Herzlich Willkommen bei der nfon AG

Transkript

1 HANDBUCH SNOM 870

2 Herzlich Willkommen bei der nfon AG Ihr neues IP Telefon stellt den direkten Zugang zu Ihrer nfon Telefonanlage dar. Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, Ihr neues von der nfon AG zugesandtes snom IP- Telefon in Verbindung mit der nfon Telefonanlage optimal zu nutzen. Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Nutzung von nfon. Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie unsere Mitarbeiter im Support unter erreichen. Ihr Team der nfon AG Stand:

3 Dieses Handbuch behandelt das snom 870 3

4 Verpasste Anrufe Wie finde ich die IP-Adresse des Telefons?

5 Um dieses snom IP-Telefon in Verbindung mit Ihrer nfon Telefonanlage nutzen zu können, benötigen Sie lediglich eine stabile Breitbandverbindung (z.b. nconnect, Information dazu finden Sie unter ) Sollte Ihnen nur ein einzelner Netzwerkstecker zur Verfügung stehen (z. B. im Home Office), Sie aber gleichzeitig mit dem Laptop im Internet surfen und mit dem snom telefonieren wollen, so können Sie das snom auch gerne an den Netzwerkstecker Ihres Laptops anschließen. Sämtliche Telefone die Ihnen von der nfon AG zugesandt werden, sind bereits vorkonfiguriert und an die Telefonanlage angeschlossen. Weiterführende Informationen zum Anlegen einer Nebenstelle finden Sie im Handbuch Serviceportal. 5

6 Sie haben die Möglichkeit der Sprachverschlüsselung (SRTP) für Ihre Telefonate. Diese Funktion können Sie jederzeit für Ihren Kunden-Account im Serviceportal aktivieren. Für die Aktivierung entstehen Ihnen Kosten! Hinweis: Sie können im Serviceportal unter ADMINISTRATION / Profil die Funktion Voice Traffic Verschlüsselung (SRTP) aktivieren. Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, müssen alle Telefone neugestartet werden. Dieser Neustart kann bis zu einigen Minuten dauern. Eine aktive Verschlüsselung erkennen Sie an dem Schlosssymbol auf dem Display Ihres snom-telefones. Das aktive Gespräch ist nun verschlüsselt. 6

7 Die Basisfunktionalität des Hot Desking ermöglicht das Abmelden existierender und das Anmelden neuer Nutzer auf Ihrem snom Endgerät. Die ist hilfreich, wenn Mitarbeiter oft Ihren Arbeitsplatz wechseln ohne Ihre Endgeräte mitzunehmen. Ihre Konfiguration wird automatisch nach dem erfolgreichen Anmelden auf dem neuen Telefon übertragen. 1. Schritt: Abmeldung der momentanen Nebenstelle Menü Telefoneinstellungen Nebenstelle abmelden Bestätigung Die Nebenstelle wird nun abgemeldet und das Telefon wird neugestartet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. 2. Schritt: Anmeldung der neuen Nebenstelle Menü Eingabe der Nebenstellen-Nummer Bestätigung Eingabe des Voic PIN Bestätigung Die neue Nebenstelle wird nun angemeldet. Dies kann ggf. einige Zeit in Anspruch nehmen. 7

8 1.1 Tasten im Überblick Hörer Lautsprecher Alphanumerische Tastatur Anruf-LED Touchscreen-Bildschirm Navigationstasten Voic LED-Taste Menü- und Funktionstasten Audiokontrolltasten 8

9 1.2 Tasten im Detail Navigationstaste Startbildschirm: Hilfe / Einstellungen Listen / Tastenmenüs: auf- / abwärts Startbildschirm: Liste der erhaltenden Anrufe Textfelder: Cursor nach links bewegen Startbildschirm: Liste der verpassten Anrufe Textfelder: Cursor nach rechts bewegen Starbildschirm: Gewählte Anrufe Eingehende Anrufe annehmen Aktion / Einstellungen bestätigen Startbildschirm: Wechsel zu Funktionstasten Anrufe beenden Aktion / Einstellungen abbrechen Neue Nachricht LED-Taste Leuchtet bei neuer Nachricht Zum Abrufen Taste drücken DnD-Taste (Bitte nicht stören) Bitte nicht stören Modus an / aus. Telefon klingelt nicht, verhält sich für den Anrufer wie bei Rufumleitung nach Zeit. Telefonbuch Menü Anrufweiterleitung (Transfer) Anruf auf Halten setzten / wiederaufnehmen Lautstärkeregler: Drücken sie auf die linke oder rechte Seite um die Laustärke zu erhöhen oder zu verringern. Mikrofon: Led leuchtet:: Mikrofon ist stummgeschaltet Led leuchtet nicht: Mikrofon ist eingeschaltet Freisprechmodus: LED leuchtet: Freisprech-Modus an LED leuchtet: Freisprech-Modus aus Headset: LED leuchtet: Headset-Modus an LED leuchtet ein: Headset-Modus aus 9

10 1.3 Der Touchscreen-Bildschirm Ruhebildschirm (Startbildschirm) Über den Ruhebildschirm haben sie direkten Zugriff auf die vielen wichtigen Funktionen Ihres snom Telefones. Telefonbuch Rufumleitung einschalten Do not Disturb Angenommene Anrufe Verpasste Anrufe Gewählte Rufnummern Einstellungen Zeit Hilfe Datum Funktionstasten Anrufüberwachung 10

11 Aktivbildschirm Auf dem Aktivbildschirm erhalten Sie viele wichtige Informationen, wenn sie im Gespräch sind. So können Sie z.b. eine Telefonkonferenz erstellen oder das aktive Gespräch auf Halten setzen. Kontext-Bereich Record-Taste für Aufnahme Lautsprechertaste Status Datum- / Zeit-Leiste Escape-Bereich (Schließen/Beenden) Wahlfeld Favoriten Tastatur Anruf weiterleiten Info-Bereich 11

12 Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Anruf zu tätigen 1) Mit dem Hörer: - Nehmen Sie den Hörer ab, geben Sie die Nummern ein und tippen auf den Kontextbereich oder bestätigen Sie die Rufnummer mit. - oder geben Sie die gewünschte Rufnummer ein und heben Sie den Hörer ab. 2) Mit dem Headset: - Drücken Sie auf,um in den Headset-Modus zu wechseln. - Geben Sie die Rufnummer ein und tippen auf den Kontextbereich oder bestätigen Sie die Rufnummer mit. 3) Mit dem Lautsprecher / Mikrofon: - Geben Sie die Rufnummer ein und drücken sie auf. 4) Automatisches Wählen: - Sie haben die Möglichkeit automatisches Wählen zu aktivieren. Gehen sie dazu auf Einstellungen > 2. Anrufeinstellungen -> 2. Ausgehende Anrufe -> 1. Automatisch Wählen -> Wählen Sie im Pulldown-Menü die gewünschte Sekundenanzahl aus. Das Telefon wählt nun automatisch die eingegebene Rufnummer, wenn die definierte Sekundenzahl verstrichen ist. 12

13 5) Nummer von Anrufliste anrufen - Tippen Sie auf, oder. - Die Rufnummern der letzten verpassten, angenommenen oder gewählten Rufnummern werden Ihnen auf der jeweiligen Liste angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Rufnummer mit. - Tippen Sie auf die gewünschte Rufnummer um den Anruf zu tätigen. 6) Nummer aus Telefonbuch anrufen - Tippen Sie auf um in das Telefonbuch zugelangen. - Wählen sie mit den Pfeiltasten den gewünschten Namen aus. Optional können Sie auch den Anfangsbuchstaben (oder weitere Buchstaben) eingeben, um durch die Liste zu gelangen. - Tippen Sie auf den Namen, um die Nummer zu wählen. 7) Nummer über Virtuelle Tasten (Funktionstasten) wählen - Tippen Sie auf um die virtuellen Tasten anzuzeigen. - Wenn Sie nun z.b. Juergen anrufen möchten, drücken Sie einfach auf die virtuelle Taste. Die Verbindung wird nun aufgebaut. Sie können diese Funktionstasten im Serviceportal konfigurieren. 13

14 Sie haben verschiedene Möglichkeiten einen Anruf entgegenzunehmen: 1) Mit dem Hörer - Nehmen Sie den Hörer ab 2) Mit einem Headset - Drücken Sie auf 3) Mit dem Lautsprecher / Mikrofon - Drücken Sie auf / 1.6. Verpasste Anrufe Verpasse Anrufe werden durch die leuchtende Anruf-LED und durch die Anzahl der verpassten Anrufe in der rechten oberen Ecke des Symbols angezeigt. Drücken Sie auf, um beide Anzeigen auszuschalten. Hinweis: Wenn während eines aktiven Gespräches ein weiterer Anrufer anklopft, können Sie ihn ablehnen, in dem Sie mehrere Sekunden die X-Taste gedrückt halten. Um den aktiven Anruf vorher aufzulegen, drücken Sie kurz die X-Taste. Anschließend können Sie den anklopfenden Anruf annehmen. 14

15 von einer anderen Nebenstelle Wenn Sie die Besetzt-Feld-Lampen über das Serviceportal konfigurieren und alle Teilnehmer Mitglieder einer Pick-up Gruppe sind, haben Sie die Möglichkeit Anrufe von einer anderen Nebenstelle zu übernehmen. (Für detaillierte Informationen zur Konfiguration von Besetzt-Feld-Lampen, siehe Handbuch Serviceportal) 1. Ein eingehender Anruf wird durch die grüne Taste angezeigt. Wenn Sie den Anruf übernehmen wollen, tippen Sie auf die grüne Taste. Sie haben nun das Gespräch übernommen. 2. Ist die überwachte Nebenstelle besetzt, leuchtet die virtuelle Funktionstaste gelb. 15

16 1.8 Halten 1) Drücken Sie auf die Taste oder ziehen Sie das aktive Gespräch per Drag-&-Drop aus dem Kontextbereich auf eine Taste im Infobereich. Das aktive Gespräch ist nun auf Halten gesetzt ) Bei einem gehaltenen Anruf blinkt die Anruf-LED langsam. Das Symbol auf der Taste im Infobereich zeigt die Leitung an, auf welcher der Anruf gehalten wird. 3) Drücken Sie erneut auf oder ziehen Sie den gehaltenen Anruf per Drag-&-Drop wieder in den Kontextbereich. Der Anruf wird nun nicht mehr gehalten. 4) Sie können, wenn ein Anruf oder mehrere Anrufe gehalten werden, weitere Anrufe annehmen oder tätigen und Sie auf Halten setzen. 16

17 5) Um einen gehaltenen Anruf wieder aufzunehmen, tippen Sie einfach auf den entsprechenden gehaltenen Anruf. 1.9 Konferenz Sie können über das Telefon einer 5er Konferenz einrichten. 1. Setzen sie alle zukünftigen Teilnehmer einer Konferenz auf Halten (siehe ) 2. Ziehen Sie alle Konferenzteilnehmer per Drag-&-Drop in den Kontextbereich. 3. Tippen Sie auf um die Konferenz zu starten. Drücken Sie auf Oder tippen Sie auf, um, falls erforderlich den Lautsprecher zu aktivieren 4. Ziehen Sie den Konferenzteilnehmer per Drag-&-Drop aus dem Kontextbereich in den Infobereich, um einen Teilnehmer aus der Konferenz zu entfernen. Drücken Sie auf,um alle Teilnehmer auf Halten zu setzen

18 - Setzen Sie den Anruf auf Halten (siehe ) - Wählen Sie die Nummer des anderen Anschlusses und kündigen Sie den durchzustellenden Anruf an. - Wird die Anrufweiterleitung akzeptiert, tippen Sie auf. - Ziehen Sie den gehaltenen Anruf per Drag-&-Drop in das Textfeld. - Tippen Sie auf das Textfeld oder drücken Sie auf. - Setzen Sie den Anruf auf Halten (siehe ). - Tippen Sie auf. - Geben Sie die Nummer ein auf die der Anruf umgeleitet werden soll. - Tippen Sie auf das Textfeld oder drücken Sie auf. 18

19 Sie haben die Möglichkeit drei verschiedene Rufumleitungen auf Ihrem snom 870 zu konfigurieren: 1) Alles Umleiten: Alle eingehende Anrufe werden sofort zum Umleitungsziel umgeleitet. 2) Umleiten bei Besetzt: Wenn während eines aktiven Telefonats weitere Anrufe eingehen, werden diese sofort umgeleitet. 3) Umleiten nach Zeit: Wenn ein eingehender Anruf während einer selbst definierten Zeit nicht angenommen wird, wird dieser Anruf entsprechend umgeleitet. Diese Rufumleitungen können Sie über *-Codes aktivieren: *11 + Ziel Feste Rufumleitung auf Rufnummer **11 Feste Rufumleitung aufheben *12 + Ziel Umleitung nach Zeit auf Rufnummer **12 Umleitung nach Zeit aufheben *13 + Ziel Umleitung bei besetzt auf Rufnummer **13 Umleitung bei besetzt aufheben Bsp.: Für eine feste Rufumleitung auf die Nebenstelle 555 würden Sie *11555 und zum aufheben **11 eingeben. Sie werden per Computerstimme über die Aktivierung / Deaktivierung der Nebenstelle informiert. Eine aktive Rufumleitung wird Ihnen auf dem Display ihres snom-telefons angezeigt. 19

20 2.1. Erweiterte Telefonfunktionen (Telefonanlagenfunktionen) Die verschiedenen Funktionen der Telefonanlage (z.b. Wartschlangen, Zeitsteuerung, Gruppen usw.) können Sie im Serviceportal konfigurieren. Detaillierte Informationen zu Konfiguration erhalten Sie im Handbuch Serviceportal. Grundeinstellungen des snom Telefons können Sie auch direkt über die Menütaste Folgende Funktionen stehen Ihnen nach dem Drücken der Taste zur Verfügung. vornehmen. 1) Anrufeinstellungen - Anklopfen (ein/aus): Legen Sie fest ob die Funktion Anklopfen aktiviert werden soll. - Timeout (ein/aus): Legen Sie die Klingeldauer fest. - Intercom (ein/aus): Die Funktion Intercom ermöglicht über die Anlage das direkte Gegensprechen mit einer Verknüpften Nebenstelle, ohne Freizeichen und Klingelton - Nummernunterdrückung (ein/aus): Hier kann die vollständige Anzeige der Rufnummer beim Angerufenen oder nur die Anzeige der Zentralnummer unterdrückt werden. - Umleitung: Aktivieren Sie eine Rufumleitung - Parallelruf: Hier können Sie bestimmen, dass neben Ihrem Telefon bei einem Anruf ein weiteres Telefon bspw. Ihr Mobiltelefon gleichzeitig klingelt. Sie können so den Anruf mit einem der beiden Geräte entgegennehmen. 20

21 2) Telefoneinstellungen - Automatische Wahl - Nummernvorschlag - Klingelton - Nebenstelle abmelden 3) Anlageneinstellungen (Dienste können ein- und ausgebucht werden; zur Einrichtung siehe Handbuch Serviceportal) - Warteschlangen 21

22 Über das Serviceportal können Sie die Funktionstasten belegen. Für detaillierte Informationen siehe Handbuch Serviceportal. Sie gelangen zu den Funktionstasten (virtuelle Tasten) des snom 870, indem Sie den Button auf dem Startbildschirm drücken oder. 1. Ein eingehender Anruf wird durch die grüne Taste angezeigt. Wenn Sie den Anruf übernehmen wollen, tippen Sie auf die grüne Taste. Sie haben nun das Gespräch übernommen. 2. Ist die überwachte Nebenstelle besetzt, leuchtet die virtuelle Funktionstaste gelb. 22

23 Sie haben die Möglichkeit ihr Telefon vor missbräuchlicher Nutzung zu schützen, in dem Sie die Tastatur Ihres Telefons sperren. D.h. sobald die Telefonsperre aktiviert ist, können keine Rufnummern ausgehend gewählt werden. Sie können die Telefonsperre jedoch jederzeit wieder deaktivieren. Um Ihr snom Telefon zu sperren, drücken Sie für mehrere Sekunden die anhand des großen Schloss-Symbols im Display des snom Telefons. Um die Telefonsperre aufzuheben drücken Sie erneut für mehrere Sekunden die Telefonsperre ohne Pinabfrage. -Taste. Sie erkennen die Telefonsperre -Taste. Standardmäßig ist die Um einen Pin für das Entsperren festzulegen, gehen Sie bitte auf das Webinterface Ihres Endgerätes und legen unter Einrichtung Präferenzen Tastatursperre Ihren individuellen Pin fest. Sie können Ihren individuellen Pin dort auch wieder ändern bzw. ausschalten. 23

24 Wenn Sie sich zum ersten Mal in das Sprachmenü des Voic -Systems einwählen, sollten Sie direkt Ihren persönlichen Anrufbeantworter einrichten. Für detaillierte Information siehe Voic -Merkblatt. a) Durch Drücken der Voic -Taste auf dem snom Telefon gelangen Sie in das Sprachmenü des Voic -Systems. b) Wählen Sie dann zum Einrichten der Mailbox 0 Mailbox Optionen c) Wählen Sie nun 1, um eine Ansage für den Fall aufzunehmen, dass Sie nicht erreichbar sind. d) Sprechen Sie dann Ihre Nachricht und drücken Sie #, um die Aufnahme zu beenden. e) Mit 1 können Sie die Aufnahme akzeptieren, mit 2 können Sie die Aufnahme noch einmal abspielen und mit 3 können Sie die Aufnahme wiederholen. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit über das Serviceportal individuelle Voic Ansagen für jede Nebenstelle einzuspielen. Die Formate müssen jedoch in.mp3 oder.wav Format sein. (Sprachmenü) a) Durch Wahl der Voic -Taste auf dem Gerät. b) Durch Wahl der Nebenstelle, welcher Sie im Serviceportal den Abruf der Mailbox zugeordnet haben. Über das Serviceportal können Sie sich die Voic Nachrichten auch per zustellen lassen; siehe hierzu Handbuch Serviceportal 24

25 4.1. Wie finde ich die IP-Adresse des Telefons? a) Drücken Sie das Feld Einstellungen auf dem Touchpad. b) Wählen Sie mit Hilfe der Navigationstasten unter Punkt 3 Wartung aus. c) Wählen Sie unter Punkt 1 Systeninfo aus, dann wird Ihnen sowohl die IP- als auch die MAC-Adresse des Telefons angezeigt. Sie benötigen die IP-Adresse des Telefons beispielsweise bei der Konfiguration des CTI-Clients. 25

26 Wo bekommen Sie Hilfe zu Ihnen stehen verschiedene Quellen als Hilfe zur Verfügung, bitte nutzen Sie diese in der hier vorgeschlagenen Reihenfolge: portal.nfon.net support.nfon.net Support-Hotline für Bestandskunden Support-Hotline für Testkunden Auf der Startseite Ihres Serviceportals finden Sie zahlreiche Links zu Handbüchern, Kurzanleitungen, Software-Downloads und Vorlagen. Bitte arbeiten Sie die Handbücher im Detail durch. Sie helfen Ihnen ein Optimum aus Ihrer Telefonanlage herauszuholen. Auf der Support-Website der nfon AG finden Sie ausführliche FAQ mit wertvollen Informationen zu Ihrer Telefonanlage. Sie können jederzeit den Status Ihrer Supportanfragen prüfen und auf Rückfragen antworten. Sollten Ihnen weder die Handbücher noch die FAQs oder sonstige Inhalte der Support-Website weitergeholfen haben, können Sie telefonisch eine Supportanfrage eröffnen. Sie können unsere Supportmitarbeiter von Montag bis Freitag zwischen 8:30 h und 17:30 h unter der Telefonnummer erreichen. Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage mindestens folgende Punkte an: Nennen Sie Ihre Kundennummer, Ihren Namen und eine Rückrufnummer Eine vollständige Beschreibung der Störung, des Fehlers oder der Bedienungsanfrage Spezifizieren Sie genau die betroffenen Anlagenkomponenten (z.b. bei Endgeräten die MAC-Adresse) Nennen Sie den Zeitpunkt, seit wann das Verhalten mit welcher Häufigkeit auftritt Bitte geben Sie an, welche sonstigen Supportquellen Sie bisher genutzt haben Außerhalb der Geschäftszeiten ist eine zentrale Störungsannahme geschaltet, welche Ihre Anfrage aufnimmt, ein entsprechendes Ticket eröffnet und in sehr dringenden Fällen den Bereitschaftsdienst informiert. Bei Bedienungsfragen und Einrichtungsunterstützung können in Abhängigkeit der individuellen Vertragsbedingungen bis zu 120,- je Stunde berechnet werden. Die Abrechnung erfolgt hierbei minutengenau. Für Testkunden ist eine speziell auf deren Bedürfnisse zugeschnittene Service-Hotline geschaltet. Die Mitarbeiter dieser Hotline sind Montag bis Freitag zwischen 9h und 17h unter der Telefonnummer zu erreichen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir außerhalb dieser Geschäftszeiten keinen Support für Testkunden anbieten können. Support für Kunden aus Österreich: portal.nfon.at ~ support.nfon.net ~ Hotline