NW EDK Projekt Benchmarking Schulen Sekundarstufe II. Leitfaden Benchmarking

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1 NW EDK Projekt Benchmarking Schulen Sekundarstufe II Leitfaden Benchmarking Franziska Vogt Gehri Institut für Verwaltungs-Management IVM September 2006

2 Leitfaden Benchmarking Dieser Leitfaden dient der detaillierteren Vorstellung eines theoretischen Benchmarkingprozesses. Er ergänzt das Benchmarkingkapitel im Berichtwesen NW EDK Teilprojekt 2 und soll den Verantwortlichen Anregungen zur Weiterarbeit geben. Der Leitfaden umfasst aber keine konkreten Handlungsvorschläge. Falls Sie methodische Ideen zur Gestaltung des Analyse- und Umsetzungsprozesses suchen, empfehlen wir Ihnen folgende Homepage des Benchmarkingprojektes SEIS der Bertelsmannstiftung: Dieses Projekt verfolgt ähnliche Ziele wie das NW EDK Projekt und wurde im Jahr 2001 gestartet. Der Unterschied liegt hauptsächlich im Befragungsinstrument. Das NW EDK Projekt fokussiert die Schulen auf der Sekundarstufe II in der Schweiz und die Fragebogen orientieren sich entsprechend an dieser Zielgruppe. Der ganze Managementprozess die Analyse und Umsetzung ist vergleichbar. 1 Übersicht Benchmarkingprozess Anhand des 4 Phasen-Benchmarkingmodells des Statistischen Amts des Kantons Zürich stellen wir Ihnen vor, in welche 10 Schritte 1 diese vier Phasen weiter unterteilt werden können und welche Ziele die einzelnen Schritte verfolgen. Da die Schulen und Ämter vor allem in den Phasen Analyse und Umsetzung gefordert sind (Managementprozess), werden diese ausführlicher dargelegt. Die Konzeptionsund Datenbeschaffungsphasen wurden vom Projektteam und dem Statistischen Amt des Kantons Zürich bearbeitet. Die Ausführungen dazu erleichtern das Verständnis der Gesamtbefragung. Der Benchmarkingprozess in 4 Phasen Quelle: Musterpräsentation 1 vgl. Camp (1995), S. 20 und vgl. Burke (1995) 2

3 2 Phase Konzeption 2.1 Ziel Die Hauptaufgabe der Konzeptions- oder Planungsphase ist es, das zu messende Objekt genau zu definieren und durch Indikatoren zu operationalisieren. 2.2 Schritte Die Konzeptionsphase umfasst folgende Schritte: 1. Bestimmung BM Objekt Konzeption 2. Auswahl BM Partner 3a. Wahl der Erhebungsmethode Bestimmung Benchmarking (BM) Objekt Das Benchmarking Objekt ist durch den Projektauftrag der NW EDK vorgegeben. Einerseits soll die Zufriedenheit der betroffenen Zielgruppen mit der Schule (Schüler/- innen, Lehrpersonen, Schulleitung und Lehrbetriebe) erfasst werden und andererseits sollen möglichst umfassend Qualitätskriterien abgefragt werden. Zur Operationalisierung vgl. Befragungsdesign im Berichtwesen TP Auswahl BM Partner Die teilnehmenden Schulen und Ämter bilden die Benchmarkingpartner. Das Projekt berücksichtigt innerhalb der Sekundarstufe II dazu noch die folgenden Cluster: Gymnasien Fachmittelschulen Berufsmittelschulen Berufsfachschulen Falls eine Schule zwei verschiedenen Clustertypen umfasst (Gymnasium-FMS, Berufsfachschule-Berufsmittelschule) wurden seitens Schulleitung, Lehrpersonen und Lehrbetriebe die Antworten zusammengefasst und den einzelnen Schülergruppen gegenübergestellt Wahl der Erhebungsmethode Der Projektauftrag gibt die Methode eine Befragung mittels Fragebogen vor. Um spezifischer auf die einzelnen Zielgruppen eingehen zu können, wurde pro Zielgruppe ein Hauptfragebogen erstellt. Jeder dieser Hauptfragebogen wurde an den entsprechenden Schultyp (Gymnasium, Fachmittelschule, Berufsfachschule, Berufsmittelschule) angepasst. 3

4 3 Phase Datenbeschaffung 3.1 Ziel Es soll eine möglichst verlässliche Datenbasis gesammelt und verständlich dargestellt werden. 3.2 Schritte Die Datenbeschaffungsphase umfasst folgenden Schritt: Daten- Beschaffung 3b. Datensammlung Datensammlung Der Prozess der Datenbeschaffung, die Befragung selber, ist als Online-Befragung aufgebaut. Diese Online-Befragung und die dazugehörige Validierung der eingegangenen Daten wurde vom Statistischen Amt des Kantons Zürich erarbeitet und geleitet. Deren Darstellung (Berichtwesen) wurde mit der Begleitgruppe und den Pretestteilnehmern definiert. Das Berichtwesen selber enthält keine Analyse der Daten. 4 Phase Analyse 4.1 Ziel In der Analysephase soll ein klares Bild der eigenen Leistung mit einer Einschätzung von Stärken und Schwächen entstehen. 2 Es geht vorerst darum, Ursachenforschung für Abweichungen zu betreiben, diese zu bewerten und darauf aufbauend ein realistisches Verbesserungspotential zu bestimmen. 4.2 Schritte Die Analysephase umfasst folgende Schritte: Bestimmung der aktuellen Leistungslücken Das Berichtwesen umfasst je nach Schultyp rund 110 bis 150 Indikatoren, also eine grosse zu grosse Informationsflut. Zuerst muss eine individuelle Gewichtung vorgenommen werden welche Leistungslücken sind diejenigen, welche fokussiert angegangen werden sollen? 2 Kamiske (2002), S. 17 4

5 Diese Auswahl kann verschiedenen Kriterien folgen: Thematisch: Wo stehen wir im Entwicklungsprozess, an welchen Themen sind wir sowieso am Arbeiten? Welche zusätzlichen Hinweise bekommen wir durch das Berichtwesen? Grösse der Abweichung: Wo haben wir die grössten Leistungslücken? Grössere Abweichungen vom Mittelwert sollten in allen Themen beachtet und kommentiert werden. Dabei bedeutet ein Wert, der stark negativ vom Mittelwert abweicht, nicht, dass daran zwingend gearbeitet werden muss. Sind die zu fokussierenden Indikatoren/Leistungslücken bestimmt, muss Ursachenforschung betrieben und die Antworten auf z.b. folgende Fragen gesucht werden: Ist es uns überhaupt möglich, unter den gegebenen Rahmenbedingungen, etwas zu verändern? Wo liegen die wirklichen Ursachen für gute / schlechte Resultate? Was tun die besseren, um so gut zu sein? Sind diese besseren Methoden auf die eigene Schule übertragbar? Warum und in welcher Form ist Verbesserungspotential vorhanden? Prognose zukünftiges Leistungsniveau Dieser Schritt hängt eng mit dem Schritt Analyse der Leistungslücken zusammen. Wenn die Ursachen gründlich analysiert und in Bezug zu den eigenen Rahmenbedingungen gesetzt worden sind, kann ein zukünftiges Leistungsniveau abgeschätzt werden. Dieser Schritt zeigt alle für die Schule realistisch möglichen Verbesserungen auf. 5 Phase Umsetzung 5.1 Ziel Benchmarking bedeutet Veränderung. Nach der Analyse der Leistungslücken und allen realistisch möglichen Verbesserungen, muss festgelegt werden, welche Ziele erreicht werden sollen und welche konkreten Massnahmen dazu benötigt werden. In einem weiteren Schritt gilt es, diese Massnahmen auch umzusetzen und deren Wirkung zu überprüfen. 5

6 5.2 Schritte Die Umsetzungsphase besteht aus folgenden Schritten: Kommunikation Für den ganzen Benchmarkingprozess ist eine sorgfältige Kommunikation notwendig. Das Ziel des Benchmarking ist Verbesserung. Verbesserungen sind verbunden mit Änderungen und Anpassungen. Dies wiederum ist für viele Personen unangenehm und sie reagieren mit Ablehnung und Widerstand. Fehlende Kommunikation und Integration der Betroffenen sind denn auch zwei der grössten Implementierungsprobleme 3. Es ist wichtig, dass Vorgehen, Zwischenentscheidungen, Zwischenergebnisse und Folgen regelmässig an die nicht unmittelbar Betroffenen weitergegeben und für diese nachvollziehbar dargestellt werden. Obwohl Kommunikation immer wichtig ist, wird sie hier aufgeführt, da gerade in dieser Prozessphase es zentral ist, eine breite Akzeptanz zu schaffen. Die Resultate der Analysephase und deren möglichen Konsequenzen müssen den Betroffenen dargelegt werden Aufstellen von funktionalen Zielen Es gilt, einen Konsens zu finden, welche der möglichen Verbesserungen nun angegangen werden sollen. Sind diese Prioritäten gesetzt, müssen konkrete, realistische Ziele gesetzt werden. Diese Ziele sollen quantifizierbar und damit messbar sein. Da Veränderungen immer eine langfristige Angelegenheit sind, ist es wichtig: Zeichen zu setzen / Anfangserfolge anzustreben inhaltliche Schwerpunkte / Prioritäten zu setzen und trotzdem dafür sorgen, dass es nicht eine Eintagesfliege ist, sondern Teil des langfristigen Führungsprozesses 3 vgl. Pieske (1995), S und Harrington (1995), S

7 5.2.3 Entwickeln von Aktionsplänen Dieser Schritt umfasst das detaillierte Aufzeigen des Vorgehens zur Erreichung der Ziele. Zu jeder Verbesserungsmassnahme sollten mindestens folgende Fragen geklärt werden: Welche Ressourcen werden benötigt (Wissen, Geld, Arbeitszeit, Materialien,...)? Welches sind die geeigneten Mitarbeiter (Projektleiter, Projektteam)? Welches sind Kontroll- und Zwischenziele und bis wann müssen diese erreicht sein? Nach diesem Schritt hat die Schulleitung die Aktionspläne genehmigt und unterstützt sie, die verantwortlichen Personen verfügen über die notwendigen Kompetenzen zur Um- und Durchsetzung und die Betroffenen wissen, welche Veränderungen auf sie zukommen Aktionen und Fortschrittskontrolle Die Verbesserungsmassnahmen werden umgesetzt, wobei der Aktionsplan (Erreichen der Zwischenziele, Einhalten der Ressourcen,...) im Auge behalten wird, Abweichungen thematisiert und nötigenfalls Anpassungen im Aktionsplan vorgenommen werden. Wichtig ist es, auch während der Umsetzung den Betroffenen immer wieder über die Fortschritte zu berichten Anpassungen vornehmen Die Hauptaussage dieses Schrittes ist, dass der Benchmarkingprozess und damit der Verbesserungsprozess nie aufhört. Bis die gesetzten Ziele erreicht sind, gibt es vielleicht auch bezogen auf diese Ziele wieder neue Erkenntnisse und damit die Möglichkeit, sich noch weiter zu entwickeln oder es stehen generell neue Ziele an. 7

8 6 Quellenverzeichnis Camp, R.C. (1995). Business Process Benchmarking. Finding and Implementing Best Practices. ASQC Quality Press, Milwaukee. Harrington, H.J (1995). High Performance Benchmarking. MacGraw-Hill, New York. Kamiske, Gerd F., Brauer, Jörg-Peter (2002): ABC des Qualitätsmanagements, Carl Hanser Verlag, München, Wien. Pieske, R. (1995). Benchmarking in der Praxis :erfolgreiches Lernen von führenden Unternehmen, Verlag moderne Industrie, Landsberg/Lech. Statistisches Amt des Kantons Zürich. Musterpräsentation. Burke, C.J., 10 Steps to Best-Practices Benchmarking, /bench.html. 8