Wissensbilanz als neue Form des Berichtswesens an österreichischen Universitäten

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1 Wissensbilanz als neue Form des Berichtswesens an österreichischen Universitäten Hintergrund, Modell und Erfahrungen Dr. Karl-Heinz Leitner Austrian Research Centers Dresden, 14. Jänner 2007

2 Erfahrungen der systems research Entwicklung des ARC Wissensbilanz-Modells Realisierung der ARC-Wissensbilanzen für die Jahre Erstellung des Konzepts für die Wissensbilanzierung an Universitäten für das BM:BWK (2002) Prozessbegleitung bei der Implementierung der Wissensbilanz des DLR (Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt) (2001), der Royal Scientific Society, Amman (2002), Oesterreichische Nationalbank (2003), Schulungszentrum Fohnsdorf (2005), Universität Innsbruck (2006) Analyse von Leistungskennzahlen österreichischer Universitäten mit Hilfe von Data Envelopment Analysen (2004)

3 Wissensbilanzierung: Entwicklung Ausgangspunkt in den steigenden Investitionen in immaterielle Vermögenswerte 1994: Schwedisches Versicherungsunternehmen Skandia erstellt erstmals einen Intellectual Capital Report In den 1990er Jahren werden eine Vielzahl von Ansätzen zur Wissensbilanzierung vorgestellt Diese nehmen eine Kategorisierung unterschiedlicher Elemente des intellektuellen Kapitals vor und weisen Indikatoren aus Wissensbilanzen sind ein Instrument für internes Management als auch externes Reporting 1999: ARC erstellt als erste Forschungsorganisation eine Wissensbilanz 2002: Universitätsgesetz schreibt Wissensbilanzierung vor

4 Richtlinien für die Erstellung von WB DMTI: Danish Guidelines for Intellectual Capital Statements (DK) Forschung Austria: Entwicklung eines Wissensbilanzierungssystems (AT) BMWA: Wissensbilanz - Made in Germany, Leitfaden 1.0 (DE) AIAF: Communication of intangibles and intellectual capital (I) METI: Guidelines for Disclosure of Intellectual Assets Based Management (JP) DRSC: DRS 14 und 20 (DE) BMBWK: UG 2002 (AT)

5 Wissensbilanz: Definition und Abgrenzung Eine Wissensbilanz ist ein Berichtswesen, das Investitionen in intellektuelles Kapital und deren produktive Nutzung im Rahmen der Wertschöpfungsprozesse erfasst, bewertet und kommuniziert In der Wissensbilanz erfolgt die Gegenüberstellung von Kosten (Aufwendungen, Voraussetzungen) und Nutzen (Wertschöpfung, Kompetenzaufbau, Zielerreichung) der Wissensproduktion. Dabei werden nicht-finanzielle wie auch finanzielle Bewertungen vorgenommen Es erfolgt eine Strukturierung intellektueller Kapitalformen (Bsp. Humankapital, Strukturkapital, Beziehungskapital) Wissensbilanzen bestehen aus Narrationen, Visualisierungen und Kennzahlen Ziele und Strategien stellen eine wichtige Komponente dar

6 Strukturmodelle - Prozessmodelle Enablers Results MARKET VALUE Leadership Human resource management Policies and strategies Resources Processes Employee satisfaction Customer satisfaction Impact on society Business results ADJUSTED SHARE- HOLDERS EQUITY FINANCIAL CAPITAL INTELLECTUAL CAPITAL Modell der EFQM HUMAN CAPITAL STRUCTURAL CAPITAL CUSTOMER CAPITAL ORGANIZATIONAL CAPITAL INNOVATION CAPITAL PROCESS CAPITAL IC-Skandia-Ansatz

7 Unterschied Wissensbilanz - BSC internes Instrument zu Strategieformulierung und -umsetzung mittels Kennzahlen Ausgewogenheit Externes Reporting nicht thematisiert Klassifikation unterschiedlicher Formen des Intellektuellen Kapitals Reduktion von Informationsasymmetrien internen und externen Reporting Vergleichbarkeit Neben Kennzahlen sind Narration und Visualisierungen von Bedeutung Berücksichtigung des intellektuellen Kapitals im Jahr 2004: Dimension Lernen und Erneuerung: Human Capital, Information Capital und Organization Capital BSC lest sich von unten nach oben und ist auf die finanziellen Ziele gerichtet Unterschiedliche Klassifikationen Bsp. Humankapital, Strukturkapital, Beziehungskapital Häufig Prozessmodell: Inputs Prozesse Outputs Wirkungen Anwendung der BSC im Kontext von Universitäten erfordert die Integration zusätzlicher Dimensionen (Bsp. Lehrleistungen) WB lt. UG auf die Besonderheit der Universitäten ausgerichtet Kompatibel mit Evaluierungslogik

8 ARC-Wissensbilanzmodell WERTSCHÖPFUNGS- POTENTIALE KERNPROZESSE ERGEBNISSE VISIONEN Auftragsprojekte UNTERNEHMENS- ZIELE Humankapital Strukturkapital Beziehungskapital Wissensziele Programm- forschung - Finanzielle Ergebnisse Immaterielle Ergebnisse Austrian Research Centers, 2000

9 ARC: Ausgewählte Kennzahlen Humankapital, z.b.: Strukturkapital, z.b.: Kennzahlen Abgänge MitarbeiterInnen gesamt wissenschaftliche MitarbeiterInnen gesamt davon im Alter von Jahren innerhalb von Jahren (%) g Weiterbildungstage pro MitarbeiterIn: Computer 0,45 0,92 0,78 0,25 Literacy Weiterbildungstage pro MitarbeiterIn: fachlich 1,70 3,02 2,29 2,15 IT-Infrastruktur IT-Aufwendungen pro MitarbeiterIn in Euro Administrative Prozesse Prozesse: Plantreue der Projekte (in %) 55 81,5 78,5 73,9 Trefferquote bei EU Forschungsprogrammen (gewonnene/eingereichte Projekte) (in %) Trefferquote bei nationalen Forschungsprogrammen (Kompetenzzentren) (gewonnene/eingereichte Projekte) % Beziehungskapital, z.b.: Geschäftsfeldübergreifende Projekte (in % aller neuen Projekte) 9,2 10,3 14,5 16,2 Teilnahme an Gremien: wissenschaftlich, industriell, 0,65 0,83 0,60 0,94 politisch (pro wissenschaftliche Mitarbeiter) Lehraufträge (pro wissenschaftliche Mitarbeiter) 0,19 0,17 0,19 0,29

10 Strategisches Controlling Wissensziel 1: Wir wollen Kompetenzen entwickeln, um das Unternehmensziel des Wissenstransfers in die Wirtschaft, Wissenschaft und öffentliche Stellen, optimal zu unterstützen.

11 ARC: Wirkung und Nutzen Positives Feedback von Seiten sämtlicher Stakeholder Prozess der Einführung stellt den größten Nutzen dar Management-Diskussionen über Unternehmensstrategie Bereitstellung von Informationen für strategisches Controlling, Personalentwicklung, Forschungsmanagement; künftig auch Leistungsvereinbarung mit dem BMVIT Nutzung von Netzwerkanalysen Ein Großteil der Indikatoren wird intern genutzt Wissensbilanz erfüllt: Reportingfunktion und Managementfunktion

12 Wissensbilanz für Universitäten: Ziel extern Kommunikations- und Steuerungsinstrument für externe Stakeholder Kommunikation über die Entwicklung der immateriellen Vermögensbestände und der erbrachten Leistungen (über die Leistungsvereinbarung hinausgehend) Information diverser Interessensgruppen (Eigentümer, Kooperationspartner, Fonds, Studenten, Öffentlichkeit etc.) Aufbereitung von Informationen für die Bildungs- und Wissenschaftspolitik Monitoring der Ziele der Leistungsvereinbarung

13 Wissensbilanz für Universitäten: Ziel intern Kommunikations- und Steuerungsinstrument für Universitäten Informationen für interne Ressourcenallokation Benchmarking (intern und extern) Aufbereitung von Informationen für die Profilbildung, Strategiediskussion und formulierung Initiierung von Diskussion über das intellektuelle Kapital einer Universität (Bsp. Strukturkapital)

14 Wissensbilanz: Abgrenzung Leistungsvereinbarung Mittelvergabe in Form eines Globalbudgets für 4 Jahre Fokussiert auf vier Kriterien (Ziele, Bedarf, Nachfrage, Leistung) und Kennzahlen für variables Budget (bis zu 20%) Evaluierung Regelmäßige Evaluierung im Bereich der Lehre (Input für Leistungsvereinbarung) Externe Evaluierungen auf Anfrage bzw. Satzung (Uni, Rat, BMBWK) Leistungen der ProfessorInnen zumindest alle 5 Jahre Wissensbilanz Ganzheitliche Darstellung, weniger detailliert Ausweis von Daten, die für die Hochschulstatistik relevant sind Ausschließlich Selbstdarstellung

15 Leistungsvereinbarung Definition von Vorhaben und Zielen in den Bereichen: Profilentwicklung Personalentwicklung Forschung und Entwicklung Studien Weiterbildung Gesellschaftliche Zielsetzungen Erhöhung der Internationalität und Mobilität Interuniversitäre Kooperationen Spezifische Bereiche

16 Formelbudget (bis zu 20% des Budgets) Mit dem formelgebundenen Budget sollen Ziele gefördert werden, die bei allen Universitäten als wünschenswert angesehen werden, diese sind: a) im Bereich Lehre: - Erhöhung der Zahl der aktiven Studierenden (Indikator 1) - Erhöhung der Zahl der Absolventinnen und Absolventen (Indikator 2) - Verkürzung der Studienzeiten (Indikator 3) - Verringerung der Drop-Outs - Erhöhung der Erfolgsquote (Indikator 4) b) im Bereich Forschung bzw. Entwicklung und Erschließung der Künste: - Erhöhung der Zahl der Studierenden, die zu Wissenschafterinnen und Wissenschaftern ausgebildet werden (Indikator 5) - Ausweitung der Drittmittelforschung sowohl der begutachteten Antragsforschung (Indikator 6) als auch der Auftragsforschung (Indikator 7)

17 Formelbudget c) im Bereich der Frauenförderung: - Erhöhung des Frauenanteils in Spitzenpositionen (Indikator 8) - Förderung des weiblichen wissenschaftlichen Nachwuchses (Indikator 9) d) im Bereich der Studierendenmobilität: - Förderung des internationalen Studierendenaustausches (Indikatoren 10 & 11)

18 Bundesgesetz über die Organisation der Universitäten (UG) 2002 Abschnitt Finanzierung, Leistungsvereinbarung und Qualitätssicherung 12 (11) Jede Universität hat der Bundesministerin oder dem Bundesminister im Wege des Universitätsrats jeweils bis 30. April eine Wissensbilanz über das abgelaufene Kalenderjahr vorzulegen. Gesondert darzustellen sind zumindest: 1. der Wirkungsbereich, gesellschaftliche Zielsetzungen sowie selbst definierte Ziele und Strategien; 2. das intellektuelle Vermögen, differenziert in Human-, Struktur- und Beziehungskapital; 3. die in der Leistungsvereinbarung definierten Leistungsprozesse mit ihren Outputgrößen und Wirkungen. Die Bundesministerin oder der Bundesminister hat durch Verordnung Richtlinien für den Aufbau und die Gestaltung der Wissensbilanz zu erlassen.

19 Aufbau gemäß Wissensbilanz-Verordnung I. Wirkungsbereich, Zielsetzung und Strategien (qualitativ) II. III. IV. Intellektuelles Vermögen (Human-, Struktur-, Beziehungskapital) (Kennzahlen) Kernprozesse (Lehre und Weiterbildung, Forschung und Entwicklung) (Kennzahlen) Output und Wirkungen der Kernprozesse (Lehre und Weiterbildung, Forschung und Entwicklung) (Kennzahlen) V. Resümee und Ausblick (qualitativ)

20 Modell der Wissensbilanz und Kennzahlen Politik Strategie Leitbild Ziele Intellektuelles Kapital Kernprozesse Output und Wirkung Humankapital # Personal # Habilitationen # Berufungen # Gastprofessoren # Weiterbildung Strukturkapital Datenbanken Zeitschriften Großgeräte # Nutzfläche Beziehungskapital # Beziehungskapital MA in Kommiss. # MA Funkt. in Gremien in Kommis. # ver. Funkt. Kooperationen in Gremien # Funkt. in Zeitschr. # vertr. Kooperat. INPUT Forschung& Entwicklung Lehre& Weiterbildung # wiss.ma in F&E # lfd. drittfinanz. Projekte # int.finan.&ext.eval. Pro. # drittfinanz. MA # Nachwuchsför.finz.MA # Doktoratsstudien # PhD Studenten # PhD Studenten (FH) Kommerzialisierung # Spin Offs # wiss.ma im Bereich Lehre # eingerichtete Studien # Joint Degrees Projekte im Lehrbereich # durch. Studiendauer in Sem. % Erfolgsquote Absolventen # Studierende # Studien # Studierende (outgoing) OUTPUT # Veröffentlichungen # Vorträge invited # erteilte Patente F&E Projekte # Abschlüsse Doktor. # Studienabschlüsse # Studienabschl. lt Cu. # Absolv. an Weit.ang. # Arbeitsplätze IMPACT Für die Definition der Kennzahlen siehe genauer Wissensbilanz-Verordnung:

21 Arbeitsbehelf

22 Implementierung: Herausforderung Erwartungshaltungen sind zurechtzurücken (Wissensbilanz ist mehr als ein PR-Instrument oder ein Statistikinstrument, etc.) Klare Definition der Projektziele Ausgestaltung der Wissensbilanz für die eigenen Bedürfnisse und Nutzung des Gestaltungsspielraums (interne und externe Nutzung) Formulierung der Strategien und Ziele notwendig: strategische Profilbildung Lernprozess in Richtung Strategie- und Forschungsmanagement Koordination eines partizipativen Implementierungsprozesses Koordination mit anderen Steuerungsinstrumenten

23 Implementierung: Herausforderung Erhebung der Kennzahlen und Definition spezifischer Kennzahlen (IT System, Data Warehouse) Gefahr, dass Universitäten den Diskurs über die Entwicklung des intellektuellen Kapitals nur auf Kennzahlendiskussion reduzieren

24 Bsp. Universität Innsbruck Wissensbilanz Leistungsvereinbarung Entwicklungsplan Ist Soll Ist Ziel Strategisches Ziel F&E Ziel F&E Stärkung F&E Abstimmung und Selektion der relevanten Kennzahlen Wissensbilanz/DataWarehouse

25 Erfahrungen an Universitäten Nutzen und Zweck der Wissensbilanz werden innerhalb der Universitäten nach wie vor kontrovers diskutiert 2 Universitäten und 5 Institute haben erweiterte Wissensbilanzen publiziert Nutzen wird teilweise bestätigt: Aufbereitung von Informationen für die Strategieformulierung und die Schwerpunktsetzung (Bsp. Forschungsprogramme) Wissensbilanzen werden genutzt, um die Zielerreichung zu überprüfen und Maßnahmen abzuleiten Für Ressourcenallokation und strategisches Controlling muss man sich auf ein Set von Kennzahlen fokussieren Wissensbilanzen erhöhen die interne Transparenz und setzen Anreize

26 Diskussion 1. Wissensbilanzen fokussieren auf Bereiche (Humankapital, Strukturkapital, Beziehungskapital), die bislang vernachlässigt oder nur implizit behandelt wurden, dabei besteht jedoch die Tendenz, über Leistungen und Outputs zu diskutieren 2. Gefahr der Divergenz zwischen internem und externem Reporting (erhobene Indikatoren sollten steuerungsrelevant sein), dabei kann und soll nicht alles nach extern kommuniziert werden 3. Universitäten müssen sich für eine effektives strategisches Controlling auf ein begrenztes Seit an Kennzahlen fokussieren (Anreize, Finanzierung) 4. Das Design des Implementierungsprozesses ist zentral für den Erfolg eines Projekts

27 Information und Kontakt Dr. Karl-Heinz Leitner Geschäftsfeld Technologiepolitik Bereich Systemforschung Austrian Research Centers GmbH Donau-City-Straße 1 A Wien +43(0)50550/4567 karl-heinz.leitner@arcs.ac.at