EFR Inbetriebnahme EUROPEAN FISCAL STANDARDS ASSOCIATION. Installationsanleitung (Version Österreich)

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1 EUROPEAN FISCAL STANDARDS ASSOCIATION EFR Inbetriebnahme Installationsanleitung (Version Österreich) Autor: EXT2 Datum: Version: 1.01 Copyright: EFSTA 2016 V O R L Ä U F I G Dokument in Arbeit

2 Index Index Vorwort Offline/Online Register Vorbereitung Checklist Zielsystem Checklist Installation Inbetriebnahme Installation EFR Installation Kassensoftware Initialisierung Datenerfassungsprotokoll Online-Register Vorbereitung Aktivierung Datenübermittlung Prüfung Online-Funktion Störungsbehebung UserMessage Prüfmethoden Appendix Glossar Änderungs-Historie... 7 EFR Inbetriebnahme Version

3 1. Vorwort Dieses Dokument beschreibt die Installationsschritte auf einem Einplatz-Windows-System mit direkt angeschlossener Smartcard. Für andere Betriebssysteme oder andere Zielumgebungen ist kundenseitig basierend auf dieser Richtlinie eine spezifische Anleitung zu erstellen. 1.1 Offline/Online Register Das EFR (EFSTA Fiscal Register) kann im Offline-Modus oder mit Online-Cloudanbindung betrieben werden. In der Online-Variante erfolgen viele organisatorische Schritte automatisch, zudem kann der Betrieb über das EFSTA-Portal überwacht werden und die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten werden über den Cloud-Speicher erfüllt. Bei Offline-Betrieb hat sich der Kunde um Update und Datensicherung zu kümmern, ebenso die Meldungen über Finanz-Online. Eine gute Kenntnis der einschlägigen Vorschriften ist dringend empfohlen. 2. Vorbereitung 2.1 Checklist Zielsystem Mindestanforderungen: 1 GB freier Plattenspeicher 256 MB Hauptspeicher (1 GB empfohlen) freier USB-Anschluss für Smartcard Reader (und für Datenexport bei Prüfung durch die Finanz) Windows XP SP3 oder höher Ein aktueller Browser (Chrome / Firefox / Edge) muss installiert sein oder das System muss über Browser erreichbar sein Online-Register: Internet-Zugang, ggf. über Proxy wenn Firewall vorhandenen muss freigeschaltet sein Offline-Register: QR-fähiger Kassendrucker Möglichkeit zum Backup auf ein externes, nicht veränderbares Medium (z.b. CD) Möglichkeit zum nachträglichen Aufspielen von Softwareupdate-Paketen 2.2 Checklist Installation Smartcard Reader (üblicherweise mit USB-Anschluss) für das Unternehmen personalisierte Smartcard PIN der Smartcard muss bekannt sein Datenträger mit Installations-Software (incl. Kundenprofil) Kenntnis der Administrator-Anmeldung Offline-Register: existierender Finanz-Online-Zugang für das Unternehmen Smartphone mit freigeschalteter Finanz-App EFR Inbetriebnahme Version

4 3. Inbetriebnahme 3.1 Installation EFR Hardware-Installation (Smartcard Reader anstecken und Karte einlegen) Nach dem ersten Anstecken des Smartcard Readers erfolgt automatisch eine Treiber-Installation, die bis zu einer Minute dauern kann. Prüfung des Bereitschafts-Lämpchens am Reader (leuchtet üblicherweise durchgehend). Prüfung der Smartcard-Funktion über Systemsteuerung / Geräte-Manager / Smartcard-Leser bzw. Smartcards Installation des EFR mit der Installations-Software Standardmäßig erfolgt die Installation auf C:\ProgramData\EFR Prüfung, ob der Dienst EFR2 (@@@) läuft > NET START oder Systemsteuerung / Verwaltung / Computerverwaltung / Dienste In der Installation wird das Kundenprofil als Datei C:\ProgramData\EFR\gbl\profile.cfg mitgeliefert. Diese beinhaltet die für die automatische Verbindungsaufnahme benötigten Informationen. Ist das Kundenprofil nicht im Installationspaket integriert, so ist die Datei manuell auf den angegebenen Pfad zu kopieren, Neustart des Prüfung der EFR-Installation mittels Browser auf Adresse Die Karte muss unter Register Smartcard aufscheinen, auf der rechten Bildschirmhälfte wird das Zertifikat angezeigt. Prüfen Sie, dass das Zertifikat dem richtigen Unternehmen zugeordnet ist (UID). Wenn nicht über das Kundenprofil vorgegeben, ist jetzt die Karte mit ihrem PIN zu aktivieren. Geben Sie dazu den 6-stellig numerischen PIN ein und klicken Sie auf [Test]. Wenn ein grünes Feld "OK" erscheint, [Speichern] Sie die Konfiguration (C:\ProgramData\EFR\cer\smartcard.cfg). Bei fehlerhaftem PIN erscheint in einem roten Feld die Anzahl der noch möglichen Eingabe-Versuche. Wenn der Fehler nicht offensichtlich ist, prüfen Sie vor Neueingabe die Zuordnung Kartennummer bzw. Zertifikat-Seriennummer und PIN in Ihren Registrierungs-Unterlagen. Nach mehreren Fehlversuchen ist die Karte gesperrt und kann nur über ein Programm des ZDA entsperrt werden. 3.2 Installation Kassensoftware Installation der EFSTA-fähigen Version der Kassensoftware. Folgen Sie dazu der Anleitung Ihres Kassensoftware-Herstellers. 3.3 Initialisierung Datenerfassungsprotokoll Sobald von der Kassensoftware Transaktionen empfangen werden, werden automatisch entsprechende Verzeichnisse in C:\ProgramData\EFR\rn\def angelegt (\def ist der 'Default'- Mandant, wenn die Registrierung ohne Angabe erfolgt). Das Datenerfassungsprotokoll wird dabei im Unterverzeichnis \jou ('Journal') geführt. EFR Inbetriebnahme Version

5 Gemäß RKS-V muss der erste Beleg, der "Startbeleg", ein Nullbeleg sein. Nachdem Kassenprogramme üblicherweise keine Dummy-Belege erstellen können gibt es die Empfehlung, Kassenabschluss-Belege immer zu signieren. Damit ist die erste Buchung an der Kasse ein Kassenabschluss, der mit Signatur ausgedruckte Beleg ist der Startbeleg. Werden statt dem ersten Nullbeleg Transaktionen T 0 registriert, kann die Belegkette nicht initialisiert werden. Diese Transaktionen werden mit Usermessage "Signatur nicht initialisiert" quittiert. Wenn im Kundenprofil kein AES-Schlüssel vorgegeben ist, wird im EFR der Schlüssel zufällig vergeben. Online-Register: Registrierung der Kasse in Finanz-Online, Meldung des Schüssels und des Zertifikats erfolgen automatisch über die EFSTA-Cloud. Die tatsächliche Meldung erfolgt durch einen durch EFSTA beauftragten und zur Geheimhaltung verpflichteten Steuerberater, die Datenübermittlung dorthin erfolgt verschlüsselt. Offline-Register: Die Verwaltungsschritte haben manuell zu erfolgen, ebenso Prüfung des Startbelegs mit der Finanz-Prüfapp. 4. Online-Register 4.1 Vorbereitung Voraussetzung für die Inbetriebnahme ist, dass im EFSTA-Portal das Unternehmen mit seiner UID angelegt ist. Zu diesem Zeitpunkt ist für die Datenverschlüsselung in der Cloud das Unternehmens- Zertifikat hochzuladen (RSA 2048bit,.cer-Format, ohne Private Key), das Original-Zertifikat incl. Private Key ist durch das Unternehmen sicher zu verwahren. Ist kein Zertifikat vorgegeben, so wird für das Unternehmen auf dem bei einem Notar laufenden Certificate-Server automatisch ein Zertifikat generiert. Die weitere Nutzung dieses Zertifikats ist nur über entsprechenden Portal-Einstieg möglich. Daneben kann das Unternehmen die Ausfolgung des eigenen Zertifikats beim Notar beantragen (persönliche Authentifizierung erforderlich). 4.2 Aktivierung Datenübermittlung Die Datenübermittlung ins Cloud-Belegprotokoll wird bei entsprechender Konfiguration automatisch aktiviert. Folgende Profil-Einstellungen (C:\ProgramData\EFR\gbl\profile.cfg) sind relevant: Parameter Wert Offline false (bzw. nicht angelegt) Country AT EFR Inbetriebnahme Version

6 TaxId ######## Numerischer Teil der UID (AT-U########) Wenn TaxId angegeben ist, wird automatisch unter dieser in der Cloud das Register angelegt und aktiviert Online_uponSC true alternativ zur Angabe TaxId Bei true wird beim ersten Einstecken der Smartcard von dieser das Zertifikat ausgelesen. Die im Zertifikat enthaltene UID / TaxId wird für die Anmeldung in der Cloud verwendet. Die Profil-Einstellungen können über Browser eingesehen und bei Bedarf geändert werden. Die Einstellungen haben teilweise grundlegenden Einfluss auf die EFR-Funktion, Änderungen nur mit entsprechendem Hintegrundwissen. 4.3 Prüfung Online-Funktion Der Vorgang der Aktivierung und der Verbindungs-Status kann jederzeit über geprüft werden. Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau steht der Status Recorder auf "online", unter RecSent ist die Anzahl der in der Cloud gespeicherten Datensätze ersichtlich. Alle Transaktionsdaten werden vor dem Senden im Recorder verschlüsselt. Im Cloud-Portal können jederzeit die für ein Unternehmen aktivierten Register eingesehen werden. Bei aktivierter Online-Funktion kann der für jede Transaktion vergebene Link durch Eingabe der URL EFSTA.NET#... geprüft werden. 5. Störungsbehebung 5.1 UserMessage 5.2 Prüfmethoden 6. Appendix 6.1 Glossar Begriff DEP EFR Finanz-Online Erklärung Datenerfassungsprotokoll lt. RKSV (Transaction Log, Journal) EFSTA Fiscal Register lokaler Registrierungsdienst Online-System der österreichischen Finanz EFR Inbetriebnahme Version

7 Portal ZDA EFSTA Cloud-Zugang für Administration und Monitoring Zertifizierungsdiensteanbieter (Certificate Authority CA) 6.2 Änderungs-Historie Version Datum Änderung Erstversion EXT Anpassungen für Version EFR EXT2 EFR Inbetriebnahme Version