Projektmanagement-Werkzeuge Eine Umfrage zu Bedeutung und Zufriedenheit

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1 Projektmanagement-Werkzeuge Eine Umfrage zu Bedeutung und Zufriedenheit Zerres, C., Kortüm, T., Jonas, H., Rahnenführer, K.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Rahmeninformationen zu den Befragungsteilnehmern Die Bedeutung einzelner Werkzeugeigenschaften und die Zufriedenheit der Nutzer mit ihnen Projektmanagementbezogene Eigenschaften Werkzeugbezogene Eigenschaften Erfahrungen mit PM-Werkzeugen Fazit Die Autoren

3 1 Einleitung Die vorliegende Untersuchung wurde in einer Kooperation der Unternehmensberatung P3 mit Projectplace, einem Anbieter von Project-Collaboration-Lösungen, erstellt. Ihre Grundlage bildet eine Befragung, deren Ziel es war, einen Überblick über die Bedeutung verschiedener Eigenschaften von Projektmanagement-Werkzeugen (PM-Werkzeugen) und die Zufriedenheit ihrer Nutzer mit ihnen zu erhalten. Unter PM-Werkzeugen verstehen wir Softwarelösungen zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten. Die Erhebung der Daten erfolgte im Zeitraum von Februar bis März Hierfür wurde ein Link zu einem Online-Fragebogen per an Kontakte der Firma Projectplace versandt. Insgesamt standen uns dadurch 120 auswertbare Antwortbögen zur Verfügung. Nachfolgend sollen einige wesentliche Ergebnisse dieser Befragung dargestellt werden. Im Mittelpunkt werden dabei die Aussagen zur Bedeutung verschiedener Eigenschaften der PM-Werkzeuge und der Zufriedenheit ihrer Nutzer stehen. Zunächst jedoch sollen einige Rahmeninformationen zu den Teilnehmern der Umfrage vorgestellt werden. 3

4 2 Rahmeninformationen zu den Befragungsteilnehmern Abbildung 1 und Abbildung 2 zeigen einen Überblick über die Unternehmensgröße (anhand der Mitarbeiterzahl) und die Branchenzugehörigkeit der Unternehmen, die an der Befragung teilgenommen haben. > ,8% 55,7% < ,3% 7,2% Abbildung 1: Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, N = 86 IT-Technik & Software Dienstleistung & Service Maschinenbau Automobil Elektronik & Elektrotechnik Institut & Universität Behörde Energieversorger Handel Konsumgüter Luftfahrt Lebensmittel Chemieindustrie Sonstige 6,47 5,04 5,04 3,60 3,60 3,60 2,88 2,16 2,16 0,72 9,35 15,83 20,14 19,42 0% 5% 10% 15% 20% 25% In einem Großteil der von uns befragten Unternehmen (ca. 75 %) gibt es standardisierte PM-Prozesse. Insgesamt sind 30 % der befragten Personen als Projektmanager zertifiziert, mehrheitlich (zu über 40 %) von der IPMA (siehe Abbildung 3). Abbildung 2: Verteilung der Unternehmen nach Branche, N = 86 4

5 IPMA PRINCE 2 PMP Sonstige 12,8 17,9 25,6 43,6 0% 10% 20% 30% 40% 50% Abbildung 3: PM-Zertifizierungen, N = 25 Organisation oder IT Auftragsabwicklung Produktentwicklung Wartung Sonstige % 10% 20% 30% 40% 50% Abbildung 4 zeigt die verschiedenen Projektarten, welche die Unternehmen durchführen. Dabei verteilt sich die durchschnittliche Projektdauer zu je einem Drittel auf weniger als 6 Monate, 7 12 Monate und über ein Jahr. Abbildung 4: Projektarten, N = 100 5

6 3 Die Bedeutung einzelner Werkzeugeigenschaften und die Zufriedenheit der Nutzer mit ihnen Als Grundlage für die Analyse wurden die Teilnehmer in einem ersten Schritt gefragt, welches PM-Werkzeug sie hauptsächlich nutzen. Aus Abbildung 5 wird deutlich, dass MS-Office-Produkte mit einem Gesamtanteil von 61 % dominieren. Nahezu 70 % nutzen das Werkzeug länger als drei Jahre. Darüber hinaus setzen etwa zwei Drittel der Befragten zusätzlich weitere Werkzeuge ein. Sonstiges 26% 29% MS Excel MS Sharepoint Projectplace 4% 13% 28% MS Project Abbildung 5: Hauptsächlich genutzte PM-Werkzeuge, N = Projektmanagementbezogene Eigenschaften Bedeutung Zufriedenheit Messung des Projektfortschritts Erstellung eines grafischen oder tabellarischen Projektstrukturplans Schätzung von Kosten bzw. Aufwände Anlegen, Beschreiben und Verwalten von Arbeitspaketen Definition logischer Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen Erstellung von Berichten Zuweisung von Personal auf Aktivitäten bzw. Arbeitspakete Messung aktueller Kosten Basispläne als Referenz für die Projektüberwachung Ablage von Dateien aus dem Werkzeug heraus Erstellung und Verwaltung von Projektvorlagen Erstellung von Terminprognosen Meldung bei Überbuchung von Ressourcen Archivierung von Projekten Analyse und Verwaltung von Risiken in einem Risikoregister Verwaltung von Maßnahmen des Stakeholdermanagements Zuweisung weiterer Ressourcen (z.b. Material) auf Arbeitspakete 3,43 3,35 3,32 3,15 2,89 2,84 4,14 4,13 3,94 3,93 3,83 3,75 3,72 3,63 3,54 3,52 3,52 2,88 2,86 2,84 2,71 3,35 3,09 3,09 3,10 3,07 3,18 3,31 3,03 3,15 3,29 3,19 2,91 3, Durchschnittliche Zustimmung Abbildung 6 zeigt die Umfrageergebnisse für die projektmanagementbezogenen Merkmale der PM-Werkzeuge hinsichtlich ihrer Bedeutung für die Nutzer und deren Zufriedenheit damit, sortiert nach Bedeutung. Die Bewertung reicht dabei von 0 (keine Bedeutung/Zufriedenheit) bis hin zu 5 (sehr hohe Bedeutung/Zufriedenheit). Abbildung 6: Bedeutung und Zufriedenheit projektmanagementbezogener Eigenschaften, N = 86 bzw. 82 6

7 In der Übersicht wird deutlich, dass folgende Merkmale eine hohe Bedeutung besitzen: Messung des Projektfortschritts (4,14) Erstellung eines grafischen oder tabellarischen Projektstrukturplans (4,13) Schätzung von Kosten bzw. Aufwänden (3,94) Von tendenziell niedriger Bedeutung sind dagegen folgende Merkmale: Zuweisung weiterer Ressourcen (z. B. Material) zu Arbeitspaketen (2,84) Verwaltung von Maßnahmen des Stakeholdermanagements (2,89) Analyse und Verwaltung von Risiken in einem Risikoregister (3,15) Generell fiel bei der Auswertung der Daten auf, dass die Streuung bei der Bewertung der Zufriedenheit deutlich geringer ist als diejenige der Bedeutung. Zum Vergleich der Differenzen der entsprechenden Mittelwerte zeigt die nachfolgende Tabelle die Merkmale mit den größten Abweichungen in der Bewertung von Bedeutung und Zufriedenheit, sortiert nach Differenz. Eigenschaft Bedeutung Zufriedenheit Differenz Erstellung eines grafischen oder tabellarischen Projektstrukturplans 4,13 3,09 1,04 Schätzung von Kosten bzw. Aufwänden 3,94 3,09 0,85 Anlegen, Beschreiben und Verwalten von Arbeitspaketen 3,93 3,1 0,83 Messung des Projektfortschritts 4,14 3,35 0,79 Es fiel auf, dass insbesondere die Bedeutung der beiden Eigenschaften Verwaltung von Maßnahmen des Stakeholdermanagements und Analyse und Verwaltung von Risiken in einem Risikoregister recht gering bewertet wurde. Abbildung 7 und Abbildung 8 verdeutlichen eine hohe Uneinigkeit der Befragten bei der Bewertung dieser beiden Eigenschaften, die sich in den geringen Unterschieden der Häufigkeit ihrer Bewertung widerspiegelt und auch der Grund für die niedrigen entsprechenden Mittelwerte ist. Gleichwohl handelt es sich bei diesen Eigenschaften um wichtige Unterstützungsprozesse des Projektmanagements, die auch in den gängigen Standards verankert sind, weshalb das Ergebnis verwundert. 30% Relative Zustimmung 20% 10% % keine Bedeutung große Bedeutung Abbildung 7: Bewertung der Eigenschaft Analyse und Verwaltung von Risiko in einem Risikoregister, N = 81 7

8 30% 33 Relative Zustimmung 20% 10% % gar nicht zufrieden sehr zufrieden Abbildung 8: Bewertung der Eigenschaft Verwaltung von Maßnahmen des Stakeholder Managements, N = 80 Bei der weiteren Analyse der Daten zeigte sich zudem, dass Befragungsteilnehmer, die als Projektmanager zertifiziert sind, die Bedeutung des Risiko- und Stakeholdermanagements signifikant höher bewerteten als Teilnehmer, die nicht zertifiziert sind. 8

9 3.2 Werkzeugbezogene Eigenschaften Abbildung 9 zeigt die Umfrageergebnisse für die werkzeugbezogenen Eigenschaften der PM-Werkzeuge hinsichtlich ihrer Bedeutung für die Nutzer und deren Zufriedenheit damit, sortiert nach Bedeutung. Die Bewertung reicht dabei von 0 (keine Bedeutung/Zufriedenheit) bis hin zu 5 (sehr hohe Bedeutung/ Zufriedenheit). Bedeutung Zufriedenheit Benutzerfreundlichkeit Datensicherheit Folgekosten (Wartung, Updates ) Oberflächendesign Preis Anpassbarkeit des Werkzeuges Rechtemanagement Schnittstellenoptionen (SAP, Sharepoint, etc ) Lieferanten-Serviceleistungen (Schulungen, Wartung...) 4,48 4,12 3,81 3,73 3,72 3,69 3,33 3,33 2,23 3,28 3,31 3,16 3,37 3,00 3,04 3,21 2,96 3, Durchschnittliche Zustimmung Abbildung 9: Bewertung der Bedeutung werkzeugbezogener Eigenschaften und der Zufriedenheit der Nutzer, N = 82 bzw. 78 Die höchste Bedeutung wurde Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit beigemessen. Die Bewertungen der Zufriedenheit konzentrieren sich dagegen um den Mittelwert von ca. 3,1, was keine deutliche Zufriedenheit zum Ausdruck bringt. 9

10 3.3 Erfahrungen mit PM-Werkzeugen Zum Abschluss der Befragung wurden die Teilnehmer nach ihren positiven und negativen Erfahrungen mit dem hauptsächlich von ihnen verwendeten PM-Werkzeug gefragt. Abbildung 10 und Abbildung 11 lassen erkennen, dass die Benutzerfreundlichkeit (usability) sowohl positiv als auch negativ überraschte. Das Ergebnis beider Grafiken kann als Erklärung für die in Abbildung 9 aufgezeigte mäßige Zufriedenheit der Nutzer mit den projektmanagementbezogenen Eigenschaften der PM-Werkzeuge herangezogen werden. Funktionsvielfalt Usability Flexibilität Stabilität Sonstiges % 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Relative Zustimmung Abbildung 10: Was hat Sie im Nachhinein betrachtet an dem von Ihnen verwendeten PM-Werkzeug positiv überrascht?, N = 31 Usability Fehlende Funktionalität zu komplex Performance Sonstiges % 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Relative Zustimmung Abbildung 11: Was hat Sie im Nachhinein betrachtet an dem von Ihnen verwendeten PM-Werkzeug negativ überrascht?, N = 29 10

11 4 Fazit Zusammenfassend lassen sich folgende Ergebnisse unserer Untersuchung festhalten: Besonders hohe Bedeutung beigemessen wurde - der Messung des Projektfortschritts, - dem Umgang mit Arbeitspaketen, - der Erstellung eines grafischen oder tabellarischen Projektstrukturplans und - der Schätzung von Kosten bzw. Aufwänden. All diese Funktionalitäten stehen in einem engen Zusammenhang: Sowohl die Schätzung der Kosten als auch die Messung des Projektfortschritts setzen einen adäquaten Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen voraus. Dieser ist somit von zentraler Bedeutung. Allerdings deuten die Differenzen zwischen beigemessener (hoher) Bedeutung einzelner Eigenschaften und festgestellter (mäßiger) Zufriedenheit mit den verwendeten Werkzeugen auf einen bestehenden werkzeugseitigen Handlungsbedarf hin und sollten als Anforderungen berücksichtigt werden. Mit einem Anteil von 61 % werden schwerpunktmäßig MS-Office-Produkte als PM-Werkzeuge eingesetzt. Trotz der hohen theoretischen Bedeutung sowohl des Stakeholdermanagements als auch des Risikomanagements als Unterstützungsprozesse im Projektmanagement wird eine entsprechende werkzeugseitige Unterstützung sehr heterogen beurteilt. Mit den abgefragten Werkzeugeigenschaften sind die Teilnehmer mäßig zufrieden. Besonders auffällig ist die sehr unterschiedliche Bewertung der Benutzerfreundlichkeit. Die Autoren Dr. Christopher Zerres ist Unternehmensberater bei der P3 Gruppe. Sein Beratungsschwerpunkt liegt hier auf dem Projektmanagement. Zuvor war er als Marketing Manager bei einem internationalen Automobilzulieferer tätig. Christopher Zerres ist Autor zahlreicher Veröffentlichungen aus den Bereichen Management und Marketing. Kai Rahnenführer ist Geschäftsführer der P3 aviation GmbH und seit mehr als zehn Jahren für die P3 Gruppe als Programm-, Projekt- und damit als Prozessmanager tätig. Innerhalb der P3 ist Herr Rahnenführer auch Trainer für Projekt- und Zeitmanagement. Bis 2013 war er daneben Lehrbeauftragter der Bremer Hochschule für Verkaufs- und Projektmanagement. Thomas Kortüm ist als selbstständiger Berater und Trainer für die P3 Gruppe tätig. Im Rahmen dieser Tätigkeit begleitet er Konzerne und KMUs verschiedener Branchen in der Rolle des Projektleiters, Projektmanagementberaters und -trainers. Er ist zertifizierter Project Management Professional (PMP) sowie Six Sigma Green Belt. Dr. Henry Jonas leitet bei der P3 aviation GmbH das Research Office und ist dort verantwortlich für das Qualitätswesen. Seine Methodischen Schwerpunkte liegen in den Bereichen Produktentwicklung, Komplexitätsmanagement, strategische Vorausschau sowie Qualitätsmanagement, insbesondere DIN EN Kontakt: P3 aviation GmbH Am Kraftversorgungsturm Aachen info.aviation@p3-group.com 11

12 +++ Aachen +++ Bangalore +++ Beijing +++ Belgrad +++ Berlin +++ Braunschweig +++ Bremen +++ Bristol +++ Boulder +++ Cornebarrieu +++ Dallas +++ Durham +++ Düsseldorf +++ Hamburg +++ Hildesheim +++ Hounslow +++ Ingolstadt +++ Livermore +++ Madrid +++ Manresa +++ Morristown +++ München +++ Newport Beach +++ Peking +++ Quebec +++ Rom +++ Shanghai +++ Simsbury +++ Solms +++ Stuttgart +++ Toulouse +++ Troy +++ Wichita +++ Wolfsburg +++