RMX Managed Services

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1 RMX Managed Services Allgemein 95% aller s sind Spam und das Volumen steigt überproportional. Um sich davor zu schützen, bieten wir mit den Retarus Managed Services eine umfassende Dienstleistung für die einfache, schnelle und vor allem sichere Kommunikation per . Viren, Spam, Phishing und sonstige schädliche Malware wird durch die Outtasking-Lösung von Retarus bereits vor Erreichen Ihrer Unternehmensinfrastruktur ausgefiltert. Mit den Managed Services von Retarus sind Sie optimal geschützt. Profitieren Sie von der jahrelangen Erfahrung der retarus GmbH im Messaging Bereich und das ohne großen Investitionsaufwand. Zu unseren langjährigen Kunden, die den Retarus Managed Services vertrauen, zählen unter anderem namhafte Kunden, wie Bosch und Siemens Hausgeräte GmbH, Puma AG, IAV GmbH und die Kyocera GmbH. Ihre Vorteile auf einen Blick Sicherheit durch mehrstufige Virenabwehr (RMX MultiScan) erstklassige Spamabwehr (RMX AntiSpam und RMX DirFilter) effektive Kommunikationsverhaltensanalyse der Spamversender (RMX Traffic Manager) Mail Queueing zur Kundenseite, bei Bedarf Minimale Durchlaufzeiten durch queueless -Design auf der Eingangsseite zeitgleiche Prüfung auf Viren mit verschiedenen kommerziellen Antivirenscannern Umfangreiche Servicedienstleistungen Managed Service Administration und Support durch zertifizierte Mitarbeiter 24*7 Infrastruktur-Management und Monitoring Verbindungsüberwachung durch das RMX Mail Check System Übersichtliches Reporting- und Administrationsportal (RMX Enterprise Administration Service) Optionale Erweiterungen: automatisierte -Verschlüsselung (PGP, S/MIME), Enterprise Mail Monitor (Echtzeit-Tracking), Archivierung von s Kosteneffizienz und Investitionssicherheit Schnelle und einfache Implementierung Kalkulierbare Kosten Voraussetzungen Es muss lediglich der MX-Eintrag Ihrer -Domain(s) auf Retarus zeigen. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 1 / 11

2 Funktionsweise Um die RMX Managed Services zu nutzen, werden sämtliche s durch die Retarus Rechenzentren geleitet. Sobald die MX-Einträge Ihrer Mail-Domains auf Retarus zeigen, werden alle an Ihr Unternehmen adressierten s von Retarus empfangen und durchlaufen die Retarus RMX Infrastruktur. Nachdem die s gefiltert wurden, werden nur die geschäftsrelevanten und unschädlichen Nachrichten an die Empfänger weitergeleitet. Ausgehende Nachrichten durchlaufen ebenfalls die RMX MultiScan Virenprüfung. Somit ist eine virenfreie Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden jederzeit gewährleistet. Auf Wunsch kann die Verbindung zwischen Ihnen und Retarus via SSL oder VPN abgesichert werden. Retarus RMX Sicherheit aus einer Hand Infrastruktur Retarus betreibt mehrere Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz, die den deutschen Datenschutzrichtlinien und dem Telekommunikations-/Telemediengesetz unterliegen. In jedem einzelnen Rechenzentrum legen wir größten Wert auf Hochverfügbarkeit und Sicherheit. Alle Systeme sind mehrfach redundant ausgelegt, bei gleichzeitiger Möglichkeit zur Skalierung. Die Managed Services basieren auf einer eigens entwickelten Plattform, die ständig weiterentwickelt wird und sich durch besondere Flexibilität auszeichnet. Auf zukünftige Anforderungen können wir somit sehr schnell und ohne Beeinträchtigungen in der Funktionalität oder Sicherheit reagieren. Um schnellste Durchlaufzeiten zu erreichen, werden eingehende s direkt im Arbeitsspeicher bearbeitet und nur zwischengespeichert, falls das Zielsystem bei der Weiterleitung der Nachrichten nicht zur Verfügung steht. Auch die Virenscanner greifen zeitgleich und nicht sequentiell auf die Nachrichten zu. Der RMX Directory Filter, die dynamische Kommunikationsverhaltensanalyse und ausgefeilte Spam-Erkennungstechniken runden die RMX Managed Services als ideale Lösung zur Sicherung Ihrer Unternehmenskommunikation ab. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 2 / 11

3 Queueless Design Die RMX Managed Services zeichnen sich vor allem durch verschiedene, aufeinander abgestimmte und sehr leistungsfähige Technologien aus. Dabei überzeugt das queue-less Design der Infrastruktur, bei welchem eingehende Nachrichten direkt analysiert und nicht zwischengespeichert werden, mit minimalen Durchlaufzeiten. Nur wenn das Ziel-System unerreichbar ist, werden die Nachrichten in eine Queue geleitet, um sicher zu stellen, dass keine Nachricht verloren geht. Adressvalidierung RMX Directory Filter Über 70% aller Nachrichten im Internet werden an nicht existente Empfänger gesendet. Die Verteilerlisten werden dabei hauptsächlich durch Spam-Automaten nach dem Zufallsprinzip generiert, um einen kleinen Teil valider adressen zu erraten. Die falsch adressierten adressen werden vom empfangenden System angenommen, können aber nicht zugestellt werden. Diese Methode wird bei NDR ( Non Delivery Report ) und DHA ( Directory Harvesting ) Attacken genutzt, um die Mail-Infrastruktur dadurch enorm zu belasten und Performanceprobleme oder sogar Ausfällen durch Überlastung der Mail-Server hervorzurufen. Damit Sie nur die tatsächlich an Sie adressierten s erhalten, werden falsch adressierte Nachrichten durch den Directory Filter bereits beim Zustellungsversuch blockiert bzw. abgewiesen. Die regelmäßige Synchronisation von gültigen Adressen, z. B. durch Replikation des Notes Namens- und Adressbuchs zu Retarus oder durch den Abgleich mit MS Exchange /Active Directory, erfolgt automatisch. Alternativ können die gültigen Adressen bei Inbetriebnahme des Directory Filters auch über eine Liste an Retarus übermittelt und anschließend über das Enterprise Administration Service Portal manuell gepflegt werden. Vorteile Abwehr unzustellbarer Nachrichten vor dem eigenen Gateway Schutz gegen DoS (Denial of Service) und DHA Angriffe (Directory Harvest Attacks) deutliche Entlastung der eigenen Infrastruktur deutliche schnellere Verarbeitung ein- und ausgehender Nachrichten Automatischer Adressbuchabgleich in definierten Intervallen Automatische Berücksichtigung von Aliasnamen, weiteren Domänen, Gruppenpostfächern etc. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 3 / 11

4 Virenschutz RMX AntiVirus MultiScan RMX AntiVirus MultiScan ist eine leistungsfähige Virenschutzlösung, die einen zuverlässigen Schutz vor Virenattacken bietet. Die Erkennungsqualität der bei Retarus betriebenen, derzeit vier verschiedenen Scanner wird ständig kontrolliert. Jede unverschlüsselte Nachricht und jeder Dateianhang wird zeitgleich durch die redundanten Retarus Hochleistungsvirenscanner automatisch auf Viren überprüft. Werden Viren in -Nachrichten identifiziert, werden diese sofort gelöscht. Über die abgefangenen Viren wird der Benutzer in Form einer tabellarischen Übersicht ("Digest") in regelmäßigen Intervallen informiert (typischerweise einmal täglich). Vorteile Deutlich höhere Erkennungsrate von Viren Zusätzlicher Schutz von unbekannten Viren durch heuristische Analyse Kombination von Scannern verschiedener Hersteller Deutlich höhere Erkennungsraten bei Varianten bekannter Viren Perfekte Ergänzung zu bereits vorhandenem Workstation-Scanner Keine zusätzliche Hard- oder Software, keine Lizenzgebühren Extrem niedrige Durchlaufzeiten durch parallele Prüfung der Virenscanner Immer aktueller Stand der Virenscanner durch Patterncheck und update im Minutentakt Kompakte, übersichtliche Benachrichtigung bei infizierten s Aussagekräftiges Reporting 24/7 Monitoring durch den Retarus Support Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 4 / 11

5 Kommunikationsverhaltensanalyse RMX Traffic Manager Retarus nutzt Techniken und Methoden, die das Kommunikationsverhalten von Mailservern oder gekaperten Rechnern (Botnetze) analysieren und dadurch Versender von Spam-Nachrichten identifizieren. Der RMX Traffic Manager ermittelt kontinuierlich Werte, die in das dynamisch lernende Retarus-System zurück gemeldet werden. Hierbei werden auch Rückmeldungen aus den Spam- und Virenfiltern mit in die Analyse einbezogen. Neue Spam-Versender werden so in kürzester Zeit erkannt und Angriffe wie Directory Harvesting Attacks effizient abgewehrt. In Verbindung mit den adaptiven und innovativen Traffic-Shaping und Traffic-Throttling Techniken werden Spamversender zuverlässig ausgebremst und Verbindungskapazitäten für wichtige Nachrichten freigehalten. Vorteile Eingehende Analyse des Kommunikationsverhaltens der zustellenden Mailserver Dynamisch lernendes System für schnellere Spam-Abwehr und aktive Erkennung neuer Spam- Quellen Erweiterter Schutz von DHA-Angriffen Effiziente Traffic-Shaping und Traffic-Throttling Mechanismen Keine unnötige NDR-Erzeugung ("Non Delivery Reports") RMX AntiSpam Alle bei Retarus eingehenden s werden mittels ausgefeilter Regeln und Tools auf Spam untersucht. Die Spam-Erkennung wird ständig optimiert und an aktuelle Veränderungen angepasst. Vorteile Sehr hohe Erkennungsrate von Spam-Mails mit 99,95% Sehr geringe False Positive Rate im Promillebereich Kombination verschiedener Erkennungsverfahren Erweiterbare Regeln, Filter- und Verarbeitungsmechanismen Permanente Aktualisierung intelligenter Filter-, Muster- und Erkennungsregeln Realtime-Prüfung der Absenderdomains Prüfung der Gültigkeit der Absenderadressen Bayes Algorithmen für regeloptimierte Wahrscheinlichkeitsrechnung Inhalts- und Strukturanalysen mittels heuristischer Methoden Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 5 / 11

6 Es stehen folgende Varianten zur Verfügung: 1. Betreffzeilenmarkierung ( tag and deliver ) - Weiterleitung aller Nachrichten, die Spamwahrscheinlichkeit wird im Betreff der s gekennzeichnet 2. Variante Quarantänefunktion - Zwischenspeicherung von s mit hoher Spamwahrscheinlichkeit bei Retarus, Benachrichtigung der Empfänger und Abrufmöglichkeit direkt aus dem -Client RMX AntiSpam - Variante Betreffzeilenmarkierung ( tag and deliver ) Wird eine Nachricht als potentieller Spam erkannt, erscheint in der Betreffzeile eine Bewertung ( # steht für ggfs. unerwünscht, "###### für mit an 100% grenzender Wahrscheinlichkeit unerwünscht ). Die unerwünschten Nachrichten sind schnell identifiziert und lassen sich mittels einfacher Mail-Client- oder Mail- Server-basierender Regeln z.b. für eine spätere Durchsicht in einen speziellen Ordner verschieben, löschen etc. Bedeutung der Kennzeichnung Die als Spam identifizierten s werden durch den Retarus AntiSpam Service in der Betreffzeile gekennzeichnet. Neben dem Eintrag [RMX: werden eine definierte Anzahl von # angehängt. Die Anzahl der # beschreibt die Wahrscheinlichkeit, mit der es sich bei einer um Spam handelt: [RMX:#####] [RMX:######] [RMX:#######] etc % Spamwahrscheinlichkeit 70-80% Spamwahrscheinlichkeit 80-90% Spamwahrscheinlichkeit RMX AntiSpam - Variante Quarantänefunktion Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 6 / 11

7 Bei der Spamschutzvariante Quarantänefunktion wird die erkannte fragwürdige nicht direkt zugestellt, sondern auf der Retarus RMX Infrastruktur zwischengespeichert. Die Anzahl der weitergeleiteten Nachrichten wird stark verringert, die Kundeninfrastruktur wird entsprechend entlastet. Der Schwellenwert für die Spamwahrscheinlichkeit, ab dem eine Spam-Nachricht in Quarantäne gestellt wird, kann ebenso kundenspezifisch eingestellt werden (Standardwert 50%) wie die Dauer der Zwischenspeicherung (Standardwert 30 Tage; Maximum: 42 Tage). Jeder Benutzer erhält in definierbaren Abständen automatisch per eine tabellarische Übersicht ( Digest ), in der neben den abgefangenen Viren alle neu in Quarantäne gespeicherten s tabellarisch aufgeführt sind. Hat der Benutzer seit der letzten Zustellung eines Digests keine neuen Viren- und/oder Spam-Mails erhalten, wird kein Digest verschickt. Durch einen Klick auf eine der aufgelisteten Spam-Mails wird eine Anforderung an die Retarus Quarantäneserver generiert und die entsprechende Nachricht dem Benutzer innerhalb kürzester Zeit zugestellt. Zudem besteht die Möglichkeit jederzeit den gesamten Quarantäneinhalt für einen definierten Zeitraum abzurufen. Das Verfahren ist auch für mobile Endgeräte wie Handhelds geeignet. Die Zusammenfassung von Spam- und Virenbenachrichtigungen in einer Übersicht erhöht die Akzeptanz bei den Anwendern. Ein separater Zugang auf ein Portal per Browser für den Abruf von Nachrichten ist nicht notwendig. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 7 / 11

8 Vorteile Kombinierte Übersicht ( Digest ) abgefangener Viren- und Spam-Mails als Direkte Anforderung von Nachrichten aus der Quarantäne per Kein separater Portalzugang mit Username/Passwort für Quarantänezugriff notwendig Adhoc-Anforderung aktueller Digests jederzeit möglich Kundenspezifische Texte und Gestaltung der Benachrichtigungsmails möglich auch mehrsprachig Zustellung der Digest-Benachrichtigung zu definierbaren Zeitpunkten Geeignetes Verfahren bei erlaubter privater -Nutzung Reporting und Administration RMX Enterprise Administration Service Über das internetbasierte RMX EAS Portal stehen den Kunden-Administratoren jederzeit Informationen über die Effektivität des RMX Managed Services zur Verfügung. In aufbereiteter Form können die Daten zu einem gewünschten Zeitpunkt oder Zeitraum im Excel- und/oder PDF-Format heruntergeladen werden. Dies sind beispielsweise Informationen über: die Anzahl der eingegangenen s, die Anzahl der durch den Directory Filter geblockten Nachrichten, die durch den MultiScan Service abgefangenen Viren und die durch den AntiSpam Service gefilterten Spam-Nachrichten Retarus analysiert automatisch die Daten und führt die aus verschiedenen Datenquellen stammenden Informationen zusammen. Über einen Web-Browser haben Sie jederzeit Zugriff auf dieses Portal. Auch historische Daten, die in einem Archiv abgelegt sind, können jederzeit abgerufen werden. Jeder Kunde erhält von Retarus eine persönlichen User-ID, sowie ein Passwort für den sicheren Zugriff auf das Retarus EAS Portal. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 8 / 11

9 Ferner können vom Kunden-Administrator über das EAS Portal Black- und Whitelist-Einträge vorgenommen, die gültigen Adressen für den Directory Filter kontrolliert sowie die den Hauptadressen zugeordneten Aliase überprüft werden. Vorteile Einfacher und sicherer Zugriff über Ihren Web-Browser Detaillierte Reports über die verschiedenen Service-Instanzen Quick Reports für eine schnelle Übersicht zu relevanten Kennzahlen Bereitstellung im.xls und/oder.pdf-format für eine weitere Aufbereitung Verwaltung von Black- und Whitelist-Einträgen Überprüfbarkeit der Sicherheit und Schnelligkeit unseres Services Anzeige der gültigen Directory-Filter Einträge Automatische Ablage von Monatsreports im EAS-Archiv Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 9 / 11

10 Weitere RMX Funktionen Content Blocker (optional) Bei Bedarf lassen sich Nachrichten blockieren, wenn deren Dateigröße einen definierten Schwellenwert überschreitet oder der Dateityp des Nachrichtenanhangs als nicht vertrauenswürdig eingestuft wird (z.b..mp3,.pif,.exe). Die aufgrund dieser Regeln blockierten Nachrichten werden ebenfalls in der regelmäßig zugesandten Übersicht ( Digest ) aufgeführt. Mail Relaying Da das Routing der Nachrichten über Retarus erfolgt, müssen auf Kundenseite nur noch SMTP-Nachrichten von den Retarus Relays auf Port 25 zugelassen werden, was die Sicherheit der eigenen Infrastruktur erhöht. Mail Queueing Sollte die sofortige Weiterleitung an das Kundensystem nicht möglich sein, z. B. aufgrund eines Ausfalls, werden alle eingehenden Nachrichten bei Retarus für bis zu 4 Tage zwischengespeichert. Mail Check Für jeden Kunden wird der Retarus Mail Check Service, ein elektronisches Überwachungssystem für den SMTP-Mailverkehr, aufgesetzt. Retarus prüft in regelmäßigen, kurzen Abständen die Verfügbarkeit des Kundensystems bzw. die Zustellbarkeit von SMTP-Nachrichten. Im Falle von Verzögerungen bei der Zustellung erfolgt automatisch eine Benachrichtigung der Ansprechpartner auf Seiten des Kunden, z. B. per SMS, Telefon oder Fax. Optionale Erweiterung RMX Mail Encryption Retarus RMX Mail Encryption ist eine gatewaybasierte Lösung für die Verschlüsselung von ein- und ausgehenden Nachrichten. Unternehmen, die den Verschlüsselungsdienst nutzen, können sowohl PGP als auch S/MIME verschlüsselte Nachrichten senden und empfangen. Die entsprechenden ausgehenden E- Mails werden im Retarus Rechenzentrum identifiziert, anhand des kundenspezifischen Regelwerks automatisch verschlüsselt, signiert und an den Empfänger weitergeleitet. Dabei wird nicht nur die Verbindung, sondern die Nachricht selbst verschlüsselt. Eingehende verschlüsselte Nachrichten werden entschlüsselt, auf Viren überprüft und dann an den Empfänger weitergeleitet. Die Schlüsselverwaltung übernimmt Retarus, für die Anwender entfällt das aufwändige Handling der Keys ihrer Kommunikationspartner. Die Anbindung zwischen dem Kundensystem und Retarus erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 10 / 11

11 Optionale Erweiterung - Enterprise Mail Monitor Mit der optionalen Funktion Enterprise Mail Monitor kann der Verbleib eingehender s schnell und bequem in Echtzeit nachgewiesen werden. Über eine Suchfunktion werden die Nachrichten, sowie die entsprechenden Informationen nach Datum und Uhrzeit sortiert aufgelistet. Sie haben somit immer einen Überblick über die Service-Instanzen DirectoryFilter, MultiScan und AntiSpam. Quarantinierte s können darüberhinaus mit nur einem Klick direkt in den Posteingang des eigentlichen Empfängers zugestellt werden. Das erleichtert den Administratoren die Arbeit enorm und ist vor allem bei wichtigen s von großem Nutzen, denn so können False Positives einfach und schnell aus der Quarantäne geholt werden. Bitte beachten Sie, dass die Option Enterprise Mail Monitor nur dann aktiviert werden kann, wenn die private -Nutzung in Ihrem Unternehmen untersagt ist. Service und Support Sämtliche Systeme werden durch unsere Spezialisten rund um die Uhr betreut. Für Supportanfragen zu den Services stehen Ihnen mehrsprachige qualifizierte technische Ansprechpartner zur Verfügung. Kontakt retarus GmbH Telefon: +49 (0)89 / Abteilung Enterprise Messaging Solutions Telefax: +49 (0)89 / Neumarkter Straße 59 info@retarus.de München Enterprise Messaging Solutions Whitepaper RMX Managed Services v Seite 11 / 11