Prozessreviews. Univ. Doz. Dr. Norbert Fuchs WS 2004

Transkript

1 Prozessreviews Univ. Doz. Dr. Norbert Fuchs WS 2004

2 Inhalt > Einführung: Was sind Reviews? > Meetings allgemein > Reviewmethodik > Video - Reviewszenen Process_Review.ppt 2

3 Hintergrund > SEI Assessments in Alcatel Austria und im Konzern > Assessment Finding : Reviews werden nicht effektiv durchgeführt > deutliche Erfolge in anderen Unternehmen (HP, AT&T, Shell,...) Ausarbeitung v. Review-Prozess und -schulung in Alcatel in Alcatel Austria wurden seit 1995 etwa 200 Mitarbeiter geschult vor allem aus der Entwicklung, aber auch aus Marketing & Sales aktualisierte Schulung 1998 Process_Review.ppt 3

4 Ziele dieses Trainings Ausbau von Skills bezüglich > Managementaspekten von Reviews (Kosten-Nutzen, Planung, etc.) > grundlegende Meeting-Regeln > Gedanken zur Gruppenarbeit > Review-Methodik > Erarbeiten einer Grundlage für zukünftige Prozessreviews Process_Review.ppt 4

5 Ziele eines Reviews > Ziele eines Reviews (Verbesserung von Produkten und Prozessen) Verbesserungspotential früh zu identifizieren erfüllt das Dokument die Anforderungen aus Standards, übergeordneten Dokumenten, etc.? Komplexität der Dokumente zu reduzieren (eine Art Fehler!) durch gemeinsames Lernen Fehlern vorzubeugen > Was wird reviewed? alles was man anschauen kann! Geschäftsprozesse, Spezifikationen, HW-/SW-Design, HW-/SW-Implementation, Studien, andere Dokumente,... Process_Review.ppt 5

6 Frühe Qualitätsorientierung senkt Kosten Kosten Möglichkeit der Einsparung von Kosten Kosten einer Änderung Zeit (Produktlebenszyklus) Process_Review.ppt 6

7 Reviews im Geschäftsprozess Kunde Prozessschritt Prozessschritt Kunde Review Die Referenzdokumente für ein Review gehören festgelegt Feedback vom Review auch an die Referenzdokumente Process_Review.ppt 7

8 Reviews im Entwicklungsprozess Planning and Reporting Activity A Activity B Activity C Software Development Plan Software Engineering Guidelines Management Instructions Methods, Procedures (Standards) Requirements for the Workproduct Standard for the Activity Review The Workproduct Reports, Statistics Change Management Configuration Management Process_Review.ppt 8

9 Kosten-Nutzen > Reviews sind vorbeugende Maßnahmen - der hauptsächliche Nutzen wird später im Produktlebenszyklus erzielt. > gute Reviews sind eine Investition - fordert etwas Geduld. > Reviews scheinen manchmal kostspielig zu sein. > aber: Daten zeigen, dass man mit einer Personenstunde in einem guten Review einen schwerwiegenden Defekt findet - der sonst erst beim Kunden oder bei Software in späteren Testphasen zu viel höheren Kosten gefunden wird. Process_Review.ppt 9

10 Review Datenauswertung Alcatel Austria Divisions Andere Organisationen Kennzahl Maßeinheit NASA AT&T Shell HP SPR Anzahl Reviews Vorbereitung Seiten/h * 122* 8,6 25/ 150* Meeting Seiten/h * 155* 8,5 12/ 75* Kosten Ph/Seite 0,9 0,1 0,4 3,4 Ph/Defekt 1,0 0,7 0,8 1,1 0,5 1,9 1,0 Qualität Defekte/Seite 0,9 0,1 0,4 90* 2,4 Rework Kosten Ph/Defekt 0,5 Return on Investment *...bezieht sich auf Number of Source Statements statt Dokumentenseiten Process_Review.ppt 10

11 Gary s Personal Learning Curve Quelle: Tom Gilb Gefundene / Douglas Bericht, 1988 Probleme Der Ingenieur Gary war Autor für das Dokument bei den Reviews 1 bis Erfahrung als Reviewer Englische Originalfolie von Tom Gilb Copyright 1996 by Tom Gilb, Iver Holtersvei 2, N-1410 Kolbotn, Norway , Gilb@ACM.org Process_Review.ppt 11

12 Kosten-Nutzen > Reviews [Inspection] können die Dauer von SW-Projekten um 50% reduzieren Tom Gilb, 1996 > Reviews kosten Zeit in den frühen Projektphasen (Anforderungen, Design), sparen aber Zeit in der Testphase und Wartungsphase (bis zu 20 Mal teurer einen Defekt in späten Phasen auszubessern). > Reviews reduzieren die Entwicklungskosten bis zu 50% Netto (IBM) > Reviews gaben in mehreren Fällen ein Return on Investment von 10 zu 1, nur durch die Reduzierung von Nacharbeit in späteren Phasen! > zusätzlicher Nutzen durch Fehlervorbeugung: über 15 zu 1 Payoff bei IBM (Mays IBM 1995) Englische Originalfolie von Tom Gilb Copyright 1996 by Tom Gilb, Iver Holtersvei 2, N-1410 Kolbotn, Norway. Process_Review.ppt 12

13 Reviews vs. Software-Testen > Wir finden die Defekte sowieso beim Testen > durch Tests werden einige Defekte gefunden: etwa 50% der Defekte zu Mal den Kosten von Reviews. > Fehlervorbeugung ist effektiver (50% to 90% der Defekte) > Nacharbeit beim Testen verzögert Projekte kurz vor der Freigabe... >...und verleitet zu einer Freigabe eines nur teilweise getesteten Produktes. > etwa 50% bis 90% der Defekte können mit Reviews schon vor Testen gefunden werden. Englische Originalfolie von Tom Gilb Copyright 1996 by Tom Gilb, Iver Holtersvei 2, N-1410 Kolbotn, Norway. Process_Review.ppt 13

14 Tätigkeiten in der Softwareentwicklung Test, debug 15% 19% Specification 51% 15% Communication (discussion, meetings) Code Process_Review.ppt 14 Quelle: Hesse, Frese (IPAS-Projekt, Deutschland, 1994)

15 Zusammenfassung - Einführung > Review ist ein Werkzeug zur Verbesserung von Produkten und Prozessen. > Ziele sind frühe Fehlerfindung, Lernen, Reduktion von Komplexität > Reviews nicht nur bei Freigabe, sondern früher einsetzen > die Referenzdokumente für das Reviewobjekt sind wichtig > Kosten-Nutzen Berichte zeigen, dass deutliche Einsparungen mit Reviews erzielt werden können > Daten von Hewlett-Packard zeigen: 0.2 bis 0.3 Defekte gefunden pro Personenstunde mit Testen 1 Defekt gefunden pro Personenstunde mit Review Process_Review.ppt 15

16 Inhalt Einführung: Was sind Reviews? > Meetings allgemein > Reviewmethodik > Video - Reviewszenen Process_Review.ppt 16

17 Inhalte Meetings allgemein > Arten von Meetings > Meetings - Arbeitstechniken > Meeting Regeln > Meeting über Draht > Arten von Reviews > Gedanken zur Gruppenarbeit Process_Review.ppt 17

18 Verschiedene Arten v. Meetings > Problemlösung > Entscheidung > Planung > Berichten / präsentieren > Feedback Process_Review.ppt 18

19 Meetings - Arbeitstechniken > Nützliche Arbeitstechniken, z.b. Ideen generieren: Brainstorming Ideen generieren (divergent): Brainwriting/NGT Konsensus unter Experten finden: Delphi Ursachenanalyse: Ishikawa-Diagramm... > und außerdem allgemeine Meeting Regeln Process_Review.ppt 19

20 Eine Seite Meeting Regeln Wir wollen... sein > vorbereitet > pünktlich > sachlich > offen (Gesprächskultur, Argumente zuhören) Wir wollen... > am Anfang vom Meeting Moderator und Schriftführer definieren alles andere ist Geldverschwendung für Alcatel! Action Points von vorhergehenden Meetings durchgehen Ziel klarstellen (Why are we here? What are we to achieve? How do we measure it? > am Ende des Meetings 10 Min Did we achieve it? Action Points zusammenfassen Process_Review.ppt 20

21 Meeting über Draht Meetings mittels Telefonkonferenz Videokonferenz Web oder andere Workgroup-Systeme Was ist wichtig Gruppendynamik Durchführung noch straffer! Körper / Stimmsprache / Netiquette... Process_Review.ppt 21

22 Arten von Reviews > Review als Überbegriff Walkthrough Inhalte vermitteln/evaluieren Einschulung/Wissen verbreiten Inspektion Inhalte überprüfen/verifizieren Technisches Review Inhalte evaluieren/freigeben Management Review Prozess-/Projektstatus, Fortschritt und Effektivität auswerten Audit Konformitätsüberprüfung von Produkten und Prozessen Process_Review.ppt 22

23 Arbeitserschwerendes Verhalten in der Gruppe > Festfahren in einer bestimmten Problematik oder Lösungsstrategie > falsch zuhören > Missverständnisse > einmal Begriffenes wieder in Frage stellen > lange Monologe führen > Überredungsversuche statt gemeinsamer Suche nach Lösungen > aneinander vorbeireden > auf seinem Standpunkt beharren > sich passiv verhalten > sich ungenau ausdrücken > Abweichen vom Thema > Cliquenbildung Process_Review.ppt 23

24 Arbeitserförderndes Verhalten in der Gruppe > Strukturierung des Problemlösungsweges > Kanalisierung der Aktivitäten auf ein Ziel hin > Schwierigkeiten ansprechen > Hindernisse aufzeigen > Vertrauen aussprechen und zeigen > aktiv zuhören > sich an Entscheidungen beteiligen > Akzeptieren von Vorschlägen > positive Gefühle gegenüber anderen offen aussprechen > gemeinsame Suche nach Lösungen > innerliches Mitgehen > Seitengespräche vermeiden Process_Review.ppt 24

25 Konflikte > Konflikte sind normal. > Konflikte können meist produktiv genützt werden (sowohl für die Person als auch für das Unternehmen -> Schaffung künstlicher Konflikte). > Erst wenn sie nicht lösbar werden, wirken sich Konflikte destruktiv aus. > Die Ursachen liegen entweder bei Personen, aber sehr häufig auch in Organisationsstrukturen, z.b. Profit Center Idee. Process_Review.ppt 25

26 Symptome für Konflikte > Gruppe kann sich nicht über Pläne, Vorschläge und Entscheidungen einigen. > Ideen werden angegriffen, noch bevor sie ganz ausgesprochen worden sind. > Argumente werden mit großer Heftigkeit vorgetragen. > Mitglieder greifen einander auf subtile Weise persönlich an. > Mitglieder sprechen abfällig über die Gruppe. > Mitglieder widersprechen häufig den Vorschlägen des Moderators. > Mitglieder werfen sich gegenseitig vor, das eigentliche Problem nicht zu verstehen. Process_Review.ppt 26

27 Phasen bei der Gruppenbildung > PHASE 1: UNSICHERHEIT Höflich Unpersönlich Gespannt Vorsichtig > Phase 2: SCHAFFUNG VON SICHERHEIT Konfrontation Unterschwellig Konflikte Cliquenbildung Mühsames Vorwärtskommen > Phase 3: ENTWICKLUNG DER TEILNAHME Aktive Rolle Vertrauen Entspannung Streben nach Übereinstimmung > Phase 4: STRUKTURIERUNG DER GRUPPE Neue Verhaltensweisen Gegenabhängigkeiten Bejahende Einstellung Verzichte > Phase 5: SELBSTREGULIERUNG DER GRUPPENFUNKTION Offen Flexibel Leistungsfähig Zusammenhalt Intimität Process_Review.ppt 27

28 Zusammenfassung Meetings allgemein > verschiedene Arten von Meetings > Arbeitstechniken und Regeln für effektive Meetings > verschiedene Arten von Reviews > Gedanken zur Gruppenarbeit Process_Review.ppt 28

29 Inhalt Einführung: Was sind Reviews? Meetings allgemein > Reviewmethodik > Video - Reviewszenen Process_Review.ppt 29

30 Einführung Review Methodik Ziel dieses Moduls ist die Vermittlung der Grundkenntnisse einer erprobten Review-Methodik. Mit Hilfe dieser Methodik soll jedes Dokument (bevor es breit angewendet wird) durch einen repräsentativen Kreis von Interessenten geprüft werden, um Fehler aufzudecken und ein entsprechendes Qualitätsniveau zu erreichen. Process_Review.ppt 30

31 Inhalte Review Methodik > Ziele eines Reviews > Reviewprozess > Teilnehmer - Rollenverteilung, Teamgröße > Reviewplanung > Reviewbericht > Verhaltensregeln und Probleme Process_Review.ppt 31

32 Ziele Review Methodik > Ziele eines Reviews Fehler früh zu identifizieren erfüllt das Dokument die Anforderungen aus Standards, übergeordneten Dokumenten, etc.? Komplexität der Dokumente zu reduzieren (eine Art Fehler!) Fehlern vorzubeugen durch gemeinsames Lernen > Was wird reviewed? Alles was man anschauen kann! Prozessbeschreibungen, Spezifikationen, HW-/SW-Design, HW-/SW- Implementationen, Dokumente,... Process_Review.ppt 32

33 Reviewprozeß > Logistik durch Moderator: Teilnehmer, Termin und Raum > Einladung mit relevanter Dokumentation (1 Woche vorher) > Einführung in die Thematik (wenn notwendig) > Individuelle Vorbereitung > Sitzung sequentielles Durchgehen des Dokumentes Fehler aufzeigen maximal 2 Stunden > Nacharbeit/Rework > Überprüfung der Nacharbeit bzw. Re-Review 2 h Process_Review.ppt 33

34 Reviewplanung > Aufwand für Reviews (siehe auch Daten im Modul I - Einführung) > etwa Lines of Code pro Stunde > etwa Seiten Dokument pro Stunde Anforderungsspezifikation (12 Seiten pro Stunde) User Dokumentation (20 Seiten pro Stunde) > etwa die doppelte Geschwindigkeit bei der individuellen Vorbereitung > falls das Dokument umfangreich ist: Sampling planen Process_Review.ppt 34

35 Teilnehmer - Rollenverteilung > Moderator plant das gesamte Review leitet die Sitzung ist für das Gesamtprotokoll mit der Team-Entscheidung zuständig > Schriftführer schreibt die Defekte (Unklarheiten) mit liest die Fehlerbeschreibungen und Klassifikation vor > Reader führt das Durchlesen des Dokumentes Rolle kann auch durch den Moderator übernommen werden > Autor erklärt, wenn gefragt, Unklarheiten im Dokument hört zu! Process_Review.ppt 35

36 Teilnehmer Wer ist Reviewer? > jeder Teilnehmer, außer dem Autor Wer soll teilnehmen? > 3-6 Personen (einschl. Autor) > "Kunden" des Dokuments > "Auftraggeber" für das Dokument > andere Personen mit Kenntnissen oder Interesse am Dokument Qualifikation > Reviewer: Besuch der Reviewschulung > Moderator: zusätzlich Teilnahme an 2 Reviews Process_Review.ppt 36

37 Teamgröße > Welche Faktoren beeinflussen die Teamgröße? Zum Beispiel: Forschung deutet an, dass Reviews am effektivsten (max gefundene Defekte pro Seite) mit 4-5 Teilnehmern sind. am effizientesten (max gefundene Defekte pro Personenstunde) mit 2-3 Teilnehmern sind. politische Faktoren (Anwesenheit von Projektleiter, Kunde,...) zusätzliche Teilnehmer zur Schulung Interessenvertretung Process_Review.ppt 37

38 Reviewbericht Formular bestehend aus > Allgemeiner Teil Dokumenteninformation Teilnehmer Aufwände für Vorbereitung und Sitzung Team-Entscheidung (OK, Nacharbeit, Re-Review) > Fehlerliste Auflistung der Fehler Klassifikation (um die Effektivität auswerten zu können) auf jeden Fall Major - Minor Klassifikation weitere Klassifikation nützlich (4 Stufen, Defektursprung-Phase, Defekttyp, etc.) Process_Review.ppt 38

39 Verhaltensregeln und Probleme > persönliche Konflikte bei der Auswahl der Teilnehmer soweit wie möglich berücksichtigen. > wenn Teilnehmer nicht ausreichend vorbereitet sind, Sitzung verschieben. > sachlich argumentieren, ohne persönliche Angriffe. > der Autor sollte seine Arbeit nicht verteidigen. > Lösungen nur beschränkt diskutieren (evtl. getrennte Besprechung). > Fehler oder doch kein Fehler? - Bei Zweifel in die Fehlerliste aufnehmen, ohne lange Diskussion! Process_Review.ppt 39

40 Review-Kultur Blame culture kann im Weg stehen! VISION: Wir betrachten Fehler als Lernmöglichkeit und nicht als zu bestrafendes Verbrechen! Es ist nicht schlimm, einen Feler zu machen. - Es ist nur schlimm, einen Feler zweimal zu machen! Process_Review.ppt 40

41 Rollen-Checkliste - Moderator > die Besprechung leiten (Rolle als Reviewer sekundär) > Das Ziel ist es, viele mögliche Defekte/Unklarheiten festzustellen! Fokus auf das Wesentliche (Defekte die später im Projekt wesentliche Kosten verursachen können, und dadurch hohe Einsparungspotential bringen) > sei offen (Verbesserungspotential erkennen, Fragen, Unklarheiten,...) > Spaß fördern, aber nicht auf Kosten der Zielerreichung > Lernen fördern > Teamwork fördern Process_Review.ppt 41 Aus englischer Originalfolie von Tom Gilb Copyright 1996 by Tom Gilb, Iver Holtersvei 2, N-1410 Kolbotn, Norway , Gilb@ACM.org

42 Rollen-Checkliste - Autor > die Defekte die Du selbst gefunden hast zuletzt melden > nicht sagen das habe ich schon gefunden > sei dankbar für Feedback > Lernen > Team-Kollegen respektieren > das Protokoll auf Verständlichkeit prüfen > Fragen beantworten Process_Review.ppt 42 Englische Originalfolie von Tom Gilb Copyright 1996 by Tom Gilb, Iver Holtersvei 2, N-1410 Kolbotn, Norway , Gilb@ACM.org

43 Tipps für mehr Effektivität & Effizienz (1) Noch mehr Effektivität durch > Spezifische Reviewer-Rollen: rückwärts lesen... (von Ende des Dokumentes) Fokus auf Teilaspekte (fachliche Aspekte, Teile des Dokumentes) etc... > Checklisten allgemeine Checklisten (welche sind die typischen Fehler, die uns viel Kosten verursachen können) Rollen-spezifische Checklisten > Analyse der gesammelten Daten Sind die Review effizient und effektiv? Process_Review.ppt 43

44 Tipps für mehr Effektivität & Effizienz (2) > Sampling, um großes Dokument ökonomisch zu reviewen Nutzen von Reviews zu demonstrieren Bedarf an weitere Reviews festzustellen Ergebnis: Gesamtdokument akzeptieren, wegwerfen oder Reviews auf weitere Samples durchführen > 2-Personen-Reviews: besonders dann, wenn das Dokument für ein kleineres Publikum erstellt wird (z.b. auch für Source Code) Process_Review.ppt 44

45 Zusammenfassung > Reviewziele sind frühe Fehlerfindung, Lernen, Reduktion von Komplexität > die Rollen (Moderator, Reader, Schriftführer) sind im Reviewmeeting wichtig > Meeting: Optimal 3-6 Teilnehmer, maximal 2 Stunden > Reviews gehören geplant > durch spezifische Reviewer-Rollen, Checklisten, und Sampling können Reviews noch effektiver und effizienter gestaltet werden Process_Review.ppt 45

46 Inhalt Einführung: Was sind Reviews? Meetings allgemein Reviewmethodik > Video - Reviewszenen Process_Review.ppt 46

47 Process_Review.ppt 47