Die Finanzverwaltung gewährt einem Unternehmer den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung grundsätzlich nur, wenn diese alle folgenden Angaben enthält:

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1 Merkblatt zur Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur (Stand: September 2017) I. Allgemeine Rechnungsanforderungen Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die Rechnung braucht nicht ausdrücklich als solche bezeichnet zu werden, es reicht aus, wenn sich der Rechnungsinhalt eindeutig aus dem Kontext ergibt. Auch ein Vertrag kann eine Rechnung darstellen, sofern er alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Eine Unterschrift ist nicht notwendig. Für Bauleistungen (Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) sind Bauunternehmen verpflichtet, spätestens sechs Monate nach deren Ausführung eine Rechnung zu erstellen. Der Leistungsempfänger als Unternehmer muss die Rechnung im Original erhalten, um seinen Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt geltend machen zu können. Der Leistungsempfänger kann den Anspruch auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung notfalls gerichtlich durchsetzen. Eine Rechnung ist grundsätzlich in Papierform zu erstellen. Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers kann eine Rechnung auch elektronisch übermittelt werden (Einzelheiten zur elektronischen Rechnung unter V.) Rechnungen und alle dazu gehörenden Dokumente sind bei dem leistenden Unternehmen und Leistungsempfänger zehn Jahre lang aufzubewahren. 1 Im Fall von elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrung technische Programme vorhanden sein, die eine dauerhafte Lesbarkeit der Daten gewährleisten. II. Pflichtangaben einer Rechnung Die Finanzverwaltung gewährt einem Unternehmer den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung grundsätzlich nur, wenn diese alle folgenden Angaben enthält: 1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers. Die Identität des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers muss auf Grund der verwendeten Bezeichnungen und Anschriften eindeutig feststellbar sein. Grundsätzlich ist dies der Hauptsitz des Unternehmens. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige Anschrift. 1 Ist der Leistungsempfänger nicht unternehmerisch tätig, sind die Rechnungen zwei Jahre lang aufzubewahren....

2 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Die Anschrift eines beauftragten Buchhaltungsbüros oder gar Briefkastenfirmen sind nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes nicht zulässig Die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wurde dem leistenden Unternehmer keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt, ist zwingend die erteilte Steuernummer anzugeben. 3. Das Ausstellungsdatum. Beim Ausstellen einer Rechnung ist immer das aktuelle Datum zu verwenden. Ein Zurückoder Vordatieren ist unzulässig. 4. Eine fortlaufende (Rechnungs-) Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird. 5. Eine Beschreibung der erbrachten Leistung, das heißt Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Grundsätzlich ist die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware zu verwenden; in der Bauwirtschaft hingegen die Beschreibung der erbrachten Bauleistung. 6. Den Zeitpunkt der erbrachten Leistung, das heißt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist maßgeblich für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Umsatzsteuer entsteht. Eine Zahlungsverweigerung durch den Auftraggeber hindert die Entstehung der Umsatzsteuer nicht, so dass Bauunternehmen für ihre Bauleistung häufig die Umsatzsteuer vorfinanzieren müssen. Hinweis: Beanstandet der Auftraggeber die Form der Rechnung, sind etwaige Formfehler zu korrigieren. Beanstandet der Auftraggeber die Höhe der Rechnung, sollten die Vertragspartner sich wenigstens auf die Bezahlung des unstreitigen Betrags als vorläufige Zahlung einigen. 7. Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die erbrachte Leistung, das heißt die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (zum Beispiel Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. 8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (derzeitiger Regelsteuersatz 19%). Im Fall der umgekehrten Steuerschuldnerschaft unterbleibt der Ausweis des Steuersatzes und des Steuerbetrages (Einzelheiten siehe unten VI.). 2 Gerichtlich wird derzeit geklärt, ob eine Anschrift ausreichend ist, unter der ein Unternehmer zwar postalisch erreichbar ist, aber keine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt (siehe Bundesfinanzhof, Beschluss vom 6. April Aktenzeichen XI R 20/14).

3 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Bei Bauleistungen an einen nichtunternehmerischen Leistungsempfänger den Hinweis, dass dieser die Rechnung mindestens zwei Jahre aufzubewahren hat Die Bezeichnung als Gutschrift und nicht als Rechnung, falls eine vom leistenden Unternehmen erbrachten Lieferung oder Leistung ausnahmsweise durch den Leistungsempfänger abgerechnet wird (siehe unten IV. Abrechnung per Gutschrift). III. Abschlagsrechnungen / Schlussrechnung Abschlagsrechnungen und die Schlussrechnung sollten aus Klarstellungsgründen als solche bezeichnet werden. Für beide Rechnungsarten gelten die oben dargestellten Grundsätze mit folgenden Besonderheiten: Abschlagszahlungen und Vorauszahlungen unterliegen der so genannten Ist-Versteuerung, das heißt die Umsatzsteuer entsteht im Voranmeldungszeitraum der Zahlung. Es kommt in diesem Zusammenhang nur auf die tatsächliche Zahlung und weder auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung noch die Rechnungserteilung durch die Bauunternehmen an. Die Schlussrechnung ist erst auszustellen, wenn die bauliche Gesamtleistung ausgeführt ist. Das heißt, wenn dem Besteller die Verfügungsmacht an dem Bauwerk verschafft wird. Grundsätzlich geht dies mit Übergabe und Abnahme des Werkes einher. 4 Dabei entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Bauunternehmen die gesamte, vertraglich geschuldete Bauleistung (Werklieferung) bewirkt hat, soweit das Gesamtentgelt laut Schlussrechnung die Summe der Abschlagsrechnungen übersteigt. Auf den Zeitpunkt der Abnahme und / oder Rechnungserteilung kommt es nicht an. Die Schlussrechnung hat auf die einzelnen Abschlagszahlungen und deren Beträge zu verweisen; abgerechnet wird nur noch über den ausstehenden Restbetrag. IV. Abrechnung per Gutschrift Grundsätzlich ist das leistende Unternehmen zur Ausstellung der Rechnung verpflichtet. Etwas anderes gilt, wenn sich die Vertragspartner - wenigstens mündlich - darauf geeinigt haben, dass der Leistungsempfänger (hier also regelmäßig der Auftraggeber/Werkbesteller) zur Abrechnung verpflichtet ist (so genanntes Gutschriftverfahren). Voraussetzung für eine wirksame Gutschrift ist, dass sie dem leistenden Unternehmen (Bauunternehmen) übermittelt worden ist und dieses dem übermittelten Dokument nicht widerspricht. Eine Gutschrift muss aus Klarheitsgründen in dem Abrechnungsdokument eindeutig als solche bezeichnet werden. KEINE Gutschrift im steuerlichen Sinne ist die kaufmännische Gutschrift durch das leistende Unternehmen, die der nachträglichen Korrektur einer vom leistenden Unternehmen ausgestellten Rechnung dient. 3 Wird die Bauleistung an ein Unternehmen erbracht, so haben der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger ein Doppel der Rechnung zehn Jahre lang aufzubewahren (siehe Abschnitt 13b.14 Absatz 2 Satz 1 Umsatzsteueranwendungserlass). 4 Es sind jedoch auch Konstellationen denkbar, in denen der Besteller schon vor Übergabe und Abnahme die Verfügungsmacht an dem Bauwerk erhält, zum Beispiel durch tatsächliche Nutzung nach Bezugsfertigkeit.

4 Hinweis: Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Um Verwechselungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Begriff der Gutschrift nur bei Abrechnungen durch den Leistungsempfänger (Auftraggeber) zu verwenden und notwendige Korrekturen durch das Bauunternehmen als Stornorechnung oder Korrekturrechnung zu bezeichnen. V. Elektronische Rechnungen Eine elektronische Rechnung bedarf eines elektronischen Formats wie etwa pdf, Text- oder Bilddatei. Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Wichtig ist, dass der Inhalt der Rechnung nicht nachträglich verändert werden kann (Grundsatz der Echtheit und Unversehrtheit). Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen, sofern keine qualifizierte elektronische Signatur verwendet wird, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann, gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll den Abgleich der Rechnung mit der (vertraglichen) Zahlungsverpflichtung des Unternehmers sicherstellen. Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Insbesondere erfüllt auch ein manueller Rechnungsabgleich die Voraussetzungen eines verlässlichen Prüfpfads, wenn eine Kontrolle hinsichtlich Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger stattfindet. Eine hierauf überprüfte Rechnung rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Hinsichtlich der Aufbewahrungsform ist zu beachten, dass die Rechnung so aufzubewahren ist, wie sie empfangen wurde. Beispielsweise darf eine als pdf Datei empfangene Rechnung nicht in ausgedruckter Form archiviert werden. Zudem kann es empfehlenswert sein, die - welche die pdf übermittelt - ebenfalls zu archivieren, wenn sich nur aus der Kombination der Informationen die Echtheit und Unversehrtheit der ergibt. Ein in Deutschland ansässiger Unternehmer ist grundsätzlich zudem verpflichtet die Daten im Inland zu archivieren. Gemäß eines Verordnungsentwurfes über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes vom 22. Juni 2017 soll die künftige Rechnungslegung im öffentlichen Auftragswesen ausschließlich elektronisch erfolgen. Die inhaltlichen Anforderungen an eine solche elektronische Rechnung gehen über die in 14 Umsatzsteuergesetz genannten Anforderungen hinaus. Hinsichtlich der technischen Anforderungen an eine elektronische Rechnung ist das pdf Format nicht ausreichend. Vielmehr muss der noch genauer zu definierende Rechnungsdatenaustauschstandard XRechnung verwendet werden und der Rechnungsersteller muss die Rechnung nach einer Registrierung über ein Portal der öffentlichen Verwaltung beim Empfänger hochladen. Die Anwendung einer solchen qualifizierten elektronischen Rechnung soll ab 27. November 2020 für alle Unternehmen verbindlich werden. Über den weiteren Verfahrensgang werden wir Sie informieren.

5 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite VI. Umgekehrte Umsatzsteuerschuldnerschaft In allen Fällen umgekehrter Umsatzsteuerschuldnerschaft (das heißt bei Erbringung einer Bauleistung an andere Bauunternehmen) sind durch das leistende Bauunternehmen ausnahmsweise Nettorechnungen zu erstellen. In diesen Nettorechnungen ist ausdrücklich auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hinzuweisen. Folglich ist der Leistungsempfänger zum Abführen der Umsatzsteuer verpflichtet und grundsätzlich auch in gleicher Höhe zum Vorsteuerabzug gegenüber dem Finanzamt berechtigt. Eine Bauleistung muss sich unmittelbar auf die Substanz des Bauwerks auswirken, das heißt, es muss eine Substanzerweiterung, Substanzverbesserung, Substanzbeseitigung oder Substanzerhaltung bewirkt werden. Der Begriff des Bauwerks ist weit auszulegen. Hierzu zählen neben Gebäuden zum Beispiel auch Straßen, Brunnen oder Kanäle. Auch der Einbau von Maschinen oder Ausstattungsgegenständen kann eine Bauleistung darstellen, wenn sich die Ausführung der Arbeiten unmittelbar auf die Substanz des Gebäudes auswirkt. Bauträger führen laut der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes keine Bauleistungen aus, wenn deren einziger Geschäftszweck die Lieferung eines bebauten Grundstücks an den Endkunden ist. Hinweis: Die Einordnung eines Werkunternehmens als Bauleistenden kann im Einzelfall schwierig sein. Um nachträgliche Korrekturen in diesem Zusammenhang zu vermeiden, lassen Sie sich als Bauleistender durch den Leistungsempfänger dessen Finanzamtsbescheinigung (Vordruckmuster USt 1 TG) vorlegen, welche den Leistungsempfänger selbst als Bauleistenden im Sinne von 13 b Umsatzsteuergesetz ausweist (Voraussetzung der umgekehrten Steuerschuldnerschaft). Die Bescheinigung ist längstens für drei Jahre gültig und kann nur mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder zurückgenommen werden. VII. Rechnungskorrekturen Rechnungskorrekturen müssen vom Aussteller der Rechnung vorgenommen werden, das heißt grundsätzlich vom Bauunternehmen. Die Umsatzsteuer entsteht in voller Höhe in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Bauunternehmen seine Leistung erbracht hat. Etwaige Einwände des Auftraggebers hindern die Entstehung der Umsatzsteuer in voller Höhe zunächst nicht. Im Fall einer so genannten Uneinbringlichkeit kann die Steuerlast nach unten korrigiert werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn feststeht, dass der Auftraggeber die vollständige Zahlung endgültig und dauerhaft verweigert. Zum Zeitpunkt der endgültigen und dauerhaften Leistungsverweigerung durch den Auftraggeber kann das Bauunternehmen eine Berichtigung der Umsatzsteuer wegen Uneinbringlichkeit vornehmen. Eine weitere (beispielsweise gerichtliche) Durchsetzung des Anspruchs ist dem Bauunternehmen unbenommen. Wird der Anspruch des Bauunternehmens später ganz oder teilweise befriedigt, ist die Umsatzsteuer erneut zu korrigieren. Soweit sich das Entgelt und damit die Umsatzsteuer durch Uneinbringlichkeit vermindert haben, bedarf es hier - nach Stimmen in der Fachliteratur - keines neuen Abrechnungspapiers oder eines sonstigen Belegs. 5 5 Korn, in Bunjes, Kommentar zum Umsatzsteuergesetz, 17, Randnummer 90; Stadie, in Rau/Dürrwächter, Kommentar zum Umsatzsteuergesetz, 17, Randnummer 45.

6 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite Behalten Auftraggeber vom Werklohn Sicherheiten für Mängelbeseitigung ein, mindert dies die Umsatzsteuerschuld der Bauunternehmen. Dies gilt jedoch nicht, wenn das Bauunternehmen zur Sicherheit Bürgschaften stellt und daher den vollen Werklohn ausbezahlt erhält. Ändert sich der Werklohn nachträglich, zum Beispiel durch Minderungen, Rabatte, Preisanpassungen, ist dies durch eine geänderte Rechnung umsatzsteuerlich im Voranmeldungszeitraum der Änderung zu berücksichtigen. Eine Korrektur ist immer zwingend erforderlich, wenn die Rechnung nicht alle gesetzlich notwendigen Angaben enthält oder diese Angaben unzutreffend sind (siehe oben III. Pflichtangaben in einer Rechnung). Hinweis Stornorechnung: Aus Klarheitsgründen empfiehlt es sich bei Rechnungskorrekturen, zunächst die alte Rechnung in voller Höhe zu stornieren (Stornorechnung) und dann eine neue Rechnung mit dem Rechnungsdatum vom Tag der Erstellung der neuen Rechnung zu fertigen. Es sollte vermieden werden mehrere Rechnungen über denselben wirtschaftlichen Vorgang im Umlauf zu haben, denn der Aussteller einer Rechnung schuldet die darin ausgewiesene Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder nicht. Darüber hinaus schuldet das Unternehmen, wenn es eine Rechnung mit einem zu hohen Umsatzsteuerausweis ausgestellt hat, die fehlerhaft ausgewiesene Umsatzsteuer bis zur Rechnungskorrektur nach 14 c Umsatzsteuergesetz. Dahinter steht die Sorge der Finanzverwaltung, der Empfänger von Rechnungen könnte zu Unrecht Vorsteuer aus Rechnungen beanspruchen, welche keine konkrete Leistung betreffen. Solche Effekte können vermieden werden, wenn die alte Rechnung zunächst mit einer Stornorechnung beseitigt wird und dann eine saubere, neue ordnungsgemäße Rechnung erstellt wird. Hinweis Rechnungskorrektur: Es muss jedoch nicht zwingend eine Stornorechnung und eine Korrekturrechnung ausgestellt werden. Es müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die betreffende Rechnung bezogen ist, berichtigt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in dem Dokument die fortlaufende Nummer der ursprünglichen Rechnung angegeben ist; eine neue Rechnungsnummer für dieses Dokument ist nicht erforderlich. Für das Korrekturdokument gelten dieselben formalen und inhaltlichen Anforderungen wie für Rechnungen. Gemäß Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B wird der Anspruch auf Schlusszahlung 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig (gemäß 16 Absatz 3 Nummer 1 VOB/B). Um in diesem Zusammenhang Diskussionen mit dem Auftraggeber zu vermeiden, kann es empfehlenswert sein, keine neue Rechnung (mit aktuellem Datum) auszustellen, sondern die alte Rechnung lediglich punktuell zu korrigieren und auf die alte Rechnung zu verweisen. Darüber hinaus hat sich die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes zur rückwirkenden Rechnungskorrektur grundlegend geändert. Künftig können nach dieser Rechtsprechung fehlende Rechnungsangaben in der Ursprungsrechnung auch noch rückwirkend ergänzt werden. 6 Eine solche Rechnungsergänzung kann insbesondere für Eingangsleistungen relevant sein und gegenüber einer Rechnungsstornierung vorzugswürdig erscheinen. In Betriebsprüfungen wurde zuvor häufig der geltend gemachte Vorsteuerabzug eines Unternehmers 6 Bundesfinanzhof, Urteil vom 20. Oktober Aktenzeichen V R 26/15.

7 Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. Seite versagt, wenn die zu Grunde liegende Eingangsrechnung nicht alle Pflichtangaben enthielt. Daraufhin musste der Bauunternehmer die gezogene Vorsteuer an das Finanzamt samt Zinsen erstatten, eine korrigierte Rechnung beim leistenden Unternehmen anfordern und konnte erst in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die korrigierte Rechnung vorlag, den Vorsteuerabzug erneut geltend machen. Diesem Umstand kann künftig mit Verweis auf das genannte Urteil entgegengewirkt werden. Die ursprüngliche Rechnung kann um fehlende Angaben rückwirkend ergänzt werden, wenn diese zumindest Auskunft zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer gibt. Eine Rückzahlung der Vorsteuer samt Zinsen kann so in Betriebsprüfungen, mit Hinweis auf diese Rechtsprechung, gegebenenfalls vermieden werden. Insofern ist im Einzelfall abzuwägen, ob eine Rechnungsstornierung samt Neuausstellung oder aber eine Korrektur der bestehenden Rechnung vorzugswürdig ist. Vermieden werden sollte im Zusammenhang mit Rechnungskorrekturen der Ausweis einer zu niedrigen Umsatzsteuer. Die Finanzverwaltung reagiert mitunter sehr restriktiv auf Fälle, in denen berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe wiedergeben und erneut berichtigt werden müssen. Unter Umständen kann bei solchen Verfehlungen bereits ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Für weitere Fragen im Zusammenhang mit der Rechnungserstellung und Rechnungskorrektur steht Ihnen der Rechtsunterzeichner gern zur Verfügung. Die obige Darstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Maßgebend sind die einschlägigen Gesetze und Durchführungsvorschriften. * * * Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.v. RA Martin Freitag Bereichsleiter Recht RA Henning Koewius Abteilungsleiter Steuern Bereich Recht Abteilung Steuern Kurfürstenstraße Berlin Telefon Telefax henning.koewius@bauindustrie.de