Heise Applications. IT-Notfallmanagement. Benutzerhandbuch Version 1.06c. Dokumentation zum Notfallmanagement-Toolkit

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1 Heise Applications IT-Notfallmanagement Benutzerhandbuch Version 1.06c Datum Version Autoren Bemerkung Ulrich Schmitz Dokumentation zum Notfallmanagement-Toolkit Ulrich Schmitz Anpassung der Screenshots Ulrich Schmitz Änderungen Ulrich Schmitz Erweiterungen und Änderungen nach QM Ulrich Schmitz Installation, FAQ Ulrich Schmitz Ergänzung um FAQ-Supportbeispiele c Ulrich Schmitz Ergänzung FAQ, Registrierungsprozess

2 Inhalt 1. EINLEITUNG BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement 3 2. ZIELSETZUNG 4 3. ZUGANG UND NUTZUNG Quickstart: Erstinstallation Installation bei bestehenden Intrexx-Daten Zugriff auf das Portal Elemente der Startseite Stammdaten Gliederung und Menüaufbau Hinweise zur Stammdaten-Erfassung Peripheriegeräte Zugriffsverwaltung NOTFALLMANAGEMENT Notfallbewältigung Suchlisten Der Menüpunkt Hilfe FAQ Setup-Probleme Login- und Download-Probleme Benutzeranzahl und Verteilung auf einzelne Portale 36 NMS-Handbuch Seite 2/36

3 1. Einleitung Das Intrexx-Portal Heise Applications enthält wesentliche Funktionen für die computergestützte Notfallplanung und Notfallbewältigung im Unternehmen. Zentraler Baustein des Angebots ist die Applikation ix-notfall-management-system. Eine Applikation, die die Erfassung notfallrelevanter Daten und die organisatorische Verwaltung von Notfällen in einem Produkt integriert und so das Notfallmanagement im Unternehmen unterstützt. Tritt ein Notfall ein, hilft das Toolkit bei der Schadensbehebung und der Wiederherstellung der normalen Geschäftstätigkeit. Die einzelnen Menüpunkte der Applikation lehnen sich an die im BSI-Standard empfohlenen Schritte zum Notfallmanagement an. Die Applikation unterstützt den Notfallbeauftragten dabei, Notfälle zu managen und entsprechende Prozesse zur Notfallbewältigung anzustoßen. Ein integriertes Ticketsystem stellt eine Informationskette für Notfälle zur Verfügung. Dabei ist das Ticketsystem auch für den alltäglichen IT-Wartungsbetrieb ein nützliches Werkzeug.. Gleichzeitig hilft das ix-notfallmanagement-toolkit dabei, Informationen für ein Notfallhandbuch zu hinterlegen und dieses ausdruckbar per Mausklick zur Verfügung zu stellen. Das Toolkit berücksichtigt dabei insbesondere die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Der Fokus liegt auf der Verwaltung von Zuständigkeiten, IT-Systemen, Gebäuden und organisatorischen Abläufen. Aspekte wie die Business Impact Analyse sind dabei rudimentär integriert. Beim Generieren des Notfallhandbuchs prüft das Toolkit, ob die wichtigsten Informationen erfasst wurden, und weist gegebenenfalls auf deren Fehlen hin. Ergänzend zu den funktionellen Vorteilen des Notfallmanagement-Toolkit sorgt ein spezieller Nachrichten-Channel dafür, dass allgemeine sicherheitsrelevante Informationen wie beispielsweise Security-News die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erreichen. Das vorliegende Handbuch orientiert sich an der Struktur der Applikationen und beschreibt die einzelnen Menüpunkte entsprechend dem Auftreten in der Applikationsstruktur. Es wird laufend ergänzt, wobei die jeweils aktuelle Version über den Hilfe-Menüpunkt online als PDF abzurufen ist BSI-Standard 100-4: Notfallmanagement Mit dem BSI-Standard wird ein systematischer Weg aufgezeigt, ein umfangreiches Notfallmanagement in einer Behörde oder einem Unternehmen aufzubauen, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen. Aufgaben eines Notfallmanagements sind daher, die Ausfallsicherheit zu erhöhen und die Institution auf Notfälle und Krisen adäquat vorzubereiten, damit die wichtigsten Geschäftsprozesse bei Ausfall schnell wieder aufgenommen werden können. Es gilt, Schäden durch Notfälle oder Krisen zu minimieren und die Existenz der Behörde oder des Unternehmens auch bei einem größeren Schadensereignis zu sichern. Die Buchveröffentlichung "Notfallmanagement BSI-Standard zur Business Continuity" kann beim Bundesanzeiger Verlag (ISBN: ; 39,80 ) bezogen werden. Im Internet ist die Richtlinie beispielsweise auf den Seiten des BSI unter https://www.bsi.bund.de/de/publikationen/publikationen_node.html abzurufen. NMS-Handbuch Seite 3/36

4 2. Zielsetzung Die Etablierung eines Notfallmanagement-Prozesses ist ein Projekt, das geplant werden muss. Um den Aufwand abschätzen und eine Zeit- und Ressourcenplanung durchführen zu können, sind die Ziele für das Notfallmanagement zu definieren, der Geltungsbereich festzulegen, die Rahmenbedingungen zu ermitteln und die Strategie, mit der die Ziele erreicht werden sollen, festzulegen. Die hier abgegebenen Empfehlungen orientieren sich am Standard des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Die Unternehmens- oder Institutionsleitung muss dabei festlegen, was unter Notfallmanagement verstanden wird und welche Aufgaben und Kompetenzen das Notfallmanagement umfasst. Da in einer Institution in der Regel weitere Managementsysteme wie beispielsweise das IT-Management, das Informationssicherheitsmanagement, das Gebäudemanagement, das Qualitätsmanagement oder das Risikomanagement etabliert sind, die Schnittstellen oder Überschneidungen zum Notfallmanagement aufweisen, sollten diese ermittelt werden. Die entsprechenden Schnittstellen, Zuständigkeiten und gegebenenfalls Rechte und Pflichten der verschiedenen Disziplinen sollten eindeutig festgelegt und dokumentiert werden. Die Konzeptionsphase des Notfallmanagement-Prozesses mit einer Business Impact Analyse auf Ebene der Geschäftsprozesse und Ressourcen, einer Risikoanalyse für alle kritischen Ressourcen, Soll- Ist-Abgleich der Verfügbarkeitsanforderungen, Entwicklung von Kontinuitätsstrategien und Erstellung eines Notfallvorsorgekonzepts sollte einhergehen mit der Nutzung der Applikation. Das ix-notfallmanagement-toolkit ist ein Hilfsmittel zum konkreten Notfallmanagement und ein wertvolles Instrument, um ein individuelles IT-Notfallhandbuch für das Unternehmen zu erstellen. Ein stimmiges und qualitativ hochwertiges Notfallhandbuch ist die Basis jedes erfolgreichen Notfallmanagements im Unternehmen. Das Toolkit hilft dabei, notwendigen Planungsarbeiten anzustoßen und daraus resultierende Strukturen und Prozesse im Unternehmen zu definieren. Die Ergebnisse dieser von den IT-Verantwortlichen durchzuführenden Arbeit lassen sich über die Stammdaten der Applikation aufnehmen, und daraus ein Notfallhandbuch generieren. NMS-Handbuch Seite 4/36

5 3. Zugang und Nutzung Bei dem Notfallmanagement-Toolkit handelt sich um eine Applikation innerhalb der Intrexx-Portal- Umgebung. Die Benutzung dieser Portalsoftware mit all seinen administrativen Möglichkeiten ist gesondert beschrieben. Über die Intrexx-Umgebung lassen sich komplette Intranet-Lösungen mit unterschiedlichen Applikationen aufbauen. Das hier beschriebene ix-notfallmanagement-toolkit ist eine dieser Applikationen. Ein weiteres Beispiel einer Intrexx-Applikation ist beispielsweise der unter "Administration" zu findende Kalender, der jedoch keinerlei Verknüpfung mit dem Notfall-Management- Toolkit hat. Weitere Beispiele für zusätzlich zu installierende Applikationen finden Sie auf der Intrexx- Webseite im Application-Store unter Allgemeine technische Hinweise zu Intrexx finden sich im Unterverzeichnis "docs" auf dem Installations- Medium. Im Internet bietet Intrexx darüber hinaus eine Reihe technischer Dokumentationen unter der Webadresse Die Menüstruktur der Portalumgebung wird in einer Standardkonfiguration ausgeliefert und lässt sich individuell anpassen. Durch eine umfangreiche Benutzerverwaltung lassen sich Zugriffsrechte auf das Portal individuell definieren. Nähere Infos dazu bietet die Benutzerdokumentation zum Intrexx-System auf den Webseiten von United Planet. NMS-Handbuch Seite 5/36

6 3.1. Quickstart: Erstinstallation Ihre Zugangsdaten entnehmen Sie den begleitenden Unterlagen. Für Details und individuelle Installationseinstellungen zum Intrexx-Portal und Portalmanager informieren Sie sich über die Hinweise auf dem Installations-Medium im Unterverzeichnis "docs" und im Internet (http://docs.intrexx.com/). Entpacken und installieren Sie das Intrexx-Package über den Aufruf der jeweiligen Installationsdatei (setup). Als Standard ist hier die Intrexx Komplettinstallation zu wählen. Dabei wird die Apache-Derby- Datenbank defaultmäßig installiert. Falls eine andere Datenbank-Basis wie beispielsweise Oracle oder PostgreSQL gewünscht wird, sind die Defaulteinstellungen entsprechend zu ändern. Dabei muss die Datenbank zum Installationszeitpunkt zur Verfügung stehen, also ggfs. vorher installiert werden. Nach erfolgreicher Installation öffnet sich ein Popup "Willkommen im Intrexx-Center". Hier lässt sich optional ein neues Portal erstellen oder eine Softwareaktualisierung durchführen. Dies kann zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. Nach Schließen des Dialogs gelangt man auf den Intrexx-Portal Manager. Unter "verfügbare Portale" ist hier das "Intrexx"-Portal gelistet, was die Basisinstallation des Intrexx-Portals Heise Applications enthält. Sollte bei Ihnen im Bereich "Verfügbare Portale" kein Portal angezeigt werden, so gehen Sie in der Installation wie im Kapitel 3.3 "Installation bei bestehenden Intrexx-Daten" unter Punkt 2 beschrieben weiter vor. Es erscheint ein Anmeldungsfenster, bei dem als Benutzername "Administrator" ohne Passwort einzugeben ist. Der Wert für "Anmeldedomäne" kann ebenfalls frei bleiben. Nach Mausklick auf "Portal im Browser öffnen" öffnet das Portal mit den Heise Applications im Standard-Webbrowser. Alternativ dazu kann man das Portal auch über beziehungsweise aufrufen. Wird Tomcat als Webserver verwendet, ist per default die Portnummer 8080 eingestellt und entsprechend aufzurufen (http://localhost:8080/intrexx/). NMS-Handbuch Seite 6/36

7 Heise Applications Notfallmanagement Um die Benutzerverwaltung und administrative Aufgaben im Portalmanager aufrufen zu können, melden Sie sich wie unter Punkt 4 beschrieben als Administrator ohne Passwort an. Im Wurzelverzeichnis, also beispielsweise unter der URL "http:// :8080/", befindet sich standardmäßig die Tomcat-Startseite. Änderungen am Installationsverzeichnis oder dem verwendeten Port sind bei der Installation im SetupKonfigurationsmenü einzugeben. Registrierung Nach Abschluss der Installation ist noch die Registrierung vorzunehmen. Den dazu notwendigen Registrierungs-Code sollten Sie per erhalten haben. Dieser ist 10-stellig und heißt beispielsweise "AXX3JP0Q8G". Der Code ist nur einmalig einzugeben. Dazu ist im Intrexx-Portal Heise Applications der Menüpunkt Stammdaten anzuwählen. Unter Stammdaten befindet sich dann der Bereich Lizenzmanagement. Nach Mausklick öffnet sich ein Fenster "Heise Abo Lizenzschlüssel", in dessen Eingabefeld der 10-stellige Code einzugeben ist. NMS-Handbuch Seite 7/36

8 3.2. Installation bei bestehenden Intrexx-Daten Der nachfolgende Installationsablauf entspricht den Schritten, die bei einer Nachinstallation beziehungsweise bei vorhandenem Intrexx Portal Manager vorzunehmen sind. Ihre Zugangsdaten entnehmen Sie bitte den begleitenden Unterlagen. Für Details und individuelle Installationseinstellungen zum Intrexx-Portal und Portalmanager informieren Sie sich bitte über die Hinweise auf dem Installations- Medium im Unterverzeichnis "docs" und im Internet (http://docs.intrexx.com/). Installieren Sie das Intrexx-Package über den Aufruf der jeweiligen Installationsdatei (setup). Als Standard ist hier die Intrexx Komplettinstallation zu wählen. Nach dem Start des Portal Manager legen Sie ein neues Portal über den Menüpunkt Portal neu an. Wählen Sie einen Namen für das Portal, beispielsweise "Notfallmanagementsystem" oder kurz "NMS". Als Portalvorlage wählen Sie Standardvorlage und Heise Applications aus und klicken auf weiter. Als Datenbankserver wählen Sie die Datenbank aus, die sie auch bei der Installation angegeben und eingerichtet haben. Empfohlen wird PostgreSQL oder für erste Tests Apache Derby. Bei der Neuanlage einer Datenbank sind die Default-Einstellungen für den Benutzernamen sowie das Datenbank-Passwort "derby". Der nächste Schritt beendet den Importprozess, wobei auch Beispieldaten importiert werden und die Applikation anschließend über den Portalmanager zur Verfügung steht. NMS-Handbuch Seite 8/36

9 Nach erfolgreichem Import des Notfallmanagementsystems wird der von Ihnen gewählte Portalname im Bereich "Verfügbare Portale" angezeigt. Durch Mausklick auf den Portalnamen kann man sich am Portal anmelden und dann über das Modul Applikation das Notfallmanagementsystem aufrufen. Um die Benutzerverwaltung und administrative Aufgaben im Portalmanager aufrufen zu können, melden Sie sich als Administrator ohne Passwort an. Wurden bei der Installation die Standardeinstellungen und Tomcat als Webserver verwendet, ist das Portal auf Ihrem lokalen System im Unterverzeichnis intrexx über den Port 8080 aufzurufen, also beispielsweise "http:// :8080/intrexx/" oder "http://this_host:8080/intrexx/" von einem anderen Rechner aus, wobei "this_host" für die Rechnerbezeichnung oder IP-Adresse Ihres Rechners steht. Im Wurzelverzeichnis befindet sich standardmäßig die Tomcat-Startseite. Wird der IIS als Webserver eingesetzt, kann die Portangabe entfallen. Änderungen am Installationsverzeichnis oder dem verwendeten Port sind bei der Installation im Setup einzugeben. NMS-Handbuch Seite 9/36

10 3.3. Zugriff auf das Portal Beim Zugriff auf das Portal wird zwischen drei verschiedenen Berechtigungsstufen unterschieden. Über den Benutzer "Anonymous" kann jeder auf das Portal zugreifen und neue Notfälle der Bereiche "IT", "Facility" oder "Leib & Leben" melden. Die Notfallbeauftragten und auch die Administratoren sehen sowohl portal- als auch applikationsseitig eine erweiterte Menüstruktur, welcher an ihre jeweiligen Rollen im Portal angepasst ist. Dabei greift jeder Benutzer über seinen individuellen Benutzeraccount auf das Portal Heise Applications zu. Abbildung 1: Die Login-Maske mit den Notfall-Auslösebuttons. Nach Mausklick auf "Anmelden" erscheint eine Eingabemaske für den Benutzernamen und das Passwort. Je nach Benutzerrechten ergeben sich daraus die Möglichkeiten, innerhalb der Notfallmanagement-Applikation Einstellungen vornehmen zu können beziehungsweise Notfälle zu managen. Die Auslösung eines Notfalls findet zentral über die drei Auslösebuttons statt. Dabei ist es allen Benutzern des Portals möglich, einen Notfall auszulösen. Die Benachrichtigung, Bearbeitung und Überwachung des Notfalls bleibt den dafür festgelegten Teams bzw. Teamleitern vorbehalten. Die entsprechenden Einstellungen dafür werden im Bereich Stammdaten vorgenommen, die Bearbeitung des Notfalles erfolgt über den Menüpunkt Notfallbewältigung. Die beiden Menüpunkte Stammdaten und Notfallbewältigung zeigen sich ebenso wie die Menüs Suchlisten und Hilfe erst nach erfolgreicher Anmeldung am System abhängig vom Rechtemanagement. Abbildung 2: Das Applikationsmenü nach erfolgreichem Login (Vollzugriff). NMS-Handbuch Seite 10/36

11 3.4. Elemente der Startseite Auf der Startseite befinden sich: Buttons zur Auslösung eines Notfalls Informationen zu aktuellen Notfällen ein Feld für zusätzliche Informationen eine Notfall-Referenzkarte ein Nachrichten-Channel für sicherheitsrelevante Informationen Die Daten der Notfall-Referenzkarte werden bei jeder Neugenerierung des Notfallhandbuchs (Menü Stammdaten/Notfallmanagement/Notfallhandbuch) auf die erste Seite der Dokumentation übernommen. Hier sollten die wichtigsten Regeln beim Auftreten eines Notfalls, zentrale Kontaktdaten und Verhaltensmaßregeln stehen (siehe auch Kapitel Notfallmanagement, Notfallreferenz-Karte). Abbildung 3: Im Bereich "Zusätzliche Informationen" lassen sich unabhängig von Notfällen Hinweise anbringen. Die Notfall-Referenzkarte zeigt auf einen Blick die wichtigsten Schritte in einem akuten Notfall. NMS-Handbuch Seite 11/36

12 Bei den gemeldeten Störfällen wird zwischen den Ticketarten "Notfall" und "Vorfall" unterschieden. Im linken Bereich der Startseite sind die aktuellen Notfälle aufgelistet. Über das Stift-Symbol lassen sich diese direkt vom Administrator bearbeiten. Die Vorfälle und noch nicht zugeordnete Tickets werden nicht auf der Startseite angezeigt, lassen sich über das Menü Notfallbewältigung zusammen mit den Notfällen ausgeben. Die Unterscheidung, ob es sich bei einer Störung um einen Not- oder Vorfall handelt, findet innerhalb der Bearbeitungsmaske im Bereich Notfallbewältigung statt. Abbildung 4: Im Bereich "Zusätzliche Informationen" lassen sich unabhängig von Notfällen Hinweise anbringen. Die Notfall-Referenzkarte zeigt auf einen Blick die wichtigsten Schritte in einem akuten Notfall. NMS-Handbuch Seite 12/36

13 3.5. Stammdaten Der Bereich Stammdaten ist die zentrale Stelle des Notfallmanagement-Toolkits. Die hier vorgenommenen Einstellungen und Eintragungen sind die Grundlage für alle relevanten Informationen beziehungsweise die Weiterleitung von Notfall-Informationen. Auch das dynamisch generierte Notfallhandbuch basiert auf den im Bereich Stammdaten erfassten Informationen. An der Qualität der erfassten Stammdaten hängt der Wert und Nutzen des generierten Notfallhandbuchs. Fehlen hier die Angaben zu Geräten und Ansprechpartnern, oder sind die erfassten Daten fehlerhaft oder nicht auf dem aktuellen Stand, ist das aus diesen Daten generierte Notfallhandbuch ebenfalls fehlerhaft oder schlimmstenfalls wertlos (siehe auch Kapitel Notfallmanagement, Notfallhandbuch). Dort wo im Unternehmen Strukturen und Zuordnungen für ein erfolgreiches Notfallmanagement fehlen, ist das Toolkit Heise Applications ein wertvolles Hilfsmittel, um entsprechenden Handlungsbedarf zu erkennen. Es zeigt, welche Punkte gegebenenfalls zu überdenken beziehungsweise festzulegen sind. Wo beispielsweise keine Notfallbeauftragten festgelegt oder Zuständigkeiten ungeklärt sind, bietet es die Chance, im Rahmen der Stammdatenerfassung Organisationslücken zu schließen und fehlende Strukturen zu schaffen. Ob sich derartige Prozesse intern oder nur mit externer Hilfe lösen lassen, hängt vom jeweiligen Unternehmen und der Komplexität der abzusichernden IT beziehungsweise der daran hängenden Prozesse ab. Ein Notfallmanagement beziehungsweise Notfallhandbuch von der Stange kann es nicht geben. Auch kann diese Software keine individuelle Risiko- und Business Impact Analyse ersetzen. Sie ist jedoch ein sinnvoller Baustein eines effektiven Notfallvorsorgekonzeptes. Das ix-notfall-management-system unterstützt den Prozess der Rollenverteilung auch dadurch, dass es mit deutlichen Warnmeldungen auf offene Rollenverteilungen und fehlende Zuständigkeiten hinweist (siehe Abbildung 6) Gliederung und Menüaufbau Der Bereich Stammdaten ist in folgende Unterbereiche gegliedert: Zugriffsverwaltung Inventar Notfallmanagement Lizenzmanagement Die in der Benutzerverwaltung eingerichteten aktiven und inaktiven Benutzer werden am unteren Ende der Bildschirmmaske aufgelistet. Ein inaktiver Benutzer wird nicht weiter im Workflow der Notfallbehandlung berücksichtigt. In den Stammdaten lässt sich optional ein Bezug zu den Intrexx Benutzereinstellungen herstellen, sodass inaktive Benutzer auch keinen Zugriff mehr auf das Portal haben (Standardeinstellung). NMS-Handbuch Seite 13/36

14 3.7. Hinweise zur Stammdaten-Erfassung Peripheriegeräte Abbildung 5: Peripheriegeräte in der Übersicht. In diesem Bereich lassen sich alle sicherheitsrelevanten Peripheriegeräte eintragen und verwalten. Darüber hinaus sind hier alle weiteren Geräte einzutragen, die im Rahmen von Wartungs- oder Servicearbeiten (Fotokopierer, Faxgeräte) über das Ticketsystem mit erfasst werden sollen. Die Geräte müssen auch einem definierten Standort (Gebäude, Etage, Raum) zugeordnet werden. Alle verwalteten Geräte lassen sich durch unterschiedliche Schadensstufen in Bezug auf die Notfall- Relevanz gewichten. Optional ist es möglich, Geräteabhängigkeiten zu definieren, die im Rahmen eines Notfalls mit einem betroffenen Peripheriegerät Auswirkungen auf weitere Peripheriegeräte haben können und beim Deeskalationsablauf relevant sein können. Abbildung 6: Durch die Definierung von Abhängigkeiten bei Peripheriegeräten ist es möglich, im Schadensfall auch komplexe Ausfallszenarien schnell zu erkennen. NMS-Handbuch Seite 14/36

15 Geräteabhängigkeiten ermitteln Wenn es darum geht, Abhängigkeiten zu erfassen, kann eine sogenannte Kreuztabelle wertvolle Dienste leisten. Dabei trägt man beispielsweise in der horizontalen Ebene Abteilungen oder auch Organisationsbereiche wie beispielsweise "Buchhaltung", "Personalabteilung" oder "Verkauf" ein. Aber auch untergeordnete abhängige Peripheriegeräte lassen sich hier eintragen. In der übergeordneten vertikalen Ebene sind dann Dinge wie Serverhardware, Notstromaggregate oder andere Geräte und Peripherie einzutragen. Diese Kreuztabelle der Abhängigkeiten ist eine gute Vorlage, um im Menü Stammdaten/Inventar/Peripheriegeräte Geräteabhängigkeiten festzulegen (siehe auch Kapitel Peripheriegeräte, Peripheriegeräte verknüpfen). Alle Angaben im Bereich der Stammdaten werden bei der Generierung des Notfallhandbuchs übernommen. Abbildung 7: Der Stammdatenbereich ist die zentrale Datenquelle des NMS-Systems. Für das Notfallhandbuch relevante Einträge wie beispielsweise Kontaktdaten werden automatisch bei der Neugenerierung in die Dokumentation eingefügt. NMS-Handbuch Seite 15/36

16 Prioritäten bei Peripheriegeräten Bei der Definition von Peripheriegeräten lassen sich verschiedene Schadensstufen zuordnen. Dabei lässt sich zwischen den Einteilung "niedrig", "normal", "hoch" und "sehr hoch" eine Prioritätsstufe auswählen. Abbildung 8: Die Prioritäten regeln auch die Übernahme der Angaben in das Notfallhandbuch. Alle Peripheriegeräte der Priorität "hoch" und "sehr hoch" werden automatisch in die Dokumentation des Notfallhandbuchs übernommen, sobald eine neue Version des Handbuchs über den Menüpunkt "Notfallhandbuch" und dort "Neues Notfallhandbuch generieren" angelegt wird Weitere Angaben bei Peripheriegeräten Die weiteren Felder in der Maske dienen dazu, das Peripheriegerät zu beschreiben sowie den Standort und Abhängigkeiten des Gerätes zu dokumentieren: Die Auswahlliste aktiv/inaktiv beschreibt den Zustand des Gerätes. Über diese Auswahl lassen sich beispielsweise defekte Geräte oder auch neu installierte aber noch nicht eingebundene Systeme kennzeichnen. Die Möglichkeit zur weitergehenden Beschreibung bietet das Feld Information. Unter Maßnahmen lassen sich individuelle Hinweise zum ausgewählten Gerät einpflegen. Dies können sowohl allgemeine Besonderheiten als auch Hinweise zur Fehlerbehebung sein. Der Punkt Datei hinterlegen erlaubt den Upload von separaten Dokumenten wie beispielsweise Geräte- Handbüchern, Systembeschreibungen oder anderen gerätespezifischen Dokumenten. Im Notfallhandbuch tauchen diese Angaben nur als Verweis auf. Es empfiehlt sich daher, ggfs. diese Dokumente in ausgedruckter Form der Print-Version des Notfallhandbuchs beizuheften. NMS-Handbuch Seite 16/36

17 Peripheriegeräte verknüpfen Abbildung 9: Durch die Definition von Abhängigkeiten bei Geräten lassen sich im Schadensfall schnell betroffene Bereiche lokalisieren. Die Ursache bei Ausfall oder Problemen mit einem Peripheriegerät kann im Gerät selbst oder aber in angrenzenden Systemen liegen. In vielen Fällen hat der Ausfall eines einzelnen Peripheriegerätes Auswirkungen auf weitere Geräte, die in direkter Abhängigkeit mit dem System stehen. Diese Abhängigkeiten lassen sich im Bereich Stammdaten/Peripheriegeräte definieren. Dabei lassen sich alle definierten Peripheriegeräte untereinander verknüpfen. Durch die Angabe, ob ein Peripheriegerät vor oder nach einem anderen System steht, lassen sich Abhängigkeiten darstellen und so im Notfall weitere betroffene Geräte identifizieren. Die Angabe "davor" oder "danach" dient dabei nur der Dokumentation, ohne dass damit eine Funktion verknüpft ist. Bei der ersten Stammdatenerfassung empfiehlt es sich, erst einmal alle Peripheriegeräte zu erfassen, und anschließend die bestehenden Abhängigkeiten zu definieren. Die Suchmaske oberhalb der Geräteliste erlaubt die schnelle Auswahl geordnet nach Gerätebezeichnern. Daher empfiehlt es sich, für die Gerätebezeichner eine durchgängige Systematik zu verwenden. NMS-Handbuch Seite 17/36

18 Zuständigkeiten und Servicekontakte definieren Abbildung 10: Über das Ticketsystem lassen sich interne wie externe Ansprechpartner und Verantwortliche anbinden, was im Schadensfall die Reaktionszeiten verringert. Damit im Schadens- und Servicefall schnell kompetente Hilfe hinzugezogen werden kann, sind die verantwortlichen Teams im Unternehmen mit dem Gerät zu verknüpfen. Dort wo externe Dienstleister verantwortlich sind, beziehungsweise externe Lieferanten oder Techniker als Ansprechpartner für Notfälle existieren, sind diese hier einzubinden. Als zu verknüpfender Servicekontakt beziehungsweise Team sind die Einträge verfügbar, die im Bereich Stammdaten/Teams/Team hinzufügen beziehungsweise Notfallmanagement/Servicekontakte definiert wurden. NMS-Handbuch Seite 18/36

19 Zugriffsverwaltung Benutzer Hier lassen sich abhängig von der Intrexx-Benutzerverwaltung Mitarbeiter als Benutzer eintragen, verändern oder löschen. Eingetragene Benutzer können Teams hinzugefügt und mit bestimmten Rollen (Notfallbeauftragter u.a.) versehen werden. Wie schon bei den Pflichtangaben im Stammdatenbereich werden Benutzer entsprechend Ihrer Funktion und Rolle automatisch in die Dokumentation des Notfallhandbuchs aufgenommen. Zur Aktualisierung des Notfallhandbuchs ist dabei eine Neugenerierung zu starten. Abbildung 11: Je nach zugewiesener Rolle und Zuständigkeit werden Mitarbeiter bei Notfällen automatisch per alarmiert oder informiert. NMS-Handbuch Seite 19/36

20 Teams Im Bereich "Teams" werden die Verantwortlichen und Vertreter sowie deren Teams für die einzelnen Bereiche des Notfallmanagements definiert. Es ist eine Unterscheidung der Fachbereich IT, Facility und Leib & Leben möglich. Ein Benutzer kann mehreren Teams mit unterschiedlichen Funktionen zugewiesen werden. Es wird zwischen voneinander unabhängigen Benachrichtigungsstufen unterschieden: Durch die Nachrichtenklassifizierung in "Information" und "Notfallbewältigung" ist es möglich, Benutzer passiv über Notfälle zu informieren, oder aber sie aktiv in der Rolle des Krisenmanagers zu alarmieren. Der Inhalt der -Benachrichtigung lässt sich in den Stammdaten für jedes Team individuell festlegen. Im Feld " -Text bei Notfall (Krisenmanagement)" lässt sich ein Text formulieren, der bei der Zugehörigkeit eines Teammitglieds zur Benutzergruppe "Notfallbewältigung" als Standardtext in der Benachrichtigungs- verwendet wird. Entsprechend wird der unter " -Text bei Notfall (Information)" definierte Text verschickt, wenn das Teammitglied bei "Zugehörigkeit Benutzergruppen" nicht zur Notfallbewältigung eingetragen ist. Der im Feld " Erinnerungstext (Notfallbewältigung)" eingetragene Floskeltext wird via an die Teammitglieder mit Gruppenzugehörigkeit "Notfallbewältigung" verschickt, wenn die im Bereich Stammdaten definierte Alarmzeit überschritten ist. Dieser lässt sich über den Portalmanager im Bereich Prozesse setzen. Im Auslieferungszustand ist der Timer deaktiviert. Öffnen Sie hierzu den Prozess "Notfallmanagement - Reminder neuer Notfall" und aktivieren Sie den ausgegraut dargestellten Timer (Rechtsklick auf das Timer-Element, Element aktivieren). Mit einem Doppelklick kann die standardmäßig eingestellte Timer-Zeit bearbeitet werden. Abbildungen 12: Einstellungen zum Timer für die Alarmzeit lassen sich im Portalmanager vornehmen. NMS-Handbuch Seite 20/36

21 Auf der Startseite tauchen nur Notfälle auf. Vorfälle sind nur im Bereich des Menüs Notfallbewältigung gelistet. Abbildungen 13: Im Bereich "Teams" lässt sich der Informationsgrad und die Zuständigkeiten einzelner Teammitglieder definieren. NMS-Handbuch Seite 21/36

22 Erweiterte Benutzerverwaltung Hinter diesem Menüpunkt verbirgt sich eine von der Intrexx-Systemumgebung abhängige erweiterte Benutzerverwaltung. Im Standard ist diese aktiv. Über die Stammdaten angelegte Benutzer werden mit ihren Zugriffsrechten in der Intrexx-Benutzerverwaltung angelegt. Zugriffsänderungen können dabei direkt über die Applikations-Stammdaten erfolgen. Die im ix-notfallmanagement-toolkit eingetragenen Benutzer sind automatisch auch für andere Intrexx- Applikationen innerhalb der Installation, wie beispielsweise den Intrexx-Kalender, definiert. NMS-Handbuch Seite 22/36

23 Inventar Standorte/Gebäude Abbildung 14: Im Standort/Gebäude-Menü muss mindestens ein Standort definiert sein. Unter diesem Menüpunkt ist es möglich, verschiedene Standorte anzulegen und zu verwalten. Für jeden einzelnen Standort lassen sich die lokalen Gegebenheiten der Gebäude genauer definieren, und einzelne Stockwerke ebenso, wie die darin befindlichen Räumlichkeiten benennen. Alle später für die Eingabe der Peripheriestandorte wichtigen Standort-Angaben (beispielsweise Raumnummer ect.) sind hier einzutragen. Damit sich in den Stammdaten Peripheriegeräte nach Etage, Stockwerk und Raum zuordnen lassen, ist hier mindestens ein Unternehmens-Standort einzutragen. Ein unterstützter Import ist über die mitgelieferten Excel-Dokumente möglich. Diese befinden sich unter <Intrexx-Installationspfad>\org\<Portalname>\internal\files. Der vordefinierte Datenimport lässt sich über den Portalmanager im Bereich "Integration" anstoßen. Ebenso kann der Import über den Portalmanager im Bereich "Integration" angestoßen werden. NMS-Handbuch Seite 23/36

24 4. Notfallmanagement Notfallhandbuch Die im Bereich Stammdaten definierten Angaben sind die Grundlage für das dynamisch generierte Notfallhandbuch. Das Notfallhandbuch sollte immer in einer aktuellen Version ausgedruckt im Zugriff sein. Dabei ist darauf zu achten, dass Wiederanlaufpläne und andere unter Zusatzinformationen gelistete Dokumente separat ausgedruckt und dem Notfallhandbuch beigefügt werden. Auch die im Bereich Peripheriegeräte aufgeführten zusätzlichen Dokumente sollten ggfs. beigefügt werden. Im Notfallhandbuch tauchen diese nur in Form eines Hinweises auf Notfall-Referenzkarte Die Notfall-Referenzkarte zu Beginn des Notfall-Handbuchs sorgt dafür, dass wichtige Kontaktdaten und Notrufnummern im Notfall schnell gefunden wurden. Die dafür wichtigen Daten sind im speziellen Eingabefeld im Bereich Stammdaten (Menü Stammdaten/Notfall-Referenz-Karte) einzupflegen. Eine Notfall-Referenzkarte könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Alarmierungsregeln 1. Schauen - Ruhe bewahren und Überblick verschaffen. 2. Denken Selbstschutz geht vor Objektschutz! Gefahr erkennen. 3. Handeln - Beschützen bzw. Retten von Leben hat oberste Priorität! Sicherheitsmaßnahmen vornehmen. Zuständige Stellen alarmieren Auflistung zentraler Rufnummern bzw. Verweis auf die im Notfallhandbuch über die Stammdaten eingepflegten Notrufnummern. Im Bereich "Leib & Leben" könnten an dieser Stelle auch Daten zu Ersthelfern oder ggfs. Infos zu von Notfallgeräten (Defibrillatoren ect.) stehen. Wichtige Fragen und Angaben bei Notfällen im Bereich "Leib & Leben": Wer: Name, jetziger Standort, Telefon, Alter von Verletzten? Was: Art des Schadens, Drohung etc.? Wann: Zeitpunkt des Schadenereignisses? Wo: Wie viele: Weiteres: Genaue Bezeichnung des Unfallortes? Anzahl und Art der Betroffenen? Weitere drohende Gefahren? NMS-Handbuch Seite 24/36

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