Mahnverfahren. Inhalt. 1 Allgemeines. 2 Anleitung

Transkript

1 Ausleihe: Mahnverfahren Mahnverfahren Inhalt 1 Allgemeines Gebühren Mahnschreiben Anleitung Mahngebühren einsehen & bezahlen Benachrichtigungen einsehen Benutzer mit überfälligen Medien ermitteln Verschickte Benachrichtigungen Postalische Mahnschreiben bearbeiten Mahnvorgänge nachvollziehen Nach der 3. Mahnung Allgemeines 1.1 Gebühren Die Mahngebühr in Koha ist eine einheitliche Gebühr, die jeweils mit jeder Mahnstufe erhoben wird. Dabei wir die maximal mögliche Mahngebühr für ein einzelnes Exemplar nach oben durch einen Wert in der Konfiguration begrenzt. Bei einer Mahngebühr von 1,50 und einer konfigurierten maximalen Mahngebühr von 4,50 bedeutet dies, dass es 3 Mahnstufen gibt: 1,50, 3,00, 4,50. Wenn 4,50 erreicht sind, setzt das System keine weiteren Gebühren mehr. Koha ist im Regelfall so konfiguriert, dass Fälligkeitsdaten nie auf einen Schließtag fallen können. Würde das errechnete Fälligkeitsdatum auf einen Feiertag fallen, wird statt dessen der nächste Öffnungstag als Fälligkeitsdatum gesetzt. Auch Gebühren sind im Regelfall so konfiguriert, dass diese nicht an Schließtagen gesetzt werden. Hier wird analog zum Rückgabedatum auch erst am nächsten Öffnungstag das Konto des Benutzers mit Gebühren belastet. 1.2 Mahnschreiben Die Mahnschreiben sind Benachrichtigungen, die entstehen, wenn ein Benutzer überfällige Medien auf dem Konto hat. Es können insgesamt für einen Mahnfall bis zu 3 Benachrichtigungen verschickt werden. In den Schreiben werden dabei im Regelfall alle überfälligen Medien aufgelistet, auch wenn das Fälligkeitsdatum für diese noch innerhalb der Gnadenfrist liegt oder diese in einer anderen Mahnstufe sind. Für einzelne Benutzergruppen können eigene Mahnschreiben mit unterschiedlichen Texten konfiguriert werden. Es können ebenfalls Mahnschreiben an Benutzergruppen verschickt werden, für die im System grundsätzlich keine Mahngebühren erhoben werden. Mit dem Versand eines Mahnschreibens kann abhängig von der Mahnstufe auch eine Ausleihsperre im Benutzerkonto eingetragen werden. 2 Anleitung 2.1 Mahngebühren einsehen & bezahlen Sobald auf einem Benutzerkonto Gebühren eingetragen sind, werden in der Dienstoberfläche im Benutzerkonto an verschiedenen Stellen entsprechende Hinweise angezeigt: 1) Warnhinweis im Reiter Ausleihe

2 2) Genaue Auflistung der einzelnen Gebührenposten im Reiter Gebühren Mahngebühren sind durch den Typ F (engl. Fine) oder FU (engl. Fine Unpaid) gekennzeichnet. Über Checkboxen vor den einzelnen Gebühren können diese ausgewählt und bezahlt oder erlassen werden. Auch Teilzahlungen und Zahlungen der Komplettsumme können über die verschiedenen Schaltflächen erfolgen. (Screenshot zeigt Version 3.2.2, genannte Funktionalitäten mit verfügbar) VORSICHT: Mahngebühren sollten immer erst bei Rückgabe oder Verlängerung der Medien bezahlt werden. Wird die Gebühr bezahlt, das Medium aber nicht zurückgegeben oder verlängert, werden die Mahngebühren am nächsten Tag neu berechnet und erneut auf das Konto gesetzt. Wenn bereits die 3. Mahnstufe erreicht wurde, wird in diesem Fall aber keine erneute Benachrichtigung verschickt Benachrichtigungen einsehen In der Version 3.2 von Koha gibt es im Benutzerkonto zwei zusätzliche Reiter, Benachrichtigung und Benachrichtigungen. Beide Reiter enthalten in dieser Version noch ähnliche Informationen. Unter Benachrichtigung befindet sich eine Übersicht über die an diesen Benutzer verschickten Benachrichtigungen: 2

3 In der Spalte Status kann man sehen, ob diese Benachrichtigung bereits an den Benutzer verschickt wurde. Pending bedeutet, die Benachrichtigung wurde erzeugt, aber noch nicht an den Benutzer verschickt. Sent bedeutet, die Benachrichtigung wurde bereits per an den Benutzer verschickt. Failed bedeutet, dass beim Versand der Benachrichtigung ein Problem aufgetreten ist. Häufigster Grund für diese Meldung ist eine fehlerhafte adresse im Benutzerdatensatz, die in diesem Fall zunächst auf Tippfehler überprüft werden sollte. Im Reiter Benachrichtigungen kann zusätzlich auch der Benachrichtigungstext eingesehen werden: Mit der Version 3.6 wurden die Informationen aus beiden Reiter in einem einzigen Reiter Benachrichtigungen zusammengefasst. Die Statusmeldungen werden dort jetzt auf deutsch angezeigt. Über einen Klick auf die einzelnen Links in den Zeilen der Tabelle, kann der Benachrichtigungstext aufgeklappt werden. Dieser wird dann in der Formatierung angezeigt, in der die Benachrichtigung verschickt wurde. 2.3 Benutzer mit überfälligen Medien ermitteln Um herauszufinden, bei welchen Benutzern Überfälligkeiten vorliegen, bzw. um zu errechnen, wann welche Benutzer mit welcher Mahnstufe gemahnt werden, kann der Bericht unter Ausleihe > Ausleihreports: Überfälligkeiten verwendet werden. Es werden dort alle überfälligen Medien, sortiert nach dem jeweiligen Ausleihdatum angezeigt. Für die wöchentlichen Mahnintervalle mit Gnadenfrist von einer Woche gilt, dass Gebühren und Benachrichtigungen im Regelfall immer am selben Wochentag wie das Fälligkeitsdatum erzeugt und verschickt werden. Bei einem Fälligkeitsdatum am Dienstag, wird am folgenden Dienstag die Gebühr gesetzt und die erste Benachrichtigung versandt. Ausnahmen von dieser Regel entstehen, wenn unter der Woche Feiertage im Kalender eingetragen sind. Das Setzen der Gebühr verschiebt sich dann entsprechend um die Anzahl der Feiertage. 2.4 Verschickte Benachrichtigungen Um zu überprüfen, welche Benachrichtigungen zu einem bestimmten Datum versandt wurden, gibt es den Report MV: Verschickte Benachrichtigungen unter Reports > Gespeicherte Reports. Nachdem der Report 3

4 über den Link Ausführen angestoßen wurde, kann das Versanddatum in der Form JJJJ-MM-TT angeben werden. Beispiel: Es wird eine Liste mit allen an diesem Datum versendeten benachrichtigungen mit dem jeweiligen Versandstatus angezeigt. Die Bedeutung der verschiedenen Status wird im Abschnitt 2.2 erklärt. Wenn an diesem Tag auch Mahnungen für den postalischen Versand vorlagen, wird zusätzlich ein Eintrag mit dem englischen Betreff Overdue Notices angezeigt: 2.5 Postalische Mahnschreiben bearbeiten Eine postalische Benachrichtigung des Benutzers ist immer dann erforderlich, wenn im Benutzerdatensatz keine adresse hinterlegt ist. In solchen Fällen wird automatisch eine vom System mit dem Betreff Overdue Notices an die Bibliotheks adresse verschickt. Im Textanhang der Mail finden sich die Mahntexte für die Benutzer, die dann zum Beispiel in eine Wordvorlage kopiert und dann von dort ausgedruckt und verschickt werden können. 2.6 Mahnvorgänge nachvollziehen Hierzu wird zunächst die systeminterne Benutzernummer des Benutzers benötigt. Diese wird auf der Übersichtsseite des Benutzerkontos im Abschnitt Bibliotheksmanagement angezeigt. Kopieren oder notieren Sie sich diese Nummer. Mit dieser Nummer kann anschließend unter Reports > Gespeicherte Reports der Report MV: Mahnfall nachvollziehen ausgeführt werden. Es wird die Benutzernummer aus dem Benutzerdatensatz abgefragt: 4

5 Nach Bestätigung wird eine chronologische Liste über die Setzung der Mahngebühren und den Versand der Mahnbenachrichtigungen ausgegeben: Neu: Abweichend von der Abbildung werden in der Spalte Titel jetzt noch zusätzlich Signatur und Barcode ausgegeben. 2.7 Nach der 3. Mahnung Nach der 3. Mahnbenachrichtigung ist der automatische Mahnprozess für Koha beendet. Für solche Fälle gibt es den Report Letzte Mahnung, der eine Übersicht über alle offenen Mahnvorgänge ermöglicht. Hier kann die Anzahl an Tagen angegeben werden, die ein Medium bereits überfällig ist. Beispiel: Bei einer Woche Gnadenfrist werden die Mahnbenachrichtigungen am 7., 14, und 21. Tag nach Fälligkeit verschickt. Für eine letzte Mahnbenachrichtigung könnte man also zunächst die Fälle ermitteln, deren Fälligkeit bereits seit mehr als 28 Tagen verstrichen ist: Der Report gibt die Benutzernummer mit Link zum Benutzerkonto, den Namen und die adresse aus. Die Spalten Seit und Fällig beziehen sich hier immer aus das Medium mit der längsten Überfälligkeit auf dem Benutzerkonto. Unter Ausleihen wird die Anzahl der aktuell entliehenen Medien angezeigt. 5

6 Neu: Abweichend von der Abbildung werden jetzt auch Ausweisnummer und interne Notiz angezeigt. 6