Total Economic Impact TM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010 Projektleiter: Jeffrey North, Principal Consultant

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1 Erstellt für Microsoft März 2010 Total Economic Impact TM (TEI) des Microsoft SharePoint Server 2010 Projektleiter: Jeffrey North, Principal Consultant

2 INHALTSVERZEICHNIS Zusammenfassung... 3 Ziel... 3 Vorgehensweise... 4 Ansatz... 4 Wichtige Ergebnisse... 5 Haftungsausschluss... 6 SharePoint Server 2010: Übersicht... 7 Analyse... 8 Wichtige Aspekte der Befragungen... 8 TEI-Rahmenstruktur Kosten Nutzen Zusätzliche Nutzen-Kategorien von SharePoint Server Risiko Flexibilität Die TEI-Rahmenstruktur: Zusammenfassung Schlussfolgerungen der Studie Anhang A: Total Economic Impact Überblick Anhang B: Glossar Anhang C: Informationen zum Projektleiter Forrester Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Jede unbefugte Vervielfältigung ist strengstens untersagt. Die Informationen basieren auf den am besten geeigneten Ressourcen. Die hier dargelegten Meinungen sind Momentaufnahmen und können sich ändern. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar und Total Economic Impact sind Marken von Forrester Research, Inc. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Nähere Informationen finden Sie auf 2

3 Zusammenfassung Im Zuge des Ausbaus ihrer Wettbewerbspositionen, auf der Grundlage der Fähigkeiten und Talente ihrer Wissensarbeiter, benötigen Unternehmen bessere Tools, um diese wichtigen Ressourcen effizienter und effektiver zu machen. Durch die zunehmende Ausrichtung von Initiativen für eine Zusammenarbeit an den Unternehmenszielen, wird der Bedarf nach einer gut orchestrierten Strategie offensichtlich. Gleichzeitig hat sich die Zusammenarbeit als kritische Kompetenz etabliert, die die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens fördert, da sie die Produktivität der Wissensarbeiter als Einzelpersonen und Teammitglieder steigert. Der schnelle Zugriff auf Informationen, Expertise, Unternehmenserfahrung und Communities, die Innovation und Effizienz fördern können, werden in der New Economy die Kennzeichen eines gut geführten Unternehmens sein. So wie einst die Herausforderungen von strukturierten Daten und Prozessen angesprochen wurden, müssen Unternehmen jetzt die Verwaltung von unstrukturierten Daten und Informationen verbessern und gleichzeitig Innovation, Ausführung und Design vorantreiben und ein enges Verhältnis mit den Kunden/Partnern aufbauen. Im Dezember 2009 wurde Forrester Consulting von Microsoft beauftragt zu untersuchen, welche betriebswirtschaftliche Gesamtauswirkung und welche potenzielle Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) Unternehmen durch Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2010 realisieren können. Um die finanzielle Auswirkung der Investition in die neuste Version von SharePoint zu verstehen, führte Forrester detaillierte Interviews mit 11 Microsoft-Kunden durch, die das Produkt in Gebrauch genommen haben, und stellte die daraus bezogenen Ergebnisse und zukunftsorientierten Erwartungen in einer Composite-Fallstudie eines Fachdienstleistungsunternehmens mit 5000 Mitarbeitern zusammen. Bei der Durchführung der Interviews mit Microsoft-Kunden stellte Forrester fest, dass Unternehmen beträchtliche finanzielle Nutzen aus der Konsolidierung der Zusammenarbeit, dem Dokumentenmanagement, interner und externer Portal-Software und Suche auf SharePoint Server 2010 ableiten können. Die neuen Funktionen von SharePoint 2010 können Geschäftsbereich (Lineof-Business)-Anwendungen umfassen wie z.b. Buchhaltung und Finanzwesen, Business Intelligence, Suche und andere komplexe Workloads für manche Kunden und sie können es Unternehmen ermöglichen, die Anzahl ihrer Lieferanten zu reduzieren und die Kosten von Softwarelizenzen und -pflege zu senken. Weitere Nutzen ergeben sich aus einer schlankeren IT- Verwaltung und einer vereinfachten Anwendungsentwicklung durch eine Aufrüstung von SharePoint und 2007-Umgebungen auf den SharePoint Server Die Studie ergab auch Vorteile einer verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität der Wissensarbeiter sowie Hinweise auf eine noch stärkere zukünftige Zusammenarbeit im Zuge der Nutzung der neuen Funktionen von SharePoint Server 2010 durch die Kundenunternehmen. Ziel Das Ziel dieser Studie ist, den Lesern eine Rahmenstruktur zur Beurteilung der potenziellen finanziellen Auswirkung von Microsoft SharePoint 2010 auf ihre Organisation zu geben. Forrester bemüht sich, alle in der Analyse verwendeten Berechnungen und Annahmen deutlich aufzuzeigen. Die Leser können diese Studie verwenden, um einen Business-Case für die Investition in Microsoft SharePoint 2010 besser zu verstehen und zu vermitteln. 3

4 Vorgehensweise Microsoft entschied sich für Forrester zur Durchführung dieses Projekts zum einen aufgrund der Total Economic Impact (TEI) Methodik von Forrester und zum anderen wegen der Branchenkenntnis von Forrester in den Bereichen Enterprise-Collaboration-Strategie und -Tools, Rechnerarchitekturen, Server- und Datenzentrum-Management und dem sich abzeichnenden Trend der Verwendung von Microsoft Office als Front-End für Geschäftsbereich (Line of Business)- Informationen und -Prozesse. Forrester modelliert die finanziellen Auswirkungen der Migration oder Aufrüstung zu SharePoint Server 2010 anhand von vier grundlegenden TEI-Elementen: 1. Kosten 2. Nutzen für das gesamte Unternehmen 3. Flexibilität 4. Risiko Angesichts der zunehmenden Komplexität der Kostenanalysen, die Unternehmen im Hinblick auf IT-Investitionen durchführen, dient die TEI-Methodologie von Forrester einem wertvollen Zweck: Sie bietet ein vollständiges Bild der gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen von Kaufentscheidungen. Ansatz Forrester verwendete für diese Studie ein Verfahren, welches fünf Schritte umfasst: 1. Forrester erhob Daten aus bereits vorliegenden Forschungsergebnissen von Forrester in Bezug auf Collaboration-Tools der nächsten Generation, den Markt der Enterprise- Collaboration-Plattformen im Allgemeinen sowie den sich abzeichnenen Trend der Verwendung von Microsoft Office als Front-End für Geschäftsbereich (Line of Business)- Informationen und -Prozesse. 2. Forrester führte Interviews mit Microsoft-Marketing- und Strategiepersonal durch, um den potenziellen Wertansatz von SharePoint Server 2010 umfassend zu verstehen. 3. Forrester führte eine Reihe detaillierter Befragungen innerhalb von 11 Organisationen durch, die SharePoint Server 2010 gegenwärtig einsetzen. 4. Forrester formulierte basierend auf den Befragungen eine Composite Organization. Die hierfür formulierte Rahmenstruktur wurde mit den Daten aus den Befragungen gefüllt und auf diese Composite Organization angewendet. 5. Forrester erstellte ein für die Befragungen repräsentatives Finanzmodell. Dieses Modell wird im Abschnitt zur TEI-Rahmenstruktur weiter unten beschrieben. 4

5 Wichtige Ergebnisse Forresters Studie lässt eine Reihe von wesentlichen Schlussfolgerungen zu: ROI. Forrester erstellte auf Grundlage der Kundenbefragungen eine TEI-Rahmenstruktur für eine Composite Organization und die zugehörige ROI-Analyse, die veranschaulicht, in welchen Bereichen sich finanzielle Auswirkungen zeigen. Die risikobereinigte Kapitalrendite (ROI) für die Composite Organization basiert ausschließlich auf Produktivitätsvorteilen (siehe Seite 25 bis 29) und beträgt, wie in Tabelle 1 dargestellt,108 Prozent, mit einer Gewinnschwelle (Tilgungsdauer) von weniger als 12 Monaten nach der Bereitstellung. Nutzen. Die sich für die Composite Organization ergebenden quantifizierten Nutzen, die die Erfahrungen und Erwartungen der für die Studie befragten Unternehmen reflektieren, belaufen sich auf ca. 3,1 Mio. (risikobereinigt, Barwert (BW)) über einen Zeitraum von drei Jahren. Diese finanziellen Nutzen umfassen Kosteneinsparungen in Bezug auf die Vermeidung von Ersatz oder Aufrüstungen des Dokumentenmanagementsystems des Unternehmens und seiner Portal-Plattform. Kosten. Die Kosten des Upgrades auf Share Point 2010 belaufen sich auf fast 1,5 Mio. (risikobereinigt, Barwert (BW)) über die ersten drei Jahre. Diese Kosten umfassen implementierungsbedingte Lohnkosten, Gebühren für Fachdienstleistungen für die Taxonomieentwicklung einer Informationsarchitektur sowie zusätzliche Serverhardware- Kosten, da das Unternehmen den Umfang seiner SharePoint-Nutzung von der bestehenden Collaboration-Plattform auf Dokumentenmanagement- und Portal-Systemfunktionen ausweitet. Es wird angenommen, dass die Composite Organization in dieser Studie eine Software-Assurance-Vereinbarung abgeschlossen hat. Diese Ergebnisse beinhalten daher keine Lizenzkosten oder Pflegegebühren für das ShaerPointServer 2010 Produkt, da diese Kosten bereits durch die Software Assurance abgedeckt sind. Tabelle 1 veranschaulicht den risikobereinigten Cashflow für die Composite Organization basierend auf den Daten und Merkmalen, die im Zuge der Befragungen ermittelt wurden. Forrester nimmt eine Risikobereinigung dieser Werte vor, um die potenziellen Unsicherheiten bei der Kosten- und Nutzenschätzung einer Technologieinvestition zu berücksichtigen. Der risikobereinigte Wert soll eine konservative Schätzung bereitstellen, die alle potenziellen Risikofaktoren mit möglichen späteren Auswirkungen auf die ursprünglichen Kosten- und Nutzenschätzungen einbezieht. Eine detailliertere Erläuterung zu Risiken und Risikobereinigungen, die in dieser Studie verwendet wurden, ist im Abschnitt Risiko zu finden. Tabelle 1: Kapitalrendite (ROI) der Composite Organization, risikobereinigt. Übersicht Finanzergebnisse Ursprüngliche Prognose Risikobereinigt ROI 140 % 108 % Tilgungsdauer (in Monaten) 9,0 10,4 Gesamtkosten (BW) ( ) ( ) Gesamtnutzen (BW) Summe (KW)

6 Haftungsausschluss Der Leser muss Folgendes beachten: Die Studie wurde von Microsoft in Auftrag gegeben und von der Forrester Consulting Group geliefert. Microsoft hat Überprüfungen vorgenommen und Forrester Rückmeldungen gegeben, aber Forrester hat sich die redaktionelle Kontrolle über die Studie und die Studienergebnisse vorbehalten. Die Kunden für die Befragungen wurden von Microsoft angegeben. Forrester stellt keine Vermutungen bezüglich potenzieller Kapitalrenditen an, die anderen Unternehmen zugute kommen. Forrester empfiehlt den Lesern ausdrücklich, eigene Schätzungen innerhalb der in der Studie dargelegten Rahmenstruktur zu verwenden, um die Angemessenheit einer Investition in SharePoint Server 2010 zu ermitteln. Diese Studie ist nicht als Wettbewerbsanalyse für Produkte aufzufassen. 6

7 SharePoint Server 2010: Übersicht Laut Angaben von Microsoft ermöglicht SharePoint 2010 Unternehmen die Verbindung und Befähigung von Mitarbeitern durch eine integrierte Reihe von umfangreichen Funktionen. SharePoint 2010 erleichtert die geschäftliche Zusammenarbeit im weitesten Sinn und eröffnet Kollegen, Partnern und Kunden neue und effektive Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Beispiele der Enterprise-Funktionen von SharePoint: Sites SharePoint bietet eine einfache Infrastruktur zur Bereitstellung von Portal- und Collaboration- Funktionen für Intranet-, Extranet- und Internet-Websites. Es bringt Benutzer zusammen, so dass sie Informationen, Daten und Fachkenntnisse über Unternehmen hinweg weitergeben und gemeinsam benutzen können. Search SharePoint verleiht den Benutzern die Fähigkeit, gewünschte Inhalte, Informationen und Personen zu finden, und zwar durch Verbindung einer integrierten, einfach zu verwaltenden Plattform mit führender Best-of-Breed -Enterprise-Suchtechnologie. Communities SharePoint ermöglicht Personen die Zusammenarbeit auf eine Art und Weise, die für sie am effektivsten ist. Gemeinschaften ermöglichen Personen die Zusammenarbeit in Gruppen, gemeinsame Nutzung von Wissen und Ideen, Kontaktaufnahme mit Kollegen und einfache Auffindung von Informationen und Experten. Insights SharePoint ermöglicht Benutzern Zugang zu und die Interaktion mit Informationen über unstrukturierte und strukturierte Datenquellen. Es befähigt die Benutzer, die richtigen Personen und Fachkenntnisse aufzufinden, um bessere und agilere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Content Mit SharePoint können alle Benutzer an einem gesteuerten und konformen Inhaltsmanagement- Lebenszyklus teilnehmen. SharePoint ermöglicht den kompetenten Ausgleich der Benutzererfahrung mit Unternehmensgrundsätzen und -verfahren. Composites Die Benutzer können schnell auf Geschäftsanforderungen reagieren, indem sie ihre eigenen No- Code-Lösungen an Ort und Stelle oder in the cloud durch einen umfassenden Satz von Bausteinen, Tools und Selbstbedienungsfunktionen erstellen. IT-Fachleuten ermöglichen die Verbesserungen in SharePoint 2010 die Förderung der Produktivität, da sie eine skalierbare, vereinheitliche Infrastruktur und flexible Bereitstellungsoptionen bieten. Für Entwickler stellt SharePoint 2010 eine Entwicklungsplattform zur schnellen Entwicklung von Lösungen und zur Reaktion auf Geschäftsanforderungen bereit. Entwickler können effizient und produktiv arbeiten, indem sie sich der bekannten Tools wie Microsoft Visual Studie und SharePoint Designer bedienen. 7

8 Analyse Forrester verwendete die folgenden Schritte, um einzuschätzen, welche finanzielle Bedeutung die Implementierung von SharePoint 2010 für ein Unternehmen haben kann: Befragung von Mitarbeitern aus den Vertriebs-, Marketing- und Strategiebereichen von Microsoft Detaillierte Befragungen von 11 Organisationen, die das untersuchte Produkt gegenwärtig einsetzen Erstellung einer Composite Organization basierend auf den Eigenschaften der befragten Organisationen Entwicklung eines allgemeinen Finanzmodells für die Implementierung von SharePoint 2010 Wichtige Aspekte der Befragungen Für diese Studie wurden Vertreter der folgenden Microsoft-Kundenunternehmen befragt: 1. Ein multinationales Lebensmittelunternehmen 2. Eine multinationale Beratungsfirma 3. Ein führender Anbieter von Elektrizität und Erdgas 4. Ein globales Unterhaltungsunternehmen 5. Ein internationaler News-Wire-Dienst 6. Eine landesweite Finanzdienstfirma für den Einzelhandel 7. Ein Electronic-Discovery-Dienstleistungsunternehmen 8. Ein globaler IP-Netzwerkdienstanbieter 9. Ein nordamerikanisches Telekommunikationsunternehmen 10. Ein nordamerikanischer Erdgasproduzent 11. Ein Verkehrsministerium Die Interviews ergaben eine Reihe von nützlichen Einblicken in die Implementierung und Verwendung von SharePoint Server 2010 in diesen Organisationen. Die wichtigen Einflussfaktoren für die Investition in SharePoint 2010 variierten entsprechend den folgenden Punkten unter den befragten Unternehmen: 8

9 Die Realisierung von Kosteneinsparungen durch Konsolidierung der Enterprise- Funktionen und Implementierung neuer Funktionen, die von SharePoint 2010 angeboten werden. Die an der Studie beteiligten Unternehmen zitierten tatsächliche oder potenzielle Kostensenkungen für Software aufgrund der Maßnahmen zur Konsolidierung auf der Microsoft-Plattform, im Zuge derer ältere, teurere Software und Unterstützungsverträge mit anderen Anbietern eliminiert wurden. Konsolidierung der sich stark vermehrenden Collaboration-Tools. Wie eine befragte Person angab: Die Existenz von zu vielen Tools behindert die Zusammenarbeit. Befähigung der Geschäftseinheiten zum Management einer größeren Zahl ihrer eigenen Collaboration- und Inhalts-Tools bei gleichzeitiger Freisetzung von IT-Ressourcen, die vorher an Verwaltungs-, Pflege- und Anpassungsaufgaben gebunden waren. Erleichterung der Auffindung von strukturierten und unstrukturierten organisationsinternen und -externen Inhalten. Verbesserung der Prozesseffizienz und des Workflow-Managements und Verbesserung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Entwicklung von Funktionen zur Integration von vorhandenen Datenspeichern, Finanzdaten und vielen verschiedenen Unternehmensinhalten und Geschäftsintelligenzanwendungen in SharePoint Eröffnung von Optionen zur Realisierung von potenziellen zukünftigen Nutzen aus einer relativ einfachen Integration von Geschäftsintelligenz und ERP, CRM und anderen Geschäftsbereich (Line of Business)-Anwendungen. Umstellung der Schulung von der herkömmlichen, von einem Kursleiter geleiteten Präsenzschulung, die eine Anreise der Teilnehmer erfordert, auf die Selbstbedienungsund bedarfsgerechte Bereitstellung von betrieblichen Schulungsinhalten. Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter durch Bereitstellung von integrierten Inhalten und Unterlagenmanagement, das eine einheitliche Datenklassifikationsschnittstelle verwendet, sowie ein den Endbenutzern besser zugängliches Inhaltsmanagement. Befähigung der Unternehmens-Governance und -grundsätze im Bereich gegenwärtig unstrukturierter Datenprozesse zur Verbesserung des Risikomanagements. Ausnutzung der Co-Authoring (Koautorenschaft)-Funktionen, so dass mehr als jeweils ein Mitarbeiter einen Inhaltspunkt bearbeiten kann. Wirksamer Einsatz der.net-entwicklungsfertigkeiten im Unternehmen zum Aufbau von neuen Kategorien inhaltszentrierter Anwendungen. Reduktion der Hardware-Aufstandsfläche. Alle an der Studie beteiligten Unternehmen befinden sich in den Frühstadien der Übernahme von SharePoint 2010, was zu einer weniger zuverlässigen Messung und Abschätzung der Produktivität führt als diese bei Investitionen in eine technisch ausgereifte Software möglich sind. Trotzdem kann 9

10 auf der Grundlage der hohen Kosteneinsparungen ein aussagekräftiger Business-Case vorgelegt werden. Die meisten Firmen in dieser Studie beschrieben ihre Investition in SharePoint 2010 als natürliche Aufrüstung von SharePoint 2003 und 2007 zum fortgesetzten Aufbau eines kollaborativen System of Record für Informationen und zur Abwendung von unzusammenhängenden Softwareanwendungen und Dateifreigaben und Hinwendung zu persönlichen Websites, Blogs, Wikis und anderen Web 2.0-Funktionen. Die meisten Unternehmen berichteten einen erwarteten Abbau von IT-Personal, das auf die Pflege von Anwendungen von Geschäftseinheiten und Collaboration- Tools spezialisiert ist, so dass sich dieses IT-Personal auf strategisch wichtigere Projekte konzentrieren kann. TEI-Rahmenstruktur Auf Grundlage der aus den Kundenbefragungen bezogenen Informationen entwickelte Forrester eine TEI-Rahmenstruktur für die Unternehmen, die eine Implementierung der Collaboration- Plattform in Erwägung ziehen. Der Zweck dieser Rahmenstruktur besteht darin, die Kosten, Nutzen, Risikofaktoren und die Flexibilität zu ermitteln, die sich auf die Entscheidung zur Investition in die Collaboration-Produkte von Microsoft auswirken. Composite-Unternehmen Auf der Grundlage der Interviews mit 11 Microsoft SharePoint 2010-Kunden entwickelte Forrester eine Composite-Firma und eine dazugehörige Kapitalrendite (ROI)-Struktur, die die Investition in eine Vor-Ort-Implementierung (sog. on-premise ) von SharePoint 2010 wiedergeben. Die Composite Organization, die Forrester basierend auf diesen Befragungen formuliert hat, ist ein Fachdienstleistungsunternehmen, das Dienste in den Bereichen Arbeitnehmervergütung und Arbeitgeberleistungen, Talentmanagement und strategisches Humankapitalmanagement für schnell wachsende Unternehmen anbietet. Die folgenden Punkte sind wichtige Merkmale der Composite Organization, die in der Fallstudie beschrieben wird: Größe und Dimensionen des Unternehmens Umsatz 1 Mrd Büroangestellte und 5000 Anwender von SharePoint Niederlassungen an 25 Orten in Nordamerika und 15 Niederlassungen in Europa, Südamerika und dem Asien-Pazifik-Raum. Der Großteil der Arbeit wird als Fernarbeit von kleinen Teams an Kundenstandorten durchgeführt. Umfeld vor der Investition Vor der Investition in SharePoint 2010 wurde die Collaboration-Umgebung des Unternehmens durch ein breites Spektrum an unzusammenhängenden Tools und Anwendungen unterstützt. Die Collaboration-Umgebung umfasste Tools, die auf die Arbeitsweise des Unternehmens vor fünf Jahren angepasst worden waren, was dazu führte, dass die Benutzer eine zunehmende Frustration mit den nicht aneinander angepassten Tool-Funktionen und Anforderungen ihrer Arbeiten aufbauten. Drittanbietersoftware, die für Portal-, Dokumenten- und Webinhaltsmanagement und als Datenbank-Engine für Portal und Internet, für Projektportfolio-Management, Blogging, Wikis und andere Anwendungen benutzt wurde; hausgemachtes Lernmanagement- System. 10

11 Die Benutzung von SharePoint ist in jedem Unternehmensbereich weit verbreitet, einschließlich einer Mischung von SharePoint 2007 (seit über einem Jahr in Benutzung) und SharePoint Vorherige Investition in einen Großteil der erforderlichen 64-Bit-Hardware. Das Unternehmen hat seine SharePoint-Software mit einem Software-Assurance-Vertrag abgesichert. Gründe für die Investition in SharePoint 2010 Das Composite-Unternehmen sieht einen wachsenden Bedarf zum Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit und Verwendung von modernen Tools und Infrastruktur zur Unterstützung der Collaboration-Trends, die die Mitarbeiterproduktivität verbessern und Wettbewerbsvorteile für den Kundendienst schaffen werden. Des Weiteren hat das Unternehmen Möglichkeiten für beträchtliche Kosteneinsparungen auf der Grundlage der Tool- und Technologie-Konsolidierung ermittelt: Aufbau einer Collaboration-Plattform, die nicht fest kodiert ist und im Hinblick auf sich ändernde Geschäftsanforderungen, Normen und rechtliche Anforderungen, Kommunikationsmuster, Arbeitsabläufe und Berichterstattung flexibel sein kann. Konsolidierung der zahlreichen Tools, Technologien und Anbieter, um Kosten zu sparen und um die Pflege und Managementanforderungen zu reduzieren. o o o o Konsolidierung der Collaboration-Umgebung und Unterstützung von Teamaktivitäten auf einer einzigen Plattform. Einsatz neuer Funktionen von SharePoint 2010 für das Dokumenten- und Unterlagenmanagement, Blogging, Wikis und andere Anwendungen sowie Ersatz eines hausgemachten Lernmanagementsystems. Einführung einer einheitlichen Plattform für das Management von Web- und Unternehmensinhalten. Wirksamer Einsatz der Vertrautheit der Benutzer und IT-Mitarbeiter mit den MS Office-Anwendungen. Abwendung von Schulungen mit Schulungsleitern und Hinorientierung zu Selbstbedienungstutorials und Teamlernsituationen, so dass Nutzen aus bedarfsgerechtem Lernen, geringeren Zeitanforderungen und Einsparungen bei den Anreisekosten realisiert werden können. Verlagerung der Entwicklung von einfachen SharePoint-Anwendungen und neuen Collaboration-Funktionen in die Geschäftseinheiten, so dass die IT-Ressourcen für strategisch orientierte Projekte freigesetzt werden. Steigerung der Produktivität der Geschäftsbenutzer/Wissensarbeiter. o Integration des Inhalts- und Unterlagenmanagements durch Verwendung einer gemeinsamen Datenklassifizierungsschnittstelle. 11

12 o o o o Ermöglichung der gleichzeitigen Arbeit an Dokumenten für mehrere Benutzer ohne zeitliche Verzögerungen durch An- und Abmelden über Co-Authoring- Funktionen. Verbesserung der Suchfunktionen und Zeiteinsparung für Wissensarbeiter, die mit der Auffindung von Unternehmens-, Kunden- und externen Inhalten beschäftigt sind. Bereitstellung einer effektiveren Unterstützung für Telearbeiter und virtuelle Teams. Unterstützung der Arten von Social Computing und Web 2.0-Funktionen, mit denen die Mitarbeiter vertraut sind, durch My Sites, Team-Sites und gemeinsame Nutzung von Wissen und Ideen sowie Unterstützung eines besseren Zugangs zu Experten und Gemeinschaften, die von Interesse sind. Steigerung der Produktivität des IT-Personals. o o o Neuzuweisung von IT-Ressourcen von Verwaltungsaufgaben zur Entwicklung von kleinen Anwendungen. Konsolidierung der IT-Arbeit auf.net-programmierer und weniger starke Betonung von Java und anderen Technologien. Entwicklung von Enterprise-Webdiensten mit Orientierung auf Wiederverwendung, d.h. größere Leistung mit weniger IT-Ressourcen. Realisierung von Einsparungen bei den Hardwarekosten. Annahmen in der Rahmenstruktur Tabelle 2 zeigt den Diskontsatz, der in den Barwert (BW) - und Kapitalwertberechnungen [NPV] verwendet wurde, sowie den Zeithorizont, der für die Finanzmodelle zugrunde gelegt wurde. Tabelle 2: Allgemeine Annahmen Ref. Allgemeine Annahmen Wert Diskontsatz 10 % Analysedauer Drei Jahre Unternehmen verwenden, je nach ihrer aktuellen Situation, in der Regel Diskontsätze zwischen 8 und 16 Prozent. Dem Leser wird empfohlen, sich mit seiner Finanzabteilung in Verbindung zu setzen, um den für die eigene Organisation am besten geeigneten Diskontsatz zu bestimmen. 12

13 Kosten Die mit dieser Implementierung von SharePoint 2010 verbundenen Hauptkosten sind: 1) Lohnkosten für Implementierung; 2) Fachdienste für Taxonomieentwicklung und Governance; und 3) Kosten für Aufrüstung der Server-Hardware. Im Folgenden werden die in die Finanzanalyse eingehenden Kosten erläutert. Client-Software Es wird angenommen, dass die Composite Organization einen Software-Assurance-Vertrag abgeschlossen hat, wie die für diese Studie befragten Unternehmen, so dass die finanzielle Rahmenstruktur keine Lizenzkosten oder Gebühren für Softwarepflege umfassen. Diese Kosten werden durch die Software-Assurance abgedeckt. Interne Lohnkosten Aufrüstung der Collaboration-Plattform Die für diese Studie befragten Kunden beschrieben die internen Mitarbeiter, die für die Einrichtung und Einführung der Collaboration-Funktionen von SharePoint 2010 und der Aufrüstung von ihren SharePoint 2007-Plattformen erforderlich sind. Für das Composite-Unternehmen werden vier IT- Mitarbeiter ein Projektleiter, zwei Entwickler und ein Administrator für einen Zeitraum von acht Wochen benötigt. Die Gesamtkosten für diese Phase belaufen sich auf , wobei ein durchschnittlicher Stundensatz von 65 (inkl. Sozialkosten) zugrunde gelegt wird. Diese Anstrengung beinhaltet die Aufrüstung von SharePoint 2007 (und, in gewissem Maße, SharePoint 2003) für vergleichbare Funktionen, die auf der älteren Plattform vorhanden waren. Tabelle 3: Lohnkosten für Implementierung SharePoint Collaboration-Plattform Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt A1 Anzahl VbEs 4 A2 Stundensatz inkl. Sozialkosten 65 A3 Stunden 40 x 8 Wochen 320 At Lohnkosten für Implementierung SharePoint 2010 Collaboration-Plattform A1 * A2 * A Interne Lohnkosten Migration der Dokumentenmanagement-Plattform Das Composite-Unternehmen wird die Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint implementieren und die Verwendung seiner früheren Dokumentenmanagement-Tools allmählich einstellen. Das etablierte Dokumentenmanagement-System ist fast an einem Punkt angekommen, wo es ersetzt werden muss, und die neuste Version von SharePoint wurde ausersehen, um diese Konsolidierung möglich und finanziell attraktiv zu machen. Um diesen Wechsel vorzunehmen, werden interne IT-Ressourcen eingesetzt, um verschiedene Aufgaben durchzuführen und die 5000 Benutzer des Unternehmens zu befähigen, Dokumente als integrierte Funktion ihrer Collaboration- Aktivitäten zu verwalten. Vier Ressourcen mit einem Gesamtarbeitsumfang von 400 Stunden in der ersten Phase werden Kosten in Höhe von produzieren (siehe Tabelle 4). Die Arbeit 13

14 wird aus der Anpassung von SharePoint zur Erfüllung bestimmter Unternehmensanforderungen bestehen. Das bestehende Dokumentenmanagement-System wird auf unbestimmte Zeit unangetastet gelassen (jedoch werden nach Jahr 1 keine neuen Dokumente mehr hinzugefügt). Tabelle 4: Lohnkosten für Implementierung Dokumentenmanagement-Plattform von SharePoint 2010 Ref. Metriken Berechnung Pro Zeitraum Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt B1 Anzahl VbEs 4 B2 Stundensatz inkl. Sozialkosten 65 B3 Stunden 400 Bt Lohnkosten für Implementierung SharePoint 2010 Dokumentenmanagement-Plattform B1 * B2 * B Interne Lohnkosten Neuaufbau des Portal-Stacks in SharePoint 2010 Das bestehende Portal-Softwarepaket und die Hardware des Unternehmens stehen auch kurz vor dem Punkt, an dem sie ersetzt werden müssen. Das Composite-Unternehmen wird daher ihre Verwendung im Jahr 2011 zugunsten von Parallelfunktionen in SharePoint 2010 einstellen. Das Portal-Stack wird mit SharePoint 2010 neu aufgebaut, so dass eine separate Anwendungsmaschine, ein Web-Server, HTML-Host und Datenbank unnötig sind. Eine Komponente eines Drittanbieters wird zur Verknüpfung von SharePoint 2010 mit der bestehenden Dokumentenmanagement-Umgebung verwendet. Diese Initiative erfordert einen Projektmanager, zwei Entwickler, zwei Administratoren und 0,5 Datenbankverwalter. Laut Schätzungen werden 5,5 IT-Ressourcen ca. vier Monate oder insgesamt 700 Arbeitsstunden IT-Zeit auf die Implementierung von SharePoint 2010 zur Verwendung als neue Portal-Plattform aufwenden. Wie aus Tabelle 5 ersichtlich ist, belaufen sich die Gesamtkosten der Implementierung für das Composite-Unternehmen auf , wobei ein durchschnittlicher gemischter Satz von 70 pro Stunde und 700 Stunden zugrunde gelegt werden. Tabelle 5: Neuaufbau des Portal-Stack in SharePoint 2010 Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt C1 Anzahl VbEs 5,5 C2 Stundensatz inkl. Sozialkosten 70 C3 Stunden 700 Ct Neuaufbau des Portal- Stack in SharePoint 2010 C1 * C2 * C

15 Interne Lohnkosten Neuaufbau der Portal-Websites in SharePoint 2010 Der Neuaufbau von internen und externen Websites und der Transfer von Inhalten auf die neue Portalplattform erfordert anfänglich die Arbeit von einem Projektleiter, zwei Entwicklern, einem Administrator und einem Designer. Weniger Ressourcen werden in Jahr 1 benötigt, da diese Arbeit beendet sein wird. Tabelle 6 zeigt die Kosten für den anfänglichen Zeitraum in Höhe von und Lohnkosten in Jahr 1 in Höhe von , die sich insgesamt auf belaufen. Tabelle 6: Neuaufbau der Portal-Websites in SharePoint 2010 Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt D1 Anzahl VbEs 4,5 3 D2 Stundensatz inkl. Sozialkosten 65 D3 Stunden 750 Dt Neuaufbau der Portal-Websites D1 * D2 * D Fachdienstleistungen - Taxonomie Eine Reihe von Unternehmen, die für diese Studie befragt wurden, gaben an, dass sie Pläne für den Einsatz von Fachdienstleistungen zur Unterstützung der Erstellung und Implementierung der Taxonomie und Definition der Metadaten haben. Andere Unternehmen erwarten, diese Arbeiten mithilfe von unternehmensinternen Ressourcen auszuführen. Eines der Ziele der Implementierung von SharePoint ist, die gegenwärtig unstrukturierten Daten benutzerfreundlicher und besser überschaubar zu machen. Um das zu erreichen, ist eine auf einer gut durchdachten Taxonomie basierende Informationsarchitektur zwingend erforderlich. Forrester geht von der Annahme aus, dass das Composite-Unternehmen eine Beratungsfirma zur Unterstützung und Einbringung von Best Practice Lösungen einstellen wird. Diese Kosten belaufen sich auf , wie in der Tabelle unten gezeigt. Tabelle 7: Beratungsdienste für Taxonomie Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt E1 Anzahl der Berater 2 E2 Stundensatz 200 E3 Stunden 500 Et Fachdienstleistungen - Taxonomie E1*E2*E

16 Hardwarekosten Forrester geht von der Annahme aus, dass das Composite-Unternehmen zur Unterstützung der SharePoint 2010-Implementierung 20 zusätzliche 64-Bit-Server zum Preis von je erwerben muss. Die Gesamthardwarekosten belaufen sich auf Zum Betrieb von zwei Instanzen von FAST-Search wird eine Server-Hardware zum Preis von pro Instanz benötigt. Tabelle 8: Hardwarekosten Ref. Metriken Berechnung Anfangskosten / Jahr 0 F1 Kosten pro Server F2 Anzahl Einheiten 20 F3 Such-Serverhardware * Ft Hardwarekosten (F1*F2)+F Bestehendes Dokumentenmanagement Jährliche Wartung Da das Unternehmen sein bestehendes Dokumentenmanagement-System für die dort gespeicherten Dokumente beibehalten wird, und um die Integrität des Archivs zu erhalten, werden weiterhin jährliche Pflegekosten in Höhe von pro Jahr anfallen. Gesamtkosten Die Gesamtkosten für die anfängliche Implementierung und eine Reihe von Initiativen auf der SharePoint 2010-Plattform sind in Tabelle 9 unten aufgezeigt. Tabelle 9: Gesamtkosten (ohne Risikobereinigung) Kosten Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt Lohnkosten für Implementierung SharePoint 2010 Collaboration- Plattform Lohnkosten für Implementierung SharePoint 2010 Dokumentenmanagement-Plattform Neuaufbau des Portal-Stack in SharePoint 2010 Neuaufbau der internen Portal- Websites

17 Kosten Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt Fachdienstleistungen Taxonomie Hardwarekosten Bestehendes Dokumentenmanagement Jährliche Pflege Gesamt Nutzen Wir werden eine Senkung der Gesamtkosten erzielen, während wir alle neusten und besten Funktionen von SharePoint 2010 bereitstellen. Der vielleicht größte Wert ist unsere Fähigkeit, endlich Aufgaben in die Geschäftsbereiche zu delegieren, so dass sie das System besser nutzen können, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Systemadministrator, Energieunternehmen In Interviews mit Microsoft-Kunden identifizierte Forrester die folgenden wichtigen Nutzen, die sich aus einer Investition in den Microsoft SharePoint Server 2010 ergeben: 1) Verlagerung der Aufwendungen für Aufrüstungen der Software- und Hardware-Infrastruktur, die für die Collaboration-Platform des Unternehmens erforderlich wären; 2) Vermeidung der Kosten des Ersatzes der bestehenden Dokumentenmanagement-Plattform durch die Implementierung der SharePoint 2010 Dokumentenmanagement-Funktionen; 3) Kosteneinsparungen, die sich aus der Einstellung der Verwendung der früheren Portal-Plattform zugunsten der Portal-Funktionen in SharePoint 2010 ergeben; und 4) Erfordernis von weniger Ressourcen für die IT-Verwaltung und Anwendungsentwicklung. Und schließlich erwarten die Kunden, dass sie Nutzen aus der verbesserten Zusammenarbeit, Benutzerproduktivität und Prozesseffizienz beziehen. Forrester hat nicht alle Nutzen dieser letzten Kategorien in dieser Studie quantifiziert, da sich alle Kunden in der Studie in den Frühphasen ihrer ShareServer Server 2010-Einführung befinden. Diese Studie beabsichtigt, eine konservative Finanzstruktur für die finanzielle Auswirkung einer Investition in SharePoint 2010 auf der Grundlage von messbaren finanziellen Nutzen zu liefern. Die Konsolidierung der Zusammenarbeit, des Dokumentenmanagement, der internen und externen Portal-Software und Suche auf dem SharePoint Server 2010 wird es Unternehmen ermöglichen, die Anzahl der Anbieter zu reduzieren und die Softwarelizenz- und Pflegekosten zu senken. Wie ein IT-Leiter erläuterte: In diesem stürmischen Jahr standen wir vor der Herausforderung, unser Modell für die Unterstützung durch Anwendungsanbieter zu reduzieren und uns von älteren Technologien zu trennen anstatt sie zu aktualisieren. Wir haben Anwendungen identifiziert, die kurz vor dem Ablauf ihrer Lebensdauer standen oder deren Lebensdauer bereits überschritten war, und wir bezahlten für verlängerte Unterstützungsverträge. Vermeidung direkter Kosten Aktualisierung der Collaboration-Plattform Wenn das Composite-Unternehmen seinen Status quo aufrecht erhalten würde, ohne eine Investition in SharePoint 2010, wäre es mit der Notwendigkeit einer Investition in seine Collaboration-Plattform im nächsten Jahr konfrontiert. Das würde ein Upgrade von SharePoint

18 und 2007 auf SharePoint 2010 bedeuten und würde nur die Funktionen beinhalten, die mit den dem Unternehmen gegenwärtig zur Verfügung stehenden Funktionen vergleichbar sind. Die Lohnkosten sind die gleichen, wie es aus Tabelle 3 im Abschnitt über Kosten oben hervorgeht nur dass sie ein Jahr später anfallen. Der vorgesehene Plan verlagert diese Kosten aus Jahr 1 in die Gegenwart. Das Unternehmen investiert ein Jahr früher in SharePoint 2010 und vermeidet daher die gleichen Kosten später. Tabelle 10: Aufrüstung der Collaboration-Plattform Vermeidung von Kosten Ref. Metriken Berechnung Einführung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt G1 Lohnkosten G2 Hardware Gt Vermeidung direkter Kosten Aktualisierung der Collaboration- Plattform G1+G Vermeidung direkter Kosten - Dokumentenmanagement Ebenso wie einige der für diese Studie befragten Unternehmen ist das Composite-Unternehmen zukünftig mit einer notwendigen Aufrüstung auf seine Dokumentenmanagement-Plattform konfrontiert, die in dem Maße vermieden werden kann, wie die neuen Dokumentenmanagement- Funktionen in SharePoint 2010 die zurzeit implementierte dedizierte Anwendung ersetzen. Die Hardware, auf der das System betrieben wird, muss ebenfalls ersetzt werden. Entsprechend einiger Berichte der für diese Studie befragten Unternehmen geht Forrester von der Annahme aus, dass das Composite-Unternehmen die zusätzliche Investition in Höhe von im Jahr 3 zur Aufrüstung des bestehenden Dokumentenmanagement-Systems vermeiden wird. Forrester nimmt ebenfalls an, dass der Neuaufbau aller darin enthaltenen angepassten Funktionen durch Übernahme von SharePoint 2010 für die meisten oder alle Dokumentenmanagement- Anforderungen des Unternehmens vermieden werden kann. Das bestehende System bleibt jedoch implementiert. Darin werden die bestehenden Dokumente auf absehbare Zeit archiviert. Tabelle 11: Dokumentenmanagement Vermeidung von Kosten Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt H1 Aktualisierung -Lohnkosten H2 Hardware H3 Softwarepflege Ht Vermeidung direkter Kosten Dokumentenmanagement-Plattform H1+H2+H

19 Vermeidung direkter Kosten Aktualisierung und Pflege der Portal-Plattform Die von der Composite-Firma zum Betrieb ihrer internen und externen Websites verwendete Portal- Software und Infrastruktur sind veraltet und kostspielig. Eine Aktualisierung auf die neuste Version der Produkte des Softwareanbieters wäre Bestandteil eines Plans, wenn es nicht die parallelen Funktionen gäbe, die zurzeit in SharePoint 2010 erhältlich sind. Durch die Migration seiner internen und externen Websites und Inhalte vom alten System nach SharePoint vermeidet das Unternehmen eine kurzfristige Aufwendung von 1,2 Mio., Gebühren für die jährliche Softwarepflege in Höhe von für die Portal-Software und pro Jahr für den Server-Betrieb ein Gesamtbetrag von 2,2 Mio. über den Zeitraum von drei Jahren. Des Weiteren kann das Unternehmen durch Konsolidierung der Portal-Betriebsabläufe in der SharePoint-Plattform seine Portale auf Windows/Intel-Hardware betreiben anstatt die bestehende Unix-basierte Multivendor-Infrastruktur zu ersetzen. Tabelle 12: Portal-Plattform Vermeidung von Kosten Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt I1 Lohnkosten I2 Hardware - Ersatz I3 Pflege der Portal- Software I4 Server-Pflege 9.500*18 Server It Vermeidung direkter Kosten bestehende Portal-Plattform Größere Autonomie der Geschäftseinheiten, Verlagerung der IT-Ressourcen Ein für diese Studie befragter IT-Leiter führte aus: Weil SharePoint eine modulare Struktur hat und das Sicherheitsmodell so gestaltet ist, dass wir Aufgaben auf feingranularer Ebene an die Geschäftseinheiten delegieren können, können wir die Geschäftseinheiten befähigen, viele dieser Entscheidungen eigenständig zu treffen [und angepasste Funktionen selbst aufzubauen], während gleichzeitig eine hoch verfügbare und stabile Umgebung unterstützt wird. IT-Leiter erwarten, dass die auf Selbstbedienung basierende Website-Erstellungsfunktionen von SharePoint 2010 den Partnern der Geschäftseinheiten ermöglichen wird, Websites zu erstellen, die optimal an die Anforderungen der jeweiligen Gruppe oder Geschäftsfunktion angepasst sind. IT-Ressourcen werden für andere Anforderungen im gesamten Geschäft eingesetzt, besonders im Zuge der Entwicklung von weiteren Funktionen durch die Benutzer, z.b. mit Hilfe von PowerPivot für auf Selbstbedienung basierende Geschäftsintelligenz, verbesserte Suche oder Visio Services zur Unterstützung der Mitarbeiter im Bereich Geschäftsinformationen. 19

20 Des Weiteren zeigten die Interviews auf, dass Unternehmen mit früher Erfahrung mit SharePoint 2010 erwarten, dass die Zeiträume zur Anwendungsentwicklung aufgrund der folgenden Faktoren reduziert werden: in SharePoint integrierte Konstrukte höherer Programmiersprachen, Einfachheit der Entwicklung in einer.net-umgebung und Verwendung von sofort einsetzbaren Funktionen, verknüpften Listen, Browser-Web-Teilen sowie Formulardiensten und Web-Diensten. Laut konservativen Schätzungen von Forrester werden letztendlich vier IT-Ressourcen für mehr strategisch orientierte Aufgaben zur Verfügung stehen, da sie von Verwaltungs- und Unterstützungsaufgaben befreit werden, die gegenwärtig ihre Zeit in Anspruch nehmen. Auf diese Weise generiert das Unternehmen einen zusätzlichen Wert von fast Tabelle 13: Neuzuweisung von IT-Ressourcen Ref. Metriken Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt J1 Anzahl der IT-Ressourcen (MAK) 0,5 2 4 J2 Vergütungssatz bei voller Auslastung Jt Neuzuweisung von IT-Ressourcen J1*J Gesamtnutzen In Tabelle 14 sind die oben beschriebenen quantifizierten Nutzen zusammengefassst. Tabelle 14: Gesamtnutzen (ohne Risikobereinigung) Nutzen Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt Vermeidung direkter Kosten bestehende Portal- Plattform Vermeidung direkter Kosten Aktualisierung der Collaboration-Plattform Vermeidung direkter Kosten Aufrüstung oder Ersatz der Dokumentenmanagement-Plattform Vermeidung direkter Kosten - Hardware Neuzuweisung von IT-Ressourcen Gesamt