STL GmbH Rainer Schmidberger Karsten Staatz Trainingmanagement und Bildungsportal

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1 Präsentation STL GmbH Rainer Schmidberger Karsten Staatz Trainingmanagement und Bildungsportal Folie 1 Übersicht Gesamtübersicht 3 Trainingmanagement 17 Bildungsportal 36 Administration und Customizing 41 Kompetenzmanagement 51 efeedback 56 Hotelmanager 66 Campus: Lehrgänge 72 Modulzusammenfassung 77 Folie 2 1

2 auf einen Blick ist ein vollständig webbasiertes Bildungsportal und Trainingmanagementsystem STL leistet mit Partnerunternehmen vielfältige Serviceleistungen von der Spezifikation, dem Customizing bis zum Betrieb basiert auf leistungsstarker Java-Application- Server- und Oracle- Datenbank-Technologie ist seit 2004 bei namhaften Unternehmen und Akademien im Einsatz ist mehrsprachig und mandantenfähig bietet ein rollenbasiertes Nutzungsprofil ist stark konfigurierbar und praktisch beliebig durch PlugIn-Technologie erweiterbar Folie 3 Skalierbarkeit Surfer Berechtigungen Funktionsumfang Veranstalter Kunden, Mitarbeiter Manager Dozenten Personalbetreuer Dezentrales Trainingmanagement Vollzeit- Trainingmanagement Folie 4 2

3 Systemarchitektur Beispielarchitektur ohne Load-Balancing HTTP / HTTPS JEE Applicationserver z. B. Tomcat JDBC Oracle / MS-SQL -DB - Applikation IMAP/SMPT Datei- Zugriffe -Server z.b. Logging -Server Beispielarchitektur für Load-Balancing Apache Webserver AJP Connector Tomcat Cluster Tomcat 1 Tomcat 2 JDBC Oracle / MS-SQL HTTP / HTTPS mod_jk Modul Tomcat n -DB Physischer Rechner Folie 5 -LMS Vollintegriert in Unterstützung von SCORM 1.2 Einfaches Deployment über Multi-Deployment Folie 6 3

4 STL GmbH Gründung Mitarbeiter, dynamisch wachsend Über 15-jährige Erfahrung in der Softwareentwicklung im Trainingmanagement Langjährige Kundenbindung namhafter Unternehmen und Akademien Sitz in Stuttgart-Bad Canstatt Tätigkeitsschwerpunkt: Software im Trainingmanagement Folie 7 Auszug aus unserer Referenzliste Bonner Akademie, Bonn Zurich AG, Bonn Integrata AG, Stuttgart Sparkassenakademie Baden-Württemberg Sparkassenakademie Bayern Sparkassenakademie Schleswig-Holstein Sparkassenakademie Hessen-Thüringen Lufthansa Passage, Frankfurt Lufthansa Cargo, Frankfurt Lufthansa Technik Logistik, Hamburg DATEV eg, Nürnberg Folie 8 4

5 - Anwendertreffen Das Anwendertreffen ist eine feste Größe im Kalender der -Anwender Fachvorträge, Diskussion, Networking Folie 9 Folie 10 5

6 Beispiel: als Homepage Folie 11 - Mandantenfähigkeit Strenge Mandantenfähigkeit Vollständig getrennte Systeme; Daten müssen z. T. repliziert werden (z. B. ein eigener Tln besucht einer Veranstaltung eines anderen Mandanten) Zentrale Mandantenfähigkeit Sogenannte übergreifende Daten werden von allen Mandanten geteilt Liberale Mandantenfähigkeit Mandanten können beliebig Daten an andere Mandanten freigaben Folie 12 6

7 Präsentation Trainingmanagement Folie 13 Trainingmanagement Funktionen Bildungsbedarf ermitteln Veranstaltung abrechnen Bildungsprogramm anlegen und organisieren Evaluationen durchführen und auswerten Schulungsmaterial online bereitstellen Veranstaltungsplanung mit Terminen, Trainern und Seminarräumen, ggf. Stundenplan,... Ressourcenverwaltung Korrespondenz per (oder Papier) mit den Teilnehmern und Dozenten abwickeln Teilnehmer einladen, stornieren,... Standorte mit Raumübersicht und Anfahrtsbeschreibung Folie 14 7

8 Maskenaufbau Typ A Folie 15 Maskenaufbau Typ B Folie 16 8

9 Partner sind Personen oder Organisationen, haben Adressen, Telefon, usw. und haben ein oder mehrere Rollen: Seminarteilnehmer Meldet sich für ein Training an Mitarbeiter oder extern Trainer kann ein externer Provider sein kann Mitarbeiter sein Ressourcenmanagement Veranstaltungsort Schulungsräume Anfahrtsskizze und Wegbeschreibung Z. B. Schulungszentrum oder ein Gebäude mit Schulungsräumen Hotel entspricht dem Veranstaltungsort, hat aber zusätzlich die Möglichkeit der Zimmerbuchung kann ein Fortbildungszentrum mit angeschlossenem Hotel oder nur ein Hotel sein Manager Vorgesetzter Personalverantwortlicher Frei definierbare Rollen Rechnungsempfänger Lieferant Vertragspartner Kostenstellenverantwortlicher Ausbildungsbeauftragter... Folie 17 Bildungsprodukte legen den Typ der Veranstaltungen fest gruppieren inhaltsgleiche Veranstaltungen geben Standardwerte für Veranstaltungen vor Fachtagung Begrüßung Workshop 3 Workshop 2 Lehrgang Mehrere Mo. Di. Mi. Do. Fr. Fächer 1. Fach A Fach B Fach A Fach C Stundenplan mehrere 2. Fach B Fach A Fach C Fach B Fach A Dozenten Prüfungen 3. Fach C Fach B Fach C Fach B 4. Workshop 3 Fach C Abschluss Workshop 4 Fach C Konferenz Optionale oder alternative Workshops Mehrere März Dozenten April Mai Seminar Excel Grundkurs Wochenkurse Mo. 1. Termin Di. Ausbildungsgang Excel Grundkurs Mo. Di. 2. Termin Modul 1 Modul 2 Modul 3 Wenige Tage Ein oder mehrere Trainer Ein Raum Inhouse oder extern Abendkurse Einzelstunden, oft wöchentlich über einen längeren Zeitraum Bestehen aus mehreren Modulen Kombinationen der verschiedenen Lernformen wie z.b. Präsenz, elearning, Coaching 9

10 Beispiel: Ausbildungsgang Alternativ-Veranstaltungen Ein Modul wird z. B. zu verschiedenen Terminen angeboten Optional-Module Alternativ-Module Folie 19 Veranstaltungen Veranstaltungen mit Termin anlegen Trainer zuordnen Standort und Räume zuordnen Teilnehmerliste Schulungsmaterial ToDo-Liste Seminarbeurteilung (efeedback) zuordnen und auswerten Folie 20 10

11 Event-Planner Folie 21 Event-Planner - Funktionen Trainer ist frei und kann gebucht werden Trainer ist zur Veranstaltung gebucht Trainer ist belegt und kann nicht gebucht werden Feiertag Produkt aus dem Eventplaner entfernen Standard-Trainer des Produkts Beide Trainer können gebucht werden Hier kann mit einem Klick eine Veranstaltung angelegt werden Folie 22 11

12 Teilnehmerliste Teilnehmerliste mit und Buchungsinfos Statusanzeige Wechsel in die Bildungshistorie oder Teilnehmerbearbeitung Stornofunktion Korrespondenz per Folie 23 Korrespondenz <<Participant.FormOfAddress%Anrede>> <<VParticipantName2>>, Wir freuen uns, Sie zum <<VProductTitle>> einladen zu können. Zeitraum: <<VEventDateFrom>> - <<VEventDateTo>>... Teilnehmerliste Konfigurierbare -Schablone Sehr geehrter Herr Mustermann, Wir freuen uns, Sie zum Administrations- Seminar einladen zu können. Zeitraum: Folie 24 12

13 Ressourceanfragen Ressourcen wie Hotels, Veranstaltungsorte oder Trainer können für eine Anfrage erfasst werden Funktionen: Mailing, Zu- und Absagen Besonderer Vorteil: nachvollziehbarer Auswahlprozess Folie 25 Ressourcenplanung Trainer, Räume und Sonderausstattungen Individuelle Stundenpläne Folie 26 13

14 Trainerkontingente Je Produkt können für Trainer Kontingente Trainertage vereinbart werden Das Kontingent sowie der Ableistungsgrad wird auf der Trainer-Seite bei der Veranstaltung angezeigt Folie 27 Abrechnungspositionen Abrechnungspositionen Leistungsart: Seminargebühr Betrag: 200 EUR Fälligkeit: MwSt: 19%... Seminargebühr Leistungsart: Trainerhonorar Betrag: 920 EUR Fälligkeit: MwSt: 19%... Leistungsart: Hotelgebühr Betrag: 75 EUR Fälligkeit: MwSt: 19%... Trainerhonorar Hotelgebühr Spezielle Organisationskosten Folie 28 14

15 ToDo-Liste Persönliche ToDo-Liste Jeder Bearbeiter hat seine persönliche ToDo-Liste Ein Navigieren in den zu bearbeitenden Gegenstand ist direkt möglich ToDos können für jedes Objekt (Seminar, Partner, Ressource etc.) frei angelegt werden. ToDos können weitergeleitet und delegiert werden ToDo-Liste einer Veranstaltung Aktivitäten ( ToDos ) können einer Rolle zugewiesen werden (z. B. fachlicher und organisatorischer Bearbeiter, Trainer etc.) ToDos können für vordefinierte Ereignisse erzeugt werden (z. B. Storno, Umbuchung,...) ToDo-Schablonen ToDo-Schablonen können beim Bildungsprodukt angelegt werden. Die Fälligkeit des ToDos kann relativ zum Veranstaltungsbeginn festgelegt werden. Folie 29 Vertragsverwaltung Verträge können mit Vertragspartner, Dokumenten und dem Bezug zu Veranstaltungen oder anderen Objekten hinterlegt werden ToDo-Listeneinträge bei Erreichen von Fristen Suchfunktion mit Freitextsuche in den pdf-dokumenten Folie 30 15

16 Präsentation Bildungsportal Folie 31 Bildungsportal Funktionen Umfangreiche Katalogfunktionen: Freitextsuche, Termineingrenzungen, Zielgruppeneingrenzung, hierarchische Suche Seminarbuchung und Stornofunktion (Selbstbucher, Vorgesetzte und Personalentwicklung) Kommunikationsmöglichkeit mit Kommilitonen Individueller Stundenplan Persönliche Datenpflege Lernmaterial abrufen Transparente Kostenübersicht (Ist- und Plankosten) Übersichtliche Bildungshistorie Nachweismöglichkeit (gesetzlich) vorgeschriebener Weiterbildungen Folie 32 16

17 Bildungskatalog - Beispiele Folie 33 Beispiel: Produktkatalog Folie 34 17

18 Kalendarium Je Kalendermonat werden alle Veranstaltungen angezeigt Direkter Wechsel in die Detailmaske und die Buchung Anzeige der Feiertage Folie 35 Produktdetails Inhaltsbeschreibung Text, Tabellen und Bilddarstellung Veranstaltungsübersicht mit Buchungsfunktion Folie 36 18

19 Anmelden Optional, z.b. bei offenen Internet-Auftritten Self- Service zur Passwort- Abfrage Zentrale Freischaltung einzelner/aller Mitarbeiter Anmeldemöglichkeit über oder frei definierbares Schlüsselfeld wie z. B. die Personalnr. Optionale Online Selbst-Registrierung; das Kennwort wird per Mail zugestellt Folie 37 Seminarbuchung Folie 38 19

20 -Foren Jeder Mitarbeiter sieht seine Foren und kann öffentlichen Foren beitreten Veranstaltungsforen haben automatisch die Veranstaltungsteilnehmer als Forum- Mitglieder bietet ansonsten die übliche Forum-Funktionalität: Beiträge schreiben Beiträge zitieren Dateien anhängen Zensieren durch den Moderator -Benachrichtigung Folie 39 Mein Pflege persönlicher Daten Anzeige der Bildungshistorie Anzeige freigeschalteter etrainings Stundenplan Folie 40 20

21 Präsentation Administration und Customizing Folie 41 Berechtigungen für Tab-Seiten Tab-Seiten-Zuordnungen zur Rolle Redaktion Benutzer-Sicht Administration Folie 42 21

22 Systemparameter Parameter können generell oder gültig für einzelne Rollen definiert werden. Die Variablennamen werden systemseitig vorgegeben Folie 43 Administration Auswahllisten Die - Auswahllisten können konfiguriert werden Mehrsprachigkeit wird unterstützt Folie 44 22

23 Erweiterbarkeit: Java Zur Anpassung von Standard- Festgelegte Einsprungspunkte ( Extension-Points, wie z.b. beim Speichern eines Objektes, Seitenaufbau, Beginn und Ende eines Prozesses,...) Quelltext kann in der Datenbank abgelegt werden Vielfältige Eingriffsmöglichkeit in die Seitenabfolge, Request- Auswertung, Geschäftslogik (z.b. Buchungsvorgang) Extension-Point public class OnFinalizeRegisterSubstitute implements... { public Object execute(object[] params, HashMap results) { UseCaseRegisterSubstitute usecaseregistersubstitute =... CorrespondenceTemplate correspondencetemplate =... Enroll enroll = usecaseregistersubstitute.getenroll();... Folie 45 Präsentation Kompetenzmanagement Folie 46 23

24 Rollen und Aktivitäten im Kompetenzmanagement Kompetenzmanagement- Team Vorgesetzter, Personalverantwortlicher Mitarbeiter Trainingmanagement, Produktredaktion Ausgangsbasis bilden die Unternehmensziele Definition atomarer Kompetenzen Kompetenzprofile Entwicklungsplanung der Mitarbeiter Festlegung der Soll- und Ist- Kompetenzen Controlling der Zielerreichung Selbstauskunft Buchen der Buchungsvorschläge auf Basis Soll-Ist- Differenzen Bedarfsplanung auf Basis kumuliertern Soll-Ist- Auswertungen Bereitstellung der geeigneten Produkte Folie 47 Schulungsplan Software-Architekt Folie 48 24

25 Competences Employee Competence Competence debit Competence credit + = Competence gap An employee receives a competence debit, when he/she is assigned to an trainig schedule, which is a set of debit competences his/her manager decides An employee receives a competence credit, when he/she attends a training course (that leads to that competence) He/she completes a WBT His/her manager decides An employee needs a specific competence An employee has a specific competence An employee loses a competence credit, when The competence valitity expires 49 Schulungsplan anlegen Schulungsplan Software-Architekt Enthaltene (atomare) Kompetenzen Je Bildungsprodukt werden die vermittelten Kompetenzen (=Qualifikationen) festgelegt. Folie 50 25

26 Competence-Gap und Buchungssvorschläge Ausgangspunkt: Dem Mitarbeiter ist der Schulungsplan Softwae- Architekt zugewiesen worden Fehlende Kompetenzen Buchungsvorschläge, die die fehlenden Kompetenzen liefern Kompetenzen, die die durch die Produkte vermittelt werden Folie 51 Beeispiel: Soll-Ist-Differenzanalyse Folie 52 26

27 Präsentation efeedback Folie 53 efeedback- Übersicht Trainer Füllt Fragebogen aus Erhält Resultate Teilnehmer Erhält Info- Füllt Fragebogen aus Veranstalter, Produktverantwortlicher Verwaltet Fragebögen Reporting, Diagramme Folie 54 27

28 efeedback Frei definierbare Feedbackbögen mit Fragenkatalog. Anonyme, teilanonyme oder nicht anonyme Erfassung. Integriertes Reporting. Fragen je Trainer. Seitenwechsel für umfangreiche Fragebögen. Automatisierter Versand von s zur Erfassung der Feedbackbögen. Folie 55 Fragebogen-Editor Erstellung und Verwaltung der Fragebögen Fragebögen bestehen aus vordefinierten Fragetypen Kein Browser-Plugin oder Java etc. nötig Folie 56 28

29 Folie 57 Folie 58 29

30 Folie 59 Auswertung / Reporting Übersicht pro Veranstaltung Export nach Excel Zusätzliches SQL-Basiertes Reporting Folie 60 30

31 Folie 61 efeedback Vollständig web-basiert Mehrsprachig Fragebogen können leicht erstellt und auch geändert werden Unbegrenzte Anzahl an verschiedenen Fragebögen möglich Fragebögen bestehen aus Text Eingabe Einfach/Mehrfach-Selektion Skalen-Elemente mit Symbolen als Überschrift (z.b. Smily ) Frei definierbare HTML Elemente Reporting und Diagramme Teilnehmer und Trainer Anonyme Abgaben möglich Folie 62 31

32 Präsentation Hotelmanager Folie 63 Hotelmanager Funktionsumfang Zimmererfassung zum Hotel Zimmerausstattungen, Raucher/Nichtraucher Regionenzuordnung (Alle Tln einer Veranstaltung ungefähr im gleichen Gebäudebereich unterbringen) Grafische Übersichten der Zimmerbelegung Abfrage nach freien Zimmern Buchungssplitting Automatische Buchungsverfahren Mehrbettzimmer Folie 64 32

33 Hotelmanager - Prozess Veranstaltung Legt das Übernachtungshotel fest Legt den Standard- Übernachtungswunsch fest 1 Seminarbuchung Zu jeder Seminarbuchung wird der Übernachtungswunsch festgelegt 2 Hotelbuchung Zu den Buchungen der Veranstaltung mit Übernachtungswunsch werden Hotelbuchungen generiert 3 Zimmerbuchung Zu den Hotelbuchungen wird das Zimmer festgelegt 4 Folie 65 Integration in -übliche Bedienung Verschiebung der Hotelbuchung bei Terminverschiebung Referent wird teilnehmergleich behandelt Storno der Veranstaltung führt zum Storno der Hotelbuchungen Kostenverrechnung im -üblichen Stil (Abrechnungspositionen) Kann -üblich gecustomized werden Buchungswunsch (ohne Hotel, Seminartag, Vorabend) wird bei der Veranstaltung hinterlegt und kann über die Web-Buchung geändert werden Folie 66 33

34 Übersicht zur Veranstaltung Anlage der Hotelbuchung bereits bei der Registrierung Seminartag- und Vorabendanreise Automatische Zimmerzuordnung Übersicht zur einzelnen Seminarmeldung Bearbeitungsmöglichkeit der Hotelbuchungsdaten Splitting Abrechnungsdetails Folie 67 Kalender-Übersicht Wochen- und Monatsanzeige Direktes Navigieren zu den Detail-Daten Drag & Drop von einem Zimmer in ein anderes Übersicht der Hotelbuchungen Wer kommt heute? Wer reist morgen ab? Direktes Anstarten der Aktionen Folie 68 34

35 Präsentation Campus: Lehrgänge Folie 69 Stundenplan - Lehrgangssicht Folie 70 35

36 Trainer-Sicht Folie 71 Raum-Sicht Folie 72 36

37 Raumübersicht Folie 73 Präsentation Modulzusammenfassung Folie 74 37

38 Training Management Kernkomponente: Produkte, Veranstaltungen, Partner, Buchungen, Storno, Trainer, Hotel, Räume, ing, Schriftverkehr Training-Portal User-Login, Produkt- und Veranstaltungssuche, Kalendarium, MyEcadia, Bildungshistorie, Dokument- Download, Mail-Briefkasten, Zertifikate Ressourcen-Management Training-Center verwalten: Monats- und Wochenübersichten für Räume und Trainer mit Drag&Drop-Unterstützung, Management von Ausstattungen und Catering, verbundene Räume, Trainereinsatzplanung Folie 75 Kompetenz-Management Kompetenzprofile, Soll/Ist-Abgleich, umfangreiche Excel- Auswertungen für Vorgesetzte, komfortable Training- Vorschläge Vertragsmanagement Verträge mit Partnern, Terminüberwachung, pdf-ablage mit Freitext-Suchfunktion Bewerber-Tool Flexible Formulargestaltung, Deadline, Rücknahme einer Bewerbung, Upload von Dokumenten wie z.b. Zeugnissen, Workflow mit Vorgesetztem und Personalwesen, umfangreiche Auswertungsmöglichkeit Folie 76 38

39 Provider-Management Trainer-Kontingente, frei definierbare Felder mit umfangreicher Suchfunktion, Ressourcen-Anfragen efeedback Frei konfigurierbare Beurteilungsbögen für Trainer und Teilnehmer, umfangreiche Auswertungen Hotel-Manager Zimmerverwaltung, Reinigungslisten, Ein- und Mehrbettzimmer, Veranstaltungsbelegung und Walk-In Gäste, Telefonabrechnung, Schnellrechnung Campus Lehrgänge, Stundenplan, Noten Folie 77 Faktura Rechnungswesen, Generierung der Rechnungsnummer, DTAUS, Datenaustausch mit Buchhaltungssystemen pdf-katalog Felxibel gestaltbares pdf-dokument Generierung mit Inhaltsverzeichnis, Deckblättern usw. Newsletter Zielgruppenspezifisches mit abonnier- /stornier-funktion elearning WBTs im aktuellen Scorm-Standard abspielen, WBT- Start aus MyEcadia, Ausführungs- und ggf. Lernerfolgsprotokollierung in der Bildungshistorie Folie 78 39

40 Infoscreen Infotafel für Training-Center, Anzeige der Raumbelegung, Lauftext Manager-Services, Bildungsplaner Personalmanagement für Führungskräfte, kalendarische Unterstützung der MA-Belegung, Pflichttrainings Admin Rollen- und Rechteverwaltung, Systemparameter, Auswahllisten pflegen, Mandanten pflegen Developer Java Entwicklungsumgebung Folie 79 Präsentation Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Folie 80 40