Stellenausschreibung

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1 Bezirksamt Mitte von Berlin PersFin Tel Stellenausschreibung Behörde: Bezirksamt Mitte von Berlin Abteilung Weiterbildung, Kultur, Umwelt, Natur, Straßen und Grünflächen - Amt für Weiterbildung und Kultur, Fachbereich Musikschule - Bezeichnung: Tarifbeschäftigte/r BesGr. Entgeltgruppe 10, einzige Fallgr., Teil I der EntgeltO zum TV-L mit 100 % der regelmäßigen Arbeitszeit Familienfreundliche Arbeitszeiten und Rahmenbedingungen werden in dienstlich vertretbarem Umfang ermöglicht. Besetzbar: ab unbefristet Kennzahl: 27/2018 Arbeitsgebiet: Verwaltungsleitung Fachbereich Musikschule Fanny Hensel befristet bis - Leitung der Musikschulverwaltung - Planung der Arbeitsorganisation, -aufgaben und inhalte der Musikschulverwaltung - Anleitung der Verwaltungsmitarbeiter/-innen - Fachvorgesetzte/r für die Verwaltungsmitarbeiter/-innen Fristende: Personal und Organisation - Ergebnis- und Qualitätskontrolle der Verwaltungsarbeit - Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen und Anforderungsprofilen soweit sie sich auf Verwaltungskräfte beziehen - Ausbildungsbetreuer/-in - Bearbeitung und Entscheidung von besonders schwierigen Vertragsangelegenheiten, eigenverantwortliche Entscheidung über Sonderkündigung von Unterrichtsverträgen - Bearbeitung von Vertragsstreitigkeiten in Zusammenarbeit mit dem Rechtsamt - Klärung grundsätzlicher rechtlicher Fragen und Probleme soweit sie sich auf den Verwaltungsbereich der Musikschule beziehen - Ansprechpartner/-in für den internen Dienst in Personalangelegenheiten der Verwaltungsmitarbeiter/innen - Mitwirkung bei der Qualitätssicherung - strategische Entscheidungen zur Öffentlichkeitsarbeit der Musikschule - Finanz- und Kostenmanagement - Unterstützung der Musikschulleitung in der Bewirtschaftung des Kapitels Drittmittelverwaltung - Bargelderheber/-in - Entscheidung über die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens - Rechtsgeschäftliche Vertretung gemäß Festlegung und Anordnungsbefugnis für Einnahmen und Honorare im Kapitel 3620 in unbegrenzter Höhe - verantwortlich für Zeit-/Mengenerfassung für Kosten-/Leistungsrechnung - Ansprechpartner/-in für das Controlling im Amt - Vermögensverwaltung Musikschule in Abstimmung mit dem Internen Dienst - Vertretung in der Produktmentorenkonferenz - Systemadministration Fachverfahren Musikschule - Betreuung und Pflege des IT-Fachverfahrens - Koordination des IT-Einsatzes in der Musikschule - Anwendungssystembetreuer/-in - Ansprechpartner/-in für IT-Stellen des Amtes und der Abteilung - Vertretung in der Anwendergemeinschaft - allgemeine Musikschulangelegenheiten, Veranstaltungswesen - Wahrnehmung überbezirklicher Gremien (Produktmentorengruppe, Anwender-gemeinschaft MS-IT, AG Verwaltungsleitungen Berliner Musikschulen) - Logistische und verwaltungsorganisatorische Unterstützung von Großveranstaltungen - Teilnahme an Dienstberatungen - eigenverantwortliche Erstellung der amtlichen Jahresstatistik PersFin22 Ausschr rexx

2 - Impuls und Beschwerdemanagement Besonderheiten: gelegentliche Wochenend-, Feiertags- und Abenddienste, Publikumskontakt, häufiger Dienst am anderen Ort Anforderungen: Formale Anforderungen: Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder Fachhochschulstudium in der Fachrichtung Verwaltung / Public Management oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang II oder vergleichbare Qualifikationen. Das als Anlage beigefügte bzw. auf abrufbare Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung. Das Anforderungsprofil gibt detailliert wieder, welche Kompetenzen die Stelle erfordert und ist Grundlage für die Auswahlentscheidung. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerber/innen, die bereits beim Land Berlin beschäftigt sind, werden gebeten, ihr Einverständnis zur Führung des bewerbungsrelevanten Schriftverkehrs über die Dienstpost des Landes Berlin unter Angabe des eigenen Stellenzeichens zu erklären. Bewerber/innen, die im Öffentlichen Dienst beschäftigt sind, werden gebeten, eine Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte auch durch die Beschäftigtenvertretungen beizufügen. Bei Bewerber/inne/n, die im Öffentlichen Dienst beschäftigt sind, muss für das Auswahlverfahren eine aktuelle dienstliche Beurteilung (nicht älter als ein Jahr) vorliegen. Bitte veranlassen Sie, dass in Ihrer Personalakte eine entsprechende dienstliche Beurteilung enthalten ist. Bewerber/innen, die nicht im öffentlichen Dienst tätig sind, fügen ihrer Bewerbung bitte ein Arbeitszeugnis bei, das ebenfalls nicht älter als ein Jahr sein sollte. Bei Interesse bewerben Sie sich bitte innerhalb von drei Wochen nach Veröffentlichung vorzugsweise online über das Karriereportal, der zentralen Bewerbungsplattform der Berliner Verwaltung, unter der folgenden Internetadresse: Weitere Informationen zum Bezirk Mitte finden Sie unter Im Auftrag G u s t a v u s PersFin22 Ausschr rexx

3 Anlage 2 Anforderungsprofil Stand: Ersteller/in: BiKu 2 (BearbeiterZ) Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. Dienststelle: BA Mitte Amt für Weiterbildung und Kultur - FB Musikschule - 1. Beschreibung des Arbeitsgebietes: Verwaltungsleitung FB Musikschule Fanny Hensel - Leitung der Musikschulverwaltung - Planung der Arbeitsorganisation, -aufgaben und inhalte der Musikschulverwaltung - Anleitung der Verwaltungsmitarbeiter/-innen - Fachvorgesetzte/r für die Verwaltungsmitarbeiter/-innen - Personal und Organisation - Ergebnis- und Qualitätskontrolle der Verwaltungsarbeit - Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen und Anforderungsprofilen soweit sie sich auf Verwaltungskräfte beziehen - Ausbildungsbetreuer/-in - Bearbeitung und Entscheidung von besonders schwierigen Vertragsangelegenheiten, eigenverantwortliche Entscheidung über Sonderkündigung von Unterrichtsverträgen - Bearbeitung von Vertragsstreitigkeiten in Zusammenarbeit mit dem Rechtsamt - Klärung grundsätzlicher rechtlicher Fragen und Probleme soweit sie sich auf den Verwaltungsbereich der Musikschule beziehen - Ansprechpartner/-in für den internen Dienst in Personalangelegenheiten der Verwaltungsmitarbeiter/innen - Mitwirkung bei der Qualitätssicherung - strategische Entscheidungen zur Öffentlichkeitsarbeit der Musikschule - Finanz- und Kostenmanagement - Unterstützung der Musikschulleitung in der Bewirtschaftung des Kapitels Drittmittelverwaltung - Bargelderheber/-in - Entscheidung über die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens - Rechtsgeschäftliche Vertretung gemäß Festlegung und Anordnungsbefugnis für Einnahmen und Honorare im Kapitel 3620 in unbegrenzter Höhe - verantwortlich für Zeit-/Mengenerfassung für Kosten-/Leistungsrechnung - Ansprechpartner/-in für das Controlling im Amt - Vermögensverwaltung Musikschule in Abstimmung mit dem Internen Dienst - Vertretung in der Produktmentorenkonferenz - Systemadministration Fachverfahren Musikschule - Betreuung und Pflege des IT-Fachverfahrens - Koordination des IT-Einsatzes in der Musikschule - Anwendungssystembetreuer/-in - Ansprechpartner/-in für IT-Stellen des Amtes und der Abteilung - Vertretung in der Anwendergemeinschaft - allgemeine Musikschulangelegenheiten, Veranstaltungswesen - Wahrnehmung überbezirklicher Gremien (Produktmentorengruppe, Anwender-gemeinschaft MS-IT, 1

4 AG Verwaltungsleitungen Berliner Musikschulen) - Logistische und verwaltungsorganisatorische Unterstützung von Großveranstaltungen - Teilnahme an Dienstberatungen - eigenverantwortliche Erstellung der amtlichen Jahresstatistik - Impuls und Beschwerdemanagement Besonderheiten: gelegentliche Wochenend-, Feiertags- und Abenddienste, Publikumskontakt, häufiger Dienst am anderen Ort 2. Formale Anforderungen Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder Fachhochschulstudium in der Fachrichtung Verwaltung / Public Management oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang II oder vergleichbare Qualifikationen. Gewichtungen entfallen hier Erläuterung der Begriffe Gewichtungen Raum für stellenbezogene Operationalisierungen *) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich 3. Leistungsmerkmale 3.1. Fachkompetenzen Kenntnis und Erfahrung mit den rechtlichen Rahmenbedingungen des speziellen Sachgebietes LHO, GGO, LGG AV MS, AV MSE Vertragsvorgabe BGB, ZPO, InsO Kenntnis der Ziele und Aufgaben von Musikschulen Zielvereinbarungen Ablauforganisation Qualitätsmanagementsystem QsM IT-Kenntnisse detailreiche IT-Kenntnisse (SQL, Netzwerk) EDV Fachverfahren der Musikschulen EDV Fachverfahren ProFiskal 3.2. Leistungsverhalten Belastbarkeit Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren. Bleibt auch bei wechselnden Arbeitsinhalten belastbar Gibt auch bei Widerständen und Schwierigkeiten nicht auf Übernimmt auch Zusatzaufgaben Leistungsfähigkeit Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen einzubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen. Bewältigt große Arbeitsmengen bei gleichbleibend guter Qualität Identifiziert sich mit der Arbeit Erkennt eigenen Fortbildungsbedarf und nimmt aktiv an Fortbildungen teil Wirtschaftliches Handeln 2

5 Fähigkeit, mit Arbeitskraft- und mitteln sowie Kosten und Zeit ökonomisch umzugehen. Setzt Ressourcen (Zeit, Arbeitskraft, Kosten, Arbeitsmittel) ökonomisch ein Richtet Entscheidungen und Arbeitsorganisation auf die Unternehmensinteressen/-ziele aus Organisationsfähigkeit Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entsprechend zu agieren. Geht bei der Analyse von Problemen/Ursachen systematisch und strukturiert vor Holt die erforderlichen Informationen ein Entwickelt Handlungsalternativen und bewertet sie Selbstständigkeit Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszufüllen. Arbeitet selbständig mit wenig Anleitungsaufwand Weiß, wann Vorgesetzte einzuschalten sind Löst auch schwierige Probleme ohne Rückdelegation und nochmalige Absicherung Entscheidungsfähigkeit Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen. Nutzt eigenen Entscheidungsspielraum sinnvoll aus Begründet Entscheidungen mit Fakten, schafft Transparenz Setzt klare Ziele und verfolgt sie konsequent Entscheidet rechtzeitig Ergebnisverantwortung Fähigkeit, sich an erzielten Ergebnissen messen zu lassen und diese nach außen zu vertreten. Hält Absprachen ein Übernimmt Verantwortung für die eigenen Ergebnisse Reden und Handeln stimmen überein Prioritätensetzung Fähigkeit, Sachverhalte zu gewichten und eigenes Handeln daran auszurichten. Handelt systematisch, strukturiert und zielgerichtet Unterscheidet Wichtiges von Unwichtigem Gliedert die anfallenden Arbeiten in Arbeitsschritte und verteilt diese auf die zur Verfügung stehende Zeit Veränderungsbereitschaft/Flexibilität Fähigkeit, sich auf neue Sachverhalte einzustellen und offen mit veränderten Situationen umzugehen. Stellt sich schnell auf neue/veränderte Aufgaben, Situationen und Probleme ein Möchte sich fachlich und persönlich weiterentwickeln Nutzt Informationen und Instrumente, auch wenn diese neu oder noch nicht ideal sind Innovationsbereitschaft/-fähigkeit Fähigkeit, über den gewohnten Rahmen hinaus Ideen zu formulieren und Handlungsstrategien aufzuzeigen. Steuert eigene Ideen für Problemlösungen und deren Umsetzung bei Initiiert Verbesserungsprozesse, z.b. Qualitätszirkel Verbindet Problemlösungen mit zweckmäßigen Neuerungen 3

6 Ausdrucksweise Fähigkeit, sich schriftlich und mündlich differenziert verständlich zu machen. Passt sich im Ausdruck dem/r Empfänger/-in an Drückt sich verständlich aus (Satzbau) Ist authentisch in Mimik und Gestik 3.3 Sozialverhalten Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen. Geht auf andere zu, zeigt Interesse an anderen Integriert Meinungen und sucht nach Kompromissen (im Gruppengespräch) Argumentiert situations- und personenbezogen Schätzt eigene Wirkung auf andere realistisch ein Konfliktfähigkeit Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben. Bewältigt Konflikte konstruktiv Richtet konkurrierende, unterschiedliche Interessen auf ein Ziel aus Entwickelt sachliche Kriterien zur Konfliktlösung Vertritt eigenen Standpunkt oder eine erforderliche Maßnahme, auch wenn Widerstände zu erwarten sind Teamverhalten Fähigkeit, mit anderen an gemeinsamen Zielsetzungen zu arbeiten. Fördert die fachliche und persönliche Zusammenarbeit in Teams Verhält sich offen und berechenbar Gibt alle wichtigen Informationen regelmäßig in das Team Stellt das Ziel des Teams in den Vordergrund Informationsverhalten/Unterrichtung Fähigkeit, Informationen zielgruppen- und aufgabengerecht weiterzugeben. Geht auf die Zielgruppe ein, berücksichtigt deren Vorwissen Strukturiert die Informationen sinnvoll Vergewissert sich, ob die gegebenen Informationen verstanden werden 3.4 Kund_inn_en- und adressat_inn_en- (anwender_innen-) orientiertes Handeln Dienstleistungsorientierung Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für die externe und interne Kundschaft zu begreifen. Arbeitet gern mit Außenkontakten Verhält sich im Publikumskontakt freundlich und aufgeschlossen Begreift die Arbeit als Dienstleistung/Service für den/die Bürger_innen Gibt den Bürger_inne_n Auskünfte und Informationen und findet dabei den richtigen Ton Einfühlungsvermögen Fähigkeit, sich auf andere einzustellen. Stellt sich gut auf die Bedürfnisse anderer ein Erkennt zwischenmenschliche Konflikte und reagiert angemessen Akzeptanz/Toleranz Fähigkeit, mit anderen respektvoll umzugehen und andere Sichtweisen zu akzeptieren. 4

7 Ist natürlich in Mimik und Gestik (schauspielert nicht), ist authentisch im Auftritt Geht von sich aus auf andere zu Hat eine vertrauenserweckende, positive Ausstrahlung Kann sich auf die Belange von Minderheiten einstellen 3.5 Führungsverhalten (nur bei Führungskräften) Mitarbeiter_innen_führung Fähigkeit, Ziele vorzugeben und dabei die Potenziale der Mitarbeiter/- innen zu berücksichtigen und zu fördern sowie ihre Bedürfnisse einzubeziehen, auch unter Berücksichtigung des LGG und des SGB I. Erkennt, berücksichtigt die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter_innen. ist fähig, auf Chancengleichheit der Geschlechter hinzuwirken. kennt den aktuellen Frauenförderplan Sieht Mitarbeiter_innen als Partner_in und nicht als Untergebene Ergreift die Initiative zur Koordinierung oder Strukturierung von Arbeitsprozessen Kontrolliert die Ergebnisse und bewertet sie gemeinsam mit den Mitarbeiter_inne_n Vereinbart Informations- und Berichtswege Durchsetzungsfähigkeit/Überzeugungskraft Fähigkeit, personen- und situationsbezogen zu agieren und Standpunkte argumentativ zu unterlegen. Vertritt eigene Vorstellungen mit überzeugenden Argumenten Drückt in jeder Situation sowohl Positives als auch Negatives klar aus Besteht in Konkurrenzsituationen Gruppenarbeitstechniken Fähigkeit, einschlägige Techniken zur Wahrnehmung der Führungsaufgaben einzusetzen. Moderiert Diskussionen zielgerichtet Präsentiert Ansichten/Thesen/Ergebnisse überzeugend Ist aufgeschlossen gegenüber neuen Arbeitsmitteln und -techniken 5