Buchführung Großund Außenhandel. inkl. Lösungsanhang

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1 Herausgeber: Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e. V. Europäische Prüfungszentrale Hannover André Fender, Wolfgang Lemke 5. Ausgabe, Januar 2017 Buchführung Großund Außenhandel inkl. Lösungsanhang KP-BF-H-LA ISBN

2 Vorwort Vorwort Angesichts des vielfältigen Angebots an Fachliteratur steht jeder Interessierte, der sich in der Aus- oder Fortbildung auf dem Gebiet des Rechnungswesens befindet, vor dem Problem der Auswahl geeigneten Lehr- und Übungsmaterials. Das vorliegende Buch wendet sich vorwiegend an Teilnehmende im Kurssystem Finanzbuchhalter (VHS) Weiterbildungsinteressierte im Rahmen des Berufseinstiegs oder -umstiegs allgemein an kaufmännischen Fragestellungen Interessierte Mitarbeiter in Betrieben Lernende im Akademiebereich Existenzgründer Auszubildende Studierende für den Einstieg Schüler und Schülerinnen Das Buch eignet sich aufgrund der Kontrollfragen und Übungsfälle auch für das Selbststudium. Die inhaltliche Darstellung konzentriert sich auf eine Einführung in das Rechnungswesen, Buchungen von laufenden Geschäftsvorfällen, Buchungen zum Jahresabschluss, Musterfälle mit Lösungen und Sachverhalte zur übenden Anwendung. Fallbeispiele begünstigen erfahrungsgemäß den leichteren Erwerb von Kenntnissen handels- und steuerrechtlicher Bestimmungen und Fertigkeiten im anwendungsbezogenen Umgang mit diesen Bestimmungen. Symbolerläuterungen Zusatzinformationen Merksätze/Definitionen Warnhinweis Praxistipp Hinweis auf Gesetzestexte 2 HERDT-Verlag

3 Inhalt 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Aufgaben des Rechnungswesens Bereiche des Rechnungswesens Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens Kontrollfragen und Übungen Allgemeine Vorschriften zur Buchführung Gesetzliche Buchführungsund Aufzeichnungspflichten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO Kontrollfragen und Übungen Grundlagen der Buchführung Inventur Inventar Bilanz Organisation der Buchführung Kontrollfragen und Übungen Buchen einzelner Vorgänge Bestandskonten Buchung auf Erfolgskonten Buchung auf Warenkonten Behandlung der Umsatzsteuer Privatkonten Erfolgsermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (Kapitalvergleich) Kontrollfragen und Übungen Beschaffungsbereich Wareneingang Warenbezugskosten Rücksendungen und Gutschriften Preisnachlässe Anzahlungen Innergemeinschaftlicher Erwerb Import aus Drittländern Übungen Absatzbereich Warenvertriebskosten Rücksendungen und Gutschriften Preisnachlässe Erhaltene Anzahlungen Innergemeinschaftliche Lieferungen Ausfuhrlieferungen (Export) in Drittländer Übungen Personalbereich Einteilung der Personalkosten Gesetzliche Abzüge Forderungen an Mitarbeiter Vermögenswirksame Leistungen Übungen Finanzbereich Zahlungsverkehr Darlehen Wechselverkehr Übungen Sachanlagenbereich Anlagevermögen Anschaffungskosten Anzahlungen auf Anlagegüter Anschaffung gemischt genutzter Fahrzeuge Abschreibungen Geringwertige Wirtschaftsgüter Sammelposten ( 6 Abs. 2a EStG) Abschreibungen auf Gebäude Anlagenabgänge Übungen Steuerbereich Steuern Steuerliche Nebenleistungen Steuerberatungskosten Übungen Buchungen zum Jahresabschluss Bewertung und Einteilung von Forderungen Zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen Rückstellungen Rücklagen Betriebsübersicht Kontrollfragen und Übungen: Vorbereitende Abschlussbuchungen Kontenplan für den Groß- und Außenhandel A Lösungen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Aufgaben das Rechnungswesen hat in welche Bereiche das Rechnungswesen eingeteilt ist 1.1 Aufgaben des Rechnungswesens Jede unternehmerische Tätigkeit besteht darin, zukunftsorientierte Entscheidungen über den Einsatz von Mitarbeitern, Kapital und Boden, also von sogenannten Produktionsfaktoren, zu fällen. So werden durch den Großhandel eingekaufte Waren an Abnehmer auf den in- und ausländischen Märkten verkauft. Aus den erzielten Erlösen werden wiederum die benötigten Waren, Maschinen, Mieten und Personalkosten finanziert. Diese Prozesse erzeugen eine große Zahl von Belegen und Daten, die gesammelt, erfasst und sinnvoll aufbereitet werden müssen. Aufgabe des Rechnungswesens ist es daher, sämtliche Vorgänge innerhalb des Unternehmens zu erfassen, zu kontrollieren und auszuwerten. Dabei muss das Rechnungswesen die Daten mit unterschiedlichen Zielrichtungen auswerten. So unterliegt die Rechenschaftslegung gegenüber der Steuerverwaltung anderen Zielen als die interne Kontrolle der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens. Das Rechnungswesen hat folgende Hauptaufgaben zu erfüllen: Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (Dokumentationsaufgabe) Rechnungslegung und Information über das Wirtschaftsjahr Überwachung der Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit des Unternehmens Grundlage für die Planung und Vorbereitung von Unternehmensentscheidungen 1.2 Bereiche des Rechnungswesens Die unterschiedlichen Aufgaben des Rechnungswesens erfordern eine Gliederung in verschiedene Bereiche. Diese Bereiche arbeiten eng zusammen, verfolgen aber unterschiedliche Aufgabenstellungen. Umfang und Bedeutung der Bereiche hängen stark von der Größe des Unternehmens ab. Buchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Statistik Aufzeichnung des Standes und der Veränderung des Vermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals. Aufzeichnung der Aufwendungen und Erträge zur Ermittlung des Erfolges. Systematische Erfassung der Kosten (Kostenrechnung) Verrechnung der Kosten nach Kostenstellen (Kostenstellenrechnung) Verrechnung der Kosten auf die Erzeugnisse (Kostenträgerrechnung) Ermittlung von Kennzahlen für innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche. Planung Investition Investitionsplan Finanzen Finanzplan Produkt Produktionsplan Absatz Absatzplan 4 HERDT-Verlag

5 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Als fünfter Zweig des Rechnungswesens wird in zunehmendem Maße das Controlling angesehen, das die vier anderen Bereiche ergänzt und unterstützt. Hauptaufgaben des Controllings sind: Vergleich von Soll- und Istwerten Ermittlung von Ursachen, wenn Abweichungen vorliegen Erarbeitung von Lösungsvorschlägen Beispiel: Die Unternehmensleitung hat geplant, im zweiten Halbjahr für die Region Niedersachsen Umsatzerlöse in Höhe von 50 Millionen Euro zu erzielen (= Sollwert). Tatsächlich wurden in diesem Zeitraum nur 30 Millionen Euro erzielt (= Istwert). Es gehört jetzt zu den Aufgaben des Controllings, im Rahmen einer Schwachstellenanalyse die Ursachen für die Abweichung zu ermitteln und der Unternehmensleitung geeignete Lösungsvorschläge zur Verbesserung der Absatzsituation zu unterbreiten. 1.3 Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens Von den fünf Zweigen, zu denen das Controlling erst in den vergangenen Jahren hinzugekommen ist, ist die Buchführung der historisch älteste Zweig des Rechnungswesens, der erstmals 1494 von dem italienischen Franziskanermönch Luca Pacioli in einem Lehrbuch zusammenfassend dargestellt worden ist. Begriff Vermögen und Schulden sowie der Erfolg eines Unternehmens werden ständig durch Geschäftsvorfälle verändert, wie zum Beispiel durch den Kauf und Verkauf von Waren. Die planmäßige, vollständige und zeitlich geordnete Erfassung dieser Geschäftsvorfälle anhand von Belegen wird als Buchführung bezeichnet. Auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen werden in der Regel zum Ende eines Jahres Abschlüsse erstellt, um den Stand und die Veränderungen des Vermögens und der Schulden sowie der Aufwendungen und Erträge ermitteln zu können. Aufgaben der Buchführung Rechenschaftslegung Für die Gründung und Führung eines Unternehmens ist Kapital erforderlich, das nicht nur von dem Unternehmer, sondern auch von weiteren Gesellschaftern als Eigenkapital oder von Kreditinstituten als Fremdkapital zur Verfügung gestellt wird. Da diese Kapitalgeber nicht immer an der Geschäftsführung beteiligt sind, fehlen ihnen Informationen über Verwendung und Stand ihres eingesetzten Kapitals. Darüber wird den Kapitalgebern Rechenschaft in Form des Jahresabschlusses gegeben, der von den Aufzeichnungen in der Buchführung ausgeht. Insofern bildet die Buchführung auch die Grundlage der Rechenschaftslegung, die von den Gesellschaftern kontrolliert werden kann, wie z. B. im Fall der OHG gemäß 118 Abs. 1 HGB. "Ein Gesellschafter kann, auch wenn der von der Geschäftsführung ausgeschlossen ist, sich von den Angelegenheiten der Gesellschaft persönlich unterrichten, die Handelsbücher und Papiere der Gesellschaft einsehen und sich aus ihnen eine Bilanz und einen Jahresabschluss anfertigen." ( 118 Abs. 1 HGB) Selbstinformation Anhand der Aufzeichnungen in der Buchführung kann sich der Unternehmer zu jedem Zeitpunkt selbst über den Stand und die Veränderung des Vermögens und der Schulden, die Höhe des erwirtschafteten Gewinns oder Verlustes, die wesentlichen Ursachen für den Gewinn und den Verlust informieren. HERDT-Verlag 5

6 Besteuerungsgrundlagen Die aus der Buchführung erkennbaren Daten sind jedoch nicht nur für den Unternehmer oder die Gesellschafter informativ, sondern auch für die Finanzverwaltung, denn wesentliche Grundlagen für die Besteuerung ergeben sich aus der Buchführung. Ob die in Steueranmeldungen oder Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen zutreffend sind, kann die Finanzverwaltung anhand der Buchführung prüfen. Gläubigerschutz Gläubiger sind neben Lieferern vor allem Kreditinstitute, die vor der Gewährung eines Kredites die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beurteilen wollen und während der Laufzeit des Kredites einen Einblick in die wirtschaftliche Situation benötigen. Beweismittel Wenn es zu Prozessen mit Gläubigern, Lieferern und amtlichen Stellen kommt, ist das zuständige Gericht berechtigt, die Vorlage von Handelsbüchern als Beweismitteln anzuordnen. "Im Laufe eines Rechtsstreits kann das Gericht auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlegung der Handelsbücher einer Partei anordnen." ( 258 Abs. 1 HGB) 1.4 Kontrollfragen und Übungen Aufgabe 1 Eine quantitative Auswertung der Stellenangebote in der Wochenendausgabe der "Frankfurter Allgemeinen Zeitung" für das 4. Quartal 2016 ergab, dass knapp über 30 % der Anzeigen im kaufmännischen Bereich auf Angebote im Bereich des "Betrieblichen Rechnungswesens" entfielen. Erläutern Sie Aufgaben und Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens. Aufgabe 2 Dem betrieblichen Rechnungswesen ist u. a. die Buchführung zuzurechnen. Erläutern Sie die Aufgaben, die die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens zu erfüllen hat. Aufgabe 3 Die Buchführung liefert interessierten Personenkreisen Informationen über das Unternehmen. Nennen und erläutern Sie die Informationen, die die Buchführung dem Inhaber zur Verfügung stellt. Aufgabe 4 Neben dem Inhaber sind noch andere Personenkreise an den Informationen der Buchführung interessiert. 1. Nennen Sie diese Personenkreise. 2. Erläutern Sie Motive, die diese Personenkreise an den Informationen der Buchführung haben könnten. 6 HERDT-Verlag

7 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen HERDT-Verlag 7

8 2 Allgemeine Vorschriften zur Buchführung In diesem Kapitel erfahren Sie wer zur Buchführung verpflichtet ist die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung welche Folgen eine nicht ordnungsmäßige Buchführung hat 2.1 Gesetzliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Die Entscheidung, ob Bücher geführt werden oder nicht, wird häufig nicht in das Ermessen des Unternehmens gestellt, sondern durch gesetzliche Bestimmungen geregelt. Wesentliche gesetzliche Grundlagen für die Buchführungspflicht sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung zu finden. Die handelsgesetzliche Grundlage für die Buchführungspflicht findet man im 238 Abs. 1 HGB. "Jeder Kaufmann ist verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen." ( 238 Abs. 1 HGB) Die handelsrechtliche Buchführungspflicht ist daher eng mit der Kaufmannseigenschaft verknüpft. Sie dient der Information der Geschäftspartner über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und unterscheidet zwischen der Rechtsform des Unternehmens. So müssen Einzelkaufleute und Personengesellschaften die Bestimmungen der 238 bis 263 HGB beachten. Für Kapitalgesellschaften gelten über diese Regelungen hinaus die ergänzenden Vorschriften der 264 bis 335, die die Wahlmöglichkeiten des Unternehmens bei der Rechnungslegung deutlich einschränken. Neu in das Handelsrecht eingeführt ist eine Erleichterung bei der Buchführungspflicht für Einzelkaufleute. "Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als Euro Umsatzerlöse und Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden." ( 241a HGB) Die steuerrechtlichen Grundlagen für die Buchführungspflicht befinden sich in den 140 und 141 der Abgabenordnung. "Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtung, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegt, auch für die Besteuerung zu erfüllen." ( 140 AO) Es handelt sich bei der Buchführungsvorschrift des 140 AO um eine sogenannte abgeleitete Buchführungsvorschrift, da sie die Verpflichtung zur Buchführung aus dem Handelsrecht ins Steuerrecht überträgt. "Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb 1. Umsätze einschließlich steuerfreier Umsätze, ausgenommen Umsätze nach 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als Euro im Kalenderjahr oder 2. (weggefallen) 3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert ( 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als Euro oder 4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als Euro im Wirtschaftsjahr oder 5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als Euro im Kalenderjahr gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus 140 AO ergibt." ( 141 Abs. 1 Satz 1 AO) 8 HERDT-Verlag

9 Allgemeine Vorschriften zur Buchführung 2.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Seitdem Kaufleute Bücher führen, haben sich dafür bestimmte Grundsätze und Regeln entwickelt, die ständig als "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung" von der Rechtsprechung, vom Gesetzgeber, von kaufmännischen Gepflogenheiten oder wissenschaftlichen Gutachten gestaltet und fortentwickelt worden sind. Nach dem Willen des Gesetzgebers ist ihr Inhalt nicht exakt bestimmt, sondern sie sollen als allgemeine Generalklauseln Spielraum für die Anpassung an sich verändernde wirtschaftliche und technische Möglichkeiten der Buchführung bieten, wie z. B. durch den Einsatz der EDV. In welchem Maße die Grundsätze dem technischen Fortschritt folgen, wird an der Bestimmung des 257 Abs. 3 HGB deutlich: "Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht." ( 257 Abs. 3 HGB) Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung umfassen den gesamten Bereich der kaufmännischen Rechnungslegung und lassen sich in die folgenden Grundsätze gliedern: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung Grundsätze ordnungsmäßiger Bewertung Von Bedeutung für die eigentliche Buchführung sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten nicht nur für die buchführungspflichtigen Unternehmen, sondern gemäß 146 Abs. 6 AO auch für die Unternehmen, die freiwillig Bücher führen. "Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt ohne hierzu verpflichtet zu sein." ( 146 Abs. 6 AO) Der wesentliche Grundsatz, durch den die allgemeinen Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen normiert sind, ist im 238 Abs. 1 HGB und im 145 Abs. 1 AO gleichlautend formuliert: "Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen." ( 238 Abs. 1 HGB / 145 AO) Eine Buchführung ist also dann ordnungsgemäß, wenn die erforderlichen Bücher in der Form richtig geführt werden und ihr Inhalt sachlich richtig ist. Formelle Ordnungsmäßigkeit Eine Buchführung ist in der Form dann richtig geführt, wenn die formellen Grundsätze beachtet werden, von denen die Wesentlichen in der Übersicht aufgeführt sind. Formelle Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung HGB AO Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich des Gesetzes zu führen und aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes geführt und aufbewahrt werden können. 239 Abs Abs Abs. 2, 2a HERDT-Verlag 9

10 Formelle Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung HGB AO Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Aus dieser Bestimmung resultiert die Regel: Keine Buchung ohne Beleg! 239 Abs Abs Abs Abs Abs Abs. 1 Buchführungsunterlagen sind geordnet 10 Jahre aufzubewahren. 257 Abs Abs. 3 Die Aufbewahrung kann auch mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern erfolgen. Bei EDV-Buchführung muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen, die sowohl die aktuellen als auch die vergangenen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar macht. Das in der Dokumentation geschilderte Verfahren muss der in der Praxis eingesetzten Programmversion entsprechen. 257 Abs Abs. 2 Regel: Keine Buchung ohne Beleg! Materielle Ordnungsmäßigkeit Eine Buchführung ist inhaltlich dann richtig geführt, wenn die materiellen Grundsätze beachtet werden, von denen die wesentlichen in der Übersicht aufgeführt sind: Materielle Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung HGB AO Die Eintragungen in den Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle erfordert mit Ausnahme des baren Zahlungsverkehrs keine tägliche Aufzeichnung. Es muss jedoch ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. 239 Abs Abs Abs. 1 H 5.2 EStH Rechtsfolgen nicht ordnungsmäßiger Buchführung Werden Verstöße gegen die Buchführungspflicht festgestellt, wie z. B. im Rahmen einer Außenprüfung, kann dies zu steuerrechtlichen und eventuell zu strafrechtlichen Folgen führen. Verstöße gegen die Buchführungspflicht liegen dann vor, wenn keine Bücher geführt werden oder die Bücher mangelhaft geführt werden. 10 HERDT-Verlag

11 Allgemeine Vorschriften zur Buchführung Solche Mängel können auftreten als: formelle Mängel oder materielle Mängel. Je nach Art und Schwere der Mängel ergeben sich nachstehende steuerliche Folgen: Bücher werden nicht geführt Bücher mit geringfügigen formellen oder unwesentlichen materiellen Mängeln Bücher mit schweren formellen oder wesentlichen materiellen Mängeln Vollschätzung Zwangsgeld bis EUR bei Steuergefährdung Geldbußen bis EUR bei Steuerverkürzung Geldbußen bis EUR bei Steuerhinterziehung Geld- oder Freiheitsstrafen Berichtigung oder Zuschätzung Verwerfung der Buchführung Vollschätzung bei Steuergefährdung Geldbußen bis EUR bei Steuerverkürzung Geldbußen bis EUR bei Steuerhinterziehung Geld- oder Freiheitsstrafen Wenn ein Kaufmann seine handelsrechtliche Buchführungspflicht nicht erfüllt, kann er nur dann bestraft werden, wenn er die Zahlungen eingestellt hat oder über sein Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet worden ist. Sonst kann er zur Erfüllung seiner handelsrechtlichen Buchführungspflicht nicht unmittelbar gezwungen werden. 2.3 Aufzeichnungspflichten Im Gegensatz zur Buchführungspflicht, nach der alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst werden müssen, beschränken sich die Aufzeichnungspflichten auf die Erfassung bestimmter Sachverhalte. Aufzeichnungspflichten Originäre Aufzeichnungspflichten Aufzeichnungspflichten, die sich unmittelbar aus steuerrechtlichen Bestimmungen ergeben. Abgeleitete Aufzeichnungspflichten Aufzeichnungspflichten, die sich aus anderen als steuerrechtlichen Bestimmungen ergeben. Beispiele: Aufzeichnung des Wareneingangs Aufzeichnung des Warenausgangs Aufzeichnungen gem. 22 UStG Herstellungsbücher bei Apotheker Weinbücher für Winzer Fahrtenbücher beim Güterfernverkehr HERDT-Verlag 11

12 2.4 Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO Bücher, Aufzeichnungen sowie Belege müssen sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht aufbewahrt werden, um eine spätere Nachprüfung zu ermöglichen. Aufzeichnungspflichten nach Steuerrecht nach Handelsrecht 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Inventare Bilanzen Gewinn- und Verlustrechnung Buchungsbelege Arbeitsanweisungen Organisationsunterlagen Empfangene Handelsbriefe Wiedergaben der abgesandten Briefe Sonstige Unterlagen, falls sie für die Besteuerung wichtig sind Inventare Bilanzen Gewinn- und Verlustrechnung Buchungsbelege Arbeitsanweisungen Organisationsunterlagen Empfangene Handelsbriefe Wiedergaben der abgesandten Briefe "Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden" ( 257 Abs. 5 HGB und 147 Abs. 4 AO) Handelsrechtlich endet die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf von 10 oder 6 Jahren. Steuerrechtlich läuft die Aufbewahrungsfrist jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Absatz 3 Satz 3 AO). 2.5 Kontrollfragen und Übungen Aufgabe 1 Bei der Übernahme einer Buchführung haben Sie folgende Mängel festgestellt: Formeller Mangel Materieller Mangel 1 Buchungen werden durch Radierungen entfernt. 2 Kasseneinnahmen werden wöchentlich erfasst. 3 Der Kauf einer Büromaschine am 20. Dezember des Jahres wurde erst am 10. Januar des Folgejahres gebucht. 4 Buchungen werden mit Bleistift vorgenommen. 5 Eine nicht existierende Privateinlage wurde gebucht. 6 Buchungen werden zeitlich ungeordnet vorgenommen. 7 Buchungen werden überschrieben, sodass die ursprüngliche Buchung nicht mehr erkennbar ist. 8 Es wird kein Grundbuch geführt. 9 Teile der Bestände an Rohstoffen werden nicht ausgewiesen. Entscheiden Sie, ob ein formeller oder ein materieller Mangel vorliegt. 12 HERDT-Verlag

13 Allgemeine Vorschriften zur Buchführung Aufgabe 2 Der Lebensmitteleinzelhändler Otto Dix hat im laufenden Jahr in Hannover sein Geschäft eröffnet, das nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb erfordert. Dix rechnet im Eröffnungsjahr mit einem Umsatz von EUR und mit einem Gewinn von EUR. Entscheiden Sie mit entsprechender Begründung, ob Dix a) nach Handelsrecht, b) nach Steuerrecht buchführungspflichtig ist. Aufgabe 3 Der Textileinzelhändler Rudolf Schlichter hat im vergangenen Jahr in Hannover sein Geschäft eröffnet, das nach seinem Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb erfordert. Nach Unterlagen haben im laufenden Jahr die Umsätze EUR betragen, während sich ein Gewinn von EUR ergeben hat. Entscheiden Sie mit entsprechender Begründung, ob Schlichter a) nach Handelsrecht, b) nach Steuerrecht buchführungspflichtig ist. Aufgabe 4 Es liegen Ihnen die folgenden Unterlagen des laufenden Geschäftsjahres vor: 1. Quittungen 2. Anfragen 3. Bankauszüge 4. Eingangsrechnungen 5. Inventar 6. Kassenbuch 7. Wareneingangsbuch 8. Ausgangsrechnungen 9. Bilanz Entscheiden Sie, wie viele Jahre die Unterlagen grundsätzlich aufzubewahren sind. HERDT-Verlag 13

14 3 Grundlagen der Buchführung In diesem Kapitel erfahren Sie den Unterschied zwischen Inventur und Inventar den Aufbau und die Erstellung einer Bilanz den Unterschied zwischen der Inventur und der Bilanz wie sich Werteveränderungen in der Bilanz auswirken wie die Buchführung im Groß- und Außenhandel organisiert wird 3.1 Inventur Jeder Kaufmann hat gemäß 240 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben. Dieses Verzeichnis ist das Inventar. Nach Gründung hat der Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen. Um die Höhe des Vermögens und der Schulden zu bestimmen, ist eine Tätigkeit erforderlich, die als "Inventur" (von lat. invenire = finden, ermitteln) bezeichnet wird. Im Rahmen der Inventur werden alle Vermögensgegenstände und Schulden grundsätzlich einzeln nach Art, nach Menge und nach Wert erfasst. Die durch die Inventur ermittelten Bestände werden in Verzeichnissen, wie z. B. für Waren, Rohstoffe und Forderungen, listenförmig nach Art, Menge und Wert zusammengestellt. Diese Verzeichnisse werden im Inventar zusammengefasst, das damit ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert darstellt. Um ein ausführliches Verzeichnis aller Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert erstellen zu können, erfolgt die Inventur in zwei Schritten: Mengenmäßige Erfassung durch Messen, Wiegen und Zählen Es ist eine genaue Planung, Vorbereitung und Durchführung erforderlich, um alle Bestände vollständig und richtig zu erfassen und um doppelte Erfassungen zu vermeiden. Dazu werden vielfach Inventuranweisungen erstellt, in denen beispielsweise festgelegt werden: Zeitpunkt der Inventur, Inventurbereiche, Mitarbeiter, die die Inventur durchführen, Inventurprüfer, Inventurvordrucke. Anschließend erfolgt die Bewertung der Vermögensteile und der Schulden nach handels- und steuerrechtlichen Bewertungsvorschriften. Die Ergebnisse der mengen- und wertmäßigen Erfassung werden im Inventar aufgezeichnet, dessen Werte in die Schlussbilanz übernommen werden. 14 HERDT-Verlag

15 Grundlagen der Buchführung Arten der Inventur Die Erfassung hat grundsätzlich durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfolgen, also durch Messen, wie z. B. bei Stoffen, Wiegen, wie z. B. bei Fleisch, Zählen, wie z. B. bei Kühlschränken. Wenn eine körperliche Bestandsaufnahme nicht möglich ist, wie z. B. bei Forderungen und Verbindlichkeiten, muss die Erfassung auf andere Weise vorgenommen werden. Zu diesem Zweck werden Saldenlisten, Kontoauszüge u. Ä. herangezogen. Je nach Art des Vermögensgegenstandes erfolgt die Inventur körperlich oder buchmäßig. Körperliche Inventur Erfassung von materiellen Vermögensgegenständen durch Messen, Wiegen oder Zählen. Beispiele: Maschinen, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren u. ä. Besonderheit: Bei Vermögensgegenständen des beweglichen Anlagevermögens ist eine körperliche Inventur nicht nötig, wenn gemäß 241 Abs. 2 HGB und R 5.4 Abs. 4 EStR ein laufendes Bestandsverzeichnis geführt wird. Buchinventur Erfassung von immateriellen Vermögensgegenständen und Schulden durch Eintragungen in den Büchern. Beispiele: Verbindlichkeiten, Bankguthaben, Hypothekenschulden Inventurzeitpunkte Durch die Inventur zu Beginn des Handelsgewerbes wird festgehalten, mit welchen Vermögensgegenständen/ Wirtschaftsgütern und Schulden der Unternehmer sein Handelsgewerbe begonnen hat, welche Werte diese zum Zeitpunkt des Beginns des Handelsgewerbes hatten, wie sich also sein Betriebsvermögen am Anfang zusammengesetzt hat und welchen Wert es im Einzelnen und insgesamt hatte. Der erste Inventurstichtag eines Unternehmens ist also der Beginn des Handelsgewerbes. Gesetzlich ist für diese Inventur keine Frist vorgesehen. Da die zu Beginn des Handelsgewerbes vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden durch die Handelsgeschäfte verändert werden, sind sie aufzunehmen, bevor die Handelsgeschäfte durchgeführt werden. Das Inventar ist zu Beginn der Buchführungspflicht zu errichten. Diese beginnt mit dem ersten buchungspflichtigen Geschäftsvorfall nach Aufnahme des Handelsgewerbes. Das bedeutet, dass Inventur und Inventar aufgestellt sein müssen, bevor das erste Handelsgeschäft durchgeführt wird. Für die Aufstellung des Inventars für den Schluss des Geschäftsjahres bestimmt 240 HGB, dass sie innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken ist. Die Aufstellung des Inventars und die vorausgegangene Inventur müssen also so zeitnah zum Inventurstichtag geschehen, wie es noch einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Inventurvereinfachungsverfahren Vom Gesetzgeber wird grundsätzlich eine Inventur zum Bilanzstichtag, wie z. B. am 31. Dezember, gefordert. Eine solche Stichtagsinventur erfordert einen erheblichen personellen und organisatorischen Einsatz, der wegen bestehender Termine am Ende des Geschäftsjahres für viele Unternehmen zu folgenden Schwierigkeiten führen kann: Unterbrechungen der betrieblichen Tätigkeit, verbunden mit Umsatzausfällen; Fehler bei der körperlichen Aufnahme können aus zeitlichen Gründen nicht einwandfrei geklärt werden Zur Verringerung dieser Schwierigkeiten sehen Handels- und Steuerrecht Verfahren zur Inventurvereinfachung vor. Zeitnahe Inventur Zeitlich verlegte Inventur Permanente Inventur Stichprobeninventur Sie muss innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Sie muss innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Laufende Inventur durch Erfassung aller Zugänge und Abgänge in einer Beständekartei. Zulässig bei Einsatz anerkannter mathematisch statistischer Berechnungsmethoden. HERDT-Verlag 15