Distrikt 90 Inner Wheel Deutschland

Transkript

1 Distrikt 90 Inner Wheel Deutschland Charterfeier 2016 / 2017 Eine Charterfeier wird durch den neuen Club ausgerichtet. Die Gründungsbeauftragte und die amtierende Distriktspräsidentin stehen dem Club jederzeit gern mit Rat und Tat zur Seite. Aufgaben der Gründungsbeauftragten für die Charterfeier Vor der Feier Rechtzeitig vorher sich den Entwurf der Einladung schicken oder faxen lassen, um die Namen etc. zu kontrollieren und besondere Hinweise geben zu können, die sich auf anderen Charterfeiern bewährt haben. Auch die Teilnehmerliste sollte man sich schicken lassen und durchsehen, ob alle Ehrengäste entsprechend aufgeführt worden sind. Vor der Charterfeier die Namen und Anzahl der Clubmitglieder für die Urkunden faxen lassen! Diese müssen vorbereitet werden. Die Distriktspräsidentin muss die Urkunden unterschreiben (bei Vorstandssitzungen oder Distriktskonferenz schon daran denken), selbst auch unterschreiben und Namen des Mitglieds und Club einsetzen. Man kann die Urkunden in DIN A5 Prospekthüllen geben, am Rand ein blaues Band durchziehen und eine blau/gelbe Schleife anheften. Die IW-Nadel kann rechts oben an die Hülle gesteckt werden. Beizeiten nachsehen, ob genug IW-Nadeln und Deutsche Satzungen für jedes neue Mitglied vorhanden sind. Bei der Feier Der Festakt sollte genauestens geplant und durchdacht sein. Wo steht das Rednerpult; von welcher Seite kommen die Clubmitglieder, um die Aufnahmeurkunden in Empfang zu nehmen; wo stellen sie sich dann in loser Form zum Gruppenfoto auf; wo steht der Tisch oder Hocker für die Rosen etc.? Das Mikrofon unbedingt überprüfen. Darauf achten, dass der Festakt pünktlich beginnt. Die Präsidentin darauf aufmerksam machen, dass die Gäste vom Begrüßungstrunk weg in den Saal gebeten werden müssen. Mit der Aufnahme in International Inner Wheel sind die Aufgaben der Gründungsbeauftragten für den jungen Club beendet. Sie wird ihm aber sicher auch weiter mit Rat und Tat zur Seite stehen Charterfeier 2017 / 2018 Seite 1

2 Erste vorbereitende Maßnahmen Terminabsprache mit der Gründungsbeauftragten / Distriktspräsidentin / Nationalen Repräsentantin (Vermeidung einer Kollision mit weiteren Terminen), da sie alle bei der Charterfeier Amtsfunktionen zu übernehmen haben. Reservierung des Tagungslokals / Hinweis auf technische Geräte - schriftliche Bestätigung! Reservierung / Blocken von Zimmern für früher anreisende Gäste - schriftliche Bestätigung! Schon frühzeitig persönlichen, telefonischen oder schriftlichen Kontakt mit Würdenträgern der Stadt, den Rotary-Präsidenten und den anderen Service-Clubs (Lions, Soroptimisten, Zonta) aufnehmen und auf den Termin hinweisen. Bitte um Grußwort und Länge ( Minuten!)vorgeben; Festlegung der Reihenfolge. Festlegung des Gastredners und schriftliche Bestätigung des Termins an diesen. Eventuell Kostenzuschuss des Distrikts für die Charterfeier mit dem Distrikt klären (im 90. Distrikt zurzeit kein Zuschuss). Charterbesprechung Nachdem der Club diese Vorbereitungen getroffen hat, kommt die Gründungsbeauftragte zur eingehenden Besprechung. Findet zwischen Gründung und Charter ein Ämterwechsel der Gründungsbeauftragten statt, sollten beide Amtsträgerinnen zur Besprechung fahren, da auch beide gemeinsam bei der Charterfeier den Club bei International Inner Wheel aufnehmen. Zur Gestaltung der Einladung sollte die Gründungsbeauftragte die Chartereinladungen anderer Clubs als Muster mitbringen. Einladungen Der Club erstellt die Einladungen. Zu berücksichtigen Wenn Musik oder Festredner noch nicht feststehen, kann man die Einladung auch nur mit Veranstaltungsort, Zeitangaben von Begrüßung, Festakt, Festessen und Rahmenprogramm (bitte Reihenfolge beachten!) verschicken. Details werden dann erst im Programm bei der Charterfeier genannt. Hoteladressen angeben zur Selbstanmeldung (möglichst IW-Kontingent zu ermäßigten Preisen, Option bis zu einem bestimmten Termin geben lassen, ca. 3 Wochen vor der Charter). Teilnahmegebühren Sie sollen alle Kosten der Charterfeier, Musik, Blumenschmuck, Redner etc. und des Essens decken und mit der Anmeldung erhoben werden. Üblich sind ca. 50 oder mehr. Sie werden von allen Gästen erhoben. Distriktspräsidentin, Gründungsbeauftragte und Mitglieder des Distriktsvorstands zahlen die Teilnehmergebühr, die ihnen von der Distriktsschatzmeisterin erstattet wird. Auch die Nationale Repräsentantin zahlt und hat Anspruch auf eine Erstattung im Rahmen ihrer Amtsaufgaben. Auch Governor, Rotarypräsidenten und andere Ehrengäste müssen Teilnahmegebühren zahlen, es sei denn, man hat gegenteilige Gründe. Anmeldeformular Der Einladung muss ein Anmeldeformular beiliegen. Darauf sollte alles abgefragt werden, was man wissen möchte: Name, IW Club/Rotary Club, Amtsbezeichnung, Teilnahme am Festessen und Rahmenprogramm. Bitte unbedingt auf diesem Formular vermerken: Anmeldeschluss ( Charterfeier 2017 / 2018 Seite 2

3 Wochen vor der Charterfeier), Meldeadresse, Kostenbeitrag und Bankkonto, da manche Clubs nur diese Anmeldung für die Teilnehmer ablichten. Keine Erstattung für nicht Erschienene (auf der Einladungskarte unbedingt vermerken)! In der Regel nimmt die Clubmeisterin die Anmeldungen an, die Schatzmeisterin registriert die Einzahlungen. Die beiden Amtsträgerinnen gleichen ihre Unterlagen ab. Verschickung der Einladung 8-10 Wochen vorher an die Nationale Repräsentantin und ihre Stellvertreterin an die Redakteurin Inner Wheel Deutschland, an den eigenen Distriktsvorstand und an alle Gründungsbeauftragten der anderen Distrikte an die Clubpräsidentinnen im eigenen Distrikt (nach Wunsch auch an benachbarte Clubs anderer Distrikte) an alle Distriktspräsidentinnen Deutschlands mit der Bitte um Weiterleitung an ihren Distriktsvorstand und die Clubs ihres Distrikts, an ehemalige Distriktspräsidentinnen des eigenen Distrikts an die Rotary-Governors des Distrikts an die Rotary-Präsidenten der umliegenden Rotary-Clubs, an die Service Clubs wie Zonta, Soroptimist, Lions, Rotary Kontakt-Clubs, Rotaract (nach Wunsch), an die örtlichen Würdenträger (Landrat, Bürgermeister, Stadtdirektor) an die verschiedenen Zeitungen an den Gastredner an die Clubfreundinnen des zu charternden Clubs Sollte der Ämterwechsel zwischen Einladung und Charter stattfinden, werden auch die neuen Distrikts-Vorstände eingeladen. Absprache mit dem Tagungslokal Zeitablauf der Veranstaltung / in welchem Raum finden Imbiss und Empfang statt? Festessen, Speisenfolge und Zeitpunkt Dekoration, Tischgestaltung, Speisekarten, Bereitstellung von Vasen Welche Technik wird gebraucht (Tageslicht-/Diaprojektor, Leinwand usw.)? Anwesenheit eines Haus-Technikers am Tage der Tagung Stellung der Stühle für Teilnehmer (offizieller Teil) Sprechpult mit Mikrophon Genaue Tischgrößen sind wichtig für die Tischordnung. Der zu charternde Club hat Gastgeberfunktion ( die Clubmitglieder lassen sich jeweils für die Tische einteilen) Presse Kontaktaufnahme mit der örtlichen Presse.(unter Umständen aus mehreren Städten). Kontaktperson(-en) für Pressevertreter benennen, IIW- und Club-Informationsmaterial bereithalten, vorab den Pressestellen zusenden Charterfeier 2017 / 2018 Seite 3

4 Planung der Charterfeier Charterfeiern sind meist Tagesveranstaltungen, damit Gäste aus dem Distrikt nicht übernachten müssen. Wenn es nicht anders möglich ist, sollte jedoch nur eine Übernachtung nötig sein, d.h. Die Feier sollte von Uhr oder von Uhr stattfinden.. In der Einladung werden Hotels angegeben, mit denen für Inner Wheel ein Vorzugspreis ausgehandelt wurde. Die Buchung der Zimmer nimmt jeder Teilnehmer selbst vor. Im Hotel sollte die Gründungspräsidentin für Übernachtungsgäste einen Begrüßungsbrief als persönliche Willkommensgeste hinterlegen. Für Teilnehmer, die am Vorabend anreisen, wird ein Treffen mit Zeitangabe in einem Lokal angeboten. Sollte eine Übernachtung nach der Charterfeier nötig sein, kann für den nächsten Morgen eine Besichtigung vorgesehen werden. Eine Stadtführung, eine Besichtigung oder ein kleines Konzert, vor oder nach der Charterfeier, erfreut die Gäste und gibt der Feier eine persönliche Note. Teilnehmerliste Eine Teilnehmerliste wird erstellt, in der Regel von der Clubmeisterin. Man kann sie einzeln auslegen oder auch ins Programm einlegen. In der Teilnehmerliste werden zuerst die Amtsträger und die Ehrengäste aufgeführt: Distriktspräsidentin, Gründungsbeauftragte, Rotary Governors und -Präsidenten, Festredner und sonstige Ehrengäste. Daran schließen sich alle Teilnehmer nach Clubs geordnet an. Amtsträger erscheinen noch einmal bei ihren Clubs, evtl. mit begleitendem Ehemann. Ämterangaben hinter dem Namen nur beim Distriktsvorstand, amtierenden und früheren Nationalen Repräsentantinnen, amtierenden und früheren IIW Board Directors, Past- Distriktspräsidentinnen und amtierenden Clubpräsidentinnen. Dasselbe bei Rotariern (z.b. Präsident und Clubname) und Ehrengästen. Detailvorbereitung Bei der Charterfeier sollten die Mitglieder des neuen Clubs durch Schleifen oder andere Zeichen als Ansprechpersonen kenntlich gemacht werden. Es hat sich bewährt, an den Eingang einen Tisch zu stellen, an dem sich die Gäste in das Gästebuch eintragen können. Hier erhalten sie ihre Tischnummer. Ehrengästen und Rednern kann mitgeteilt werden, dass in der ersten Reihe Plätze für sie reserviert sind. Es sollte ein Wimpelbaum für die mitgebrachten Wimpel aufgestellt werden. Das große Inner-Wheel-Rad und die Decke für das Rednerpult werden vom Distrikt gestellt. (Bei der Distriktspräsidentin anfordern, oder von der letzten Distriktsveranstaltung vor der Charterfeier mitnehmen). Bei der Aufnahme erhält jedes neue Mitglied eine Willkommensrose. Dafür sollte neben dem Rednerpult ein kleiner Tisch stehen. Die Rosen bestellt der Club, die Rechnung geht an die Distriktsschatzmeisterin. Die Inner Wheel-Nadel schenkt der Distrikt. Die Präsidentinnenkette muss der Club anschaffen oder sich von Rotary stiften lassen. Man bekommt sie beim Inner Wheel Benefit-Shop Deutschland ( (Adresse im Mitgliederverzeichnis S.2 / Bezugsquellennachweis) Charterfeier 2017 / 2018 Seite 4

5 An den Tagen vor der Feier Erstellen der Teilnehmerlisten mit Angabe des Amtes (z.b. Präsident) und des Heimatclubs (nicht zu früh, da oft noch Änderungen kommen) Erstellen der Liste der Mitglieder des neuen Clubs (für die Aufnahme durch die Gründungsbeauftragte) Mitteilung der genauen Teilnehmerzahlen an das Tagungslokal Frage an Hotels nach den Namen der übernachtenden Gäste Vorbereitung der Platz- und Tischordnung. Falls beim Festakt eine Sitzordnung in Reihen vorgesehen ist, sollten die ersten Reihen sollten für Amtsträger/innen und Redner reserviert werden. Die Mitglieder des neuen Clubs sollten - am besten alphabetisch (s. Liste der Mitglieder) - so sitzen, dass sie bei der Aufnahme schnell nach vorn kommen können, eventuell am Rand der Reihen oder in der zweiten Reihe. Wenn man bereits an Tischen sitzt, muss eine andere Regelung gefunden werden. Eventuell Erstellung von Info-Mappen der Stadt oder zum Sozialprojekt des Clubs für die Teilnehmer Eventuell Vorbereitung / Bestellung von Gestecken, Blumensträußen für Gäste, eventuell Buch- / Weinpräsent für den Gastredner Wer ist für die Fotos evtl. auch Video - zuständig? Möglichst 2 Fotoapparate! (Fotos sind auch für die IW-Rundschau wichtig) Bitte an den örtlichen Rotary-Club um Präsenzkartenausgabe für die begleitenden Ehemänner Vortag der Charterfeier Kleinen Willkommens-Gruß auf die Zimmer der anreisenden Gäste legen lassen Überprüfung der Technik (Mikrophone, Beleuchtung, Dia-/Tageslicht-Projektor usw.) Stellung der Stuhlreihen/Tische prüfen - IW-Rad und IW-Fahne aufhängen Deko anbringen, Sträuße aufstellen Reservierung von Plätzen für Ehrengäste Am Vorabend Betreuung der bereits angereisten Gäste Die Charterfeier Am Morgen der Charterfeier zu beachten: Wegweiser vom Parkplatz aufstellen und den Eingang markieren (IW-Schild oder ähnliches). Blumensträuße und evtl. Gestecke abholen. Fahrservice vom und zum Bahnhof durch rotarische Ehepartner Pressekonferenz / Fototermin mit Clubpräsidentin / Gründungsbeauftragter / Distriktspräsidentin für Kaffee/Tee und Brötchen sorgen Stehtische. Sitzmöglichkeiten für die Älteren bereithalten Korb, große Schale für Glückwunschkarten/Clubbanner und Präsente (evtl. Tisch aufstellen) Charterfeier 2017 / 2018 Seite 5

6 Vase mit den Inner-Wheel-Rosen für die neu aufgenommenen Mitglieder in Reichweite stellen Die Programmpunkte sind: Festakt - Festessen Rahmenprogramm. Um der Charterübergabe und der Aufnahme der neuen Mitglieder bei Inner Wheel den zustehenden würdigen Rahmen zu geben, sollen der Festakt und das anschließende Essen voneinander getrennt sein. Die Charter also nicht zwischen Suppe und Hauptgang platzieren. Die Clubfreundinnen kümmern sich um den Empfang der Gäste (Mantelabnahme) und den VIP- Service. Bei der Ankunft wird die Namensliste abgeglichen, Programm und Gästeliste überreicht. Eintrag ins Gästebuch. An rotarische Gäste werden Präsenzkarten des örtlichen Rotary-Clubs ausgehändigt. Banner oder Geschenke können formlos vor oder nach der Feier der Gründungspräsidentin des neuen Clubs übergeben werden. Eine Clubfreundin könnte als Türsteherin mit Glocke für den pünktlichen Einlass und Beginn der Veranstaltung sorgen Der Festakt Aufgaben der Gründungspräsidentin beim Festakt Begrüßung der Gäste: kurze Vorstellung der Stadt, Einblick ins Clubleben Ankündigung der Redner Entgegennahme der Charterurkunde Am Schluss Danksagung Der Festakt dauert ca. 1½ -2 Stunden, die eigentliche Charterübergabe und Aufnahme ca Minuten, der Festvortrag 20, maximal 30 Minuten, die musikalische Umrahmung ca. 15 Minuten. Der Ablauf: Begrüßung durch die Gründungspräsidentin (5-8 Minuten). Die Begrüßung sollte in folgender Reihenfolge geschehen: Board Director Nationale Repräsentantin Distriktspräsidentin Gründungsbeauftragte Governor Rotary-Präsidenten oder ihre Vertreter Ehrengäste Die Clubpräsidentin gibt einen kleinen Einblick in die Stadtgeschichte und in das Clubleben. Übergabe der Charterurkunde an die Clubpräsidentin durch die Distriktspräsidentin (5-8 Minuten). Die Distriktspräsidentin spricht über die Ziele von Inner Wheel; Übergabe der Charterurkunde von IIW ( wobei alle aufstehen ) und des bronzenen IW-Rades (als Geschenk aller Clubs des Distrikts ) Charterfeier 2017 / 2018 Seite 6

7 Aufnahme bei IIW durch die Gründungsbeauftragte (ca. 15 bis 20 Minuten). Bei der Aufnahme der neuen Mitglieder in International Inner Wheel spricht die Gründungsbeauftragte - oder ihre Vorgängerin - als erstes über die Gründung des Clubs. Bei der Übergabe der Aufnahmeurkunden stehen die Gäste auf. Den Text der Aufnahmeurkunden wird verlesen Die neuen Mitglieder werden alphabetisch mit Namen aufgerufen Die Urkunden werden mit IW-Nadel und einer Satzung übergeben. Anschließend wird jedes Mitglied mit einer Inner-Wheel-Rose im Distrikt begrüßt (von der Gründungsbeauftragten oder der Distriktspräsidentin). Hier wird mit Mikrophon gearbeitet, damit die Gäste beim wichtigsten Akt der Charter konzentriert bleiben und zuhören. Grüße der Weltpräsidentin durch die Nationale Repräsentantin (5-8 Minuten). Die Nationale Repräsentantin verliest den Glückwunschbrief der IIW-Präsidentin und spricht ein paar Worte über Inner Wheel International. Musikalische Umrahmung Festvortrag Politisch gefärbte Vorträge sollten unter allen Umständen vermieden werden. Inner Wheel ist eine überparteiliche Organisation. Grußworte pro Redner höchstens 3 Minuten; Zeit vorgeben! Die Reihenfolge der Redner wird vorher festgelegt. Die Sprecher werden jeweils von der Präsidentin angekündigt. Grußworte sollten während des Festaktes nur von offiziellen Vertretern überbracht werden, z.b. Distriktspräsidentinnen, Bürgermeister, Governors und Rotarypräsidenten (eventuell ein Präsident für alle Clubs der Stadt). Den Distriktspräsidentinnen sollten Grußworte nicht verwehrt werden. Ihre Glückwünsche sollen ja die Verbundenheit von Inner Wheel in Deutschland zeigen. Clubpräsidentinnen sollten nicht sprechen. Festessen Beim Essen sollte es eine Tischordnung geben. An jedem Tisch sollte ein Mitglied des gastgebenden Clubs sitzen. Um Gästen wie Governor oder Bürgermeister auch die nötige Beachtung zukommen zu lassen, sollte man sie an Ehrentischen mit der Board Director, der Nationalenrepräsentantin und der Distriktspräsidentin setzen. Legt der Club die Tischordnung fest, kann die Tischnummer auch hinter den Namen in der Teilnehmerliste angegeben werden. Wenn das Festessen an runden Tischen stattfindet, sollte man darauf achten, dass es möglichst Sechsertische sind; größere erschweren die Unterhaltung. Besser sind rechteckige Tische. Aber bitte darauf achten, dass keine freien Plätze bleiben. Örtliche Vertreter haben oft noch andere Termine und verlassen die Feier vorzeitig! (Teilnahme am Essen vorher erfragen) Charterfeier 2017 / 2018 Seite 7