Vollversammlung des Instituts für internationale studentische Angelegenheiten (IISA) am 14. Dezember 2012, 19 Uhr im TK-Punkt, George-Bähr-Straße 8

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1 Vollversammlung des Instituts für internationale studentische Angelegenheiten (IISA) am 14. Dezember 2012, 19 Uhr im TK-Punkt, George-Bähr-Straße 8 1 Rechenschaftsberichte 1.1 Rechenschaftsbericht des Institutsleiters, Martin Sommer Ausgangssituation Am 9. November 2011 wurde ich durch die Mitglieder des Instituts zum Institutsleiter gewählt. Eine Übergabe durch die vorherige Institutsleitung erfolgte nicht, das Büro war in einem chaotischen Zustand, die Rechner im Büro hatten keinen Zugang zum Internet, da sie mit ungeeigneten Kabeln angeschlossen waren. Umzug Leider ließ sich der durch das AAA angeordnete Umzug nicht mehr verhindern, am 1. März 2012 erfolgte der Umzug in das neue Büro im Flachbau 16 in der Bayreuther Straße 40. Zum neuen Büro wurde nur ein Schlüssel ausgehändigt, der ein Generalschlüssel für alle Büros des Gebäudes war, und nicht vervielfältigt werden konnte. Nach mehreren Anträgen konnte ich schließlich den Austausch des Schlosses erreichen, in Polen habe ich zehn Kopien anfertigen lassen. Zur Zeit sind zwei Schlüssel bei Frau Sänger, einer beim Reinigungsunternehmen Hectas, zehn Schlüssel befinden sich bei Mitgliedern. Mit Austausch des Schlosses hatte ich zum ersten Mal einen eigenen Schlüssel für die Büroräume und konnte mich meinen eigentlichen Aufgaben widmen. Leitung des Instituts für internationale studentische Angelegenheiten Durch die Kommunikation mit dem AAA habe ich über eine Ausschreibung zur Vergabe der Mittel aus dem Stipendien- und Betreuungsprogramm des auswärtigen Amts erfahren und für IISA ein Angebot beim Sachgebiet Zentrale Beschaffung abgegeben. Das Angebot erfolgte innerhalb eines Tages und ohne Kenntnis des Textes der Ausschreibung. Aufgrund der bereits abgelaufenen Frist konnte das Angebot nicht mehr berücksichtigt werden. Im April wurde der Auftrag an das Kästner-Kolleg vergeben, das seitdem die Aktivitäten des ehemaligen Kulturbüros übernimmt und Mittel von etwa Euro jährlich zur Verfügung gestellt bekommt. Trotz umfangreicher Kommunikation mit Frau Helemann, der Leiterin des AAA konnte die Vergabe nicht abgewendet werden. Langfristig ist eine Vergabe an die Initiativen des IISA anzustreben, zumindest eine Erhöhung der zur Verfügung gestellten Mittel. Weiterhin habe ich im Rahmen der Dresdner Runde Gespräche mit dem Rektor zur Intensivierung der Zusammenarbeit zwischen der TU und studentischen Initiativen geführt. Außerdem habe ich die Aktivitäten der studentischen Vereinigungen koordiniert, Ehrenamtspässe bei Bürgerstiftung bestellt und eine Facebook-Seite aufgesetzt, die die Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Instituts unterstützen soll.

2 IISA-Wochenenden Im Rahmen meiner Tätigkeit als Leiter des Instituts habe ich die hauptverantwortliche Planung und Durchführung von zwei Weiterbildungswochenenden für Institutsmitglieder übernommen: Ende März in Oberau und im Oktober in Königstein. Zu den IISA-Wochenenden habe ich Finanzanträge beim Studentenrat gestellt und damit erfolgreich eine finanzielle Unterstützung in bisher nicht erreichtem Umfang erzielt. Ferner habe ich externe Referenten für Workshops angeworben und die Einkäufe für die Selbstversorgerunterkünfte koordiniert. Büro Nach dem Umzug wurden drei zusätzliche Schränke beschafft und das Büro aufgeräumt und umgestaltet. Seitdem können kleine Gruppen in angenehmer Atmosphäre zusammen arbeiten. Die Initiativen sind auf ehrenamtliche Mitarbeiter angewiesen. Ein Büro, in dem sich arbeiten läßt und in dem man sich wohlfühlt ist die Voraussetzung für engagierte Mitarbeiter. Daher bitte ich nachdrücklich darum, die Büroordnung einzuhalten und Arbeitsplätze so zu hinterlassen, wie man sie selbst gerne hätte: aufgeräumt und sauber. Die Materialien des Instituts stehen unseren Mitgliedern auch für private Zwecke zur Verfügung. Zum Ausleihen von Inventar habe ich ein Buch angelegt, in dem entliehene Gegenstände eingetragen werden. Diese sind nach Gebrauch wieder ihren Ort zurückzustellen, das gilt auch für das Lager. Außerdem habe ich die wöchentliche Reinigung des Büros und die Instandsetzung der Nachtspeicherheizung beauftragt. Gereinigt werden nur freie Flächen, daher bitte ich darum, Ordnung zu halten. IT Im Sommer habe ich einen leistungsfähigen Farblaserdrucker mit günstigen Druckkosten beschafft, der das defekte Multifunktionsgerät ersetzen soll. Seitdem wurden 2787 Seiten gedruckt, davon 1284 bunte Seiten. Verhältnismäßig teure Druckaufträge in der Kopie sind seitdem kaum mehr nötig, auch größere Auflagen können in kurzer Zeit gedruckt werden. Ich empfehle die Anschaffung eines Schwarz/Weiß-Kopierers, der auch drucken und faxen kann. Weiterhin habe ich die Rechner- und Druckeradministration übernommen und für eine stabile Internetanbindung gesorgt. Um die Bildschirmarbeitsplatzrichtlinie einzuhalten und um den beengten Verhältnissen im ESN-Kiosk Rechung zu tragen, wurde ein neuer Monitor für das IISA-Büro beschafft, der alte Monitor kann im Kiosk verwendet werden. Finanzen Für IISA und die Erasmus-Initiative habe in diesem Jahr einen Umsatz von 4437,6 koordiniert, davon habe ich 3626,88 Euro ausgelegt. Auf IISA entfallen davon 2161,95 Euro, davon stehen noch 457,72 Euro aus. Aufgrund meiner geringeren internationalen ESN-Aktivitäten hat sich mein Eigenanteil von etwa 800 Euro im letzten Jahr auf etwa 200 Euro in diesem Jahr reduziert.

3 1.2 Rechenschaftsbericht der stellvertretenden Institutsleiterin, Nora Herrmann Zustimmung zu Entscheidungen des Vorstands. 1.3 Rechenschaftsbericht des Finanzers, Emanuel Thomas Siehe Anlage. 2 Entlastung der Institutsleitung 2.1 Entlastung des Institutsleiters, Martin Sommer Die Institutsleitung schlägt vor, den Institutsleiter für seine Tätigkeit zu entlasten. Zustimmungen: 5, Gegenstimmen: 0, Enthaltungen:2 2.1 Entlastung der stellvertretenden Institutsleiterin, Nora Herrmann Die Institutsleitung schlägt vor, die stellvertretende Institutsleiterin für ihre Tätigkeit zu entlasten. Zustimmungen: 6, Gegenstimmen: 0, Enthaltungen: Finanzers, Emanuel Thomas Die Institutsleitung schlägt vor, den Finanzer für seine Tätigkeit zu entlasten. Zustimmungen: 6, Gegenstimmen: 0, Enthaltungen: 1 3 Berichte der Initiativen Bericht über das Jahr 2012, aktueller Stand der Arbeit, Planungen für nächstes Jahr 3.1 Erasmus-Initiative Vorstand: Alex, Anja, Heiner. Gute Arbeit, engagierte Mitglieder, engagierte Erasmus-Studenten. Praktikantin von Januar bis März. 3.2 LinkPartnerProgramm Vorstand: es gibt keinen, Johannes kümmert sich um die Finanzen. Veranstaltungen und Vermittlungen wie im letzten Semester, gut besucht. Vorschlag: persönliche Kontakte intensivieren, gemeinsame Sitzung, Semesterplanung 4 Finanzanträge 4.1 Antrag für Finanzrahmen IISA-Fahrten Die Mitglieder des Instituts geben der Institutsleitung die Vollmacht, Auslagen und Verträge für die IISA-Fahrt bis zu eintausend Euro zu tätigen. Aufnahme in die Satzung. Zustimmungen:, Gegenstimmen:, Enthaltungen: 4.2 Schnellkochplatte 4.3 Kopierer A3 wird eher nicht benötigt, sinnvoll ist ein Multifunktionsgerät A4 bis 205 Euro. Zustimmungen: 6, Gegenstimmen: 0, Enthaltungen: 1

4 4.4 Altes Multifunktionsgerät Das defekte Multifunktionsgerät wird Alex zum Schrottpreis von einem Euro überlassen. Zustimmungen: Aufrüstung der Bürorechner Es wird ein neuer Bürorechner im Wert von bis zu 400 Euro beschafft. 4.6 Laptop Es wird ein neuer Laptop im Wert von bis zu 500 Euro beschafft. 4.7 Bildschirm Es wird ein neuer Bildschirm im Wert von bis zu 200 Euro beschafft. 5 Satzungsänderungen 5.1 Fahrtkosten für Dienstfahrten Für Dienstfahrten sollen analog zum sächsischen Reisekostengesetz die günstigsten Verkehrsmittel gewählt werden. Fahrten mit privaten Kraftfahrzeugen sind wie Fahrten zur Beförderung von Dienstgut nach dem sächsischen Reisekostengesetz zu vergüten, zur Zeit mit 30 Euro-Cent je Kilometer. Das Institut übernimmt eventuell anfallende Kosten der Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung. Zustimmungen: 1, Gegenstimmen: 2, Enthaltungen: 4 Anmerkung: Für LEI-Mitglieder besteht eine Haftpflichtversicherung vom DAAD, von der TU können 25 Euro-Cent je Kilometer vergütet werden. 5.2 Antrag für Finanzrahmen IISA-Fahrten Dem 6, Absatz 4 wird folgender Satz hinzugefügt: Die Institutsleitung kann Auslagen und Verträge für die IISA-Fahrt bis zu einem Gesamtwert von zweitausend Euro tätigen. Zustimmungen: 5, Gegenstimmen: 0, Enthaltungen: 2 6 Wahl der Institutsleitung 6.1 Vorstellung der Kandidaten Institutsleiter Martin Sommer will seine Arbeit fortsetzen und die obigen Beschlüsse der VV umsetzen. Es gibt keine weiteren Kandidaten stellvertretender Institutsleiter und Finanzer Es gibt keine weiteren Kandidaten, Nora und Emanuel setzen Ihre Arbeit kommissarisch fort.

5 6.2 Wahl 6.1 Institutsleiter Martin Sommer Zustimmungen: 6, Gegenstimmen: 0,Enthaltungen: 1 7 Weiteres 7.1 Finanzantrag Kanzlergeld Für die Jahre ab 2014 muß ein neuer Finanzantrag gestellt werden. 7.2 Umzug Es wird angestrebt, zum AAA in die Strehlener Straße zu ziehen, das alte Büro soll nach Möglichkeit als Lager behalten werden. Zustimmungen: 7, Gegenstimmen: 0,Enthaltungen: 0 Das Protokoll wurde von der Vollversammlung gelesen und bestätigt. Martin Sommer, 14. Dezember 2012

6 Rechenschaftsbericht IISA-Finanzer Emanuel Thomas Rechenschaftsbericht des Finanz-Vorstandes des Institut für internationale studentische Angelegenheiten (IISA) für die Amtsperiode vom bis Aufgaben Die Hauptaufgabe des Finanz-Vorstandes ist die Verwaltung der IISA-Konten. Dazu gehören das Konto für das Kanzlergeld und Preisgeld für IISA, sowie das Preisgeld- Konto für das LinkPartnerProgramm. Die meisten Auszahlungen erfolgten vom Kanzlergeldkonto. Desweiteren unterstützte ich die Planung, Abwicklung und Abrechnund der IISA-Fahrten im WS 11/12, SS12, WS12/13. Im Rahmen von IISA und als stellvertrender Vorsitzender von LinkPartnerProgrammunterstützt ich ebenfalls den Umzug ins neue Büro, sowie die Beschaffung neuer Möbel. Die meisten Rechnungen wurden vom IISA-Vorstand Martin Sommer aufgrund seiner Tätigkeit eingereicht. Dessen Zuarbeit das hat meine Arbeit sehr erleichtert. 2 Probleme Es gab im Sommersemester 2012 u.a. zwei Auszahlungen für Martin Sommer: IISA-Fahrt Oberau März ,10 EUR Stammtisch, ,58 EUR Da keine Liste für Eigenanteil beim Stammtisch vorhanden war konnte nur der gesamte Betrag ausgezahlt werden (49.48 EUR). Bei der IISA-Fahrt wurde die Rechnung um das Pfand gekürzt (Pfand kann über die Uni nicht abgerechnet werden). Daraufhin wurden zwei neue Auszahlungen erstellt: über 294,73 EUR und 49,48 EUR. In der Summe wurde 53 Cent zu viel ausgezahlt. Bei allen anderen Auszahlung wurde genau der Betrag laut Rechnung ausgezahlt. Siehe Anlage für eine Übersicht aller Konten. 1

7 Bei den Auszahlungsanordnungen ist mir ein Fehler unterlaufen. Statt eine Auszahlung über 11,44 EUR vom IISA-Preisgeldkonto wurde das Geld vom LPP-Preisgeld-Konto abgebucht. Der IISA-Vorstand wurde zeitnah darüber informiert. Die 11,44 EUR sollten bei nächster Gelegenheit verrechnet werden. 2