Das passiert mir nicht! Vorbereitung auf das Ungewisse der Notfallkoffer für das Unternehmen

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1 Das passiert mir nicht! Vorbereitung auf das Ungewisse der Notfallkoffer für das Unternehmen Seite

2 Vorstellung Referent Steuerberater Silvio Lieber Kanzleien in Stadtlengsfeld und Bad Salzungen Dipl.-Wirtschaftsjurist (FH) Bestellung zum Steuerberater: 2007 Vorstandsmitglied Steuerberaterverband Thüringen e.v. Mitglied Rotary Club Bad Salzungen Kontakt: Marktstraße 3 Steinweg Stadtlengsfeld Bad Salzungen Telefon: / Telefax: / silvio.lieber@lieber-steuerberatung.de Homepage: Seite 2

3 Agenda Zahlen, Daten, Fakten Warum ein Notfall-Plan/-Koffer Was passiert wenn Ihnen heute etwas passiert?! Grundlegende Maßnahmen betrieblicher Bereich Grundlegende Maßnahmen privater Bereich Was wäre wenn? Unterstützung durch Ihren Steuerberater Seite 3

4 Zahlen, Daten, Fakten! Seite 4

5 Zahlen, Daten, Fakten! Seite 5

6 Was passiert, wenn mir heute etwas passiert?! Für die Notfallplanung ergeben sich im Wesentlichen vier Handlungsfelder Was passiert mit mir? Was passiert mit meiner Familie? Was passiert mit meinem Unternehmen? Was passiert mit meinem Vermögen? Betriebsprüfung Seite 6

7 Was passiert wenn Ihnen heute etwas passiert?! Welche medizinische (lebenserhaltende) Maßnahmen möchte ich erhalten? Was passiert mit mir? Wer wird im Notfall informiert? Wo erhält der Notarzt schnell Information über mich? Wo möchte ich als pflegebedürftige Person untergebracht werden? Was passiert mit meinen sterblichen Überresten? Seite 7

8 Was passiert wenn Ihnen heute etwas passiert?! Hat meine Familie ohne mich finanzielle Probleme? Wer entscheidet über mein Leben, wenn ich es nicht mehr kann? Wem kann ich vertrauen? Wer kennt sich mit unseren Verträgen, Versicherungen etc. aus? Wer kümmert sich um die Informationsverteilung? Was passiert mit meiner Familie? Wer hat Zugriff auf welche Daten und Infos? Seite 8

9 Was passiert wenn Ihnen heute etwas passiert?! Gibt es ein Testament oder einen Erbvertrag? Wer hat Überblick über die Vermögenswerte? Wer soll was erben? Was passiert mit meinem Vermögen? Wer kümmert sich um meinen Nachlass? Müssen Beiträge zu Versicherungen etc. Beitragsfrei gestellt werden, damit nichts verloren geht? Wer ist Begünstigter in meinen Verträgen? Kann meine Familie/Vertrauter das alles verwalten? Seite 9

10 Was passiert wenn Ihnen heute etwas passiert?! Wer führt kurzfristigmein Unternehmen in meinem Sinn weiter? Wo finden meine Vertrauten wichtige Unterlagen, wie Verträge, Passwörter und Co.? Wer kann langfristigdas Unternehmen übernehmen? Was passiert mit meinem Unternehmen? Wer kennt sich mit den laufenden Geschäften/Aufträgen aus? Gibt es eine Nachfolge-oder Übergaberegelung? Seite 10

11 Was gehört in den Notfallkoffer? Wie fange ich an? Auch der längste Weg, beginnt mit dem ersten Schritt Konfuzius Seite 11

12 Was gehört in den Notfallkoffer? Wie fange ich an? Vor- und Nachteile bei Papier und Computer Notfallkoffer in Papierform Alle Unterlagen werden mit Hilfe eines Ablageregisters abgeheftet und mindestens 1 x im Jahr überprüft. Ablageort und Struktur sind bekannt. Elektronischer Notfallordner Alle Unterlagen werden gescannt oder in elektronischer Form abgelegt und laufend gepflegt z. B. mit DATEV Unternehmen online oder lokale Festplatte Notfallplan- Dokumentation Elektronischer Notfallordner erechnung in der Praxis Seite 12

13 Notfallkoffer für den Geschäftsbereich Was passiert mit meinem Unternehmen? Was passiert mit meinem Vermögen? Seite 13

14 Grundlegende Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens Welche Personen sind zeitnah zu informieren und arbeiten zusammen: Weitere Inhaber, Geschäftsführer, Stellvertreter, Abteilungsleiter bei größeren Unternehmen Beirat oder Krisenstab Familienmitglieder Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar, Unternehmensberater Seite 14

15 Grundlegende Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens Verantwortlichkeiten für wichtige betriebliche Abläufe bestimmen: Krisenkommunikation (Innen- und Außenverhältnis) Abwicklung aller laufenden Zahlungsverhältnisse Produktions- und Leistungsprozesse Beschaffung notwendigen Materials und Lagerhaltung Wichtige Personalentscheidungen Rezepturen Seite 15

16 Grundlegende Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens Regelungen zur Unternehmensnachfolge: Vorgehen bei Tod des Unternehmers (mit Erbregelung) Konzept zur betrieblichen Unternehmensnachfolge Vorgehen bei Tod des Unternehmers (ohne Erbregelung / ohne Nachfolger) Seite 16

17 Welche Informationen braucht wer? Wer weiß Was? Wer darf Was? Wer macht Was? Seite 17

18 Finanzbereich Bilanzierte Positionen /nicht bilanzierte Positionen Geschäftskonten (welche gibt es/ wer hat Zugriff bzw. Vollmacht) Bankschließfächer (wer hat Zugriff bzw. Schlüssel, Safepasswort) Welche Bürgschaften bestehen? Wertpapiere des Unternehmens (Wo werden Sie verwaltet?) Dauerschuldverhältnisse Betriebliche Zahlungsverpflichtungen (z.b. Miete/Pacht, Löhne und Gehälter) Aufstellung (Immobilien-) Finanzierungen Weitere Darlehen / Kredite für Investitionen oder Betriebsmittel Gibt es Unternehmensbeteiligungen? Betriebliche Versicherungen (Welche Versicherungen bei welchen Gesellschaften?) Seite 18

19 Verträge und Urkunden Gesellschaftsverträge und Vertretungsvollmachten Gesellschaftsverträge Prokura / Vertretungsvollmachten Verträge zugunsten Dritter ( 328 ff. BGB) Kopien/Originale von Testament oder Erbvertrag (in Abstimmung mit Familie) Handelsregisterauszüge Grundbuchauszüge Seite 19

20 Weitere wichtige Verträge / Unterlagen Leasingverträge Konzessionen / Lizenzverträge Konformitätsbescheinigungen Mietverträge Pachtverträge Genehmigungen Warenkreditverträge Arbeitsverträge Zertifizierungen Factoringverträge Sponsoringverträge etc. Seite 20

21 Sonstige Unterlagen Kfz-Briefe der Geschäftsfahrzeuge (Sicherungsübereignung) Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten (Anwalt A, Anwalt B, Hausanwalt) Verzeichnis von Gewähr-/ Garantieleistungen die Dritten eingeräumt wurden Verzeichnis von Gewähr-/ Garantieleistungen die seitens Dritter Ihnen gegenüber eingeräumt wurden Seite 21

22 Mitgliedschaften Betriebliche Mitgliedschaften IHK / HWK / Innung Verbände Berufsgenossenschaft Vereine Gesetzliche Mitgliedschaften / Freiwillige Mitgliedschaften Wie sind diese zu informieren? Automatisches Erlöschen der Mitgliedschaft? Berufsgenossenschaft nicht automatisch! Seite 22

23 Zugänge Passwörter (Welche Personen haben Admin-Rechte/kennen die Passwörter) Schlüsselverzeichnis Sonstige Zugangsdaten Biometrische Daten (Alternativer Zugang möglich?) SmartCard Neuer Personalausweis npa(internet-funktion) Wer kommt in meine Firma, mein Büro? Wer kommt an wichtige/vertrauliche Unterlagen? Wer kommt an wichtige/vertrauliche Dateien? Seite 23

24 Notfallkoffer für den Privatbereich Was passiert mit mir? Was passiert mit meiner Familie? Was passiert mit meinem Vermögen? Seite 24

25 Verfügungen im privaten Bereich Auch im privaten Bereich ist Vorsorge zu treffen. Es ist die Handlungsfähigkeit der Familie zu sichern. Das gilt nicht nur für einen Todesfall, sondern auch für schwere Krankheiten oder Unfälle, die zur Geschäftsunfähigkeit führen. Achten Sie darauf, dass diese Verfügungen und Vollmachten nicht nur in einem Testament Berücksichtigung finden. Werden die Angaben nur dort gemacht, werden sie auch erst bei der Testamentseröffnung bekannt. Das kann in vielen Fällen zu spät sein. Es empfiehlt sich, auch hier den Rat eines Rechtsanwalts, Notars, Steuerberaters sowie ihres Versicherungsmaklers einzuholen. Seite 25

26 Was im Todesfall innerhalb von 48 Stunden zu erledigen ist! - Checkliste Bestattungsinstitut beauftragen Pfarrer verständigen Benachrichtigung des Vertreters in Betrieb oder Praxis Benachrichtigung des/der Betreuer(s) Lebensversicherung binnen 48 Stunden informieren Unfallversicherung binnen 48 Stunden informieren Benachrichtigung weiterer Personen laut nachfolgender Liste Benachrichtigung des/der Testamentvollstrecker(s) Seite 26

27 Wer ist zu informieren? Ehepartner / Lebenspartner Kinder Eltern Betreuer Bruder/Schwester Familie Freunde Sonstige Und wer informiert diese und in welcher Form? Seite 27

28 Finanzbereich Private Bankverbindungen und Konten (Ansprechpartner Bank, Vollmachten) Private Wertpapiere / Depos (Ansprechpartner Bank, Vollmachten) Private Vermögenswerte (Was sind diese /Wo sind diese) Immobilien Bausparverträge Sonstiges (z.b. Münzsammlung) Privates Schließfach / Safe Persönliche Zahlungsverpflichtungen Abo (Zeitungen/Zeitschriften) Darlehen für private Investitionen Private Versicherungsverträge Übersicht Hypotheken / Grundschuld Seite 28

29 Verträge und Urkunden Private Urkunden, Verträge, Vollmachten Testament Erbvertrag Vermächtnis Pflichtteilverzichtserklärungen Ehevertrag Heiratsurkunde Eigene Geburtsurkunde Vorsorgevollmacht Patientenverfügung Betreuungsverfügung Mietverträge / Pachtverträge Kauf- und Leasingverträge Arbeitsverträge Verträge zugunsten Dritter Sonstige Urkunden Steuererklärungen Kfz-Briefe Bestattungswünsche Verträge Grabstätten Seite 29

30 Wo sollten die wichtigen Informationen hinterlegt sein? im Unternehmen oder Zuhause -der sichere Ort sollte einer Vertrauensperson bekannt sein Zusätzlich: beim Steuerberater beim Notar beim Amtsgericht Seite 30

31 Hinterlegungsstelle beim Amtsgericht (hier Bsp. Bayern) Zuständigkeiten und Aufgaben In bestimmten Fällen übernimmt der Staat die treuhänderische Verwahrung von Geld, Wertpapieren, sonstigen Urkunden und Kostbarkeiten (z.b. Schmuck, wertvolle Gemälde usw.). Hier finden Sie einige BEISPIELE für Fälle, in welchen der entsprechende Betrag oder der Gegenstand hinterlegt werden können: Die einstweilige Einstellung einer Zwangsvollstreckungsmaßnahme nach Leistung einer Sicherheit wurde durch gerichtliche Entscheidung angeordnet. Die vorläufige Vollstreckbarkeit eines Gerichtsurteils nach Sicherheitsleistung wurde durch gerichtliche Entscheidung angeordnet. Es wurde die Möglichkeit der Kautionszahlung zur Außervollzugsetzung eines Haftbefehls eingeräumt. Ein Schuldner möchte seine Verbindlichkeiten begleichen, weißaber nicht, wer der rechtmäßige Gläubiger ist (= Gläubigerungewissheit, 372 BGB). Annahmeverzug des Gläubigers, 372 BGB. Sachliche Zuständigkeiten der Hinterlegungsstelle Entgegennahme von Anträgen auf Hinterlegung von gesetzlichen und gesetzlich zugelassenen Zahlungsmitteln (Geld) sowie Wertpapieren, Urkunden und Kostbarkeiten nach dem Bayerischen Hinterlegungsgesetz (BayHintG) Annahme der Hinterlegung Entscheidung über Auszahlungsanträge Seite 31

32 Was soll mit mir passieren? Erläuterung wichtiger Begriffe ( Mit der Vorsorgevollmacht kann man einer anderen Person die Wahrnehmung einzelner oder aller Angelegenheiten für den Fall übertragen, dass man die Fähigkeit, selbst zu entscheiden, einübst. Der Bevollmächtigte kann dann handeln, ohne dass es weiterer Maßnahmen bedarf. Das Gericht wird nur eingeschaltet, wenn es zur Kontrolle des Bevollmächtigten erforderlich ist. Die Vorsorgevollmacht ermöglicht so ein hohes Maßan Eigenverantwortlichkeit. Seite 32

33 Was soll mit mir passieren? Erläuterung wichtiger Begriffe ( Mit der Betreuungsverfügung kann jeder schon im Voraus festlegen, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll, wenn es ohne rechtliche Betreuung nicht mehr weitergeht. Genauso kann bestimmt werden, wer auf keinen Fall als Betreuer in Frage kommt. Möglich sind auch inhaltliche Vorgaben für den Betreuer, etwa welche Wunsche und Gewohnheiten respektiert werden sollen oder ob im Pflegefall Betreuung zu Hause oder im Pflegeheim gewünscht wird. Seite 33

34 Was soll mit mir passieren? Erläuterung wichtiger Begriffe ( In der Patientenverfügung kann man vorab über das Ob und Wie medizinischer Maßnahmen entscheiden. Wer nicht möchte, dass andere über die medizinische Behandlung entscheiden, wenn man selbst dazu nicht mehr in der Lage ist, kann festlegen, ob bei konkret beschriebenen Krankheitszustanden bestimmte medizinische Maßnahmen gewünscht oder nicht gewünscht sind. Seite 34

35 Wie kann der Steuerberater unterstützen? Ihr Steuerberater kennt ihr Unternehmen und die Vermögensverhältnisse aus dem laufenden Mandat Ihr Steuerberater kann ihnen beim Aufbau der Notfallordnerstruktur helfen Über eine frühzeitige Gestaltung der persönlichen Wünsche kann das die Familie und das Vermögen geschützt werden Auch im Bereich der Vorsorge-und Nachfolgeplanung ergeben sich erhebliche Optimierungsmöglichkeiten Seite 35

36 Wie kann der Steuerberater unterstützen? Betriebswirtschaftliche Auswertungen Bilanzen Erbschaftsteuerangelegenheiten Bankgespräche vorbereiten und begleiten Unternehmensanalyse durchführen Betriebswirtschaftliche Beratung (Vergleichsberechnungen usw.) Unterstützung bei der Kommunikation mit dem Finanzamt Seite 36

37 Fundstellen im Internet Suche: Notfallkoffer Steuerberater BMWi BMWi: know_how/krisenmanagement/01123/index.php Bundesnotarkammer - NEXXT: Seite 37

38 Fragen, Anmerkungen, Anregungen? Betriebsprüfung Seite 38

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