Leitfaden zur Detailbuchung

Transkript

1 Leitfaden zur Detailbuchung Auch dieses Jahr erfolgt der Buchungsprozess online. Dieser Leitfaden soll Ihnen den Ablauf verdeutlichen, damit Sie diesen Prozess optimal gestalten können. Wir bitten Sie zudem, auch die Anweisung auf der Webseite selber zu beachten. Ihre Detailbuchung können Sie unter folgendem Link vornehmen: WICHTIG: Ihr Benutzername entspricht der Mail-Adresse, mit der Sie sich für die HSG TALENTS Conference 2017 angemeldet haben beziehungsweise Sie auf registriert sind. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben oder h nicht kennen, können Sie rechts oben unter "Passwort anfordern" ein automatisches Passwort generieren. Falls Sie weder Benutzername oder Passwort besitzen, melden Sie sich bitte umgehend bei Ihrer persönlichen Ansprechperson. Agenda Wählen Sie eines der gewünschten Module aus und gehen Sie auf die folgende Seitenzahl im vorliegenden Leitfaden. *Falls Sie eine Präsentation, Workshop oder Interviews gebucht haben, empfehlen wir Ihnen mit diesen zu beginnen, da hier das first-come, first-served -Prinzip gilt: 1 Präsentation, Workshop oder Interviews buchen* Messestand buchen Company Profile buchen Um ein weiteres Modul zu buchen, müssen Sie wieder auf die Startseite der Detailbuchung zurückkehren (siehe oben stehender Link). Abbildung 1: Startseite der Detailbuchung 1

2 1. Präsentation, Workshop oder Interviews buchen Schritt 1 von 11 Wählen Sie auf der Startseite der Detailbuchung eines der Module Präsentation, Workshop oder Interviews. (Der Buchungsprozess wird hier anhand einer Präsentation durchgespielt, funktioniert aber analog für Workshop und Interviews) Folgende Webseite erscheint (Abbildung 2) Lesen Sie die Informationen zum Login auf der rechten Seite Abbildung 2: Präsentation buchen Schritt 2 von 11 Loggen Sie sich mit Ihren hsgcareer-daten ein Lesen Sie die Informationen zum Vorgehen durch Klicken Sie auf einen gewünschten Slot und achten Sie dabei auf die Raumgrösse Abbildung 3: Slot auswählen 1 Schritt 3 von 11 Klicken Sie auf Anmelden und im unten erscheinenden Feld noch einmal auf Anmelden. Jetzt haben Sie den gewünschten Slot gebucht (Achtung: die Angaben zur Detailbuchung müssen in einem späteren Schritt noch vervollständigt werden). 2

3 Abbildung 4: Slot auswählen 2 Schritt 4 von 11 Bearbeiten Sie Ihr Unternehmensprofil Klicken Sie oben rechts auf Organisation Abbildung 5: Basisprofil bearbeiten 1 Schritt 5 von 11 Haben Sie Ihr Unternehmensprofil schon bearbeitet? a) Ja: Lesen Sie direkt den Informationskasten WICHTIG auf Seite 4 b) Nein: Bearbeiten Sie es jetzt Klicken Sie auf Basisprofil bearbeiten Beachten Sie die Hinweise im nächsten Schritt Abbildung 6: Basisprofil bearbeiten 2 3

4 Schritt 6 von 11 Achten Sie darauf, dass Sie alle Angaben ausfüllen In der folgenden Abbildung sind 3 wichtige Hinweise Abbildung 7: Basisprofil bearbeiten 3 1. Hinweis: Laden Sie Ihr Logo im JPEG-Format hoch 2. Hinweis: Beschreiben Sie kurz und prägnant Ihr Unternehmen 3. Hinweis: Wie folgt ausfüllen: Firma Unternehmensvertreter Funktion (bspw. Human Resources) Straße Ländercode PLZ Ort (bspw. CH-9010 St. Gallen) Mail-Adresse Telefonnummer Unternehmenswebsite WICHTIG Ihre reservierte Veranstaltung wird von uns geprüft. Der Buchungsprozess für dieses Modul ist noch NICHT abgeschlossen. Wir bitten Sie, Ihre gebuchte Veranstaltung ab dem nächsten Tag bis spätestens am 9. Dezember 2016 zu bearbeiten und gemäss den weiteren Schritten im vorliegenden Leitfaden vorzugehen. Die noch auszufüllenden Angaben sind unter anderem relevant für den Conference Guide. Schritt 7 von 11 Es ist mindestens ein Tag seit der Buchung dieses Moduls vergangen Klicken Sie auf der Startseite der Detailbuchung ( auf der rechten Seite auf Veranstaltungen verwalten Abbildung 8: Startseite der Detailbuchung 4

5 Schritt 8 von 11 Loggen Sie sich ein Klicken Sie auf die zu bearbeitende Veranstaltung (nicht auf Anmeldung verwalten) Abbildung 9: Veranstaltungen verwalten Schritt 9 von 11 Klicken Sie auf Veranstaltung bearbeiten Abbildung 10: Veranstaltung bearbeiten 1 Schritt 10 von 11 Klicken Sie auf den Stift, um die Veranstaltung zu bearbeiten Abbildung 11: Veranstaltung bearbeiten 2 Schritt 11 von 11 Füllen Sie NUR die in der folgenden Abbildung rot markierten Felder aus Ändern Sie die restlichen Felder NICHT ab Hinweise: - Diese Angaben werden für den gedruckten Conference Guide übernommen 5

6 - Falls die Gestaltung der Präsentation, des Workshops oder der Interviews noch in Abklärung ist, haben Sie bis spätestens 9. Dezember 2016 Zeit, die Angaben zu vervollständigen Abbildung 12: Veranstaltung bearbeiten 3 Hiermit ist Ihre Buchung für die Präsentation, Workshop oder Interviews abgeschlossen. 6

7 2. Messestand buchen Schritt 1 von 8 Wählen Sie auf der Startseite der Detailbuchung das Modul Messe aus Folgende Webseite erscheint (Abbildung 13) Lesen Sie die Informationen zum Login auf der rechten Seite Abbildung 13: Messestand buchen Schritt 2 von 8 Loggen Sie sich mit den spezifischen Daten der Olma ein, welche wir Ihnen per Mail zugesendet haben (diese Login-Daten gelten nur für das Modul Messe). Schritt 3 von 8 Wenn Sie auf Stand buchen klicken, erscheint folgende Webseite (Abbildung 14) Wählen Sie, ob Sie ein Standangebot mit oder ohne Mobiliar buchen möchten. Die Angebote mit Mobiliar Eco 4 für KMUs, NGOs und Start-Ups, Eco 9, Eco 10 und Eco 12 finden Sie im zweiten Reiter o Falls Sie ein Standangebot ohne Mobiliar buchen möchten, lesen Sie bitte ab Schritt 4a weiter o Falls Sie ein Standangebot mit Mobiliar buchen möchten, fahren Sie bitte ab Schritt 4b mit dem Lesen fort Abbildung 14: Standfläche 7

8 Schritt 4a von 8 Fügen Sie als erstes Ihre gewünschte Länge und Breite, sowie die Standfläche ein ACHTUNG: Die Standfläche ist bereits (mit Ihren Angaben der Erstanmeldung oder Ihrer Buchung des letzten Jahres) vorausgefüllt - bitte prüfen und bei Bedarf korrigieren Durch Klicken auf die in der folgenden Abbildung (Abbildung 15) rot markierten Felder können Sie auswählen zwischen: a) Den Spalten: Reihenstand oder Eckstand b) Den Zeilen: Standfläche ohne Standbau oder Standfläche mit Basismodulstand Eco X (Aufpreis CHF pro m 2 zur leeren Standfläche) Feld i zeigt für diese zwei Optionen jeweils weitere Informationen an Wir empfehlen Ihnen, den Basismodulstand Eco X oder eine Standfläche inkl. Standbauangebot Eco zu buchen. Diese Varianten bieten sowohl preislich als auch qualitativ Vorteile und ersparen Ihnen Arbeit und Zeit, weil alle elementaren Bauteile eines Standes bereits enthalten sind. Feld i zeigt Ihnen die genauen Bestandteile des Eco X Basismodulstandes. Abbildung 15: Buchung Standfläche / Eco X Schritt 4b von 8 Durch Klicken auf die in der folgenden Abbildung rot markierten Felder können Sie auswählen zwischen: a) Den Spalten: Reihenstand oder Eckstand b) Den Zeilen: Eco 9, Eco 10, Eco 12 für einen möblierten Stand mit einer Standfläche von 9, 10 oder 12 m 2, Eco 4 ist ein möbliertes 4 m 2 Standangebot exklusiv für KMUs, NGOs und Start-ups Feld i zeigt für diese zwei Optionen jeweils weitere Informationen an Abbildung 16: Buchung möblierte Standangebote 8

9 Schritt 5 von 8 Wählen Sie die passenden Angaben Ihren Standbau betreffend. Das Feld Ausstellungsgut ist nicht relevant und kann leer gelassen werden Abbildung 17: Eingabe Hauptaussteller Schritt 6 von 8 Überprüfen Sie Ihre Kontaktangaben und ändern Sie diese gegebenenfalls Das Feld Rechnungsadresse bitte ignorieren (Rechnungsadresse wurde bereits bei Erstanmeldung abgefragt). Anschliessend finden Sie eine Übersicht Ihrer Buchung, die Sie gegebenenfalls ändern können Wenn alle Daten korrekt aufgeführt sind, schliessen Sie die Buchung ab Schritt 7 von 8 Nachdem Sie die Standbuchung abgeschlossen haben, können Sie auf der Startseite über den Button Leistungen bestellen folgende Webseite aufrufen (Abbildung 18) Hierbei können Sie zusätzliche Leistungen wie Stromanschluss, Mobiliar etc. für Ihren Stand bestellen Durch Klicken auf die einzelnen Positionen erhalten Sie genauere Informationen zu den einzelnen Produkten Wählen Sie die gewünschten Produkte und schliessen Sie anschliessend Ihre Bestellung ab. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt auch weitere Leistungen hinzubuchen Abbildung 18: Leistungen buchen 9

10 Schritt 8 von 8: Nur für Kunden mit Standangebot Eco Wenn Sie in der Standbuchung ein Eco-Standangebot gewählt haben (bspw. Eco X oder Eco 9) geben Sie bitte Ihre Informationen unter dem Punkt 5 Obligatorische Angaben zu Standangeboten Eco an und fügen das ausgefüllte Formular ihrem Warenkorb hinzu. Unter dem Punkt Logo auf der Blende können Sie wählen, ob zusätzlich zur Beschriftung Ihr Logo auf der Blende abgebildet werden soll. Wählen Sie Ja, laden Sie bitte nachdem Sie die obligatorischen Angaben gemacht haben ihr Logo unter dem Reiter Datei Upload hoch. Bitte beachten Sie, dass je nach Wahl Zusatzkosten entstehen können. Diese sind für jeden Punkt aufgelistet, wie die rote Markierung in der Abbildung (Abbildung 19) zeigt. Sie können zu ihrem Standangebot Eco zusätzliche Leistungen, wie beispielsweise weiteres Mobiliar und elektronische Geräte bestellen. Schliessen Sie anschliessend die Bestellung ab. Abbildung 19: Obligatorische Angaben zu Standangeboten Eco WICHTIG 1. Ihr Stand muss durch feste Rück- und Seitenwände begrenzt werden. Messefaltwände oder Roll-Ups reichen nicht aus. 2. Bei Bestellungen von Spots etc. muss auch ein Stromanschluss bestellt werden. Hiermit ist Ihre Buchung für den Messestand abgeschlossen. 10

11 3. Company Profile buchen Um Ihr Company Profile Eintrag aus dem letzten Jahr zu aktualisieren, schicken Sie uns bitte die korrigierte Version bis zum 9. Dezember 2016 per Mail zurück und beachten Sie Schritt 7 im Leitfaden. Falls Sie im letzten Jahr noch kein Company Profile gebucht hatten oder Ihren Eintrag komplett neu gestalten wollen, gehen Sie bitte nach den folgenden Anweisungen vor. Schritt 1 von 7 Wählen Sie auf der Startseite der Detailbuchung das Modul Company Profile Folgende Webseite erscheint (Abbildung 20) Lesen Sie die Informationen zum Login auf der rechten Seite Abbildung 20: Company Profile buchen Schritt 2 von 7 Loggen Sie sich ein Klicken Sie auf die in der Abbildung 21 rot markierten Felder Beachten Sie bei Basisprofil bearbeiten die Hinweise im nächsten Schritt Abbildung 21: Company Profile bearbeiten 3. Basisprofil bearbeiten Hinweise auf der nächsten Abbildung beachten 2. Detailinfo bearbeiten 1. Was uns wichtig ist bearbeiten bearbeiten 11

12 Schritt 3 von 7 Klicken Sie auf Basisprofil bearbeiten Achten Sie darauf, dass Sie alle Angaben ausfüllen In der folgenden Abbildung sind drei wichtige Hinweise Abbildung 22: Basisprofil bearbeiten Schritt 4 von 7 Klicken Sie auf den Stift im Feld Detailinfo Achten Sie darauf, dass Sie alle Angaben ausfüllen Schritt 5 von 7 Klicken Sie auf den Stift im Feld Was uns wichtig ist Achten Sie auch hier darauf, dass Sie alle Angaben ausfüllen. Schritt 6 von 7 Felder Dokumente und Soziale Netzwerke sind für das gedruckte Company Profile irrelevant Optional können Sie diese Felder für das online Company Profile ausfüllen Schritt 7 von 7 Schicken Sie Ihr Inserat und Logo bis spätestens am 9. Dezember 2016 an Ihre persönliche Ansprechperson Hinweise: - Das Inserat ist Ihre 2. Seite neben dem soeben ausgefüllten Firmenprofil - Ihr Logo müssen Sie uns noch zusätzlich zuschicken, damit wir die Druckqualität sicherstellen können. Folgende Formatspezifika sind dabei einzuhalten (Abbildung 23) Format Farbe Datenformat Sonstiges Inserat Abbildung 23: Formatspezifika für Inserat und Logo Logo A4 Hochformat (210x297mm) + Beschnittzugabe von 3mm auf allen Seiten à mind mm CMYK ohne Sonderfarben Kein RGB PDF Belichtungsreif und druckfähig Notfallmässig in InDesign oder Xpress inclusive Fonds, Links und Bilder EPS oder 1200 dpi jpg bei 10 cm Breite Hiermit ist Ihre Buchung für das Company Profile abgeschlossen. 12