Beschreibung ZEITERFASSUNG

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1 Allgemeines zur Zeiterfassung von ACTICON Eine Zeiterfassung bietet eine einfache und vor allem nicht manipulierbare Erfassung von Zeiten zur objektiven Abrechnung von Anwesenheiten und Auftragszeiten. Darüber hinaus können Dienstgänge sowie temporäre private Abwesenheiten verwaltet werden und über die Software auch graphisch dargestellt werden. Auch Abwesenheiten wegen Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Berufsschule können verrechnet und graphisch dargestellt werden, diese Fehlgründe können individuell nach dem jeweiligen Bedarf eingerichtet werden. Hinzu kommt das (optionale) PC-Workflow, das die Verwaltung entlastet, indem der Mitarbeiter selbst z.b. Fehltage buchen kann oder auch vergessene Buchungsvorgänge nachtragen kann. Diese Eintragungen werden über das hiermit verbundene Beantragungs- und Genehmigungsverfahren behandelt, das ganze natürlich auch über -informationen an die jeweils richtigen Stellen transportiert. Je nach Ausbau der Software ist eine Datenübergabe an alle gängigen Lohnprogramme möglich. Was die Vorgaben hinsichtlich Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Dienstgangregelungen angeht, so können diese Vorgaben global eingerichtet werden, aber selbstverständlich wo notwendig auch auf Abteilungen, Gruppen bis hin zu individuellen Einstellungen für einen einzelnen Mitarbeiter organisiert werden. Was wird benötigt? Buchungsterminal Transponder ACTICON-Software Human Interface, die Kommunikation mit der Software erfolgt ggf. über ein vorhandenes PC-Netzwerk Identifikationsmedien zur Erkennung der Personen je nach Bedarf in unterschiedlichen Ausbaustufen Seite 1 von 10

2 Hardware / Human Interface / Terminal Das Zeiterfassungsterminal ist das Human Interface, also die Stelle, an der Mitarbeiter/Innen mittels eines persönlich zugeordneten Mediums seine Buchungen vornimmt. Das Zeiterfassungsterminal dient der manipulationssicheren Erfassung der Mitarbeiter- Buchungen wie Kommen, Gehen, Dienstgänge sowie persönliche Abfragemöglichkeiten für jeden Mitarbeiter individuell. Die Buchungen werden online an die Software übertragen oder sollte der Server / PC nicht erreichbar sein im Terminal gespeichert und durch den Server bei nächster Gelegenheit automatisch abgeholt. Zeiterfassungsterminal Modellgeneration 2017 T600T reinweiss Unsere Zeiterfassungsterminals T600T sind serienmäßig ausgestattet mit: Berührungsloser Leser Standard: MIFARE DESFire Alternativ: Fixcode 125 khz 7 Industrietouchscreen mit Glasoberfläche LAN-Interface TCP / IP 1x RS485-Bus zur Anbindung von Zutrittskontrolle oder anderen elektronischen Geräten 0,5A Netzteil Die Buchung durch die Mitarbeiter erfolgt über berührungslose Medien, sogenannte Transponder, die sowohl in Form von Schlüsselanhängern als auch im EC-Kartenformat erhältlich sind. Die Standardlesearten sind MIFARE classic, MIFARE DESFire oder EM/Fixcode-Leser mit 125 khz-technologie. Weitere Lesearten wie LEGIC, HITAG, weitere sind optional erhältlich. Alternativ ist auch eine biometrische Identifikation (Fingerabdruck-Leser) möglich. Seite 2 von 10

3 Zeiterfassungsterminal T600T Touchscreen Buchung von Anwesenheitszeiten Kommen, Gehen als feststehende Befehle Temporäre Abwesenheit (Dienstgang) mit Auswahl des Abwesenheitsgrundes über den Touchscreen, Abwesenheitsgründe werden für über die Software eingestellt Buchung von Kostenstellenzeiten (optional) Buchung auf bestimmte Kostenstellen, Auswahl über den Touchscreen, die Kostenstellen werden über die Software eingestellt Die Kostenstellenzeiten werden UNABHÄNGIG von den Anwesenheitszeiten erzeugt, da auch mehrere Mitarbeiter auf dieselbe Kostenstelle buchen können Abfragen persönlicher Daten Abfragemöglichkeit von bis zu 8 Konten, die Auswahl erfolgt über den Touchscreen. Die generelle Freigabe der Abfrage sowie die Einstellung, welche Konten abgefragt werden können, wird über die Software zentral eingestellt. Durch das erforderliche Präsentieren des Identifikationsmediums kann jeder Mitarbeiter immer nur seine eigenen Daten abfragen. Buchung von Auftrags- / Projektzeiten (optional) Auswahl eines Auftrags oder Projekts über den Touchscreen mit der Möglichkeit, ein Projekt zu beginnen, zu unterbrechen oder zu beenden. Die Eingabe erfolgt entweder über die auf dem Touchscreen dargestellte 10er- Tastatur oder über einen direkt am Terminal anschließbaren Barcode-Scanner Die Identifikationsmedien Das Zeiterfassungsterminal ist serienmäßig mit einem Leser MIFARE DESFire ausgestattet, die benutzbaren Transponder hierfür sind Transponder der Leseart MIFARE classic 1k, MIFARE classic 4k und MIFARE DESFire. Alternativ kann das Terminal mit einem Fixcode-Leser ausgestattet werden und ist somit geeignet für Fixcode- und EM-Transponder mit einer Frequenz von 125 khz. Das Terminal kann mit optional mit einem anderen Leser wie z.b. LEGIC -Leser, Multitag- Leser ausgestattet werden. Dies gewährleistet die Möglichkeit, die meisten von eventuell bereits vorhandenen Transponder auch an unserem Terminal benutzen zu können ein zweiter, anderer Transponder ist dann nicht notwendig. Das Terminal kann zusätzlich mit einem biometrischen Leser (Fingerabdruckleser) ausgestattet werden. Seite 3 von 10

4 Die ACTICON-Software Übersicht Ausbaustufen Die Zeiterfassungssoftware von ACTICON ist in vier Ausbaustufen erhältlich, deren Möglichkeiten in der folgenden Übersicht ersichtlich sind. Darüber hinaus sind viele weitere Optionen einstellbar. Anmerkung: ACTICON für Zutrittskontrolle siehe separates Datenblatt Leistungsbeschreibung der Ausbaustufen Basis* Standard Profi Extra Software-Zugang durch Passwort geschützt Urlaubskartei mit automatischer Fortschreibung Persönlicher 3-Jahres-Kalender pro Mitarbeiter Fehltage frei konfigurierbar 10 Abrechnungsmodi für Fehltage Gleitzeit, Freizeit, Überstundenrechnung Buchungsändererungen direkt aus Monatsjournal Auswertungen und Korrekturen bis 12 Monate zurück 50 frei definierbare Fehltage 50 frei definierbare Dienstganggründe Pausenrechnungen mit 15 Modi Schichterkennung mit Kommen-Buchung Information über Fehlbuchungen von Mitarbeitern Flip-Flop-Betrieb einstellbar Persönliche Abfrage am Terminal (einstellbar pro MA) Datensicherung / Historische Auswertung Einplatzbetrieb Mehrplatzfähigkeit, Anzahl Server/Client - 1/1 1/4 1/9 Datensicherung automatisierbar Erweiterte Mitarbeiterstammdaten Umfangreiche Kontenrechnung Grafisch editierbare Gruppen-Fehlzeitplanung Kostenstellenrechnung Passwort-Management Passwortschutz für jede Seite Karenz- / Splitzeiten / Zuschlagsrechnung Rundungsmöglichkeiten der Zeiten einstellbar Urlaubsanspruch nach Alter / Firmenzugehörigkeit Schichtplanung in die Zukunft / Plantabelle PC-Selbstauskunft für Mitarbeiter am PC Datenschnittstelle zu Lohnprogrammen Personalreporting mit speziellen Auswertungen Persönliche Mailbox Spesenrechnung / Abrechnung Reisezeiten PC-Terminal (virtuelles Terminal) Buchung via Telefon (Telefonterminal) Beantragungs-/Genehmigungsverfahren (Workflow) Importschnittstelle für Buchungen aus Fremdsystemen Seite 4 von 10

5 ANMERKUNG Nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf die Oberfläche von ACTICON.NET. Unabhängig davon kann die Bedienung wahlweise über ACTICON.NET oder mittels altbekannten Oberfläche erfolgen. ACTICON.NET ist ab der Ausbaustufe Standard (Pflegestand 25) serienmäßig enthalten. ACTICON.NET Anwendung als Windows- und/oder Web-Client. Benutzerrechte des Clients für den Server entfallen, da der Datenzugriff und die Befehlsausführung über Socket-Kommunikation erfolgen. Dadurch entsteht nur minimaler Datenverkehr zwischen Server und Client, wobei Server und Client auch auf derselben Maschine laufen können. Die ACTICON-Software für Zeiterfassung Personenstammsatz Übersichtlich angeordnet, komplexe Suchfunktionen entfallen. Dadurch ist eine schnelle Inbetriebnahme gewährleistet eingestellt Über die das Werkzeug ACTICON Chamäleon können die hier gezeigten Zugriffsmasken pro Benutzer individuell eingerichtet werden (nähere Beschreibung siehe ACTICON Chamäleon ). Urlaubskartei, Beantragungs-/Genehmigungsverfahren Pro Mitarbeiter wird eine Urlaubs- und Fehlzeitplanung geführt, wobei der individuell verbleibende Urlaubsanspruch automatisch mit Eintrag in den persönlichen Kalender gerechnet wird. Zusätzlich ist optional ein PC-Workflow, also das Beantragungs- und Genehmigungsverfahren erhältlich, über das jeder Mitarbeiter vergessene Buchungen und/oder Fehltage beantragen kann. Die Verrechnung erfolgt erst nach Genehmigung des jeweiligen Vorgesetzten. Seite 5 von 10

6 Individuelle Einstellungen Nahezu alle Einstellungen sind pro Mitarbeiter individuell möglich. Hier können hinterlegt werden, an welchen Wochentagen gearbeitet wird, sowie die Pausenregelungen, Rundungen und Zeitgrenzen hinterlegt. Auch die Schichtplanung erfolgt über diese Maske. Darüber hinaus wird hier festgelegt, wie Mehr- oder Minderzeiten verrechnet werden sollen. Außerdem erfolgt hier die Festlegung der arbeitsvertraglichen Randdaten wie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses sowie eine individuelle Löschsperre (d.h. Sicherstellung, dass die Daten über einen frei zu definierenden Zeitraum nicht gelöscht werden können). Anwesenheitstableau Seite 6 von 10

7 Über das Anwesenheitstableau erhalten Sie jederzeit Übersicht über die anwesenden oder abwesenden Mitarbeiter. Weitere Angaben wie z.b. auf welcher Kostenstelle oder an welchem Auftrag gearbeitet wird sind je nach Ausbau der Zeiterfassung ebenfalls möglich. Einstellung von Fehlgründen tageweise Abwesenheit: Fehlgründe wie Urlaub, Gleitzeit, Krank, Fortbildung, usw. können selbst erstellt und ausgewählt werden. Zudem kann deren Abrechnung für jeden Mitarbeiter individuell konfiguriert werden. Die Einstellungsmöglichkeiten sind im Standard auf Abwesenheiten von halben oder ganzen Tagen ausgelegt. Einstellung von Fehlgründen temporäre Abwesenheit: Temporäre oder kurzzeitige Abwesenheiten wie Dienstgänge, persönliche Pausen, Arztgänge können ebenfalls individuell erstellt und eingerichet werden. Hierbei kann zusätzlich noch festgelegt werden, ob ein und welcher Dienstgang am Terminal gebucht werden kann. Ständiger Zugriff auf aufgelaufene Zeiten (Minuten / Stunden / Tage) zur manuellen oder automatischen Weiterverarbeitung. Korrekturen können jederzeit also zeitnah durchgeführt werden. So können auch Mehrarbeitskonten limitiert oder mit besonderen Regeln eingestellt werden. Darüber hinaus können in Abhängigkeit von Tageszeiten, kumulierten Beträgen und anderen Besonderheiten auch unterschiedliche Lohnartkonten angebucht werden. Die Auswertungen erfolgen über Journale, die (optional) als s übermittelt werden können. Statistiken wie z.b. über Kranktage, Überstunden pro Abteilung, Vergleiche mit älteren Daten, usw., können über 5 Jahre hinweg statistisch abgeglichen werden. Seite 7 von 10

8 Korrekturnavigator Vergessene oder fehlerhafte Buchungen führen normalerweise zu erheblichem Korrekturaufwand. Über den Korrekturnavigator erfahren Sie exakt, welcher Mitarbeiter wann welchen Fehler gemacht hat bzw. wann welcher Eingabefehler gemacht wurde. Beispiele hierfür sind zahlreich, z.b. es wurde vergessen, Urlaub einzugeben, der Mitarbeiter hat eine Kommen- oder Gehen-Buchung vergessen, es wurde anstatt einer Gehen-Buchung nochmals Kommen gebucht usw. Über den Korrekturnavigator werden diese Fehler auf einen Blick erkannt und können direkt in dieser Maske auch korrigiert werden. Die Verrechnung der Korrektur erfolgt augenblicklich, so dass eine direkte Überprüfung möglich ist. Flexible Zeitmodelle und Zuschläge Arbeitszeit-, Pausen- und Überstundenmodelle sind ohne großen Aufwand einzurichten. Die Rückwärtskorrekturen ermöglichen eine Fehlerkorrektur in der Vergangenheit und der automatischen Nachrechnung bis heute. Hierzu gehören auch die Erfassung und Abrechnungen von Mitarbeitern im Außendienst sowie die Berechnung von Zuschlägen (Spätschicht, Nachtarbeit, Sonntags-/Feiertagsarbeit, Bereitschaftsdienst, usw.). Hochrechnung für die Abrechnungstermine Die Daten können automatisiert an fast alle Lohnprogramme (optionale Schnittstelle) übergeben werden. Hierbei auch die vorgeschriebenen Abrechnungszeiträume durch eine automatisierte Hochrechnung zum Monatsende realisiert, d.h. dass der tatsächliche Abrechnungstag mit dem fiktiven Abrechnungstag (Monatsende, obwohl bereits am 24. des Monats an das Lohnprogramm übergeben wird) abgeglichen wird. Hierbei wird jedes einzelne zu übergebende Lohnartkonto entsprechend hochgerechnet. Weitere Buchungsmöglichkeiten Optional können Zeiterfassungsbuchungen neben den Hardware-Terminals auch am Arbeitsplatz (PC) oder via Telefon erfolgen. Seite 8 von 10

9 ACTICON Mobile Die Buchung über mobile Geräte wie Smartphones oder Notebooks erfolgt über ACTICON Mobile. Es handelt sich um eine Webanwendung, die über eine verschlüsselte Socketverbindung alle Möglichkeiten der Zeiterfassung sowie der Auftragszeiterfassung realisiert. Über ACTICON Mobile lassen sich alle Buchungen und persönlichen Abfragen auch dann vornehmen, wenn nicht im eigenen Netzwerk angemeldet ist. Über die Webanwendung über GSM werden alle Daten in Echtzeit verarbeitet. Natürlich funktioniert das Beantragungs- und Genehmigungsverfahren auch mit ACTICON Mobile. Seite 9 von 10

10 Systemvoraussetzungen PC ab Windows XP aufwärts kompatibel Bevorzugt Windows7 oder Windows10, 64bit Server ab Server 2003 R2 aufwärts Speicherbedarf ca. 500 MB, sowie zusätzlich ca. 1 MB pro Person ACTICON Ihre Service-Company für alle Belange in Sachen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ACTICON GmbH Sigmaringer Straße 144 D Albstadt Fon: Vertrieb: vertrieb@acticon.de Technik: support@acticon.de Seite 10 von 10