Entscheidungshilfen für Mitarbeiter Leitfaden Compliance

Transkript

1 Entscheidungshilfen für Mitarbeiter Leitfaden Compliance Stand 12. September

2 Inhalt Vorwort 3 Was kann der Compliance-Beauftrage für Sie tun? 4 Leitfaden Grundwerte und Geschäftsethik 5 Leitfaden Verhaltenskodex im Einzelnen 6 Einladungen / Geschenke / Zuwendungen 6 Bestechung und Korruption 7 Vertraulichkeit/Geschäftsdokumente/Kommunikation 8 Wettbewerb und Kartellrecht 8 Geldwäsche 9 Know your customer 9 Anhang Anhang 1 Länderliste Transparency 2014 Anhang 2 Anzeige von Zuwendungen Anhang 3 Know your customer Anhang 4 Erklärung Freier Mitarbeiter/Sub/Lieferant 2

3 Vorwort Mit den folgenden kurzen Übersichten möchten wir Ihnen Entscheidungshilfen an die Hand geben, die es Ihnen ermöglichen unsere Grundwerte und den Verhaltenskodex für sich selbst leichter umzusetzen. Wir gehen davon aus, das Sie dennoch unter Umständen in Situationen kommen in denen Sie noch vielfältige Fragen haben. Zudem gehen wir davon aus, dass komplexe rechtliche Themen nur schwer einschätzbar sind. Daher bitten wir Sie kontinuierlich zu fragen! Compliance lebt von Ihren Fragen! So können wir das System ständig verbessern und auf Ihre Anforderungen anpassen, um Sie optimal zu unterstützen. Als Ansprechpartner stehen Ihnen unsere Rechtsabteilung unter und unsere Compliance-Rechtsanwältin Sabine Kunz unter skunz@kptaxandlaw.com, (in dringenden Fällen Mobil ) zur Verfügung. Frankfurt am Main, 09. September

4 Was kann der Compliance-Beauftragte für Sie tun? Wir sind der Überzeugung das Vertrauen eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine konstruktive Zusammenarbeit und die Umsetzung von Richtlinien, Regeln und Anforderungen ist. Daher haben wir eine externe Compliance-Beratung installiert, die auch gegenüber der Geschäftsführung zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und in Konfliktsituationen gemeinsam mit Ihnen Lösungen suchen wird. Sie wird kontinuierlich an dem Prozess Compliance mit beraten, Verbesserungsvorschläge einbringen und Lösungen suchen, ohne in Problemsituationen Mitarbeiter die sich an sie wenden zu denunzieren. Zudem wird sie eng mit unserer Rechtsabteilung zusammenarbeiten. Aber auch hier gilt in Bezug auf Konfliktsituationen: Nur soweit es ihr ihre Verschwiegenheitspflicht Ihnen gegenüber erlaubt! Es steht Ihnen daher frei, sich bei Rückfragen, Problemstellungen oder einem Verdacht des Verstoßes gegen unserer Werte an unsere Rechtsabteilung oder unsere zur Verschwiegenheit verpflichtete Compliance- Rechtsanwältin Sabine Kunz unter skunz@kp-taxandlaw.com, (in dringenden Fällen Mobil ) zu wenden. 4

5 Leitfaden: Grundwerte und Geschäftsethik In einer ethischen Konfliktsituation sollten Sie Ihrem gesunden Menschenverstand und Ihrem Urteilsvermögen folgen. Fragen Sie sich, ob Ihr Verhalten zu den Grundwerten unseres Unternehmens passt. Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie vorgehen sollen, können Ihnen folgende Fragen weiterhelfen: 1. Entsprechen die von mir geplanten Maßnahmen den geltenden Gesetzen, sonstigen Vorschriften, den Grundwerten des Unternehmens und ethischen Verhaltensnormen? 2. Bin ich ehrlich und fair? 3. Wird mein Handeln auch in Zukunft Bestand haben? 4. Was werde ich im Nachhinein davon halten? 5. Kann ich mein Verhalten und die möglichen Konsequenzen gegenüber meinen Kollegen und der Geschäftsleitung rechtfertigen? 6. Wie würde es wirken, wenn die Situation auf der Titelseite einer Zeitung veröffentlicht werden würde? 5

6 Leitfaden: Verhaltenskodex im Einzelnen I. Einladungen / Geschenke / Zuwendungen Geschenke und Einladungen die einen derart geringen Wert haben, dass kein vernünftiger Mensch annehmen kann, dass aufgrund des Geschenks oder der Einladung eine geschäftliche Entscheidung getroffen wird, sind in der Regel ein Zeichen der Höflichkeit. Als solches können Geschenke und Einladungen pro Jahr und je Empfänger bzw. Geber in einem Wert von EUR 25,00 angesehen werden. Geschenke oder Einladungen mit einem höheren Gegenwert oder die häufiger auftreten, dürfen nur nach Erlaubnis der Geschäftsleitung angenommen werden. Über Geschenke mit einem höheren Wert, informieren Sie bitte die Rechtsabteilung oder den Compliance- Beauftragen. Ein entsprechendes Formular finden Sie im Anhang Nr. 2. Wenn Sie sich einmal unsicher sind, stellen Sie sich folgende Fragen: 1. Ist das legal? 2. Ist es eindeutig geschäftsbezogen? 3. Liegt es in einem vernünftigen Rahmen? 4. Löst es bei mir oder meinem Geschäftspartner ein Gefühl der Verpflichtung aus? Veranlasst es gar das Gefühl ein Gegengeschenk/Einladung machen zu müssen? 5. Wenn es in der Presse veröffentlicht wird, würde es dann mich selbst oder das Unternehmen in Verlegenheit bringen? 6. Begebe ich mich in Abhängigkeiten zu Dritten? Oder mache ich mich gar erpressbar? 6

7 II. Bestechung und Korruption Seien Sie wachsam! Bestechung und Korruption beginnt oft schleichend und ist zu Beginn teilweise schwer erkennbar. Selbst der Unbescholtenste gerät so in Gefahr. Folgende Verhaltensregeln können Ihnen eine Orientierungshilfe sein: 1. Wenn Sie das Gefühl haben Sie sollen bestochen werden ignorieren Sie es bzw. lehnen Sie es klar und deutlich ab. 2. Wenn möglich, nehmen Sie sich einen Zeugen mit, der das Gespräch verfolgt. 3. Treten Sie bei Besprechungen mit Geschäftspartnern aus Risikoländern niemals alleine auf! Eine Liste der Risikoländer finden Sie im Anhang Vereinbaren Sie nichts, selbst wenn eine wohltätige Spende vorgeschlagen wird. 5. Spielen Sie ggf. auf Zeit und lassen Sie sich rechtlich beraten. Hierzu steht ihnen unsere Rechtsabteilung oder unser Compliance-Beauftragter zur Verfügung. 6. Sammeln Sie Informationen. 7

8 III. Vertraulichkeit / Geschäftsdokumente / Kommunikation Beachten Sie bitte folgende Richtlinien, wenn Sie Dokumente verfassen oder kommunizieren: 1. Fragen Sie sich, ob eine Vertraulichkeitsvereinbarung besteht und halten Sie sich an diese. 2. Denken Sie über Ihre Äußerungen genau nach, gleichgültig mit welchem Medium Sie kommunizieren. Fragen Sie sich wie Ihre Geschäftspartner, Kollegen oder Vorgesetzten Ihre Aussagen bewerten. Können Sie Ihre Aussagen Kollegen, Geschäftspartnern und Vorgesetzten gegenüber vertreten? 3. Verfassen Sie niemals etwas mit dem Sie sich nicht identifizieren können. Entsteht ein Konflikt zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten wenden Sie sich an die Rechtsabteilung oder an den Compliance-Beauftragten. 4. Sprechen Sie nur mit Behörden und Medien wenn Sie dazu befugt sind. Leiten Sie Anfragen von Behörden und Medien an die Rechtabteilung oder den Compliance-Beauftragten weiter. IV. Wettbewerb und Kartellrecht Wettbewerb und Kartellrecht ist eine komplexe rechtliche Materie. Seien Sie sich bewusst, dass Sie keine Kenntnis über die Materie haben und schalten Sie daher frühzeitig die Rechtsabteilung ein. Als kleine Hilfestellung gilt: 1. Wettbewerbs und Kartellregeln gelten für alle Absprachen auch gentlemen s agreements. 2. Treffen Sie mit Mitbewerbern keine Absprachen und tauschen Sie keine Informationen aus über: a. Bedingungen über Geschäftspartner und Kunden; b. den Umfang oder Zeitpunkt von Änderungen bei derartigen Bedingungen; c. die Aufteilung von Märkten nach Vertragsgebieten oder Kunden 3. Binden Sie immer die Rechtsabteilung ein! 8

9 Geldwäsche Geldwäsche ist ein Vorgang bei dem: 1. Geldmittel aus unrechtmäßigen Quellen rechtmäßigen Finanzmärkten zugeführt werden; 2. rechtmäßige Geldmittel für unrechtmäßige Zwecke abgezweigt werden. Was könne Sie tun? Die Feststellung der Identität Ihres Kunden oder Geschäftspartners ist unerlässlich. Soweit möglich beachten Sie folgende Punkte: 1. Lassen Sie sich einen Nachweis über die Identität Ihre Kunden oder Geschäftspartner einschließlich seiner Vermögensquellen und Geschäfte geben; 2. Prüfen Sie sämtliche Vollmachten des Geschäftspartner oder Kunden; 3. ermitteln Sie den dem Geschäft zugrunde liegenden Zweck. Was sollte Ihren Verdacht erregen? 1. Zahlreiche Wertpapiertransaktionen über Ländergrenzen hinweg; 2. Wertpapiertransaktionen mit geringen Umsätzen; 3. Wenn Erlöse ungeprüft Fremdkonten gutgeschrieben werden; 4. Transaktionen ohne offensichtlichen Grund oder Vertrag; 5. Vorschusszahlungen die im Verhältnis zur vertraglichen Regelung überhöht sind; 6. Transaktionen über Dritte (Dreiecksverhältnisses); 7. Zahlungen von Personen die nicht der Vertragspartner sind. 8. Jede Art von Barzahlung. Setzten Sie sich bei einem Verdacht oder bei Rückfragen mit der Rechtsabteilung oder dem Compliance-Beauftragten in Verbindung. Know your customer Unsere Grundregeln und internationale Gesetze machen es erforderlich, dass wir die Identität unseres Kunden in jeder Hinsicht kennen. Bitte wenden Sie sich vor jedem neuen Geschäft an unsere Rechtsabteilung diese hält die entsprechenden Fragebögen und Formblätter für Sie bereit. Einen ersten Einstieg finden Sie unter Anhang 3. 9

10 Gauff Consultants Unsere Grundwerte und der Verhaltenskodex sind integraler Bestandteil unserer Firmenkultur. Sorgen wir gemeinsam für einen fairen Umgang miteinander. Weltweit! 10

11 Anhang 1 : Länderliste Transparency : Anzeige von Zuwendungen 3 : Know your customer 4: Eklärung Freier Mitarbeiter, Sub, Lieferant 11