Messekonzept Bitte beachten!

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1 Bitte beachten! Diese Vorlage hat prinzipiellen Charakter. Die Bearbeitungstiefe ist im Rahmen von Prüfungen der Zeit- und Punktedotation anzupassen, und das Konzept soll nur die ausdrücklich oder stillschweigend verlangten Elemente beinhalten.

2 1. Ausgangslage Zentrale Informationen aus dem Fallbeschrieb rekapitulieren (nur kurz, zwei Zeilen; ansonsten Vermerk «siehe Fallbeschrieb») Art der Messe: Publikums-, Fach-, lokale, regionale, internationale Messe Übergeordnete Beteiligungsziele in Abhängigkeit von der Art der Messe:! Kennenlernen neuer Märkte, Marktnischen entdecken! Überprüfung der Konkurrenzfähigkeit! Erkundung von Exportchancen! Orientierung über die Branchensituation! Anbahnung von Kooperationen! Beteiligung an Fachveranstaltungen! Erkennen von Entwicklungstrends! Neue Märkte für das Unternehmen oder das Produkt interessieren! Analyse der Konkurrenz! Steigerung des Absatzes 2. Zielgruppen und Ziele 2.1. Zielgruppen 2.2. Ziele! Grundsätzlich wird das Zielpublikum durch den Messeveranstalter festgelegt, der Aussteller selbst hat darauf keinen Einfluss und kann lediglich die Standbesucher selektiv behandeln! Unterscheidung nach Laufkundschaft und geladenen Gästen (v.a. bei Fachmessen)! Bezug zu anderen Aufgaben berücksichtigen, sofern gegeben Operative Ziele, abgeleitet aus den übergeordneten Beteiligungszielen Die operativen Ziele! sind abhängig von der Art der Messe sowie den Beteiligungszielen! müssen operationalisiert werden und kurzfristig resp. laufend überprüft werden können! müssen eindeutig der Messe zurechenbar sein! eventuell (wenn verlangt) nach Phasen gruppiert werden! begründet werden, sofern explizit verlangt Art Inhalt, ev. gruppiert nach Zielgruppen Ausmass Termin QN QL Umsatz Absatz Anzahl Offerten Anzahl Leads Anzahl Kontakte Legende: QN = quantitativ/ökonomisch, QL = qualitativ/vorökonomisch Pauschal: Verantwortung = VL; Ort kann weggelassen werden, da stationär Thomas Kaegi 2014 Letztes Update: :14 1

3 3. Massnahmen 3.1. Infrastruktur P Massnahmenbeschrieb ev. Begründung Vaw. Vor Während Nach 3.2. Promotion Miete eines geeigneten Standes Evaluation Standbauer Konzeption und Produktion Stand Erstellung von spezifischen Exponaten und Promotionmaterial (Muster, Give-aways, Flyer, etc.) Evaluation und Instruktion/Schulung Standpersonal Reservation Unterkünfte für Standpersonal Ev. Reservation von Parkplätzen Organisation des Caterings Sicherstellung der Versorgung und Vorräte Laufende Auswertung der Kontakte Unterhalt und Pflege des Standes Kontakt mit Messeleitung halten Abbau und Rücktransport Stand und Exponate Debriefing Standbauer und externes Personal Vergütung der Honorare und Rechnungen Berichterstattung an Geschäftsleitung P Massnahmenbeschrieb ev. Begründung Vaw. Vor Während Nach Eintrag im Messeführer sicherstellen Schalten von Medienwerbung Einladung von Kunden durch den AD Online (Newsletter, Banner auf Homepage, etc.) Veröffentlichung redaktioneller Artikel in Fachpresse Am Stand: Betreuung der Laufkundschaft Betreuung der Gäste Veranstaltung von Special Events (Inhouse-Foren, Präsentationen, Veranstaltungen, Apéros, etc.) Ausserhalb des Standes: Dummies Beteiligung an Foren Sponsoring von Themenapéros Newsletter Nachfassaktionen redaktionelle Artikel Publikation auf Homepage Legende: P = Phase, Vaw = Verantwortung Thomas Kaegi 2014 Letztes Update: :14 2

4 3.3. Termine Sofern das Zeitbudget der Aufgabenstellung dies zulässt resp. ein Terminplan explizit verlangt wird; ansonsten Spalte «Termine» im Massnahmenplan einfügen Massnahme (Stichwort) Zeitraum 3.4. Budget Sofern das Zeitbudget der Aufgabenstellung dies zulässt resp. ein detailliertes Budget explizit verlangt ist; ansonsten Spalte «Budget» im Massnahmenplan einfügen Überschlagsrechnung für den Budgetrahmen Für die Budgetstruktur kann folgende Faustregel angewandt werden: (diese kann je nach Rahmenbedingungen stark abweichen)! Standmiete 25% Basis: Fr bis 300. pro m 2! Standbau 35%! Personal 15%! Promotion 20%! Catering 5%! Total 100% inkl. 10% Reserve Budgetposten, Massnahme Betrag Anteil Standmiete Anzahl m 2 x Miete pro m 2, abhängig von der Lage (Kopf-, Mittel-, Eck- oder Inselstand) % Standbau Konzeption, Auf- und Abbau inkl. Transport in Abhängigkeit von Art, Grösse, etc. (Modulstand, individueller Modulstand, Eigenbau) gemäss Offerte Standbauer Messespezifische Exponate Total 0% Personal Honorar Anzahl Tage x Anzahl Personen x Honorar/Tag Übernachtung Anzahl Nächte x Fr Verköstigung Anzahl Tage x Fr. 25. Reisespesen pauschal ev. Schulungskosten vorgängig Total 0% Promotion einzelne Posten des Massnahmenplans inkl. Give-Aways Total % Catering in Abhängigkeit von Besuchererwartung, Events, etc. Total % Reserve 5% 0% Total 100% Thomas Kaegi 2014 Letztes Update: :14 3

5 4. Kontrollplan Objekt Methode Termin Vaw. Überwachung der Massnahmen inkl. Kosten in der Vorbereitungsphase (Ausführungskontrolle) Operative Tagesziele und kumulierte Ziele während der Messe (Wirkungskontrolle operative Zielsetzung) Massnahmen in der Nachbearbeitungsphase (Ausführungskontrolle) 5. Lerninhalte Generische Elemente aus dem Cookbook:! Konzeptstruktur, Ziel- und Massnahmenraster, Raster Budget, Termine und Kontrollplan (sind themen- resp. instrumentenunabhängige Allgemeinplätze) Was muss man zum Thema Messewesen zusätzlich zu den generischen Elementen wissen?! Operationalisierung bei einmaligen Anlässen! Budgetposten und -struktur! Messearten und Beteiligungsziele 6. Anhang Standzonen Orientierung Präsentation Besprechung Funktion Im äussersten Bereich orientiert sich das Publikum, was auf dem Messestand angeboten wird und entscheidet, ob es den Stand betritt oder nicht. Dort muss also etwas platziert sein oder stattfinden, das die Aufmerksamkeit der Besucher weckt und sie dazu verführt, näher zu treten. Im nächsten Bereich wird das Angebot so präsentiert, dass sich Besucher selbstständig darüber informieren können. Die Standbetreuer beantworten Fragen der Besucher. Im hintersten öffentlich zugänglichen Bereich oder in geschlossenen Räumen befinden sich Sitzgruppen für beratende Gespräche. Im publikumsfernsten Bereich befinden sich abgeschlossene Funktionsräume (Küche, Garderobe, Lagermöglichkeiten, etc.). Thomas Kaegi 2014 Letztes Update: :14 4