Aufträge von den Vereinten Nationen

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1 März 2009 Aufträge von den Vereinten Nationen Inhalt Seite I. Der Beschaffungsmarkt der Vereinten Nationen 2 II. Die nachgefragten Produkte und Dienstleistungen 4 III. Die Art und Weise der Beschaffung 8 1. Registrierung 8 2. Angebotseinholung Vergabeverfahren Vorgehensweise/Hinweise 12 IV. Websites Verfasser: Thomas Klaus Bereichsleiter Projekte, Ausschreibungen Tel. 0221/ Fax 0221/ thomas.klaus@gtai.de 1 14

2 I. Der Beschaffungsmarkt der Vereinten Nationen 1. Die Nachfrage der Vereinten Nationen nach Gütern und Dienstleistungen ist hoch. Im Jahre 2007 beschafften die verschiedenen Organisationen der VN Waren und Dienstleistungen im Wert von ca. 10,1 Mrd. US$. Etwa 52% der Beschaffungsaufträge waren Warenlieferungen und ca. 48% Dienstleistungen. Rund 51% der Auftragsvergaben erfolgten an Unternehmen aus Industrieländern. Beschaffungsmarkt der Vereinten Nationen für Waren und Dienstleistungen (in Mrd. US$) Gesamt 6,5 8,3 9,4 10,1 davon: Waren 3,8 4,5 4, 7 5,3 Dienstleistungen 2,7 3,8 4,7 4,8 Quelle: UNGM, Annual Statistical Report Folgende VN-Organisationen führen Beschaffungen durch: ESCAP ESCWA ECE ECLAC FAO IAEA IFAD ILO ITC PAHO UNCTAD UN/DPKO UNDP UNDP/IAPSO UNECA UNESCO UNFPA UNHCR UNICEF UNIDO UNOG UNON UNOPS UNOV Economic and Social Commission for Asia and the Pacific Economic and Social Commission for Western Asia Economic Commission for Europe Economic Commission for Latin America and the Caribbean Food and Agricultural Organization of the United Nations International Atomic Energy Agency International Fund for Agricultural Development International Labour Organization International Trade Centre Pan American Health Organization United Nation Conference on Trade and Development UN/Department of Peace Keeping Operations United Nations Development Programme Interagency Procurement Services Office United Nations Economic Commission for Africa United Nations Educational Scientific and Cultural Organization United Nations Population Fund United Nation High Commissioner for Refugees United Nations Children s Fund United Nations Industrial Development Organization United Nations Office at Geneva United Nations Office at Nairobi United Nations Office for Project Services United Nations Office at Vienna 2 14

3 UN/PS UNRWA UNU UNV UNWTO WFP WHO WIPO WMO United Nations Procurement Service United Nations Relief and Works Agency United Nations University United Nations Volunteers World Tourism Organization World Food Programme World Health Organization World Intellectual Property Organization World Meteorological Organization 3. Allerdings konzentriert sich die Masse der Nachfragen auf wenige Organisationen. Das Entwicklungsprogramm (UNDP), der VN Procurement Service in New York (UN/PS), das World Food Programme (WFP) und UNICEF vereinigen schon ca. drei Viertel aller VN-Beschaffungen auf sich. VN-Einkäufe werden von der jeweiligen Organisation selbst abgewickelt. Es gibt keinen zentralen Einkauf für alle VN-Organisationen. Die zwölf größten VN-Beschaffungsorganisationen 2007 (in Mio. US$) Organisation Waren Dienstleistungen Insgesamt Davon Anteil aus Industrieländern 1 UNDP 627, , ,1 20% 2 UN/PS 873, , ,3 60% 3 WFP 885,5 923, ,4 56% 4 UNICEF 1.368, ,5 53% 5 UNOPS 205,9 453,0 658,9 20% 6 PAHO 293,8 293,8 64% 7 UNESCO 66,0 165,2 231,2 53% 8 UNFPA 177,9 45,9 223,8 50% 9 UNRWA 138,5 41,5 180,1 15% 10 WHO 142,1 142,1 77% 11 IAEA 86,2 45,1 131,3 90% 12 UNDP/IAPSO 93,0 13,2 106,2 99% Quelle: UN,

4 II. Die nachgefragten Produkte und Dienstleistungen 1. Sie müssen herausfinden, ob Ihr Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsprofil von den Vereinten Nationen nachgefragt wird. Jede VN-Organisation hat entsprechend ihrer Aufgabe andere Beschaffungsschwerpunkte. Anfangs könnte es sinnvoll sein, sich zunächst nur auf die VN- Organisation zu konzentrieren, die mit größter Wahrscheinlichkeit Ihre Produkte oder Dienstleistungen nachfragt. Auf den Internetseiten der jeweiligen Organisation sind häufig die großen Waren- und Dienstleistungsbereiche, die nachgefragt werden, aufgeführt. Darüber sind erste Anhaltspunkte zu gewinnen. Im Zweifel ist eine direkte Anfrage bei der evtl. infrage kommenden Organisation erforderlich. Einen Überblick über nachgefragte Produkte und Dienstleistungen gibt der General Business Guide (Übersichten zu den einzelnen Organisationen) und der Annual Statistical Report von UNOPS. Dort werden alle Auftragsvergaben über US$ mit Produkt und Firmenname veröffentlicht (siehe: unter Statistics oder General Business Guide). Einige VN-Organisationen veröffentlichen Beschaffungspläne im Voraus (siehe z.b. UN/PS - unter Procurement). 2. Die großen Einkaufsbereiche bei den VN sind: Waren: Nahrungsmittel Pharmazeutische Produkte Medizinische Ausrüstung Fahrzeuge IT-Ausrüstungen Unterkünfte (Shelter and Housing) Wasserversorgung Telekommunikation Bildungsgüter, Ausbildung Laborausrüstung Landwirtschaftliche Inputs Haushaltsgegenstände Dienstleistungsbereiche: Sicherheit Outsourced Personnel Services Ingenieurdienstleistungen Managementdienstleistungen Fracht/Transport Druckdienste Consultantleistungen Leasing oder Miete Telekommunikation Baudienstleistungen 4 14

5 3. Aus Deutschland wurden 2007 hauptsächlich folgende Güter und Dienstleistungen an die genannten VN-Organisationen verkauft (in Mio. US$): Organisation Wert (in Mio. US$) Waren UN/PD 36,70 Power Generators UNICEF 36,64 Laboratory Equipment IAEA 13,39 Medical Equipment UNFPA 11,80 Education Supplies WHO 10,11 Water and Sanitation Equipment UNDP 9,98 Pharmaceuticals UNHCR 6,07 Security Equipment WFP 6,03 Vehicles UNOV 5,01 FAO 3,63 UNV 1,84 Dienstleistungen UNRWA 1,53 UNIDO 1,51 Printing Services UNESCO 1,28 Consulting IAPSO 1,22 Telephone Services OPCW 0,93 Construction Services WIPO 0,89 Freight Fowarding UNOPS 0,82 ILO 0,53 PAHO 0,43 IFAD 0,42 UNOG 0,29 Others 0,70 Total 151,73 Aufträge an deutsche Unternehmen insgesamt (in Mio. US$) * Waren 83,9 120,9 91,0 113,5 Dienstleistungen 12,0 36,7 51,7 38,2 Insgesamt 95,9 157,5 142,7 151,7 Quelle: UN, 2007 *Die VN-Statistik zählt das Land, in dem die Firma, Tochter, Auslandsvertretung usw. sitzt, an die ein Auftrag vergeben wurde. Wird also ein Auftrag an ein deutsches Tochterunternehmen oder eine deutsche Firmenvertretung in einem Entwicklungsland vergeben, so zählt der Auftrag für das Entwicklungsland. 5 14

6 4. Die in Kopenhagen ansässigen VN-Organisationen beschaffen hauptsächlich folgendes: United Nations International Children s Fund (UNICEF), 2007 Waren /Produktgruppe Wert (in US$) 1 Vaccines / Biologicals ,32 2 Pharmaceuticals ,38 3 Medical supplies & equipment ,28 4 Bednets/Household tech ,56 5 Water and sanitation ,86 6 Education supplies ,50 7 Printing ,22 8 IT and office supplies ,41 9 Nutrition ,55 10 Transport ,09 Insgesamt ,17 Quelle: UN, 2008 Inter-Agency Procurement Services Office (UNDP/IAPSO), 2007 Waren / Produktgruppe Aufträge Wert (in US$) 1 Motor vehicles ,00 2 Freight / Transport ,08 3 Voting equipment ,00 4 Laboratory equipment and supplies ,00 5 Bednets ,00 6 IT equipment & supplies ,00 7 Communication equipment ,00 8 Catalogues ,00 9 Medical equipment & supplies ,00 10 Emergency relief supplies ,00 Insgesamt ,08 Quelle: UN,

7 United Nations Office for Project Services (UNOPS), 2007 Waren / Produktgruppe Wert (in US$) 1 Construction, engineering, architectural services ,00 2 Peace keeping and mine action services ,05 3 Medical. lab.& hospital equipment ,96 4 IT-Equipment, including software ,43 5 Pharmaceuticals ,00 6 Human resources, consultants and project staff ,65 7 Motor vehicles & parts, including other transport equipment ,47 8 Environmental management & protection ,56 9 Health control, disease prevention ,13 10 Rural & regional development ,61 Insgesamt ,87 Quelle: UN, 2008 United Nations Population Fund (UNFPA), 2007 Waren / Produktgruppe Aufträge Wert (in US$) 1 Contraceptives ,91 2 Miscellaneous ,39 3 Services ,44 4 Medical Equipment ,85 5 Vehicles ,22 6 Printing and publication ,50 7 Office furniture and supplies ,91 8 IT/AV/Communications equipment ,18 9 Pharmaceuticals ,17 Insgesamt Quelle: UN,

8 III. Die Art und Weise der Beschaffung 1. Registrierung Um bei VN-Auftragsvergaben berücksichtigt werden zu können, müssen Sie sich registrieren. Die mit Beschaffungsaufgaben befassten VN-Organisationen führen in der Regel Lieferantenregister, aus denen sie vor den Auftragsvergaben ihre Lieferanten auswählen. Die Registrierung im VN- System ist eine Voraussetzung, um zur Angebotsabgabe aufgefordert werden zu können und auf eine Short List zu kommen. Die Registrierung hat nicht zur Folge, dass ein registriertes Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert oder ein Auftrag erteilt wird. Sie ersetzt nicht die normalen Akquisitionsbemühungen. Die Registrierungsanträge werden mit Blick auf vorhandene Referenzen, Erfahrungen, die Liefer- /Leistungsfähigkeit und Bonität des Lieferanten sowie unter dem Aspekt der Passfähigkeit der angebotenen Waren oder Dienstleistungen in Bezug auf den Beschaffungsbedarf der jeweiligen VN-Organisation geprüft. Fällt die Bewertung positiv aus, wird der Lieferant ins Register aufgenommen. Wie registrieren Sie sich? Die Registrierung erfolgt für die teilnehmenden VN-Organisationen beim United Nations Global Marketplace (UNGM) per Internet. Für die Online-Erfassung wird keine Gebühr erhoben. Sowohl für UNICEF als auch für UNOPS, UNDP und UNFPA, Ihre VN-Kontaktorganisationen in Kopenhagen, können Sie sich über UNGM registrieren. Informieren Sie sich bei der jeweiligen VN- Organisation, ob noch weitere Schritte von Ihnen zu leisten sind, z.b. Muster schicken oder Produkte testen lassen. So müssen beispielsweise Impfstoffe und Medikamente Richtlinien der Weltgesundheitsorganisation (WHO) entsprechen. Die am Global Marketplace teilnehmenden VN- Organisationen sind auf der Internetseite unter about/contact aufgelistet. Bei VN-Organisationen, die nicht am UNGM teilnehmen, müssen Sie sich jeweils extra registrieren. Sie können folgendermaßen vorgehen: Ermitteln Sie, welche/welches Ihrer Produkte oder Dienstleitungen für welche VN- Organisation infrage kommt. Nur wenn Ihre Produkte/Dienste von der Organisation auch nachgefragt werden, kann eine Registrierung gelingen. Erste Anhaltspunkte über den Beschaffungsbedarf einzelner VN-Organisationen finden Sie im General Business Guide und im Annual Statistical Report on Procurement der Vereinten Nationen. Beides ist im Internet auf der UNGM-Startseite unter Publications herunterladbar. Im Zweifel fragen Sie bitte direkt bei der einkaufenden VN-Organisation nach, ob sich Ihr Angebot auch mit dem Beschaffungsbedarf dieser Organisation deckt, am besten per . Ihre Produkte und Dienstleistungen sind den im UNCCS (United Nations Common Coding System) aufgeführten Begriffen zuzuordnen, um von VN-Einkäufern eindeutig identifiziert zu werden. Die UNCCS-Liste ist auf der UNGM-Internetstartseite aufrufbar. 8 14

9 Während des Registrierungsvorgangs ist die UNCCS-Liste beim Punkt Product Coding einsehbar. Ihre dort eingetragenen UNCCS-Codes werden direkt in das elektronische Registrierungsformular übernommen. Geben Sie dabei bitte auch über- und untergeordnete Codes an, um Ihre Chancen, im Register gefunden zu werden, zu verbessern. Gehen Sie auf Klicken Sie auf sign up free Nach folgenden Informationen wird gefragt: - Name, Anschrift, Unternehmensinformationen - für welche VN-Organisation(en) Sie sich registrieren lassen möchten (einige Organisationen verlangen noch Zusatzinformationen) - bereits bestehende VN-Kontakte - Umsatz und Exporte in US-Dollar - Bankverbindungen - Exporterfahrungen der letzten drei Jahre - für die VN bereits abgewickelte Aufträge - Streitfälle mit den VN - Qualitätszertifizierungen - Mitgliedschaften in Verbänden und Organisationen - Auslandsniederlassungen, Vertretungen im Ausland - Güter und Dienstleistungen nach dem UNCCS-Code Fragen zur Registrierung können per gestellt werden. Die Kontaktanschrift lautet: UN Global Marketplace Secretariat Midtermolen Kopenhagen Dänemark registry@ungm.org technische Hilfe: support@ungm.org

10 2. Angebotseinholung Die ausschreibenden Stellen veröffentlichen folgende Arten der Angebotseinholung: - Invitation to Bid (ITB) Die Anforderungen sind genau spezifiziert. Der Auftrag wird an den Bieter mit dem niedrigsten Preis bei Erfüllung der technischen Anforderungen gegeben. - Request for Proposals (RFP) Die Anforderungen sind in der Regel nicht genau spezifizierbar. Einzelanforderungen müssen erfüllt werden. Deshalb wird der Bieter aufgefordert, Vorschläge zur Dienstleistung/Bedarfsdeckung zu unterbreiten. Auch andere Kriterien als der Preis sind für die Zuschlagserteilung bestimmend, z.b. der fachliche und technische Teil des Angebots, die kurzfristige Lieferung/Leistungserbringung oder der Kundendienst vor Ort. - Request for Quotation (RFQ): RFQ ist eine Aufforderung zur Bekanntgabe der Konditionen. Bei einem RFQ werden von der Vergabestelle informelle Ausschreibungsunterlagen für zumeist kleinere Aufträge herausgegeben. Damit werden dann Preise und Konditionen bereits am Markt befindlicher, standardisierter Leistungen in Erfahrung gebracht. Die RFQ wird primär an lokale Anbieter gerichtet. - Expression of Interest (EOI) Ein potentieller Lieferant bekundet sein Interesse an einem Auftrag, bzw. auf eine Shortlist zu gelangen

11 3. Vergabeverfahren Die Ausschreibungen erfolgen in einem Wettbewerbsverfahren. Folgende generelle Verfahren werden angewendet: a) Aufträge bis US$ - Direct Contracting In der Regel werden drei Angebote eingeholt. Der Beschaffer vergibt den Zuschlag. Der Anbieter mit dem niedrigsten Preis gewinnt. b) Aufträge von US$ - Limited Competitive Bidding Ausgewählte Unternehmen werden auf eine Shortlist gesetzt. Nur diese werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Den Auftrag erhält das Unternehmen, welches das qualifizierteste Angebot mit dem niedrigsten Preis eingereicht hat. Die Short List wird i.d.r. nach folgenden Kriterien zusammengestellt: - bisherige Lieferanten mit guter Leistung - Auswahl aus dem Register - nach einem Aufruf Expression of Interest c) Aufträge ab US$ - International Competitive Bidding Hierbei ist eine internationale, offene Ausschreibung die Regel. Die Anzahl der international, offen ausgeschriebenen Beschaffungsvorgänge ist gering. Die Masse der Aufträge wird über eine beschränkte Ausschreibung (LIC) oder direkte Vergabe abgewickelt. d) Local Competition Eine Beschaffungsstelle kann auch nur örtlich ansässige Unternehmen eines Landes oder Region als Bewerber zulassen. Häufig gelten dann Niederlassungen oder Repräsentanzen ausländischer Unternehmen als örtlich ansässig. e) Dezentrale Beschaffung Viele Organisationen der Vereinten Nationen haben ihre Verantwortung bezüglich der Auftragsvergabe bis zu einem bestimmten Auftragswert an Länder- oder Regionalbüros delegiert (z.b. UNDP), wobei dieser Wert von bis US$ reicht. Bei friedenserhaltenden Maßnahmen darf bis zu US$ vor Ort beschafft werden. Zu einem festgesetzten Termin werden die Angebote geöffnet. Falls dies öffentlich geschieht, erfolgt die Ankündigung in den Ausschreibungsunterlagen und Anbieter oder deren Vertreter sollten anwesend sein

12 4. Vorgehensweise/Hinweise Betreiben Sie zunächst Marktforschung. Beginnen Sie mit der VN-Organisation, die mit höchster Wahrscheinlichkeit Ihr Produkt nachfragt. Informationen hierzu sind erhältlich unter General Business Guide und Annual Statistical Report on Procurement (veröffentlicht vergebene Aufträge ab US$ Auftragshöhe). Einige VN- Organisationen veröffentlichen auch vorab Jahresbeschaffungsprogramme. Bei den VN konkurrieren Sie mit Unternehmen aus der ganzen Welt. Deshalb müssen Ihre Preise international wettbewerbsfähig sein. Bei Friedensmissionen kann der Preis eine untergeordnete Rolle bei der Auftragsvergabe spielen, wenn eine kurzfristige Lieferung/Leistung notwendig ist. Der Aufwand für die VN-Marktbearbeitung kann je nach Produkt oder Dienstleistung hoch sein. Registrierung, Kontakte in den jeweiligen Ländern und in den Hauptquartieren, Partnersuche, Repräsentanz bzw. After Sales Service im Land verursachen Kosten. Deshalb sollte die Bemühung, mit den VN ins Geschäft zu kommen, eine bewusste Entscheidung sein. Ein halbherziges Betreiben des VN-Geschäftes bindet Ressourcen und die Erfolgswahrscheinlichkeit ist gering. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre Produkte zunächst schriftlich (Firmenpräsentation, Produktunterlagen übermitteln) und dann persönlich. Sie benötigen persönliche Kontakte zu den Beschaffern im Hauptquartier der VN-Organisation und/oder in den lokalen Büros. So können Sie etwas über zukünftige Beschaffungsmaßnahmen, deren technische Spezifikationen und etwas über die Wettbewerbssituation erfahren. Die Lieferantenregister enthalten zum Teil tausende von Firmennamen. Aus dieser Anonymität müssen Sie heraus, um auf eine Short List zu gelangen. Beschaffer der Feldmissionen negieren häufig die Lieferantenregister und berücksichtigen nur ihnen persönlich bekannte Anbieter. Allerdings wechseln die Einkäufer bei den VN. Wegen der zurückliegenden Korruptionsaffären ist es schwieriger geworden, persönlichen Kontakt aufzunehmen. Vier- Augen-Gespräche sind zum Teil verboten. Eine Kontaktaufnahme bei Veranstaltungen mit VN-Einkäufern oder z.b. über die Deutschen Ständigen Vertretungen in Genf oder New York, bzw. die Deutschen Botschaften ist möglich. Unterschätzen Sie bitte nicht die Akquisitionskosten über weite Entfernungen. Ein zentraler Ansprechpartner im Unternehmen für die VN erleichtert die Zusammenarbeit mit den VN. Die wichtigste Sprache beim Umgang mit den VN ist Englisch. Viele Aufträge werden nur lokal ausgeschrieben. Die VN setzen bei Geschäften auf Sicherheit. Deshalb sind Erfahrungen und Referenzen im Export bzw. in den unterstützten Staaten Voraussetzung, um berücksichtigt zu werden. Bei einfachen Produkten, die an die VN-Zentralen oder VN-Warenhäuser geliefert werden, 12 14

13 ist dieses Kriterium weniger wichtig. Ihre Lieferungen und Leistungen an die VN erfolgen zum Teil in politisch und regional problematische Gebiete. Der Aufwand für Transport und After Sales Service kann hoch sein. In vielen Fällen benötigen Sie eine Repräsentanz und/oder einen Partner vor Ort. Die Zusammenarbeit mit einem lokalen Partner wird von den VN-Einkäufern gern gesehen und kann ihre Angebotspreise senken. Sie müssen die Ausschreibungsbedingungen strikt einhalten. Falls nicht, werden Sie aussortiert. Bieten Sie keine Extras zu einem erhöhten Preis an. Erfüllen Sie nur die technischen Anforderungen, die verlangt werden, um einen günstigen Preis bieten zu können. Also bieten Sie keinen Allrad-Geländewagen an, wenn nur ein einfacher PKW verlangt wird. Die VN verlangen Biet- und Erfüllungsgarantien. Dies belastet Ihren Finanzrahmen. Auf eine VN-Anfrage, ein Angebot zu unterbreiten, sollten Sie immer antworten, auch wenn Sie nicht teilnehmen wollen. Nur so werden Sie weiterhin als möglicher aktiver Lieferant/Dienstleister angesehen. Ihre Angaben in den Registern müssen ständig aktuell gehalten werden. Eventuell können Sie Unterauftragnehmer bei einem Unternehmen werden, welches erfolgreich VN-Aufträge akquiriert. Die VN veröffentlichen Contract Awards (siehe z.b. Annual Statistical Report on Procurement und die Website unter Notices). Oder Sie können vielleicht mit anderen (lokalen) Unternehmen als Konsortium bieten

14 IV. Websites Zum Einstieg in die Thematik empfiehlt sich der United Nations Global Market Place Office ( Dort finden Sie: - Practical Tips - Business Guide - Annual Statistical Report - Ausschreibungshinweise - Contract Awards - Registrierung Links zu vielen Beschaffungsseiten der VN-Organisationen sind auf der Website Doing Business with the UN System of Organizations aufgeführt. Zugang zu allen VN-Organisationen VN-Ausschreibungsinformationen erhalten Sie bei: - United Nations global Market Place ( - Development Business ( - dgmarket ( - Germany Trade and Invest (