GEORG.NET electronic-banking

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1 GEORG.NET electronic-banking

2 Impressum Westwall Geldern tel fax info@geosoft.de internet Handbuch-EB-Starmoney.docx 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Electronic-Banking mit STARMONEY Überweisungen mit STARMONEY Export der Überweisungsdaten aus STARMONEY Import der Überweisungsdaten in G+V.NET... 6 Schritt 1 Importassistent (F7)... 7 Schritt 2 Buchungssätze importieren... 8 Schritt 3 Vorläufige Buchungssätze (Strg+F7) Einnahmen aus VT Ausgaben Buchungssätze speichern Vorläufige Buchungssätze löschen Anlagen zu Electronic-Banking EBI Parameterdateien EBI-Dateien: unterstützte Parameter Beispiel I: Importdatei aus STARMONEY Beispiel II: umgesetzte Tagesdatei Bei weiteren Fragen Handbuch-EB-Starmoney.docx 3

4 1 Electronic-Banking mit STARMONEY 1. Electronic-Banking mit STARMONEY Das Modul EB vereinfacht die Buchführung, indem sämtliche auf dem Kontoauszug erscheinenden Umsätze aus STARMONEY in GEORG G+V importiert werden und dort in Buchungssätze umgeschrieben werden. GEORG G+V erstellt aus einer Exportdatei "starmoney.txt" einzelne Tagesdateien, z.b. " txt" und importiert hieraus alle auf den Kontoauszügen erscheinenden Datensätze als vorbereitete Buchungsdatensätze, von denen nur noch die Ausgaben den verschiedenen Konten zugewiesen werden müssen. Hierzu können Sie bereits bei der Überweisung die DATEV Nummer des jeweiligen Kontos angeben. Im Folgenden werden wir Ihnen zeigen, welche Schritte Sie durchlaufen müssen, um den vollen Nutzen aus EB ziehen zu können. 2. Überweisungen mit STARMONEY Die Überweisung kann zum einen auf die übliche Art und Weise erfolgen, ohne irgendwelche Besonderheiten beachten zu müssen. Dies ist der normale Weg. Beim späteren Buchen müssen Sie dann noch das zugehörige Buchungskonto zuweisen. Auf Wunsch vieler Kunden ist es aber zusätzlich möglich, durch die Angabe der in Ihrem Kontenplan vorgegebenen DATEV Nummer das richtige Buchungskonto zu definieren, das dann später beim Import der Daten in den entsprechenden Buchungssatz geschrieben wird. Der DATEV Nummer sind dafür zwei Sternchen voranzustellen (z.b. **4400) und sie muss als letzter Eintrag in einem der ersten drei Felder Verwendungszweck eingetragen werden, damit sie vom Programm richtig erkannt wird. Handbuch-EB-Starmoney.docx 4

5 3 Export der Überweisungsdaten aus STARMONEY 3. Export der Überweisungsdaten aus STARMONEY Rufen Sie den Eintrag Extras aus der Navigationsleiste links auf und klicken anschließend auf Datenexport. Verfahren Sie dann wie in Abb. 3 beschrieben. Alle momentan gespeicherten Überweisungsdaten werden aus STARMONEY in die Datei "starmoney.txt" exportiert, wobei diese Datei jeweils überschrieben und damit aktualisiert wird. Führen Sie vor jeder Buchung in G+V diesen Datenexport aus Starmoney durch und löschen in regelmäßigen Abständen die alten und bereits gebuchten Überweisungsdaten, um die Exportdatei nicht mit überflüssigen Informationen zu füllen. Exportdatei erstellen: Extras Datenexport Starmoney (*txt) - exportieren vorhandene Datei überschreiben Abbildung 1: Exportdatei erstellen Abbildung 2: Textdatei wird erstellt, alte Datei wird wieder überschrieben Handbuch-EB-Starmoney.docx 5

6 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET 4. Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Export-Assistent Nach erfolgtem Starmoney-Export wird in Schritt 1 die Datei "starmoney.txt" in sogenannte Tagesdateien zerlegt. Der Schritt 2 zeigt Ihnen die Tagesdateien mit den mit Ausgabe- und Einnahmedatensätzen zum Import in die G+V. Im letzten Schritt 3 werden die Buchungssätze im Fenster "vorläufige Buchungssätze" angezeigt und hieraus einzeln oder massenweise als endgültige und ggf. vervollständigte Buchungssätze übernommen. Um den Import einmal im Ganzen nachzuvollziehen, wechseln Sie nun bitte zur Reiterkarte EXTRAS und führen die Schritte auf den nachfolgenden Seiten der Reihe nach durch. Handbuch-EB-Starmoney.docx 6

7 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Schritt 1 Importassistent (F7) Im ersten Schritt wird der Importassistent aufgerufen und aus dem angegebenen Zeitbereich, z.b bis die Tagesdateien (siehe Schritt 2) erzeugt. Der Assistent erstellt nun tageweise Importdateien. Die Importdateien enthalten dabei diejenigen Datensätze, die per DFÜ von Ihrer Bank z.b. an Starmoney übergeben wurden. Buchungsdateien >> Tagesdateien: tagesbezogene Importdateien werden im angegebenen Datumsbereich erzeugt. Format anpassen Bitte nutzen Sie zur Festlegung des Importformats den EBI-Editor (Button Format anpassen im Dialog Importassistent )! Weitere Informationen finden Sie in dieser Beschreibung unter Punkt 5.1 und 5.2 Abbildung 3: Importformat definieren Handbuch-EB-Starmoney.docx 7

8 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Schritt 2 Buchungssätze importieren Abbildung 4: Tagesdateien, die importiert werden sollen, werden markiert Die in den Tagesdateien aus Schritt 1 erzeugten Buchungssätze können entweder einzeln nacheinander oder beliebig zusammengefasst markiert und importiert werden, hier als Beispiel und Das im Importfenster aus der Tagesdatei abgeleitete Datum wird als "bezahlt am" vorgeschlagen. Die Belegnummer (= die Nummer des Auszugs) wird bei jedem Importvorgang um eins hochgezählt vorgeschlagen und muss kontrolliert und evtl. geändert werden. Jede Tagesdatei kann nach dem Import eine Kennzeichnung "OK Markierung" erhalten, um nicht noch einmal versehentlich gebucht zu werden. Alternativ können diese abgearbeiteten Tagesdateien auch automatisch gelöscht werden. Zur Konfiguration rufen Sie bitte die Einstellungen auf und wechseln dort zur Reiterkarte Import/Export. Handbuch-EB-Starmoney.docx 8

9 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Im Feld OK Markierung können Sie einen Text wie z.b. *_OK eingeben, der Stern gilt dabei als Wildcard für den ursprünglichen Dateinamen, an den dann z.b. _OK angehängt wird. Möchten Sie die Dateien stattdessen nach dem Import löschen lassen, haken Sie die Option Tagesdatei nach Import löschen an. Abbildung 5: abgearbeitete Tagesdateien automatisch kennzeichnen Schritt 3 Vorläufige Buchungssätze (Strg+F7) Die Importdaten werden im 3. Schritt im Fenster "vorläufige Buchungssätze" angezeigt. In Aufbau und Bedienung entspricht dieses Fenster dem gewohnten Fenster Buchungssätze : Sie können mit den Pfeiltasten durch die verschiedenen Buchungen laufen, um Kontrollen und Ergänzungen vorzunehmen. Es handelt sich um Einnahmen (blauer Balken) sowie um Ausgaben ohne bereits vorher definiertes Buchungskonto (grüner Balken) bzw. mit vorher angegebenem Buchungskonto (roter oder gelber Balken), wobei bei den Einnahmen noch die jeweilige Rechnungsnummer ergänzt werden muss Einnahmen aus VT Die Datensätze der Einnahmen (Gutschrift) kommen von Ihrer Bank per DFÜ. Sie können je nach Überweisungstext jedoch fehlerhaft und unvollständig sein. Ein positiv eingegangener Betrag wird automatisch als Einnahme (in der Kommentarzeile sichtbar: **8000) vorgeschlagen. Um aus den vorläufigen Daten einen vollständig korrekten Buchungssatz mit den Rechnungsdaten aus GEORG zu erzeugen, muss nur die Auftrags- oder Rechnungsnummer (letztere bei mehreren Rechnungen zu einem Auftrag) in dem gelb markierten Feld eingegeben werden. Handbuch-EB-Starmoney.docx 9

10 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Abbildung 7: dem Auszug entnommene vorläufige Daten Nach dem Speichern erhalten Sie den vollständigen korrekten Buchungssatz, der jetzt erst als endgültiger Buchungssatz gespeichert werden kann. Im Normalfall werden die Sätze jedoch nicht einzeln, sondern massenweise gespeichert (siehe unten). Überweisung mehrerer Rechnungen in einem Betrag: Abbildung 6: Daten werden nach Eingabe der GB.- Nr. korrigiert und können jetzt endgültig gespeichert werden. Für den Fall, dass ein Kunde mehrere Rechnungen in einem Betrag überweist, wird natürlich zunächst nur ein Buchungssatz erzeugt. Hier muss zu jeder Rechnungsnummer ein weiterer vorläufiger Buchungssatz angelegt werden (Strg+Einfg). Über die Funktion vorläufige Buchungssätze ordnen können sie jederzeit verschoben werden. Handbuch-EB-Starmoney.docx 10

11 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Abbildung 8: Ordnen der vorläufigen Buchungssätze Dieses Ordnen ist nur in den vorläufigen, später nicht mehr in den endgültigen Buchungssätzen möglich! Handbuch-EB-Starmoney.docx 11

12 4 Import der Überweisungsdaten in G+V.NET Ausgaben Falls bei der Überweisung keine Datev-Nummer angegeben wurde oder wenn es sich z.b. um eine Abbuchung (Dauerauftrag) handelt, erhält Ihre Lastschrift einen gelben Balken. In allen Feldern können jetzt beliebige Ergänzungen vorgenommen werden, beim Speichern wird der Buchungssatz um die im Buchungskonto evtl. vorgegebene MWST erweitert. Abbildung 9: Buchung einer Ausgabe, bei der das Buchungskonto noch ergänzt werden muss Wurde die Datev-Nummer direkt bei der Überweisung (vgl. Erstellung der Überweisung angegeben, ist das richtige Buchungskonto schon im vorläufigen Satz vorhanden und braucht nicht mehr ergänzt zu werden Buchungssätze speichern Abschließend werden die vorbereiteten vorläufigen Buchungssätze als endgültige gespeichert. Dies kann über diese beiden Buttons wahlweise einzeln oder für alle Datensätze in einem Rutsch erfolgen. Vorläufige Buchungssätze löschen Die importierten vorläufigen Buchungssätze können wieder gelöscht werden, wenn sie z.b. versehentlich doppelt eingelesen wurden. Ein Wiederholen des Vorgangs ist jederzeit möglich. Handbuch-EB-Starmoney.docx 12

13 5 Anlagen zu Electronic-Banking 5. Anlagen zu Electronic-Banking EBI Parameterdateien (ebi = Electronic Banking Importformat) Die EBI-Parameterdateien (z.b. "Starmoney.ebi") im Ordner Daten>Parameter steuern den Datenexport aus der Exportdatei "starmoney.txt". Im Normalfall wird nur eine einzelne EBI- Datei, z.b. eben für Starmoney, benötigt. In der EBI-Datei ist sowohl festgelegt, wo einzelne Informationen (z.b. der Verwendungszweck oder der Endbetrag) in der starmoney.txt stehen, als auch, wie die daraus erzeugten Tagesdateien aufgebaut sein sollen. Das Format der EBI-Datei kann automatisiert über einen Assistenten in der G+V definiert werden (s. Folgeseite). (Beispiele für Starmoney -Exportdatei und Tagesdatei siehe Anlage) ;STARMONEY.EBI GEORG G+V Electronic Banking Import Format ;(c) GEOSOFT Vermessungssysteme Sep=;" (das Trennzeichen zwischen den einzelnen Feldelementen) Pfad=F:\Starmoney\ (Pfad zu den Tagesdateien) Format=DOS (Umlaute im DOS Format) ;Feldzuordnung ;beginnend mit 0 BLZ=0 (Reihenfolge der Feldelemente in den Tagesdateien) Kto=1 Name=2 Bemerkung=3 Bem2=4 Bem3=5 BKonto=6** Datum=7 Betrag=8 ;StarMoney Felder in starmoney.txt SM_Name=12 (Reihenfolge der Feldelemente in der Starmoney.txt - Quelldatei) SM_Bem=13 SM_Bem2=14 SM_Bem3=15 SM_BKonto=16 SM_Datum=26 SM_Betrag=7 ;Parameter Felder=9 (Angabe der Anzahl der Feldelemente in der Tagesdatei) GroßKleinName=ja (Umstellen auf normale Schreibweise) GroßKleinBemk=ja (wie oben) VTKontoDATEV=8000 (DATEV-Nummer des Standard-Einnahmenkontos) Handbuch-EB-Starmoney.docx 13

14 5 Anlagen zu Electronic-Banking EBI-Dateien: unterstützte Parameter Bitte nutzen Sie zur Festlegung des Importformats den EBI-Editor (Button Format definieren im Dialog Export Assistent )! Die folgenden Informationen dienen nur der Vollständigkeit. Felder, welche über die EBI aus der Starmoney.txt in die Tagesdateien umgesetzt werden können: Feldname Tagesdatei Feldname Starmoney.txt Bemerkung SM_Bem Bemerkung SOLL-Inhalt Bem2 SM_Bem2 Ergänzung zur Bemerkung (wird angehängt) Bem3 SM_Bem3 Ergänzung zur Bemerkung (wird angehängt) Betrag SM_Betrag Endbetrag Bkonto SM_BKonto DATEV-Nummer des Buchungskontos bzw. beliebig viele Zeichen der Bezeichnung Name SM_Name Name (Rechnung an/von) Datum SM_Datum Datum BLZ SM_KKonto_BLZ Bankleitzahl des Kassenkontos Kto SM_KKonto_KontoNr Kontonummer des Kassenkontos Beispiel: Die Betrag steht in der Starmoney.txt in Feld 7 und soll in der erzeugten Tagesdatei an Stelle 8 stehen. In der EBI-Datei müssen demnach die folgenden beiden Zeilen vorkommen: SM_Betrag=7 Betrag=8 Sonstige unterstützte Parameter: VTKontoDATEV Sep Format Parameter Funktion Default-Einnahmenbuchungskonto (DATEV-Nummer) Das Trennzeichen in der Tagesdatei Optionaler DOS Zeichenfilter ( Format=DOS ) Felder Feldanzahl (wird beim Import überprüft; Tagesdateien enthalten entsprechend viele Trennzeichen) GroßKleinName GroßKleinBemerkung Namen korrigieren: erster Buchstabe groß, Rest klein Bemerkung korrigieren (s. GroßKleinName ) Handbuch-EB-Starmoney.docx 14

15 5 Anlagen zu Electronic-Banking Beispiel I: Importdatei aus STARMONEY "Saldo";"SdoWaehr";"AgBlz";"AgKto";"AgName1";"Storno";"OrigBtg";"Betrag";"BtgWaehr";"OCMT Betr";"OCMTWaehr";"Textschl";"VWZ1";"VWZ2";"VWZ3";"VWZ4";"VWZ5";"VWZ6";"VWZ7";"VWZ8";"VWZ 9";"VWZ10";"VWZ11";"VWZ12";"VWZ13";"VWZ14";"BuchDatum";"WertDatum";"Primanota";"Kategorie ";"Unterkat";"Kostenst";"BuchText" 31268,34;"EUR";" ";" ";"KLAUS GUENEMANN";0;708,13;708,13;"EUR";708,13;"EUR";51;"KOSTENRECHNUNG ";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9310";"";"";"";"UEBERW EISUNGSGUTSCHRIFT" 31191,76;"EUR";" ";" ";"DEUTSCHER RING";0;-76,58;-76,58;"EUR";- 76,58;"EUR";5;" ";"K ";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9216";"";"";"";"LASTSCHRIFT " 30537,99;"EUR";" ";" ";"DEUTSCHER RING";0;-653,77;-653,77;"EUR";- 653,77;"EUR";5;" ";"K ";"K ";"L ";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9216";"";"";"";"LASTSCHRIFT" 30486,86;"EUR";" ";" ";"WUERTT.LEBENSVER/KARLSRUHER";0;-51,13;- 51,13;"EUR";-51,13;"EUR";5;"* ";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9248";"";"";"";"LAST SCHRIFT" 30915,26;"EUR";" ";" ";"HOLGER UND MICHAELA SZYMANS KI";0;428,40;428,40;"EUR";428,40;"EUR";51;"GEBUEHRENBESCHEID";" ";"SZYMANSKI HOLGER U MICHAELA";"GELDERN";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9201";"";"";"";"UEBE RWEISUNGSGUTSCHRIFT" 30399,26;"EUR";" ";" ";"SIGNAL IDUNA PENSIONKASSE";0;-516,00;- 516,00;"EUR";-516,00;"EUR";5;" ";"PK BIS ,00";"PK BIS ,00";"PK BIS ,00";"";"";"";"";"";"";"";"";"";""; ; ;"9250";"";"";"";"LASTSCHRIFT" Beispiel II: umgesetzte Tagesdatei ;;"MICHAEL UND LYDIA KREUTZ";"ZEICHEN ";"VOM ";"**8000";""; ;834,98 ;;"DEUTSCHER RING";" ";"K ";"";""; ;73,63 ;;"LBS MUENSTER/DUESSELDORF";" GR01 V ";" ,00";"";""; ;43 (erzeugt mit der unter gezeigten EBI-Datei) Handbuch-EB-Starmoney.docx 15

16 6 Bei weiteren Fragen Bei weiteren Fragen können Sie sich gerne zu den gewohnten Hotlinezeiten direkt bei uns melden. tel fax internet info@geosoft.de Unsere Hotlinezeiten sind... Mo-Do Fr 9:00-12:00 Uhr, 14:00-17:15 Uhr 9:00-12:00 Uhr, 14:00-16:00 Uhr Letzte Änderung: Dateiname: Handbuch-EB-Starmoney.docx Handbuch-EB-Starmoney.docx 16