Personalmanagement in Franchise-Systemen

Transkript

1 Personalmanagement in Franchise-Systemen (Vorlage für Ihr Handbuch / Ihre KnowHow Dokumentation) Personalmanagement Seite 1

2 Vorbemerkung zur Handhabung dieses Dokuments Es handelt sich bei diesem Dokument um eine Vorlage für Sie als Franchise-Geber, die Sie Ihren Franchise-Partnern als Richtlinie zum Thema Personalmanagement zur Verfügung stellen können. Dazu ersetzen Sie bitte alle XXX durch den Namen Ihres Franchise-Systems. Außerdem kann dieses Dokument natürlich an das Corporate Design Ihres Systems angepasst werden. Die Tonalität ist im vorliegenden Dokument sehr verbindlich und persönlich gehalten ( wir, Unser xxx-system, Franchise-Partner werden direkt mit Sie angesprochen). Wenn das nicht den Gewohnheiten in Ihrem System entspricht, so passen Sie dies bitte ebenfalls an. Inhaltlich sind alle Elemente enthalten, die ein professionelles Personalmanagement umfasst. Die konkrete Umsetzung in Ihrem System können Sie an den in Rot gekennzeichneten Stellen näher erläutern. Gerne unterstützt Sie obergehrerhr ggf. dabei, weitere Vorlagen und Hilfsmittel in diesem Zusammenhang zu erarbeiten. In den grau markierten Passagen wird auf Trainings Bezug genommen, die die Kompetenzen vermitteln, die Ihre Franchise-Partner zur Umsetzung der im jeweiligen Abschnitt erläuterten Themen benötigen. Im Anhang werden diese Trainings noch einmal ausführlicher beschrieben. Ich empfehle, entsprechende Trainings in Ihrem System zentral anzubieten. Personalmanagement Seite 2

3 Inhalt 1. Einleitung Mitarbeiterführung Situativ Führen Instrumente der Kommunikation Stellenbeschreibungen Mitarbeiterauswahl Anforderungsprofile Fachkompetenzen soziale Kompetenzen Personalsuche Recruiting-Strategie Stellenanzeigen Anzeigenauswertung Weitere Recruiting-Möglichkeiten Auswahlprozess Bewerbermanagement A-B-C-Analyse der Unterlagen Strukturiertes Interview Begrüßung Präsentationsphase Prüfphase Informationsphase Dialogphase Klärungsphase Ausstiegsphase Nachbereitung Probearbeiten und weitere Möglichkeiten Beschäftigungsformen Teilzeit Geringfügig Befristete Arbeitsverhältnisse Auszubildende Praktikanten Mitarbeiterintegration Personalakte Form und Art der Aufbewahrung Unterteilung und Inhalt von Personalakten Was gehört nicht in die Personalakte? Wahrung der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und Datenschutz Personalmanagement Seite 3

4 8. Personaleinsatzplanung Personal planen und entwickeln Organisationsperspektive Mitarbeiterperspektive Mitarbeiterdialog Gesprächsvorbereitung Gesprächsdurchführung Hinweise zur Gesprächsdurchführung Ergebnisdokumentation Laufbahn- und Nachfolgeplanung Problemlösungsstrategien und Disziplinarmaßnahmen Personal motivieren und binden Feedback, Entwicklungsperspektiven und Ziele Wertepassung äußere Einflüsse Partizipation Vergütung und Sozialleistungen Betriebsklima, Führungskraft, Gemeinschaft Vergütung und Sozialleistungen Personal freisetzen Kündigungsgespräch Austrittsgespräch Arbeitszeugnis Einleitung Aufgabenbeschreibung Leistungsbeurteilung Beurteilung des Sozialverhaltens Beendigungsformel Dankes- und Bedauernsformel Zukunftswünsche Rückgabe von Unternehmenseigentum ANHANG 1: Aus- und Weiterbildung im XXX-Franchise-System ANHANG 2: Personalmanagement Trainingskatalog für Franchise-Partner Personalmanagement Seite 4

5 1. Einleitung Das beste Franchise-System kann in einem einzelnen Franchise-Betrieb nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter das Konzept motiviert umsetzen. Erst die Menschen machen ein Unternehmen erfolgreich, denn sie sind der wichtigste Einflussfaktor auf die Kundenzufriedenheit. Unsere XXX Franchise-Partner sind beim Thema Personalmanagement nicht auf sich allein gestellt, sondern profitieren von den Erfahrungen und dem Know-how aus unserem XXX-System. Das Team des Franchise-Partners besteht aus einer Gruppe von Mitarbeitern, die gemeinsam einen Franchise-Betrieb betreut und die Arbeit in der Gruppe erledigt. Die Anzahl der Mitarbeiter variiert je nach Betriebsgröße und Umsatz. Ein Team arbeitet dann erfolgreich, wenn die Gesamtleistung größer ist als die Summe der Einzelleistungen und es auch schwierige Situationen meistert und dabei leistungsfähig bleibt. Ihre zentrale Aufgabe als Franchise-Partner ist die Führung und Motivation Ihres Teams. Sie agieren dabei als Begleiter und Coach und motivieren und fördern Ihre Mitarbeiter mit dem Ziel, ein Team mit eigenständigen, kompetenten und zufriedenen Mitarbeitern aufzubauen. Die professionelle Führung in Ihrem Franchise-Betrieb ist Ihre Aufgabe und Verantwortung als selbstständiger Unternehmer. Dazu gehört auch, sich regelmäßig über alle für Sie relevanten gesetzlichen Regelungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern zu informieren. Sie tragen die Verantwortung für die Einhaltung dieser Vorgaben. 2. Mitarbeiterführung Aufbauend auf dem Unternehmensleitbild / der Unternehmensphilosophie unseres XXX Systems, haben wir zusammen mit unseren Franchise-Partnern ein Führungsleitbild entwickelt, das das Führungshandeln in unserem System bestimmt. Systemzentrale: Hier fügen Sie bitte Ihr Führungsleitbild ein. 2.1 Situativ Führen Um auf unterschiedliche Rahmenbedingungen reagieren zu können, empfehlen wir den situativen Führungsstil: Dieser gibt Ihnen die Möglichkeit, sich variabel auf den jeweiligen Mitarbeiter einzustellen und gibt jedem Mitarbeiter den Freiraum, den er braucht. Denn Menschen sind verschieden. Es ist Ihre Aufgabe als Franchise-Partner, entsprechend dem Reifegrad des Mitarbeiters situationsgerecht den jeweils richtigen Führungsstil anzuwenden. Dabei können Sie grundsätzlich zwischen den folgenden vier Möglichkeiten wählen: Personalmanagement Seite 5

6 Stil 1: Lenken Die Führungskraft (in diesem Fall Sie) gibt präzise Anweisungen und beaufsichtigt gewissenhaft die Durchführung der Aufgabe. Stil 2: Anleiten Die Führungskraft lenkt und überwacht gewissenhaft die Durchführung der Aufgabe, bespricht aber ihre Entscheidungen mit dem Mitarbeiter, bittet ihn um Vorschläge und unterstützt seine Fortschritte. Stil 3: Unterstützen Die Führungskraft fördert und unterstützt den Mitarbeiter bei der Durchführung der Aufgabe und teilt die Verantwortung für die zu fällenden Entscheidungen mit ihm. Stil 4: Delegieren Die Führungskraft überträgt dem Mitarbeiter die Verantwortung für die zu fällenden Entscheidungen und die zu lösenden Probleme. Ihr langfristiges Ziel soll es sein, die Selbstständigkeit des Mitarbeiters zu fördern um ihm mehr Verantwortung übertragen zu können. Je selbstständiger ein Mitarbeiter wird, desto weniger muss er kontrolliert werden. Bis dahin ist die Kontrolle aber ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterführung. Wichtig in diesem Kontext ist, dass die Kontrolle nicht demotivierend auf den Mitarbeiter wirkt, sondern vom Mitarbeiter als Unterstützung empfunden wird. Der Mitarbeiter lernt aus seinen Fehlern und gemeinsam werden Wege gefunden, die angestrebten Ziele zu erreichen. Die entsprechenden Kompetenzen können im Training Mitarbeiterführung kompakt erworben werden (siehe Anhang). 2.2 Instrumente der Kommunikation Die Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil der erfolgreichen Mitarbeiterführung. Ein Mangel an Kommunikation und Informationsweitergabe führt zu Fehlinterpretationen und Konflikten innerhalb eines Teams. Instrumente zur Förderung der Kommunikation innerhalb eines Teams können z.b. verschiedene Formen von Meetings sein. Team-Meetings können genutzt werden, um wichtige Informationen weiterzugeben, aber auch, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Team-Meetings können auch genutzt werden, um positive Entwicklungen im Franchise-Betrieb und erfreuliche Neuigkeiten an das Team des Franchise-Partners zu kommunizieren. Sofern im Franchise-Betrieb realisierbar, ist auch ein Jour fixe sinnvoll. Der Jour fixe ist ein in einer kleinen Gruppe von Personen fest vereinbarter, regelmäßig wiederkehrender Termin (zum Beispiel: jeder zweite Donnerstag im Monat ). Er bietet durch das regelmäßige Zeitintervall eine gute Möglichkeit, Mitarbeiter auf denselben Wissensstand bezüglich Personalmanagement Seite 6

7 aktueller Vorgänge zu bringen. Außerdem ist durch die langfristige Terminfestlegung sichergestellt, dass auch alle relevanten Personen daran teilnehmen können. Auch das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument der Kommunikation, auf das im weiteren Verlauf noch ausführlich eingegangen wird. Zur einseitigen Informationsweitergabe können außerdem Aushänge, Newsletter o.äh. sinnvoll sein. 3. Stellenbeschreibungen Die Hauptaufgaben der Mitarbeiter liegen in der täglichen Bewirtschaftung des Franchise- Betriebs. In den Stellenbeschreibungen werden die Aufgaben und Kompetenzen des Franchise-Partners und seiner Mitarbeiter genau beschrieben. Sie sind ein zentrales Element des Personalmanagement. Wesentliche Inhalte der Stellenbeschreibung sind Stellenbezeichnung Eingliederung der Stelle innerhalb des Betriebs, sowie fachliche und disziplinarische Unter- und Überstellung Ziele der Stelle Aufgaben des Stelleninhabers Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, die diese Stelle umfasst Beziehungen zu anderen Arbeitsbereichen Stellvertretungsregelungen Der Stelleninhaber soll aus der Stellenbeschreibung die von ihm erwartete Leistung aber auch die Abgrenzung der Aufgaben erkennen können. Die Stellenbeschreibungen unterstützen Sie in der Auswahl von Mitarbeitern bei der Einarbeitung der Mitarbeiter in der Führung der Mitarbeiter in der Entwicklung der Mitarbeiter im jährlichen Mitarbeitergespräch in der Entscheidung bei einer Kündigung Systemzentrale: Hier fügen Sie bitte Ihre Stellenbeschreibungen ein oder beschreiben, wo diese gefunden werden können. Die Muster-Stellenbeschreibungen können bei Bedarf an die aktuellen und spezifischen Anforderungen des Arbeitsplatzes im Franchise-Betrieb angepasst werden. Personalmanagement Seite 7