTZERDOKUMENTATION ALEPH Web-Selbstverbuchung Ex Libris Deutschland GmbH (2006) Version 18 Zuletzt aktualisiert:

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 VORBEMERKUNGEN FUNKTIONSWEISE BENUTZERANMELDUNG UND BERECHTIGUNG VERBUCHUNGSPROZESS AUTOMATISCHE RÜCKGABE UND WIEDERAUSLEIHE PRÜFROUTINEN UND MELDUNGEN KONFIGURATION HTML-DATEIEN $ALEPHE_ROOT/WWW_SERVER.CONF $ALEPHE_TAB/WWW_TAB_SELF_CHECK $DATA_TAB/TAB_CHECK_CIRC (ADM-LIBRARY) DRUCKFORMULARE... 7 Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 2 von 8

3 1 Vorbemerkungen Die Web-Selbstverbuchung in ALEPH500 ermöglicht die Ausleihe von Medien auch außerhalb der Öffnungszeiten einer Bibliothek. Die Verbuchung von Medien erfolgt selbständig durch den Benutzer im OPAC, den er an einem beliebigen Arbeitsplatz bedienen kann. Damit können sowohl die Medien verbucht werden, die direkt aus der Bibliothek (Freihand, Magazin ) stammen, als auch Medien, die nur vorübergehend aus dem Büro eines Kollegen entliehen werden sollen. Die Web-Selbstverbuchung beinhaltet keine Anbindung an eine Buchsicherung. Die Nutzung dieser Funktion durch die Leser erfolgt freiwillig. Die Ausleihvorgänge werden direkt auf die Leserkonten verbucht, so dass die Bibliotheksmitarbeiter den Entleiher bei einer Nachfrage zum aktuellen Standort des Mediums jederzeit ermitteln können. Die Web-Selbstverbuchung beinhaltet keine Rückgabefunktionen und setzt auf den bereits implementierten Funktionen für die Anbindung von Selbstverbuchungsautomaten (SIP2) auf. Die Web-Selbstverbuchung ist ein kostenpflichtiges Zusatzprodukt. Wenn Sie dieses Modul nutzen möchten, es aber noch nicht erworben haben, setzen Sie sich bitte mit Ex Libris in Verbindung. 2 Funktionsweise Die Selbstverbuchung ist ein zusätzlicher Menüpunkt im OPAC Hauptmenü. Sie steht erst nach der erfolgreichen Authentifizierung des Lesers zur Verfügung. Benutzer, die sich als Gast im OPAC angemeldet haben, können die Web-Selbstverbuchung nicht nutzen. 2.1 Benutzeranmeldung und berechtigung Die Anmeldung erfolgt über die Standard-Anmeldefunktion des OPAC. Die Funktion Selbstverbuchung kann vom Leser nur dann aufgerufen werden, wenn er über die entsprechende Berechtigung verfügt. Die Berechtigung erfolgt abhängig vom Benutzerstatus. Alle Benutzerstatus, für die eine Berechtigung erteilt wird, werden in der Tabelle $alephe_root/www_server.conf eingetragen (s.u.). 2.2 Verbuchungsprozess Analog zum Verbuchungsvorgang im Ausleihmodul erfolgt die Selbstverbuchung des Exemplars im OPAC über die eindeutige Exemplaridentifikation. Dies ist abhängig von den Systemeinstellungen der Strichcode oder die Signatur. Die Benutzeridentifikation ist dem System durch die Anmeldung bekannt und muss nicht erneut erfasst werden. Strichcode oder Signatur können entweder manuell oder abhängig von der Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Hilfe eines Lesegeräts eingegeben werden. Dem Leser wird der Kurztitel des Mediums zur Bestätigung angezeigt. Dies soll insbesondere bei der manuellen Erfassung der Exemplaridentifikation Fehlbuchungen durch Fehleingaben verhindern. Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 3 von 8

4 Jede Ausleihe wird als separater Vorgang an das System gesandt. Der Verbuchungsvorgang durchläuft eine Reihe von konfigurierbaren Prüfungen, was abhängig vom Ergebnis zu einer erfolgreichen Ausleihverbuchung oder zur Abweisung des Vorgangs führt. Eine erfolgreiche Verbuchung ist unmittelbar nach Beendigung der Verarbeitung auf dem Benutzerkonto des Lesers als reguläre Ausleihe abrufbar. Das Verarbeitungsergebnis Verbuchung erfolgt oder abgewiesen wird dem Nutzer optisch am Bildschirm mitgeteilt. Die Unterstützung akustischer Signale ist kein Bestandteil der Web-Selbstverbuchung. 2.3 Automatische Rückgabe und Wiederausleihe Sollte das zu verbuchende Exemplar bereits an einen anderen Benutzer entliehen sein, kann entweder eine automatische Rückgabe und Ausleihe auf das Konto des aktuellen Nutzers erfolgen oder die Verbuchung wird abgewiesen (konfigurierbar, s. u.). Wenn eine automatische Rückgabe erfolgt, wird eine Rückgabequittung ( oder Ausdruck) für den ursprünglichen Entleiher erzeugt. Ist in den Benutzerdaten des ehemaligen Entleihers keine -Adresse erfasst, wird die Druckdatei mit einer konfigurierbaren Print-ID auf dem Server für den Ausdruck durch die Bibliotheksmitarbeiter bereitgestellt (s. u.). Zudem werden die Identifikation des ursprünglichen Entleihers und das ehemalige Fristdatum in die Ausleihnotiz der aktuellen Verbuchung übernommen. Bei der späteren Rückgabe des Mediums in der Bibliothek erhält der Bibliotheksmitarbeiter somit die erforderlichen Informationen, um das Medium ggf. wieder auf das Konto des ursprünglichen Entleihers zu verbuchen und das Material an ihn weiterzuleiten. Die Angabe des alten Fristdatums gibt einen Hinweis darauf, ob es sich dabei um eine reguläre oder um eine Dauerausleihe handeln soll. Ist der neue und der ursprüngliche Entleiher identisch, wird abhängig von der Konfiguration für die Ausleihe entweder eine Verlängerung durchgeführt oder die Verbuchung wird abgewiesen. Die Web-Selbstverbuchung verfügt nicht über eine Rückgabefunktion. Eine Rückgabe erfordert ggf. Nachbearbeitungen (Medium ist bereitgestellt, Medium soll wieder für den ursprünglichen Entleiher verbucht werden ), die vom Bibliothekspersonal vorgenommen werden müssen. 2.4 Prüfroutinen und Meldungen Die Prüfroutinen für die Web-Selbstverbuchung sind identisch mit den Routinen für die Selbstverbuchung an einem Verbuchungsautomaten (SIP2). Eine Bibliothek, die sowohl einen Selbstverbuchungsautomaten, als auch die Web-Selbstverbuchung betreibt, kann für die beiden Funktionen keine voneinander abweichenden Prüfungen hinterlegen. Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 4 von 8

5 Wird anhand des vom Benutzer eingegeben Barcodes oder der Signatur kein zutreffendes Exemplar in ALEPH gefunden, wird der Verbuchungsvorgang mit entsprechender Fehlermeldung sofort abgebrochen. Es ist dann eine erneute Eingabe des Barcodes oder der Signatur erforderlich. Sollten andere Gründe zum Abweisen einer Selbstverbuchung führen, werden ebenfalls entsprechende Fehlermeldungen angezeigt. Durch eine Abschlussmeldung zeigt ALEPH an, dass die Verbuchung erfolgreich ausgeführt wurde. 3 Konfiguration Für die Einrichtung der Funktion WEB-Selbstverbuchung sind folgende Bereiche zu berücksichtigen: HTML-Dateien für die Anzeige im OPAC Konfigurationstabellen Meldungstexte Druckformulare 3.1 HTML-Dateien Folgende HTML-Dateien sind für die Web-Selbstausleihe relevant. Bitte kopieren Sie diese Dateien ggf. aus dem /alephe/www_f_lng-verzeichnis des a-baums in Ihren u-baum: self-check-body self-check-confirm self-check-head self-check-tail In den nachfolgend aufgeführten Dateien ist der Menüpunkt Selbstausleihe zu ergänzen: head-1-bor head-1-bor-ext-ill head-1-nobor head-1-nobor-ext-ill head-replace head-replace-ext-ill Verwenden Sie den folgenden Funktionsaufruf &server_f?func=self-check-0 : <td class="middlebar" valign="middle" height="20" align="center" nowrap> <a href="&server_f?func=self-check-0" class="blue" title="loan a book"> Selbstausleihe</a> </td> Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 5 von 8

6 3.2 $alephe_root/www_server.conf Folgende Parameter werden für die Web-Selbstverbuchung genutzt. Bitte ergänzen Sie diese Parameter bei Bedarf in $alephe_root/www_server.conf: Parameter www_selfcheck_allowed www_selfcheck_circ_ok www_selfcheck_form_no www_selfcheck_print_id Belegung Benutzerstatus, für den/die die Nutzung der Web- Selbstausleihe zugelassen ist. Die Status werden in Anführungszeichen aufgelistet. Mehrere Status werden mit Komma getrennt. Der Eintrag ## öffnet die Funktion für alle Status. Soll, wenn ein bereits für einen anderen Leser entliehenes Medium verbucht wird, automatisch eine Rückgabe und eine Ausleihe für den aktuellen Leser erfolgen? Belegung: Y = Ja oder N = No Ist die Variable nicht gesetzt, ist der Default N aktiv. Nur relevant, wenn www_selfcheck_circ_ok aktiviert ist: Formular für die Erstellung der Rückgabequittung (z.b. 00) Nur relevant, wenn www_selfcheck_circ_ok aktiviert ist: Es wird eine Druckdatei mit der Rückgabequittung für die hier angegebene Print-ID erstellt. Beispiel: setenv www_selfcheck_allowed "01","02","03" setenv www_selfcheck_circ_ok Y setenv www_selfcheck_print_id self 3.3 $alephe_tab/www_tab_self_check In dieser Tabelle kann definiert werden, für welche IP-Adressen (z.b. nur interne Geräte) die Nutzung der Funktion zugelassen wird. Zudem kann die Verwendung der Selbstausleihe auf die Medien einzelner Zweigstellen beschränkt werden.! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!-!!!!!-!!!!!-!!!!!-!!!!!-!!!!!> *.*.*.* 1 ##### 2 Aufbau der Tabelle: Spalte 1: Spalte 2: IP-Adresse des Rechners, an dem die Verbuchung stattfindet Attribut-Typ Immer 1 Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 6 von 8

7 Spalte 3-7: Zweigstellenzugehörigkeit der Exemplare, die über die Web- Selbstverbuchungsfunktion entliehen werden dürfen 3.4 $data_tab/tab_check_circ (ADM-Library) Es werden die für LOAN und SIP-LOAN definierten Prüfungen durchlaufen (analog zum SIP2-Server). Daher müssen für SIP-LOAN nur Prüfungen angeschlossen werden, die für LOAN nicht definiert sind. 3.5 Druckformulare Wenn die Funktion der automatischen Rückgabe im Rahmen der Web- Selbstverbuchung aktiviert ist, erhält der ursprüngliche Entleiher eine Rückgabequittung, wenn ein von ihm entliehenes Medium von einem anderen Leser verbucht wird. Diese Quittung wird auf Basis des Formulars return-receipt-00 erstellt. Die Druckdatei wird standardmäßig mit den Namen auto-returnletter_<datum>_<uhrzeit> auf dem Server gespeichert. Automatisierter Druck / -Versand der Rückgabequittungen Wenn Rückgabequittungen automatisch ausgedruckt bzw. per verschickt werden sollen, muss die Abarbeitung der auf dem Server erzeugten Druckdateien mithilfe des sog. Druck-Dämons (Client) erfolgen. Der Druck-Dämon identifiziert die Druckdateien auf dem Server anhand der Druck- ID, die ihnen zugewiesen wurde. Die Druck-ID wird über den Parameter www_selfcheck_print_id in $alephe_root/www_server.conf definiert (s.o.) Die Einrichtung des Druck-Dämons erfolgt in drei Schritten: 1. Eintragen der Druck-ID Die verwendete Druck-ID muss im Task-Manager eingetragen werden. Dazu wählen Sie im Task-Manager die Registerkarte Druck-Dämon aus und klicken auf den Button Setup. Im Fenster Druck-ID Setup wird Ihnen eine Liste der bereits eingetragenen Druck-IDs angezeigt. Tragen Sie die neue Druck-ID in das entsprechende Feld ein und klicken Sie dann auf den Button Neu, um Ihren Eintrag der Liste hinzuzufügen. 2. Einrichtung des Druck-Dämons Auf der Registerkarte Druck-Dämon sehen Sie im oberen Teil des Fensters eine Liste aller im Task-Manager eingetragenen Druck-Ids, im unteren Teil eine Liste aller für den Task-Manager freigegebenen Bibliotheken. Markieren Sie die Druck-IDs und die Bibliotheken, für die der Druck-Dämon laufen soll. 3. Starten und Stoppen des Druck-Dämons Sie können den Druck-Dämon manuell starten, indem Sie auf der Registerkarte Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 7 von 8

8 Druck-Dämon den Button Aktivieren anklicken. Sobald der Druck-Dämon gestartet ist, ändert sich die Beschriftung in Deaktivieren. Sobald der Druck-Dämon gestartet wurde, überprüft er in regelmäßigen Abständen die Print-Verzeichnisse der Bibliotheken, für die er eingerichtet wurde. Wenn dort eine Datei mit einer passenden Druck-ID vorhanden ist, wird diese Datei auf den Client übertragen und ausgedruckt. Ex Libris Deutschland GmbH. (2006) Seite 8 von 8