ERP für Handel, Produktion und Dienstleistung. Praxisleitfaden: Evaluation und Einführung. Marcel Siegenthaler. Überreicht durch:

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1 Marcel Siegenthaler ERP für Handel, Produktion und Dienstleistung Praxisleitfaden: Evaluation und Einführung Überreicht durch: BPX-Edition Rheinfelden/Schweiz

2 BPX Internet Best Practice Xperts Marcel Siegenthaler ERP für Handel, Produktion und Dienstleistung Praxisleitfaden: Evaluation und Einführung Vorwort von Roland Rupp, SKV Rheinfelden/Schweiz BPX-Edition, 2012 ISBN BPX-Edition Rheinfelden Hinweis: In diesem Booklet wird bei Bezeichnungen die männliche Form verwendet. Dies dient lediglich der Lesefreundlichkeit und schliesst die weibliche Form mit ein. Alle Rechte, insbesondere die Übersetzung in fremde Sprachen, sind dem BPX-Verlag vorbehalten. Kein Teil des Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages fotokopiert oder in irgendeiner anderen Form reproduziert oder in eine von Maschinen verwendbare Form übertragen oder übersetzt werden. Herstellung: BPX-Edition, Rheinfelden/Schweiz Druck und Verarbeitung: galledia ag 2

3 Vorwort Inhalt 1 Vorwort 4 2 Management Summary 5 3 Grundlagen ERP Definition und Übersicht Funktionsumfang ERP aus der Cloud Kostenstruktur ERP Gründe für den ERP-Einsatz 16 4 ERP für die Produktion Produktionsplanung PPS Datenaustausch zwischen CAD und ERP Zusammenarbeit Entwicklung & Produktion Verfahrenstechnische Prozesse 22 5 ERP für den Handel Grosshandel Streckengeschäft Detailhandel Preisfindung 34 6 EPR für Dienstleistung 37 7 Spezielle Erweiterungen E-Commerce, E-Procurement Workflow-Management Mobile Lösungen und Apps BI Kennzahlen im Cockpit IT für Kunden- & Lieferantenanbindung Produktkonfigurator 50 8 Business-Software-Auswahl Stolpersteine in ERP-Projekten Erfolgsfaktoren und Lösungsansätze Vorgehen für Evaluation und Einführung Vertragsabschluss Einführung und Betrieb Blick auf den ERP-Markt 65 9 Ausblick und Trends Literatur & Internetadressen Profile der Editionspartner Autorenteam & BPX 80 3

4 Vorwort 1 Vorwort Mit dem Begriff «ERP Enterprise-Resource-Planning» assoziiert man meist Software-Systeme, welche sehr viel Geld für Anschaffung, Schulung und Unterhalt kosten und daher nur für mittlere und grössere Firmen geeignet sind. Dass solche Systeme aber keinesfalls nur den grösseren Firmen vorbehalten, sondern auch genauso wichtig für Kleinst- und Kleinbetriebe sind, erkennt man rasch, wenn man sieht, was solch ein System an Verbesserungen bringt und welche möglichen vorhandenen Probleme damit gelöst werden: Schnelle Erkennung von Veränderungen am Markt und folglich kürzere Reaktionszeiten Enge Anbindung von Kunden und Lieferanten Optimale Lagerbewirtschaftung Optimierte Auftragsabwicklung und Rückverfolgbarkeit. Diese Vorteile sind jedoch keinesfalls nur Mittel- und Grossbetrieben vorbehalten. Im Gegenteil: Schnelle Lieferung durch effiziente Auftragsabwicklung beeindruckt auch heute noch viele Besteller und wird keinesfalls als selbstverständlich angenommen. Wie etwa das Beispiel der Buchhandlung, welche die Kunden stets vorab avisiert, sobald das bestellte Buch ausgeliefert wird. Dies sogar inkl. Sendungsverfolgungscodes. Dies begeistert, ja verblüfft geradezu die Kunden und ist nur möglich dank eines ERP-Systems. Auf dem Markt gibt es zahlreiche ERP-Anbieter, und selbst als Open-Source-Lösung kann man heute professionelle ERP-Systeme einsetzen, welche nur äusserst geringen Konfigurations- und Implementationsaufwand bedeuten. Wer also heute noch nicht ein System besitzt, in welchem Kunden, Lieferanten, Artikel, Lager und Auftragsabwicklung aus einem Guss verwaltet werden, und auf der Suche nach einem für seinen Betrieb geeigneten ERP-System ist, findet in diesem Booklet mit Sicherheit den richtigen Partner. Roland M. Rupp Leiter der Geschäftsstelle Schweizerischer KMU Verband 4

5 Management Summary 2 Management Summary Wie gross ist der ROI bei der Investition in ein ERP- System? Zwar kann auch dieses Booklet diese Frage nicht beantworten, nennt dafür aber einige Wettbewerbsvorteile, die ein gut passendes ERP-System einem Unternehmen bringt: Enge Anbindung an Kunden und Lieferanten Kürzere Reaktionszeiten am Markt Kleinere Lager Kontrollierten Auftragsablauf mit Rückverfolgbarkeit Das ERP durchdringt das ganze Unternehmen und betrifft alle Prozesse. Mit der heutigen grossen Funktionsbreite der ERP-Lösungen entsteht ein weiterer Vorteil durch die Mehrfachnutzung der Daten. Historisch gewachsene IT-Insellösungen verursachen überproportional viel Aufwand im Betrieb. Medienbrüche, unterschiedliche User-Interfaces, Datenredundanzen und diverse weitere Nachteile können die Ablösung durch ein integrierendes Gesamtsystem durchaus rechtfertigen. Mit einer Investition von etwa CHF pro Mitarbeiter gehört ein ERP schon rein finanziell gesehen zu den grösseren Ausgaben einer Firma. Damit die Kosten nicht ins Uferlose steigen und die Vorteile einer modernen Business-Software ausgeschöpft werden können, ist bei der Auswahl mit grosser Sorgfalt vorzugehen. Als «Erfolg» des IT-Projektes lässt sich definieren, dass die Abläufe und die Mitarbeitenden im Unternehmen längerfristig umfassend von der Software unterstützt werden. Natürlich sind dabei die finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen ebenfalls einzuhalten. Um diesen Erfolg zu erreichen, hat sich ein prozessorientierter Ansatz in der Praxis vielfach bewährt; er ist im Kapitel 8 beschrieben. Letztlich muss das Projekt einer ERP-Einführung mehr leisten als lediglich eine Software mit vielen Funktionen zur Verfügung zu stellen: Es geht um Kommunikation, Kooperation und Aufbau von Wissen im Unternehmen. Das ERP-Projekt wird idealerweise als Chance verstanden, das Unternehmen weiterzuentwickeln. 5

6 Management Summary Best Practice: OPED GmbH / Orthesen Die OPED GmbH ist Marktführer im Bereich Orthesen, der flexiblen Kunststoffalternative zum klassischen Gipsverband. Innovative Produkte sowie eine international geprägte Ausrichtung schaffen ein jährliches Wachstum von 20 bis 30%. Von Anfang an begleitete die ERP-Branchenlösung KUMAVISION med das Unternehmen auf seinem Wachstumskurs: «Die Software ist so flexibel und skalierbar, dass unsere 200 Mitarbeiter heute damit genauso erfolgreich arbeiten wie die 30 Mitarbeiter vor zehn Jahren», erklärt OPED-Geschäftsführer Christian Puritscher. Das Erfolgsgeheimnis: KUMAVISION med basiert auf der weltweit tausendfach eingesetzten Standard-Software Microsoft Dynamics NAV und bringt branchenspezifische Erweiterungen für Medizintechnik und den Gesundheitsmarkt serienmässig mit. Damit lassen sich bei OPED alle Unternehmensprozesse in einem integriertem System abbilden: von der Auftragserteilung über die Produktion bis hin zu Logistik und Versand, von der Finanzbuchhaltung über Marketing bis hin zu Customer Relationship Management und After-Sales-Service. «Dies ermöglicht automatisierte Prozesse, erhöht die Transparenz und hilft dabei, unsere Abläufe zu optimieren», berichtet Puritscher aus der Praxis. Der elektronische Rezept-Workflow mit Krankenkassen und Patienten sowie systemgesteuerte Mahnungsläufe sorgen ebenso für mehr Effizienz wie die transparente Abbildung des komplexen Werteflusses: Die Orthesen befinden sich zunächst in Konsignationslagern bei Kliniken, gehen dann in das Eigentum der Patienten über und werden anschliessend recycelt und wiederverkauft. Die integrierte Seriennummernverwaltung und das Dokumentenmanagementsystem tragen weiterhin zur Optimierung der innerbetrieblichen Abläufe bei. Lösungsanbieter: KUMAVISION AG (Firmenprofil Seite 75) 6

7 Grundlagen ERP 3 Grundlagen ERP Eine Business-Software ist heute in fast jedem schweizerischen Unternehmen anzutreffen. Entsprechend dem Einsatzzweck oder der Herkunft der Software werden die unterschiedlichsten Bezeichnungen verwendet. Auch für Fachleute ist es sehr schwierig, einen Überblick über die eingesetzten Produkte und die aktuellen Schlagworte zu behalten. Dieses Booklet konzentriert sich darauf, die Softwaresituation zu klären, und zwar für kleine und mittlere Unternehmen, welche in der Produktion, im Handel oder im Dienstleistungsbereich tätig sind. Durch die anhaltend schnelle Entwicklung in der Informationstechnologie ist jede Marktabbildung und jede Produktempfehlung zeitlich nur begrenzt aktuell. Hier wird deshalb die Vorgehensmethodik zur Software- Evaluation und -Einführung beschrieben und auf internetbasierte Quellen zur Marktübersicht verwiesen, z.b Definition und Übersicht Die eingesetzten Begriffe im Umfeld der Software für Firmen sind weder trennscharf noch eindeutig definiert. Grundsätzlich geht es hier um Computerprogramme zur Unterstützung von Arbeitsabläufen in Firmen, also um Software zur Geschäftsprozessunterstützung. Je nach Herkunft der zu unterstützenden Prozesse wird von «betriebswirtschaftlicher Software» gesprochen oder von «Produktionsplanungs-Software». Alles umfassend wird der Begriff «Business-Software» verwendet. Unter «Enterprise Resource Planning»-Systemen (ERP-Systemen) versteht man Softwarepakete, welche alle für ein Unternehmen relevanten Daten zur Bewirtschaftung der Ressourcen Finanzen, Arbeitskräfte, Maschinen, Material, Zeit usw. integrieren und damit operative und strategische Entscheidungen ermöglichen. Wie in der Praxis sinnvoll und üblich, konzentriert sich dieses Booklet auf Standardsoftware. Auf Branchenund Individualsoftware wir hier nicht weiter eingegangen. So vielfältig die unterschiedlichen Firmen mit ihren individuellen Leistungen und Abläufen sind, so stark 7

8 Grundlagen ERP unterscheiden sich auch ihre Anforderungen an die betriebliche Software. Eine Unterteilung in Gruppen mit gleichen Anforderungen ist auf folgender Stufe möglich: Handel Dienstleistung Produktion Die Anforderungen von Handelsbetrieben an die Softwareunterstützung sind insbesondere bezüglich der Integration zu Lieferanten und Abnehmern ausgeprägt, aber auch in Bezug auf die teilweise enormen Sortimentsgrössen und Lagerbewegungen. Hier kommen primär Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz. Im reinen Dienstleistungsgeschäft werden nichtmaterielle Leistungen wie Beratung, Produktentwicklung oder Buchführung angeboten. Der Fokus liegt dabei oft auf der Projektführung, dem Dokumentenmanagement und der Kommunikation mit den Auftraggebern. Produzierende Firmen transformieren Materialien und stellen in Bezug auf die Planung und Steuerung hohe Ansprüche, zunehmend auch an die Rückverfolgbarkeit. Oft verfügen diese Firmen über eine Produktentwicklung, welche hinsichtlich der Datenintegration eine anspruchsvolle Aufgabe darstellt. Bei produzierenden Firmen ist häufig die Kombination mit Handels- und Dienstleistungsaufgaben anzutreffen, was die Komplexität steigert und die Berücksichtigung vieler Spezialitäten verlangt. Diese «zusätzlichen» Prozesse werden bei der Ausschreibung einer Business- Software leicht vergessen. Beispiele für solche verrechenbare, nichtmaterielle Leistungen sind Expertisen oder Entwicklungen von Kundenprozessen. 3.2 Funktionsumfang Die angebotene Standardsoftware deckt einen grossen Leistungsumfang ab, der ohne zu programmieren mithilfe von «Schaltern» an den gewünschten Bedarf angepasst werden kann. Auf der übernächsten Seite ein Beispiel von 8

9 Grundlagen ERP Best Practice: Auftragsabwicklung und Produktion nach Mass mit ABACUS ERP bei der Fluora AG Bei der Lichtspezialistin Fluora Leuchten in Herisau wurde die ABACUS Business-Software individuellen Kundenanforderungen angepasst. Viele herausragende Neubauten wie die Thermen Vals, die Notrufzentrale und der Pfalzkeller in St.Gallen warten mit speziellen Lichtlösungen auf. Diese stammen alle von Fluora. Sämtliche Produkte werden auf Projektbasis individuell auf Kundenanforderungen hergestellt. Dies erfordert eine ERP-Software, welche die Mitarbeiter von Fluora dabei unterstützt. Die Hauptforderung an das ERP-System lautete wie folgt: Alle Kundenaufträge sollen in der Produktion und Montage «schlank und effizient» abgewickelt werden können. Die Lichtlösung im Pfalzkeller des St. Galler Regierungsgebäudes stammt von Fluora. Für ein Unternehmen der Produktions- und Konstruktionsbranche ist ein effizientes Handling der Aufträge zentral. Mit ABACUS hat Fluora heute eine Standardsoftware im Einsatz, die dank ihrer Flexibilität und Erweiterbarkeit in der Lage ist, individuelle Anpassungen bei Änderungen an den verschiedenen Prozessen vorzunehmen. Da Produkte wie Lichtsysteme aufgrund von Änderungen am Objekt nach Auftragsvergabe oftmals angepasst und geändert werden, ist es für die Sachbearbeiter hilfreich, dass mit dem ABA- CUS-PPS und dem «Abteilungsleitstand» der Produktionsabteilung ein flexibles Instrument zur Verfügung steht. Eine wesentliche Optimierung in der Prozessabwicklung ist auch die EDI-Integration der Zulieferer für Blech- und Plexiglasteile. Mit der realisierten Lösung könne nun gut gearbeitet werden, berichtet Fluora-CEO Remo Eccher. Die ABACUS- Standardsoftware mit Auftragsbearbeitung und PPS habe sich bei Fluora im operativen Einsatz bestens bewährt. Lösungsanbieter: ABACUS Research AG (Firmenprofil Seite 72) 9

10 Grundlagen ERP Auftragsbearbeitung PPS Service- und Vertragsmanagement Leistungs-/Projektverwaltung Fakturierung AbaWorX E-Commerce E-Business Adressmanagement / CRM Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources Electronic Banking Archivierung / Digitale Signatur Workflow 3.3 ERP aus der Cloud Zwar ist man sich uneins, was Cloud Computing genau ist, aber dass die Auswirkungen davon schon in wenigen Jahren zu spüren sind, glauben sowohl Software- Anbieter als auch -Anwender. Dies ist eine der Erkenntnisse aus einer kürzlich durchgeführten Studie in der Schweiz. 84 Prozent der Befragten sind sich einig, dass dank Cloud Computing auch in einem Internet-Café wie gewohnt gearbeitet werden kann. Für 81 Prozent liegt auf der Hand, dass Cloud Computing ohne Internetzugang nicht funktioniert. Ob die Erscheinungsform von Cloud Computing, welches ausschliesslich im Intranet (als «Private Cloud») betrieben wird, noch als Cloud Computing bezeichnet werden kann, wird von ähnlich grossen Lagern befürwortet respektive abgelehnt. Ähnlich gespalten sind die Meinungen, wenn es um die technische Umsetzung geht: Sind Anwendungen, welche auf Terminal-Server wie Citrix Xenapp oder Microsoft Remote Desktop Services basieren, noch als Cloud Computing zu bezeichnen? Die Ansichten dazu sind verschieden, aber die Meinungen von Anwendern und Anbietern unterscheiden sich hierbei kaum. 10 Unabhängig von lokalen Installationen arbeiten zu können ist als Zielgedanke von Cloud Computing gut verankert. Der Weg dorthin bleibt allerdings in den Wolken. Wie bei kaum einem anderen Begriff in der IT-Welt lässt sich über Cloud Computing diskutieren, obwohl vom Streitobjekt kaum gemeinsame Vorstellungen vorhan-

11 Grundlagen ERP den sind. Daraus lässt sich ableiten, dass ein dringender Bedarf an griffigen Definitionen von Cloud Computing besteht. Die in der Wissenschaft diskutierten Abgrenzungen haben den Weg in die Praxis (noch) nicht gefunden. Bei Cloud Computing bezieht der Nutzer IT-Leistungen als Dienstleistungen über das Netzwerk. Die Aufteilung von Cloud Computing in drei technische Schichten ist etabliert. Die Dienstleistungen werden als Services bezeichnet, z.b. Software as a Service, SaaS. Abbildung 1: Drei technische Schichten von Cloud Computing (http://www.silverlighthack.com/post/2011/02/27/iaas- PaaS-and-SaaS-Terms-Explained-and-Defined.aspx; Zugriff ) Im Gegensatz zu früheren Ansätzen mit Rechenzentren geht man bei SaaS davon aus, dass die zur Verfügung gestellte Software als reine Standardsoftware von vielen Usern genutzt wird. Beim Anbieter myfactory heisst das entsprechend: «Keine Installation auf dem Client, ein Internetzugang genügt. Sie haben immer Zugang zu allen Unternehmensdaten und -prozessen aus ERP, CRM, PPS etc., wo immer Sie gerade sind.» SaaS-Angebote weisen gegenüber herkömmlichen lokalen Installationen einige Vorteile auf: Interessante Finanzierungsmodelle Professionelles Hosting inkl. Datensicherung Kleine Infrastrukturkosten Einfache Skalierbarkeit Dezentraler Zugriff 11

12 Grundlagen ERP Best Practice: LoccoZ GmbH / Sanitätstechnik Cloud-ERP als Starthilfe für Unternehmen LoccoZ GmbH steht für innovative Systeme im Bereich Sanitärtechnik. Durch den Erfolg des Unternehmens stiegen die Anforderungen an die Datenverfügbarkeit und Prozessorganisation. Daher wurde eine integrierte ERP-/PPS- Lösung gesucht, welche höchste Erwartungen hinsichtlich Nutzung, rasche Einsatzbereitschaft, Skalierbarkeit und Flexibilität erfüllt. Mit der Einführung wollte sich LoccoZ GmbH aber auch die optimierten Prozesse einer modernen ERP-Lösung zunutze machen und von optimal strukturierten Arbeitsabläufen profitieren. Bei der Evaluation überzeugte die webbasierte ERP-Lösung myfactory: Sämtliche Anforderungen konnten erfüllt und die im Standard hinterlegten Geschäftsprozesse direkt übernommen werden. Da es sich bei myfactory um eine echte Cloud-Lösung handelte, liess sich die Zahl benötigter Lizenzen sukzessive auf den aktuellen Bedarf abstimmen. Die Einführung von myfactory brachte der LoccoZ GmbH nicht nur ein wertvolles Werkzeug für die Bewältigung sämtlicher Tätigkeiten, das Unternehmen hat laut CEO Giuseppe Zoccolillo auch an Struktur gewonnen. Die angestrebte Verfügbarkeit aller wichtigen Daten ist heute Realität. Das Abo-Modell von myfactory bietet genau jene Flexibilität, welche man sich gewünscht hatte. Zudem kann der Informatikaufwand dank der fixen Kosten verlässlich budgetiert werden. Für Giuseppe Zoccolillo ist klar: «Unter dem Strich musste der Einsatz von Business-Software echte Effizienzvorteile bieten. Wir setzen myfactory ein, weil es unserem Unternehmen hilft, Geld zu verdienen.» Lösungsanbieter: myfactory Software Schweiz AG (Firmenprofil Seite 76) 12

13 Grundlagen ERP Dem gegenüber stehen die oft gehörten Bedenken: Angst vor Fremdzugriff auf die eigenen Daten Abhängigkeit vom Internetzugang Mangelnde Anpassbarkeit Gefühl des Ausgeliefertseins in Bezug auf Weiterentwicklung oder sogar Ausstieg des Anbieters aus dem Geschäft Wägt man die Risiken konventioneller Installationen gegenüber einem ERP aus der Cloud emotionslos gegeneinander ab, so schneiden die SaaS-Angebote generell sehr gut ab. Aber natürlich ist auch den Emotionen bei der ERP-Auswahl Rechnung zu tragen; wie bei lokal installierten Systemen sind es letztlich die dahinter stehenden Menschen, die das nötige Vertrauen schaffen können. 3.4 Kostenstruktur ERP Die Kosten für ein ERP-System können grob in zwei Blöcke aufgeteilt werden: Investitionskosten Hardware Software (Lizenzen) Dienstleistungen für Auswahl, Anpassung, Einführung Unterhaltskosten Software-Update Support Dienstleistungen für Betrieb Abbildung 2: Streuung der Angebote auf eine konkrete Anfrage [Widmer] Die Abbildung 2 [Widmer] zeigt zum einen die Proportionen dieser vier Kostenbestandteile und zum anderen 13

14 Grundlagen ERP die Preis-Streuung von 20 Angeboten auf eine konkrete Anfrage. Auf die Hardwarekosten wird im Folgenden nicht eingegangen; sie fallen immer weniger ins Gewicht und sind einfacher abschätzbar. Interessant ist hingegen die beachtliche Spannweite der Angebote für den Beratungsaufwand. Je besser die Software zu den Anforderungen passt, desto kleiner ist der Anpassungsaufwand. In der Praxis zeigt sich, dass sich die ausgedehnte Suche und Prüfung verschiedener ERP-Systeme aus diesem Grund lohnen kann. Der interne Aufwand wird normalerweise nicht beziffert, er ist aber sehr beträchtlich und steht im Verhältnis von 1:1 bis 3:1 zum extern verrechneten Beratungsaufwand. Interessant sind in erster Linie die Investitionskosten, um den einmaligen «Cash out» abzuschätzen. Aus [Widmer] folgt als ganz grober Anhaltspunkt folgende Formel: Zu erwartende Investitionen = k * Benutzerzahl Wobei «k» die Komplexität der Aufgabe widerspiegelt und typischerweise im Rahmen von CHF bis CHF liegt. Die Softwareanbieter rechnen mit unterschiedlichen Kalkulationsschemen, um die Lizenzkosten zu ermitteln. Meistens wird für jedes Modul und jeden User ein Preis eingesetzt. Die Multiplikation der User mit den Modulen und den Modulpreisen ergibt die Ausgangslage für die Angebote. Bei den Usern wird zwischen «concurrent Usern» und «named Usern» unterschieden. Concurrent User arbeiten gleichzeitig im System oder Modul, named User werden im System namentlich erfasst. Die Anzahl der named User ist damit wesentlich höher als diejenige der concurrent User. Beispielsweise braucht eine Firma 50 named User, für ein bestimmtes Modul mag aber ein Maximum von zwei concurrent Usern genügen, wenn man davon ausgeht, dass gleichzeitig nie mehr als zwei Personen mit diesem Modul arbeiten. Für die jährlich wiederkehrenden Lizenzkosten werden oft Sätze in der Grössenordnung von 16% bis 20% der Basislizenzkosten angesetzt. Aber auch hier gilt: «Keine Regel ohne Ausnahme!» Es gibt durchaus auch Anbieter, welche einige Supportleistungen und Updates kostenlos anbieten. 14

15 Grundlagen ERP Best Practice: Zimtstern GmbH / SelectLine in der Praxis Durch das rasche Unternehmenswachstum, den kontinuierlichen Ausbau der Kollektion sowie die ständige Erweiterung des Kundenkreises stieg das zu verarbeitende Datenvolumen sprunghaft an. Die bestehende IT-Struktur konnte mit dieser Entwicklung nicht mehr Schritt halten. Nach einer gründlichen Evaluation entschied sich Zimtstern für die kaufmännische Software von SelectLine. Neben dem modularen und frei skalierbaren Leistungsumfang überzeugte die Software nicht zuletzt durch ihr modernes, voll integriertes ERP. Schrittweise wurden die Module Auftrag, FiBu und Lohn eingeführt. Heute ist die Software mit zwölf Lizenzen im Einsatz. Und dies sowohl bei der Zimtstern GmbH als auch bei der Zimtstern Switzerland AG, die für den internationalen Vertrieb zuständig ist. «Das Projektmanagement bei der Systemeinführung und Schulung durch SelectLine und Auriga war von Beginn an hervorragend», so Oliver Krüger. «Vor der Umstellung auf SelectLine wurden für die manuelle Auftragserfassung fünf bis sieben Arbeitstage kalkuliert. Erst der Einsatz von SelectLine hat eine transparente, durchgängige und flexible Abwicklung dieser teils komplexen Abläufe ermöglicht. Der Bestellungseingang ist heute innert kürzester Zeit erfasst. Änderungen bereits erfolgter Bestellungen lassen sich problemlos einarbeiten. Den bisher benötigten Zeitaufwand konnten wir so um mindestens 30 % auf drei Tage verkürzen. Da die Produktionszeit der Kollektion mit etwa 120 Tagen fix ist, bedeutet für uns jeder im administrativen Bereich eingesparte Tag einen erheblichen Vorteil, denn die Ware ist dadurch früher auf dem Markt.» Dank der umfangreichen Möglichkeiten, den Datenbestand in gewünschter Form darzustellen und auszuwerten, hat sich auch der Kundenservice deutlich verbessert: Heute erhält der Kunde alle wichtigen Informationen auf Knopfdruck, und die Mitarbeiter können schnell und flexibel auf veränderte Kundenbedürfnisse agieren. 15 Lösungsanbieter: SelectLine Software AG (Firmenprofil Seite 79)

16 Grundlagen ERP Einige Anbieter setzen anstatt auf fixe Lizenzgebühren auf eine Verrechnung, welcher das effektiv abgewickelte Transaktionsvolumen zugrunde liegt. Hintergrund dazu dürften nicht zuletzt leidige Diskussionen über die Verrechnung von Usern sein, welche nur sehr selten am System arbeiten. Alle diese oben genannten Kostenüberlegungen beruhen auf der herkömmlichen Art, die gesamte Installation zu kaufen und in der eigenen Firma zu betreiben. Einige Banken bieten ein Leasing für diese Investition an. Alternativ zum Kauf bieten sich Möglichkeiten, einen Teil der Leistungen extern zu beziehen. Damit verbunden werden auch andere Lizenzierungsmodelle diskutiert, welche speziell für kleinere Unternehmen sehr interessant sein können. Stichwort dazu ist Cloud Computing (Kapitel 3.3). 3.5 Gründe für den ERP-Einsatz Eine Basis für operative und strategische Entscheidungen zu schaffen, ist speziell für kleinere Unternehmen nicht Anreiz genug, in ein ERP zu investieren. Darüber hinaus gibt es eine Menge guter Gründe, welche für ein ERP sprechen: Kontrollierter Auftragsablauf Rückverfolgbarkeit Mit Web-Shop am weltweiten Markt partizipieren Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten Geografisch verteilte Teams Schnelle und vollständige Rechnungsstellung Konsistente zentrale Datenhaltung Präzise Lagerübersicht Maschinenkonfiguration bei den Kunden kennen Materialengpässe für die Fertigung vermeiden Präzise Kostenkontrolle Variantendefinition über das Internet Transparente und schnelle Kapazitätsplanung An dieser Stelle würde man natürlich am liebsten aufgelistet sehen, dass diese Investition einen kurzen ROI in Aussicht stellt. Zwar wurden schon viele Ansätze versucht, den ROI dafür zu rechnen. Letztlich bedingt dies aber so viele Annahmen, und es werden während der Projektdauer so viele weitere wichtige Stellgrössen verändert, dass eine seriöse Berechnung kaum möglich ist. 16

17 ERP für die Produktion 4 ERP für die Produktion 4.1 Produktionsplanung PPS Systeme zur Produktionsplanung und -steuerung (PPS) fokussieren im Allgemeinen auf die kurzfristigen operativen und dispositiven Ebenen. Hier verfolgen PPS- Systeme verschiedene Ziele, welche wegen ihrer gegenseitigen Abhängigkeit nie alle gleichzeitig erreichbar sind. Ziele der Produktionsplanung und -steuerung Hohe Transparenz und Auskunftsbereitschaft Hohe Termintreue Hohe Flexibilität und Lieferbereitschaft Kurze Durchlaufzeit Geringer Lager- und Werkstattbestand Hohe und gleichmässige Kapazitätsauslastung PPS ist nicht als reine Angelegenheit der Informationstechnologie zu sehen, sondern in hohem Mass als organisatorische Aufgabe. Die Produktionsplanung durchläuft nacheinander die Schritte der Produktionsprogrammplanung mit ihren unterschiedlichen Fristen, der Mengenplanung und der Termin- und Kapazitätsplanung. Es resultiert ein Fertigungsplan, der mit der Auftragsfreigabe an die Produktionssteuerung übergeben wird (siehe Abbildung 3). Der Primärbedarf umfasst verkäufliche Endprodukte, Ersatzteile und Teile, welche als Reserve an Lager gehen sollen. Die Aufgabe der Produktionsprogrammplanung ist die Ermittlung des Primärbedarfs. Mit der Stücklistenauflösung wird aus dem Primärbedarf bestimmt, wie viele Bauteile, Baugruppen oder Zukaufteile zu beschaffen sind. Dies ist Aufgabe der Materialbedarfsplanung. Hier werden auch Losgrössen berechnet und falls nicht bereits auf strategischer Ebene vorgenommen «make or buy» festgelegt. 17

18 ERP für die Produktion Best Practice: Dividella AG / Hersteller von Wallet- Maschinen für die Verpackung von Blistern Als Hersteller von Verpackungsmaschinen für die Pharmaindustrie hat sich die Schweizer Dividella AG auf das Verpacken von parenteralen Wirkstoffen spezialisiert und konzipiert komplette Wallet-Maschinen als Top-Loading-Lösungen. Blister-Verpackungen für Ampullen, Bild: Körber Medipak GmbH Dividella bedient die Top-10-Pharmaunternehmen. Der Wandel auf dem Pharmamarkt fordert auch vom führenden Systemlieferanten mehr Effizienz und Flexibilität. «Hinzu kommt», so Christoph Künzler, Chief Financial Officer (CFO) bei Dividella, «dass der gesellschaftliche Trend zur Nachhaltigkeit stets neue Anforderungen an Verpackungen und somit auch an uns stellt.» Der hohe Projektierungsanteil führte die Schweizer auf der Suche nach einem neuen ERP-System zu Infor. Mit einer ausgefeilten Funktion zur Kalkulation der Projekte, taggenauem Controlling sowie tiefer Integration zur Finanzbuchhaltung wird Infor ERP COM den Anforderungen des Maschinenbauers bereits im Standard gerecht. Dividella ist Global Player und typischer Mittelständler. Innovationsfähigkeit und durchgängige Transparenz sind Voraussetzung dafür, dass das Unternehmen die Prozesse fortlaufend optimieren und so die Wettbewerbsfähigkeit erhalten kann. «Infor ERP COM ist eine integrierte ERP- Lösung, zugeschnitten auf unsere Bedürfnisse, die wir aus einer Hand erhalten konnten. Das war für uns zusammengenommen mit der funktionalen Tiefe der Lösung und einem breitem Leistungsumfang ein entscheidendes Argument und der Auftakt in eine reibungslose Zusammenarbeit mit Infor», bestätigt Christoph Künzler. Zitat: Carl-Heinz Goedde, Regional Vice President Sales, Infor: «Unser aktuelles Infor ERP COM bietet umfangreiche Funktionalitäten für den Projektierer bzw. Maschinen- und Anlagenbauer im KMU-Markt. Diese komplexen Anforderungen werden im Standard erfüllt. Dividella hat dies bei Referenzen in der Schweiz sehr genau hinterfragt und die richtige Entscheidung für den zukunftsweisenden Weg einer ERP-Einführung mit Infor getroffen.» 18 Lösungsanbieter: Infor Global Solutions (Schweiz) AG (Firmenprofil Seite 75)

19 ERP für die Produktion Die Kapazitätsbedarfsplanung verteilt die einzelnen Fertigungsaufträge als Funktion der Zeit auf die Maschinen und die Mitarbeiter. Mit Vorwärts- und Rückwärtsterminierung, Splitten und Überlappen sowie Bearbeiten von Pufferzeiten wird der Kapazitätsabgleich (Angebot und Bedarf) durchgeführt. Die IT kann für die Material- und Kapazitätsbedarfsplanung sehr ausgefeilte Tools zur Unterstützung anbieten. Grafische Darstellungen der Kapazitätssituation unterstützen die Übersicht, simulierte Auftragseinlastungen (Einstellen von möglichen Produktionsaufträgen) helfen bei der Entscheidungsfindung. Stücklistenauflösung und Losgrössenberechnung ist heute eine Standardaufgabe des PPS-Systems. Wenig IT-Unterstützung ist bei der Programmplanung zu erwarten hier sind Vergleichsmöglichkeiten mit dem Vorjahresabsatz oder durch rollende Planung möglich. 4.2 Datenaustausch zwischen CAD und ERP Mit einfachen Zeichnungsprogrammen lassen sich zweidimensionale Darstellungen aus grafischen Grundelementen zusammenstellen. Diese einfachste Art von 2D-CAD-Systemen ist im Maschinenbau am Verschwinden, denn moderne CAD-Programme leisten heute viel mehr als nur Zeichnungen zu erstellen. Festigkeitsberechnungen, Bewegungssimulationen und Datenaufbereitung für Fertigungsmaschinen sind einige interessante Stichworte dazu. Während einfache Zeichnungen als Files abgelegt werden können und damit auch im ERP-System referenzierbar sind, basieren leistungsfähige 3D-CAD-Systeme auf objektorientierten Datenbanken. Dabei verwenden die meisten CAD-Systeme eigene Datenformate. Zwar werden auch standardisierte Formate wie DXF, IGES oder STEP angeboten, diese schaffen es allenfalls, Geometriedaten der Konstruktionen zwischen den CAD-Systemen auszutauschen, nicht aber weiteres Entwicklungs-Know-how. 19

20 ERP für die Produktion Mit der Anbindung eines CAD-Systems an ein ERP ergeben sich viele Vorteile, unter anderem: Redundanzen bei Teiledaten lassen sich vermeiden. Die richtigen Zeichnungen sind vor Ort sofort verfügbar (am Produktionsplatz, beim Service-Aussendienst, an der Wareneingangskontrolle usw.). Durchgängige Prozesse zwischen Konstruktion und Disposition werden möglich, welche z.b. im Fall von Qualitätsproblemen oder beim Produkteein- und -auslauf schnelles und richtiges Handeln ermöglichen Zusammenarbeit Entwicklung & Produktion Die Zusammenarbeit zwischen der Produktentwicklung und der Produktionsplanung ist oft organisatorisch und technisch anspruchsvoll. Eine mögliche Illustration der Zusammenhänge bringt die Abbildung 3: «Scheer sches Y» [Scheer]. Sie zeigt im linken Ast die dispositive Prozesskette, d.h. von oben nach unten die langfristige Mengenplanung bis zur Stücklistenauflösung beim konkreten Produktionsauftrag mit der anschliessenden Auftragsfreigabe. Nicht unbedingt zeitgleich läuft im rechten Ast die Planung und Konstruktion des Produktes. Hellblau eingezeichnet ist die Werkstattebene, wo die in der Planungsebene (orange) vorbereiteten Daten in materielle Produkte umgesetzt werden. Als mittleres Element blau dargestellt sind Daten, welche gemeinsam genutzt werden könnten. Ganz aussen ist eine Begriffsauswahl passender IT-Systeme angeführt (PPS, CAx). Die reinen Geometriedaten sind nur im CAD-System zu bearbeiten, andere Merkmale nur im ERP. Beispiele dazu sind Dispositionsmerkmale, Beschaffungsarten oder Materialart. Stücklisten müssen in beiden Systemen vorhanden sein und sollten daher durch die Konstruktionsabteilung erstellt und vom ERP übernommen werden. Ähnlich kann dies für Arbeitspläne ablaufen. Änderungen an diesen Daten im Laufe des Produktlebenszyklus sollten aber überall verfügbar sein, auch in der Konstruktionsabteilung. Ein bidirektionaler Datentausch ist daher anzustreben. Nur in eine Richtung jedoch laufen Grafikdaten vom CAD zum ERP. Es können beispielsweise PDF erzeugt werden für Angebote, Bestellungen und dergleichen.

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