Koha-Ausleihhandbuch. Inhalt

Transkript

1 Ausleihe mit Koha 3.12 Ausleihhandbuch Koha-Ausleihhandbuch Inhalt 1 Ausleihverbuchung Ausleihsperren übergehen Ausleihquittung Abweichendes Fälligkeitsdatum setzen Verkürzte Leihfrist Notiz im Exemplarsatz eintragen Ausleihnotiz und Benachrichtigungen im Benutzerdatensatz Ausleihe eines Exemplars, dass nicht in Koha zu finden ist (Schnellaufnahme) Der Verloren-Status Verloren-Status bearbeiten Exemplare mit Verloren-Status recherchieren

2 1 Ausleihverbuchung Sie können die Ausleihverbuchung jederzeit durch Anklicken der Option Ausleihe in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand starten oder von der Koha Startseite aus durch Anklicken der Option Ausleihe in der Hauptauswahl. Sobald Sie die Ausleihe über die Startseite oder die Navigationsleiste aktiviert haben, öffnet sich das Ausleihfenster mit den Hauptauswahloptionen Ausleihe, Rückgabe oder Katalog durchsuchen. Die gerade aktive Suchoption ist markiert. Zusätzlich erhalten Sie direkt über dem Eingabefeld den Texthinweis: "Ausweisnummer oder Namen eingeben". Die Schreibmarke blinkt bereits im Eingabefeld. Sie können nun mit dem Lesegerät (Barcode-Scanner oder RFID-Antenne) die Ausweisnummer des Benutzerkontos einlesen, auf das die Medien verbucht werden sollen. Alternativ dazu können Sie die Ausweisnummer oder den Namen des Benutzers auch per Hand eintippen. Evtl. müssen Sie danach noch die Eingabetaste drücken bzw. die Schaltfläche Bestätigen rechts neben dem Eingabefeld anklicken. Sobald Sie den gewünschten Namen gesucht und in der Liste angeklickt haben, öffnet Koha das entsprechende Benutzerkonto, und Sie können nun Medien auf das aktivierte Benutzerkonto verbuchen.

3 Sie können den Exemplarbarcode bzw. die Mediennummer entweder per Lesegerät einlesen oder per Hand eintippen. Evtl. müssen Sie danach noch die Eingabetaste drücken bzw. die Schaltfläche Ausleihe anklicken. Nach erfolgreicher Ausleihverbuchung zeigt Koha die für die Ausleihe relevanten Informationen des gerade verbuchten Exemplars im Benutzerkonto an: Fälligkeitsdatum, Titel, Medientyp (z.b. normale Ausleihe oder Präsenz), Ausleihdatum, von wem es ausgeliehen wurde und Signatur, etc. Das Fälligkeitsdatum errechnet Koha automatisch anhand der in der Systemkonfiguration festgelegten Ausleihparameter, d.h. anhand einer Kombination aus dem betreffenden Ausleihstandort des Bibliothekssystems, dem betreffenden Medientyp des Exemplars und dem betreffenden Benutzertyp des Benutzerkontos. Auch in welcher Weise die im Kalender eingetragenen Schließtage (Feiertage, Wochenenden) bei der Berechnung des Fälligkeitsdatums berücksichtigt werden, wird in der Systemkonfiguration definiert. Es ist möglich, dass das Fälligkeitsdatum auf den nächsten Öffnungstag nach der Schließzeit fällt. Ebenfalls möglich ist es, dass Schließtage nicht zur Leihfrist gezählt werden. In der dritten möglichen Variante werden Schließtage nicht berücksichtigt, so dass ein Rückgabedatum z.bsp. auch auf einen Sonntag fallen kann. 2 Ausleihsperren übergehen In manchen Fällen kann es vorkommen, dass Sie beim Versuch, ein Exemplar auf ein Benutzerkonto zu verbuchen, von Koha die Meldung erhalten, dass eine Ausleihbeschränkung vorliegt. Dies geschieht immer dann, wenn bestimmte Ausleihbeschränkungen greifen, die in der Systemkonfiguration von Koha definiert wurden. In diesen Fällen erhalten Sie die Meldung, ob Sie trotz der vorliegenden Ausleihbeschränkung das betreffende Exemplar auf das aktivierte Benutzerkonto ausbuchen wollen oder nicht. Sie können auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

4 3 Ausleihquittung Koha kann die Ausleihquittung pro verbuchtes Exemplar automatisch per an den betreffenden Benutzer verschicken. Voraussetzung dafür ist, dass im Benutzersatz eine gültige Mail-Adresse eingetragen ist. Außerdem muss im Benutzerkonto bei den Standard-Benachrichtigungseinstellungen ein Häkchen bei der Ausleihquittung gesetzt werden. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, die Ausleihquittung direkt auszudrucken. Das Layout des Quittungszettels kann dem Drucker angepasst werden. Mit Quittung drucken wird ein vollständiger Kontoauszug gedruckt, bei der Kurzquittung hingegen nur die am gleichen Tag verbuchten Ausleihen. Die Quittungen (auch Rückgabequittung, Vormerkquittung etc.) können unter Werkzeuge, Benachrichtigungen & Quittungen individuell konfiguriert werden. Wenn ein Benutzer nach Abschluss des Ausleihvorgangs eine Ausleihquittung wünscht, klicken Sie im Ausleihfenster auf die Schaltfläche Drucken und anschließend auf Quittung drucken. Sie bekommen daraufhin den Text der Ausleihquittung mit den getätigten Ausleihen angezeigt. 4 Abweichendes Fälligkeitsdatum setzen Es ist möglich, ein Fälligkeitsdatum festzulegen, das von der standardmäßig vergebenen Leihfrist abweicht. Im Ausleihfenster gibt es dafür das Eingabefeld Fälligkeitsdatum. Hier kann das Datum manuell eingetragen werden. Es muss darauf geachtet werden, dass zur Trennung der Datumsbestandteile anstelle eines Punktes ein Schrägstrich gesetzt wird. Klickt man das Kalendersymbol rechts neben dem Eingabefeld Fälligkeitsdatum festlegen an, wird das Datum automatisch übernommen.

5 Achtung: Legen Sie zuerst das abweichende Fälligkeitsdatum fest. Erst danach sollten Sie den Exemplarbarcode in das Eingabefeld Exemplarbarcode eingeben einlesen. Denn eine nachträgliche Änderung des Rückgabedatums bei einem bereits verbuchten Exemplar ist leider nicht möglich. Falls Sie aus Versehen das Exemplar bereits verbucht haben, ohne dass Sie vorher das abweichende Fälligkeitsdatum gesetzt haben, dann verbucht das System das Exemplar automatisch mit dem Rückgabedatum, das vorkonfiguriert ist. In diesem Fall muss das Exemplar zurückgebucht und das Exemplar mit dem manuell eingegebenen Fälligkeitsdatum neu ausgeliehen werden. Das abweichende Fälligkeitsdatum bleibt solange aktiv bis es gelöscht wird (neben dem Eingabefeld Fälligkeitsdatum festlegen den Button Löschen anklicken). Danach greift wieder die standardmäßige Leihfrist. Wenn Sie möchten, dass das abweichende Fälligkeitsdatum länger aktiv bleibt, auch für die Ausleihverbuchung an mehreren Benutzerkonten, dann klicken Sie auf die Option Für Sitzung speichern. 5 Verkürzte Leihfrist Manchmal ist es notwendig, bei einem ausgeliehenen Exemplar die Leihfrist zu verkürzen. Klickt man im Benutzerkonto links auf die Schaltfläche Details, erhält man eine Vollansicht des Benutzerkontos und unter dem Benutzerkonto eine detaillierte Ansicht der entliehenen Exemplare. Wenn bei einem Exemplar die Leihfrist verkürzt werden soll, wird in der Spalte Verlängern ein Häkchen gesetzt, um das betreffende Exemplar zu markieren. Danach wird im Eingabefeld Verlängerungsdatum die verkürzte Leihfrist eingetragen. Zuletzt wird der Button Markierte Exemplare zurückgeben oder verlängern angeklickt. Diese Methode, die Leihfrist zu verkürzen hat den Nachteil, dass dabei die Verlängerungsfunktion verwendet wird und der Vorgang damit als Verlängerung verbucht wird. 6 Notiz im Exemplarsatz eintragen Es kann vorkommen, dass erst bei der Ausleihverbuchung (oder bei der Rückgabe) eines Buches festgestellt wird, dass das Buch beschädigt ist, oder dass eine Beilage (CD, Karten etc.) vermerkt werden soll. Wenn solche Informationen im Exemplarsatz im Eingabefeld OPAC-Notiz eingetragen werden, zeigt Koha diese an, z.b. bei der Rückgabe eines Mediums und auch im OPAC. Klicken Sie im Ausleihverbuchungsfenster auf den Exemplarbarcode des neu verbuchten Exemplars:

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7 Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für das betreffende Exemplar: Im Eingabefeld OPAC-Notiz kann nun eine Notiz eingetragen werden. Klickt man die Schaltfläche Aktualisieren, werden die eingetragenen Änderungen im Exemplarsatz gespeichert. Wenn nun weitere Exemplare für den Benutzer verbucht werden sollen, klickt man unter Status, Ausleihstatus auf den Namen des Benutzers. Dadurch gelangt man zurück auf das Benutzerkonto. Aktiviert man dort wieder die Ausleihe, können weitere Exemplare an den Benutzer ausgeliehen werden.

8 Auch im OPAC wird die OPAC-Notiz bei den Exemplarangaben der einzelnen Exemplare in der Spalte Hinweise aufgeführt: Wenn das Exemplar zurückgegeben und zurückgebucht wird, erscheint die Exemplarnotiz im Rückgabefenster unter Hinweise und wird von Koha mit roter Farbe hervorgehoben: Aufgrund dieses Hinweises im Rückgabefenster können Sie die Vollständigkeit des gerade zurückgegebenen Mediums überprüfen. Wenn die OPAC-Notiz nicht erst zum Zeitpunkt der Ausleihverbuchung oder Rückbuchung des betreffenden Exemplars eingetragen, bearbeitet oder gelöscht werden soll, wird das Katalogisierungsmodul von Koha benutzt. Das Modul Katalogisierung ist im Wiki des BSZ im Koha- Handbuch unter Katalogisierung beschrieben.

9 7 Ausleihnotiz und Benachrichtigungen im Benutzerdatensatz Es ist möglich für jeden Benutzer im Benutzerdatensatz im Feld Ausleihnotiz einen Vermerk zu machen. Dieser Vermerk wird auf dem Ausleihbildschirm in roter Schrift angezeigt: Außerdem kann man unter Benachrichtigungen, Neue Benachrichtigungen für andere Bibliotheksmitarbeiter, oder für den Benutzer Nachrichten hinterlassen, die dann auch in rot unter Benachrichtigungen angezeigt werden: Wenn die Benachrichtigungen für den Benutzer bestimmt sind, werden Sie im OPAC angezeigt, wenn der Benutzer sein Konto aufruft: 8 Ausleihe eines Exemplars, dass nicht in Koha zu finden ist (Schnellaufnahme) Es gibt einen neuen Workflow für die schnelle Aufnahme von nicht katalogisierten Exemplaren in das System mit direkter Ausleihe an den Benutzer. Auf diese Weise kann der Benutzer das Buch sofort mitnehmen und nach der Rückgabe kann es dann vollständig katalogisiert werden.

10 Nicht erfassten Barcode einlesen: Koha stellt fest, dass dieser Barcode noch nicht in der Datenbank erfasst ist, und bietet an eine Schnellaufnahme anzulegen. Nach einem Klick auf Schnellaufnahme gelangt man in die Katalogisierung. Die Katalogisierungsmaske für die Schnellaufnahmen enthält absichtlich nur sehr wenige Informationen, so dass ein Titel sehr schnell erfasst und gespeichert werden kann. Es ist ausreichend, wenn Sie den Titel in 245$a eintragen. Die anderen Felder können unverändert gespeichert werden.

11 Nach dem Eintragen des Titels kann gespeichert werden. Als nächstes erscheint die Exemplarmaske. Hier können weitere Informationen, z.bsp. die Signatur des Titels ergänzt werden. Wichtig ist, dass der Barcode hier nicht verändert wird! Über Exemplar hinzufügen wird das Exemplar fertig gestellt und anschließend automatisch direkt auf das Benutzerkonto verbucht. Auch nach der Rückgabe bleiben der Schnellerfassungstitel und das zugehörige Exemplar im System und können ggf. auf einen weiteren Benutzer verbucht werden. Verloren-Status anwenden Für die Bearbeitung von verlorenen bzw. vermissten Exemplaren in Koha sind verschiedene Status vorgesehen, die mit unterschiedlichen Bedeutungen und Funktionen verknüpft sind. Der Verloren-Status wird, wenn nicht anders gewünscht, sowohl im OPAC als auch in der Dienstoberfläche als Exemplarstatus angezeigt. Abbildung 1 Anzeige des Verloren-Status im OPAC

12 9 Der Verloren-Status Lange überfällig (Verloren) Dieser Status hat vorwiegend informativen Charakter. Wenn das Exemplar zurückgebucht wird, wird der Status gelöscht und das Exemplar wird wieder normal Verfügbar angezeigt. Dieser Status kann verwendet werden, um Medien zu markieren, für die der Benutzer nach dem normalen Mahnlauf nochmals gemahnt wurde und für die im nächsten Schritt Verloren gesetzt und damit Buchersatz verlangt wird. Verloren Mit dem Setzen dieses Status sind verschiedene Funktionen verbunden: Der Status wird auf Verloren gesetzt. Das Exemplar wird vom Benutzerkonto des Entleihers entfernt. Das Benutzerkonto des Entleihers wird mit dem Ersatzpreis belastet und ein Gebühreneintrag mit Link zum Exemplar im Benutzerkonto eingetragen. Der Ersatzpreis ist Teil der Exemplardaten und wird in Unterfeld v erfasst. Wird das Exemplar zu einem späteren Zeitpunkt zurückgebucht, wird eine Gutschrift in das Benutzerkonto eingetragen und das Exemplar ist wieder normal verfügbar. Verloren und Buchersatz bezahlt Wird dieser Status auf ein entliehenes Exemplar angewendet, entspricht das Verhalten dem Status Verloren. Soll dieser Status nach Bezahlen des Buchersatzes gesetzt werden, muss diese Änderung manuell durchgeführt werden. Vermisst Wird dieser Status auf ein entliehenes Exemplar angewendet, entspricht das Verhalten dem Status Verloren. Es kann sinnvoll sein, diesen Status bei nicht entliehenen Exemplaren zu setzen, die von Benutzern oder Mitarbeitern in der Bibliothek nicht gefunden werden konnten, obwohl diese laut System verfügbar sein sollten.

13 10 Verloren-Status bearbeiten Der Verloren-Status sollte bei entliehenen Exemplaren nicht über die Katalogisierung, sondern nach Möglichkeit immer über das Benutzerkonto geändert werden: 1) Im Benutzerkonto auf den verlinkten Barcode des Exemplars hinter der Titelangabe klicken. 2) Verloren-Status auswählen und mit Schaltfläche Status setzen bestätigen. 3) Über die verlinkte Ausweisnummer hinter Letzter Entleiher in das Benutzerkonto zurückkehren. 4) Ggf. Gebühr für verlorenes Exemplar vom Benutzer kassieren und Lost item-gebühr bezahlen. Abbildung 2 Verloren-Status setzen (Schritt 2-3) Der Ersatzpreis, der für ein verlorenes Exemplar berechnet wird, wird im Benutzerkonto in der Spalte Preis und bei der Bearbeitung von Exemplaren in der Katalogisierung und über die Ausleihe (s.o.) angezeigt. Für Kunden des BSZ: Wenn Sie bisher keinen Ersatzpreis erfasst haben, kann ein einheitlicher Ersatzpreis für alle bereits erfassten Exemplare eingetragen und die Erfassungsmasken so angepasst werden, dass dieses Feld zukünftig automatisch vorbelegt wird. Der Verloren-Status wird automatisch aufgehoben, wenn ein als verloren oder vermisst markiertes Exemplar zurückgegeben oder ausgeliehen wird. Es wird in beiden Fällen ein entsprechender Hinweistext angezeigt. Achtung: In beiden Fällen erfolgt eine Gutschrift (Item returned) auf dem Benutzerkonto des ursprünglichen Entleihers!

14 11 Exemplare mit Verloren-Status recherchieren Für die Recherche nach verlorenen und vermissten Exemplaren existiert ein eigener Report mit verschiedenen Such-, Sortier- und Filtermöglichkeiten (Reports > Andere: Vermisste Exemplare). Sortiere nach Barcode Bibliothek Medientyp Verloren-Status Auswahlliste mit verschiedenen Sortierkriterien für die Sortierung der Trefferliste, die bei diesem Report vorab festgelegt werden muss. Angeboten werden: Titel, Verfasser, Bibliothek, Medientypen, Barcode, Preis, Ersatzpreis, Verloren-Status, Zuletzt gesehen am, Standort Ermöglicht die Suche nach einem bestimmten Exemplare mittels des Barcodes. Auswahlliste mit den verschiedenen Bibliotheksstandorten innerhalb des Bibliothekssystem zur Einschränkung der Suche. Auswahlliste mit den verschiedenen Medientypen zur Einschränkung der Suche. Auswahlliste mit den verschiedenen Verloren-Status.