Einsatz für digitale Bildung eine Idee beginnt zu fliegen

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1 Projektbüro Digitales Bildungsnetz Bayern c/o Bayerisches Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung Rechenzentrum Süd St.-Martin-Straße München Einsatz für digitale Bildung eine Idee beginnt zu fliegen Projektpartner:

2 Grußworte Über acht Millionen Menschen in Deutschland und damit mehr als 75 Prozent aller Menschen über 14 sind heute online. Die nachfolgenden Generationen, die künftig Verantwortung übernehmen werden, kennen ein Leben ohne Internet, Smartphone, I-Pad oder Notebook nicht mehr. Zu den Kernkompetenzen Lesen, Schreiben und Rechnen gehört mittlerweile auch der sichere Umgang mit der IT. Mit unserer gemeinsamen Initiative zur Förderung der Medienkompetenz und dem Ausbau des digitalen Bildungsnetzes in Bayern wollen wir erreichen, dass Kinder den sicheren und sachgerechten Umgang mit den digitalen Medien noch besser erlernen. Damit unterstützen wir Kinder und Jugendliche auf ihrem Weg durch das digitale Informationszeitalter. Moderne digitale Medien sollen ein selbstverständlicher Bestandteil des Unterrichts werden. Mit dem Digitalen Bildungsnetz haben wir einen konzeptionellen Rahmen abgesteckt, um infrastrukturell sowie wirtschaftlich die Umsetzung eines IT-gestützten Unterrichts an Bayerischen Schulen zu gewährleisten. Erste Pilotprojekte laufen bereits. Sie zeigen, dass eine stabil funktionierende Infrastruktur und ein dichtes Unterstützungsnetz wichtige Grundlagen darstellen und die Lehrer zum Einsatz digitaler Medien im Unterricht anregen. Ich freue mich, Ihnen mit dieser Broschüre das Vorhaben, das Konzept und die ersten Erfahrungen präsentieren zu können. Digitale Medien gehören heute zur Lebenswirklichkeit junger Menschen. Daher müssen wir von Seiten der Bildungspolitik Antworten auf diese neuen Lebenswelten geben. Dabei bin ich überzeugt: Moderne Medien können im Unterricht einen Mehrwert bieten. Molekularstrukturen in der Chemie etwa lassen sich mit 3-dimensionalen Simulationen besser veranschaulichen, interaktive Karten schaffen neue Möglichkeiten im Geographieunterricht. Und das gemeinsame Erarbeiten von Sachverhalten in virtuellen Klassenräumen kann motivieren und selbständiges Lernen fördern. Deshalb hat das Staatsministerium für Unterricht und Kultus zusammen mit dem Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung (ISB), der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) und dem Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht (FWU) zentrale pädagogische Angebote zur Förderung von Medienkompetenz an Schulen als Beitrag zur gemeinsamen Initiative Digitales Lernen Bayern aufgebaut: Die Mediathek mit digitalen Medien, die Lernplattform für virtuellen Unterricht und unsere Serviceangebote sind gebündelt unter dem Dach mebis Landesmedienzentrum Bayern zu finden. Unser Ziel ist es, mit unseren Vorhaben die digitale Intelligenz zu fördern, damit unsere Kinder mit dem rasanten Zuwachs an Wissen und an technischen Möglichkeiten sicher umzugehen lernen. Dabei darf aber nicht vergessen werden: Unsere Schülerinnen und Schüler brauchen nicht nur eine umfassende Medienbildung, sondern auch Wissen und Kompetenzen in allen bisherigen klassischen Bereichen der Bildung. Diese Vielfalt ist der zentrale Weg, um unsere jungen Menschen für ein Leben im 21. Jahrhundert bestens vorzubereiten. Bernd Sibler, MdL Staatssekretär im Bayerischen Staatsministerium für Unterricht und Kultus Franz Josef Pschierer IT-Beauftragter der Bayerischen Staatsregierung, IT ist kein Selbstzweck, sondern muss einen konkreten Nutzen stiften. Und das bedeutet: eine höhere Qualität oder Zeit- und Kostenersparnisse. Im schulischen Umfeld gewinnt das eine immer größere Bedeutung. Deswegen waren wir von Beginn an vom Projekt Digitales Bildungsnetz Bayern begeistert. Bei diesem Vorhaben können wir einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass Bayern sein im internationalen Vergleich hohes Bildungsniveau mit dem Einsatz neuer Medien und Technologien nachhaltig sichern und ausbauen kann. Dabei hat der Standort Bayern für unser Unternehmen eine ganz besondere Bedeutung. Unsere Europa- und Deutschland-Zentrale befinden sich in München. Wir unterhalten weitere Standorte im Freistaat und betreiben Forschung, Entwicklung und Produktion in Bayern in unserem Werk in Augsburg. Das Digitale Bildungsnetz Bayern bietet einen klaren Nutzen: eine hohe Verfügbarkeit, Sicherheit und Qualität der Schul-IT verbunden mit Vorteilen für alle Beteiligten. Wir sind stolz darauf, den Freistaat Bayern auf diesem Weg begleiten zu können und damit unserer gesellschaftspolitischen Verantwortung gerecht zu werden. Andreas Kleinknecht Leiter des Geschäftsbereichs Öffentliche Auftraggeber und Mitglied der Geschäftsleitung, Fujitsu Technology Solutions GmbH

3 Inhalt Grußworte Idee und Projekt Einleitung...08 Die Idee...10 Die Initiatoren...14 Machbarkeitsnachweis...16 Die Umsetzung...18 Besondere Herausforderungen...20 Überzeugungsarbeit Akzeptanzmanagement...26 Training...30 Hilfesysteme...31 Dokumentation...32 Konzeptphase Anforderungsmanagement (Afo)...36 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)...38 Backend Sicherheit...42 Technologie...44 Betrieb und Support...48 Integration Integrationsplattform / Learn Management System (LMS)...52 Fazit und Ausblick...54 Glossar Impressum... 59

4 Lesen, Schreiben, Rechnen. Und Digitales Lernen 01idee und projekt dbb:// einleitung 1.1 die-idee 1.2 die-initiatoren 1.3 machbarkeitsnachweis 1.4 die-umsetzung 1.5 besondere-herausforderungen 1.6 Als Referenzschule für Medienbildung bindet die Mittelschule Neunburg vorm Wald bereits seit dem Schuljahr 2010/11 digitale Medien systematisch in den Unterricht ein. Digitale Tafeln gehören hier zur Ausstattung.

5 dbb://01/1.1/einleitung Digitales Lernen macht Schule. Bayern baut dafür eine solide Basis Es sind Veränderungen, die an die Zeiten der industriellen Revolution erinnern: Die stetig schneller voranschreitende Digitalisierung hat innerhalb kürzester Zeit alle Lebensbereiche erfasst. Die neuen Kommunikationsmittel gehören längst zur Lebenswirklichkeit junger Menschen. Und mittlerweile halten digitale Medien auch in den Schulen Einzug. Damit gehen enorme Chancen und Gestaltungsmöglichkeiten einher: Lernplattformen, digitale Schulbücher, Notebooks und Tablets bieten neuen Spielraum, um Unterrichtsmethoden zu erweitern. Doch die modernen Informationstechnologien bergen auch Risiken. Umso wichtiger ist es, den verantwortungsvollen Umgang mit diesen neuen Medien zu lernen und zu lehren für das Leben, nicht für die Schule. Innerhalb weniger Jahrzehnte haben sich die Anforderungen den an die kommenden Generationen grundlegend verändert. Heute gilt es, die Medienkompetenz zu stärken und digitales Lehren und Lernen durch innovative Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) zu unterstützen. Die herkömmlichen Basiskompetenzen Lesen, Schreiben und Rechnen bilden weiterhin die Grundlage. Hinzu kommt die Schulung der Medienkompetenz. Denn nur wenn diese auch in den Schulen vermittelt wird, besteht für alle die gleiche Chance, an der neuen Informationsgesellschaft teilzunehmen. Dafür müssen die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden: Geeignete digitale Unterrichtsmedien und -werk- zeuge gehören ebenso dazu wie eine hochverfügbare, professionelle und effiziente IT-Infrastruktur. Aus gegebenem Anlass Heute arbeiten in Bayern rund Schulen mit ca. 1,7 Millionen Schülerinnen und Schülern, 3 Millionen Eltern sowie mehr als Lehrerinnen und Lehrern mit einer indivduell organisierten IT. Die Konsequenz: In den Schulen dominieren Insellösungen. Das ist kostenintensiv, ineffektiv und auch die Sicherheitsstandards entsprechen in der Regel nicht den aktuellen Anforderungen. Allem voran gehen die Basiskompetenzen, das Digitale Lernen baut darauf auf. Die Realschule Arnstorf ist eine von acht Schulen in Bayern, an denen das Konzept des Digitalen Bildungsnetzes Bayern erprobt wird. Daten und Fakten zum Bildungsland Bayern Bildungsausgaben Bayern 1 Rechner 2 14,2 Mrd Lehrer Schulen gesamt Schulen mit Breitband 2 Schulen mit mindestens 15 Computerarbeitsplätzen Schüler1 15,6 Schüler pro Lehrer 1) Schule und Bildung in Bayern 2012 (Reihe A, Bildungsstatistik, Heft 56), Hg.: Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus 2) Bayerischer Schulserver. Statistiken zur IT-Ausstattung der bayerischen Schulen (2011); bayern.de/schulverwaltung/statistiken-it-ausstattung/file/163-s22011 (Zugriff: )

6 dbb://01/1.2/die-idee DIGItaLES LERnEn 2020 Eine gemeinsame Initiatve Vor diesem Hintergrund wurde Mitte 2011 die gemeinsame Initiative Digitales Lernen Bayern vom IT-Beauftragten der Bayerischen Staatsregierung, Franz Josef Pschierer, und dem Bayerischen Staatsministerium für Unterricht und Kultus ins Leben gerufen. Sie hat die Weiterentwicklung von IT-gestütztem Unterricht an allen bayerischen Schulen zum Ziel. Eine gemeinsame Infrastruktur Innerhalb dieser Initiative ist mit dem Digitalen Bildungsnetz Bayern eine neuartige, schulübergreifende Infrastruktur geplant, die den Betrieb schulischer IT-Systeme vereinheitlicht. Das Forschungs- und Entwicklungsprojekt des IT-Beauftragten der Bayerischen Staatsregierung soll eine zentrale IT-Infrastruktur schaffen, die als gemeinschaftlich nutzbare Basis für die Bereiche Schul-, Erwachsenen- und Berufsbildung dient. Das Ziel: Prozesse zu verschlanken und Kosten zu senken. Eine Idee mit zwei Säulen. Das DBB als ein teil des Ganzen Mit der Initiative Digitales Lernen Bayern stellt sich die Bayerische Staatsregierung auf die Anforderungen der Informations- und Mediengesellschaft des 21. Jahrhunderts ein und trägt aktiv zur Sicherung der Zukunftschancen von Kindern und Jugendlichen bei. Zwei Säulen sind zentral für das Projekt: Bereitstellung der IT-Infrastruktur Bereitstellung von digitalen Inhalten und Werkzeugen Im Zusammenspiel der beiden Säulen entsteht ein in dieser Form bundesweit einzigartiges Gesamtvorhaben, das den Bildungsstandort Bayern nachhaltig stärkt und zum Vorreiter in Sachen Digitale Bildung macht. organisatorisch ausgestattet. Daher hat Franz Josef Pschierer als Beauftragter für die IT-Strategie der bayerischen Staatsregierung die Aufgabe übernommen, eine passende Lösung zu konzipieren, aufzubauen und zu übergeben. Im Laufe der nächsten Jahre wird das Projekt Digitales Bildungsnetz Bayern eine adäquate IT-Infrastruktur aufbauen und schrittweise auch jene Schulen anbinden, die aufgrund der Rahmenbedingungen den Anforderungen der digitalen Bildung nicht optimal nachkommen konnten. Säule 2: mebis Landesmedienzentrum Bayern Flankierend hierzu wurden vom Bayerischen Staatsministerium für Unterricht und Kultus zentrale pädagogische Angebote für digitales Lehren und Lernen im Internet entwickelt: Unter der Marke mebis Landesmedienzentrum Bayern wurden eine Mediathek, eine Lernplattform und ein Dachportal aufgebaut, um die Medienkompetenz von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern zu erhöhen. Diese Angebote werden im Schuljahr 2012/2013 an den 90 am Projekt Referenzschule für Medienbildung teilnehmenden Schulen erprobt. Die Pilotierung wird von der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU), Lehrstuhl Professor Fischer, begleitend evaluiert. «Wir begrüßen die Initiative Digitales Bildungsnetz Bayern ausdrücklich, da es für viele Schulen die hemmschwelle, neue Medien wirkungs- und verantwortungsvoll im Schulalltag zu nutzen, deutlich senken wird.» Dieter Brückner, Schulleiter des Gymnasiums Veitshöchheim Säule 1: Die Bereitstellung der It-Infrafstruktur Das Projekt Digitales Bildungsnetz Bayern verfolgt das Ziel, flächendeckend eine gemeinsame IT-Infrastruktur zu etablieren, auf die Bayerns Schulen zugreifen können, um ihre individuellen Konzepte des Digitalen Lernens umzusetzen. Allerdings gehören Bereitstellung, Administration und Betrieb einer IT-Infrastruktur nicht zu den Kernkompetenzen von Schulen. Nur wenige sind dafür personell, sachlich und

7 dbb://01/1.2/die-idee 12 Online-Mediathek Hier findet sich ein breites Spektrum an urheber- und lizenzrechtlich nutzbaren digitalen Bildungsmedien (kurze Videos, Audio-Dateien und interaktive Animationen). Zudem wurde eine Schnittstelle zu den neuen, bald im Internet verfügbaren Lehrplänen programmiert. Lernplattform Die zentrale Lernplattform dient der Bereitstellung von Lerninhalten und der Organisation von Lernvorgängen. Hier lassen sich die digitalen Medien aus der Mediathek didaktisch einbetten. So kann auf vielfältige Art und Weise in virtuellen Klassenräumen orts- und geräteunabhängig gearbeitet werden. Dachportal Das gemeinsame Dachportal bündelt alle Aktivitäten im Bereich schulischer Medienbildung im Internet. Generell ist ohne Zugangsbeschränkung einsehbar. Mediathek und Lernplattform sind passwortgeschützt unter anderem aus lizenz- und urheberrechtlichen Gründen nur Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern in Bayern zugänglich. Eine Initiative, viele überzeugende aspekte Folgende Vorteile verspricht sich der Freistaat Bayern von der gemeinsamen Initiative: Sicherheit: Effektiver Schutz vor schädlichen, Kinder und Jugend gefährdenden Internetinhalten. Einfacher Zugang: Durch die zentrale Bereitstellung von urheberrechtskonformen digitalen Medien und Lerninhalten wird deren Nutzung deutlich vereinfacht. Kostensenkung: Im Vergleich zu einem professionellen Betrieb schulischer IT-Systeme in Insellösungen entstehen mit dem Digitalen Bildungsnetz Bayern im Vollausbau durch die Zentralisierung enorme Kostenvorteile. Entlastung der Lehrkräfte: Lehrkräfte werden durch die zentrale IT-Wartung und Pflege von administrativen IT-Aufgaben entlastet. SchulspezifischeIT-Lösungen: Je nach Schulart, Schulgröße und bestehender Breitbandanbindung der Schulen werden flexible und skalierbare IT-Lösungen angeboten. Verbesserte Qualität des IT-Betriebs: Die Schulen profitieren von einer sichergestellten, hohen Verfügbarkeit, einem stabilen Betrieb und professionellen Supportstrukturen. Verbesserte Unterrichtsqualität: Simulationen helfen, die Unterrichtsinhalte zu veranschaulichen; die jugendkonformen Formate unterstützen die Motivation und die Vorbereitung auf Anforderungen in Studium und Beruf. Individualisierung des Lernens: Selbstgesteuertes und kooperatives Lernen wird unterstützt. Inklusion: Die Vernetzung von Schülerinnen und Schülern mit Förderbedarf an Regelschulen geschieht einfach über das Internet. Anbindung des ländlichen Raums: Auch der ländliche Raum wird mit digitalen Bildungsangeboten versorgt kostengünstig und zentral. Lehrerfortbildung: Über das Internet lassen sich vermehrt Angebote (etwa Videotutorials) bereitstellen ( elearning ). Schulkooperationen: Virtuelle Klassenräume erleichtern die Vernetzung, z. B. bei Mittelschulverbünden. Vermeidung von Unterrichtsausfall: Sind Lehrkräfte aufgrund von Fortbildung oder Krankheit abwesend oder Schülerinnen bzw. Schüler krank, können virtuelle Unterrichtsstunden bereitgestellt werden. 13 Hier haben die digitalen Medien mittlerweile Einzug gehalten: Die Mittelschule beherbergt zwei moderne Computerräume, ein Laptop- Klassenzimmer und sogar eine Computerwerkstatt. «als Referenzschule für Medienbildung legen wir besonderen Wert auf die Schulung der Medienkompetenz.» Irene Träxler, Schulleiterin der Mittelschule Neunburg vorm Wald

8 dbb://01/1.3/die-initiatoren Die digitale Entwicklung nimmt weiter Fahrt auf. Die Zyklen und Abstände der technischen Neuerungen werden immer kürzer. Diese EntwicklungerfordertflexibleStrukturen.Auchfürdiejenigen,diedieInhalte des digitalen Lernens vermitteln sollen: die Schulen und Lehrer. Dazu müssen alle beteiligten Institutionen an einem Strang ziehen. wählten Schulen. Diese werden vom Projektteam betreut, begleitet und beraten. Auch die Vorschläge für die Integration bestehender Produkte, Netzwerke und Einrichtungen sowie Vorschläge für die Finanzierung von Ausbau und Betrieb des Netzes kommen aus dem Projektbüro. Know-how bündeln. Gemeinsam ein ziel verfolgen Damit deckt das Projektteam umfangreiche inhaltliche Bereiche ab, die sich unter folgenden Überschriften zusammenfassen lassen: Begleitung und Beratung der beteiligten Schulen Technologie (Strategie und Design) Betrieb Akzeptanzmanagement Anforderungsmanagement / Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Kommunikation und Marketing Übergeordnet angelegt. Eine vielseitige Kooperation Zentraler Ansprechpartner und verantwortlich für die gesamte Konzeption des Bildungsnetzes ist der IT-Beauftragte der Bayerischen Staatsregierung, CIO und Finanzstaatssekretär Franz Josef Pschierer. Partner im Infrastrukturvorhaben ist Fujitsu Technology Solutions. Gemeinsam mit dem bayerischen CIO ist der IT-Dienstleister für die technische Konzeption, Vorbereitung und Umsetzung verantwortlich. Das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus (StMUK) bringt Bildungsinhalte und -werkzeuge ein. Darüber hinaus wird die IT Wirtschaft in Bayern über einen Wirtschaftsbeirat an dem Projekt beteiligt. Die Kommunen sind über ihre Spitzenverbände eingebunden. Ein lebendiges Projekt Im Juni 2011 haben die Bayerische Staatsregierung und Fujitsu Technology Solutions das Memorandum of Understanding (MoU) für das Digitale Bildungenetz Bayern unterschrieben. Mit dem Projekt sollen die technischen Grundlagen geschaffen werden, um für die Schulen und Bildungseinrichtungen in Bayern eine solide technische Infrastruktur zu schaffen. Dazu gehören u. a. eine höhere Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Schul-IT vereinfachte IT-Administration und niedrigere Betriebskosten hohe IT-Sicherheit und ein professioneller Datenschutz Denkfabrik Projektbüro Zentrale Anlaufstelle ist das Projektbüro in München mit Mitarbeitern aus beiden Ministerien und von Fujitsu. Hier fließt außerdem das Know-how von verschiedenen Wirtschaftspartnern ein. Das Projektteam erarbeitet das Konzept für das Digitale Bildungsnetz Bayern und steuert dessen Erprobung an ausge- Das Sonderpädagogische Förderzentrum Viechtach gehört als einziges Förderzentrum Bayerns von Anfang an zu den ausgewählten Schulen ChRonIK DES DIGItaLEn BILDUnGSnEtzES BayERn. ERFoLGREICh von anfang an 27. JUnI DEzEMBER DEzEMBER Januar März 2012 november / 2014 Offizieller Projektstart mit Unterzeichnung des Memorandum of Understanding durch den IT-Beauftragten der Bayerischen Staatsregierung, Staatssekretär Franz Josef Pschierer und Heribert Göggerle, Vorsitzender des Aufsichtsrates von Fujitsu Technology Solutions. Eröffnung des Projektbüros durch den IT- Beauftragten der Bayerischen Staatsregierung, Staatssekretär Franz Josef Pschierer und Sven Mulder, Mitglied der Geschäftsführung von Fujitsu Deutschland. Vorstellung des Projekts vor Bundeskanzlerin Angela Merkel beim 6. Nationalen IT-Gipfel in München. Start der Konzepterprobung an sechs Schulen (Konzeptschulen). Cornelia Rogall Grothe, die Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik und Staatssekretärin im Bundesministerium des Innern, informiert sich am 6. März 2012 auf der CeBIT über das Projekt. Präsentation des Projekts im Forum des Public Sector Parc der CeBIT. Konzepterprobung an neun Konzeptschulen. Bei positiver Entscheidung des Ministerrats erfolgt die Umsetzung an weiteren Schulen.

9 dbb://01/1.4/machbarkeitsnachweis Das Digitale Bildungsnetz Bayern ist ein Konzept mit vielen Aspekten: Es beinhaltet neben umfangreichen Überlegungen zur Technologie auch Vorschläge für ein Betriebskonzept nebst notwendigen Messungen. Außerdem zählen die Integration in bestehende Schulinfrastrukturen und die Bedingungen für eine Flächenimplementierung zu den Anforderungen hoch gesteckte Ziele ohne vergleichbares Vorbild weltweit. Umso wichtiger ist es, alle Konzeptinhalte auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen.undimvorfelddenpraxistestzumachen. Digitale Tafeln Notebookwagen zur Aufbewahrung der Geräte Zur Vorbereitung haben die Projektmitarbeiter die beteiligten Schulen besucht, die technischen Voraussetzungen besprochen und Termine für die Installation abgestimmt. Aus den Erfahrungen wurde ein Standardvorgehen abgeleitet, das in Zukunft eine möglichst reibungslose Implementierung gewährleistet. Das schafft beste Voraussetzungen für den späteren Einsatz in der Fläche. Pionierarbeit auf internationalem niveau DIE teilnehmenden SChULEn veitshöchheim hof Bamberg In Viechtach stehen Sprache, Denken und Motorik, Wahrnehmungsfähigkeit und Konzentration des einzelnen Kindes im Fokus. Start der Pilotphase. Um die Machbarkeit nachzuweisen Der quantitative Umfang macht das Projekt Digitales Bildungsnetz Bayern zu einem der weltweit größten dieser Art. Das macht professionelle Strukturen und Prozesse zu einem absoluten Muss. Für den Betrieb der Systeme innerhalb des Bildungsnetzes sind technische Mindest- und spezifische Leistungsanforderungen zu definieren. Bereits an den Schulen existierende Systeme und Medien werden nach Möglichkeit in die neue Struktur aufgenommen. Technisch handelt es sich um eine sichere und hochverfügbare Vernetzung aller beteiligten Institutionen. Die Grundlage bilden sogenannte Virtual Private Networks (VPN), d. h. eine Vielzahl in sich geschlossener, nach außen geschützter Netzwerke. neunburg vorm Wald nürnberg viechtach arnstorf augsburg Buchloe Das Digitale Bildungsnetz Bayern ist ein Forschungs- und Entwicklungsprojekt und somit ein dynamischer Prozess. An dessen Anfang steht die möglichst praxisnahe Erprobung einer umfangreichen Konzeption, die im Laufe ihrer Implementierung kontinuierlich überprüft, angepasst, verbessert und neu ausgesteuert wird. Am Ende soll eine hochmoderne, zukunftsorientierte, effiziente und bayernweit gemeinschaftlich nutzbare IT-Infrastruktur stehen. Hierzu zählen auch Management- und IT-Service-Leistungen. Durch die ganzheitliche Herangehensweise werden die Kosten gesenkt und die Zuverlässigkeit der Systeme und Services erhöht. Die erzielten Einsparungen kommen wiederum dem kontinuierlichen Ausbau der IT-Infrastruktur zugute. Testflug für den späteren ausbau: Machbarkeitsnachweis als erster Meilenstein Ein so groß angelegter Plan wie der einer gemeinsamen IT-Infrastruktur geht nicht von heute auf morgen in die Umsetzung. Viele große und kleine Schritte sind erforderlich, bevor eine Idee wie die des Digitalen Bildungsnetzes Bayern zu fliegen beginnt. Und es gibt keinen Flugsimulator für ein derartiges Unternehmen! Daher wird das Konzept in der Praxis in einem Machbarkeitsnachweis an ausgewählten Schulen erprobt (englisch: Proof of Concept, kurz: PoC). Die Erfahrungen dieser Konzeptschulen fließen direkt in die Weiterentwicklung des Vorhabens ein. So dient die Erprobungsphase der Überprüfung, Verbesserung und Erweiterung des Konzepts, bevor in einer zweiten und dritten Phase mit der flächendeckenden Implementierung des IT-Netzwerks begonnen wird. Die rechtlichen, datenschutz- und sicherheitsrelevanten Einschränkungen und Besonderheiten, die innerhalb der schulischen Umgebung gelten, finden Berücksichtigung. Unterschiedliche Schulformen machen den Praxistest Eine zentrale IT-Infrastruktur für Schulen muss unterschiedlichste pädagogische Ansätze und Anforderungen an digitales Lernen unterstützen. Deshalb wurde bei der Auswahl der Schulen für den Machbarkeitsnachweis darauf geachtet, alle Schularten einzubeziehen. In Abstimmung mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus wurden in einem Auswahlprozess acht repräsentative Schulen in das Projekt eingebunden. Die BOS in Nürnberg wurde als neunte assoziierte Schule mit aufgenommen und wird mit einem eingeschränkten Leistungsumfang betreut. Jede der übrigen Projektschulen wurde mit allen notwendigen Hardware-Komponenten ausgestattet, die für die Entwicklung des Digitalen Bildungsnetzes Bayern benötigt werden. Dazu gehören ein Standort-Manager eine Firewall unterschiedliche WLAN- und ggf. LAN-Komponenten Notebooks und Tablets für Schüler und Lehrer Von Norden nach Süden: Berufsschule Hof Clavius-Gymnasium Bamberg Gymnasium Veitshöchheim Staatliche Berufsoberschule Nürnberg (assoziiert) Mittelschule Neunburg vorm Wald Sonderpädagogisches Förderzentrum Viechtach Realschule Arnstorf Gymnasium bei St. Anna Augsburg Comenius Volksschule Buchloe «Für unsere Schülerinnen und Schüler eröffnen digitale Medien neue Möglichkeiten des eigenverantwortlichen Lernens in heterogenen Gruppen.» Dr. Hermine Englmeier, Schulleiterin des Sonderpädagogischen Förderzentrums Viechtach

10 dbb://01/1.5/die-umsetzung 18 vom test zum Flächenbetrieb. 19 In drei Etappen zum ziel Die ursprünglich vom Freistaat Bayern und Fujitsu definierten Handlungsfelder wurden im Laufe des Projekts weiterentwickelt und bereits mehrfach an bisher gewonnene Erkenntnisse angepasst. Diverse Themen haben sich herauskristallisiert. Die wichtigsten wurden 2012 erstmals ausführlich beschrieben und veröffentlicht. Sie beinhalten: Besonderheiten im Bildungsumfeld Erarbeitung des Technologiekonzepts Vorschläge für ein Betriebskonzept Nachhaltigkeitsmessung Integration in Schulinfrastrukturen Bedingungen für eine Flächenimplementierung Jedes dieser Themenfelder wird zusammen mit dem Feedback der beteiligten Schulen umfassend geprüft und bearbeitet. Betreuung und Entwicklung der Konzeptschulen. Etappe eins Um die je nach Schulart differenzierten Anforderungen der teilnehmenden Schulen erfolgreich umzusetzen, ist der intensive Dialog mit den Schulleitern, Lehrkräften und Systembetreuern an den Schulen von zentraler Bedeutung. Das Projektbüro etablierte den einzelnen Themenfeldern zugeordnete Ansprechpartner und sicherte deren Erreichbarkeit über Telefon, Mail und ein einfaches Hilfesystem. Vier- bis fünfmal im Jahr werden die Schulen zudem persönlich besucht. Bei Bedarf können die Schulen auch zusätzliche Besuche anfordern. Die Besuche haben unterschiedliche Ziele: Austausch aktueller Informationen zum Projektverlauf Dokumentation der bisherigen Erfahrungen / Projektkritik Aufnahme von Anforderungen durch die unterschiedlichen Zielgruppen (Lehrkräfte und Systembetreuer) weitere Einweisungen am System Neben den persönlichen Besuchen gibt es weitere Module, um die Akzeptanz des Projekts zu erhöhen. Dazu gehören beispielsweise Kommunikationsmaßnahmen wie der Projektnewsletter und ein integriertes Hilfesystem. Was geht?! Schon so einiges... Die aktuell an den Konzeptschulen installierte Lösung wurde als Client-Server-Lösung entwickelt und installiert. D. h. die Nutzer aus den Schulen greifen mit ihren Rechnern auf einen gemeinsamen Server zu, den sogenannten Standort-Manager, um bestimmte, dort hinterlegte Anwendungen und Dienste zu nutzen. Aus Sicht der Lehrer bietet die Lösung bisher folgende grundlegende Funktionen: Klassenraumsteuerung Dateiablage und Rechteverwaltung User-Verwaltung Automatische Softwareverteilung Webzugriff und automatische Dateisynchronisierung Zentraler Backup Zentrale Verwaltung, Steuerung, Betrieb, Administration und Monitoring Hilfesysteme und Help Desk Die Anwendungen sind so ausgelegt, dass sie bei geringem Aufwand und geringer Administration Lehrerinnen und Lehrern eine leicht zu bedienende Unterstützung für den Unterricht bieten. An den Konzeptschulen wurde die benötigte Hardware zusammen mit der Software installiert und die Lehrer in die Lösung eingewiesen. Über Neuerungen informiert regelmäßig der Newsletter. Bei den Besuchen vor Ort fragen die Mitarbeiter des Projektbüros außerdem die Zufriedenheit der Lehrer ab. Wünsche und Anregungen werden aufgenommen und innerhalb des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) abgearbeitet. Alle bisher gewonnenen Erkenntnisse fließen in die zukünftige Ausweitung in der Fläche ein. Kontinuierlicher netzausbau. Etappe zwei Im zweiten Schritt ( Transition ) sollen weitere Medienreferenzschulen an das Digitale Bildungsnetz Bayern angeschlossen und mit den Diensten und Serviceprozessen versorgt werden. Um eine effiziente, kontinuierliche Aufnahme dieser Schulen in den DBB-Standard zu erreichen, müssen viele Aspekte beachtet werden. Dazu wird auch die Transition-Phase systematisch standardisiert. In die Fläche mit angepasstem Konzept. Etappe drei Auf Basis der technologischen, betrieblichen und organisatorischen Ergebnisse der bisherigen Etappen wird der Umsetzungsplan für die Flächenimplementierung des Digitalen Bildungsnetzes Bayern erarbeitet. Damit sind jedoch die Voraussetzungen für den Einsatz in der Fläche noch lange nicht geschaffen. Denn das herausragende Charakteristikum der Flächenimplementierung ist die extreme Heterogenität der zu standardisierenden Umgebung. Für jede Schule muss festgestellt werden, welche Strukturen und Geräte vorhanden sind und was für die Implementierung des Digitalen Bildungsnetzes Bayern benötigt wird. Neben der sachlichen Ausstattung sind die funktionellen Anforderungen für den jeweiligen Schulkontext zu beachten. Das bedeutet ein klares Projektmanagement, das die Flächenimplementierung kontinuierlich und verlässlich begleitet. Nur so können Qualität und Wirtschaftlichkeit über einen langen Zeitraum gewährleistet werden. Lehrkräfte und Eltern des Förderzentrums sind von dem Projekt begeistert. Und für die Kinder ist das Lernen mit digitalen Medien motivierend.

11 dbb://01/1.6/besondere-herausforderungen 20 Der Wirkungszusammenhang zwischen Pädagogik und Technik 21 Schüler, Eltern, Lehrer. Ministerien, Kommunen, Datenschützer. Wirtschaft und Politik: Wenn es um den Einsatz moderner Kommunikationstechnik in Schulen geht, melden sich viele Instanzen zu Wort. Und die zugrunde liegenden technischen, fachlichen und wirtschaftlichen Konzepte müssen allen genügen. Um alle Interessen zu berücksichtigen, bedarf es einer offenen und konstruktiven Diskussion, maximaler Flexibilität und großer Umsicht. Es gibt viele Herausforderungen. Im Projekt werden sie gemeistert Schulverwaltung SCHULE mebis - Landesmedienzentrum Bayern Digitales Bildungsnetz Bayern STEUERUNG kommerzielle Anbieter HELP DESK Technologie und Medien RECHTE und ROLLEN BENUTZER Menschen und Konzepte Im Sonderpädagogischen Förderzentrum Viechtach wird Lerneinschränkungen systematisch begegnet. Das Angebot richtet sich an unterschiedliche Altersgruppen. Besonderheit Schule Schulen haben besondere Anforderungen an die Sicherheit: Datenschutz und Identitätsmanagement sind oberstes Gebot. Zudem muss der Schutz der Schülerinnen und Schüler vor schädigenden oder gefährdenden Inhalten gewährleistet sein. Und noch ein wesentlicher Punkt spielt eine zentrale Rolle bei der Konzeption des Digitalen Bildungsnetzes Bayern: Die Freiheit der Lehre ist wichtige Prämisse. D. h. jede Schule und jeder Lehrer muss die Möglichkeit behalten, Lerninhalte selbstbestimmt zu planen, zu strukturieren und pädagogisch umzusetzen. Dasselbe gilt für den IT-basierten Unterricht und den Einsatz digitaler Medien. So ist die Aufgabenstellung des Digitalen Bildungsnetzes Bayern im Kern ganz einfach und zugleich hochkomplex: Es gilt, eine Basis zu etablieren, die ein enges Zusammenspiel von Pädagogik und Technologie unterstützt. Die Herausforderung ist ebenso klar: eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die möglichst flexibel und anpassungsfähig ist. Komplexe Anforderungen Erziehung und Bildung in der Schule finden innerhalb unterschiedlicher Rahmenbedingungen und unter einer Vielzahl von Anforderungen statt. Die Interdependenzen zwischen technischen, internen und externen Parametern sind komplex. Daraus ergeben sich spezifische Anforderungen an die geplante IT-Infrastruktur: Änderungswünsche im pädagogischen Bereich müssen in der Bildungsinfrastruktur umsetzbar sein; vorhandene und geplante Lern- und Lehrmittel müssen ebenso einbezogen werden können wie technologische und prozessuale Rahmenbedingungen der jeweiligen Schule. Technologischer Wandel Die hohe Geschwindigkeit des technologischen Wandels im IT-Bereich umfasst sowohl die Leistungsfähigkeit der Hardware als auch die Funktionalitäten der System- und Anwendungssoftware. Die Hersteller leisten Support im Regelfall nur für aktuelle Lizenzen und deren Vorgängerversion. Für ältere Systeme werden keine Updates und Fehlerbereinigungen angeboten. So endet der Support für eingesetzte Systeme im Regelfall nach fünf bis acht Jahren. Ein Weiterbetrieb über das Support-Ende hinaus ist problematisch. Die IT-Infrastruktur der Bildungseinrichtungen muss sich diesen Bedingungen anpassen. Schulungs- und Fortbildungsbedarf Sowohl die IT-Betreuer als auch die Lehrkräfte, die IT im Unterricht einsetzen, werden mit Systemen und Funktionalitäten konfrontiert, die sich häufig ändern. Die flexible Anpassung der eigenen Arbeitsweise hängt dabei einerseits stark vom persönlichen Engagement und andererseits von der erfolgreichen Einweisung in die jeweils neuen Systeme ab. Damit entsteht für die Bildungseinrichtungen ein höherer und permanenter Fortbildungsbedarf im Bereich der IT.

12 dbb://01/1.6/besondere-herausforderungen «Eine moderne und zeitgemäße Schule muss über ein klares IT-Konzept verfügen.» Jürgen Böhm, Schulleiter der Staatlichen Realschule Arnstorf Standardisierung der IT-Infrastruktur Ob privat genutzt oder von der Bildungseinrichtung zur Verfügung gestellt, die Bandbreite der technischen Standards reicht von veraltet bis hin zu State of the Art. Die Heterogenität zwischen privaten und schulischen Systemen führt zwangsläufig dazu, dass die Lernenden mit wechselnder Technologie konfrontiert werden. Das macht die Anforderungen für eine Systemintegration komplexer. Für den effizienten Betrieb eines landesweiten digitalen Bildungsnetzes muss die Vielfalt der eingesetzten Systeme auf ein sinnvolles Maß begrenzt werden, ohne dadurch die pädagogischen und didaktischen Möglichkeiten einzuschränken. SInnvoller Einsatz digitaler Medien im Unterricht die Staatliche Realschule Arnstorf zeigt, wie s geht. Für die Übungen in digitaler Kommunikation stellt die Schule Laptops zur Verfügung. Externer Zugriff auf Inhalte im DBB Der Lernprozess endet nicht an der Schulpforte. Zuhause werden Hausaufgaben gemacht und Lerninhalte nachbereitet, bei kollaborativen und mediengestützten Unterrichtsformen oder bei Fächern wie Informatik fast zwangsläufig unter Einsatz von IT. Dafür ist der Zugriff auf die schulischen Lernsysteme z. B. von zuhause oder bei Berufsschülern vom Arbeitsplatz über das Internet notwendig. Diese Möglichkeiten lassen sich über das Digitale Bildungsnetz Bayern etablieren. Diverse Lernplattformen An Bayerns Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen werden unterschiedliche Lernplattformen verwendet. Ein Wechsel der Lernplattform ist mit einem hohen technischen und organisatorischen Aufwand verbunden. Die Folge sind Akzeptanzprobleme bei den Anwendern. Im Rahmen des Digitalen Bildungsnetzes Bayern wird lediglich die technische Plattform für die Nutzung der IT-Lernsysteme gestaltet. Die Integration unterschiedlicher Lernplattformen muss daher grundsätzlich unterstützt werden können. Unter Aspek- ten des Datenschutzes und der Security ist hierbei besonderes Augenmerk darauf zu legen, dass alle Plattformen und Portale über gesicherte bzw. zugelassene Server betrieben werden. Vielfalt pädagogischer Software In den unterschiedlichen Schulformen werden unterschiedlichste pädagogische Software-Produkte verwendet. Für den Lernprozess stellt das Digitale Bildungsnetz Bayern die technische Plattform für die Nutzung dieser Produkte zur Verfügung. Die pädagogische Freiheit der Lehrenden wird dadurch nicht eingeschränkt. Lizenzen und Urheberrechte Schulen, Medienzentren, Sachaufwandsträger und Eltern beschaffen Produkte über unterschiedlichste Quellen und Verträge. Diese Produkte, die auf Lizenz- und Urheberrechten basieren, werden dann auf diversen Systemen wiederum mit unterschiedlichen Besitz- bzw. Eigentumsrechten genutzt. Hier sind die komplexen Vertragsinhalte und Nutzungseinschränkungen, Lizenz- und Urheberrechte zu beachten. Dies gilt ebenso für die schulische Nutzung privater Software oder für kostenlose Beilagen, z. B. in Schulbüchern. Diese unterschiedlichsten Rechte und Rechtsräume müssen im Einzelfall pro Schule geprüft und berücksichtigt werden. Es ist daher notwendig, nachhaltige Maßnahmen und Vereinbarungen mit Schulen, Verlagen und Eltern zu initiieren. Mit einem zentralen, automatisierbaren Lizenzmanagement soll das Digitale Bildungsnetz Bayern auch eine effiziente Lösung für diese Herausforderung bereitstellen.

13 Tickets, Help Desk, FAQs: Nicht länger dritte Fremdsprache 02überzeugungsarbeit dbb:// Als sprachliches Gymnasium mit drei Fremdsprachen unterrichtet das Gymnasium bei St. Anna Augsburg nun auch die Grammatik der neuen Medien. akzeptanzmanagement 2.1 training-hilfesysteme dokumentation 2.4

14 dbb://02/2.1/akzeptanzmanagement Das Digitale Bildungsnetz Bayern lebt von der Nutzung durch Lehrer und Schüler. Um als lebendiges Netzwerk zu fungieren, braucht es eine breite Zustimmung und viel Vertrauen. Daher sind Hilfesysteme, Trainings und eine nachvollziehbare Dokumentation integraler Bestandteil des Systems. Sie sorgen für eine möglichst hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten. Konstruktive Kritik und neue Anforderungen fließen in systematischen Feedback-Schleifen kontinuierlich in das Konzept ein. So bildet das Digitale Bildungsnetz Bayern die Bedürfnisse der Nutzer aktuell und umfassend ab. Vertrauen schaffen. veränderung begründen und begleiten Primär richtet sich das Akzeptanzmanagement an die Lehrkräfte, die Systembetreuer und die Schulleitung, da Veränderungen im Arbeitsumfeld oft auf Widerstand stoßen. Mittelbar werden aber auch Schüler und Eltern adressiert. Darüber hinaus werden Informationskanäle u. a. in Richtung Politik, Fortbildung und Verwaltung bedient, um weiteren Schulen, Institutionen und den Vertretern der Wirtschaft die Vorteile des Projektes aufzuzeigen. Denn nur, wenn auch hier die Resonanz positiv ist, beginnt die Idee des Digitalen Bildungsnetzes Bayern zu fliegen. Schulungen als Schlüssel zu angstabbau und mehr nutzung Die aufgabe des akzeptanzmanagements Maximale Transparenz und eine objektive Sicht leisten die beste Überzeugungsarbeit. Aufgabe des Akzeptanzmanagements ist es, die Ziele und den Nutzen des Digitalen Bildungsnetzes Bayern transparent zu machen. Denn insbesondere für Anwender mit geringen IT-Kenntnissen ist es wichtig, die Vorteile der Lösung vermittelt zu bekommen. So lassen sich Störungen und Stagnationen im Projekt vermeiden, die oft aus mangelndem Wissen entstehen. Informationen über den Status und den Verlauf des Projekts helfen, Interesse zu wecken und Zustimmung bei möglichst vielen Beteiligten zu erzielen. MoDULE DES akzeptanzmanagements training Kommunikation und Information hilfesysteme Marketing transition to operation Einführungsschulung im zuge des Flächeneinsatzes newsletter regelmäßige Besuche und Erhebungen an den Schulen handbücher online-hilfen FaQs E-Learning ticket-system help Desk telefon-support unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit (Flyer / Broschüren / Pressekonferenzen / Messeteilnahme) Gestaltung Webauftritt Design standardisierter Prozesse für den Einsatz in der Fläche Design Kommunikationskonzept für den Flächeneinsatz Akzeptanzmanagement bedeutet vor allem strukturierte Aktivitäten. Diese haben das Ziel, Ängste abzubauen und die Verwendung der neuen Lösung zu erleichtern. Dazu ist es wichtig, alle Beteiligten mit den veränderten Prozessen und Anforderungen vertraut zu machen. Dies erfordert ein umfassendes Kommunikationskonzept, das auch Schulungen umfasst. Als integraler Bestandteil des Projekts stellen diese Schulungen in Kooperation mit dem Projekt DBB einen der wesentlichen Erfolgsfaktoren dar. Auch unter diesem Aspekt der Akzeptanzgewinnung arbeitet das Projekt Digitales Bildungsnetz Bayern eng mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus zusammen. akzeptanzmanagement in der Praxis. Fester Bestandteil im Prozess Insbesondere durch persönliche Besuche an den Schulen konnte in der Phase des Machbarkeitsnachweises eine wesentliche Akzeptanzsteigerung erreicht werden. Die beteiligten Schulen erhalten bei diesen Begegnungen aktuelle Informationen zum Projekt und individuelle Hilfestellungen. Feste Ansprechpartner und klar definierte Prozesse tragen dabei ebenfalls nachweislich zur Steigerung der Akzeptanz bei. KvP und anforderungsmanagement als erfolgreiche Methoden Zu einem erfolgreichen Akzeptanzmanagement gehört ein breites Spektrum ineinander greifender Maßnahmen. Diese reichen von der Katalogisierung häufig gestellter Fragen (FAQs) bis hin zur systematischen Schulung der Lösung. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang sind verlässliche Feedback-Prozesse. Hier haben sich im Projektverlauf das Anforderungsmanagement und der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) als sehr erfolgreiche Maßnahmen erwiesen. Sie dienen sowohl der Qualitätssicherung als auch der Einbeziehung der speziellen Anforderungen einzelner Schulformen, Schulen und Lehrer. Während das Anforderungsmanagement neue Bedürfnisse der Konzeptschulen aufnimmt, bewertet und verfolgt, geht es im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess um die stetige Optimierung und Neben speziellen Fachräumen und dem Klassenzimmer nutzen die Schüler der Realschule Arnstorf auch virtuelle Räume zum Lernen, darunter eine umfangreiche Mediathek. Erweiterung des Konzepts und der Lösung. Für die Aufnahme der jeweiligen Neuerungen stehen mehrere Kanäle zur Verfügung. In einem wöchentlich tagenden Gremium findet die Bewertung Freigabe oder Ablehnung statt. Hier werden auch die Details zur Implementierung besprochen und alle angestoßenen Vorgänge weiter verfolgt.

15 dbb://02/2.1/akzeptanzmanagement 28 MaSSnahMEn DES akzeptanzmanagements 29 Im Großen anders als im Kleinen: Der landesweite Einsatz braucht eine andere Logistik Die im Projekt erprobten und angepassten Mechanismen des Akzeptanzmanagements funktionieren sehr gut. Einige Elemente des Akzeptanzmanagements können daher unverändert für den Einsatz in der Fläche übernommen werden. Sie sind auch für eine Nutzung in größerem Umfang geeignet. Dazu gehören: Training und Hilfesysteme Leitfäden Handbücher Online-Hilfe FAQs Was jedoch in der Pilotphase mit acht oder neun Schulen sehr gut umzusetzen ist, stellt beim Einsatz in der Fläche eine echte Herausforderung dar. Ein wesentlicher Teil der Maßnahmen muss deshalb für die landesweite Nutzung angepasst werden. Dies betrifft vor allem die regelmäßigen Besuche in den Schulen. Um dennoch allen Anforderungen gerecht zu werden und die Kommunikation zumindest in Teilen aufrecht zu erhalten, sollen existierende Kommunikationsstrukturen genutzt und gegebenenfalls ausgebaut werden. die Bewertung. Die anschließende Soll-/Ist-Analyse liefert die Basis zur Erstellung einer Priorisierung. Hieraus werden dann Planung und Terminierung des Flächeneinsatzes abgeleitet. Die Begehungen sind somit weiterhin sehr wichtig. Um diese Vorab-Besuche an den Schulen erfolgreich durchführen zu können, müssen einige neue Voraussetzungen geschaffen werden: Erstellung eines Leitfadens für die Durchführung Überarbeitung vorhandener Checklisten Soll- / Ist-Analysen mit Handlungsempfehlungen Einweisung möglicher Händler Empfehlungsmatrix Auch um die Produktverfügbarkeit und -bereitstellung zu sichern, ergeben sich erweiterte Anforderungen an einige wesentliche Komponenten: Standortmanager (Schulserver) Schulinfrastruktur (z. B. Netzwerk, Rechnerraum, etc.) verwendete Geräte verwendete Software Standardisiertes vorgehen für die Implementierung nachhaltigkeitsmessung als Werkzeug zur akzeptanzsteigerung Nachhaltigkeit im IT-Betrieb bezieht sich auf die vertraglich vereinbarten IT-Services über deren gesamte Vertragslaufzeit. Die Beibehaltung bzw. die Verbesserung des vereinbarten Leistungsniveaus wird verbindlich definiert. Eine aktive Unterstützung durch das IT Service Management und die einzelnen Mitarbeiter im Betrieb, z. B. den KVP-Manager, sind unerlässlich. Im Flächenbetrieb ist diese Nachhaltigkeitsmessung nicht nur sinnvoll, sondern ein unverzichtbarer Bestandteil des IT- Betriebs und des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). newsletter vor-ort-besuche an den Schulen (Info / Interview / Review / Schulung) Workshop Fragebögen Flyer Broschüre Maßnahmen KoMMUnIKatIon UnD InFoRMatIon Info für Externe / Portal Messeauftritt / vorträge Pressekonferenzen SUPPoRt handbücher online-hilfen FaQs ticket-system Konzeptschule transition vorhanden ca. alle 7 Wochen ca. 4-5 Besuche p.a. offen nach Bedarf in Bearbeitung version Updates version Updates laufende Pflege Je gelungener die Umsetzung in der Fläche, desto breiter die zustimmung Quantität und Komplexität des Flächeneinsatzes stellen das Digitale Bildungsnetz Bayern vor viele Herausforderungen und Planungsaufgaben: Für die Planung des Flächeneinsatzes müssen die vorgesehenen Mengen nach Schultypen, Orten, Schülerzahlen bzw. Klassenstärke und Realisierungstermin bestimmt werden. Als Voraussetzung für den Flächeneinsatz muss eine zentrale Infrastruktur (Rechenzentrum / Housing, Server, Storage und Netzwerk- / Internetanbindung) mit entsprechender Skalierbarkeit etabliert werden. Ein Warenkorb für Software, Hardware, empfohlene Händler und Standardimages (z. B. Lizenzmodelle pro Schultyp) muss entwickelt und gepflegt werden. Der Flächeneinsatz muss über eine zentrale Anlaufstelle gesteuert und koordiniert werden, um den Erfolg sicherzustellen. Schulbegehungen für die individuelle Implementierung Bei jeder Schule ist die bestehende Infrastruktur zu berücksichtigen und zu integrieren. Grundlage bilden die Ergebnisse der Begehungen. Eine Entscheidungsmatrix unterstützt Die Implementierung des Digitalen Bildungsnetzes Bayern an den Schulen folgt einem im Detail geplanten Vorgehen, dem standardisierten Rollout-Prozess. Darüberhinaus müssen vor der Übergabe in den Regelbetrieb die Meilensteine Dokumentation, Einweisung in die Lösung und Abnahme vollständig etabliert sein. Ebenfalls von zentraler Bedeutung für eine hohe Akzeptanz ist der reibungslose Betrieb. Dazu gehört eine ausreichende Leistungsfähigkeit der zentralen Betriebsprozesse wie Fehler- und Anfragemanagement, Anforderungsmanagement, KVP, Monitoring und Nachhaltigkeitsmessung. Außerdem wird der Betrieb von kontinuierlichen Aktivitäten wie Warenkorbpflege, Weiterentwicklung und Evaluierung begleitet. notenvergabe: Per Fragebogen zu mehr akzeptanz Ein weiteres probates Mittel, das vom Digitalen Bildungsnetz Bayern eingesetzt wurde, ist die Bewertung per Fragebogen. Die Auswertung soll Erkenntnisse bringen, die in die weitere Projektoptimierung einfließen. Zum geplanten Übergang in den Rechenzentrumsbetrieb und der damit verbundenen Integration weiterer Schulen wurden in Abstimmung mit dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus Fragebögen entwickelt und an die Schulen ausgegeben. telefon-support help Desk E-Learning training Leitfaden Einweisung DBB anforderung an DBB DURCh SChULEn afo / KvP KonFLIKtManaGEMEnt Workshop / Kraftfeldanalyse offen nach Bedarf

16 dbb://02/ /training-hilfesysteme Schulungen sind ein Schlüssel, um eine möglichst hohe Akzeptanz der neuen IT-Infrastruktur zu erreichen. DerEinsatzvonvielfachemExpertenwissen und ein möglichst breit angelegtes Schulungskonzept erhöhen diese Chance nachhaltig. Dazu ist es sinnvoll, bestehende und bekannte Strukturen zu nutzen und in das Digitale Bildungsnetz Bayern zu integrieren und damit den Erfolg des Projekts zu unterstützen. Begleitung ins neuland. Wegweiser gehören zur guten Schule video-dokumentation Die Video-Dokumentation dient als Ergänzung zu den Handbüchern und ist per Mausklick jederzeit verfügbar. Kurze Informationsfilme erläutern prägnant alle Funktionen. Die Benutzer haben sowohl über die Pädagogische Desktop Oberfläche (PDO) als auch über das Web-Portal Zugang zur Video-Dokumentation. FaQs Die Sammlung der Frequently asked Questions enthält die Antworten auf häufig gestellte Fragen. Diese sind im Portal unter der Dateiablage der Schule zu finden. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Projektes wird auch diese Liste regelmäßig aktualisiert und erweitert. SChULUnGEn FÜR DIE nutzer teil 1 teil 2 Grundlagen DBB Klassenraumsteuerung Dateiablage verwaltung von Benutzern, Klassen, Kursen und Lerninhalten Erfolgsfaktor Schulung: Im vorfeld verständlich eingeführt Für den erfolgreichen Einsatz jeglicher IT-Lösung ist eines unerlässlich: die Schulung. Nur wer weiß, wie ein Werkzeug zu bedienen ist, kann dies auch für sich nutzen und erfolgreich damit arbeiten. Im Grunde gilt dasselbe für jegliche digitalen Tools. In der Regel werden diese Schulungen von Experten durchgeführt. Das können jedoch auch Nutzer sein, die bereits viel Erfahrung mit einer Lösung haben. help Desk Für die Konzeptschulen steht ein Help Desk (inklusive Informationsservice) zur Verfügung, der von ausgewählten Personen jeder Schule kontaktiert werden kann. Hier erhält der jeweilige Ansprechpartner kompetente Unterstützung bei der Bewältigung komplexer Aufgaben sowie bei Störungen. Erkenntnisse aus diesem Prozess fließen in die FAQ-Liste ein und kommen so allen Anwendern zugute. teil 3 hausaufgaben Schulverwaltung administrator der Schule In der Anfangsphase des Digitalen Bildungsnetzes Bayern wird eine funktionale dreiteilige Einweisung der Schulen durch das Projektbüro geleistet. Hierzu wurde ein Leitfaden entwickelt, der die Basis für ein detailliertes Schulungskonzept bildet. Das Expertenwissen jener Schulen, die frühzeitig ans Netz gegangen sind, fließt in das Schulungskonzept ein. Damit ist gesichert, dass die visionäre Idee des Digitalen Bildungsnetzes Bayern von Anfang an auch in der Umsetzung erfolgreich ist. Denn Wissen ist eines der wenigen Güter, das sich vermehrt, wenn es geteilt wird. auf dem Weg umfassend unterstützt. hilfesysteme Der Zugang zu den relevanten Informationen muss insbesondere dann gewährleistet sein, wenn Fragen der Anwendung auftreten, die möglichst umgehend gelöst werden sollen. Dafür stehen den Benutzern derzeit verschiedene Hilfesysteme zur Verfügung: ticketsystem Telefonische Unterstützung ist nicht für alle Anfragen zwingend erforderlich. Alternativ kann über die Auswahl Support im Portal oder über die Pädagogische Desktop Oberfläche das Ticketsystem verwendet werden. Auch hierfür gibt es explizit benannte Personen an den Schulen. Die Rückmeldungen erfolgen per und werden innerhalb des Systems gespeichert. Das Projektbüro DBB wertet die Einträge und deren Bearbeitung regelmäßig statistisch aus. Die gewonnenen Erkenntnisse werden für die Weiterentwicklung des Projekts genutzt. Video-Dokumentation FAQ Liste Help Desk Ticketsystem

17 dbb://02/2.4/dokumentation Eine hochmoderne Schule mit fast 500jähriger Tradition: Das Gymnasium bei St. Anna Augsburg nahm bereits 1531 seinen Anfang als Gelehrtenschule in einem Karmeliterkloster. Heute gehört die Schule zu den Vorreitern des Digitalen Lernens ohne deshalb auf altbewährte Methoden zu verzichten. Neue Technologien im Schulumfeld einzuführen heißt vor allem eines: Es muss auf die Belange der Lehrer, der IT-Verantwortlichen und der Schüler eingegangen werden. Insbesondere die Fragen der Bedienung verlangen nach Antworten. Und nach einer nachvollziehbaren Dokumentation. antworten sammeln. Für eine zentrale Wissensdatenbank Anleitung für die Einbindung eines Laptops in die Domäne Projektweite FAQ-Liste Sammeln und hinterlegen: Klassisches Wissensmanagement ist einfach und effektiv In der Pilotphase werden die Erkenntnisse aus Störungen ebenso gesammelt und dokumentiert wie die wiederkehrenden Anfragen von Nutzern und die darauf gegebenen Antworten. Die Kenntnis des Vorgangs samt Lösung dient der schnelleren Behebung gleichartiger Vorkommnisse und Herausforderungen. Zu diesem Zweck werden diese Erfahrungen im Help Desk der Fehlermeldestelle und dem Informationsdienst für Anwender dokumentiert. Die Auswertung weist gleiche Anfragen von Nutzern aus. Diese lassen den Schluss zu, dass ein erhöhter Informationsbedarf zu diesem spezifischen Themenbereich vorliegt. Die Antworten werden allen DBB-Nutzern in der FAQ-Liste zur Verfügung gestellt eine einfache Methode mit großem Effekt. Gut gerüstet für den Start: Leitfäden und persönliche Einweisungen Da sich das Digitale Bildungsnetz Bayern als dynamisches Projekt ständig weiter entwickelt, muss auch der Leitfaden regelmäßig an die aktuellen Möglichkeiten angepasst werden. In der derzeitigen Fassung sind die Anforderungen von allen Konzeptschulen umgesetzt. Die Einstiegseinweisungen in den Schulen übernimmt zur Zeit noch das Projektbüro. In einer späteren Phase mit einer größeren Anzahl von Schulen und für die landesweite Einführung gilt es, eine Struktur zu implementieren, die auf zusätzliche Unterstützung durch externe Partner baut. Im Rahmen des Akzeptanz- und Anforderungsmanagements werden wöchentlich Vorschläge für neue Funktionen diskutiert und Erleichterungen für den Umgang mit der DBB-Lösung geschaffen. Die gewonnenen Erkenntnisse und vorgenommenen Veränderungen werden in die jeweiligen Dokumentationen eingearbeitet. So sind die Handbücher stets auf dem aktuellen Stand und die Anwender rundum gut informiert. Das vermeidet Frust und steigert die Akzeptanz! Schulische It-Infrastrukturen: Selten vollständig dokumentiert IT-Infrastrukturen werden in der Regel innerhalb einer sogenannten Dokumentation nachvollziehbar abgebildet. So ist hinterlegt, wie ein Netzwerk aufgebaut ist und wie die Netzwerkumgebung aussieht. Dazu gehören die Darstellung inhaltlicher Regeln, darunter die Vergabe von Berechtigungen, Informationen über Lizenzrechte und eine einheitliche Namensgebung. Eine solide Datenbasis ist gerade in den sehr heterogenen IT-Infrastrukturen im Schulbereich die Voraussetzung für ein effektives und effizientes IT-Service Management. Das bedeutet, dass mit dem Digitalen Bildungsnetz Bayern eine grundlegende Dokumentation begonnen wird. Sie erfasst zunächst den Ist-Zustand bei Implementierungsbeginn, um dann den wichtigeren Soll-Zustand zu beschreiben. So wird die Basis für eine qualitativ hochwertige Dokumentation gelegt, auf die in Zukunft verlässlich zugegriffen werden kann. anleitungen und handbücher: Wissen, was geht Um den Anwendern darüber hinaus den Zugang zu den Funktionen der Lösung zu erleichtern, ist im Portal des Digitalen Bildungsnetzes Bayern eine Sammlung verschiedener Handbücher und anderer Dokumentationen hinterlegt: Handbuch PDO für Lehrer und Schüler Handbuch Portal für Lehrer und Schüler Handbuch Ticketsystem Anleitung für die Betankung der Laptops Anleitung für die Hausaufgabenfunktion für Lehrer und Schüler Für eine strukturierte Einweisung wurde ein eigener Leitfaden für das Digitale Bildungsnetz Bayern erstellt. Hier erhält der Anwender eine Darstellung der verschiedenen Elemente und Funktionalitäten der DBB-Lösung sowie deren Schnittstellen zu anderen Bereichen der Schule. «Wir beobachten schon jetzt eine höhere Motivation für alle Beteiligten und freuen uns über die vielen neuen methodischen Impulse.» Peter Schwertschlager, Schulleiter des Gymnasiums bei St. Anna, Augsburg

18 Insgesamt 29 Klassen- und Kursräume stehen den 780 Schülern des Gymnasium Veitshöchheim in einem modernen Gebäude zur Verfügung. Stets gut besucht: der Multimediaraum. aktive teilnahme, verbesserte Leistung: agile Entwicklung 03konzeptphase bb:// anforderungsmanagement 3.1 kvp 3.2

19 dbb://03/3.1/anforderungsmanagement am Puls der Schule. Konzeptoptimierung als dynamischer Prozess Um die Anforderungen der Schulen in die Entwicklung einfließen zu lassen und der Qualitätssicherung einen hohen Stellenwert einzuräumen, wurden im Projektverlauf zwei Prozesse mit den beteiligten Konzeptschulen etabliert: das Anforderungsmanagement und der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) Beide Methoden hängen eng zusammen: Das Anforderungsmanagement nimmt das Feedback und die sich daraus ergebenden neuen Anforderungen auf, bewertet diese und verfolgt deren Umsetzung. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess sorgt für die stetige Verbesserung des bereits Erreichten. Das Spektrum der Anmerkungen, Anforderungen und Anpassungen ist breit: Die Optimierung der Lösung kann sich ebenso auf erweiterte Funktionalitäten als auch auf Anpassungen der Systemarchitektur beziehen. Obwohl die meisten Anfragen bislang im KVP behandelt wurden, können diese Auswirkungen auf das Anforderungsmanagement haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Aspekt aus dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess für das Konzept relevant ist. Beide Prozesse dienen dazu, das Interesse und die Akzeptanz für das Projekt zu maximieren. Für das Gymnasium bei St. Anna Augsburg ist die Schulung digitaler Technologien im Unterricht kein futuristisches Projekt, sondern das Fenster zur Zukunft und ein Muss für eine zeitgemäße Schule. Festgelegte vorgehensweise im anforderungsmanagement Für das Anforderungsmanagement gilt ein systematisches Vorgehen mit klar definierter Abfolge. Dieser Prozess ist der zentrale Eingang für alle Anfragen. Ob zur Software, Infrastruktur oder der generellen Vorgehensweisen im Projekt über diesen Eingang werden Anfragen übermittelt und zur Bearbeitung in die beiden zentralen Prozesse Anforderungsmanagement und KVP aufgeteilt. Nach positiver Prüfung folgt die Umsetzung. Die von den Schulen eingebrachten Anforderungen und Verbesserungsvorschläge dienen außerdem der Weiterentwicklung der Lösung. optimierungen passend zur Schulform Über das Anforderungsmanagement werden die Rahmenbedingungen für die Lehrkräfte praxisbezogen optimiert, um die pädagogischen Ziele zu erreichen. Für den Unterricht sinnvolle Verbesserungen lassen sich zeitnah umsetzen. Die Änderungen sind zudem schon auf unterschiedliche Schularten abgestimmt. Damit erhöhen die Maßnahmen ganz zielgerichtet auch die Bereitschaft zur Veränderung bei den jeweiligen Lehrern und Systembetreuern die beste Basis, um gesteckte Ziele gemeinsam zu erreichen. Aus den Erfahrungen und Anforderungen der Konzeptschulen werden außerdem die Rahmenbedingungen für die Konzeptionierung des Flächeneinsatzes abgeleitet. Die Prozessschritte im anforderungsmanagement Inputgeber des Prozesses sind alle Beteiligten des Projektes DBB, die Konzeptschulen und alle Projektpartner. Im ersten Schritt wird die Anforderung aufgenommen, bewertet und die weitere Vorgehensweise festgelegt. Als zweiter Schritt folgt die Analyse. Zu diesem Zeitpunkt werden alle relevanten Variablen im direkten Umfeld der Anforderung geklärt und über deren Annahme entschieden. Anschließend sind grobe Arbeitspakete und ein Zeitstrahl inklusive der erforderlichen Ressourcen zu definieren. Die Implementierung der Anforderungen ist dann Schritt Vier (Beauftragung der Entwicklung, Bearbeitung, Test der Ergebnisse durch die entsprechenden Experten). Der fünfte Schritt beinhaltet den abschließenden Systemtest und die Einführung in die finale Umgebung. Die Verantwortung für die Qualität und das Reporting liegt beim Anforderungsmanager des Digitalen Bildungsnetzes Bayern. Dieser übernimmt das Controlling aller vereinbarten Maßnahmen im Anforderungsprozess. PRozESSSChRIttE IM anforderungsmanagement anfragen prüfen, Lösungen abwägen Ziel dieser separaten Vorgehensweisen ist eine exakte Betrachtung aller eingehenden Anfragen mit Blick auf die dahinterliegende Komplexität. So lässt sich abwägen, was mit welchem Aufwand zu tun ist: Handelt es sich um eine Weiterentwicklung oder eine Neuentwicklung? Wie groß ist der Ressourcenbedarf? Welche monetären Einflüsse gibt es? Die für Anforderungsmanagement und KVP relevanten Themen werden regelmäßig im Projektteam besprochen. Durch die enge Verknüpfung beider Prozesse ist auch eine kurzfristige Korrektur oder eine nachträgliche Änderung der Einschätzung einer Anfrage jederzeit möglich anforderung aufnehmen und bewerten anforderung analysieren Umsetzungsmaßnahmen planen anforderung umsetzen testen und implementieren nachverfolgung und Reporting

20 dbb://03/3.2/kvp Kontinuierlich etwas verbessern. Mit den aufgaben wachsen 38 zusammenspiel DER PRozESSE IM KvP UnD anforderungsmanagement 39 KvPverantwortlicher Die Softwareentwicklung kennt das Prinzip schon lange: die kontinuierliche Weiterentwicklung einer Lösung, während diese im Einsatz ist. Der Vorteil: Optimierungen werden kurzfristig eingebracht und fließen ohne Umwege oder Stagnation in das Produkt. Sich ändernde Anforderungen werden in kürzester Zeit abgebildet. So wächst die Lösung mit ihren Aufgaben. Die Vorgehensweise nennt sich agile Softwareentwicklung und ist ein elementares Prinzip in einer Branche, deren Entwicklungszyklen sehr kurz sind. Daher geht es weniger darum, eine Lösung in eine Endversion zu überführen, sondern stattdessen neue Entwicklungen und Funktionalitäten schnellstmöglich verfügbar zu machen. Wandel als Prinzip: Kontinuierlicher verbesserungsprozess (KvP) PRozESSSChRIttE IM KvP So funktioniert auch der Kontinuierliche Verbesserungsprozess: Das Konzept wird in der Praxis getestet, alle Erkenntnisse aus der Erprobung fließen zurück. Wesentliches Merkmal des Prozesses sind stetige kleine Verbesserungsschritte im Gegensatz zu eher großen, sprunghaften Veränderungen. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess ist ein Grundprinzip im Qualitätsmanagement und unverzichtbarer Bestandteil der ISO / IEC 9001 und Normen. Er ist die Voraussetzung für eine stetige Verbesserung der Servicequalität mit möglichst nachhaltiger Wirkung. Innerhalb des Projekts Digitales Bildungsnetz Bayern ist der KVP die Eingangsschnittstelle für alle Arten von Verbesserungen, angefangen vom Projektmanagement bis hin zur Verbesserung der Software. In den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden Anfragen zu bereits bestehenden Funktionen oder Optionen eingebracht. Es geht also um Verbesserungswünsche in Bezug auf die im Projekt eingesetzten Produkte. Damit steht das Projekt auf einer immer breiteren Basis und ist bis in die Tiefe durchdacht. Schritt für Schritt durch den etablierten Prozess Inputgeber des Prozesses sind alle Beteiligten des Projektes DBB, die Konzeptschulen und alle Projektpartner. Folgende Hauptaktivitäten des Prozesses wurden etabliert: Zunächst wird die Frage beantwortet: Was soll verbessert werden? Es werden der Ist-Zustand und der gewünschte Soll- Zustand beschrieben und dokumentiert. Der zweite Schritt liefert die Problemanalyse und ihre Bewertung hinsichtlich diverser Parameter: Was bedeutet dies hinsichtlich der Kosten, Zeit, Ressourcen, Häufigkeit, Mängel, Beschwerden, etc? Außerdem werden die Ursachen, Zusammenhänge, Schnittstellen, aber auch die eventuell auftretenden Folgewirkungen ermittelt. Ziel der dritten Phase ist es, Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Die Ansätze werden bewertet, geeignete Lösungen ausgewählt, Maßnahmen abgeleitet und schließlich deren Aufwand und Nutzen bewertet. In Schritt Vier fällt die Entscheidung für die Umsetzung: Das verantwortliche Gremium tagt einmal pro Woche, vereinbart die Maßnahmen und verteilt die Aufgaben (wer tut was und wann?). Danach beginnt die Umsetzung. Diese wird mit dem fünften und letzten Schritt geprüft: Der verbesserungspotential erkennen Problem analysieren Maßnahmen definieren Maßnahmen umsetzen Erfolg prüfen Schulen und Kommunen StMUK StMF Partner verbesserungsvorschläge anforderungen anforderungen anforderungen KVP-Manager kontrolliert den Fortschritt der vereinbarten Maßnahmen. Ein abschließender Test soll zeigen, ob das erzielte Ergebnis dem gewünschten Soll-Zustand entspricht. Damit ist die geforderte Verbesserung nun neuer Bestandteil der Lösung. Die Verantwortung für die kontinuierliche Verbesserung und die Qualität der einzelnen Verbesserungsmaßnahmen liegt beim KVP-Manager. Dieser übernimmt das Controlling aller im KVP-Prozess vereinbarten Maßnahmen. Change Management: Wenn eine veränderung die nächste verursacht IT-gestützte Prozesse sind in zunehmendem Maße abhängig von Veränderungen in der IT-Service- und -Systemlandschaft. Kommt es in der IT zu Störungen, gegenseitige zulieferung anforderungsanalytiker kann das erhebliche Kosten für eine Institution nach sich ziehen. Das Change- Management beschreibt die Überprüfung von Bedarf und Nutzen derartiger Veränderungen. Darüberhinaus formuliert es die daraus abgeleiteten, standardisierten Maßnahmen, um notwendige Veränderungen möglichst methodisch durchzuführen. Das Change-Management ist somit dafür verantwortlich, den Change-Prozess zu erstellen und zu verwalten. Dieser Prozess beinhaltet neben der reinen Erfassung auch die Dokumentation, Genehmigung und Überwachung und stellt sicher, dass Veränderungen geplant, effizient, kostengünstig und mit minimalem Risiko ausgeführt werden. Sowohl aus dem Anforderungsmanagement als auch aus dem KVP-Management ergeben sich Änderungswünsche bzw. -anforderungen, sogenannte Business-architekt applikations- / Daten-architekt Betriebs(ItIL)- architekt technology architekt Solution Design Projekt- und transition Management Change Requests. Diese werden in wöchentlichen Meetings vom DBB-Projektbüro bewertet. Die Kriterien lauten: Kosten Realisierbarkeit Auswirkungen Akzeptierte Change Requests werden mit Prioritäten versehen und dann ihrer Priorität entsprechend umgesetzt. Zentral für den reibungslosen Ablauf sind eine klare Kommunikationsstruktur und ein durchgängiger Informationsfluss. Dies erfordert eine Steuerung durch ein dafür bestimmtes und geeignetes Gremium. Beim Digitalen Bildungsnetz Bayern haben die KVP-Meetings diese Rolle übernommen.