Delegieren nach Eisenhower

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1 THEMA: ZEITPLANUNGSMODELLE Delegieren nach Eisenhower US-General Dwight Eisenhower entwickelte ein Prinzip, nach welchem Aufgaben delegiert werden können. B-Aufgaben Hohe Wichtigkeit nicht dringend Terminieren auf später bzw. delegieren A-Aufgaben Hohe Wichtigkeit dringend Sofort selbst erledigen Wichtig D-Aufgaben nicht wichtig nicht dringend Ablage oder Müll C-Aufgaben Keine hohe Wichtigkeit dringend Delegieren Dringend Was nicht dringend und nicht wichtig ist, wird abgelegt oder weggeschmissen. Jeder kann delegieren, auch wenn Sie glauben, auf Ihrer Hierarchiestufe gäbe es niemandem, dem Sie etwas delegieren dürfen. Es gibt Kollegen und Chefs. Sie können um Hilfe bitten und damit auch 'nach oben' delegieren. Wenn es Ihre Kompetenz überschreitet, dann muss es der Chef entscheiden, wer beauftragt wird. Gibt es für eine Aufgabe vielleicht eine zuständige Abteilung? Könnte ein/e Auszubildende/r oder eine Schreibkraft mit dieser Aufgabe betraut werden? Für jede Delegation gilt: Wenn Sie die Aufgabe so übertragen, das sie motivierend, kreativ und verantwortlich getan werden kann, dann ist es eine interessante Arbeit. Die Vermittlung dieser Aufgabe benötigt Zeit, aber Sie sollten der Kollegin/dem Kollegen Raum zum eigenen Einbringen (Mitdenken) lassen aber gleichzeitig so präzise sein, dass eine Kontrolle auf ein Minimum reduziert werden kann. Wenn Sie ähnliche Aufgaben 2-mal ohne Misserfolg kontrolliert haben, sollten Sie Vertrauen zu der erfolgreichen Arbeitsabwicklung haben. Sollten die Kontrollen einen Misserfolg belegen, nicht schimpfen und schon gar nicht "selber machen" sondern auf Verbesserung drängen und erläutern, woran es lag. So können Sie bald im Team Zeit sparen - wie toll für alle Beteiligten. Delegation ist aber auch das Terminieren auf später Sie delegieren dann Aufgaben an Outlook. Nun gilt es, diese Modelle und Methoden in den praktischen Arbeitsablauf zu integrieren. Hilfe gibt auch das Kapitel "Gewöhnung statt Disziplin", Seite 24. Seite 7 von 31 Tel.: /

2 Erkenn, wo du stehst, wo du hinwillst. Mach deinen Plan. Und dann geh! (Ken Cadigan) Strategien zum Zeitmanagement Wenn wir unsere Haltung zu uns, unserer Arbeit und unserer Zeiteinteilung verändern, wird die Umwelt automatisch ebenfalls reagieren. Und wie verändern wir uns? Indem wir einen Überblick darüber gewinnen, wie wir arbeiten. Wir benötigen eine Tätigkeitsanalyse Beobachten Sie Ihren Arbeitsalltag, notieren Sie die Uhrzeit, Ihr Aufgabengebiet und Ihr Arbeitsmethode. Jede Tätigkeit wird notiert, auch die privaten Gespräche, Kaffeeholen etc. Damit entlarven Sie Ihre Zeitdiebe.. Nur wer die Schwachstellen kennt, kann an ihnen arbeiten. Ein Beispiel für ein Analyseblatt: Ich empfehle Ihnen eine Auflistung per Excel. Wenn Sie nicht immer am PC- Arbeitsplatz sind, schreiben sie es handschriftlich auf machen Sie sich einmal die Mühe, Ihren Tag nachträglich zu analysieren. Durch die Autofilter-Funktion von Excel können Sie schnell eine Übersicht z. B. über Ihre gesamten Telefonate erhalten. Analysieren Sie auch ihr persönliches Befinden zu den verschiedenen Uhrzeiten. Wir haben alle einen Biorhythmus, den es zu berücksichtigen gilt. Seite 8 von 31 STS Software Training Support Karlrobert-Kreiten-Str Hilden

3 Achten Sie auf Ihre Leistungskurve Nach einer guten Nacht kommen wir frisch in den Tag. Also liegt das Leistungshoch am Vormittag. A- Aufgaben müssen jetzt erledigt werden. Das hat auch noch den Vorteil: Sie kommen mit einem "Das habe ich geschafft - Hurra" am Mittag an, wenn es eh Zeit für eine Pause wird. Das Tief erwartet uns dann auch nach dem Essen. Wirken Sie dem mit leichter, vitalisierender Kost entgegen. Wenn wir viel sitzen ist ein Schweinebraten mit Knödeln und Kraut wirklich kein Leistungsbringer. Die Leistungskurve variiert natürlich. Es gibt ja auch Nachtmenschen - aber ganz ehrlich - schummeln Sie nicht. Wenn Sie zu dieser Gruppe gehören - und sie machen nach der Nachtruhe da weiter, wo Sie in den Morgenstunden (4 Uhr?) aufgehört haben. Erschrecken Sie da nicht auch, wie plötzlich die Lösung des Problems klar vor Ihnen liegt. Sind Sie nicht geschockt, über die vielen Flüchtigkeitsfehler, die Sie in den Erzeugnissen der "Nacht" entdecken. Ja - eben. Erstellen Sie Ihre eigene Leistungskurve und passen Sie Ihren Arbeitsplan (Alpenmethode, Seite 4 und ABC-Analyse, Seite 6) darauf an. Nach 1 Stunde Arbeit legen Sie 10 Minuten Pause ein. Das heißt: Pause von der aktuellen Arbeit - also Aufstehen und eine Kopie fertigen. Einen Posteingang ablegen. Verändern Sie die Arbeitsposition und Blickrichtung. Erholen Sie sich durch eine andere - kleine und kurzfristige Routineaufgabe oder eine Aufgabe, die Ihnen besonderen Spaß macht oder holen Sie sich einen Tee, einen Saft, essen Sie ein wenig Obst. Etwas ist erledigt. Ihr Körper hat sich erholt / Energie ist durch Ihren Körper geflossen. Wenn möglich, machen sie diese Pause bei geöffnetem Fenster, tanken sie kurz frische Luft. Planen sie Pausen in Ihren Arbeitsplan ein durch blockweises Arbeiten, C-Aufgaben etc. Arbeitsplanung Die Ergebnisse der Tätigkeitsanalyse müssen nun mit den Zeitplanungsmodellen in Verbindung gebracht werden. Denn wenn Sie das Ist kennen, können Sie das Soll erarbeiten / planen. Block-Arbeiten Sie werden bei der Tätigkeitsanalyse bemerken, dass Sie zu unterschiedlichsten Zeiten immer wiederkehrende Aufgaben erledigen (Telefonieren, Lesen, Mitarbeitergespräche, Kopierarbeiten, Ablage) Versuchen Sie diese Arbeiten zu bündeln und dann an einem Rutsch abzuarbeiten. Sehr gut können Sie dies mit Ablagekörben, Hängeregistratur und Arbeitsmappen organisieren. Die Blockarbeit erspart es Ihnen, zum Beispiel Seite 9 von 31 Tel.: /

4 von Kollegen oft im Flur erwischt zu werden sich immer wieder dazu zu motivieren, zum Telefon zu greifen und Kundengespräche zu führen. nicht dauernd an einem anderen Arbeitsplatz zu stehen (Faxgerät, Internetrechner, PC, Kopiergerät, Archiv) und dort Restaufgaben zu hinterlassen, weil sie wieder zu einer anderen Aufgabe an einem anderen Platz gerufen werden. Sie können hierdurch zum Beispiel eine Pause von der hauptsächlichen Arbeit erhalten (nach langem Sitzen am Computer, aufstehen atmen den Körper bewegen = Stress abbauen, um zum Kopiergerät zu gehen und dort 10 Minuten stehend Arbeiten zu erledigen) konzentriert und vollständig eine Aufgabenart erledigen anschließend mehrere Vorgänge ablegen Checklisten einsetzen / Arbeitsplatzordner anlegen Arbeiten, die Sie nur gelegentlich tun, oder die sehr komplex sind, kosten viel Energie, weil Sie in Ihrer Erinnerung kramen müssen. Sie müssen sich fragen: Vorher: Was muss ich alles tun/berücksichtigen. Hinterher: habe ich auch alles berücksichtigt? Schaffen Sie sich für solche Aufgaben Checklisten an. Diese sollten Sie in einem Arbeitsplatzordner ablegen, der auch die Einarbeitung von Aushilfskräften und Stellvertretern deutlich vereinfacht. Alles, was für Ihren Arbeitsplatz wichtig ist gehört hier hinein: Formulare Informationen über den Chef, die Mitarbeiter, die Kunden Ablagestruktur im PC und im Ordner-Schrank etc. Beispiel für eine Checkliste: Seite 10 von 31 STS Software Training Support Karlrobert-Kreiten-Str Hilden

5 Zeitplanungsmethoden integrieren Planen Sie Ihre Aufgaben mit Hilfe der ABC-Analyse. Wichtiges vor Dringendem Wichtiges dient der Zielerreichung Dringendes ist ein reiner Zeitfaktor Das Unangenehmste zu Erst. Danach kann es nur angenehmer werden. Ihr Selbstvertrauen ist gestärkt. Sie fühlen sich auch sofort besser. Beachten Sie das Pareto-Prinzip verplanen Sie maximal 20% Ihres Tages für Aufgaben der Priorität A Sie haben nichts erledigt, nur weil die Prioritäten gesetzt haben. Keine Scheinaktivitäten bitte. Sicher, am Anfang üben Sie noch, aber Sie müssen die Einstufung schnell entscheiden, mit der Zeit geht das immer flüssiger. Halten Sie sich an Ihre Prioritäten. Versuchen Sie diese zeitlich genau zu terminieren. Achten Sie hierbei aber auf Ihre Pausenzeiten, den eigenen Biorhythmus und die Arbeitsgewohnheiten der Beteiligten (was nutzt es, wenn Sie Ihre Anrufe von Uhr planen und Ihre Gesprächsteilnehmer in der Pause sind?) Seite 11 von 31 Tel.: /

6 Und so hilft Ihnen Outlook dabei! Das können Sie tun mit Und zwar so: Die Komponente / das Modul Outlook heute zeigt Ihnen im Überblick, was noch alles ansteht. Outlook heute Sie können Outlook-Heute speziell auf Ihre Wünsche einrichten. Button rechts außen: Outlook heute anpassen Korrektur der Ansicht Button rechts außen: Outlook heute anpassen Im Kalender haben Sie Ihre Termine auf einer Zeitskala dargestellt: Wählen Sie den für Sie idealen Überblick. Seite 12 von 31 STS Software Training Support Karlrobert-Kreiten-Str Hilden

7 Das können Sie tun mit Und zwar so: Sparen Sie sich und allen Beteiligten Zeit, in dem Sie elektronisch Besprechungen planen. Die Eingeladenen können über spezielle Schaltflächen gleich antworten und der Termin wird automatisch in allen Kalendern eingetragen. Termin starten Wählen Sie die Beteiligten aus über nach Eingabe aller Termindaten wechseln Sie auf das Register Teilnehmerverfügbarkeit hier können Sie anhand der Farbcodes den Verfügbarkeitsstatus erkennen. Die Antworten erhalten Sie als Mail in Ihrem Posteingang. Gleichzeit können Sie aber beim Termin auf der Registerkarte Teilnehmerverfügbarkeit die Antworten im Überblick sehen. Strg Q Achtung : Erst wenn die Rückmeldungen von Ihnen geöffnet wurden, aktualisiert sich der Status im Termin selbst. Serientermine können in einem bestimmten Intervall für immer wiederkehrende Arbeiten genutzt werden. Beispiel: Abteilungsbesprechungen, jeden 2. Montag eines Monats. Im offenen Fenster des Termins klicken Sie auf Seite 13 von 31 Tel.: /

8 Das können Sie tun mit Und zwar so: Aufgaben können nach der ABC-Analyse strukturiert werden: Aufgaben können jederzeit aus anderen Modulen (z. B. Kalender, Posteingang) aufgerufen werden über. Strg T Ihnen stehen Serientermine und -aufgaben zur Verfügung, um wiederkehrende Ereignisse einzutragen. Beispiele: 1. Tragen Sie alle Daten im normalen Standard-Formular ein. 2. anklicken Oder: Strg + G Das Hauptakzeptanzproblem hat Outlook bei der Aufgabenliste durch scheinbar mangelnde Übersicht. Schnell ist eine Aufgabe terminiert, aber wie viele Aufgaben warten an diesem Tag dann schon auf Sie? Übersicht vermittelt Ihnen das Modul Aufgaben selbst. Die Aufgaben werden immer tabellarisch dargestellt. Über die Spaltenbezeichnungsfelder können Sie sortieren. Über die Suchfunktion finden Sie spezielle Aufgaben. Seite 14 von 31 STS Software Training Support Karlrobert-Kreiten-Str Hilden

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