Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG

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1 Datenschutz und Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 BDSG für Kunden / Mandanten der DYNAREX Plattform - nachstehend Auftraggeber genannt durch OnREX GmbH, Döbeln OT Großsteinbach, Obersteinbach 52 - nachstehend Auftragnehmer genannt 1.1 Gegenstand der Auftragsdatenverarbeitung Der Auftraggeber betreibt die DYNAREX Plattform ausschließlich für gewerblich registrierte Unternehmen, die KFZ- Sachverständigen Dienstleistungen erbringen. Die Sicherung des Schutzes und der Vertraulichkeit personenbezogener Daten ist die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. In dieser Vereinbarung wird dargestellt, welche personenbezogenen Daten speichert werden, wie diese verwendet werden und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten des Auftraggebers gewährleisten werden. Gegenstand der Auftragsdatenverarbeitung sind ausschließlich die vom Auftraggeber auf der DYNAREX Plattform erfassten und verarbeiteten Daten. 1.2 Geltungsdauer Die Geltungsdauer entspricht der Laufzeit des Auftrages, den der Auftraggeber mit dem Auftragnehmer zur Nutzung der Plattform DYNAREX abgeschlossen hat. 1.3 Geltungsbereich Der Geltungsbereich für die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, der Schweiz, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung von Auftragsdaten in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der 4b, 4c BDSG erfüllt sind. 1.4 Prozessablauf, Umfang und Zweck der Auftragsdatenverarbeitung auf der DYNAREX - Plattform Der Auftragnehmer verwendet Auftragsdaten des Auftraggebers nicht für eigene Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte ohne Zustimmung des Auftraggebers weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Benutzerinformationen und Sicherheitskopien, soweit sie zur Zugangssteuerung, Abrechnung und Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Bei Anwendung der DYNAREX Plattform werden Auftragsdaten wie folgt verarbeitet.: a. DYNAREX-Plattform DYNAREX ist eine Privat Cloud auf der der Auftraggeber Fahrzeug- und personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet, um KFZ-Sachverständigen-Dienstleistungen wie z.b. KFZ- Schaden- und Wertgutachten, nachstehend Vorgang genannt, zu erbringen. Der Zugriff auf die DYNAREX- Plattform erfolgt über per Benutzeranmeldung über Webbrowser bzw. Apps für mobile Endgeräte. Der Datenaustausch zwischen dem Endgerät des Auftraggebers und der DYNAREX-Plattform ist verschlüsselt. b. Personenbezogene Adress-Daten Bei der Erfassung und Bearbeitung werden vom Auftraggeber folgende Adress- und Kontaktinformationen sowie deren Ansprechpartner im Vorgang gespeichert, verarbeitet und übertragen: Soweit im Vorgang erforderlich der Vor- und Nachname, der Titel, die vollständige Adresse mit PLZ, Ort, Straße und Hausnummer ggf. PF-Nummer, Telefon-, Fax- und Mobilnummer für die private oder geschäftliche Kontaktaufnahme und die -Adresse. Beteiligte eines Vorganges können sein: - Fahrzeughalter - Versicherungsnehmer - Anspruchsteller - Unfallgegner - Rechnungsempfänger - Mahnungsempfänger - Versicherung - Werkstatt - Abschleppfirma - Rechtsanwalt - Prozessbevollmächtigter - Gericht - Besichtigungsanwesende - Sachverständiger - Drittdienstleister - Restwertaufkäufer - Sowie ggf. weitere am Vorgang Beteiligte c. Personenbezogene Aktenzeichen Zu den erfassten Beteiligten können die jeweiligen eigenen Bearbeitungsnummer (Aktenzeichen) gespeichert werden. z.b. - Zur Versicherung die Schadennummer - Zum Gericht/Rechtsanwalt das Aktenzeichen - Zum Leasinggeber die Leasingvertragsnummer - Zur Polizeidienststelle die Tagebuch-Nummer d. Personenbezogene Fahrzeugdaten Folgende Personenbezogene Fahrzeugdaten werden - Fahrzeugidentifikationsnummer - Amtliches Kennzeichen - KBA-Schlüssel - SilverDAT identifycode - Fahrzeug Hersteller-, Fabrikat- und Typ-Bezeichnung - Aufbauart, Anzahl Türen - Baujahr - Erstzulassung - Abmessung und Gewichte - Farbe und verwendete Lackart - Anzahl Vorbesitzer - Fahrzeugausstattung - Reifen und Profiltiefe - Allgemeiner Fahrzeugzustand - Kilometerlaufleistung - e. Personenbezogene Versicherungsangaben Folgende Personenbezogene Versicherungsangaben werden - Versicherungsadresse - Versicherungs-Scheinnummer - Versicherungs-Schaden-Nummer - Vertragsart / Deckung - Selbstbehalt Kasko f. Personenbezogene Unfall- und Besichtigungsdaten Folgende Personenbezogene Versicherungsangaben werden - Schadentag - Schadenbeschreibung - Anstoßbereiche - 1 -

2 - Besichtigungstermin, Uhrzeit, Ort und Beteiligte - Besichtigungszustand - Unfallskizzen - Digitale Fotos - Schadenpositionen - Berechnungsergebnisse (Reparaturkosten, Fahrzeugwert, Restwert, Marktwert, Merkantile Wertminderung) - Berechnungsergebnis im Format PDF ( z.b. Gutachten, Bewertung, Kostenvoranschlag Gerichtsgutachten) 1.5 Bereitstellung und Übertragung Arbeitsergebnisse in Form von PDF-Dokumenten werden ausschließlich vom Auftraggeber an Beteiligte eines Vorganges wie folgt übermittelt: - per Freigabe-Link auf die DYNAREX Plattform über SMS bzw Per Ausdruck auf Papier auf lokal installierte Drucksysteme. - Per elektronische Datenübermittlung via GDV- Schadennetz bzw. mit ihr verbundener Schadennetze in einem Datenformat, dass vom berechtigten Empfänger in die eigene Datenverarbeitungsanlage importiert und verarbeitet werden kann. 1.6 Eingebundene Drittdienstleister Für die Ermittlung von Berechnungsergebnisse werden auf der DYNAREX-Plattform Drittdienstleister eingebunden. Drittdienstleister sind Anbieter von kostenpflichtigen Diensten für die Ermittlung von Schadenkalkulationen, Bewertungen, Restwertgeboten und Marktwertübersichten usw. Die Weitergabe von Auftragsdaten an Drittdienstleister wird grundsätzlich erst nach Bestellung des Auftraggebers und mit dessen Zugangsdaten durchgeführt. Die Datenübertragung zum Drittdienstleister erfolgt verschlüsselt und ausschließlich nach dessen Schnittstellenvorgaben. OnREX haftet nicht für Schäden, die durch unsachgemäße Auftragsdatenverarbeitung beim Drittdienstleister verursacht werden. Die Auftragsdatenverarbeitung beim Drittdienstleister ist vertraglich ausschließlich zwischen Auftraggeber und Drittdienstleister zu regeln. 1.6 Speicherung und Verwendung von Benutzerinformationen Benutzerinformationen werden ausschließlich für den Betrieb der DYNAREX Plattform verwendet, insbesondere zu Registrierung, für die Programmfunktionen von DYNAREX wie zum Beispiel der Zuordnung von Berechtigungen, für Workflows, zur Dokumentation, Abrechnung und zur Kommunikation mit dem Auftragnehmer. Folgende Daten werden gespeichert. Erfasste Informationen Adresse Name und Adresse des Unternehmens / Mandant Name und Adresse des Unternehmens / Büro Verwendung Zur Kontoerstellung Verifizierung der Registrierung Schutz vor unberechtigtem Anmelden, Spam und Betrug Zurücksetzen des Kennwortes Zur Kontaktaufnahme für Informationen zum DYNAREX Betrieb Für die Zuordnung der erworbenen Lizenz Ergebnisdokumenten Für die Berechnung der Leistungen Ergebnisdokumenten Zur Steuerung der Nummernkreise von Aktenzeichen im Programm Berufliche Kontaktdaten Qualifikation, erfasst wenn Das geografische Gebiet, indem der Dienst nutzen und die Sprache Zahlungsinformationen Für die Zuordnung von Usern zum Büro Für bürobezogene Programmeinstellung Für die Anzeige in der Userverwaltung des Mandanten Für die Zuordnung von Programm-Berechtigungen durch den Admin des Mandanten Ergebnisdokumenten z.b. Gutachten Zur Protokollierung bzw. / Freigabe von Aktivitäten im Programm für den Mandanten Für die Interaktion mit anderen Usern des Mandanten Für die Dokumentation auf Gutachten bzw. sonstigen Dokumenten Zur Hilfe des Mandanten um die Nutzung des Kontos nachzuverfolgen. Über Kontoeinstellungen können Sie den Verlauf der zuletzt verwendeten IP nachverfolgen. Um die Interaktion mit dem Programm zu verbessern. Zur Einhaltung landesbezogener rechtlicher Beschränkungen Für die Bearbeitung und zur Weitergabe an eine externe Zahlungsverarbeitung wie z.b. PayPal Der Auftragnehmer gibt keinen Benutzerinformationen für z.b. Werbeaktionen an Dritte weiter. 2. Technisch-organisatorische Maßnahmen Technisch-organisatorischen Maßnahmen sind die vom Auftragnehmer zu treffenden Maßnahmen zum Schutz von Auftragsdaten durch Organisationskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle sowie des Trennungsgebots (vgl. Punkt 10). Alle Maßnahmen die in diesem Zusammenhang durchgeführt werden, unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen werden dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen in Punkt 10 dokumentiert. Die dokumentierten Maßnahmen sind Grundlage des Auftrags. 3. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 4. Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags nach 11 Abs. 4 BDSG folgende Pflichten: Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet - 2 -

3 und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend 9 BDSG und Anlage. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach 43, 44 BDSG beim Auftragnehmer ermittelt. Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT- Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) vorlegen. 5. Unterauftragsverhältnisse Soweit bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers Unterauftragnehmer einbezogen werden sollen, wird dies genehmigt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist grundsätzlich nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Ohne schriftliche Zustimmung kann der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung unter Wahrung seiner unter Ziffer 4 erläuterten Pflicht zur Auftragskontrolle konzernangehörige Unternehmen sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt einsetzen, wenn er dies dem Auftraggeber vor Beginn der Verarbeitung oder Nutzung mitteilt. Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem/den Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmungen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des 11 BDSG i.v.m. Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, vom Auftragnehmer auf schriftliche Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten. Der Auftragnehmer hat aktuell folgenden Unterauftragsnehmer beauftragt.: Die Firma enviatel GmbH, DataCenter Taucha 1, stellt die technische Infrastruktur (Serverstellplatz, Klimatisierung, Unterbrechungsfreie Stromversorgung, Backup, Firewall und Antivirenschutz) Das Rechenzentrum ist nicht berechtigt, Auftragsdaten aus diesem Vertrag zu verarbeiten. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.b. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder die Entsorgung von Datenträgern. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 6. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Erfüllung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG und der Anlage nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT- Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. 7. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen. 8. Weisungsbefugnis des Auftraggebers Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, dass er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Ausgenommen davon sind Änderungen der Datenbankstruktur im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung der Standardanwendung DYNAREX bzw. veränderter Formate zur Durchführung der Datensicherung. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder in Textform (etwa per ) bestätigen. Der - 3 -

4 Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend 11 Abs. 3 Satz 2 BDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. 9. Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 10. Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen nach 9 BDSG und Anlage Das vom Auftragnehmer beauftragte Rechenzentrum ist Zertifiziert nach ISO/IEC Folgende technischen bzw. organisatorischen Maßnahmen sichergestellt: 1. Zutrittskontrolle Mehrere Sicherheitsbereiche im Hochsicherheitsrechenzentrum (RZ). Sicherheitszaun als Abgrenzung zu Nachbargrundstücken, Bewachung rund um die Uhr durch Bewachungsdienst. Mehrere Sicherheitsschleusen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen. Fest definierter Prozess für Autorisierung der Zutritte zum RZ, jährliche Prüfung durch Revisionsgesellschaft, dass der definierte Prozess für Zutritte eingehalten wird. Besucher müssen mindestens 24 Stunden vor dem Besuch angemeldet werden und sich mit Pass oder ID ausweisen. Sie dürfen sich nur in Begleitung eines Mitarbeiters des RZ im RZ aufhalten. Nur wenige Mitarbeiter des Auftragnehmers dürfen Begleitpersonen in das RZ mitnehmen. Es findet eine Ausweiskontrolle statt; für die Zeit des Besuchs werden den Besuchern die Ausweise abgenommen. Jeder Zutritt wird protokolliert. Die Zutrittsprotokolle werden regelmäßig nach fest definierten Prozessen durch den CTO des Auftragnehmers kontrolliert. Im ausschließlich dem Auftragnehmer im RZ zugewiesenen Bereich wird nochmals kontrolliert, ob eine Zutrittsberechtigung besteht. Es besteht eine elektronische Zutrittskontrolle im RZ durch Badges. Sämtliche sicherheitsrelevanten Bereiche sind videoüberwacht. 2. Zugangskontrolle Sämtliche Systeme sind durch Benutzername und Passwort vor fremden Zugriff geschützt. Nur wenige, speziell ausgewiesene Mitarbeiter des Auftragnehmers haben Zugriff auf die im Produktivsystem abgelegten Daten, ein Zugriff erfolgt nur, sofern dies notwendig ist. Der Zugriff auf diese produktiven Daten wird mittels eines definierten Prozesses gewährt, es wird jährlich kontrolliert, ob diese Prozesse eingehalten werden. Der CTO kontrolliert die entsprechenden Zugriffslisten regelmäßig. 3. Zugriffskontrolle Alle Kundendaten sind logisch voneinander getrennt. Es ist ausgeschlossen, dass ein Kunde auf die Daten eines anderen Kunden zugreifen kann, soweit ihm diese Daten nicht von diesem Kunden übermittelt wurden. Durch abgestufte Berechtigungskonzepte wird sichergestellt, dass auf Seiten des Auftragnehmers nur ein eingeschränkter Personenkreis zugriff auf die Kundendaten hat. Die produktiven Daten sind strikt getrennt nach Ländern, einzelnen Auftraggebern und Benutzern. Benutzer können nur auf die für sie freigeschalteten Daten zugreifen. Diese Berechtigung sind in einem Member System hinterlegt. Die Nachführung des Member Systems unterliegt einem fest definiertem Prozess und wird periodisch kontrolliert. Produktive Daten werden in der Regel nicht kopiert und befinden grundsätzlich nur im RZ und am für die Lagerung von Backups vorgesehenen Ort. Der Transport dieser Daten, etwa zur Backupsite, wird mittels einer speziellen Sicherheitsfirma ausgeführt und von bewaffnetem Sicherheitspersonal begleitet. Jedes Login und jeder Zugriff wird protokolliert. 4. Weitergabekontrolle Produktive Daten werden in der Regel nicht kopiert und sind grundsätzlich nur im RZ bzw. am für die Lagerung von Backups vorgesehenen Ort gespeichert. Zum Transport der Daten gilt das oben unter Nr. 3 ausgeführte. Daten werden grundsätzlich nur elektronisch auf vom Auftraggeber definierten Wegen und Protokollen übermittelt. Soweit vom Auftraggeber vorgesehen, wird eine verschlüsselte Verbindung zum Auftraggeber aufgebaut. Im Fall einer physischen Übermittlung (etwa beim Austausch defekter Hardware) wird der Transport der Datenträger durch bewaffnetes Sicherheitspersonal beaufsichtigt. Jeder physische Transport der Daten wird protokolliert. 5. Eingabekontrolle Sämtliche Daten werden grundsätzlich durch den Auftraggeber, bzw. von diesem benannten Nutzern eingegeben und werden vom Auftragnehmer grundsätzlich nicht manuell verändert, eine Verarbeitung findet automatisiert und ohne manuelle Zwischenschritte durch den Auftragnehmer statt. Physische Zugriffe des Auftragnehmers werden nach den vorgenannten Ziffern protokolliert. Bei technischen Problemen können Kundendaten durch einzelne autorisierte Mitarbeiter des Auftragnehmers eingesehen werden. 6. Verfügbarkeitskontrolle Backup-Verfahren (regelmäßige, nach Möglichkeit tägliche und wöchentliche, zumindest jedoch monatliche Sicherung der Daten mit Aufbewahrung an einem gesicherten Ort). Grundsätzlich Spiegeln von Festplatten, z.b. RAID- Verfahren und Mehrfachspeicherung in der Produktivumgebung (z.b. RAC Cluster Oracle) Unterbrechungsfreie Stromversorgung, Notstromgeneratoren und weitere Infrastrukturmaßnahmen im RZ. Getrennte Aufbewahrung der Daten. Virenschutz / Firewall

5 Notfallplan / DR Planung vorhanden, diese Planung wird in regelmäßigen Abständen überprüft. 7. Trennungskontrolle Interne Mandantenfähigkeit. Funktionstrennung von Produktions- und Testumgebung. Es existiert ein Berechtigungskonzept, das der getrennten Verarbeitung von Daten des Auftraggebers von Daten anderer Mandanten Rechnung trägt. Die in den verwendeten Systemen verfügbaren Berechtigungsmechanismen ermöglichen die exakte Umsetzung der Vorgaben des Berechtigungskonzeptes