Merkblatt Beizug von Experten Ausgabe: Stand:

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Bundesamt für Bauten und Logistik BBL Beschaffungskonferenz des Bundes BKB Merkblatt Beizug von Experten Ausgabe: Stand: Vorbemerkungen Adressaten: Departemente und Ämter des Bundes, die Expertenmandate vergeben. Zielsetzung: Verbesserung des Wettbewerbs, der Wirtschaftlichkeit, der Transparenz und der Gleichbehandlung der Anbieter bei Expertenmandaten. Beitrag zu einer einheitlichen Praxis innerhalb der Bundesverwaltung. Hinweise: Das Merkblatt bezweckt eine erste Information, weist auf mögliche Stolpersteine hin und ist nicht abschliessend. Die Zahlen in Klammer im Merkblatt (z.b. (1)) verweisen auf weitergehende Erläuterungen, die Sie unter der betreffenden Ziffer im Anhang zum Merkblatt finden. Es wird empfohlen, im konkreten Fall das Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Bund (KBB) zu konsultieren. Selber machen oder extern beschaffen? Wichtigste Kriterien für den sog. «make or buy»- Entscheid: (1) Massgebend sind die Art und der Umfang der benötigten Leistung sowie die personellen und finanziellen Ressourcen des Departements bzw. Amts. Prüfen Sie, ob innerhalb der Bundesverwaltung qualifiziertes Personal vorhanden ist, das in der Lage ist, den konkreten Auftrag in der gewünschten Qualität und Zeit wirtschaftlich günstig zu erbringen. Vergeben Sie keine Expertenmandate bei Kern- bzw. Daueraufgaben Ihrer Verwaltungseinheit. Expertenmandate sind primär dann zulässig, wenn sie einen finanziellen, organisatorischen o- der qualitativen Mehrwert gegenüber der Leistungserbringung durch angestelltes Personal mit sich bringen. Rechtsgrundlagen und Grundsätze Es gelten das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB, VöB). Halten Sie die Grundsätze der Transparenz, der Gleichbehandlung der Anbietenden, der Wirtschaftlichkeit und des Wettbewerbs ein (vgl. dazu folgende Fragen). Was ist ein Expertenmandat? Ein Expertenmandat ist ein Dienstleistungsauftrag im Sinn des Beschaffungsrechts. (2) Nicht jeder Dienstleistungsauftrag ist ein Expertenmandat: Nach allgemeinem Sprachgebrauch gilt als Experte oder Expertin eine Person, die über überdurchschnittliches Wissen auf einem o- der mehreren Sachgebieten oder über spezielle Fähigkeiten verfügt. Typische Expertenmandate sind: - Beratungsleistungen, wissenschaftliche Studien, Gutachten, Expertisen etc. - Politikberatungsmandate. (3) Nicht als Expertenmandate gelten reine Vollzugsaufgaben. (4) Doch Vorsicht: Auch sie sind als öffentliche Beschaffungen zu qualifizieren und nach den entsprechenden Regeln zu vergeben. Bundesamt für Bauten und Logistik BBL Fellerstrasse 21, 3003 Bern Tel , Fax bkb@bbl.admin.ch 1 / 5

2 Wer ist für die externe Beschaffung von Expertenmandaten zuständig? Expertenmandate werden grundsätzlich dezentral (5), d.h. von jedem interessierten Departement oder Amt selber beschafft. Fachliche Unterstützung bietet das KBB. eines ortsfremden Anbietenden im Einladungsverfahren. Schätzen Sie den Auftragswert sorgfältig und teilen Sie den Auftrag nicht missbräuchlich auf. (11) Beschränken Sie die Dauer von Rahmenverträgen auf höchstens fünf Jahre. (12) Wie sorgt man für Transparenz? Wie kann man öffentliche Mittel sinnvoll einsetzen? Halten Sie sich an die gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren, die je nach geschätztem Auftragswert 1 zur Anwendung kommen: Vergeben Sie Expertenmandate möglichst unter Wettbewerbsbedingungen. Erteilen Sie dem wirtschaftlich günstigsten Angebot den Zuschlag. (13) Wie kann man die Gleichbehandlung der Anbietenden gewährleisten? Wenden Sie freiwillig tiefere Schwellenwerte an (also Wahl eines höherrangigen Verfahrens). (6) Wenden Sie das freihändige Verfahren ab einem Wert von CHF 150'000.- nach gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen nur restriktiv an (7). Holen Sie, wo sinnvoll, bei Vergaben unter dem Wert von CHF 150'000.- Konkurrenzofferten ein. Geben Sie die Eignungs- und Zuschlagskriterien vorgängig bekannt. (8) Publizieren Sie den Zuschlag im offenen bzw. selektiven Verfahren sowie im freihändigen Verfahren für Ausnahmefälle (Art. 13 VöB) innert 30 Tagen nach dessen Erteilung. (9) Wie stärkt man den Wettbewerb? Pflegen Sie keine "Hoflieferanten". (14) Lassen Sie von Mitarbeitenden eine Unbefangenheitserklärung unterzeichnen. (15) Führen Sie das Vier-Augen-Prinzip bei den Beschaffungsprozessen ein. (16) Was muss man in der Vorbereitungsphase speziell beachten? Beginnen Sie frühzeitig mit der Vorbereitung und machen Sie diese sorgfältig. Umschreiben Sie das Expertenmandat im Voraus klar (Ziel, Rahmenbedingungen, Abgrenzungen, erwartete Zwischenresultate) und geben Sie genaue Termine vor (Beginn, Zwischentermine, Endtermine). Stellen Sie eine umfassende Dokumentation für den Experten zusammen. Schaffen Sie eine Wettbewerbssituation (10), z.b. - durch die Wahl eines höherrangigen Verfahrens; - durch das Einladen mindestens Weitere Auskünfte Geschäftsstelle der Beschaffungskonferenz des Bundes Tel bkb@bbl.admin.ch 1 Auftragswerte gemäss Art. 36 Abs. 2 Bst. b VöB und der Verordnung des WBF über die Anpassung der Schwellenwerte im öffentlichen Beschaffungswesen für die Jahre 2014 und / 5

3 Anhang Erläuterungen 1. Make or buy Beim sog. «make or buy»-entscheid muss die Auftraggeberin entscheiden, ob sie die benötigte Dienstleistung überhaupt extern beschaffen will oder ob sie diese durch Personal innerhalb der Bundesverwaltung erbringen lässt. Die Auftraggeberin hat dabei zu prüfen, ob innerhalb der Bundesverwaltung qualifiziertes Personal vorhanden ist, das in der Lage ist, den konkreten Auftrag in der gewünschten Qualität und Zeit wirtschaftlich günstig zu erfüllen. Aufgaben, die zum eigentlichen Kernauftrag der Verwaltungseinheit gehören oder andauernd anfallen (Daueraufgaben) sollten nicht extern vergeben werden. Der externe Einkauf von Kompetenzen, die im Hinblick auf die künftige Aufgabenerfüllung intern selbst aufgebaut werden müssten, ist nicht zweckmässig. Mit Expertenmandaten sollten keine strukturellen Engpässe gedeckt werden, die mit der Anstellung von Personal wirtschaftlicher behoben werden können. Expertenmandate sollten nur dann vergeben werden, wenn sie einen finanziellen, organisatorischen oder qualitativen Mehrwert gegenüber der Leistungserbringung durch angestelltes Personal darstellen. Sie können bspw. bei Aufträgen zweckmässig sein, die ein spezifisches Fach- und Methodenwissen voraussetzen und zudem noch zeitlich beschränkt sind. 2. Expertenmandate als Dienstleistungsaufträge Alle Expertenmandate stellen Dienstleistungsaufträge im Sinn des Beschaffungsrechts dar. Dabei ist zu unterscheiden: Nur Dienstleistungsaufträge, die im Anhang 1a der VöB aufgeführt sind und die entsprechenden Schwellenwerte erreichen, unterstehen dem Gesetz und unterliegen dem Rechtsschutz (Beschwerde). Dazu zählen namentlich die technische Beratung und Planung, integrierte technische Leistungen, die zugehörige wissenschaftliche und technische Beratung, technische Versuche und Analysen, soweit nicht Bauvorhaben betreffend (Anhang 1a Ziff. 14 VöB). Alle anderen Dienstleistungen, die dort nicht aufgeführt sind, fallen seit dem 1. Januar 2010 unter das 3. Kapitel der VöB («übrige Beschaffungen»). Sie unterliegen nicht dem Rechtsschutz. So haben die Auftraggeberinnen namentlich Rechtsberatungsmandate nach dem 3. Kapitel der VöB zu vergeben. 3. Politikberatungsmandate Politikberatungsmandate sind als Expertenmandate zu qualifizieren, wenn sie bspw. Grundlageninformationen zur Gestaltung und zum Vollzug einer Politik (Vollzugskonzepte, Evaluationen, Wegleitungen oder Datenerhebungen), externe Leistungen, welche die operative Umsetzung einer Politik unterstützen, sowie Ressortforschungsprojekte der Ämter beinhalten. 4. Vollzugsaufgaben Zu den Vollzugsaufgaben gehören die reine technische Unterstützung im Zusammenhang mit Politikberatungsmandaten sowie Projektaufträge in der Entwicklungszusammenarbeit. Doch Vorsicht: Selbst wenn ein Mandat nicht als Expertenmandat zu qualifizieren ist, bleibt es ein Dienstleistungsauftrag im Sinn des Beschaffungsrechts und muss nach den entsprechenden Regeln vergeben werden. 5. Dezentrale Beschaffung von Expertenmandaten Die Beschaffung von Dienstleistungen, die nicht im Anhang zur Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens des Bundes (Org-VöB; SR ) aufgeführt sind, erfolgt dezentral durch die jeweilige Bedarfsstelle. Die Departemente und Ämter beschaffen daher namentlich Beratungsleistungen und wissenschaftliche Studien selber (Art. 11 i.v.m. Art. 3 und Anhang Org-VöB). Für die dezentrale Beschaffung derartiger Dienstleistungen sind je nach Art der Dienstleistung Koordinationsstellen vorgesehen (vgl. dazu Art. 12 und 13 Org-VöB). Bei Aufträgen in den Bereichen der politischen Beratung und Forschung sorgen die Departemente und die Bundeskanzlei für eine angemessene Koordination unter ihren Ämtern und Dienststellen (Art. 13 Abs. 2 Org- VöB). Bei der Vergabe von Expertenmandaten orientieren sich die Bedarfsstellen an den von der zuständigen Koordinationsstelle erarbeiteten Musterverträgen und Rahmentarifen (Art. 14 Abs. 1 Org-VöB). Liegt ein Rahmenvertrag vor, bezieht die Bedarfsstelle die Dienstleistung grundsätzlich über diesen 3 / 5

4 Rahmenvertrag (Art. 14 Abs. 2 Org-VöB). 6. Wahl eines höherstufigen Verfahrens Anstelle eines freihändigen Verfahrens oder eines Einladungsverfahrens kann auch ein offenes oder selektives Verfahren durchgeführt werden. Die Wahl eines höherstufigen Verfahrens verstärkt den Wettbewerb und ist daher zu begrüssen. Sie begründet indes keinen Rechtsschutz. 7. Restriktive Verwendung der Ausnahmefälle für das freihändige Verfahren Die freihändige Vergabe als Ausnahmetatbestand ist restriktiv zu handhaben und die Wahl dieses Verfahrens ist nachvollziehbar zu begründen und zu dokumentieren (Art. 13 Abs. 2 VöB). Bei Dienstleistungsaufträgen im Anwendungsbereich des Gesetzes stehen die folgenden Ausnahmetatbestände von Art. 13 VöB im Vordergrund: Bst. c: Aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Dienstleistungsauftrags oder aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums kommt nur eine Anbieterin in Frage, und es gibt keine angemessene Alternative. Bst. d: Die Beschaffung wird aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse so dringlich, dass kein offenes bzw. selektives Verfahren durchgeführt werden kann. Bst. f: Es geht um Dienstleistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen, die der ursprünglichen Anbieterin vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Austauschbarkeit mit schon vorhandenem Material oder Dienstleistungen gewährleistet ist. Bst. g: Es werden neuartige Dienstleistungen beschafft, die auf Ersuchen der Auftraggeberin im Rahmen eines Forschungs-, Versuchs-, Studien- oder Neuentwicklungsauftrags hergestellt oder entwickelt werden. Dienstleistungsaufträge im Anwendungsbereich des 3. Kapitels der VöB können nach Art. 36 Abs. 2 Bst. d VöB unter bestimmten Voraussetzungen freihändig als Folgebeschaffungen vergeben werden. Dabei ist das Folgende kumulativ vorausgesetzt: Der Auftragswert des zusätzlichen Dienstleistungsauftrags liegt unterhalb der Schwellenwerte für das offene bzw. selektive Verfahren; Der Grundauftrag, der dem zusätzlichen Dienstleistungsauftrag zugrunde liegt, wurde zuvor in einem Ausschreibungsoder Einladungsverfahren vergeben; Ein Anbieterwechsel ist aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich oder hat für die Auftraggeberin erhebliche Schwierigkeiten oder unverhältnismässige Kostensteigerungen zur Folge. Generell sind Folgeaufträge im freihändigen Verfahren immer nur unter den strengen gesetzlichen Voraussetzungen zulässig und dürfen nicht dazu missbraucht werden, immer wieder den gleichen Anbieterinnen Aufträge zu vergeben und so "Hoflieferanten" zu pflegen. 8. Bekanntgabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien Die Auftraggeberin gibt die Eignungskriterien in der öffentlichen Ausschreibung bekannt (Anhang 4 Ziff. 10 VöB). Sie bestimmt, über welche finanzielle, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit die Anbieterinnen verfügen müssen, damit sie den Auftrag korrekt erfüllen können. Die Eignungskriterien werden auftragsspezifisch festgelegt, wobei der Auftraggeberin ein Ermessensspielraum zukommt. Die Eignungskriterien müssen aber einen konkreten Bezug zum Auftrag aufweisen und dürfen nicht diskriminierend sein. Die Auftraggeberin gibt ferner die Zuschlagskriterien in den Ausschreibungsunterlagen in ihrer Reihenfolge bekannt und gewichtet sie (Art. 27 Abs. 1 VöB; Anhang 5 Ziff. 7 VöB). Werden keine Ausschreibungsunterlagen abgegeben, erfolgt diese Bekanntmachung bereits in der Ausschreibung (Anhang 4 Ziff. 14 VöB). Die Auftraggeberin wählt auftragsspezifisch Zuschlagskriterien aus, anhand denen sie das wirtschaftlich günstigste Angebot ermitteln will und gewichtet sie. Die Auftraggeberin hat dabei ein gewisses Ermessen. Die Zuschlagskriterien müssen einen Bezug zur Leistung aufweisen und sind von der Auftraggeberin klar und verständlich zu umschreiben oder mit Subkriterien zu konkretisieren. Je komplexer eine Beschaffung ist, desto weniger Bedeutung sollte dem Preiskriterium im Vergleich zu qualitativen Kriterien zukommen. Der Preis muss aber in jedem Fall mit mindestens 20 % gewichtet werden. 9. Publikation des Zuschlags Die Auftraggeberin muss jeden in einem of- 4 / 5

5 fenen bzw. selektiven Verfahren ergangenen Zuschlag innert 30 Tagen nach dessen Erteilung mit gewissen Mindestangaben auf publizieren (Art. 24 Abs. 2 BöB, 28 VöB). Im Anwendungsbereich des BöB besteht ferner eine Publikationspflicht für Zuschläge, die in einem freihändigen Verfahren für Ausnahmetatbestände nach Art. 13 VöB ergehen. Einzig wenn es sich um eine Ausnahme vom Anwendungsbereich (Art. 3 BöB) oder um ein Einladungs- bzw. um ein freihändiges Verfahren nach dem 3. Kapitel der VöB (Art. 35 f.) handelt, muss die Auftraggeberin den Zuschlag nicht publizieren. 10. Schaffen einer Wettbewerbssituation Dienstleistungen sind grundsätzlich im freien Wettbewerb zu beschaffen (Art. 4 VöB). Die Auftraggeberin soll wenn möglich eine Wettbewerbssituation schaffen, um unter mehreren Konkurrenzofferten die wirtschaftlich günstigste Offerte zu ermitteln. Die Stärkung des Wettbewerbs gewährleistet, dass die öffentlichen Mittel wirtschaftlich eingesetzt werden. 11. Schätzung des Auftragswerts und Splittingverbot Die Auftraggeberin schätzt den voraussichtlichen maximalen Gesamtwert einer Beschaffung nach Treu und Glauben. Dabei berücksichtigt sie alle Leistungen, die sachlich oder rechtlich eng zusammenhängen (Art. 14a Abs. 1 und 2 VöB). Ein solcher Zusammenhang zwischen Leistungen besteht, wenn diese vernünftigerweise im Geschäftsverkehr nicht ohne einander beschafft werden. Bei Erstaufträgen mit möglichen grösseren Folgeaufträgen ist das Gesamtvolumen mit Optionen für die Wahl der Verfahrensart massgebend (Art. 7 Abs. 4 BöB). Ein Auftrag darf nicht in der Absicht aufgeteilt werden, die Anwendbarkeit des Gesetzes zu umgehen (Art. 7 Abs. 1 BöB). 13. Zuschlag an das wirtschaftlich günstigste Angebot Das wirtschaftlich günstigste Angebot ist nicht das billigste Angebot, sondern dasjenige, das die festgelegten monetären und nicht monetären (qualitativen) Zuschlagskriterien am besten erfüllt. 14. Keine "Hoflieferanten" Gerade im Zusammenhang mit der Vergabe von Expertenmandaten besteht die Gefahr, dass über einen längeren Zeitraum betrachtet immer wieder die gleichen Anbieterinnen Aufträge erhalten und so zu so genannten "Hoflieferanten" heranwachsen. Eine solche Praxis ist nicht zulässig, da sie mit dem Gebot der Gleichbehandlung der Anbieterinnen nicht vereinbar ist. Die Auftraggeberin muss allen Anbieterinnen die gleiche Chance auf einen Dienstleistungsauftrag einräumen. Sie darf Folgeaufträge nur dann vergeben, wenn die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen dazu erfüllt sind (vgl. dazu Ziff. 7). 15. Unbefangenheitserklärung der Mitarbeitenden Mitarbeitende der Bundesverwaltung, die in die Beschaffung von Dienstleistungsaufträgen involviert sind, haben periodisch eine schriftliche Erklärung abzugeben, wonach sie keine privaten Verbindungen zu offerierenden Anbieterinnen haben. 16. Vier-Augen-Prinzip bei Beschaffungsprozessen Zur Gewährleistung der Gleichbehandlung der Anbieterinnen werden die Beschaffungsprozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip abgewickelt. Ziel ist es, das Risiko von Fehlern und Missbräuchen zu reduzieren, indem immer zwei Personen die Beschaffungsprozesse abwickeln. 12. Zeitliche Beschränkung von Rahmenverträgen Die Auftraggeberin darf bei wiederkehrenden Leistungen einen Vertrag grundsätzlich für höchstens fünf Jahre abschliessen. Nur in begründeten Fällen kann eine längere Vertragsdauer bzw. eine massvolle Verlängerung vereinbart werden, so z.b. wenn dies aus betriebswirtschaftlichen Gründen zur Amortisation der Verfahrenskosten oder von Investitionen angebracht ist. 5 / 5