Professionelles -Marketing. Inxmail Professional und CAS genesisworld. Seite 1/25

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1 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 1/25

2 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 2/25 Inhaltsverzeichnis 1 Professionelles -Marketing im Verbund mit qualifiziertem Kundenmanagement Hintergründe zur Entstehung der Integration Warum wurde die Integration von CAS gw mit Inxmail erstellt? Welche Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht? Was wird benötigt, um Inxmail mit CAS gw nutzen zu können? Von welchen Leistungsdaten kann bei der Integration ausgegangen werden? Einrichten der Inxmail Anbindung Einrichten des Inxmail Servers Konfiguration von CAS gw Freischalten der Benutzer für die Anwendung von Inxmail Arbeiten in CAS gw und Inxmail Verteiler in CAS gw anlegen Empfänger zum CAS gw Verteiler hinzufügen Adressen von CAS gw zu Inxmail übertragen Versenden einer mit Inxmail Nach dem Versand Protokollierung in CAS gw Rückläufer bzw. Bounces An- und Abmeldungen Versandstatistiken Verteiler löschen Löschen des gesamten Verteilers aus beiden Systemen Löschen der Inxmail Mailingliste über CAS gw Löschen einer Inxmail Mailingliste in Inxmail Technischer Hintergrund zu der Integration Fragen und Antworten zu Inxmail in Verbindung mit CAS gw...21

3 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 3/25 1 Professionelles -Marketing im Verbund mit qualifiziertem Kundenmanagement Mit der Integration von Inxmail Professional (Inxmail) an CAS genesisworld (CAS gw) wurde die Möglichkeit für professionelles -Marketing auf Basis von vorhandenen und qualifizierten Adressdaten aus einem CRM heraus geschaffen. Vorteilhaft ist dabei vor allem, dass nur eine Datenbasis existiert, die alle relevanten Informationen über den Kunden bereit hält. Diese wird in CAS gw verwaltet. Für den Versand von ings wird diese Datenbasis genutzt. Damit haben alle Abteilungen eines Unternehmens immer die gleichen Kundendaten zur Hand. Das Wissen darüber, welche Kunden ein ing, eine Werb oder einen Informationsnewsletter bekommen haben, kann jederzeit pro Kunde und/oder pro Verteilerliste recherchiert werden. Kampagnensteuerung in Zusammenarbeit mit Marketing und Vertrieb wird so zum Kinderspiel. Um eine überflüssige Datenflut zu vermeiden, werden pro -Kampagne nur die wichtigsten Daten in CAS gw gespeichert. Dazu gehören neben dem ing, das in jeder Kundenakte abgelegt wird, Informationen über die Aktualität einer -Adresse und über eine mögliche Abmeldung von dem dazugehörigen Verteiler. Für die Erfolgskontrolle werden statistische Daten zur Kampagne, wie Klickund Öffnungsraten, in Inxmail verwaltet. Diese Auswertungen können bei Bedarf als HTML oder PDF gespeichert werden. Die Vorteile für die Nutzung von Inxmail sind: Einfaches Erstellen von HTML s ohne Programmierkenntnisse Umfassende Personalisierungsmöglichkeiten von Inhalten Automatische Qualitätsprüfung von Inhalt und Struktur vor dem Versand für optimale Zustellraten Hohe Versandgeschwindigkeit, ohne den CAS-Server zu belasten Erfolgskontrolle durch statistische Auswertungen Rückläufer- und Bouncemanagement

4 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 4/25 2 Workflow einer -Marketing Kampagne mit CAS gw und Inxmail 1) Recherche der Verteilerliste In CAS gw wird eine Verteilerliste angelegt, welche die Empfänger der Kampagne enthält. 2) Übergabe der Daten an Inxmail Über die Schnittstelle von CAS gw zu Inxmail werden die Daten dann übergeben. In Inxmail wird eine Mailingliste aus der Verteilerliste generiert, welche die vordefinierten Spalten aus CAS gw enthält. 3) Kampagne durchführen In Inxmail wird das ing erstellt, eine Prüfung über die Inhalte und den Aufbau des ings gemacht und die Kampagne gestartet. 4) Response, Auswertung und Erfolgskontrolle Sobald die Empfänger die geöffnet haben oder einen Link anklicken, können Reportings erstellt werden. Diese sind jederzeit verfügbar und können ständig aktualisiert werden.

5 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 5/25 5) Übergabe an CAS gw Verteilerliste Nach dem Ende des Versands werden einige Daten wieder an CAS gw zurück übergeben. In die Verteilerliste wird eine unpersonalisierte Kopie der versendeten und Hinweise zu An- und Abmeldungen eingetragen. 6) Speichern von Daten in der Kundenakte In der Kundenakte wird die unpersonalisierte Kopie der versendeten für jeden Empfänger verknüpft und der Hinweis zu evtl. fehlerhaften -Adressen gespeichert. Ausführliche Informationen zum Ablauf und zur Einrichtung der beiden Softwaresysteme erhalten Sie ab Kapitel 3 dieses Dokuments.

6 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 6/25 2 Hintergründe zur Entstehung der Integration 3 Hintergründe zur Entstehung der Integration 2.1 Warum wurde die Integration von CAS gw mit Inxmail erstellt? Sowohl das CRM als auch die -Marketinglösung sind führende Softwaresysteme auf ihrem Gebiet: CAS gw ist eine professionelle CRM-Lösung. Inxmail ist eine professionelle -Marketinglösung. Über die Integration arbeiten beide Systeme zusammen und bilden somit ein mächtiges Marketingwerkzeug. 2.2 Welche Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht? Von CAS gw zu Inxmail: Adressen können in Verteilerlisten gruppiert werden. Die jeweiligen Inhalte werden zu den ausgewählten Feldern in Inxmail übertragen. Auf jeden Fall muss die -Adresse übertragen werden. Von Inxmail zu CAS gw: Nach dem Versand holt sich CAS gw folgende Daten von Inxmail: Die versendete Die wird mit der Verteilerliste, aus der die Adressen kommen und mit jeder Adresse, die sich in der Verteilerliste befindet, verknüpft. Anmeldungen: Die aus Inxmail zu CAS gw übertragenen Anmeldungen werden in einer separaten Ansicht der Verteilerliste verwaltet. Dort können diese Adressen markiert werden und in den eigentlichen Verteiler mit aufgenommen werden. Die Übernahme ist nur manuell möglich und wird nicht automatisch durchgeführt. Abmeldungen: Diese werden automatisch aus der Verteilerliste entfernt und in einer separaten Ansicht in der Verteilerliste verwaltet. Sperrung einer Adresse für alle Inxmail Mailings: Dem Adressat kann die Möglichkeit geschaffen werden, dass er seine -Adresse für alle Inxmail Mailings sperrt. Dieses Gesperrt Kennzeichen kann auch manuell in der -Adresse in CAS gw verwaltet werden. Hardbounces: Fehlerhafte -Adressen, an die keine s zugestellt werden können, werden in CAS gw als Unzustellbar gekennzeichnet. Wenn -Adressen als Unzustellbar gekennzeichnet sind, können diese nicht mehr für eine -Aktion genutzt werden. Es werden keine Daten zu CAS gw übertragen, die in Inxmail verändert wurden. Über Webformulare kann die Möglichkeit geschaffen werden, dass ein Abonnent seine Daten selbst ändern oder erweitern kann. Wenn diese Daten an CAS gw übergeben werden sollen, muss dieser Prozess von einem Partner implementiert werden.

7 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 7/ Was wird benötigt, um Inxmail mit CAS gw nutzen zu können? CAS gw: Mindestens CAS genesisworld 8 mit dem zugehörigen ServicePack 2 und dem Hotfix: Hotfix für CAS genesisworld V : März-Hotfix Zugang zur Managementkonsole, um die Inxmail Anbindung zu konfigurieren. Inxmail: Mindestens Inxmail Professional 3.5 oder Inxmail Enterprise 3.5. Zugang zu Inxmail über den Inxmail ASP Service oder einen selbst betriebenen Server. Die Inxmail API muss frei geschaltet sein. Der Inxmail Server muss vom CAS genesisworld Server über das HTTP Protokoll, direkt oder per Proxyserver erreichbar sein. 2.4 Von welchen Leistungsdaten kann bei der Integration ausgegangen werden? Datenübertragung von CAS gw zu Inxmail: Circa bis Adressdatensätze in der Minute. Bei internen Tests wurden die Daten mit circa Datensätze pro Minute übertragen. Versandgeschwindigkeit von Inxmail: Über das Inxmail ASP Center sind Versandraten von über s pro Stunde möglich. In der Lizenzvariante von Inxmail Professional ist die Versandrate von der zur Verfügung gestellten Infrastruktur abhängig.

8 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 8/25 3 Einrichten der Inxmail Anbindung Das einmalige Einrichten der Inxmail Anbindung erfolgt durch den Administrator in der CAS gw Managementkonsole. 3.1 Einrichten des Inxmail Servers Damit über die Managementkonsole von CAS gw der Inxmail Server angesprochen werden kann, muss ein Zugang zu einem Inxmail Account zur Verfügung stehen. In diesem Account muss ein Inxmail Benutzer mit API und Benutzerrechten eingerichtet sein. Wenn der ASP Service der Inxmail GmbH genutzt wird, muss dieser User von der Inxmail GmbH eingerichtet werden. Die Rolle API Benutzer und Benutzer muss zugeordnet werden. Ein Benutzer muss angelegt werden.

9 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 9/ Konfiguration von CAS gw In der Managementkonsole von CAS gw wird Folgendes konfiguriert: 1. Verbindungsdaten zum Inxmail Server: Server URL Benutzername Passwort 2. Name des CAS gw Applikationsservers. Er fragt in definierten Zeitabständen Änderungen auf dem Inxmail Server ab. 3. Die Datenfelder, deren Inhalt zu Inxmail übertragen werden sollen. Die Felder werden bei einer Änderung und Anklicken des Buttons Spalteninformation abgleichen in Inxmail angelegt bzw. gelöscht. Unter 2. Applikationsserver gab es zum Zeitpunkt der Handbucherstellung folgendes Problem: Um die Synchronisation im Intervall zu machen muss der voll qualifizierte Servername angegeben werden, also z. B.! Tuniberg2.abc.de 1 2 Um die Synchronisation jetzt zu starten muss der einfache Computername angegeben werden, also z. B. Tuniberg2 Das Problem wird in einem Hotfix nach dem März-Hotfix 2007 beseitigt. 3

10 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 10/ Freischalten der Benutzer für die Anwendung von Inxmail Damit einzelne Anwender in CAS gw mit der Inxmail Anbindung arbeiten können, d. h. Daten an Inxmail übertragen dürfen, müssen diese vom Administrator explizit frei geschaltet werden. Dies geschieht in den Benutzereigenschaften der Management Konsole von CAS gw über die Einstellung in dem Feld Benutzer darf Adresse zu Inxmail übertragen.

11 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 11/25 4 Arbeiten in CAS gw und Inxmail Im Folgenden wird beschrieben, wie der autorisierte Anwender mit der Anbindung von CAS gw und Inxmail arbeiten kann und welche Möglichkeiten er hat. 4.1 Verteiler in CAS gw anlegen Im ersten Schritt legt der Anwender einen ganz normalen CAS gw Verteiler an. Um diesen für die Zusammenarbeit mit Inxmail nutzbar zu machen, muss der Verteilertyp Inxmail per Drop-Down-Box aktiviert werden. Dadurch wird automatisch das Register Inxmail angezeigt.! Die Auswahl des Verteilertyps Inxmail in der Drop-Down-Box erscheint nur, wenn der Anwender berechtigt ist, Daten an Inxmail zu übertragen.

12 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 12/25 Unter dem Register Inxmail müssen nun noch die folgenden Daten eingetragen werden: Absenderadresse: Wird in der als Absender angezeigt. Testadresse: An diese Adresse werden die Testmails gesendet. Antwortadresse: Wird für die Antwort auf die genutzt. Es ist wichtig, die -Adresse im folgenden Format anzugeben: Name < -Adresse>. Dabei ist Name der Teil, der bei den meisten -Clients angezeigt wird. Wenn dieses Format nicht eingehalten wird, kann es Probleme mit Spamfiltern geben. In CAS gw können zu jedem Kontakt mehrere -Adressen gespeichert werden. Unter dem Feld der -Adresse wird über eine Drop-Down- Liste festgelegt, welche dieser -Adressen verwendet werden soll. Diese Einstellung gilt dann für alle Empfänger des Verteilers. Diese Einstellungen werden an Inxmail übergeben und in die dazugehörigen Mailinglisten unter den Eigenschaften gespeichert. 4.2 Empfänger zum CAS gw Verteiler hinzufügen Ist der Verteiler angelegt, können beliebige Adressen bzw. Empfänger hinzugefügt werden.! Wichtig ist, dass vor dem Übertragen an Inxmail mindestens ein Empfänger hinzugefügt wurde, da keine leeren Verteiler übertragen werden können. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, einem Verteiler Adressen oder andere Verteiler hinzuzufügen (hierbei handelt es sich um eine CAS gw Funktionalität, die nicht spezifisch für Inxmail ist).

13 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 13/ Adressen von CAS gw zu Inxmail übertragen Die Übertragung der Empfänger-Adressen wird manuell aus CAS gw mit Adressen übertragen aus der Verteilerliste gestartet. Die weiteren Schritte erfolgen automatisch: Zunächst wird geprüft, ob die Mailingliste in Inxmail bereits existiert: - Falls die Mailingliste bereits existiert, werden alle Empfänger aus der Inxmail Mailingliste entfernt und neu hinzugefügt. - Falls die Mailingliste in Inxmail noch nicht existiert, wird diese zunächst angelegt und daraufhin werden die Empfänger eingetragen. Beim Neuanlegen der Mailingliste in Inxmail werden außerdem zwei Aktionen angelegt, die beim An- und Abmelden an einen Newsletter entsprechende Einträge in den CAS gw Spalten setzen. Diese Spalten werden in Inxmail verwaltet. Kurzfristig werden hier Wörter wie Subscribe oder Unsubscribe eingetragen. Diese Wörter dürfen nicht von Hand verändert werden. Falls bei der Synchronisation bekannt werden sollte, dass einige Empfänger nicht fehlerfrei übertragen werden können, hat der Benutzer die Möglichkeit, diese zu korrigieren. Inxmail stellt damit sicher, dass jede Adresse wirklich nur einmal seitens Inxmail abgespeichert wird. Die E- Mail-Adresse ist dabei der Schlüsselwert, ohne eine -Adresse kann ein Datensatz nicht gespeichert werden.! Änderungen an Empfängern, die in Inxmail durchgeführt wurden, gehen verloren, da diese bei einer Übertragung von CAS gw zu Inxmail überschrieben werden. Änderungen an den Empfängern dürfen immer nur in CAS gw durchgeführt werden. Nachdem die Adressen übertragen wurden, kann in Inxmail eine erstellt und versendet werden. Vor jedem Versand ist ein Abgleich der Adressen erforderlich. Der Abgleich bewirkt, dass der aktuelle Datenbestand in CAS gw danach auch in Inxmail vorhanden ist. Dieser Abgleich wird manuell aus CAS gw gestartet. Falls der zu synchronisierende Verteiler in CAS gw fehlerhafte -Adressen enthält, wird eine manuelle Korrektur oder das Entfernen des Empfängers angeboten. Des Weiteren ist es nicht möglich, Empfänger hinzuzufügen, die den Status Abgemeldet (siehe 4.3 An- und Abmeldungen) haben. Der Anwender kann den Status Abgemeldet jedoch auf eigene Verantwortung zurücksetzen. Adressdaten werden nicht an Inxmail übertragen, wenn Sie bei der - Adresse als: Unzustellbar gekennzeichnet sind. (siehe 5.2 Rückläufer bzw. Bounces) Gesperrt gekennzeichnet sind. (siehe 5.3 An- und Abmeldungen)

14 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 14/ Versenden einer mit Inxmail Nach der Übertragung der Adressdaten kann die Mailingliste mit den Daten in Inxmail angezeigt werden. Die Inxmail Listenansicht kann über Fenster, Listenbaum aktualisieren jederzeit aktualisiert werden. Die Mailingliste sollte wie folgt sichtbar sein: Nach dem Anklicken der Empfänger wird die Liste der Empfänger angezeigt: Um sicher zu gehen, dass alle Adressdaten nach der Übertragung richtig angezeigt werden, muss auf den Aktualisieren Button geklickt werden. In der Liste sind nun die Daten aller Adressaten vorhanden, die übertragen wurden. Die zwei Spalten am Ende der Tabelle benötigt CAS gw für die Verwaltung. Diese Spalten dürfen nicht gelöscht werden. Um eine zu schreiben und zu versenden, muss auf Mails versenden geklickt werden:

15 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 15/25 Im folgenden Beispiel wurde eine mit einer Standardvorlage erstellt. Über die Vorlage können sehr einfach Texte und Bilder in die HTML eingefügt werden. Es kann selbst definiert werden, wie viele Textblöcke angelegt werden sollen. Der Versandzeitpunkt und eine Zielgruppe kann frei definiert werden.

16 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 16/25 5 Nach dem Versand CAS gw synchronisiert in den vom Administrator vorgegebenen Zeitabständen Daten mit Inxmail. 5.1 Protokollierung in CAS gw s, die mit Inxmail versendet wurden, werden in CAS gw archiviert. Dies gilt nur für Adressen, die von CAS gw importiert wurden. Diese s erscheinen dann als normale Archivmails und sind mit allen Empfängern aus dem Verteiler und dem Verteiler selbst verknüpft. Die wird mit Beispieldaten personalisiert und ist bei allen Empfängern die gleiche. Die versendete HTML könnte dann wie folgt aussehen:

17 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 17/ Rückläufer bzw. Bounces -Adressen, die nicht existieren, ergeben einen Hardbounce beim Versand. Sie können nicht zugestellt werden und geben dementsprechend eine Fehlermeldung zurück. Die Adressen werden in CAS gw importiert und können dort durch den Benutzer korrigiert werden. Die -Adresse erhält dabei eine Markierung, die es dem Benutzer ersichtlich macht, dass sie nicht zugestellt werden konnte. In welchen Zeitabständen Bounces aus Inxmail abgerufen werden, wird durch den Administrator in der Managementkonsole festgelegt. In der Spalte CASgW_HardBounced wird bei Auftreten eines Hardbounces ein Text eingefügt. Dieser wird wieder gelöscht, wenn der Bounce auch in CAS gw gespeichert ist. 5.3 An- und Abmeldungen -Empfänger können sich jederzeit wieder abmelden. Dies geschieht durch das Anklicken eines Abmeldelinks in einer oder Senden einer Abmeld zum Inxmail Server. Interessenten können sich in Inxmail Mailinglisten anmelden. Dies geschieht über ein Anmeldeformular auf der Website, das auf HTML basiert und sehr leicht in jede Website integrierbar ist oder über eine Anmeld . Wenn diese Mailingliste mit einer Verteilerliste von CAS gw8 erstellt wurde, werden die Anmeldungen auch in diese Verteilerliste eingetragen.! Wann An- und Abmeldungen aus Inxmail abgerufen werden, wird nicht vom Anwender selbst, sondern durch den Administrator in der Managementkonsole festgelegt. Der Anwender kann direkt in der Verteileransicht in CAS gw zwischen echten Empfängern sowie Anmeldeanfragen, Ablehnungen und Abmeldungen umschalten.

18 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 18/25 Abmeldungen: Bei einer Abmeldung wird die Adresse aus der Ansicht Empfänger automatisch gelöscht. Die Adresse erscheint dann in der Ansicht Abmeldungen. Solange die Adresse in Abmeldung eingetragen ist, kann diese nicht mehr in die Empfänger aufgenommen werden. Anmeldungen: Wenn die -Adresse bereits in CAS gw vorhanden ist, wird sie bei einer Anmeldung über ein Webformular in die Ansicht Anmeldeanfrage übernommen.! Die -Adressen von Anmeldungen werden nicht automatisch in die Empfänger übernommen, das muss manuell gemacht werden. Ablehnungen: In der Ansicht Anmeldeanfrage gibt es die Möglichkeit, eine Adresse anzunehmen oder abzulehnen. Sperrung einer Adresse für alle Inxmail Mailings Wenn an eine -Adresse keine Newsletter mehr versendet werden sollen, kann dies bei der -Adresse in CAS gw eingestellt werden. Hier muss dann das Feld Gesperrt aktiviert sein. Den gleichen Effekt erzielt man, wenn man eine Abmeldung des Empfängers in der Mailingliste All vornimmt. Das Kennzeichen Gesperrt wird dann automatisch für diese Adresse gesetzt. Diese Liste wird automatisch bei der Verknüpfung mit CAS gw angelegt. Der Empfänger muss dabei nicht in dieser Liste vorhanden sein.! Die Mailingliste mit dem Namen All wird automatisch von CAS gw angelegt und darf nicht gelöscht werden. Die Abmeldung aus der Liste All kann wie folgt erzeugt werden: Über eine Abmeld mit dem Betreff Unsubscribe All Oder über einen Klick auf einen Link in einer , die von Inxmail versendet wurde. Dieser Klick muss eine Inxmail Aktion aufrufen, die den User aus der Liste All abmeldet. 5.4 Versandstatistiken In Inxmail gibt es sehr viele Möglichkeiten, statistische Auswertungen für die Erfolgskontrolle zu erstellen: Wie viele Personen haben auf die jeweiligen Links in der geklickt. Wie viele An- und Abmeldungen gab es.

19 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 19/25 6 Verteiler löschen In CAS gw können Inxmail Verteiler analog zu normalen Verteilern gelöscht werden. Es gibt außerdem die Möglichkeit, den Verteiler zu erhalten und nur die Mailingliste in Inxmail zu löschen. 6.1 Löschen des gesamten Verteilers aus beiden Systemen Ein Verteiler kann über die Standard Funktion aus CAS gw gelöscht werden, unabhängig davon, ob es sich um einen Inxmail Verteiler handelt. Falls erkannt wird, dass bereits Daten an Inxmail übertragen wurden, wird dem Benutzer angeboten, die in Inxmail gespeicherten Daten mitzulöschen. 6.2 Löschen der Inxmail Mailingliste über CAS gw Alternativ kann der Datensatz in CAS gw erhalten und nur über CAS gw in Inxmail gelöscht werden. Um dies zu tun, wählt man Verteiler beenden. Danach bekommt der Verteiler den Status beendet. Falls erneut Daten an Inxmail gesendet werden, muss der Verteiler wieder neu als Inxmail Verteiler markiert werden. 6.3 Löschen einer Inxmail Mailingliste in Inxmail Wenn eine Mailingliste in Inxmail direkt gelöscht wird, hat das keine Auswirkungen auf CAS gw. Die dazugehörigen Felder und Aktionen, die von CAS gw für diese Mailingliste angelegt wurden, werden nicht automatisch mitgelöscht.

20 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 20/25 7 Technischer Hintergrund zu der Integration 7 Technischer Hintergrund zu der Integration Was wird von CAS gw in Inxmail verwaltet: Mailinglisten Eine Mailingliste mit dem Namen All wird angelegt. Diese Liste wird für die Gesamtabmeldung genutzt und darf nicht gelöscht werden. Felder Das Feld CASgW_HardBounce wird angelegt. In dieser Spalte wird gekennzeichnet, wenn es zu einer -Adresse eine Fehlermeldung (Hardbounce) gab. Für jede Mailingliste, die aus CAS gw erzeugt wird, wird eine Spalte mit dem Namen CASgW_ListSubscribeState_xxxx ( xxxx ist ein Platzhalter) angelegt. Über diese Spalten werden die Anund Abmeldungen einer Mailingliste verwaltet. Das Feld wird gelöscht, wenn die Verteilerliste in CAS gw gelöscht wird oder Beenden ausgewählt wird. Aktionen Für die Markierung der Hardbounces wird folgende Aktion einmal angelegt: (by GW - do not edit or delete) Bounces Für die Markierung einer Neuanmeldung in einer Mailingliste wird folgende Aktion für jede Mailingliste angelegt: (by GW - do not edit or delete) Anmeldungen Liste xxxx ( xxxx ist ein Platzhalter). Die Aktion wird gelöscht, wenn die Verteilerliste in CAS gw gelöscht oder beendet wird. Für die Markierung einer Abmeldung in einer Mailingliste wird folgende Aktion pro Mailingliste angelegt: (by GW - do not edit or delete) Abmeldungen Liste xxxx ( xxxx ist ein Platzhalter). Die Aktion wird gelöscht, wenn die Verteilerliste in CAS gw gelöscht oder beendet wird.

21 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 21/25 8 Fragen und Antworten zu Inxmail in Verbindung mit CAS gw Frage: Warum werden die Felder "Gesperrt" und "Unzustellbar" in der Adressmaske bei -Adressen nicht angezeigt? Antwort: Der entsprechende CAS gw Benutzer hat keine Inxmail Berechtigung. Diese kann in der Managementkonsole in der Benutzerverwaltung eingetragen werden. Dazu muss auf der Registerkarte allgemein der Haken bei "Benutzer darf Adressen zu Inxmail übertragen" gesetzt werden. Frage: Was bedeuten die Felder "Gesperrt" und "Unzustellbar" in der Adressmaske bei Adressen? Antwort: Diese Felder sind derzeit ausschließlich für die Verwendung mit Inxmail relevant. Gesperrt bedeutet, dass diese -Adresse nicht zur Kommunikation mit Inxmail verwendet werden darf. Unzustellbar bedeutet, dass bei einem vorhergehenden Zustellversuch durch Inxmail erkannt wurde, dass der Empfänger nicht erreichbar ist. Frage: Warum werden die Felder "Gesperrt" und "Unzustellbar" verändert, obwohl diese in der Adressmaske von niemandem angeklickt wurden? Antwort: Empfänger von über Inxmail gesendeten Mails haben die Möglichkeit, sich komplett für alle Verteiler abzumelden. Damit sie in Zukunft nicht aus versehen wieder in neue Verteiler aufgenommen werden, wird dabei der Haken "Gesperrt" automatisch gesetzt. Der Haken unzustellbar wird gesetzt, wenn Inxmail einen erfolglosen Zustellversuch durchgeführt hat. Die beiden Haken können auch manuell verändert werden, z.b. wenn eine Telefonische Anfrage eines Empfängers ankommt, der keine s mehr bekommen möchte. Frage: wie kann sich ein Empfänger selbständig bei einer Inxmail Mailingliste anmelden und abmelden? Antwort: Per Zur An- und Abmeldung muss der Empfänger eine an die -Adresse des Verteilers senden (nicht an die -Adresse des Absenders). Die Verteileradresse erfahren Sie von Inxmail, falls Sie dort einen Zugang haben oder von dem Inxmail Administrator, falls ein Inxmail Server lokal bei Ihnen läuft. Die muss im Betreff eine der folgenden Auswahlmöglichkeiten enthalten: Subscribe [Listenname] Unsubscribe [Listenname] Unsubscribe All Dabei muss [Listenname] durch den Namen der Mailingliste, wie er in Inxmail bekannt ist, ersetzt werden. Diese Bezeichnung kann von der Verteilerbezeichung aus CAS gw abweichen. Den genauen Name erfährt man entweder in CAS gw auf der Registerkarte "Inxmail" der jeweiligen Verteilerliste in dem Feld "Inxmail Listenname" oder direkt in Inxmail. Der Name für die Inxmail Mailingliste ist bis zur ersten Übertragung an Inxmail frei wählbar, muss aber eindeutig sein. Der Befehl Subscribe steht nur Empfängern zur Verfügung, die bereits mit einer -Adresse bei CAS gw registriert sind. Empfänger, die sich mittels Subscribe angemeldet haben, erscheinen im CAS gw Verteiler nicht direkt unter "Empfänger", sondern unter "Anmeldeanfragen" und können von dort vom CAS gw Benutzer dem

22 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 22/25 Verteiler hinzugefügt oder abgelehnt werden. Abgelehnte Empfänger können sich nicht selbständig erneut anmelden. Per Webformular Über ein Webformular (HTML) kann sehr leicht ein An- / Abmeldeformular in jeder Website so eingebunden werden, dass die Daten an Inxmail übergeben werden. Dies kann für Anmeldungen und auch für Abmeldungen genutzt werden. Per Link in einer aus Inxmail versendeten In einer aus Inxmail versendeten gibt es die Möglichkeit, sehr einfach einen Link mit folgenden Funktionalitäten einzubinden: Abmeldung aus der Mailingliste Setzen eines Wertes in den Profildaten des Abonnenten Per Verwaltungsseite Damit der Kunde Daten verändern kann, kann eine Verwaltungsseite über Inxmail erzeugt werden, auf der er seine Daten ändern kann. Frage: Warum bekommt ein Empfänger s über Inxmail an eine andere Adresse, als die mit der er sich angemeldet hat? Antwort: Für einen Inxmail Verteiler wird immer ein spezielles Feld (z. B. Geschäftlich 1) verwendet. Wenn sich ein Empfänger von einer -Adresse anmeldet, zu der es keinen Kontakt im CAS gw gibt, es aber einen CAS gw Kontakt gibt, in dem die angemeldete -Adresse in einem anderen Feld steht, dann wird der Kontakt trotzdem dem Verteiler hinzugefügt. Die wird dann an die -Adresse gesendet, die in dem vom CAS gw Verteiler verwendeten Feld hinterlegt ist. Frage: Ist es möglich, für einzelne Kontakte, die s an Adressen zu senden, die in einem anderen Feld stehen? Antwort: Nein, dies ist derzeit nicht möglich. Frage: Ich habe im Inxmail Client aus Versehen irgendwelche Aktionen gelöscht. Seitdem funktionieren automatische An- und Abmeldungen nicht mehr. Kann ich irgendwie den ursprünglichen Zustand wiederherstellen? Antwort: Löschen Sie dazu im Inxmail Client die Liste All und die Verteiler von denen Aktionen gelöscht wurden. Dann loggen Sie sich in der Managementkonsole in Inxmail ein. Sie sollten eine Meldung bekommen, dass Inxmail automatisch für die erste Verwendung vorbereitet wurde. Starten Sie nun CAS gw und öffnen die Verteiler, die Sie in Inxmail gelöscht haben. Es wird eine Meldung erscheinen, ob Sie den Verteilerstatus zurücksetzen möchten. Wenn Sie auf Ja klicken, haben Sie nun die Möglichkeit, den Verteiler erneut an Inxmail zu übertragen. Beachten Sie jedoch, dass damit noch nicht synchronisierte Anmeldungen, Abmeldungen und Bounces verloren gehen.

23 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 23/25 Frage: Der Knopf "jetzt Synchronisieren" in der Managementkonsole ist ausgegraut und kann somit nicht angeklickt werden. Antwort: Damit dieser Knopf aktivierbar ist, muss eine Anmeldung zu Inxmail erfolgreich sein (die Anmeldeparameter müssen am Inxmail Server eingetragen sein). Weiterhin muss das Feld Applikationsserver mit dem Rechnernamen des Applikationsserver gefüllt sein, der auch beim Login in die Managementkonsole angegeben wurde. Dieser Name darf nicht voll qualifiziert sein und auch keine IP-Adresse sein. Vollqualifizierte Namen erkennen Sie an einem im Namen enthaltenen Punkt mit darauf folgendem Domainnamen. Frage: Wenn ich den Inxmail Client öffne, sehe ich, dass den Verteilern zusätzliche Spalten hinzugefügt wurden. Was hat es damit auf sich? Kann ich diese Spalten löschen? Die zusätzlichen Spalten heißen CASgW_HardBounce und CASgW_ListSubscribeState[Nr]. Diese sind für die Synchronisation von Anund Abmeldungen und Bounces notwendig, dürfen also nicht gelöscht werden. Nach einer erfolgreichen Synchronisation müssen die Spalten leer sein, ist das nicht der Fall, ist es zu einem Fehler gekommen. Frage: Im Inxmail Client gibt es einen Verteiler mit dem Name All. Diesen habe ich nie angelegt. Kann ich ihn löschen? Dieser Verteiler ist zur Synchronisation der An- und Abmeldungen notwendig, die sich auf alle Verteiler beziehen. Auch er darf nicht gelöscht werden. Frage: Jeder in Inxmail vorhandene Verteiler hat am Ende seines Namens noch ein Datum angehangen. Das macht es für meine Empfänger schwierig, sich dort an- und abzumelden. Kann ich das Datum einfach aus dem Name rauslöschen? Wenn sie das tun würden, würde die Verbindung zu CAS gw verloren gehen, da CAS gw den Verteiler genau unter dem Name sucht, unter dem er angelegt wurde. Zum Ändern des Namens gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Starten Sie die Managementkonsole und wählen Sie unter Sonstiges das Register Inxmail. Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um die letzten An- und Abmeldungen und Bounces zu übernehmen. Falls gerade eine Übertragung aktiv ist, werden Sie darauf hingewiesen. Warten Sie in diesem Falle einige Minuten und versuchen Sie es dann erneut. Wechseln Sie nun in CAS gw in ihren gewünschten Verteiler und klicken Sie auf Inxmail Verteiler beenden. Klicken Sie in der Sicherheitswarnung auf Ja. Jetzt haben Sie Ihren Inxmail Verteiler, in einen normalen CAS gw Verteiler umgewandelt. Aktivieren Sie den Haken Inxmail Liste erneut. Auf der Registerkarte Inxmail können Sie nun den Verteilername in Inxmail ( Inxmail Listenname ) erneut vergeben. Frage: Wie kann man -Adressen die schon in Inxmail vorhanden sind oder Importiert wurden so mit CAS gw abgleichen, das diese wenn sie in CAS gw vorhanden sind, in die dazugehörige Verteilerliste aufgenommen werden. Es muss eine Inxmail Mailingliste aus CAS gw mit Hilfe einer Verteilerliste erzeugt werden. Dies ist die Grundlage um einen Abgleich zu ermöglichen. Da CAS gw nur die Adressen neu in CAS gw anmeldet, die in der mailinglistenabhängigen Verwaltungsspalte in Inxmail mit dem Kennwort "Subscribe" gekennzeichnet sind, muss dieser Wert für alle betroffenen Adressen gesetzt werden. Dieser Vorgang wird im Folgenden beschrieben:

24 Professionelles -Marketing Inxmail Professional und CAS genesisworld Seite 24/25 Ermitteln der Verwaltungsspalte für die Inxmail Mailingliste: Dazu wird in der Systemliste unter Aktionen die Aktion mit dem Namen "(by GenesisWorld - do not edit or delete) Anmeldungen Liste xxxxx" (xxxx steht für den Namen der dazugehörigen Mailingliste) Ausgewählt. Die Spalte in welcher der Wert Subscribe steht ist die Verwaltungsspalte. Der Name wird wie folgt vergeben: "CASgW_ListSubscribe_State_xxxxx" (xxxxx steht für eine Nummer) Markieren der Adressen mit "Subscribe" Nun wird für alle Adressen die mit CAS gw abgeglichen werden in dieses Feld ein "Subscribe" kopiert. Das ist z. B. mit Suchen und Ersetzen möglich. Kopieren der Adressen in die neue Inxmail Mailingliste: Die betroffenen Adressen werden markiert, dann die rechte Maus-Taste anklicken und im Menü "Empfänger kopieren" auswählen. Nun in der Zielmailingliste unter Empfänger auch wieder die rechte Maus-Taste anklicken und dann "Empfänger einfügen" auswählen. Nun sollten alle betroffenen Adressen in der Liste sein und den Wert "Subscribe" in dem speziellen CAS-Feld haben. Beim nächsten synchronisieren holt sich CAS gw die Adressen und versucht Sie in der dazugehörigen Verteilerliste einzutragen. Der Wert "Subscribe" ist danach in Inxmail bei den Adressen gelöscht. In der CAS gw Verteilerliste sollten nun alle Adressen unter Anmeldeanfrage" sichtbar sein. Dort können alle Adressen markiert und übernommen werden.

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