Workshop B: Transparente und klare Kostenzuteilung

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1 Workshop B: Transparente und klare Kostenzuteilung Spendengütesiegelforum 2014 Wien, 2. Juni 2014

2 2. Juni 2014 Workshop-Ablauf 1 Grundlagen / Anwendung in der Praxis A Rahmenbedingungen B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen C Spendenwerbung und Verwaltungsausgaben D Definitionen E Anwendungserläuterungen F Darstellung/Dokumentation 2 Ihre Erfahrungen Juni 2014 Seite 1

3 A Rahmenbedingungen 1 Grundlagen und Anwendung Kooperationsvertrag über die Vergabe eines SGS Festlegung von Richtlinien, mit denen die Inhalte und der praktische Ablauf der Prüfung der NPO auf Einhaltung der Ziele und Standardkriterien geregelt wird Laufende Weiterentwicklung der Richtlinien Jährliche Evaluierung, aktuell idf der Evaluierung 2013, gültig ab Juni 2014 Seite 2

4 A Rahmenbedingungen 1 Grundlagen und Anwendung Festlegung des Systems der Standards für Non Profit Organisationen in den Bereichen Spendemittelaufbringung und Spendenmittelverwaltung Kriterienkatalog im Kooperationsvertrag als Beilage 1 Ziele Katalog Ebene 1 Allgemeine Rahmenbedingungen für Standards für NPO Ebene 2 Inhaltliche Grundlagen für einen Kriterienkatalog Juni 2014 Seite 3

5 1 Grundlagen und Anwendung A Rahmenbedingungen Kriterien Katalog (Ebene 3) Definition von 34 Kriterien/Standards in 4 Teilbereichen 3.1. Formale Voraussetzungen und Organisation 3.2. Werbung und Spendensammlung 3.3. Mittelverwendung 3.4. Informationspflicht Juni 2014 Seite 4

6 1 Grundlagen und Anwendung A Rahmenbedingungen 3.4. Informationspflicht Jahresbericht Tätigkeitsbericht Finanzbericht Juni 2014 Seite 5

7 1 Grundlagen und Anwendung A Rahmenbedingungen 3.4. Informationspflicht Finanzbericht Mindestgliederung: Mittelverwendung I. Leistungen für die statutarisch festgelegten Zwecke II. Spendenwerbung III.Verwaltungsaufwand IV. Sonstiger Aufwand sofern nicht unter Punkt I bis III festgehalten V. Zuführung zu Rücklagen und Zweckwidmungen Juni 2014 Seite 6

8 1 Grundlagen und Anwendung B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen Ergänzung zum Arbeitsbehelf Checkliste zu Kooperationsvertrag der Arbeitsgruppe Spendengütesiegel Anwendbar für Prüfungen ab 2012 Nichtanwendung der Zuordnungsbestimmungen und Ausgabenmatrix ist durch den Prüfer zu begründen Juni 2014 Seite 7

9 1 Grundlagen und Anwendung B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen Zielsetzung Unterstützung zur Zuordnung der Ausgaben/Aufwendungen Überleitung Einnahmen/Ausgabenrechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechung Dokumentation/Nachvollziehbarkeit Vollständigkeit Juni 2014 Seite 8

10 1 Grundlagen und Anwendung B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen Zielsetzung Vereinheitlichung der Berichterstattung Anlehnung an Deutschland, Schweiz Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI) Schweizer ZEWO Stiftung Juni 2014 Seite 9

11 1 Grundlagen und Anwendung B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen Ausgabenmatrix 1.Personalaufwand 2. Aufwandsentschädigung 3. Raumkosten 4. Sonstige Abschreibungen 5. Bürokosten 6. Rechnungswesen I. Statutarisch festgelegte Zwecke Ia. Projekte Programme /Gemeinn. Betrieb Ib. Satzungs - mäßige Kampagnen, Information II. Spenden - werbung Werbung, allg. Öffentlichkeits arbeit III. Verwaltungsaufwand IIIa. Allg. Verwaltung IIIb. Spenden verwaltung 7. Sonstige Aufwendungen 8. Drucksachen Medien 9. Veranstaltungen Öffentlichkeitsarbeit Juni 2014 Seite 10

12 1 Grundlagen und Anwendung B Ausgabenmatrix, Zuordnungsbestimmungen Ausgabenmatrix 10. Projekte, Betriebe 11. Mittel weiterleitung 12. Sonstiges I. Statutarisch festgelegte Zwecke Ia. Projekte Programme /Gemeinn. Betrieb Ib. Satzungs - mäßige Kampagnen, Information II. Spenden - werbung Werbung, allg. Öffentlichkeits arbeit III. Verwaltungsaufwand IIIa. Allg. Verwaltung IIIb. Spenden verwaltung Horizontal: Gliederung Finanzbericht (I III) Vertikal: Zuordnung der einzelnen Ausgaben- bzw. Aufwandsarten (bzw. Gliederung der GuV) Juni 2014 Seite 11

13 1 Grundlagen und Anwendung C Spendenwerbung und Verwaltungsausgaben Notwendig für Beschaffung von Spendenmitteln Organisation der Mittelverwendung Vergleichbarkeit von Prozentsätzen (???) Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (vgl. auch Pkt 4.8 bzw. 4.9 Zuordnungsbestimmungen) Pkt 2.2. Zuordnungsbestimmungen / Z 29 Kooperationsvertrag (idf Evaluierung 2013): keine Vorgabe der vertretbaren Höhe; Beurteilung liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers anders Deutsches Zentralinstitut für soziale Fragen: Vorgabe eines Werbe- und Verwaltungskostenanteils Unter 10% - niedrig 10% bis 20% - angemessen 20% bis 35% - vertetbar Juni 2014 Seite 12

14 D Definitionen 1 Grundlagen und Anwendung (Ia) Projekte/Programme: Satzungsmäßige Zweckerfüllung (Ia) Gemeinn. Betriebe: isd 45f BAO (auf Dauer angelegte wirtschaftliche Geschäftsbetriebe) (Ib) Satzungsmäßige Kampagnen/Informationen: Schaffung öffentlicher Aufmerksamkeit/öffentliches Bewusstsein VS: in der Satzung als eigenständiger Zweck festgelegt Juni 2014 Seite 13

15 D Definitionen 1 Grundlagen und Anwendung (II) Spendenwerbung: Ausgaben zur Beschaffung von Spenden (Bsp: Selbstdarstellung, Imagearbeit, Rechenschaftsberichte etc.) (III) Verwaltungsaufwand: Gewährleisten die Grundfunktionen der Organisation als ganzes (Leitungs- und Aufsichtsgremien, Finanz- und Rechnungswesen, Personalverwaltung, Organisation) (IIIa) allgemeine Verwaltungsausgaben: IIIa=III-IIIb (IIIb) Spendenverwaltung: entspricht dem Verwaltungskostenbegriff des 4a (8) lit d EStG zur Beurteilung der steuerlichen Absetzbarkeit der Spenden (10%); [nicht aufteilungsfähig nur Lagerkosten für Sachspenden] Juni 2014 Seite 14

16 E Anwendungserläuterungen 1 Grundlagen und Anwendung (1) Ausgaben der Leitungsebene: Größere Organisationen: idr keine Aufteilung: IIIa Kleinere Organisationen: sofern die Leitung operative Aufgaben übernimmt Ia/IIIa (2) Sachspenden: Ansatz im Anlagevermögen; fiktive Anschaffungskosten Abschreibung Zweck Gleichstellung von Sach- und Geldspenden Vgl. auch Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder FS/RL19 Frage 7 (3) Ehrenamtliche Arbeit: Keine Erfassung im Rechnungswesen (sofern von vornherein unentgeltlich erbracht) Bei nachträglichem Verzicht (Verzichtsspende) ertragswirksame Vereinnahmung im Zeitpunkt des Verzichts (IDW RS HFA 21); Aufwandsentschädigungen entsprechend der Tätigkeit Zuordnung unter Ia, II oder IIIa Juni 2014 Seite 15

17 E Anwendungserläuterungen 1 Grundlagen und Anwendung (4) Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit: Straßenansprachen: Anteil Ib nur, wenn die Vergütung zu mindestens 50% in Form eines fixen Grundhonorars erfolgt; Inhalte müssen klar über Informationen, die im Rahmen einer üblichen allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit präsentiert werden, hinausgehen Haustüransprachen: immer II Festschreibung von Werbung (bzw. auch Verwaltung) als statutarisch festgelegter Zweck nicht möglich; würde Ausschließlichkeits- und Unmittelbarkeitsgrundsatz der BAO widersprechen (5) Verlust Vermögensverwaltung: Saldierte Darstellung (Mittelherkunft Va bzw. negatives Ergebnis III.a ) (6) Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Negatives Nettoergebnis nach sachlichem Zusammenhang II oder IIIa Juni 2014 Seite 16

18 F Darstellung/Dokumentation 1 Grundlagen und Anwendung Detaillierungsgrad der Matrix steht der NPO offen Schlüsselung S : sofern ein Gesamtposten zusammengefasst wird (Bsp Personalaufwand) ist eine Schlüsselung vorzulegen; Kostenrechnung anhand von Kostenstellen oder Nachvollziehbare Schätzungsmethode Erläuterung notwendig Bedeutung der Symbole X : Eindeutige vorgegebene Zuordnung; Abweichung nur mit dokumentierter Begrünung möglich S : Schlüsselung; exemplarische Vorgabe in der Ausgabenmatrix G : Aufteilung Ia bzw. II. Juni 2014 Seite 17

19 2 Erfahrungen Rückmeldungen Teilnehmer Positiv Negativ Anwendungsprobleme Juni 2014 Seite 18

20 Ansprechpartner M M ag. Thomas Stranzinger, LL.M. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer Managing Partner Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger T E t.stranzinger@solidaris.at Mag. Christoph Hofer Steuerberater, Wirtschaftsprüfer Partner Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger T E c.hofer@solidaris.at Ölzeltgasse 3 A-1030 Wien T office@solidaris.at Juni 2014 Seite 19